URP Sesion 4 - Gestion Del Alcance 16-04-2106 PDF

Direccin de Proyectos
Fundamentos en Direccin de Proyectos

Sesin 4 Gestin del Alcance
1
Agenda
Objetivos de la Sesin
Alcance del Proyecto y del Producto
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
Los objetivos de la presente sesin son:
Entender y aplicar los procesos de la Gestin del
Alcance.
El objetivo principal es definir y controlar qu se
incluye y qu no se incluye en el proyecto.
Tener en claro la diferencia entre alcance del
producto y alcance del proyecto.
El alcance
Agenda
5.4 Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
Alcance del Proyecto vs. Alcance del producto

El alcance del producto se refiere a las caractersticas
y funciones del producto o servicio. Por ejemplo,
queremos producir una computadora porttil que pese
menos de 500 gramos, con 1000 TBytes de disco, 40
TBytes de memoria y batera con autonoma para un
ao.
Por su parte, el alcance del proyecto consiste en
definir todos los procesos y el trabajo necesario para
que el producto sea provisto con todas las
caractersticas y funciones requeridas. Por ejemplo,
definir todo el trabajo y los procesos para tener esa
computadora en tiempo y forma.
Ciclo de vida
del proyecto
Producto
Acta
Entregables
de la gestin
del proyecto
INTERMEDIO
INICIO
Plan
Aceptacin
Aprobacin
Requerimientos
Baseline
Progreso
Especificaciones
Entregable del
proyecto
FIN
Entrega
Producto
Retiro
Plan de
negocio
Operacin
Ciclo de
vida del
producto
IDEA
Alcance del Producto vs Alcance del Proyecto
reas de
Conocimiento
Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin
Gestin de
Integracin
Desarrollar el
Acta de
Constitucin
del Proyecto
Planificacin
Ejecucin
Desarrollar el Plan para la

Direccin del Proyecto
Dirigir y gestionar la
ejecucin del proyecto
Seguimiento y
Control
Monitorear y
controlar el trabajo
del proyecto
Realizar el control
integrado de cambios
Gestin de
Alcance
Planificar la Gestin del

Alcance
Recopilar Requisitos
Definir el alcance
Crear el EDT
Validar el alcance
Controlar el alcance
Gestin de
Tiempo
Planificar la Gestin del

Cronograma
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las
actividades
Estimar la duracin de las
actividades
Desarrollar el cronograma
Controlar el
cronograma
Gestin de
Costos
Planificar la Gestin de los

Costos
Estimar los costos
Determinar el presupuesto
Controlar los costos
Cierre
Cerrar el
proyecto o
fase
Procesos de gestin del alcance
Agenda
5.4 Crear la EDT
10
5. Gestin del Alcance

Incluye los procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido y slo el
trabajo requerido, para completarlo con xito
Alcance del Producto: Propiedades y funciones que
caracterizan a un producto, servicio o resultado.
Alcance del Proyecto: Trabajo que se necesita realizar
para entregar un producto, servicio o resultado con las
propiedades y funciones especificadas.
11
5. Gestin del Alcance

Expectativas
El equipo de gestin del
proyecto traduce las
expectativas en requisitos
Cliente
Requisitos
El equipo de proyecto define los

entregables necesarios para
cumplir con los requisitos
Entregables
12
Agenda
5.4 Crear la EDT
13

Es el proceso de crear un plan de gestin del alcance que
documenta cmo se definir el alcance del proyecto, validado y
controlado.
La principal ventaja de este proceso es que proporciona
orientacin y direccin en la forma en que se gestiona el alcance
en todo el proyecto.
El plan de gestin del alcance es un componente del plan de
gestin del proyecto o programa que describe cmo se define el
mbito de aplicacin, se desarrolla, supervisa, controla y verifica.
Este plan ayuda a reducir el riesgo de corrupcin del alcance del
proyecto.
Si no planificas, no lo podrs hacer!

