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ADMINISTRACIN

DEL TIEMPO

Rolando Saavedra Castro


Psiclogo Organizacional

Mitos y Realidad
Mitos
Una buena administracin del tiempo
implica hacer cosas de manera ms
eficiente.

Realidad

Buena AT implica decidir cmo


alcanzar las metas + importantes
de la manera ms efectiva.

Son siempre ms las cosas para hacer


que el tiempo para hacerlas.

Hay T suficiente para hacer las


cosas que son importantes.

Algunas personas no pueden evitar


ser desorganizadas. La
desorganizacin indica debilidad y falta
de carcter.

Buen uso del T es una habilidad


que se adquiere. No genes, ni
personalidad, ni don espiritual.

Buen uso del T: menos activismo


ahorra mucha energa. Descanso
y la relajacin son importantes
para lograr ser efectivos.

Aquellos que organizan bien su tiempo


estn siempre ocupados y exhaustos.

Si amas la vida
no malgastes el tiempo,
porque de tiempo
se compone la vida

Qu es el tiempo?
Proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen
del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro.
(obvio no!!).
Es un recurso de caractersticas nicas:
No se puede comprar
No se puede alquilar
No se puede acumular
No se puede reemplazar
No se puede dejar de consumir
Hace falta para todo
No se puede tener ms
Ni menos

292.000
20
5160
86 hrs.
10.75 das
2 semanas

vacaciones

Pregunta clave:
En qu nivel
estoy...?

I
II

Hacerme
cargo!!

Definir
Adonde y por
donde ir!
PLAN
MACRO

III
IV

Arrancar!!!!

Avanzar!!!
Verificando y
ajustando
continuamente el
destino y el
camino!!

Nivel 0. Me siento una vctima del entorno... No


puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...

Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas...


Pero an no tengo objetivos...! Sobrevivo...

inconsciencia

Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido


continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo


continuamente... Quiero vivir...!

Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero


siento que no me alcanza el tiempo... Intento
vivir..!!
conciencia

Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento


que podra ser ms eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

La habilidad de
trabajar ms rpido
y realizar ms cosas
en menor tiempo
no constituye esclavitud;
constituye libertad

Modelo Continuo
del Control
Ningn Control:

Control Total:

- Preocupado
- Frustrado
- Triste
- Enojado
- Decepcionado
- Baja autoestima

- Feliz
- Realizado
- Capaz
- Productivo
- Motivado
- Alta autoestima

Si yo no controlo
los eventos en mi vida
los eventos
me controlaran a mi.

PREMISA 1:
Tiempo = Evento

Control de
los Eventos

Crculo
Virtuoso
1: Control de los Eventos
2: Mayor Productividad
3: Mayor Autoestima

3
2

Sntomas de la
locura de la urgencia
Se acaba la hora del almuerzo

Mala alimentacin

Hablar con la boca llena

Deshidratacin crnica

Fast-food

Menos horas de sueo

Comer en el escritorio

Vacaciones de fin de semana

Los teclados

Televisin las 24 horas

Barras cereal, yogurt, sndwich

Servicios 7x24

Stress

Market 7x24

Falta de cuidado personal (caspa,

Tener que estar siempre

dientes, aseo, ropa, piel, peso,

conectados

salud, etc.)

Ley de Darwin

Ladrones del tiempo.


-Charlas de caf
-Agresiones
-Peleas
-Quejas
-Interrupciones
-Aburrimiento
-Falta de objetivos
-Enfermedades
-Preocupacin
-Enojos
-Continua postergacin
-Inconsciencia
-Demasiadas horas de sueo
-Insuficientes horas de sueo
-Viajes
-Telfono celular
-Telfono
-Procrastinacin (postergacin)
-Arrumbar todo vs clasificar
-Mala comunicacin
-Mis errores
-Peticiones de compaeros
-Indecisin
-Actitud negativa
-Correo sin valor
-Actividades cvicas

