Manual de Report Painter

Manual de Report Painter
Manual de Report
Painter

INTRODUCCION
Este documento se ha diseado para consultores y usuarios diseadores de Informes
y para el uso en el desarrollo y el mantenimiento continuo de stos. Esta gua cubrir
todas las reas como las estructuras dentro del Report Painter, nombrando
mantenimiento del rbol de informes, y cualquier otra informacin que ayudara en el
desarrollo rpido y eficaz de informes.
Este documento no cubrir al Report Writer, dado que el Report Painter lo reemplaza
eficazmente. Report Painter es una herramienta que provee R/3, la cual permite de
manera sencilla extraer informacin de algunos mdulos como CO, GL y SIL.
Ejemplos de estos informes incluyen estados financieros, informes de ventas, e
informes de inventario. Las versiones anteriores a SAP R/3 no incluan esta
herramienta. Ms tarde, la interfaz de usuario de Report Writer se mejor para ofrecer
a los usuarios lo que conocemos como Report Painter. Como se ve en el grfico,
Report Painter agrega una interfaz grfica fcil de utilizar,
La ruta general para ingresar a Report Painter es: Sistemas Info Informes Ad Hoc
Report Painter o bien utilizando los siguientes cdigos de transaccin:
GRR1 para crear un Informe

GRR2 para modificar un Informe
GRR3 para visualizar un Informe
GR34 para borrar un Informe
FGRP para acceder al men Report Painter
Este men presenta funcionalidades compartidas para Report Painter y Report Writer.
De hecho aspectos como las bibliotecas y variables son los mismos. Report Writer
presenta puntos de ventaja sobre Report Painter pero la construccin de un reporte es
mucho ms compleja y muy poco amigable para presentrsela a un usuario final. Los
reportes de Report Painter pueden tomarse como modelo para construir un reporte de
Report Writer, pero la funcionalidad contraria no existe.

1. PROCESO
El propsito de esta seccin es describir brevemente los pasos principales
involucrados en la creacin de un informe utilizando Report Painter. Los pasos
siguientes son simplemente una introduccin, es posible encontrar variantes que
dependen de la complejidad del informe que deseamos generar.
1.1. Seleccionar una Biblioteca para el Informe
Todos los informes que creemos tienen asignados una biblioteca. Una
biblioteca es un conjunto de caractersticas, ratios y ratios base. Obviamente,
los informes asignados a una biblioteca, slo pueden utilizar las caractersticas,
ratios y ratios base definidos dentro de esa biblioteca. Es posible utilizar las
bibliotecas provistas por SAP o crear las nuestras.
1.2. Escoger un Layout
El layout determina las caractersticas del informe que estamos generando, as
como tambin el formato de los datos. Si el layout no concuerda con nuestros
requerimientos, podemos crear uno o bien modificar uno existente. Tambin es
posible adaptarlo al modificar determinadas caractersticas, como por ejemplo
el ancho de nuestras columnas.
1.3. Definir modelos de filas y columnas
Un modelo es una estructura unidimensional predefinida que podemos insertar
en las filas o columnas de nuestro informe. Si tenemos columnas y filas que
utilizan definiciones comunes en nuestros informes, es recomendable crear un
modelo. Es importante definir los modelos de fila / columna antes de definir
nuestro informe.
1.4. Definir el Informe
Definir Columnas
Definimos las columnas a incluir en nuestro informe a partir de ratios
con caractersticas y ratios predefinidos. Tambin es posible definir
columnas que muestran frmulas.
Definir Filas
Definimos las filas utilizando las caractersticas incluidas en la biblioteca
o frmulas definidas por nosotros las cules asignamos nuestro informe.
Editar y dar Formato al Informe
Damos el formato de acuerdo a los requerimientos. Podemos ocultar
filas o columnas, modificar el color o bien el ancho de una columna.
Definir el criterio para la seleccin de datos generales
Este criterio de seleccin esta formado por un conjunto de
caractersticas que se utilizan para seleccionar los datos a partir de los
cuales trabajar nuestro informe
No es posible utilizar caractersticas que hemos incluido en las filas o
columnas de nuestro informe.

1.5. Asignar el informe a un Grupo de Informes
Una vez que hemos definido nuestro informe, tenemos que asignarlo a un
grupo de informes. Un grupo de informes puede contener a uno o varios
informes que estn asignados a la misma biblioteca.
1.6. Generar el Grupo de Informes
En este punto, el sistema genera todo lo necesario para la ejecucin del
informe. Cuando generamos un grupo de informes, los informes Report Painter
se convierten al formato Report Writer.
1.7. Ejecutar el Grupo de Informes
En este punto el sistema obtiene los datos especificados y los muestra en el
formato especificado.
2. TABLAS
Es posible utilizar Report Painter con ms de una tabla. Algunas estructuras para
informes, como por ejemplo CCSS (Contabilidad de Centros de Coste) se refieren a
tablas como COSP, COSS, y otras. Para configurar otros joins de tablas, se pueden
crear vistas con las tablas necesarias, luego las vistas se pueden agregar a las tablas
de control a travs del Anlisis Flexible en el SIL.
Todos los cambios realizados a los informes desde Report Painter, deben ser
transportados al mandante de produccin, o bien realizar las modificaciones
directamente sobre el mandante de produccin, para ello se debe tener amplio acceso
a dicho mandante.
A continuacin se listan las tablas que podemos utilizar
RWCOOM: Informes de Proyectos Orientados

