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Administración de compras

Adquisiciones y abastecimiento

Alberto Sangri Coral

PRIMERA EDICIÓN EBOOK

Primera edición

MÉXICO, 2014

méxico, 2013

Administración de compras Adquisiciones y abastecimiento Alberto Sangri Coral PRIMERA EDICIÓN EBOOK Primera edición MÉXICO, 2014
Dirección editorial: Javier Enrique Callejas Coordinadora editorial: Verónica Estrada Flores Diagramación: Braulio Morales Sánchez Diseño de
Dirección editorial: Javier Enrique Callejas Coordinadora editorial: Verónica Estrada Flores Diagramación: Braulio Morales Sánchez Diseño de

Dirección editorial: Javier Enrique Callejas Coordinadora editorial: Verónica Estrada Flores Diagramación: Braulio Morales Sánchez Diseño de portada: Juan Bernardo Rosado Solís Supervisión de preprensa: Miguel Angel Morales Verdugo

Administración de Compras. Adquisiciones y abastecimiento

Derechos reservados:

© 2014, Alberto Sangri Coral © 2014, GRUPO EDITORIAL PATRIA, S.A. DE C.V. Renacimiento 180, Colonia San Juan Tlihuaca Delegación Azcapotzalco, Código Postal 02400, México, D.F.

Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana Registro núm. 43

ISBN: 978-607-438-815-2

Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del contenido de la presente obra en cualesquiera formas, sean electrónicas o mecánicas, sin el consentimiento previo y por escrito del editor.

Impreso en México Printed in Mexico

Primera edición ebook: 2014

Contenido

AgrAdeCimientoS

vii

introduCCión

viii

Sobre el Autor

1

  • C Apítulo 1.

¿Qué Son l AS ComprAS?

3

mApA ConCeptuAl del CApítulo 1

4

  • 1.1 importAnCiA de lAS ComprAS

5

  • 1.2 obJetivoS....................................................................................................

5

  • 1.3 utilidAd .......................................................................................................

6

  • 1.4 ConCeptuAliZACión de AbASteCimiento ...............................................

7

  • 1.5 Comité de ComprAS

..................................................................................

7

  • 1.6 étiCA en lAS ComprAS

8

  • 1.7 prinCipioS bÁSiCoS de lAS ComprAS

9

  • 1.8 CAntidAd ...................................................................................................

10

  • 1.9 preCio ........................................................................................................

10

1.10

proveedor AdeCuAdo

11

mApAS del CApítulo 1 .............................................................................

13

reSumen del CApítulo 1 ........................................................................

15

preguntAS del CApítulo 1 ....................................................................

20

C ASoS prÁCtiCoS .....................................................................................

21

  • C Apítulo 2.

tipoS de ComprAS y AbASteCimientoS

22

mApA ConCeptuAl del CApítulo 2

........................................................

23

  • 2.1 AntiCipAdAS .............................................................................

ComprAS

24

  • 2.2 ComprAS de emergenCiA

25

  • 2.3 eSpeCulAtivAS ........................................................................

ComprAS

27

  • 2.4 ComprAS FAvorAbleS

28

  • 2.5 ComprAS perSonAleS

.............................................................................

29

  • 2.6 ComprAS de eXCedenteS

30

  • 2.7 ComprAS eSpeCiAleS

..............................................................................

30

  • 2.8 ComprAS CentrAliZAdAS

.......................................................................

30

  • 2.9 ComprAS deSCentrAliZAdAS o miXtAS

................................................

31

  • 2.10 ComprAS CorporAtivAS o eStrAtégiCAS

31

  • 2.11 ComprAS nACionAleS

.............................................................................

31

  • 2.12 ComprAS pArA produCCión

33

  • 2.13 ComprAS pArA mAntenimiento

33

  • 2.14 ComprAS pArA AdminiStrACión

33

  • 2.15 ComprAS pArA reventA

34

  • 2.16 liCitACioneS

34

  • 2.17 pASoS y proCedimiento de unA liCitACión o ConCurSo

36

  • 2.18 FormAS de pAgo en lAS ComprAS nACionAleS

62

  • 2.19 ComprAS internACionAleS ....................................................................

63

  • 2.20 FormA de pAgo en el ComerCio internACionAl

67

  • 2.21 loS inCotermS

.........................................................................................

