Documento de Apoyo

GESTION DE DOCUMENTOS
Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas debern elaborar programas de
gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un
documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de
los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total,
comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin,
la recuperacin y la disposicin final de los documentos.

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Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se
clasifican en:
ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se
realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservacin permanente.
Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental.
Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs del
Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y
conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos
notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios pblicos.
Artculo 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los
documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la Ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad
personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la
Constitucin y las leyes.
Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artculo 13 de la Ley
57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos
de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo hecho no adquiere el carcter histrico
y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la
obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

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Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos presenten
deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones
suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la
conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn
autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de
manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del
archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el
reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos:
Motivos legales
Procesos tcnicos
Exposiciones Culturales
PARAGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos
especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del
territorio nacional.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de
parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado
con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias.
Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos
a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las
responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artculo 33. rgano Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control
y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o
poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitucin Poltica, El
Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la
creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en
cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones.

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Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y
las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin
facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus
normas reglamentarias, as:
Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o
vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas
y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas
conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales
sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta
veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el
incumplimiento.
Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren
realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su
explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372
del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner
inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las
sanciones patrimoniales previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos
sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los
esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del
territorio colombiano.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas
de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.
Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin, conservacin y
consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural.
En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los
archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales
y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los
archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la
poltica.
Artculo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern

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inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios,
poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la
propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de
la Nacin solicite.
Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo
General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se
establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter
histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre
acceso.
Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de
estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios
anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas.
Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin.
Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o
sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado
realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados
ilegalmente del territorio colombiano.
Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin
previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa
de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes.
PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente
y a la imposicin de las sanciones establecidas en la Ley.
Artculo 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas celebren contratos
con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de
investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se
establezca la obligacin de aqullas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos
proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los
derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica.

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PARAGRAFO: Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con
sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos
suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que
deseen transferir.
Artculo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan
mas de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial
del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la
Nacin, tomar las medidas pertinentes.
TITULO X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACIN
Artculo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn
recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.
Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico declarados de
inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a
la que de refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histricocultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida.
TITULO XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica debern
implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.
Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern
elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin.
PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en
nuevos soportes. En tal caso deber preverse un programa de transferencia de informacin para
garantizar la preservacin y conservacin de la misma.
Artculo 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nacin dar
pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los
documentos en nuevos soportes.

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Artculo 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de la Ley 80 de 1989 quedar as:
"En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido
reproducidos por cualquier medio".
TITULO XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE LA NACION
Artculo 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las
personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a
la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de
estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes
primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas,
capacitacin y distinciones honorficas.