OFIT: Administracin de Recargos: Informes especiales
FILCT: Registros de Totales para el Ledger de reconciliacin
GLFUNCT: FI-LC Tabla de Totales de Consolidacin Legal
GLPCOP: Tabla de totales con rea funcional
KKBC: Contabilidad de centro beneficio
GLT0: GL (EC-PCA, tabla de totales slo a nivel de cdigo de la compaa
GLPCT: PCA (Informes de partidas abiertas: Centros de beneficio)
CCSS: Tabla de informes CL. CST y administracin de recargos de centros
de coste
S001: SIV: Tabla de informes: Objeto CO, contabilidad de CSTS. Prod
S006: SIV: Estadstica de clientes
S500: SIV: Estructuras propias del cliente
Debido a que actualmente Report Painter no incluye toda la funcionalidad provista por
Report Writer es posible convertir un informe creado con Report Painter a Report
Writer de forma tal de poder utilizar la funcionalidad completa provista por Report
Writer. Para ello es necesario seguir el procedimiento para crear un informe a partir de
uno existente creado con Report Painter. El sistema genera una copia del informe
generado con Report Painter junto con los Sets de datos que fuesen necesarios.
No es posible editar los Sets generados de esta forma, y tampoco es

posible utilizarlos en otros informes o funciones.
3. BIBLIOTECAS
El primer paso antes de crear un reporte con Report Painter es crear una Biblioteca.
Las Bibliotecas son estructuras que define el sistema sobre tablas para permitir la
extraccin de la informacin. No se pueden definir bibliotecas sobre todas las tablas de
R/3, lo que significa que el uso de Report Painter es limitado. Su alcance abarca
reportes sobre Centros de Coste, Centros de Beneficio, Anlisis de Rentabilidad,
Layouts de Planeacin (CO), SIL y Ledgers Especiales.
Una biblioteca es un conjunto de:
Caractersticas. Una caracterstica es un campo no numrico, como por

ejemplo: cuenta, centro de coste, ejercicio, etc.
Ratios (Key Figures). Estn formados por un ratio base y una o ms
caractersticas, como por ejemplo: costo real del ao actual, costo planificado
del ao pasado, etc.
Ratios Base (Basic Key Figures). Es un campo numrico, como por ejemplo:
Costo total, cantidad, etc.
La ruta para crear una biblioteca es la siguiente: Sistemas Info Informes Ad Hoc
Report Painter Report Writer Biblioteca Crear
La Biblioteca se crea siempre sobre una tabla. La tabla depende del mdulo sobre el
cual se quiere generar el informe y normalmente en el Sap Help se describe cul es la
tabla sobre la que se debe crear la biblioteca. Por ejemplo la tabla para los Centros de
Beneficio se denomina GLPCT y para los Centros de Coste CCSS.
Una vez que ingresamos a la transaccin tenemos que darle nombre a nuestra
biblioteca. El nombre debe comenzar con Z, dado que de esta forma SAP, interpreta
que es una biblioteca propia del usuario. Una vez que hayamos indicado el nombre
tenemos que indicar la tabla con la que vamos a trabajar o bien indicar el nombre de
otra biblioteca para tomar como Modelo.
Una vez que hemos completado estos datos, podemos dar ENTER o hacer click en
cabecera para completar otros datos, entre ellos tenemos que completar una
descripcin (campo obligatorio). Las siglas del componente indica el componente para
el cual se esta realizando la creacin de la biblioteca; por ejemplo, SD, MM, HR, LO,
como podemos ver el campo tiene la opcin de Match Code.

Despus de completar la descripcin podemos seleccionar las caractersticas, ratios y
ratios base que vamos a incluir en nuestra biblioteca.
Si fuese necesario podemos completar un grupo de autorizaciones. Por ejemplo
podemos crear un grupo de autorizaciones llamado COST. Si luego asignamos este
grupo a la biblioteca, nicamente los usuarios que pertenezcan a este grupo podrn
utilizar los informes que utilicen esta biblioteca. Tambin podemos utilizar la Interfaz
Informe / Informe para permitir que otros informes sean utilizados a partir de un
informe que se est ejecutando en pantalla, y a partir de los datos que estamos
visualizando.
1. Seleccionar Caractersticas
Las tablas del sistema (accesibles o no a Report Painter) estn compuestas por
dos (2) tipos de campos: Los campos de caractersticas y los campos de valores (o
ratios para Report Painter). Los primeros clasifican a los segundos. Un ejemplo de
caracterstica son el ao, el perodo, el centro de beneficio, la cuenta contable, el
indicador debe / haber etc. Ejemplos de ratios son: Importe de moneda de la
sociedad CO, importe en moneda fuerte, importe en moneda global, etc.

Tambin podemos ingresar un set para cada caracterstica, esto significa que si en
algn momento hubisemos creado un set, este estara disponible para la
caracterstica, la creacin de set se ver en otro capitulo.
2. Seleccionar Ratios / Ratios Base
Seleccione los ratios que quiere usar. Se tienen dos (2) clases de ratios, los ratios
base los cuales se recomienda dejar con las preselecciones estndar que muestra
la grfica, debido a que congrega los tipos de documentos comnmente afectados.

Los ratios (normales) de donde podemos escoger la informacin que ms nos
convenga seleccionar (ver siguiente pantalla).
Si fuese necesario podemos definir nuestros propios Ratios.

El nmero de posicin es a simple efecto de mantenerlos ordenados, pero con solo
colocar el tilde, al grabar SAP dar un numero de posicin en forma automtica.

