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BASE DE DATOS
Una Base de Datos es una serie de registros de datos, organizados en filas y columnas.
Es una serie de filas rotuladas que contienen datos relacionados; por ejemplo, los
nombres, direcciones y nmeros de telfono de los clientes de una empresa, o bien,
la relacin de alumnos de un instituto, de un colegio, una planilla de sueldos, etc.
En Microsoft Excel, una tabla puede utilizarse como una Base de Datos, donde las filas
corresponden a los registros y las columnas a los campos.
Registro
Es la unidad bsica en que se encuentra dividida una base de datos y contiene
informacin particular o individual. En Excel un registro equivale a una fila.
Campo
Es la unidad elemental en la que se divide un registro y contiene informacin de un
mismo tipo. A cada campo le corresponde un nombre que lo identifica, denominado
Nombre de Campo. En Excel un campo equivale a una columna.
En una base de datos, para trabajar en forma efectiva, debe tener estas caractersticas:
Cada campo o columna debe contener la misma clase de informacin. Por ejemplo,
en una base de datos de proveedores, debemos utilizar un campo para los nmeros
de RUC, otra para la razn social, otra para la direccin, etc.
La primera fila de la base de datos deben ser rtulos, describiendo cada uno de ellos
el contenido del campo.
Es recomendable que la base de datos ocupe una pgina en forma individual.
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Ejercicio 02:
Mostrar todos los empleados que tienen un sueldo mayor que 1500.
Pulsar la flecha del campo Sueldo y seleccionar Personalizar.
Seleccione
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Escriba
FUNCIN: SUBTOTALES
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear
una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del men Datos. Una vez
creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la frmula SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES(nm_funcin, ref1, ref2, ...)
Nm_funcin
Nm_Funcin Funcin
1
PROMEDIO
CONTAR
CONTARA
MAX
MIN
6
PRODUCTO
Ref1,
Ref2
desea calcular los subtotales.
Nm_Funcin Funcin
7
DESVEST
DESVESTP
SUMA
10
VAR
11
VARP
Observaciones
Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos
subtotales anidados se pasarn por alto para no repetir los clculos.
La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante
cuando slo desea obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de
una lista filtrada.
Ejercicio 01:
Calcular el Total de Sueldos de los empleados. Use la funcin SUBTOTALES y la funcin
SUMA, para obtener lo solicitado.
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Solucin:
En la celda G31: =subtotales (9, G9:G28).
Nota: El mismo proceso puede aplicarse a los otros datos solicitados, lo nico que
cambiara es el nmero de la funcin a usar.
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