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Introduccin a la gestin de
proyectos
Introduccin a la gestin de
proyectos
ndice
Listado de figuras y tablas..4
Presentacin......5
Objetivos......................6
Introduccin a la gestin de proyectos.............................7
Conceptos bsicos......................................7
El proyecto de la empresa........................................16
Gestin de proyecto...23
Ejercicios..29
Mapa conceptual .....30
Glosario.....31
Bibliografa.... 32
..
Listado figuras
Figuras
Figura 1. El Proceso del Proyecto
Figura 2. Ciclo de vida del proyecto
Figura 3. Ejemplo de organigrama
Figura 4. Organizacin funcional
Figura 5. Organizacin Proyectual
Figura 6. Organizacin matricial
Figura 7. Pirmide decisin en la empresa
Figura 8. Estructura de divisin del trabajo (EDT)
Presentacin
Tecsup Virtu@l, plataforma de Tecsup, inicia sus actividades a finales de los aos
90 con el fin de aprovechar el uso extendido del internet para acortar distancias y
prolongar la comunicacin entre alumno-docente, en modo virtual.
En la actualidad, esta plataforma se encuentra en su quinta versin y las
herramientas que se han desarrollado a lo largo de su vida propiciaron que sea ms
amigable e intuitiva para el usuario.
Es mediante esta plataforma que Tecsup disea y elabora una serie de cursos
virtuales, cuyo proceso de aprendizaje se caracteriza por implementar un novedoso
modelo colaborativo, el cual fomenta la interaccin entre docentes y participantes.
Introduccin a la gestin de proyectos del curso Elaboracin y evaluacin de
proyectos es el resultado de un trabajo conjunto, cuyo fin es propiciar el desarrollo
de las capacidades profesionales de cada uno de sus participantes.
Desde ya felicitamos a cada uno de los participantes de este curso por el deseo de
superacin y la bsqueda del conocimiento. Nos sumamos a su esfuerzo, poniendo
todo de nosotros en la elaboracin de este curso virtual.
Tecsup Virtu@l
Introduccin
Enmarcaremos definiciones, hablaremos de la empresa, el trabajador y la gestin
en los proyectos. Aunque todos tenemos claro el concepto de proyecto, resulta, sin
embargo, complejo formular una definicin completa y consistente, que no olvide
ninguna caracterstica de lo que es un proyecto, y que no limite las actividades que
puedan encuadrarse dentro de dicha definicin.
Objetivos
Objetivo ge ner a l
I. Introduccin a la gestin de
proyectos
1.1
Conceptos bsicos
Para un cliente.
cliente El cliente es la entidad que proporciona los fondos
necesarios para el logro del proyecto, puede ser una persona, una
organizacin, o un grupo de dos o ms personas u organizaciones. El
trmino cliente toma una definicin ms amplia, incluyendo no slo a
quien provee los medios para el proyecto sino tambin a otras personas
que tienen participacin en la empresa,
empresa por ejemplo las
personas que sern los usuarios finales de un sistema,
proceso o mtodo de trabajo.
Grado de incertidumbre.
incertidumbre Antes de que se inicie un proyecto se
prepara un plan sobre la base de ciertos supuestos y estimados. Un
proyecto se basa en un grupo nico de tareas y estimados de qu
duracin debe tener cada tarea, de los recursos y estimados de sus
costos. Esta combinacin de suposiciones y estimados ocasionan un
grado de incertidumbre, con relacin a si el objetivo del proyecto sern
alcanzado por completo.
Nota
Entenderemos como proyecto el conjunto
de actividades, planificadas, ejecutadas
y supervisadas que, con recursos finitos,
tiene como objeto crear un producto o
servicio nico .
10
Por lo general el logro exitoso del objetivo del proyecto est limitado por cuatro
factores: alcance, costo, programa y satisfaccin del cliente.
El alcance de un proyecto conocido como el alcance del proyecto o el
alcance del trabajo , es todo el trabajo que se tiene que realizar con el fin de
que el cliente quede satisfecho de que las entregas (el producto o los artculos
tangibles a proporcionarle), cumplan con los requisitos o los criterios de
aceptacin acordados al inicio del proyecto. El cliente espera que el alcance
del proyecto se realice con calidad.
El costo es la cantidad que ha convenido en pagar el cliente por las entregas
aceptables del proyecto. Se basa en un presupuesto que incluye un estimado
de los costos, relacionados con los diversos recursos que se usarn para
realizar el proyecto.
El programa de un proyecto es la relacin de tiempos que especfica cundo se
debe iniciar y terminar cada actividad. Por lo general el objetivo del proyecto,
expresa el tiempo en el cual se tiene que completar el alcance del proyecto en
trminos de una fecha especfica, acordada entre el cliente y la persona o la
organizacin que realiza el trabajo.
