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Gerencia de Proyectos

Sobre la Base Metodolgica del


PMBOK versin 5

Project Management Institute

Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

CONTEXTO DE LOS
PROCESOS DE PLANEACION
Ubicacin de los procesos de
Planeacin dentro del Mapa de
procesos propuesto por PMI en
su estndar Project Management
Body of Knowledge PMBOK
V5

Gerencia de Costos

Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

Ref : Project Management Institute PMBOK Pag 61

GERENCIA DE COSTOS
Grupo de
Proceso

Nombre del proceso

Principal Salida

Plan de gestin de Costos

Plan de Gestin de los


Costos

Estimar Costos
Planeacin

Estimados de costo de las


actividades
Actualizacin al Plan de
Gestin de Costos
Lnea base del Costo

Determinar el Presupuesto
Monitoreo
y Control Control de Costos

Requerimientos de
financiacin
Lnea Base del Costo
(Actualizada)
Mediciones de
Rendimiento
Proyecciones de Costos

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GERENCIA DE COSTOS

Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

PLAN DE GESTION DE COSTOS


Es el proceso que establece las polticas, procedimientos y
documentacin para planear, gastar y controlar los costos del proyecto.
El beneficio de este proceso es que provee una gua y direccin de cmo
los costos del proyecto pueden ser manejados a travs del proyecto.
Un plan de gestin de costos busca apoyar la definicin de condiciones
como:
Nivel de precisin / Umbral de Control
Rubros y elementos
Clasificacin de los costos
Unidades de medida.
Enlaces con los procedimientos de la organizacin.
Reglas de valor ganado y
Formatos de informe.
Proceso gua disponible.
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ENTRADAS
1. Plan de gestin del

Proyecto

HERRAMIENTAS

2. Project Charter
3. Factores ambientales de
la Organizacin
4. Activos de los procesos
organizacionales

1.Juicio experto

SALIDAS

2.Tecnicas analticas
3. Reuniones

1. Plan de Gestin del


Costo

Plan de Gestin del Proyecto


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Plan de Gestin del Proyecto


Project Charter. Provee un presupuesto global aprobado
y en trminos de qu nivel de precisin fue aprobado.
Factores ambientales de la organizacin.
Condiciones de Mercadeo
Informacin de Publicidad comercial.
Procesos activos de la organizacin.
Estructura de la organizacin que puede influir en
los costos
las polticas de estimacin de costos
Tarifas por ciudad o territorio,
Sistemas de Informacin
las plantillas de estimacin de costos
la informacin histrica
las lecciones aprendidas

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Juicio Experto
Tcnicas analticas. Puede involucrar opciones para
administrar los fondos del proyecto, maneras tambin de
financiar el proyecto ( hacer, comprar, rentar, leasing).
Estas decisiones pueden afectar en proyecto en trminos
de alcance, tiempo y riesgos. En trminos financieros las
polticas de la organizacin contemplan tcnicas
financieras que se emplean para demostrar el punto de
retorno de la inversin, su periodo de repago, tasa interna
de retorno, valor presente neto, etc.
Reuniones. Los equipos pueden sostener reuniones para
desarrollar el plan de gestin de los costos para el
proyecto, estas reuniones debern asistir los stakeholders
que tengan injerencia en el tema de costos y desde luego
el sponsor.

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Plan de gestin de los Costos del proyecto. Documento que


describe cmo los costos
estructurados y controlados.
SALIDAS

del

proyecto

sern

planeados,

Contiene lo siguiente:
o Unidades de medida
o Nivel de precisin: nivel de redondeo del costo de la
unidad, por debajo o por encima

o Nivel de exactitud. Rango permitido de ( +,- 10%)


aplicable a reserva incluyendo la de contingencia.

o Enlaces a los procesos de la organizacin. Enlace de


control con las cuentas de control de la WBS.
o Umbrales de control. Nivel de desviacin permitido,
aplicable un % permitido sobre la lnea base.

o
o
o
o

Reglas y medidas de rendimiento ( EVM).