74

  • 2.22 eJemplo de un ContrAto de importACión

82

mApAS del CApítulo 2

 

88

reSumen del CApítulo 2

94

preguntAS del CApítulo 2

105

  • C ASoS prÁCtiCoS

107

  • C Apítulo 3

ConCeptuAliZACión del depArtAmento de ComprAS

109

mApA ConCeptuAl del CApítulo 3

......................................................

110

  • 3.1 tAmAÑo del depArtAmento de ComprAS

111

  • 3.2 perSonAl Que lo integrA

112

  • 3.3 produCto o ServiCio

114

  • 3.4 ACuerdo o ConvenioS

114

  • 3.5 FunCioneS

115

  • 3.6 reSponSAbilidAdeS

116

  • 3.7 obJetivoS................................................................................................

118

  • 3.8 ACtividAdeS

119

  • 3.9 CoordinACión del depArtAmento de ComprAS

Con otrAS ÁreAS

..................................................................................

119

  • 3.10 plAneACión de lAS ComprAS

120

  • 3.11 pronóStiCo de ComprAS

......................................................................

126

  • 3.12 preSupueSto de ComprAS

126

  • 3.13 progrAmA de ComprAS ........................................................................

127

mApAS del CApítulo 3

128

138

preguntAS del CApítulo 3

150

  • C ASoS prÁCtiCoS

151

  • C Apítulo 4

doCumentoS del ÁreA de ComprAS

153

mApA ConCeptuAl del CApítulo 4

154

  • 4.1 regiStro de reQuiSiCioneS

156

  • 4.2 CotiZACión

157

iv

  • 4.3 regiStro de SoliCitudeS de CotiZACión

158

  • 4.4 regiStro de CotiZACioneS reCibidAS

159

  • 4.5 CuAdro CompArAtivo

...........................................................................

160

  • 4.6 regiStro de órdeneS de ComprA

162

  • 4.7 regiStro de órdeneS de ComprA pendienteS de entregA

163

  • 4.8 regiStro de órdeneS de pAgo

...........................................................

164

  • 4.9 regiStro de órdeneS de ComprA pAgAdAS

165

  • 4.10 inForme de órdeneS entregAdAS

.....................................................

167

  • 4.11 inForme de FAltAnteS o devoluCioneS Al proveedor

168

  • 4.12 regiStro de proveedoreS

169

  • 4.13 FACturA ..................................................................................................

170

remiSión

  • 4.14 ..................................................................................................

171

ConvenioS

  • 4.15 ...............................................................................................

171

  • 4.16 mAnuAl de ComprAS

172

  • 4.17 nACimiento y terminACión de lA ComprA

177

mApAS del CApítulo 4

178

reSumen del CApítulo 4

187

preguntAS del CApítulo 4

192

C

ASoS prÁCtiCoS

193

C Apítulo 5 el proCedimiento del ÁreA de ComprAS

195

mApA ConCeptuAl del CApítulo 5

196

origen de lA reQuiSiCión (SoliCitud de

198

  • 5.1 determinACión de lAS FuenteS de AbASteCimiento

A.

199

  • 5.2 SoliCitAr A loS diFerenteS proveedoreS

b.

lA CotiZACión pArA SeleCCionAr AlgunA

........................................

200

  • 5.3 elAborACión del CuAdro CompArAtivo

C.

200

  • 5.4 entregAr lA orden de ComprA o pedido Al proveedor

d.

SeleCCionAdo

204

  • 5.5 dAr Seguimiento A lA orden de ComprA

e.

204

  • 5.6 F. reCibir e inSpeCCionAr lo AdQuirido

............................................

205

g.

  • 5.7 veriFiCAr doCumentoS de Cobro del proveedor

205

  • 5.8 AutoriZAr el pAgo Al proveedor

H.

................................................

205

  • 5.9 i. ControlAr loS mAteriAleS e inventArioS

...................................

205

  • 5.10 J. eFeCtuAr devoluCioneS Al proveedor Si eS el CASo

206

  • 5.11 otrAS ACtividAdeS derivAdAS de lA AdQuiSiCión

K.

(ClÁuSulAS ContrACtuAleS en lAS

206

mApAS del CApítulo 5

208

212

preguntAS del CApítulo 5

218

C

ASoS prÁCtiCoS

220

C

Apítulo 6

SeleCCión del proveedor

.......................................................

