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Qu es un insumo?
Los insumos, son aquellos elementos que son necesarios para el uso en un proceso productivo y
que son transformados al realizar una mezcla. Por ejemplo: papel, cartuchos de tinta, azcar,
almidn, colorante, tner para impresoras, etc.
Qu es la administracin de los insumos?
La administracin de insumos en un establecimiento, corresponde a la adquisicin, recepcin,
almacenamiento y distribucin dentro del establecimiento de los insumos que son utilizados en el
desarrollo de actividades productivas.
Qu beneficios trae un correcto manejo de insumos?
Un adecuado manejo de insumos facilita la realizacin de ciertas actividades productivas, al Contar
con los materiales necesarios para su ejecucin, lo que incentiva su desarrollo entre quienes los
usaran. Adems, evita que se pierdan oportunidades de uso por falta de algn insumo, ya sea de
consumo o de reposicin. Por otra parte, previene la prdida de insumos por falta de control, evita
mermas por vencimiento o por problemas en su recepcin y, logra mejoras en las condiciones de
compra, debido a que stas se pueden realizar en forma planificada.
Otro tipo de insumo es aquel que su reposicin se hace con menor frecuencia y cuando se realiza,
es porque corresponde cambiar algn elemento que ha fallado, su vida til a expirado o bien se ha
perdido. Para efectos de esta lectura, este ltimo tipo de insumos es llamado insumos de
reposicin, ejemplo de ellos son: bombillos, repuestos, peachmetro, etc.
Cmo y cundo reponer los insumos?
La reposicin de insumos se realiza de acuerdo a los tipos de insumos mencionados
anteriormente.
Para el caso de los insumos de consumo, es necesario contar siempre con un stock disponible de
insumos. Para realizar la reposicin, se recomienda proyectar su uso hasta la prxima vez que se
realice una adquisicin de insumos; para su proyeccin se puede utilizar una tcnica de promedio
simple, utilizando el consumo promedio del ltimo periodo de cada insumo como proyeccin del
prximo (ya sea por semana, mes u otro perodo de tiempo).
Para el caso de los insumos de reposicin, es conveniente tener siempre un stock de al menos una
unidad (ej. 1 mouse, 1 teclado, 1 balanza gramera, 1 termmetro, 1 peachmetro, etc.), cuando
esta unidad en stock sea utilizada para reponer un insumo, es recomendable restituirla con el fin de
mantener siempre el stock mnimo de insumos de reposicin.
Peridicamente y para ambos tipos de insumos, se sugiere elaborar un plan de compras de
insumos, donde se consideraran todos los insumos que van a ser requeridos para el siguiente
periodo de tiempo (semana siguiente, mes siguiente, etc.).
Cmo planificar la compra?
Definicin de la compra. Como un primer paso y antes de realizar una compra, se sugiere
identificar y definir todos los elementos que son necesarios adquirir para el establecimiento.
Elementos que pueden corresponder a insumos que se encuentran agotados y que son requeridos,
artculos prximos a agotarse especialmente aquellos con posibilidad de acabarse durante el
proceso de compra o antes de iniciarse el siguiente proceso de compra.
Una vez que se definan todos los productos que son necesarios adquirir, es conveniente elaborar
un listado detallando: nombre del producto, caractersticas y cantidad requerida.
Definicin del proveedor. Luego de definido el listado completo de los artculos que deben ser
adquiridos, se recomienda iniciar un proceso de cotizacin de los productos con diversos
proveedores. Se sugiere que se realicen por lo menos tres cotizaciones con distintos proveedores,
considerando tiendas especializadas, supermercados, mayoristas, cooperativas especializadas en
la regin o de otras regiones que vendan por ejemplo a travs de internet. Para este ltimo caso,
es necesario considerar los costos adicionales que puede traer consigo el envo de los productos
junto con el tiempo de demora de envo y la cobertura de las empresas de transporte de carga que
utilice el proveedor.
Compra del producto. Para realizar la compra se recomienda seleccionar el proveedor que ofrezca
mejores condiciones de calidad, precio, tiempo de entrega, disponibilidad de productos, garanta y
servicios pos venta, entre otros.
Al realizar la compra, siempre se sugiere exigir la boleta o factura respectiva que permita ejercer la
garanta legal en caso que un producto resulte defectuoso, ya sea para su reemplazo, reparacin o
reembolso de dinero bajo ciertas condiciones.
Qu hacer con los insumos una vez realizada la compra?
Primero: Recepcin. Se sugiere que la recepcin de los insumos sea realizada por la persona que
ha sido designada como encargado de insumos, quien es competente y ser responsable de:
Es necesario hacer el uso correcto de los insumos, y aprovecharlos lo ms que se pueda, para no
generar tanta basura o contaminacin. Tambin es importante reutilizar hojas, o material que
pueda ser reciclado, o llevar los insumos ya no usados a una empresa o fbrica donde reutilicen
este material y no generar tanta contaminacin.
Es necesario reciclar los insumos que se pueden reciclar y utilizarlos al mximo, o sea verificar que
estn completamente vacos y que si se usan insumos y estos fallan, no debera de desecharse
inmediatamente sino que antes verificar que estn fuera de los periodos de la garanta del
proveedor.
Se debe estar pendiente de los insumos almacenados para evitar que estos se daen. Esto es,
realizar medidas preventivas, de control o de mitigacin de insumos en almacenamiento.
Las medidas preventivas durante el almacenamiento y uso de insumos, es referida a aquellas
donde se eviten ciertas condiciones de almacn que afecten el insumo segn caractersticas de
estos, por ejemplo, productos inflamables o txicos, condiciones de empaque y compatibilidad de
productos.
Las medidas de control son tendientes a monitorear posibles infiltraciones, olores, colores,
textura, realizar manejo adecuado de residuos, realizar el mantenimiento rutinario de bodegas de
almacenamiento, evitar presencia de roedores, monitorear el estado sanitario del lugar o bodega
de almacenamiento de insumos.
Las medidas de mitigacin, permiten establecer programas de seguimiento y monitoreo que
permitan la eficiencia en uso de dosis, pesaje y control de uso de insumos hasta su terminacin.
Quiere decir que solo se destapa por ejemplo nuevo insumo hasta tanto no se termine el anterior, y
el insumo que est en uso debe ser manejado adecuadamente impidiendo cambio de sus
caractersticas por dejar destapado, abierto o hmedo, por ejemplo.
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