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Resumen
Este proyecto fue aplicado a unaa compaa
co
dedicada al procesamiento de purs y conce
oncentrados, y a la
exportacin de frutas tropicales. Se analizaron
anal
los procesos tanto de crdito como de cobranza
anzas, as como sus
respectivos procedimientos, sobre los cual
cuales se plantearon propuestas de mejora. Tambin se dise
dise una Matriz de
Categorizacin de clientes basada en indi
indicadores cualitativos y cuantitativos la cual tiene comoo objetivo
ob
disminuir
el tiempo para la concesin de crdito in
incrementando as la satisfaccin de los clientes. En cuanto
cuan al proceso de
cobranzas, se propusieron indicadores de gestin y recuperacin de cartera los cuales permitirn
per
medir y
mejorar dicho proceso. As mismo se real
realiz una evaluacin de la relacin que existe entre la
a carga
ca
y capacidad
que tiene el recaudador y si este cuenta con
co los recursos necesarios para la ejecucin normal del
el proceso.
p
Todo esto con el propsito de aumentar
entar la eficiencia en la ejecucin de las operaciones y cont
ontribuir as al logro
de los objetivos de la empresa.
Palabras Claves: Matriz de Categorizaci
zacin, Propuesta de mejora, Indicadores
Abstract
This project was applied to a company
any dedicated to the processing of purees and concentrates,
tes, and
a the export of
tropical fruits. We analyzed the processe
esses both credit and collection, as well as their respective
ctive procedures, on
which we posed improvement proposals.
s. Also designed a categorization matrix to customers based
base on qualitative
and quantitative indicators which aims to reduce the time for credit concession increasing
sing the customers
satisfaction. Regarding the collection process,
pro
proposed management indicators and portfolio
folio recovery which
will allow to measure and improve thee pr
process. Likewise, carried out an evaluation of the relatio
lationship that exists
between the load and capacity of thee co
collector and if this would have the resources necessary
sary for the normal
execution of the process.
All this with the purpose to increase
se the
th efficiency in the execution of operations and to contr
ontribute thus to the
achievement of the company targets.
provement proposal, Indicators
Keywords: Categorization matrix, Improv
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1. Introduccin
En la actualidad las ventas a crdito
ito co
constituyen una
herramienta importante porque generan
ran be
beneficios para
la empresa ya que stas permiten
en inc
incrementar las
transacciones de ventas.
As lo entiende la empresa objeto
to de investigacin,
ya que la gran parte de sus ventas se realizan
rea
de esta
manera, pero entiende tambin que significa
signif
un riesgo
potencial si al conceder un crdito la eval
evaluacin que se
hace al cliente es inadecuada, es porr esto que el diseo
de una matriz de categorizacin permite
rmite m
mejorar dicha
evaluacin de tal modo que el riesgo
o de iincobrabilidad
se encuentre en un nivel aceptable.
2. Marco Terico
2.1. Auditora Operacional
Es el examen crtico, sistemtico
ico e imparcial de
la administracin de una entidad,, para determinar
la eficacia con que logra los objetivos
os pree
preestablecidos y
la eficiencia y economa con que se utiliza y obtiene los
recursos, con el objeto de sugerir las
as reco
recomendaciones
que mejorarn la gestin en el futuro.
2.1.1. Metodologa. La metodologa que sse comenta en
el Boletn de La Comisin de Auditora
tora O
Operacional se
simplifica en tres pasos fundamentales:
Familiarizacin
Investigacin y anlisis
Informe
2.2. Crdito
John Stuart Mill en su Economaa poltica
polt
defini el
crdito como el permiso para usar ell capital
capit de otro. En
los negocios crdito es la confianzaa dada o tomada a
cambio de dinero, bienes o servicios.
2.2.1. Estndar de crdito. Es la calida
calidad mnima de
solvencia de un solicitante de crdito
to aceptable
ace
para la
compaa.
2.2.2. Sujeto de crdito. Es la persona
perso
natural o
jurdica que rene los requisitos para
ara se
ser evaluado y
posteriormente ser favorecido con el otorgamiento
oto
de
un crdito, en efectivo o venta de un artculo con
facilidades de pago. Estos requi
requisitos estn
comprendidos en la poltica de crdito
dito de
d la empresa
que otorga dicho crdito.
2.2.3. Ventajas del crdito. El crdito tiene como
ventajas:
Aumento del volumen de ven
ventas
Disminucin de los costos
stos unitarios
u
como
consecuencia del aumento
aumen
de la
produccin
2.3. Cobranzas
La operacin de cobranzas es el conjunto de
actividades que realiza una empresa
emp
para la
recuperacin del precio de los producto
ductos o servicios que
fueron proporcionados a sus clientes
tes mediante
me
el uso de
su crdito.