221

mApA ConCeptuAl del CApítulo 6

222

  • 6.1 CuAndo el proveedor yA eS ConoCido de lA empreSA

225

  • 6.2 CuAndo el proveedor no eS ConoCido de lA empreSA

225

  • 6.3 SeleCCión de proveedoreS

228

  • 6.4 deSArrollo de provedoreS

235

mApAS del CApítulo 6

236

reSumen del CApítulo 6

241

preguntAS del CApítulo 6

247

C

ASo prÁCtiCo

248

C

Apítulo 7

logíStiCA y AdminiStrACión de ComprAS

249

mApA ConCeptuAl del CApítulo 7

250

  • 7.1 ConCepto e importAnCiA

251

  • 7.2 ..................................................................................................

AlmACeneS

251

  • 7.3 ................................................................................................

inventArioS

256

  • 7.4 SiStemAS de Control de inventArioS

257

  • 7.5 AdminiStrAtivoS ....................................................................

ControleS

258

  • 7.6 utiliZACión del eQuipo de Cómputo

259

mApAS del CApítulo 7

260

reSumen del CApítulo 7

262

preguntAS del CApítulo 7

265

C

ASo prÁCtiCo

266

bibliogrAFíA

í

267

Agradecimientos

Noemí

Por tu paciencia y soportar los ratos de soledad al escribir esta obra, TE AMO. Gracias.

Lic. Virgilio Torres Morales

Por su apoyo, los consejos

y las atinadas correcciones con respecto a los temas. Gracias, gran amigo.

Lic. Rubén Godínez Serrano

Por su apoyo en la revisión y los consejos con respecto a los temas, apoyados en su basta experiencia en el ramo. Gracias, amigo.

A mis alumnos

Por sus aportaciones al platicar de la obra y sus comentarios bajo circunstancias de aprendizaje. Gracias, Jóvenes.

Introducción

Muchos están con la idea o la creencia de que el crecimiento de una empresa, o el éxito de ella radica en la calidad de sus productos, y/o en la aceptación de esta por los consu- midores, pero es una gran falacia. Hoy día las empresas le están dando una gran importancia a las compras, ya que en ellas recae su éxito, y en pocas palabras vamos a describir lo que significan las com- pras en la actualidad. Las compras buscan a proveedores de calidad, se les desarrolla y se les compra bajo ciertas condiciones, que se les conoce como negociaciones.

  • La primera es la calidad de sus materias primas y/o componentes o sus produc- tos, para evitar los rechazos y/o las devoluciones, porque no se respetan las es- pecificaciones.

  • La segunda condición está en lo relativo a la garantía de lo que nos ofrecen y el tiempo de vida.

  • La tercera es el precio, ya que es una característica de lo que vende el proveedor, ya que debe estar de acuerdo al mercado y no utilizar tácticas monopolizadoras para que se le compre.

  • La cuarta radica en que el tiempo de entrega siempre debe estar de acuerdo con los requerimientos de la empresa compradora.

  • La quinta también reviste características de importancia, es su disponibilidad, es decir, su tiempo de utilización debe ser inmediato, esto aunado a la instala- ción, la capacitación en su uso que debe dar el proveedor.

  • La sexta, y que en ocasiones puede ser la más importante, es el tiempo de pago; mientras más sea el tiempo de pago puede ser mejor una decisión de com- pra, por varias razones, una de ellas es cuando la empresa compradora necesita efectivo, y alargando el tiempo de pago puede solucionar dicho problema.

Como puede verse las compras son un factor real y efectivo para el buen éxito de las empresas, no se necesita tener un buen departamento de manufactura si no se tiene un buen departamento de adquisiciones, pero sobre todo es necesario que el departamen- to de compras esté lo mejor capacitado para ejercer sus actividades. Con este pequeño documento se introducirán a esta actividad que no tiene nada de difícil, pero sí de mucha ética. También encontrarán en este documento lo relativo a los formatos que se utilizan en el área, con los cuales el área de compras se puede manejar con mucha facilidad.