-Retrasos
-Vergenza, timidez
-Impuntualidad
-Descoordinacin
-Agotamiento
-Estmulos externos
aparentemente importantes
-E-mail, Msn, Facebook
-Celular
-Stress
-Desconcentracin
-Mala planificacin
-Objetivos incoherentes
-No evaluacin del accionar
-Lo hago porque me gusta es
til, Qu tanto influye la cultura?
-Vicios, pecados, errores, olvidos
-Preocupacin
-Discusiones irrelevantes
-Descontrol
-Reuniones ineficaces
-No escuchar
-Falta de autoridad
-Metas poco claras
-Esperar respuestas
-Falta de autodisciplina

-Temor a decir NO
-Temor a elegir
-Preocupacin
-Ira
-Envidia
-Comodidad
-Encuentros casuales
-Vagancia
-Televisin
-Fanatismos
-Flojera
-10 videos para el fin de semana
-Excesivo sol
-Excesivo espejo
-Excesivos trmites
-No cerrar ninguna puerta
-Clculo de tiempo no realista
-Papeleo
-Prioridades conflictivas
-Lugar de trabajo desordenado
-Fallas tcnicas
-Falta de motivacin
-Falta de procedimientos
-Errores de otros
-Otros?...

Si usted quiere
ser sper-productivo,
hay determinadas
cosas a las que
tendr que renunciar.

Antes = ordenado
Ahora = no ordenado
= Esfuerzo personal
Voluntad

Nadie pierde
tiempo a propsito,
la prdida es
involuntaria

PREMISA 2:
Tiempo mal invertido
= malas costumbre

Cambio de
Hbitos

Matriz de AT
-Preparaciones contra reloj
-Crisis
-Asunto crtico, apremiante

-preparacin, Planificacin
-Creacin relaciones significativas
-Aprendizaje
-Recreacin verdadera
-Reconocer nuevas oportunidades

Importante

MINIMIZAR

-Trivialidades, Algunas llamadas


-Desperdiciadores de tiempo
-Conductas evasivas que distraen la
tarea
-Mensajes electrnicos irrelevantes
Exceso de TV

-Interrupciones
-Algunas llamadas
No -Contestar mensajes electrnicos
Importante
irrelevantes
-Algunas reuniones
-Muchas actividades populares

REDUCIR
Urgente

AUMENTAR

PARAR
No urgente

Urgencia v/s
Prioridad
- La urgencia siempre ser ms
urgente
- Paradigma urgencista
- No metas a mediano y largo plazo
- Desocuparse de lo urgente.

PRIORIDADES
Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva

- Proactividad
- Comenzar con un fin en mente
- Poner primero lo primero

Otorgar el valor
y orden cronolgico
apropiado
a cada evento

Prevencin y el Efecto
de Amplificacin

1 2
3 4

Elementos para AT
1.- Actitud Proactiva

2.- Establecer Objetivos


3.- Recordarlos Objetivos
4.- No Postergar
5.- Revisin de Actividades
5.- Incrementar Eficiencia

Utilice regla 80/20


80% de sus logros
vienen del 20%
de sus esfuerzos.
Descubra qu
hace que ese 20%
sea tan productivo.

Requisitos para
planificar metas:
1.- En lnea con mis valores.
2.- Son de tiempo definido.
3.- Definidas clara y especficamente.
4.- Son completamente mas.
5.- Son realistas.

Metas a
largo plazo
1.- Tendemos a ir a la zona de confortabilidad.
2.- Necesidad de expandir la zona de confortabilidad.

Claves para utilizar


la agenda:
1.- Lista de que debo hacer hoy
2.- Darle valor o prioridad a cada tarea
(me gustara, debera, tengo que)

3.- Darle un orden numrico a cada tarea


4.- Traerla siempre conmigo
5.- Eliminar notas sueltas.

El objetivo de la
Administracin del Tiempo
es la Paz Interna.