Formatos para informes.
Descripcin de los procesos
Informacin adicional

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PLAN DE GESTION DE COSTOS

Base de Estimaciones. Informacin de respaldo o de soporte de esos


estimados.de estimados / umbrales de control.
Tabla de precisin

Nombre del
Grupo de Procesos Rango - Tolerancia
Estimado
Order of magnitud
INICIO
-25% to +75%

Budget

PLANEACION

-10% to +25%

Definitive

PLANEACION

-5% to +10%

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PLAN DE GESTION DE COSTOS


Tabla de precisin de estimados / umbrales de control.
Rango de Costos.
Tolerancias.
Rough. Order of
magnitud
Estimate +/-50%
Budget
Estimate
-10%,+25%
Definitive
(or control)
Estimate
- 5%,+10%
E
C
I
P Sde propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.
Material

ESTIMAR COSTOS
Este proceso implica desarrollar una aproximacin de

los costos que tendrn los recursos necesarios para


completar cada una de las actividades del
cronograma.
Debe considerarse que pueden haber algunas
variaciones en los costos y sus estimados a razn de la
inclusin del costo de los Riesgos, debe recordar que
el cronograma como los recursos influyen
notablemente en los costos y viceversa.
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ESTIMAR COSTOS
Las polticas de la organizacin fijan lineamientos para estimar y
determinar el presupuesto, al nivel de detalle requerido siempre y
cuando se tenga la informacin actualizada; tambin define el nivel de
precisin requerida y especifica los rubros representativos. Hay que
tener en cuenta que de acuerdo a esto se define la exactitud del
presupuesto.
Se debe conocer el Cmo se determina la precisin del precio y el
umbral de desviacin permitido por desfases e incumplimientos. ( Costo
para una organizacin).
Tambin se debe tener en cuenta que la organizacin puede determinar
cuales recursos y rubros se estiman y se asignan a proyectos, para luego
hacer la distribucin, que ya es un tema contable.
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ESTIMAR COSTOS
Proceso en donde se estiman los costos de cada actividad, este paso se llama
estimacin, luego, se determinar el PRESUPUESTO. ( Budget).
Todo el trabajo que debe ser estimado, puede incluir:
Costo de los recursos para las actividades del cronograma o costo por paquetes de
trabajo reportados por las reas funcionales
Costo de las actividades de gerencia del proyecto ( alcance de Proyecto)
Costos Directos e Indirectos ( Fijos y Variables)
Costos por fuera del cronograma ( horas extras, taxis, representacion,etc)
Costos para conferir Recompensas / reconocimientos, cuando aplique
Costos del Personal por Nomina
Costo del esfuerzo en Calidad (costo de conformidad)
Costos generados de actividades de contingencia de Riesgos y otras respuestas
Costos por Licencias, importaciones, timbres, plizas, garantas

NO OLVIDE CALCULAR LA UTILIDAD COMO LO INDIQUE SU


EMPRESA
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Algunos rubros de ejemplo en los proyectos


CONCEPTO DE RUBROS

Clase
( Tipo ( Fijo /
Var)
Dir/Indir)

VALOR

Carga al
proyecto (S/N)