Sobre el autor

El licenciado Alberto Sangri Coral, es egresado de la Escuela Superior de Comercio y Administración del ipn de la Licenciatura en Relaciones Comerciales, Dentro de su experiencia laboral, el Lic. Sangri ha trabajado en Compañía Nestlé como líder de proyectos. En Kimbely Clark como jefe de operación. En Kronos Computación y Teleproceso como gerente del grupo de otros dando servicio a las cuentas, 3M de México, DM Nacional, Cartuchos Deportivos de México y Nacional de Cobre. En Informática Desk, como gerente de mantenimiento y desarrollo de siste- mas administrativos, dando servicio a las cuentas: Petrocell, Negro Méx, Rodamientos Ibisa y Cipsa juguetes. En Fertilizantes Mexicanos, como jefe del departamento de sis- temas administrativos y encargado del departamento de capacitación de informática y en Grupo Aluminio, como subdirector de sistemas. En el ámbito académico, el Lic. Sangri Coral ha sido catedrático por oposición des- de hace más de 32 años, en la Escuela Superior de Comercio y Administración, ha ocu- pado la presidencia de academia de diferentes materias, desempeñado el cargo de coor- dinador del área de mercadotecnia, subdirector técnico de dicha escuela y coordinador del área de ventas, ha impartido seminarios de titulación de la mencionada escuela, así mismo ha impartido cátedra en: Instituto Tecnológico de Monterrey, Universidad Tecnológica de México, Universidad del Valle de México, Centro Cultural Justo Sierra, en el Centro Universitario Francés Hidalgo. Y en la Universidad Insurgentes hasta la fecha es catedrático en el área de mercadotecnia. Asimismo ha dictado conferencias y ha participado en diplomados en diversas universidades del país. En el área editorial el licenciado Sangri ha escrito siete libros de los cuales tres han sido editados: uno por la esca cuyo titulo es Iniciación rápida en el análisis de sistemas, otro por Editorial Trillas, Mercadotecnia Industrial y un tercero editado por Editorial Patria, bajo el nombre de Introducción a la mercadotecnia.

Diagrama de compras

Diagrama de compras Antes iniciar la lectura de este interesante documento, presentaremos un pequeño diagrama de

Antes iniciar la lectura de este interesante documento, presentaremos un pequeño diagrama de lo que son las compras y sus resultados.

En un departamento

surge un

requerimiento

Los proveedores

envían sus

cotizaciones

surge un requerimiento Los proveedores envían sus cotizaciones Compras recibe cotizaciones Almacén recibe lo que envía

Compras recibe

cotizaciones

 

Almacén recibe lo que

envía el proveedor y

comunica a compras

surge un requerimiento Los proveedores envían sus cotizaciones Compras recibe cotizaciones Almacén recibe lo que envía
Compras entrega a usuario su requerimiento e informa a contabilidad
Compras entrega
a usuario su
requerimiento e
informa a contabilidad
El departamento de compra
El departamento
de compra
Los proveedores cotización
Los proveedores
cotización

cuadro comparativo

solicitud
solicitud
Compras solicita a varios proveedores que envíen sus al mejor proveedor y elabora orden de compra

Compras solicita a

varios proveedores

que envíen sus

 

al mejor proveedor

y elabora orden de

compra

Compras solicita a varios proveedores que envíen sus al mejor proveedor y elabora orden de compra
  • elabora una solicitud

  • Compras recibe una

    • reciben la solicitud de

    • cotizaciones

Compras selecciona

  • Compras elabora un

El proveedor envía lo

de compra

Contabilidad recibe

facturas a revisión y

para el pago

orden de compra
orden de compra
Proveedor recibe el para otro pedido
Proveedor recibe el
para otro pedido
  • solicitado en la orden

  • El proveedor acepta la

  • entrega contrarecibo

  • pago y está disponible

  • 1 ¿Qué són las compras?

Contenido

  • 1.1 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

  • 1.8 CANTIDAD

  • 1.2 OBJETIVOS

  • 1.9 PRECIO

  • 1.3 UTILIDAD

1.10

PROVEEDOR ADECUADO

  • 1.4 CONCEPTUALIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO

  • 1.5 COMITÉ DE COMPRAS

  • 1.6 ÉTICA EN LAS COMPRAS

  • 1.7 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS

MAPAS DEL CAPÍTULO 1

RESUMEN DEL CAPÍTULO 1

PREGUNTAS DEL CAPÍTULO 1

Mapa conceptual del capítulo 1

Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Conceptualización de las compras COMPRAS
Objetivos
Objetivos
Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Conceptualización de las compras COMPRAS
Utilidad
Utilidad
Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Conceptualización de las compras COMPRAS

Importancia de las compras

Conceptualización de las compras

Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Conceptualización de las compras COMPRAS
Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Conceptualización de las compras COMPRAS
COMPRAS
COMPRAS
Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Conceptualización de las compras COMPRAS
Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Conceptualización de las compras COMPRAS
Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Conceptualización de las compras COMPRAS
Mapa conceptual del capítulo 1 Objetivos Utilidad Importancia de las compras Conceptualización de las compras COMPRAS
adecuado Proveedor
adecuado
Proveedor

Comité de compras

Cantidad y precio

Ética en las compras
Ética en las
compras

Principios básicos de compras

capítulo 1 •  ¿Qué son las co M pras?
capítulo 1
•  ¿Qué son las co M pras?
capítulo 1 •  ¿Qué son las co M pras?