ADMINISTRACIN

DEL TIEMPO
TCNICAS

Rolando Saavedra Castro


Psiclogo Organizacional

1.- Minimice. Recuerde que son


tiempo dedicado a actividades de
mantenimiento medios, no fines.

Cuanto dedica a comer


Cunto dedica a cocinar
Cunto dedica a aseo
Cunto dedica a shopping
Cunto dedica a descanso
Cunto dedica a relax
Cunto dedica a tomar sol
Cunto dedica a jugar
Cunto dedica a limpiar la casa
Cunto dedica a mantenimiento del auto
Etc.........

2.- Automotvese.

Desarrolle actitud positiva


Evite a las personas crticas
Evite criticar
Hable de lo bueno en el mundo
Auto-prmiese al completar tareas
Ayude a otros
Imagnese en la situacin deseada
Todo cambio comienza con un pensamiento
tcnica: visualcese

3.- Primero lo primero

Cuento de La vasija y las piedras....


Defina prioridades
Diferencia claramente lo urgente de lo importante
Aplique la Regla de 80-20
Asegrese de no estar postergando algo de alta
prioridad... Solo porque no es urgente
Nunca pierda de vista las prioridades bsicas
Familia, hijos, salud, calidad de vida, educacin

4.- Evite caer en el


perfeccionismo exagerado
No hay nada ms triste que una persona capaz, que
nunca hace nada
Porque nunca es suficiente
Critica a todo por su falta de perfeccin
No se da cuenta que su propio perfeccionismo le
impide alcanzar logros
Recordar que casi siempre lo perfecto es enemigo de
lo posible
Elimine la Procrastinacion

5.- Tome consciencia de


los costos reales de las cosas

Cul es el costo de su tiempo?


Cul es el costo de ir al cine?
El costo de un departamento?
Qu prioriza? Ahorrar tiempo o ahorrar dinero?
No compre NADA que luego le cueste demasiado
mantener
No se deje llevar por el impulso consumista
No caiga en la trampa material

6.- Maneje expectativas

Maneje bien las expectativas de quienes lo rodean


Nunca prometa demasiado. Mejor prometa poco y
exceda expectativas.
Si uno no maneja las expectativas de otros. Ellos
mismos las generarn a su propio gusto.
Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud. a
menos de estar seguro de luego superarlas.

7.- Aprenda a decir NO


Aprenda a hacerlo sin agredir.
Sin ser desagradable.
Te agradezco mucho la invitacin. Eres muy
considerado, pero lamentablemente no podr ir
Gracias... Pero NO....
Es increble la cantidad de tiempo que muchas
personas pierden por hacer cosas a las cuales no se
atrevieron a decir NO!
Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.

8.- Aprenda a reclamar


Aprenda a hacerlo sin agredir
Sin ser desagradable
Le ruego me disculpe, pero creo que a este plato le
falta..... Puede ser?
Disclpeme que lo interrumpa...
Seor, podra Ud. por favor aclararme este.....
Tengo un problema seor... Podra Ud. ser tan
amable de ayudarme?
Armar escndalo SI Y SOLO SI es imprescindible!
OJO: Nunca de entrada!

9.- Elija a las personas


con que desea interactuar

Las relaciones no son obligatorias


Considere relaciones de ayuda
No pierda tiempo con gente no-compatible
Busque afinidad en la gente que lo rodea
Busque buenas influencias
Relacinese con gente que comparta sus objetivos
Genere redes de apoyo

10.- Use To-do-lists!!


Haga to-do-lists diarias, al iniciar el da... Por escrito!
La importancia de escribir disminuye carga mental
Cuestione TODOS los puntos
por qu debo hacerlo?
para qu..?
y si no lo hago..?
No haga nada hasta no tener el to-do-list definido
Orden ANTES de la ACCION!!
Mantener to-do-list separada para proyectos

11.- Elimine hbitos que


provocan derroche de tiempo
Volver a dormirse
Charlas de caf
Programas sin valor agregado
Charlas telefnicas sin objeto
Cigarrillo, bebida,
Vicio del doble sentido
Excesivo tiempo en cocinar, comer
Juegos de PC
Mucho ftbol en la TV
Viajes de placer

Chateo en Internet
Chisme
Excesiva TV
Manas
Hobbies tontos
Broma continua
Shopping
Mucho cine, DVD
Paseos
Otros?...

