Est obsoleto mi sistema de costos?

En el artculo A 20 aos del ABC, publicado en la edicin marzo-mayo de esta revista, discutimos
las ventajas y desventajas de un sistema de costos basado en actividades ( Activity Based Costing,
ABC), el cual puede calcular costos unitarios ms exactos que uno tradicional. Adems, mejora los
procesos a travs del entendimiento de las actividades realizadas. Sin embargo, disear y operar
un sistema ABC requiere de fuertes recursos financieros y humanos, por eso surgen las preguntas:
Es necesario que mi compaa cambie a un sistema de costos ABC? La inversin de
desarrollarlo se compensa con los beneficios que proporciona? Este artculo le ayudar a decidir si
su sistema de costos es obsoleto y requiere modernizacin.
Por qu las compaas cambian a un ABC?
Un sistema de costos obsoleto que suministre informacin incorrecta acerca del costo de los
productos puede ser la causa de que la mejor estrategia falle tanto en su diseo como en su
implementacin. Dado que el redisear el sistema de costos utiliza tiempo y dinero, slo las
empresas que han detectado la necesidad de modificar su actual sistema de costos invertirn
recursos en ello. Pero cmo se puede saber si el sistema de costos de una empresa es obsoleto?
El desarrollo de un sistema de costos es un proyecto de inversin. Como tal, las empresas deben
decidir si realizarlo o no a travs de un anlisis costo-beneficio. Este estudio debe confrontar los
costos de disear y operar el nuevo sistema con los beneficios que proporcionar. Adems, hay
que tomar en cuenta el riesgo al que se expone la empresa si decide no hacerlo.
El beneficio inicial del sistema ABC es la promesa de corregir las distorsiones en los costos
unitarios inherentes a los sistemas de costos tradicionales. Tomar decisiones de precio, de mezcla
de productos o de cualquier otro tipo de estrategia con base en datos errneos puede generar
graves problemas a una empresa. Adems, proporciona otro tipo de beneficios, los cuales pueden
clasificarse en dos: estratgicos y operativos [1].
Los beneficios estratgicos resultan de poder tomar mejores decisiones porque se cuenta con
mejor informacin. Los operativos estn en la disminucin de costos, reduccin de tiempos de
produccin e incrementos en la calidad, gracias a un mejor entendimiento del proceso productivo.
En ltima instancia, los directivos esperan que el ABC genere beneficios financieros a la empresa.
El ciclo de generacin de beneficios se ilustra en la Figura 1.

Beneficios estratgicos

Es
en

Costo unitario
ms exacto

importante sealar que no existe evidencia emprica que soporte que el uso del ABC

Mejores decisiones
(mezcla de productos,
Fijacin de precios)
Mejor
desempeo
financiero

ABC

Menor costo
Mejor
Implementacin
Mayor calidad
entendimiento de iniciativas
Menor tiempo de
de las actividades operativas
produccin

Beneficios operativos

realidad afecta el desempeo financiero de las empresas [1]. La mayora de las

investigaciones que reportan los beneficios del ABC estn basadas en medidas de
percepcin. Es decir, reportan si el gerente considera o no que el ABC ha generado

beneficios a la empresa sin aportar datos que validen sus percepciones. Ittner y sus colegas
realizaron uno de los pocas estudios serios que investigan la relacin entre el ABC y el desempeo
financiero de las empresas [1]. Con una muestra de 2,789 empresas de manufactura en Estados
Unidos, demostraron que el ABC est asociado a reducciones de costos, mayor calidad y menor
tiempo de produccin. Sin embargo, no encontraron una asociacin entre el uso del ABC y el
rendimiento sobre los activos.
El hecho de que hasta el momento no exista evidencia emprica del impacto del ABC en el
resultado financiero de una empresa, no implica necesariamente que no lo tenga, pues proporciona
informacin valiosa para tomar decisiones. De esta forma, el ABC genera un potencial de