rea que
reporta el
costo

Periodo de
reporte

Mano de Obra del recurso Propio


Mano de Obra de recurso Temporal
Capacitacin al recurso
Recurso Infraestructura fsica
Uso de equipos logsticos de la organizacin
Uso por alquiler de equipos
Servicios de Luz
Servicio de agua
Servicio de cafetera
Administracin del Proyecto ( GP)
Administracin de Pagos, Proveedores, Compras
Costo de servicio de trabajo por rea
Costos de Publicidad
Recurso de maquinaria Pesada
Recurso de equipos de tecnologa
Recursos de centro de computo
Servicio de respaldo a la informacin
Servicio de contingencia en maquinas
Servicio de Administracin PMO
Gastos de Viaje - Viticos
Gastos de Viaje - Pasajes
Gastos de Viaje - Transporte y alojamiento
Gastos de Seguridad fsica
Costo por uso de salas de juntas
Uso de parqueaderos
Horas extras ( disponible)
Alimentacin
Taxis
Pago a proveedores
Papelera
Fotocopiadora, Fax ew impresiones
Recursos Logsticos ( Puesto de trabajo)
Gastos de representacin
Licenciamiento de uso para el equipo
Licencias de Software
Tramites y permisos

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AL ESTIMAR COSTOS DETALLADAMENTE o A NIVEL DE


W.P o de Cuentas de Control:
Encontramos el Costo de cada ACTIVIDAD esto es til para
Encontramos el Costo de cada WORK PACKAGE esto es til para
Encontramos el Costos de cada CUENTA DE CONTROL o ENTREGABLE o FASE
del proyecto esto es til para
Y luego, ya se tendra el costo del trabajo del proyecto mas NO AUN el costo
del PRESUPUESTO

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HERRAMIENTAS
1.Juicio experto

ENTRADAS

2.Estimacin anloga
3.Estimacin paramtrica

1. Plan de gestin del Costo

4.Estimacin Bottom-up

2. Plan de Recurso Humano

5.Estimacin de 3 puntos

3. Linea base del Alcance

6.Analisis de Reserva

SALIDAS

7.Costo de Calidad

1.Estimados de costos de
las actividades

6.Factores ambientales de la
empresa

8.Software de estimacin
en gerencia de proyectos

2.Base de estimados

7. Procesos activos de la
Organizacin

9.Analisis de propuesta de
proveedores

4.Cronograma del Proyecto


5.Registro de Riesgos

3.Documentos del
Proyecto actualizados

10.Tecnicas grupales para la


toma de decisiones

ESTIMAR COSTOS
Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

Plan de gestin del Costo


Plan de Recurso Humano. Condiciones de reconocimiento y
tarifas de personal, salarios, prestaciones, etc.

Lnea Base del Alcance.

Declaracin de alcance.
WBS ( Estructura de Trabajo)
Diccionario WBS

Cronograma del proyecto.


Registro de Riesgos: Costos asociados a las actividades para
mitigar exposicin.

Factores ambientales de la organizacin.

Condiciones de Mercadeo
Informacin de Publicidad comercial.

Procesos activos de la organizacin.

las polticas de estimacin de costos


las plantillas de estimacin de costos
la informacin histrica
las lecciones aprendidas

Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

Juicio Experto
Estimacin anloga.
Estimacin paramtrica.
Estimacin bottom-up.
Estimacin de 3 puntos

Mas Probable(Cm)
Optimista(Co)
Pesimista(Cp)

CE = Co + 4Cm + Cp
6

Anlisis de reservas. Estimaciones que se hacen para pagar


o cubrir lo relacionado con los Riesgos.
Costo de la Calidad. Estimaciones asociadas con factores o
exigencias de Calidad.
Software de gerencia de proyectos.
Anlisis de propuestas de proveedores.
Tcnicas grupales para la toma de decisiones. Lluvia de
ideas, delphi, tcnicas nominales.
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Estimacin de costos de cada actividad.

Base de Estimaciones. Informacin de respaldo o de


soporte de esos estimados.

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DETERMINAR PRESUPUESTO
Implica sumar los costos estimados de cada una de las
actividades del cronograma, agregarlos y mostrarlos
por paquetes de trabajo y as ir estableciendo una
lnea base de costo con los componentes que
permitirn establecer el costo total del presupuesto
Incluir las reservas de riesgos y obtener entonces, la
lnea base del Proyecto sobre la cual luego se medir
el rendimiento del proyecto cuando est en ejecucin.
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El Truco es no olvidar identificar RIESGOS para


afinar as tanto el Alcance, Tiempo y Costo del
proyecto, estableciendo una relacin Beneficio
Costo frente al costo del proyecto y de las
reservas de contingencia.
Anlisis de Riesgos sobre el trabajo del proyecto

Refinamiento al Alcance,
Lo complementa.