Quedan por ver dos iconos mas, estos son de carcter informativo. El primero de
ellos es el de historial, en donde SAP, nos muestra quien creo la biblioteca y
cuando fue la ultima vez que fue modificada, y el segundo es de utilizacin, la
informacin proporcionada por SAP, es la de decirnos en donde se utiliza la
biblioteca.
En este momento tenemos solo la estructura que hace posible que Report Painter
extraiga la informacin de la base de datos, el paso siguiente es construir el
reporte sobre esa base. Antes de pasar a construir el reporte debemos grabar la
biblioteca.
4. SETS
Un set es un objeto que agrupa valores especficos o rangos de valores a travs de un
nombre. Estos valores existen en una o ms caractersticas de una tabla. Recordemos
que una caracterstica es un campo o columna de una base de datos lgica, de esta
forma es que podemos agrupar conjuntos de valores a travs de un nombre comn.
Una de las principales ventajas de los sets es que son fciles de crear y de mantener,
y por lo tanto brindan gran flexibilidad.
Es posible crear un set que contenga un rango de cuentas, por ejemplo de
efectivo. Luego podemos crear un informe basndonos en el set. Si
agregamos una cuenta a nuestro sistema no es necesario modificar nuestro
informe.
Bsicamente, un set esta formado por las siguientes partes:
Nombre del set (max. 24 caracteres)

Informacin de cabecera. Como por ejemplo, tabla, caractersticas utilizadas,
etc
Valores
Hay 4 tipos de sets:
Sets bsico. Para una sola caracterstica o campo. El Sets bsico se usa
para combinar valores en una estructura no jerrquica.
Sets de una dimensin. Para una sola caracterstica o campo. El Sets de
una sola dimensin se usa para combinar otro set unidimensional, pone a los
Sets bsicos, todos en referencia el mismo campo, en un formato jerrquico.
Un ejemplo de esto es el centro de ganancia con su jerarqua normal.
Sets de multi-dimensin. Para caractersticas mltiples o campos. El Sets
de multi-dimensin se usa para definir un formato ms complejo. Un ejemplo
de esto, sera incluir centros de beneficio y cuentas, en un mismo Sets multidimensin que ser utilizado que las cuentas sean sumadas por centro de
beneficio.
Sets de ratios, al seleccionar esta opcin estaremos creando un Sets de
ratios, esto nos sirve para tener distribuido dentro del informe como
queremos que se muestren dichos ratios y cual ser su comportamiento.
Cabe aclarar que esta opcin no es muy til a la hora de aplicarlo en
nuestros informes.

En el presente documento slo se vern las dos primeras opciones, es decir un Sets
bsico y un Sets unidimensional.
El mantenimiento de los sets de datos se hace mediante la pantalla del Report Writer
Sets, o bien mediante la transaccin GS01.
Dependiendo de la versin de SAP con que estemos trabajando, las pantallas pueden
sufrir algunas alteraciones como as tambin, no encontrarse algunas funcionalidades,
que se fueron agregando a medida que se fueron liberando las nuevas versiones de
SAP.
El sistema nos llevar a la pantalla que se muestra a continuacin:
En esta pantalla se deber ingresar el nombre del set, la tabla con la cual vamos a
trabajar (o seleccionar un set como modelo) e indicar el tipo de set.
1. Sets Bsico
Para seguir definiendo el Set, y luego de llenar la primera pantalla, presionaremos
la tecla ENTER, el sistema nos solicitar que ingresemos en nombre del campo
por el cual ser relacionado el Set.
Una vez seleccionado el campo, se mostrara la pantalla siguiente.
Aparecern los datos de cabecera, entre los que podemos completar una
descripcin. Aqu ingresamos los valores para un set bsico de acuerdo al tipo de
campo seleccionado para el set. Podemos ingresar valores, un rango, una variable
y/o una frmula en un set bsico.
De Valor: En este campo se pueden ingresar valores comunes como as

tambin nombres de Sets ya definidos.
A Valor: Igual al punto anterior.
Si vamos a utilizar el set en un informe de Report Painter, es necesario completar

los siguientes campos:
Texto de Lnea: Se ingresara el texto que queremos que aparezca en el

informe.
El resto de los campos no son frecuentemente utilizados e indican:
GrF: A una lnea de set se le asigna un grupo de formato. De esta forma, es

posible definir determinados formatos de edicin (por ejemplo, el ancho de
columna) para las columnas o lneas que resulten de esta lnea de set en un
informe.
Nm.simb.: Nombre simblico
UK: Indicador de suprimir intervalo jerarqua. Se utiliza para comprimir el

desglose de intervalos de valores o de jerarquas. En principio el indicador
solo es relevante si se lo utiliza como set de lneas en un informe.
Normalmente, un intervalo se desglosa en sus entradas individuales en un
set bsico, es decir, el intervalo de cuentas 400000-400100 generara las
lneas 400000, 400001, ..., 400100 (en caso de que existan estas cuentas).
P/M: Tratamiento de las lneas segn el signo. Las entradas vlidas son:
La lnea se visualiza siempre
+ La lnea se visualiza slo cuando el valor es positivo o cero
- La lnea se visualiza slo cuando el valor es negativo
Finalizada la carga de los datos, grabaremos el Set.

2. Sets Unidimensionales
La primera pantalla para crear el Set unidimensional, es exactamente igual en
todas, por lo que solamente veremos la segunda pantalla, esta se describe a
continuacin:
Nombre del Set: se deber ingresar, el nombre de set bsico creados en su

momento, como podemos apreciar el campo tiene la opcin de Match Code,
para el cual se quiere relacionar este set unidimensional.
El resto de las funciones son para el comportamiento del SET dentro del informe a
crear, como se aclara en otras pginas de este documento, estas funcionalidades no
son utilizadas con frecuencia a la hora de disear un informe, dado que su
comportamiento dentro del informe, en muchos casos, no es el esperado.
Finalizado en ingreso de los datos, deberemos presionar la tecla de grabar para crear
el SET en forma definitiva.
5. LAYOUT ESTANDAR
El layout estndar se utiliza para mantener un orden dentro de los informes, dentro del
layout estndar, podemos entre otras cosas, definir el ancho de las columnas, cual
ser la puntuacin decimal de nuestro informe, entre otros.
El sistema SAP nos ofrece un Layout Estndar por defecto, pero nosotros podemos
crear nuestros propios Layout, por convenciones de SAP, nuestros Layout siempre
deben comenzar con una Z.
La ruta general para ingresar es: Report Writer Layout Estndar
A continuacin se muestra la pantalla que el sistema nos presentara.
En Layout Estndar, ingresaremos el nombre de nuestro Layout a crear. Es necesario

indicar el Modelo de Layout Estndar, este es un campo obligatorio, por lo que
siempre que queramos crear un nuevo Layout, deberemos proporcionarle dicho
nombre, SAP proporciona el Layout denominado SAP, esto no significa que luego no
podamos modificar nuestro Layout.

