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GESTIN AVANZADA DE LA INFORMACIN ORIENTADA A LA

ASISTENCIA A LA DIRECCIN

CEP

BIABLE
Management, Excellence and Innovation S.L
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Mdulo 1. GESTIN AVANZADA DE LA


INFORMACIN

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NDICE:
Mdulo 1. ....................................................................................................................... 4
La gestin de Proyectos (Project Management) ............................................................ 4
1.

Objetivos ........................................................................................................ 4

2.

Definicin de Proyecto ................................................................................... 4

3.

Diferencias entre Direccin de Operaciones y Proyectos.............................. 5

4.

Direccin de programas: ................................................................................ 5

5.

La Planificacin estratgica ............................................................................ 6

6.

Direccin de proyectos .................................................................................. 7


6.1.

Qu debemos preguntarnos antes de la planificacin de un proyecto? ............................. 7

6.2.

reas de gestin de un proyecto ........................................................................................... 7

6.3.

El Rol del Director del Proyecto ............................................................................................. 8

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Mdulo 1.
La gestin de Proyectos (Project Management)

1. OBJETIVOS
Conocer qu es la Direccin de Proyectos
Conocer los procesos de la Direccin de Proyectos
Conocer la terminologa de Direccin de Proyectos
Conocer los principales mtodos de Direccin de Proyectos

2. DEFINICIN DE PROYECTO
Un Proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto. En el caso de la
formacin, los productos se pueden ver como programas, acciones temporales concretas y/o
cambiando la visin, cada alumno puede un proyecto en s.
Cada proyecto tiene:
-

Temporalidad, durante un plazo y calendario determinados


Un esfuerzo realizado por un equipo
Uno o varios resultados

Existen diferentes tipos de proyectos:


-

Los proyectos se elaboran gradualmente, aplicando progresivamente enfoques,


aproximaciones y trabajos
Los proyectos se usan a menudo para darle forma a un plan estratgico
Los proyectos pueden ser internos o externos

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3. DIFERENCIAS ENTRE DIRECCIN DE OPERACIONES Y PROYECTOS


Direccin de Operaciones o Direccin por procesos

Procesos orientados a crear el producto, servicio resultado, que justifica la realizacin


del proyecto.

Orientados a la confeccin de los productos entregables, el rea de aplicacin del


proyecto condiciona su naturaleza

Son homogneos dentro de cada fase del ciclo de vida del proyecto y diferentes de los
de las dems fases

Direccin de Proyectos

Procesos orientados a coordinar todo el trabajo del proyecto incluyendo los procesos
productivos, son comunes a todos los proyectos y segn el PMI son 47

Tienen el propsito de integrar el inicio, la planificacin, la ejecucin, el seguimiento y


control, as como el cierre de cada fase del proyecto, es decir se clasifican en 5 grupos
de procesos.

Tambin se denominan Procesos PM, se repiten en cada fase del ciclo de vida del
proyecto Los procesos directivos y los procesos productivos se superponen e
interactan durante todo el proyecto

4. DIRECCIN DE PROGRAMAS:
Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados administrados de forma
coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendran si se gestionaran en forma
individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que estn fuera del
alcance de los proyectos especficos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de un
programa, pero un programa incluye siempre proyectos.
La direccin de programas se define como la direccin coordinada y centralizada de un conjunto
de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratgicos de la organizacin.
Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el resultado comn o la capacidad
colectiva.
La direccin de programas se centra en las interdependencias entre los proyectos y ayuda a
determinar el enfoque ptimo para gestionarlas. Entre las acciones relacionadas con estas
interdependencias, se puede incluir:
-

resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que afectan a mltiples proyectos
ajustar la direccin estratgica/de la organizacin que afecta las metas y los objetivos de
los proyectos y del programa, y
resolver problemas y cambiar la gestin dentro de la estructura definida

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Un ejemplo de programa sera, por ejemplo, la elaboracin de un programa de educacin para


la Salud, donde habra que definir proyectos desde diferentes mbitos:
-

Proyecto para la definicin de maneras de vivir


Proyecto para la deteccin de Enfermedades
Proyecto para el Seguimiento y Autoseguimiento de la salud
Proyecto para el Tratamiento de la enfermedades
Proyecto para la evaluacin de Transtornos mentales
Proyecto para la adaptacin del Comportamiento
Proyecto para la Prevencin de las enfermedades

Otro ejemplo dentro de la Administracin de Centros podra ser:


-

Programa para la mejora de las instalaciones


o Proyecto de mejora de las instalaciones de higiene
o Proyecto para la mejora de las instalaciones deportivas
o Proyecto para la optimizacin y mejora del rendimiento elctrico