“Sinónimo de adquirir, acción de comprar, adquirir por dinero.” Del latín: Comprare-adquirir. Adquirir: “Alcanzar la posesión de una cosa, por trabajo. Sinónimo de comprar, conseguir y obtener, acción de adquirir y hacer propio lo que a nadie pertenece”. Podríamos partir de la forma en que una persona obtiene algo para su beneficio, hay cuatro formas de obtener el bien deseado:

  • 1a. Haciéndolo, es decir, fabricándolo desde la materia prima, como ejemplo podemos decir que el que tiene leche y fabrica mantequilla o queso para su con- sumo.

  • 2a. Pidiéndolo en súplica, la persona que da no recibe nada monetario, solo las gracias.

  • 3a. Obteniéndolo por coacción, por la fuerza, es decir, robándolo.

  • 4a. Adquiriéndolo por medio de una transacción, lo compra y paga algo en di- nero o en trueque.

  • 1.1 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

Esta actividad radica en su vitalidad para el éxito de las empresas, ya que determina la efectividad de la administración de los bienes adquiridos. La empresa necesita de insu- mos, materia prima, componentes y refacciones para su funcionamiento, sin los cuales no podría lograr la producción y distribución de sus productos. Las compras bien planeadas deben de redituar a la empresa ahorros en efectivo, en su liquidez, y en la fluidez del capital. Bajo un sistema organizado, las compras le representan a la empresa una buena administración, negociando plazos de pago, des- cuentos, oportunidad de uso y otros beneficios. Es vital para la adquisición de las materias primas y los recursos necesarios, invo- lucrando los elementos que determinan la coordinación de las áreas de la empresa que requieren de materiales y/o insumos para su eficiente funcionamiento.

  • 1.2 OBJETIVOS

Como toda actividad de administración, compras tiene un objetivo general y varios objetivos específicos, podríamos detallar que el objetivo general es adquirir los recur- sos materiales que necesita la organización de la mejor calidad y al mejor precio.

1.2.1 Objetivos específicos

  • Reducción de costos Obtención de utilidades y a la vez mejorar el trinomio costo-beneficio-utilidad.

  • Comprar al mínimo precio Sin olvidar, la calidad, el volumen y la pronta utilización de lo adquirido.

aDM inistración D e co M pras

  • Servicio Optimizando los tiempos y las coordinaciones con los departamentos a los que les da servicio, para con ello cumplir con los requerimientos solicitados.

  • La responsabilidad del área de compras Tiene varias actividades:

Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido, cuando así lo ame-

rite. Los que comparte con otros departamentos sobre:

Informes, inventarios, convenios, contratos, almacenaje, etcétera. Actividades que son su obligación y le interesan. − Recibir, almacenar, dar seguimiento, etcétera.

  • Controlar los convenios En este objetivo al área de compras le interesan todos los convenios que fueron, son y serán necesarios para el financiamiento que otorgue el proveedor. Tiempo de pago. Solo las compras de acuerdo a los requerimientos y los parámetros. Solo compromisos autorizados por el departamento afectado. Mantener inventarios tanto en existencia como en el departamento de conta- bilidad. Seguir el o los procedimientos escritos para pedidos y órdenes de compra.

  • Control de los tratados comerciales con los proveedores En lo referente a:

Buenas relaciones.

Ética. Mantener una política de varios proveedores (tres) para el abastecimiento de las materias primas básicas. Actuar inteligente e íntegramente, en la adquisición por medio de:

Volumen, precio, plazos de pago, descuentos, fechas de entrega, etcétera. − Mantener confidencialidad de las cotizaciones u otras informaciones de los proveedores. Asegurar el prestigio e imagen de la empresa.

Solo el área de compras debe adquirir, para evitar entre otras:

Condiciones desventajosas a los proveedores.

− Obligar a los proveedores a reducir forzosamente sus precios.