Figura 1 Beneficios generados por el ABC

beneficios. Sin embargo, los directivos son finalmente quienes tienen la responsabilidad de tomar
las decisiones adecuadas. Si la informacin no se aprovecha o los directivos toman decisiones
incorrectas, el beneficio potencial del sistema no se convierte en realidad.
De todos los beneficios posibles que un ABC puede aportar, cules son las razones por las que
las empresas deciden adoptarlo? Business Finance y AIG Software realizaron en 2004 una
encuesta a 270 profesionistas en finanzas o sistemas [2]. Las razones mencionadas para adoptar
un ABC fueron las siguientes: 72% para entender la rentabilidad de los productos y servicios
proporcionados, 48% para entender la rentabilidad de los clientes y de los canales de distribucin,
55% para implementar programas de reduccin de costos, 50% para determinar el precio de los
productos y servicios, 56% para auxiliar en el proceso de reingeniera de procesos. Otras razones
mencionadas con menor frecuencia fueron para satisfacer regulaciones externas y para determinar
precios de transferencia. La suma de los porcentajes es superior al 100% porque los participantes
podan mencionar varias razones por las que adoptaron ese sistema.
Cmo puedo saber si debo cambiar a un Sistema de Costos ABC?
Un mdico diagnostica la enfermedad de un paciente por diferentes medios. Primero pregunta
acerca de los sntomas que el enfermo presenta y los relaciona con determinada enfermedad.
Tambin puede solicitar estudios especializados que le ayuden al diagnstico. La obsolescencia de

un sistema tambin causa sntomas. Por lo tanto, un director debe estar atento a los signos que se
presentan en una empresa cuando un sistema de costos ya no es adecuado. La Figura 2 describe
el proceso para el diagnstico de un sistema de costos obsoleto y la evaluacin del ABC como
solucin.

Figura 2 Diagnstico de obsolescencia de

un sistema de costos

Se observan sntomas de obsolescencia?

Los sntomas de un
costos

unitarios.

Existen cambios importantes en

el ambiente manufacturero?

Hay concordancia entre el ABC y el

entorno manufacturero de la empresa?

Los resultados de unABC piloto difieren

significativamente de los resultados actuales?

sistema obsoleto son causados por las distorsiones en los

Esta distorsin, causada por una incorrecta asignacin de

costos, se denomina subsidio cruzado. Cuando existen subsidios cruzados, los productos que en
Figura 3 Efecto de los subsidios cruzados
la realidad son baratos de producir, son reportados errneamente por el sistema como caros. Y
viceversa. Esto lleva a que se tomen decisiones errneas, como retirar del mercado productos que
aparentemente no son rentables y dirigir a la empresa a cuestiones poco rentables, deteriorando su
desempeo financiero. El efecto de los subsidios cruzados se ilustra en la Figura 3.

Cules son los Sntomas de un Sistema de Costos Obsoleto?

Ya

desde

hablaba

en

C osto
inad ecuado

1984, Robin Cooper, uno de los padres del ABC,

Prec io
inadecua do

Inc re me nto e n
ventas de
pro duc to s
con pre cio
abajo del cos to

Disminuci n en
ventas de
produ ctos
con preci o
exces ivo
C amb io en la
mezcl a hac ia
productos de
bajo marge n

Utilidades d is minuyen
pe ro el nmero de
unidad es vendidas
puede a ume nta r

un artculo que ahora es considerado como clsico,

de que un sistema de costos se va haciendo obsoleto gradualmente y en el proceso se van

manifestando diferentes sntomas [3]. Una forma de descubrir la obsolescencia del sistema es
conocer dicha sintomatologa y estar alerta cuando uno o varios de estos sntomas se presenten en
la empresa.
A continuacin se describen algunos de los sntomas o seales de un sistema de costos obsoleto
que Cooper describe en su artculo [3]:

1) De acuerdo con su experiencia, los gerentes de produccin y de mercadotecnia sienten

que el precio de un producto no est determinado competitivamente o en su opinin un
producto debera ser eliminado de la oferta de la empresa. Sin embargo, el sistema de
costos reporta esos mismos productos como productos con alto margen de utilidad.

2) Los gerentes no encuentran una explicacin clara y simple de los altos o bajos mrgenes
de utilidad de los productos.

3) El departamento de contabilidad invierte gran parte de su tiempo en evaluar proyectos

especiales. Un sistema de costos que funcione adecuadamente debera dar ms
informacin.

4) El departamento de diseo desconfa de los costos reportados pues productos con malos
diseos aparentan ser ms rentables que aquellos bien diseados. La desconfianza en los
costos reportados ocasiona que los departamentos desarrollen sus propios sistemas de
costos.

5)

El producto ms complejo y laboriosos de elaborar o el que requiere ms inspeccin o

ms montajes de la mquina parece ser el ms rentable.

6) La empresa tiene un nicho que reporta ganancias altas sin que tenga competencia, no
existiendo barreras de entrada.

7) Los precios de la competencia son exageradamente bajos, en especial si se trata de

compaas ms pequeas que tienen volmenes de produccin similares.

8) Los clientes no se quejan de los incrementos de precio. Seguramente cuentan con

informacin de los precios del mercado y perciben que an con el incremento de precios
les conviene seguir comprando.

9) Es difcil explicar el resultado de las cotizaciones al ganarse altas cotizaciones y perderse

bajas cotizaciones.