Ingresados estos parmetros, el sistema nos llevar a la pantalla que se muestra a
continuacin. En ella tenemos que configurar una descripcin para nuestro layout y un
grupo de autorizaciones (opcional). Debajo, podemos ver unas solapas que permiten
configurar distintas opciones. Las solapas son:
Pgina / Control
Lneas
Columna Clave
Columnas
Cabeceras Columnas
Representacin
Dep. Idioma
Grfico

1. Pgina / Control: En esta solapa podremos indicarle a nuestro Layout,
cuales sern nuestros controles de pagina, cuales sern los mrgenes de
pagina y dems controles.
Tamao de Pagina indicaremos cual ser el tamao de nuestra pgina,

tanto en ancho como en largo, el presionar el Icono de Mrgenes de
Pgina, nos aparece una nueva pantalla, en la cual informaremos cuales
sern los mrgenes de nuestra pgina tanto sea mrgenes izquierdos
como as tambin mrgenes derechos, superior e inferior.
Control le diremos a SAP, si el layout que utiliza nuestro informe puede

ser modificado en el momento de ser ejecutado, tambin indicaremos si al
momento de correr el informe se genera la impresin de un LOG.
Opciones de color permiten proponer los colores que ya estn definidos

para las columnas y filas dentro del informe, en caso contrario, esta
opcin no estar disponible.
2. Lneas: En esta solapa indicaremos las caractersticas de nuestra lnea a

mostrar en el informe, a continuacin se presenta la pantalla con las distintas
opciones.

Intervalo de totalizacin nos permite obtener, cortes por totales

dependiendo del intervalo, es decir que a mayor cantidad de intervalos,
tendremos menos posibilidades de no obtener totales. Por ejemplo, el
siguiente informe tiene niveles de agrupacin de 0 a 3, se visualizara la
siguiente lista:
*** Suma total de ctas.
110,00
** Grupo de ctas. 1
35,00
* Cuenta A
Centro coste 1
Centro coste 2
10,00
7,00
3,00
* Cuenta B
Centro coste 1
Centro coste 2
25,00
21,00
4,00
** Grupo de ctas. 2
75,00
* Cuenta C
Centro coste 1
Centro coste 2
35,00
17,00
18,00
* Cuenta D
Centro coste 1
Centro coste 2
40,00
23,00
17,00
Si se indica el intervalo de agrupacin de 2 a 3, se visualizara la siguiente

lista:
*** Suma total de ctas.
** Grupo de ctas. 1
** Grupo de ctas. 2
110,00
35,00
75,00
Marcar totales, si nuestro informe contiene lneas de totales y este Flag

esta marcado, cuando se genere un total el sistema lo mostrara con un
asterisco adelante.
Posicin de totales, dependiendo de la opcin que elijamos, nuestros

totales se vern en determinado lugar del reporte.
Tratamiento de lneas en blanco, esto nos permite tener un informe mas

compacto, ya que podemos entre otras cosas Suprimir las lneas en
blanco y las columnas en cero. En el caso de haber seleccionado la
opcin de formulario, el reporte se generara de acuerdo al estndar de
SAP, para Report Painter.
3. Columna Clave: Esta opcin del Layout, nos permite darle una mayor
funcionalidad a nuestra columna clave, (Columna de caractersticas), los
parmetros que se pueden modificar se presentan en la siguiente pantalla:
Contenido: podemos especificar que es lo que queremos que se muestre

en nuestro informe. Como vemos tenemos distintas opciones, desde
denominacin hasta clave, independientemente de lo anterior tambin
podemos indicar cual es el tipo de texto que queremos visualizar en el
informe, para una mejor apreciacin de lo antes definido, se cree
conveniente que el usuario pruebe las distintas opciones.
Sangra (Sangrado), esto nos permite realizar una sangra entre totales,
esta sangra se realiza en forma automtica dependiendo de la cantidad
de posiciones que hubisemos ingresado.
Columna Clave: Ancho, Es el ancho que queremos darle a nuestra

columna clave. Posicin, Es la posicin a partir de la cual nosotros
queremos que comience la columna clave.

Otros: Al seleccionar Subrayar tambin el texto el informe subrayar

todos los textos de la columna clave. Al seleccionar Repetir columna clave
el informe repetir la columna clave en todas las pginas del informe.
4. Columnas: Para poder trabajar sobre las caractersticas de nuestras

columnas tendramos que realizar click, sobre la solapa de Columnas, el
sistema nos llevara a la pantalla siguiente.
Posicin de totales: aqu configuramos la manera cmo se imprimirn

los totales en nuestro informe, estos pueden ser a la izquierda y a la
derecha. Hay que tener en cuenta que esta modificacin ser para todas
las columnas por igual, dentro de nuestro informe.
Separacin de Columnas: aqu se especifica cual ser la separacin

entre columnas, esto queda a criterio del usuario.