  • Capacitar al departamento de compras y a las áreas a las que les da servicio, para una eficiente aplicación de las actividades de adquisición, de acuerdo con los procedimientos de la empresa.

1.3 UTILIDAD

La utilidad está determinada en gran medida, por la efectividad de la administración de los bienes adquiridos, esto se basa en que se deben de negociar los mejores precios,

capítulo 1 •  ¿Qué son las co M pras?

el máximo tiempo de pago, y sobre todo la pronta utilización de lo adquirido. El tipo de compra clásica, presenta mejores precios bajo condiciones de: entrega, calidad y pago. Para tener los mejores proveedores se necesita que no sean más de tres, para mate- rias primas y para los principales componentes, pero para otro tipo de insumos serán los necesarios.

  • 1.4 CONCEPTUALIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO

Almacenar materias primas, componentes y/o productos que se consumen en la em- presa, tanto en la fabricación, como productos para la comercialización, y los de uso administrativo, como insumos. En el área de compras se desarrollan una serie de actividades organizadas, la que está subordinada al área administrativa, y tiene como coordinados a varios departa- mentos, entre los que destacan: almacén, producción, mantenimiento, y servicios ge- nerales o intendencia. Le da servicio a todos los departamentos de la empresa, debiendo respetar los orde- namientos del manual de políticas y procedimiento, y su tamaño va de acuerdo a:

  • Tipo de empresa

  • Giro del negocio

  • Importancia

  • Tamaño

  • Necesidades

  • 1.5 COMITÉ DE COMPRAS

Este es un grupo de personas de varios puestos de la empresa que, por lo general, son para las empresas manufactureras:

  • El director o gerente general o gerente administrativo (el que tomará la deci- sión).

  • El tesorero o gerente de contabilidad.

  • El gerente de producción.

  • El gerente de ingeniería.

  • El gerente o jefe de compras.

Y para una empresa comercializadora, pueden formar parte del comité de compras:

  • El director o gerente general, o gerente administrativo (el que tomará la deci- sión).

aDM inistración D e co M pras

  • El tesorero o gerente de contabilidad.

  • El gerente de mercadotecnia.

  • El gerente de ventas.

  • El gerente o jefe de compras.

Hacemos la aclaración que en los dos tipos de empresas, su decisión se basará en lo que se establece en el plan de mercadotecnia, en el subplan de compras.

1.6 ÉTICA EN LAS COMPRAS

Esta es un área de mucha importancia, pues si se violan las buenas costumbres y la éti- ca en las compras, se pueden ocasionar varios problemas a las empresas, entre los que destacan:

  • Sobornos Esta es una actividad muy utilizada por los compradores o los jefes de compras, faltos de ética, y consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádi- vas para asignar la orden de compra o pedido.

  • Favoritismos En algunas ocasiones el comprador o jefe de compras, faltos de ética, sin tomar en cuenta el cuadro comparativo, base de la decisión de compra, le otorgan la orden de compra o pedido a cierto proveedor, que en algunas ocasiones es un fa- miliar o amigo o un proveedor, que siempre agradece la designación, con algún obsequio.

  • Aceptar invitaciones Argumento utilizado por vendedores corruptos y faltos de ética, que para reci- bir la orden de compra o pedido, lo basan en invitaciones a comer, cenar o de otra naturaleza con la pretensión de ser el designado.

  • Recibir obsequios Al igual que el anterior comentario, es un argumento muy socorrido por vendedores, faltos de ética, que para recibir la orden de compra o pedido, pue- de decirse que el comprador o jefe de compras, falto de ética, recibe, entre otros obsequios camisas, calcetines, equipos de sonido, y que, por lo general, va de acuerdo a la magnitud de la orden de compra, en lo referente al monto económi- co, también con la finalidad de ser el designado.

  • Solicitar al vendedor que mejore sus precios Esta es una actividad del comprador o del jefe de compras, faltos de ética, que por lo general busca que se mejore el precio de lo solicitado, diciéndole a cada proveedor, el precio de otro, logrando un precio bajo; una muy sucia actividad, a la cual se le conoce como la de “no le sacaste punta a tu lápiz”.

Estas son actividades, fuera de la honradez, y de la ética.

capítulo 1 •  ¿Qué son las co M pras?
capítulo 1
•  ¿Qué son las co M pras?
capítulo 1 •  ¿Qué son las co M pras?