2.3.1. Proceso de cobranzas. Unn proceso
proc
de cobranza
representativo podra incluir los siguien
iguientes pasos:
Cartas
Llamadas telefnicas
Visitas personales
Agencias de cobro
Accin legal
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La compaa que ser objeto de investigacin
inv
se
dedica al procesamiento de purs y concentrados,
concen
y a la
exportacin de frutas tropicales,
s, esta
est compaa
pertenece a uno de los conglomerados
dos m
ms grandes e
importantes del Ecuador ubicado en la
l ciudad de
Guayaquil y el cual cuenta con el respaldo
spaldo de ms de 40
aos de experiencia en el sector industrial.
strial.
Su objetivo es ofrecer productos y servicios
ser
de una
excelente calidad a precios competitivo
etitivos y siempre
guardando un alto sentido de responsab
onsabilidad social.
Sus productos se encuentran presentes
entes en los cinco
continentes siendo reconocidos por sus alt
altos estndares
de calidad.
Referencias comerciales
Factores Cuantitativos:
Razn Corriente
Prueba Acida
Rotacin de ventas
Margen Neto
ROE (Rentabilidad sobre el patrimonio)
pa
ROA (Rentabilidad Neta)
Endeudamiento Patrimonial
Endeudamiento del Activo
Apalancamiento
Capital de trabajo
3.4.2. Procedimiento de Crdito. La compaa
c
objeto
de la investigacin tiene un manual
ual de procedimientos
donde detallan cada una de las actividad
tividades que se deben
realizar para el correcto y eficiente
ente desarrollo
d
de las
operaciones de crdito, as como el personal
per
encargado
de ejecutarlas.
3.4.3. Diagrama de Flujo de la operac
peracin de Crdito
Representante
de Ventas
Solicitud FCO-002-1 y
Carta de Informe de
Crdito FCO-002-2
Verificar informacin
La informacin
est completa?
Si
No
Si
Listado de
informacin
faltante
Ref. IC0-010
No
No
Departamento
de Ventas
Si
Coordinador Crdito y Cobranzas | 4
Verificar historial crediticio del
cliente y de sus directivos en la
Central de Riesgo, Burs de Crdito,
SRI
|5
Vendedor
Realizar confirmaciones de
referencias tanto bancarias como
comerciales
|6
Gerente de Ventas
| 10
Comit de
Crdito
Comit de Crdito
Analizar propuesta
| 11
Crdito
aprobado?
Si
No
Comit de Crdito
| 12
Cliente
ente
FIN
Tipo de clientes
Local
Exterior
Nmero
Nm
24
245
11
117
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100%
80%
60%
40%
20%
0%
89%
11%
% ventas a
crdito local
% ventas
venta a
crdito
dito ex
exterior
Solicitud FCO-002-1 y
Carta de Informe de
Crdito FCO-002-2
La informacin
est completa?
Listad de
Listado
inform
formacin
falta
faltante
Departamento
de Ventas
Si
Realizar confirmaciones de
referencias tanto bancarias como
comerciales y asignar puntuacin
Vendedor
|5
Coordinador
Coo
Crdito y Cobranzas | 6
Realizar anlisis de variaciones de las
Rea
razones
raz
financieras de los ltimos3
aos al ao solicitante
Comit de
Crdito
Comit de Crdito
Analizar propuesta
| 10
Jefe de Ventas
Crdito
aprobado?
No
| 11
Si
Comit de Crdito
| 12
Cliente
FIN
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Tabla 2. Parmetros de categorizacin
acin de clientes
Categora 1
Categora 2
Categora 3
Categora 4
Holgada Capacidad
cidad de pago
Buena Capacidad
dad de pago
Con problemass de pago
pa
Dudosa capacidad
idad de
d pago
Factores Cuantitativos
Tabla 3. Factores cuantitativo
itativos
.
de los factores cuantitativo
antitativos 1 a 9
ultiplicado por el
con categora 1 multiplicad
nmero de la categor
categora
antitativos 1 a 9
de los factores cuantitativo
ultiplicado por el
( con categora 2 multiplicad
nmero de la catego
categora
antitativos 1 a 9
de los factores cuantitativo
ultiplicado por el
* con categora 3 multiplicad
nmero de la categor
categora
Factores Cualitativos
Tabla 4. Factores cualitativos
tativos
antitativos 1 a 9
de los factores cuantitativo
ultiplicado por el
, con categora 4 multiplicad
nmero de la catego
categora
La sumatoria dentro de cada categora es
multiplicada por el nmero otorgado
do a la
l misma, y es de
esta forma que si se obtiene una
na puntuacin
pun
alta es
debido a que muchos indicadoress fueron
fuer incluidos en
categoras altas y si por el contrario
trario se obtiene una
puntuacin baja es debido a quee muchos
muc
indicadores
fueron incluidos en categoras bajas.
com
de 1 a
Dicha puntuacin se encuentraa comprendida
4, siendo ms deseable la puntuaci
ntuacin 1 y menos
deseable la puntuacin 4.