12.- Evite distracciones

Bloquearlas fsicamente
Encirrese si es necesario
Disee un lugar de trabajo productivo
Integrar todos los elementos necesarios
Haga lista de herramientas que necesita, trate
tenerlas todas en un lugar
Haga que su lugar de trabajo sea agradable
Establezca tiempo para no atencin de visitas
Asegrese momentos de aislamiento
No interrumpa, para no ser interrumpido
No acepte interrupciones gratuitas
rmese un lugar para estar en soledad
No acepte la charla automtica de otros

13.- Delegue
No haga actividades para las cuales est
sobrecalificado.
Todo aquello que pueda delegar. Delguelo!
Recuerde que antes de delegar debe ensear
Solo resrvese actividades de su competencia
Delegue, o tercerice todo aquello que otro pueda
hacer
mejor Ej.: Cocina, Limpieza, Shopping, etc.

14.- Sea siempre


puntual y exija puntualidad
Genrese una imagen de puntualidad
Empiece cumpliendo, para luego exigir
Si todos saben que Ud. es puntual. Se
comportarn puntuales con Ud.
Genrese una imagen de impuntual. Y todo el
mundo le har perder tiempo sin sentirse culpables

15.- Trabaje duro para eliminar


sentimientos intiles.
Son una de las principales fuentes de prdida de
energa

Pre-ocupacin
Rencor
Enojo
Envidia
Miedo
Celos
Ansiedad
Etc

16.- Aprenda a ir al grano

Mantenga el foco en las conversaciones


No permita cambio de tema sin razn
No permita que el otro se desve
NUNCA termine una conversacin sin resultado
Si el tema no se cerr, defina prximos pasos

17.- Aprenda a utilizar


herramientas de
productividad personal

PC
Internet
E-shopping
Correo electrnico
Foros de discusin
Herramientas de mailing
PDAs
Agendas Agendas compartidas, Intranet,
Google Calendar
Telfono - Fax
Celular
Contestador
Etc.

18.- Haga un buen


manejo de las reuniones

Minimice la cantidad de reuniones


Si una decisin la puede tomar solo, pues tmela
Llame a reunin solo si es realmente imprescindible
Asista a una reunin solo si es imprescindible
Prepare las reuniones con anticipacin
Defina los objetivos de antemano
Establezca hora de comienzo y fin
Genere una minuta
En la minuta, que nunca falte un plan de accin con
fechas y con responsables!

19.- Aprenda a mejorar


su memoria.
No pierda tiempo buscando cosas o datos que ha
olvidado
Aprenda a recordar nombres, estadsticas, telfonos y
otra informacin bsica
Existen cursos y libros para efectuar este tipo de
aprendizaje.
Hay tcnicas en Internet
Es una habilidad bsica adiestrable!

20.- Maneje eficientemente


la papelera

Manipule documentos una sola vez


Genere algn sistema de archivo.
En el trabajo y en su casa.
Se archiva ordenadamente. O se tira!
Tire inmediatamente lo que no sirve
No apile papeles
Minimice suscripciones a revistas y diarios

21.- Aprenda a
comunicarse eficazmente
Hable y escriba con determinacin de ser comprendido
enseguida
Establezca objetivos para sus contactos
Mejore su forma de expresarse
Aprenda a adaptar su comunicacin a las otras
personas
No prejuzgue
Aprenda a escuchar
Aprenda a preguntar
NUNCA asuma. Clarifique!

22.- Evite conflictos


interpersonales.