El objetivo de cualquier proyecto es completar el alcance dentro del
presupuesto para una fecha determinada, a satisfaccin del cliente. Para ayudar
a asegurar el logro de ese objetivo, es importante desarrollar un plan antes del
inicio del proyecto, ste debe incluir todas las tareas de trabajo, los costos
relacionados y los estimados del tiempo necesarios para terminarlas. La
carencia de este tipo de plan aumenta el riesgo de fracaso y no cumplir el
alcance total del proyecto dentro del presupuesto y a tiempo.
1.1.2.
11
informacin sobre el problema y defina ciertos requisitos que tiene que cumplir
la persona o el equipo del proyecto que solucionar el problema.
Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto, incluye la identificacin de una
necesidad, un problema o una oportunidad y puede dar como resultado que el
cliente solicite propuestas a personas, a un equipo de proyectos u
organizaciones (contratistas) para resolver el problema identificado. Por lo
general las necesidades y los requisitos los redacta el cliente por escrito en un
documento que puede llamarse Solicitud de Propuesta o de Solucin (SDP).
A travs de este documento el cliente les pide a personas individuales u
organizaciones (contratistas) que presenten propuestas sobre cmo
solucionaran el problema, junto con el costo correspondiente y programa. La
segunda fase del ciclo de vida del proyecto es el desarrollo de una solucin
propuesta a la necesidad o al problema. Esta fase da como resultado la
presentacin de una propuesta al cliente por parte de una o ms personas u
organizaciones (contratistas), quienes desearan que el cliente les pagar por
poner en prctica posteriormente la solucin propuesta. En esta fase el esfuerzo
del contratista es predominante. Las organizaciones (contratistas) interesados
en contestar la Solicitud de Propuesta (SDP) quizs dediquen varias semanas
a desarrollar enfoques para solucionar el problema, estimar los tipos,
cantidades de recursos necesarios y medir el tiempo que hara falta para
disear y poner en prctica la solucin. La propuesta por escrito es entregada
al cliente debidamente documentada.
En ocasiones es el equipo interno de proyectos de la propia compaa el que
desarrolla una propuesta en respuesta a una necesidad o solicitud definida por
la administracin. El proyecto sera llevado a cabo por el propio personal de la
empresa en lugar de una empresa externa.
La tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la puesta en prctica de la
solucin propuesta. Esta fase se inicia despus de que el cliente decida cul
de las soluciones planteadas satisfaga mejor la necesidad y se llegue a un
acuerdo entre el cliente y la persona o el contratista que present la propuesta.
Esta fase conocida como desarrollo del proyecto, incluye hacer una
planificacin detallada y despus la puesta en prctica del plan para lograr el
objetivo trazado. Durante esta etapa se utilizarn diferentes tipos de recursos.
La fase final del ciclo de vida es terminar el proyecto. Cuando un proyecto est
terminado se necesita realizar ciertas actividades de cierre. Por ejemplo,
confirmar que todas las entregas se han hecho al cliente y han sido aceptadas
por l, que se han cobrado todos los pagos y se han cancelado todas las
facturas. Es importante en esta etapa, evaluar el desempeo del proyecto con
el fin de aprender que se pudiera mejorar si se llevar a cabo un proyecto similar
en el futuro. En esta fase se debe incluir las formas de retroalimentacin del
cliente para determinar su nivel de satisfaccin y si el proyecto cumpli con sus
expectativas. Tambin se debe obtener retroalimentacin del equipo de
12
Desarrollar
una solucin
propuesta
Realizar el
proyecto
Terminar
el proyecto
Tiempo
Otra clasificacin interesante para los proyectos es aquella que los diferencia
teniendo en cuenta quin es el Cliente o el destinatario de los trabajos:
14
1.1.3.
15
Nota
16
Puesto
Puesto
Puesto
Puesto
Puesto
Puesto
Puesto
Puesto
Puesto
Puesto
Puesto
17
Administracin
Marketing
Ingeniera
Elctrica
Electrnica
Mecnica
Hardware
Software
18
Fabricacin
Director de
Proyecto
Director de
Proyecto
Director de
Proyecto
Director de
Proyecto
Personal de
hardware
Personal de
hardware
Personal de
hardware
Personal de
Hardware
Personal de
Software
Personal de
Software
Personal de
Software
Personal de
Software
Personal de
E. Potencia
Personal de
E. Potencia
Personal de
E. Potencia
Personal de
E. Potencia
Personal de
fabricacin
Personal de
fabricacin
Personal de
fabricacin
Personal de
fabricacin
Figura 5.
5 . Organizacin Proyectual
Fuente: Elaboracin propia
Director
General
Responsable de
directores
rea Funcional
1
rea Funcional
2
Servicios
Auxiliares
Director de
Personal
Personal
Administracin
Director de
Personal
Personal
Marketing
Personal
Personal
Servicios
Jurdicos
Proyecto
Director de
Proyecto A
Proyecto B
1.2.4.