Refinamiento al Tiempo,
Incrementa la realidad
y su precisin

Incrementa el costo del


trabajo del proyecto, pero,
reduce la exposicin a riesgo
disminuyendo la reserva.

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ENTRADAS

HERRAMIENTAS
1.Bottom-up

1.Plan de gestin de costos


2. Lnea base del alcance

2.Analisis de Reserva

3. Estimados de costos de las


actividades

3.Juicio experto

4.Base de estimados
5.Cronograma del proyecto

4.Informacin histrica y
hechos histricos

6. Calendario de los recursos


7.Registro de Riesgos

5.Conciliacin del limite


de financiacin

8.Contratos
9. Procesos activos de la
Organizacin

SALIDAS
1.Linea base del Costo
2. Requerimientos de
financiacin
3.Documentos del
Proyecto actualizados

DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

DETERMINAR PRESUPUESTO
El Budget es simplemente una
compilacin de los costos
estimados individuales.
Encontrar la lnea base del costo
es la referencia para la medida de
rendimiento del proyecto.
El siguiente paso sera agregar
las
reservas
de
riesgos
desconocidos
La lnea base del costo contiene
la reserva de contingencia y el
Presupuesto contiene la reserva
de gerencia.
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Conciliacion de Flujos
Una vez se tienen la curva del presupuesto aprobado, tesorera o caja debe
programar las fechas o los hitos de pago de Egresos ( a los proveedores) y deben
manejarlos con base en los flujos de ingreso que va a tener el proyecto.
Programacin de Ingresos

Reserva Gerencial

BAC

Budget at Completion

Programacin de Egresos

PV

Planned Value
Curva S Curva de Costo de
Trabajo del proyecto

Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

Plan de Gestin de Costos


Lnea base de Alcance.

WBS
Diccionario del WBS.
Desglose de trabajo

Estimacin de costos de cada Actividad


Informacin de soporte de esos costos.
Cronograma del proyecto. Los tiempos o la exposicin de
una tarea en el tiempo puede incrementar el costo de la
misma.
Calendarios de recursos. Dependiendo de
las
disponibilidades acordadas, los costos se ven impactados.
Registro de Riesgos: Costos asociados a las actividades para
mitigar exposicin.
Contrato. Es importante que exista para confirmar que el
costo no cambiar.
Procesos Activos de la Organizacin.
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Bottom-up: Costos estimados son sumarizados por paquetes de


trabajo acordados en el WBS
Anlisis de Reserva. Los costos de los riesgos impactan el
presupuesto.
Juicio Experto.
Estimacin paramtrica.
.
Conciliacin del lmite de financiacin. Conciliacin entre los
montos de financiacin y el desembolso de fondos para el
proyecto. Acordar flujo de caja.
Informacin Histrica.
Lnea de base de costos. PV: Valor planeado. Presupuestos planeado
distribuido en el tiempo. base para medir, supervisar y controlar el
rendimiento general del costo.

Requerimientos de financiacin. Se conoce ya el presupuesto es


requerido, con base en esto, la parte financiera debe organizar cmo
conseguir los dems recursos, incluso su programacin de pagos.