1.7 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS

Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que empezar con una razón de ser, es por esto que esta parte de tres principios básicos, que le dan un carácter ope- racional y que se modulan a base de reglas.

  • Calidad Base para que los productos que fabrica la empresa o los que revende, sean los que el consumidor prefiere, bajo las condiciones que él espera; es una de las ra- zones por las que él decide y que ese satisfactor es el que él necesita, basado en las tres utilidades de un producto, que son: lugar, tiempo y precio.

  • Cantidad Factor muy especial, por las razones siguientes:

    • a. El espacio de almacén.

    • b. La cantidad que de acuerdo a las fechas de caducidad se puede utilizar.

    • c. Mientras más es el volumen el precio debe de bajar.

  • Precio. Este va de acuerdo a la calidad, la cantidad y las fechas de entrega y cobro.

  • 1.7.1 Calidad

    Se dice que deben respetarse las características técnicas y las especificaciones, y la bue- na conjunción de las materias primas y/o componentes, amén de su proceso de pro- ducción. Esta regla debe observar cinco variables:

    • 1.7.1.1 Conveniencia

    Calidad mínima aceptable que va de acuerdo al comprador que busca precios bajos, fi- nanciamiento y una rápida entrega.

    • 1.7.1.2 Disponibilidad

    Además de las especificaciones técnicas en esta regla, la rapidez en el uso es primordial, es decir, su entrega y su utilización debe ser casi inmediata.

    • 1.7.1.3 Costo y/o precio

    Esta característica es de suma importancia, tanto para el comprador que exige un pre- cio lo más barato posible, y de acuerdo a la calidad del producto, como para el vende- dor que debe sacrificar en algunas ocasiones la utilidad con tal de tener el satisfactor en manos del consumidor final.

    • 1.7.1.4 Sistematización o conjugación

    La calidad, el precio, la garantía, y la disponibilidad son básicos para que el compra- dor pueda tomar una decisión de adquisición, tomando como base todo este conjunto como mínimo.

    aDM inistración D e co M pras

    1.7.1.5 Control de calidad

    Esta variable de la regla de calidad marca que toda compra debe de pasar por un rigu- roso control de las especificaciones técnicas y de calidad, con las que fueron solicitadas y aceptadas por ambas partes.

    • 1.8 CANTIDAD

    Muchas veces la mejor manera de adquirir un artículo para la empresa, lo representa la cantidad, ya que esta es básica para determinar el costo de lo adquirido, y el cual se basa en varios factores.

    • Tipo de artículo y tiempo de entrega.

    • Precio unitario y/o precio por cantidades de compra.

    • Periodo de compra, promedio y frecuencia de compra.

    • Máximos y mínimos, lote mínimo de compra y/o submúltiplos.

    • Recepción, almacenaje y caducidad.

    • 1.9 PRECIO

    Esta variable en algunas ocasiones es la más importante, el precio, ya sea por unidad o por grandes volúmenes, debe ser “el precio exacto” a fin de que se efectúen las com- pras siguientes, debe basarse en los siguientes términos:

    • Que se pueda negociar El principal objetivo del área de compras es negociar el precio con relación a los tiempos de entrega y los mayores tiempos de pago.

    • Que se conozcan los precios de la competencia El área de compras, debe conocer los precios de los productos de la competencia, para tomar la decisión y darle al proveedor la orden de compra o pedido, para lo cual se necesita por lo menos tener tres cotizaciones de los proveedores.

    • Que sean los normales o el de las ofertas El precio nunca se debe de aceptar con cambios, lo legal es que el proveedor siempre entregue el pedido en base al precio negociado en la orden de compra.

    • Que sea el del proveedor adecuado Para que el precio sea el acordado no se debe de cambiar al proveedor, ni a uno pedirle una cantidad y a otro una distinta, puede haber diferencia en calidad y en precio y eso afecta el buen funcionamiento del área de compras.

    1.9.1 Acuerdo y convenios con relación al precio

    A. El acuerdo surge entre el comprador y el proveedor, donde se pactan las condi- ciones de la compraventa, entre las que destacan:

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    capítulo 1
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    Cantidad y especificaciones. Precio. Garantía.

    Fecha de entrega.

    Fecha de pago.

    • B. Este convenio se establece, por escrito, puede decirse que es un acuerdo entre comprador y vendedor y donde se estipulan entre otras: La compraventa y el precio. Las condiciones de pago. Las condiciones de entrega y el lugar. La garantía. La cantidad de compra.