5. LA PLANIFICACIN ESTRATGICA
Los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratgico de una
organizacin.
Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o ms de las siguientes
consideraciones estratgicas:
- Demanda del mercado (por ejemplo: Instalacin de nuevas tecnologas en el aula)
- Oportunidad estratgica/necesidad comercial (por ej., un centro de formacin que
autoriza un proyecto de creacin de un curso nuevo)
- Solicitud de un cliente (por ej., la ampliacin de aulas para dar cabida a nuevo
alumnado)
- Adelantos tecnolgicos (por ej., implantar nuevas tcnicas de formacin soportadas en
nuevas tecnologas)
- Requisitos legales (por ej., para dar respuesta a una necesidad o cambio legal (LOE,
Bolonia, etc.)
Dentro de programas, los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los objetivos de
la organizacin, a menudo en el contexto de un plan estratgico. Si bien, dentro de un
programa, un grupo de proyectos puede tener beneficios especficos, estos proyectos tambin
pueden contribuir a los beneficios del programa, a los objetivos del portafolio y al plan
estratgico de la organizacin.
El plan estratgico de una organizacin se convierte en el principal factor que gua las
inversiones en los proyectos. Al mismo tiempo, los proyectos retroalimentan los programas y
portafolios mediante informes (basados en indicadores) y solicitudes de cambio que pueden
ejercer un impacto sobre otros proyectos, programas.

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6. DIRECCIN DE PROYECTOS
La direccin de proyectos contempla varios aspectos importantes a la hora de la planificacin y
la ejecucin de estos. Es importante, adems de conocer el por qu y la motivacin para la
ejecucin de estos, la estructura de la propia organizacin, los factores ambientales y los
personales de los que van a participar en ellos.
Todos estos aspectos y otros muchos configuran lo que debe ser el xito de un proyecto, que se
ejemplifica en la siguiente figura:

Calidad

Cumplir Plazos y
presupuestos

xito

Satisfaccin de
clientes e interesados

6.1.

Qu debemos preguntarnos antes de la planificacin de un proyecto?

Por orden, las preguntas que una planificacin debe responder son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
6.2.

Por Qu
Para quin
Qu
Cmo
Cundo
Cunto
Quin
reas de gestin de un proyecto

Existen tres reas que deben considerarse dentro de la gestin de un proyecto:

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reas Dimensionales

reas Integradoras

Alcance

Integracin

reas Facilitadoras
Comunicacin
Personas

Tiempo

Calidad

Coste

Riesgo

Adquisiciones
Interesados

Todas se amplan en el siguiente mdulo.


Dimensionales:
-

Alcance: el objetivo del proyecto.


Tiempo: duracin del proyecto
Coste: coste (en esfuerzo y econmico)

Integradoras o transversales
-

Integracin: con el resto de proyecto y/o actividades de la organizacin


Calidad: revisin y control de las principales variables del proyecto
Riesgo: anlisis de las posibilidades de no ser finalizado o de llevar a otro objetivo.

Facilitadores
-

6.3.

Comunicacin: comunicacin interna y externa de la actividad y resultados de los


proyectos
Personas: participantes en los proyectos. En ocasiones los participantes en los proyectos
tienen condiciones especiales
Adquisiciones: recursos que son necesarios adquirir para el correcto desarrollo del
proyecto.
Interesados: personas, entidades y/o elementos interesados en la ejecucin y resultados
del proyecto.

El Rol del Director del Proyecto

El director del proyecto es la persona asignada para alcanzar los objetivos del proyecto. El rol del
director del proyecto es diferente del de un gerente funcional o del de un gerente de
operaciones. Por lo general, el gerente funcional se dedica a la supervisin gerencial de un rea
tcnica o administrativa, mientras que los gerentes de operaciones son responsables de la
ejecucin de los procesos operativos y/o estructurales de la organizacin.
Segn la estructura de la organizacin, pueden existir distintas jerarquas.

6.3.1. Estructura Funcional

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6.3.2. Estructura matricial (dbil)

6.3.3. Estructura Matricial (equilibrada):

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El director del proyecto puede estar bajo la supervisin de un gerente funcional. En otros casos,
el director del proyecto puede formar parte de un grupo de varios directores de proyecto que
rinden cuentas a un director del programa o del portafolio, quien en ltima instancia es el
responsable de los proyectos de toda la empresa. En este tipo de estructura, el director del
proyecto trabaja estrechamente con el director del programa para cumplir con los objetivos del
proyecto y para asegurar que el plan del proyecto est alineado con el plan global del programa.
6.3.4. Estructura Matricial (fuerte):

6.3.5. Estructura por Proyectos:

6.3.6. Estructura Combinada:

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Varias de las herramientas y tcnicas para dirigir proyectos son especficas a la direccin de
proyectos.
Comprender y aplicar los conocimientos, herramientas y tcnicas que se reconocen como
buenas prcticas no es suficiente para gestionar los proyectos de un modo eficaz. Adems de las
habilidades especficas a un rea y de las competencias generales en materia de gestin
requeridas para el proyecto, la direccin de proyectos efectiva requiere que el director del
proyecto cuente con las siguientes caractersticas:
1. Conocimiento. Se refiere a lo que director del proyecto sabe sobre la direccin de
proyectos.
2. Desempeo. Se refiere a lo que el director del proyecto puede hacer o lograr si aplica
los conocimientos en direccin de proyectos.
3. Personal. Se refiere a la manera en que el director del proyecto se comporta cuando
ejecuta el proyecto o actividades relacionadas. La capacidad personal abarca actitudes,
caractersticas bsicas de la personalidad y liderazgo (la capacidad de guiar al equipo de
un proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las
restricciones del mismo).

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