Contrlese
No agreda a nadie
Trate bien a todos
No critique
Sea amable
Salude y agradezca efusivamente. Siempre y en
todo lugar
Evite cualquier tipo de contienda legal
Evale costo-beneficio antes de generar un
conflicto

23.- Maneje eficientemente


el e-mail

No enve ms e-mails que los que quisiera recibir


Sea breve
No genere conflictos por mail
Jams un e-mail negativo
Use el e-mail para desarrollar contactos positivos
No genere cadenas
No utilice copias en forma indiscriminada
Clasifique los e-mails apenas llegan
Borre inmediatamente los que no sirvan
No baje ningn archivo ejecutable (.exe .pif .com
.bat)

24.- Haga buen uso del telfono


Concentre la realizacin de llamadas
Use contestador con altavoz
No atienda todas las llamadas (genere el hbito de
no ser interrumpido)
Establecer un tiempo fijo de no atencin de llamadas
Limite la duracin de las llamadas
Elimine hbito de colgarse al telfono
Cierre las llamadas
Utilice telfono manos libres
Utilice inalmbrico
Tenga detector de nmeros
Use el telfono. No deje que l lo use a Ud

25.- Simplifique su vida personal

Evite aparatos sofisticados


No se entusiasme con chiches
Evite ropa cara
Evite influencia de la moda
Evite todo producto que exija demasiados cuidados
Evite productos que no pueda mantener
Evite salidas caras y sofisticadas
Evite muchedumbres
Evite filas
Haga trmites por telfono o Internet
Utilice dbito automtico
Limite sus pertenencias a las mnimas necesarias

26.- Mantenga un
buen estado fsico y mental

Incluya momentos de relajacin en el da, breves


En da y hora fijos practique deporte
Tenga actividades variadas
Camine mucho
Duerma las horas necesarias, No duerma de ms
Tome MUCHO lquido
Elimine el alcohol
Coma liviano. Siempre
Desarrolle alguna actividad artstica
Capactese continuamente
Evite el burn-out (sndrome del quemado)

27.- Establezca rutinas


para las actividades continuas

Tiempo:
para pensar
para hacer
para descansar...

Establezca un plan semanal fijo!!!

28.- Reduzca las malas rutinas


Automatice: utilice tecnologa avanzada
Delegue: en sus asistentes.
Elimine: no haciendo determinadas cosas; piense cmo
usar ese tiempo en forma ms provechosa.

29.- Aproveche los


tiempos muertos
Siempre lleve encima algo til para leer
Siempre lleve encima un anotador para actualizar todo-lists
Utilice libros en CD o mp3 para viajes
Acostmbrese a nunca estar sin hacer nada; a menos
que realmente necesite descansar

30.- Acostmbrese a aplicar el


procesamiento paralelo..!
Ordene tareas para lograr un mximo nivel
de superposicin

31.- Encuentre el placer en el


proceso de hacer.
No deje que la urgencia por terminar una tarea lo lleve a
perder el placer de realizarla.

32.- Pase ms tiempo con la gente y


menos con las cosas.
Una de sus funciones principales es maximizar el
valor de sus colaboradores.
Tome un 10% del tiempo que suele pasar frente a su
computadora y dedquelo a sus colaboradores.

En la planta baja se produce o entrega el servicio, es


ah donde las papas queman, su xito depende
directamente del contacto con este contexto

33.- Tmese tiempo para mejorar su


calidad de vida.

Juegue para mantenerse joven.


Suee despierto
Lea para renovar su mente.
Ayude a quienes ms lo necesitan
Acercarse afectivamente a la gente que ama.
Rase para recuperar su equilibrio y reducir su estrs.
Desarrolle nuevas habilidades para seguir
exigindose.
Explore su espiritualidad para comprender la vida y
aceptar sus limitaciones.

34.- Reserve una hora por da para


usted mismo.
Durante ese tiempo, que puede ser planificado en
conjunto con un ser querido, haga lo que ms disfrute
y lo que ms le recargue las pilas, y no lo que el
mundo le dice que debera hacer.

ADMINISTRACIN

DEL TIEMPO

Rolando Saavedra Castro


Psiclogo Organizacional

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