    • C. Para que este convenio tenga validez, se necesita: Esté firmado por un funcionario de la empresa, y el proveedor o vendedor. Se realice conforme a la ley. Se estipulen responsabilidades por ambos firmantes. Se establezcan penalidades, si hay fallas en lo solicitado. Otros acuerdos.

    • D. Tipos de convenios de acuerdo al precio:

    Precio.

    Costo adicional.

    Abierto. Para cada artículo o por cada partida. Adicional. Con entregas parciales y pagos por cada entrega.

    1.10 PROVEEDOR ADECUADO

    Se tiene la idea, de que el proveedor es el que busca al comprador, pero en la mayoría de los casos es el proveedor el que busca al comprador, al proveedor se le desarrolla para que sea el proveedor adecuado y para tal efecto se basa en las siguientes variables ne- cesarias:

    n
    n

    Averiguar todos los posibles lugares de suministro

    Este comentario lo basamos en que el área de compras debe conocer el o los lu-

    gares donde existen proveedores para la materia prima, componentes e insumos necesarios, es decir, que no nada más se necesita de un proveedor, es necesario tener más de dos proveedores, por si falla uno de ellos, por posibles huelgas, quiebra de la empresa u otras causas fortuitas.

    aDM inistración D e co M pras

    • Adquirir información necesaria para aprobar a los posibles proveedores Es obligación del área de compras conocer todo lo relativo al proveedor, sobre todo el o los de las materias primas como: si tiene capacidad económica para sur- tir el pedido en tiempo y bajo las condiciones de las especificaciones.

    • Elegir quiénes serán los proveedores que surtirán los pedidos Mediante el estudio y análisis del cuadro comparativo, se tomará la decisión de fincar el pedido o la orden de compra, de acuerdo a las políticas de la empresa.

    • Examinar y tener tratos directos con los proveedores elegidos El área de compras, nunca debe tener intermediarios para sus adquisiciones, debe tener siempre trato directo con el proveedor, y este puede ser establecido por el representante, gerente de ventas, o el propio comprador, que es por lo ge- neral el que elabora el cuadro comparativo.

    • Desarrollar a los elegidos a fin de que cumplan con las especificaciones que necesita la empresa Para este rubro es necesario desarrollar al proveedor, para que cumpla con las especificaciones y, sobre todo, con las políticas de la empresa.

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    capítulo 1
    •  ¿Qué son las co M pras?

    Mapas del capítulo 1

    Mejorando el trinomio costo-beneficio-utilidad.

    Reducción de costos

    Comprar al mínimo precio, sin olvidar, la calidad, volumen y la pronta

    Comprar al mínimo precio

    utilización de lo adquirido.

    Optimizando los tiempos y las coordinaciones con los departamentos

    a los que les da servicio.

    Servicio, optimizando

    • Precios, proveedores, pedidos, inspección de lo adquirido cuando

    Los tiempos del área de compras bajo su responsabilidad

    • Actividades que son obligación y le interesan: recibir, dar

    Informes de inventarios, convenios, contratos, almacenaje,

    • Los que comparte con otros departamentos:

    seguimiento, etcétera.

    así lo amerite.

    etcétera.

    • Solo compromisos autorizados por el departamento que solicita.

    son y serán necesarios para el financiamiento que dé el proveedor.

    Al área de compras le interesan todos los convenios que fueron,

    • Seguir el o los procedimientos escritos para las órdenes de

    • Solo las compras de acuerdo a los requerimientos.

    • Mantener inventarios en existencia, de seguridad.

    Controlar los convenios

    • Tiempo de pago.

    compra.

    • Solo el área de compras debe adquirir, para evitar entre otras:

    Control de los tratados comerciales con los proveedores

    • Mantener confidencialidad de las cotizaciones u otras

    • Actuar inteligente e íntegramente, en la adquisición.

    • Mantener una política de varios proveedores (tres).

    • Asegurar el prestigio e imagen de la empresa.

    – Condiciones desventajosas a los proveedores.

    informaciones de los proveedores.

    • Buenas relaciones y ética.

    Capacitar

    Al departamento de compras y a las áreas a las que les da servicio,

    para una eficiente aplicación de las actividades de adquisición.

    ObjEtIvOS ESPECífICOS
    ObjEtIvOS
    ESPECífICOS
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