1.2.4 . El proyecto y el trabajador
Con el tiempo, una empresa cambia de modo que la cultura prevaleciente ya
no es apropiada para los problemas que enfrenta. Por ejemplo, cuando los
clientes empiezan a exigir productos y soluciones nuevas y diferentes, las
suposiciones sobre las que se cre la cultura empresarial tienen cada vez
menos validez. Seguir los procedimientos antiguos en esos momentos
empieza a causar problemas en lugar de resolverlos.
Algunos individuos en la empresa comienzan a darse cuenta de que son
necesarios cambios importantes, pero a menudo son pasados por alto al
tiempo que otros siguen con xito con los procesos antiguos. Durante esta
etapa la compaa sigue siendo ganadora, y hasta es probable que pase por
su periodo de mayor triunfo, de modo que no resulta sorprendente que muchos
integrantes de la empresa no vean la necesidad de cambiar.
20
Los problemas aumentan debido a que quienes ven la necesidad del cambio
y activan la alarma con frecuencia se ven obligados a salir de la empresa. En
el proceso de salida, los que han desertado se unen a otras donde el cambio
ya se realiz o se vienen dando, compaas que se encuentran en el perodo
de revitalizacin.
La alternativa a la salida es expresar las opiniones sobre los cambios
necesarios. A menudo, despus de esto viene la salida; puesto que otros
elementos en la empresa no ven la necesidad de ningn cambio. Quin s la
ve es acusado de no jugar para el equipo. Si el individuo no desea salirse, la
ltima opcin es la lealtad, sucumbir ante la presin y seguir a los dems. No
tiene lugar ningn cambio; el destino de los agentes potenciales del cambio
durante el periodo de aumento en la presin individual es salirse de la empresa
o seguir con la mayora.
El agente de cambio
Cualquier cambio exitoso requiere de un agente triunfador. La historia est
llena de agentes del cambio asesinados por lo individuos a los que
trataban de ayudar. Las personas que ofrecen asesora durante este
periodo casi siempre son pasadas por alto, pero quienes ofrecen la misma
asesora ms adelante son consideradas como hroes. Los agentes de
cambio triunfadores desempean siete funciones cruciales:
o
23
Recordar
La gestin de proyectos es el conjunto de
actividades encaminadas a ordenar, disponer y
organizar los recursos y las necesidades para
completar con xito un proyecto dado.
24
Gestin Estratgica
Escala
Directiva
Gestin Tctica
(Administracin)
Escala
Operativa
Gestin Operativa
Produccin y
Servicios
Escala
Productiva
Figura 7.
7 Pirmide decisin en la empresa
Fuente: Elaboracin propia
25
AMPLIACIN DE CAPACIDAD DE
PRODUCCIN
R. Crdenas
Jefe de Mantenimiento
Ingeniera Elctrica
Ingeniera Civil
R. Ortiz
B. Torres
A. Rendn
Desempaque
de
mquinas nuevas.
Colocacin
de
mquinas nuevas y
viejas
Instalacin
de
mquinas
Pruebas generales
Arranque general
Revisin y limpieza
Elaboracin
del
proyecto elctrico
Clculo de costos y
presupuestos
Instalacin
de un
transformador nuevo
Instalacin de nuevo
alumbrado
Instalacin
de
interruptores
y
Elaboracin
del
proyecto de obra
civil
Clculo de costos y
presupuestos
Cimentacin de las
mquinas
Pisos nuevos
de
Colocacin
ventanas nuevas.
27
Ejercicios
Ejerc ici o 1
Coloca verdadero o falso segn corresponda:
Ejerc ici o 2
Si se desea lanzar un nuevo producto, cules seran los pasos a seguir:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
28
b) I,II,IV,III
Ejerc ici o 3
Se desarrolla un sistema contra incendios que es simple y econmico pero no
disminuye el riesgo y est dentro de los estndares solicitados
Econmicamente factible
No es tcnicamente factible
Est dentro de los trminos legales
Ejerc ici o 4
Si el sistema fuera ms costoso y reduce significativamente el riesgo, recomendara
su desarrollo?
29
Mapa conceptual
Introduccin a la direccin y
gestin de proyectos
se divide en
Definiciones
Estructuras
organizativas
Working breakdown
structure
30
Gestin de
proyectos
Glosario
Proyecto. El conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y
supervisadas que, con recursos finitos, tienen como objeto crear un producto
o servicio nico.
Empresa. Es la institucin o agente econmico que toma las decisiones
sobre la utilizacin de factores de la produccin para obtener los bienes y
servicios que se ofrecen en el mercado.
La gestin de proyectos. Es el conjunto de actividades encaminadas a
ordenar, disponer y organizar los recursos y las necesidades para completar
con xito un proyecto dado.
31
Bibliografa
Libros
Libros de c on sulta
Docume ntos
32
webs
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Sitio.
Recuperado
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<https://laenergiaparaconseguirlo.wordpress.com/tag/ciclo-de-vida-delproyecto-y-organizacion/>
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Recuperado
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<http://davidhenares.blogspot.com/2011_01_01_archive.html>