Tratamiento de ceros en columnas, al tildar este Flag, el reporte no

mostrar los ceros en las columnas, por consiguiente nos mostrar
espacios en blanco, para una mejor visualizacin es conveniente tildar
este Flag.
Layout ingresamos el ancho de la columna y en que posicin comenzar

a imprimir, esto es de derecha a izquierda, como podemos ver en la
pantalla, tenemos un icono Otros Grupos Formatos, si presionamos este
icono el sistema nos mostrar 5 grupos ms de formatos, los mismos
pueden ser modificados y/o utilizados luego dentro del informe.
5. Cabeceras Columnas: Para trabajar con las Cabeceras de Columnas,

debemos ingresar en la solapa que tiene este titulo Cabeceras de Columnas,
segn se muestra en la prxima imagen.
Contenido seleccionaremos cual es el contenido de la cabecera de

columna que mostrar nuestro reporte.
Alineacin; Si queremos darle una alineacin distinta a la estndar,

entonces deberemos seleccionar cul es la alineacin que queremos

utilizar en nuestro reporte, hay que tener en cuenta que esta
parametrizacin afectar a todas las cabeceras del reporte.
Eliminar separadores de columnas, el Report Painter, tiene en forma

estndar el hecho de separar las columnas y las filas de un reporte con
una lnea, si seleccionamos esta opcin estas lneas desaparecern de
nuestro reporte.
6. Representacin: En esta solapa le diremos al Report Painter, de qu

forma sern representadas las columnas a travs de nuestro Layout
estndar, las caractersticas que podemos cambiar se muestran en la imagen
siguiente.
Formato de Nmero asignaremos la cantidad de decimales con que ser

mostrado nuestro reporte.
La escala nos permite representar grandes nmeros a una determinada

escala, hay 6 tipos de escala.
Invertir signo +/-: Al presionar este Flag, el signo significativo de nuestros

valores se vern a la izquierda del valor.
Visualizar Unidad: Al marcar este Flag el reporte nos mostrara la unidad

de medida y la moneda de los valores segn sea el caso.
Otras Clases de Edicin: para esta opcin existen hasta 5 grupos de

formato para representar nuestras columnas.
Valor Cero: Con esta opcin tenemos la posibilidad de indicarle al

informe, cual ser el carcter que represente el cero dentro de nuestras
columnas.
Valores no Definidos: cuando dentro de un reporte, ste no puede

representar un valor, y dependiendo de la opcin que hayamos
seleccionado, el reporte mostrara un espacio en blanco o el valor
representativo estndar de SAP.
7. Dep. Idioma: Muchas de las parametrizaciones, realizadas dentro del Layout

son dependientes del idioma, para lograr cambios dentro de ellas, debemos
presionar sobre la solapa Dep. Idioma, el sistema mostrar una pantalla
como la que muestra a continuacin.
Como se puede ver en la pantalla podemos seleccionar otros idiomas y

cambiar tanto los decimales, como el signo significativo y la fecha.

8. Grfico: Con el Report Painter, se tiene la posibilidad de generar grficos a
partir de los datos de nuestro informe, para parametrizar estos grficos
contamos con la solapa de grficos, la misma se muestra a continuacin.
6. INFORMES
Para crear un informe: Sistemas Info Informes Ad hoc Report Painter o bien
utilizando el cdigo de transaccin GRR1. La pantalla Report Painter: Crear Informe
aparece de la siguiente manera:

Primero debemos ingresar el cdigo de la biblioteca que va a utilizar nuestro informe,
que podra ser el cdigo de la biblioteca que anteriormente se creo, el cdigo del
informe a crear as como tambin su descripcin. Finalmente oprima el icono de crear.
Es posible crear nuestro informe utilizando otra Biblioteca que ya existe como base,
para ello debemos ingresar el nombre del informe que deseamos utilizar como modelo
en Copiar desde / Informe. Es importante que ambos informes utilicen la misma
biblioteca.
Oprima el icono de ENTER y aparecer una pantalla que muestra un informe vaco
con cuatro filas y cuatro columnas (esta es la estructura bsica para un informe).
Ahora podemos completar la descripcin del informe en ms detalle. Si hacemos doble

click en la descripcin aparece una ventana como la siguiente en la que podemos
completar los textos breves, medios y explicativos.
El paso a seguir es el tratamiento de las selecciones generales.

1. Selecciones Generales
Las selecciones generales son restricciones de los valores de las
caractersticas que aplican a todo el informe. Estas restricciones se pueden
dar en las selecciones generales, en la definicin de lneas y en la definicin
de columnas. Para iniciar el tratamiento seleccione Tratar Seleccin
General.
Las caractersticas que se limitan en las selecciones generales no

aparecern disponibles en la definicin de las lneas ni de las columnas. Por
ejemplo, es muy probable que la sociedad CO o el ao apliquen para todo el
informe. Las restricciones de los valores de caractersticas se pueden dar con
valores constantes o con variables.
Si definimos ms de un objeto (como por ejemplo Centros de Coste y
Orden CO) tenemos que asegurarnos que estos objetos estn definidos
en todas nuestras secciones.
Definicin en la primera seccin:
Cost center: &1KOSET
Order: #
Definicin en la segunda seccin:
Cost center: #
Order: &6-AUFGR
En la ventana Definicin elemen.: Selecciones generales, seleccionamos una
caracterstica de las disponibles. Para seleccionarla hacemos click en

Repetimos el procedimiento para cada una de las caractersticas que nos
interesan. Para cada una de ellas ingresamos los valores, rangos o grupos, o
las variables que permitirn que el usuario restrinja los valores en el
momento de ejecutar el reporte.
Seleccionamos las caractersticas generales a restringir. Para cada una de

ellas ingresamos los valores, rangos o grupos, o las variables que permitirn
que el usuario restrinja los valores en el momento de ejecutar el informe.
Para el ejemplo se seleccionaron las siguientes caractersticas generales:
Sociedad CO: Variable de Sociedad CO