Documentos del Proyecto actualizados


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CONTROL DE COSTOS
Es el proceso que monitorea el status del proyecto en terminos de indicadores de
Costos ( EVM) para actualizar el presupuesto y proyectar el presupuesto final, y
manejar los cambios nuevos ( alcanne, tiempo, calidad, etc) sobre la linea base del
costo.
Tiene que ver con aplicar E.V.M para conocer el rendimiento del Proyecto en trminos de
costos
Acerca del rendimiento:
Analizar las variaciones positivas y negativas y cmo estas afectan los otros proceso de control
y como impactan el proyecto mediante la implementacin de acciones correctivas/preventivas.
Asegurar que los costos potenciales (overruns) no excedan los fondos autorizados por
periodos y los autorizados para todo el proyecto.
Informar a los stakeholders de los cambios autorizados y del rendimiento, tambin al Team.
Acerca de Cambios:
Tiene que ver con influir los factores que generan cambios para buscar que los cambios se
acuerden, desde luego a partir de un anlisis de impacto.
Asegurar que todos los cambios que sean acordados o aprobados y sean beneficiosos para el
proyecto.
Prevenir cambios incorrectos, inapropiados, o no autorizados, que no sean beneficiosos.
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T&T

E.V.M

INPUTS

1.Earned Value
Management

1.Plan de Gestin del


Proyecto

2.Proyeccin de
Costos o Pronsticos

OUTPUTS
1.Medidas de
rendimiento del
Trabajo
2.Proyecciones /
Pronsticos de Costos

2.Requerimientos de
financiacin

3.Indicador de
Rendimiento (TCPI)

3.Procesos activos de
la organizacin
actualizados

3.Informacin de
rendimiento del
trabajo

4.Revisiones al
rendimiento

4.Requerimientos de
Cambio

5.Analisis de reserva

4. Procesos activos de
la Organizacin

6.Software de
Gerencia de Proyectos

5.Plan de Gestin del


Proyectos actualizado
6.Documentos del
Proyecto

actualizados

CONTROL DE COSTOS
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Plan de Gestin del proyecto


Lnea de base de costos ( PRESUPUESTO + RESERVA).
Base para medir, supervisar y controlar el
rendimiento general del costo.
Plan de Costos.
Requisitos de financiacin.
Informes de rendimiento. Informacin sobre el
rendimiento de los recursos como resultado del avance
real del trabajo, estado y costo de las actividades de
rendimientos anteriores.
Procesos Activos de la Organizacin

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Gerencia del Valor Ganado: E.V.M Anlisis de qu


hacer y como corregir las variaciones y encontrar la
causa raz de la misma. Para ello cuenta con:
Valor Planeado(PV)
Valor Ganado(EV)
Costo Actual(AC)
Variacin de Cronograma (SV)
Variacin de Costos (CV)
ndice de rendimiento en Cronograma (SPI)
ndice de Rendimiento en Costos (CPI)
Proyecciones. (EAC) y (ETC): Estimaciones o
predicciones de las condiciones futuras del proyecto
basndose en informacin y conocimientos
disponibles en el momento.

Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

Revisiones de desempeo (Anlisis de tendencias).


Compara el rendimiento del costo a lo largo del tiempo, las
actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que
sobrepasan o son inferiores al presupuesto, los hitos
vencidos y los alcanzados. Producto de la reunin de
control a la fecha de corte o control.
Anlisis de Reserva. Los costos de los riesgos impactan el
presupuesto
Software de GP.

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Curva S Medicin de desempeo con E.V.M


EAC

EAC

VAC
ETC

BAC

BAC
AC
CV
PV

Lnea Base

SV
EV

Costo
Acumulado ($, Hh %)

Hoy

Fecha de
Estado

Tiempo

Material de propiedad de Jalime Elhadem M. PMP.

Medicin de desempeo. (actual)


Proyecciones de Presupuesto. Es comunicado y
documentado para los stakeholder.
Procesos activos de la organizacin (actualizados)
Causas de variaciones
Acciones Correctivas
Otros tipos de lecciones aprendidas.
Cambios solicitados
Plan del Proyecto Actualizado
Lnea base de costos (actualizada).
Costos Plan del proyecto
Documentos del proyecto actualizado
Costos Estimados
Bases de estimacin

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17

FIN

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