Factores Cualitativos
.
de los factores cualitativos
alitativos 1 a 10
ultiplicado por el
con categora 1 multiplicad
nmero de la categor
categora
MATRIZ DE PUNTUACIN
Toda la informacin obtenida es trasladada
traslad
a una
matriz de puntuacin a fin de asignarr a cad
cada empresa en
una de las categoras establecidas.
A cada uno de los factores dee la matriz
m
se les
asignar un valor igual a la unidadd (1) dentro de la
categora en la cual se encuentre,, de acuerdo a la
parametrizacin realizada anteriormente.
ente. E
En el caso de
que no se haya podido parametrizarr a al
algn factor se
ingresara en la columna N/A, y ell mism
mismo no tendr
efecto dentro de la puntuacin final.
Una vez asignado los valores de los
os fac
factores dentro
de cada categora se procede a realizar
ar la ponderacin
p
tanto para los factores cuantitativos y cuali
cualitativos:
Factores Cuantitativos
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factores cuantitativos debido a que son medibles
m
y por
lo tanto mucho ms fciles de comprobar.
robar.
| 14
Confirmar normalidad en el
depsito
Cajero
Son valores de
cobro inmediato?
Si
No
Asiste
sistente Crdito y Cobranzas | 17
Guardar
Guar
en caja fuerte cheques
postfechados
Ref . ICO-003
Cheque es
protestado?
Asiste
sistente Crdito y Cobranzas | 18
Actualizar
Actu
reporte de cheques
postfe
ostfechados y remitir a Tesorero
y Contador
Si
Asistente Crdito y Cobranzas | 15
Emitir Nota de Dbito
Asiste
sistente Crdito y Cobranzas | 19
Confirmar
Con
el vencimiento de
cheques postfechados
No
Gestionar cobro
Ref. Proceso
Cartera vencida
Cheques
postfechados
vencidos
Cliente solicit
postergar depsito
cheque postfechado?
No
FIN
2
Si
La postergacin
est entre 3 y 5
das?
Si
Autorizar postergacin
Si
Postergacin es
mayor a 2 das?
No
No
Coordin
ordinador Crdito y Cobranzas | 20
Comit de Crdito
| 23
Autorizar postergacin
Autorizar postergacin
Asiste
sistente Crdito y Cobranzas | 21
Verifi
erificar vencimiento de cheques
postfechados postergados
Cartera vencida
Departamento
Crdito y
Cobranzas
Lista de cartera
vencida
Lista de cartera
vencida
clasificada
Si
Cliente
No
Coordinador Crdito y
Cobranzas
Coordinador Crdito y
Cobranzas
| 11
Entregar al Departamento
Legal factura del cliente con
soportes de las gestiones de
recuperacin
No
Cartera es
menor a 90
das?
Coordinador Crdito y
Cobranzas
| 12
Est entre 30 y
45 das?
Si
Si
No
|7
Elaborar carta de
requerimiento del cobro
firmada por el Contralor
dirigida al Gerente Financiero
con copia al Gerente General
del cliente
Est entre 45 y
60 das?
No
Jefe de despacho | 5
| 13
Cerrar despacho
Comit de Crdito
Cartera es
menor a 30
das?
| 14
Cliente
Facturas de venta
Si
No
Coordinador Crdito y Cobranzas | 3
Solicitar informacin a Departamento
de Ventas
Mensajero
|4
Coordinador Crdit
rdito y Cobranzas | 5
Enviar correo
reo e
electrnico con
resultados al Ger
Gerente de Ventas
Asistente Crdito
ito y Cobranzas
|6
Archivar factur
factura por clientevende
vendedor
Mensajero
|9
Mensajero
| 10
Reporte
rte d
de Cobros
Asistente Crdito
dito y Cobranzas
| 11
Recibir valores
es rec
recaudados en el da
y conciliarlos
los co
con el reporte de
cobros
ros y firmarlo
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3.6.5. Anlisis antigedad de la carte
cartera. Se pudo
observar que en promedio el monto de la
las cuentas por
cobrar est distribuido de la siguientee manera:
man
% CARTERA LOCAL
10%
90%
Figura 10. Clasificacin de la cartera de la empresa por
monto
Cartera Local
80%
60%
% cartera
vencida
40%
20%
% de
cartera en
riesgo
0%
% cartera
vencida
% de
cartera en
riesgo
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Se puede concluir que es poco
o riesgosa,
riesg
y por ende
se puede entender la confianza quee la empresa
em
objeto de
investigacin tiene hacia sus clientes
tes del
de exterior.
4.2. Recomendaciones
Figura 14. Indicador Liberacin
n de cclientes
4. Conclusiones y recomendacione
aciones
4.1. Conclusiones
4.1.1. Proceso de Crdito
5. Referencias
[1] Van Horne, J. C. & Wachowicz
owicz, J. M. (2002).
Fundamentos de administracin
cin financiera
fi
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