Ejercicio: Variable de Ejercicio
Perodo: Variable de rango de Periodo
Centro de Coste: Variable de Centro de Coste
Para establecer una variable a una caracterstica, tenemos que activar el

indicador de variable en la entrada correspondiente en la columna
Las siguientes caractersticas se deben definir en un informe, ya sea
como parte de criterios de selecciones generales, criterios de filas o
criterios de columnas:
Sociedad
Versin
Tipo de Registro
Periodo

Por razones de optimizacin es conveniente especificar todas las
caractersticas que no utilicemos en las filas o columnas de nuestro
informe.
En los informes asignados a la tabla CCSS, siempre debemos utilizar la
caracterstica Sociedad CO en la seleccin de datos generales. Esta
caracterstica solo puede ser utilizada como constante o como variable.
La caracterstica Sociedad depende del Centro de Coste que a su vez
depende del tiempo. Si el Centro de Coste no es vlido para el perodo de
tiempo actual, el sistema no puede determinar una Sociedad vlida y por lo
tanto no es posible mostrar informacin alguna.
Debido a que la fecha para datos maestros que dependen del tiempo en
informes Report Painter es la fecha de datos maestros, deberamos
establecer esta fecha de manera explcita de forma tal que todos los Centros
de Coste utilizados en el informe sean vlidos en esa fecha.
2. Filas del Informe
Una vez determinadas las selecciones generales del informe, procedemos a
definir las filas del mismo. Para ello se da doble click sobre el ttulo que dice
LNEA 1. Aparecer un cuadro similar al de las selecciones generales pero
que no incluye las caractersticas ya tratadas all.
En la grilla se pueden determinar valores para las caractersticas que
seleccionamos:
Podemos ingresar valores individuales, intervalos o grupos de valores

Si queremos definir todos los posibles valores ingresamos un asterisco
(*)
Si queremos definir el valor inicial (cero o vacio) ingresamos un numeral
(#)
Si queremos ingresar una variable activamos la opcin de variables
Si queremos ingresar un Set activamos la opcin de sets
. Esta
opcin se utiliza para ingresar grupos de valores.
Por razones de performance, se deben utilizar Sets siempre que sea
posible.
Para nuestro ejemplo seleccionamos una caracterstica: clases de coste. En

sta se activo la opcin de variable. Es importante sealar que las
caractersticas solo pueden usarse en un elemento del Reporte, es decir, si
tomamos como dato de seleccin el centro de coste, ste ya no estar
disponible para ser usado en una fila o columna. El resultado podemos verlo
en la siguiente figura:
Ahora podemos modificar los textos breves, medios y explicativos. Para ello
hacemos click en
. Si ya finalizamos el tratamiento para esta lnea
podemos hacer click en Verificar y as detectar posibles errores. Finalmente
hacemos click en confirmar para aceptar la seleccin.
El despliegue de filas, es una funcin que permite en el momento de ejecutar
el reporte discriminar los valores de las caractersticas que se encuentran en
cada lnea o por el contrario si no se despliega mostrar en una sola lnea el
valor total para todos los valores de la caracterstica. Este despliegue se
permite slo para las caractersticas que se definen en las lneas. Esta opcin
de despliegue de filas se encuentra al final de la posicin de la caracterstica,
tal y como se muestra a continuacin.

Escoja el orden de las caractersticas y si deseamos desplegar o no.
Las opciones disponibles son tres:
Desglosar, si seleccionamos esta opcin el sistema muestra los

valores individuales, los subtotales y el total general. Los subtotales se
calculan basndose en la estructura jerrquica que establecemos
cuando ingresamos los indicadores.
Val.indiv., nicamente se muestran los valores individuales y las sumas

no aparecen en la fila. Esta opcin es recomendable para
caractersticas que usualmente no calculamos sumas como en el caso
de valores estadsticos.
No desglosar, es el valor preestablecido y muestra totales para el

grupo.
Otra forma de agrupar lneas en un informe, es a travs de la siguiente ruta:

Tratar -> Lnea agrupa un conjunto de funciones especiales:
Traer modelo Lnea, inserta una estructura predefinida o modelo en el

informe.
Insertar ln.blanco, inserta una lnea en blanco en la fila actual (donde
est el cursor).
Suprimir, oculta la lnea en la cual el cursor est posicionado. Las lneas
ocultas retienen su contenido y pueden ser utilizadas en frmulas. Para
modificarlas utilizamos la opcin Lneas suprimidas -> Modificar.
Desplegar, expande un grupo jerrquico de valores definido en la lnea.
3. Longitud de Textos de Filas

El sistema por defecto asigna el texto mediano para desplegar en la pantalla
y un ancho de columna de 20 caracteres, pero si ste resulta muy corto o
muy largo se puede cambiar el tipo de texto y/o modificar el ancho de la
columna.
Para modificar el tipo de texto utilice la ruta Formato -> Textos Lneas /
Columnas y seleccione la clase de texto deseado. El texto correspondiente a
la primer columna lo establecemos seleccionando Columnas Claves.
Para modificar el ancho de la columna clave usamos la ruta Formato ->

Columna y asignamos el ancho deseado estipulado en nmero de
caracteres. Tambin es posible ampliar el ancho de la columna, por el Layout
del Informe, detallado en la seccin anterior.
4. Columnas del Informe
Luego de definir las lneas del informe procedemos a definir sus columnas.
Una columna contiene una combinacin de Ratios Bsicos, y probablemente
caractersticas. Para definir la primera columna nos situamos sobre el ttulo
Columna 1 y damos doble click. A continuacin se debe escoger el tipo de
elemento que deseamos:
Ratio con Caractersticas, aqu podemos combinar ratios bsicos con

las caractersticas que deseemos agregar.
Ratio predefinido, el sistema ofrece un conjunto de conceptos que
nacen de combinar ratios bsicos con caractersticas.
Frmula, esta opcin solo est disponible si hemos agregado otras
columnas. Se definen frmulas para generar los datos de la columna a
partir de los datos contenidos en otras columnas.
Seleccionamos Ratio con caractersticas