10) Las cotizaciones solicitadas a los competidores son ms bajas que lo esperado, llegando
estos incluso a ofrecer un precio inferior al costo variable de produccin del producto, no
habiendo indicadores de una mayor eficiencia de los competidores.

11) Los costos reportados cambian por las nuevas regulaciones de la contabilidad financiera,
an cuando los costos de produccin no han cambiado, pues significa que el sistema de
costos est diseado ms para cumplir requerimientos financieros que para dar
informacin de costos segura, base para una adecuada toma de decisiones.
Recientemente, Chan y Lee realizaron un estudio emprico para evaluar la validez de los sntomas
y su asociacin con los sistemas obsoletos [4]. Ellos investigaron la asociacin entre la frecuencia
total de experimentar los sntomas de obsolescencia mencionados por Cooper y el porcentaje de
costos indirectos de bases no unitarias utilizado en los sistemas de costos tradicionales. Sus
resultados demuestran que los sntomas ms frecuentes entre los entrevistados fueron: precios de
la competencia exageradamente bajos (sntoma 7), aceptacin de incrementos en precios (sntoma
8), tiempo invertido en reportes especiales por el departamento de contabilidad (sntoma 3) y
desarrollo de sistemas de costos por los departamentos (sntoma 4).

Chan y Lee consideran que el sntoma 7 y 8 no son indicadores concluyentes de la obsolescencia

de un sistema. La determinacin de precios puede deberse a una decisin estratgica de la
competencia. De la misma forma, el que los clientes acepten incrementos en el precio est en
funcin de la elasticidad de la demanda. Por esta razn, Chan y Lee consideran que el uso
frecuente del departamento de contabilidad para estudios especiales (sntoma 3) y la creacin de
sistemas de costo independientes para propsitos de toma de decisiones (sntoma 4) son los
sntoma que ms claramente sealan problemas potenciales con el sistema de costos.
Los resultados obtenidos por Chen y Lee no indican en que medida de frecuencia se justifica un
nuevo sistema de costeo. Sin embargo, ellos demostraron en su estudio que existe una relacin
positiva entre la proporcin de costos indirectos fijos y la frecuencia de experimentar los sntomas
de un sistema de costos obsoleto.

Cules son los Cambios de mi Ambiente Manufacturero?

Una empresa debe analizar no slo los sntomas mencionados, sino tambin los cambios que han
ocurrido en la empresa y en su entorno. Cooper considera que un sistema de costos podra estar
obsoleto si ha experimentado alguno de los cambios que se mencionan a continuacin [3].

a) Creciente automatizacin en sus procesos productivos. La maquinaria nueva utiliza

menos mano de obra, pero requiere de mayor actividad de soporte. As, los
productos fabricados con los procesos tradicionales estn sobrecosteados,
mientras que los productos fabricados con procesos mas automatizados estn
subcosteados.

b) Introduccin de nuevos productos que consumen actividades de soporte en

diferente proporcin. Los productos ms complejos en su elaboracin estarn
subcosteados y los menos complejos estarn sobrecosteados.

c) Cambios en la estrategia de mercadeo del producto, en especial cambios en el

volumen de mercadeo.

d) Simplificacin del proceso productivo por la introduccin de sistemas ms simples

como Just in Time.

e) Creciente competencia que le obliga a la empresa a una mejor planeacin

soportada por informacin ms correcta y segura.

f) Desregulacin que le permita a la empresa hacer cotizaciones ms agresivas en

una base de alto volumen, para lo cual requiera informacin ms segura de sus
costos.

Si su empresa ha experimentado los sntomas de obsolescencia de su sistema de costos y ha

experimentado cambios en su ambiente manufacturero, lo ms probable es que sea momento de
actualizar su sistema de costos. El Costea Basado en Actividades puede ser una solucin para su
empresa. Sin embargo, como se menciona al inicio del artculo, la inversin en un ABC debe
justificarse en funcin de los beneficios que genera. En el siguiente artculo le ayudaremos a definir
si ste es el sistema que su empresa necesita.
Referencias
1.

Ittner, C.D., W.N. Lanen, and D.F. Larcker, The Association Between Activity-Based Costing
and Manufacturing Performance. Journal of Accounting Research, 2002. 40(3): p. 711-725.

2.

Leahy, T., Where Are You on the ABC Learning Curve? Business Finance, 2004. 10(12): p.
47-50.

3.

Cooper, R., You need a new cost system when... Harvard Business Review, 1989. 66(1): p.
77-82.

4.

Chan, S.Y. and D.S.-Y. Lee, An Empirical Investigation of Symptoms of obsolete costing
systems and overhead cost structure. Managerial Auditing Journal, 2003. 18(2): p. 81-89.