Si optamos por la primera opcin aparecern en la pantalla los ratios
que seleccionamos en la biblioteca.
En el rea superior de la ventana podemos seleccionar el ratio que
queremos mostrar en la columna. En el rea derecha de la ventana
podemos seleccionar las caractersticas que queremos utilizar para
restringir los datos, como podemos ver ya no aparecen las opciones
que fueron seleccionadas anteriormente (selecciones generales y
lneas). Como en el caso de las filas:
Podemos ingresar valores individuales, intervalos o grupos de
valores.
Si queremos definir todos los posibles valores ingresamos un
asterisco (*)
Si queremos definir el valor inicial ingresamos un numeral (#)
Si queremos ingresar una variable activamos la opcin de
variables
.
Si queremos ingresar un Set activamos la opcin
. Esta
opcin se utiliza para ingresar grupos de valores.
Seleccionamos Ratio predefinido

Aparece una lista con un conjunto de ratios predefinidos, entre los
cuales podemos escoger uno. En la pantalla siguiente se muestran los
ratios que ofrece SAP.
Es importante sealar que aunque escojamos un ratio predefinido de

SAP, es posible hacerle modificaciones a stos, agregando o
eliminando caractersticas.
Seleccionamos Frmula
Aparece la pantalla que nos permite definir una frmula utilizando
columnas y celdas previamente definidas.

5. Textos de Columnas
A travs del men Formato Fila / Columna podemos escoger uno de los
tres formatos de texto (corto, medio, largo). Tambin es posible asignar una
variable como parte del encabezado de una columna. Cuando ejecutemos el
informe, el nombre de la variable se reemplaza por el valor de la misma. Para
utilizar una variable ingresamos el nombre de la variable de la siguiente
forma: <&nombre_var>
De ahora en adelante, cada vez que se adicione una lnea o una columna
verifique el reporte con shift + F6. Debe aparecer en la ltima lnea un
mensaje No se han producido ERRORES, de lo contrario algo no ha sido
validado por el sistema. Si esta funcin no se activa con regularidad es
posible que despus de un gran trabajo no sea muy fcil determinar cul es
el origen de un error.
6. Formatos de Nmeros
Los formatos de nmeros se definen por columnas y permiten determinar la
escala de las cifras y la cantidad de decimales. En la lnea superior a cada
columna se encuentra un nmero de un digito que indica cual es el grupo de
formatos de nmeros. Todas las columnas que tengan este nmero igual
tendrn el mismo formato de nmeros. Si se desea asignar un nuevo formato
de nmeros a una columna, cambie primero el grupo de formatos dando
doble click sobre el nmero ya asignado. Aparecer una ventana con los
grupos de formatos posibles de donde se debe escoger uno no usado.
Luego nos situamos sobre la columna y utilizamos el men Formato ->

Columnas, para poder especificar la configuracin de las opciones del grupo.
7. Secciones
Las secciones permiten al usuario hacer varias definiciones de lneas y
columnas que se imprimen una a continuacin de la otra. Cuando se empieza
a definir un informe el sistema adopta por defecto el nmero de seccin 0001
pero si el usuario lo desea, puede crear una nueva seccin en donde realice
una nueva definicin de reporte. Los pasos a seguir son exactamente los
mismos que se han descrito hasta aqu para la creacin de lneas y
columnas. Algunas caractersticas de las cuales podemos sacar provecho
son:
Podemos ingresar un texto para cada seccin

Especificar encabezados de columnas distintos para cada seccin, los
cuales se imprimen de manera separada
Podemos ingresar un salto de pgina con cada seccin
Utilizar layouts distintos para cada seccin
Condiciones de orden para cada seccin
Para crear una nueva seccin use la ruta: Tratar Seciones Nueva
Seccin
8. Pginas Horizontales
Una pgina horizontal est formada por una o ms columnas de un informe,
de forma tal que juntas forman una unidad lgica. Cada pgina horizontal se
define y muestra en una nueva pgina del informe en una pantalla separada.
Cuando definimos una nueva pgina horizontal, las definiciones de filas no
cambian.
Para crear una nueva pgina horizontal, seleccionamos: Tratar Pagina
Horizontal Nvo. Bloque Columnas
Ahora aparece una estructura de filas / columnas en las cuales las filas
ya estn definidas.
Los iconos
y
se activan para navegar entre las pginas.
Es posible que las frmulas se refieran a columnas que estn en otras
pginas.
9. Definir Textos del Informe

Es posible que queramos definir textos especiales como es el caso de
cabeceras o pies de pgina. Todas estas opciones se encuentran agrupadas
en el men Detalles Textos del Informe. Desde all podemos acceder a
definir:
Cubierta
Lneas de Cabecera
Lneas de Pie
Final de Pgina
Texto para exportar
Veamos el caso de definicin de una cubierta para el informe. Seleccionamos

la opcin correcta del men y aparece la pantalla Modificar Cubierta.

En esta pantalla podemos ingresar:
Texto, simplemente escribimos el texto que deseamos, en la posicin

que queremos.
Variables Generales, hacemos click en Var.Gral. y seleccionamos una
de las posibles.
Parmetros de Seleccin, podemos imprimir cualquiera de los
parmetros de seleccin incluidos en nuestro informe.
Variables Especiales.
Caractersticas.
Marcos, para insertar un marco tenemos que posicionar el cursor en
una de las esquinas del marco que queremos dibujar y despus
presionamos el botn Marco. Luego posicionamos el cursor en la
esquina opuesta y volvemos a presionar el botn marco.
En la figura podemos ver la ventana de dilogo que aparece en todos los

casos y con la cual podemos seleccionar el elemento que queremos ingresar.
10. Definicin de Celdas

Las celdas son tiles para realizar operaciones matemticas dentro de un
informe. Una celda especifica una ubicacin particular o rango dentro de la
matriz filas / columnas de un informe. En Report Painter podemos especificar
una fila, una columna o una celda en particular.
Si queremos trabajar con celdas, primero tenemos que seleccionarlas. Para
ello, nos posicionamos en la celda que queremos utilizar y luego hacemos
doble click.
En la parte izquierda de la celda aparece una tilde que nos dice que la celda
ha sido seleccionada.
Si no asignamos un texto a la celda seleccionada, el sistema le asigna una
descripcin de manera automtica. Para modificar el texto seleccionamos
Tratar Elementos Modificar Texto. Para efectos del ejemplo, le
colocaremos el nombre PRUEBA.

Todas las celdas que seleccionemos de esta manera estarn disponibles en
la ventana de formulas. En la figura podemos ver la celda seleccionada con
el denominador Z001.
11. Grupos de Informes
Cuando se generar informes dentro del Report Painter, estos deben incluirse
dentro de un grupo de informes. Cuando ejecutamos un informe determinado,
internamente SAP ejecuta el Grupo de Informes, por lo que tenemos que
tener en cuenta, que si en nuestro Grupo de Informes tenemos ms de un
reporte estos se ejecutarn siempre, por ms que no hayamos solicitado su
ejecucin, este proceso puede reducir el tiempo de respuesta al ejecutar un
informe.
La primera vez que se trate de ejecutar un informe el sistema mostrar un
mensaje en donde dice que es necesario que el informe sea incluido en un
grupo de informes para poder ejecutarlo. Con un grupo de informes es
posible agrupar informes de una misma biblioteca que utilizan datos similares
pero presentados de distintas maneras.
Los informes que incluimos en un grupo de informes deben pertenecer a
la misma biblioteca.
Esto mejora la performance para informes que bsicamente trabajan sobre la
misma informacin, debido que los datos se leen una vez y luego se
distribuyen a los informes. Cuando se ejecuta un informe se ejecutan todos
los informes que estn en un mismo grupo y en el proceso de visualizacin
se puede escoger cul informe se desea ver.
Es recomendable que todos los informes que estn en el mismo grupo
tengan las mismas variables. En el momento de la ejecucin el sistema
desplegar posibilidades de entrada de parmetros para todas las
variables de todos los reportes del grupo. Si las variables son diferentes
para todos los reportes ser muy difcil distinguir cul variable es de qu
informe.
Entonces se tendrn dos posibilidades:
Incluir el reporte en un grupo ya existente.

Crear un nuevo grupo de reportes.
Si la eleccin es por un grupo ya existente use el match code para

seleccionarlo. De lo contrario digite el nombre del nuevo grupo y el sistema le
dar la posibilidad de crearlo. Luego de esto el sistema generar el grupo de
informes y mostrar la pantalla de seleccin de datos.
Los grupos de informes se pueden mantener usando la ruta: Sistemas de
Informacin Informes Ad Hoc Report Painter Report Writer Grupo
de Informes

12. Interfaz Informe / Informe
Usando la misma ruta para modificar los grupos de informes se puede definir
la interfaz informe / informe para un grupo de reportes. Esta utilidad permite,
desde la visualizacin de la ejecucin de un reporte, visualizar informacin
adicional a la que se presenta. Por ejemplo: desde un reporte de ejecucin
presupuestaria por cuenta se pueden visualizar las partidas individuales de
cada cuenta, llegando al documento financiero o de materiales. Esta
funcionalidad es tambin conocida como Drill Down.
Si definimos la interfaz informe / informe en el grupo de informes y
adems lo hacemos en la biblioteca, el sistema utiliza los informes
definidos en el grupo de informes.
El usuario debe seleccionar primero los informes que desea llamar desde la
ejecucin del grupo de informes y luego debe incluirlos en el grupo de
informes de la siguiente forma:
Use la opcin de modificar el grupo de informes y pase a la pantalla de
cabecera mediante el botn1 . En el recuadro interfaz informe / informe en
la primera lnea aparecer la leyenda No se han asignado informes al grupo
de informes, lo que significa que no existe an un reporte que se pueda
llamar desde la ejecucin de otro.

Oprima el botn Configurar... y se desplegar una ventana que permite
adicionar informes de varios tipos.
Para ingresar un informe al la interfaz hacemos click en agregar fila

. La
ventana de seleccin de informe aparece, aqu seleccionamos el informe que
deseamos ingresar, o la transaccin estndar que deseamos agregar a
nuestro informe. Por ejemplo, vamos a agregarle la transaccin de partidas
individuales de centros de coste:
Pulsamos el icono
y seleccionamos la opcin de TR
Transaccin, resultndonos la siguiente pantalla, donde escribiremos el
cdigo de la transaccin estndar de partidas individuales de centros de
coste:
Agregando finalmente la transaccin de partidas individuales a nuestro

reporte, para ello debemos guardar los cambios realizados.
Los tipos de informes que se pueden incluir son:
Informes del Portafolio de informes (EIS).

Investigaciones (EIS y PA).
Transacciones.
Informes de Report Writer.
Informes de Report Painter.
Programas de ABAP.
Queries.
Escoja el tipo de informes y luego use el Match Code para buscarlo o digtelo
directamente si ya conoce el nombre. Se pueden adicionar todos los que
sean necesarios.

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