14

Para iniciar el plan de Gestin del Alcance, el Plan
para la Direccin del Proyecto debe contener:
Fases o ciclo de vida del proyecto
Qu procesos y herramientas se van a utilizar en el
proyecto
Cmo se realizar la gestin de la configuracin
5.1 Mapa del proceso

Juicio de
expertos
Plan de Direccin
del Proyecto
Reuniones
Acta de
Constitucin del
Proyecto
Plan de Gestin
del Alcance
Factores
Ambientales de la
Empresa
Plan de Gestin de
Requerimientos
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
16
5.1 Herramientas
Juicio de Expertos: experiencia proporcionada
por personas con conocimientos especializados.
Reuniones: el DP y los miembros de su equipo se
renen para intercambiar informacin, evaluar
alternativas y tomar decisiones.
17
5.1 Salidas
Plan de gestin del alcance del proyecto:
El plan de gestin del alcance es un documento donde se
definen los procedimientos que se llevarn a cabo para:
Preparar el enunciado o declaracin del alcance

Crear y aprobar la EDT
Realizar la validacin del alcance
Procesar y aprobar los cambios en el alcance
Los responsables de implementar las tareas deberan

participar en la elaboracin del plan del alcance.
18
5.1 Salidas
Plan de gestin de Requerimientos
El plan de gestin de requisitos es un componente del
plan de gestin del proyecto que describe cmo se
analizarn los requisitos, documentados, y administrados.
Cmo se documentarn e informarn los requisitos?,
Cmo ser el proceso de monitoreo y control de los
requisitos?, Quines y cmo realizarn cambios en los
requisitos?, Cmo se priorizarn los requisitos?
19
Ejemplo de formato
Plan de Gestin de Alcance
Ejemplo de formato
Plan de Gestin de Requisitos
Agenda
5.4 Crear la EDT
21

Para poder cumplir con los objetivos del proyecto, es necesario
definir y documentar todas las necesidades y expectativas de los
interesados (patrocinador, cliente, etc.).
El xito del proyecto depende directamente del cuidado que se
tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del
producto.
El proceso de recopilar requisitos incluye la gestin de las
expectativas del cliente y son la base para la EDT.
22

Plan de Gestin
del Alcance
Entrevistas
Grupos de
Opinin
Talleres
Facilitados
Tcnicas
grupales de
creatividad
Prototipos
Benchmarking
Tcnicas grupales de
toma de decisiones
Plan de Gestin de
Requerimientos
Plan de Gestin
de Interesados
Cuestionarios
y encuestas
Observaciones
Anlisis de
Documentos
Acta de
Constitucin del
Proyecto
Diagramas
de contexto
Documentacin
de Requisitos
Registro de
Interesados
Matriz de
Rastreabilidad de
Requisitos
23
5.2 Entradas
Plan de Gestin de Interesados
Se utiliza para comprender las necesidades de
comunicacin y el nivel de participacin de los
interesados, a fin de evaluar y adaptar su participacin en
las actividades de los requisitos.
Registro de Interesados
El registro de interesados se utiliza para identificar a los
interesados que pueden proporcionar informacin sobre
los requisitos.
El registro de interesados tambin captura las principales
necesidades y expectativas de los principales grupos de
inters puede tener para el proyecto.
24
5.2 Herramientas y Tcnicas

Entrevistas
Se obtiene informacin de los interesados a travs de un
dilogo directo
Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontneas
y registrando las respuestas
Puede ayudar a identificar y definir las caractersticas y
funciones de los entregables esperados del proyecto
Grupos de Opinin
Renen a los interesados y expertos para conocer su
expectativas con respecto al
producto o resultado
propuesto
Un moderador gua al grupo a travs de un discusin
interactiva diseada para ser ms conversacional que una
entrevista individual
25

Talleres Facilitados
Sesiones donde se rene a los interesados
interfuncionales clave, para definir los requisitos del
producto
Tcnica primordial para definir rpidamente los requisitos
de funcionalidad compartida y conciliar las diferencias
entre los interesados
Permite desarrollar la confianza, fomentar las relaciones
y mejorar las comunicaciones entre los interesados
Dependiendo de la industria se denominan:
Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (Joint
Application Development)
Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality
Function Deployment)
Cliente: Opinin del cliente (Voice of Client VOC)
26

Tcnicas grupales de creatividad
Lluvia de ideas
Tcnicas de grupo nominal
Proceso de votacin Jerarquizar
Mapa Conceptual/Mental
Se clasifican en un esquema nico

para reflejar los puntos en comn y las
diferencias de entendimiento
Diagrama de afinidad
Clasificacin de un grupo de ideas para

su revisin y anlisis
Anlisis de decisin multicriterio
27
Una tcnica que utiliza una matriz de

decisin para proporcionar un enfoque
analtico sistemtico para el
establecimiento de criterios, como el nivel
de riesgo, la incertidumbre y la valoracin,
para evaluar y clasificar muchas ideas.

Tcnicas grupales de toma de decisiones
Proceso de evaluacin de mltiples alternativas con
relacin a un resultado esperado, en forma de acuerdo
para acciones futuras
Utilizadas para clasificar y dar prioridades a los
requisitos del producto
Los mtodos para llegar a una decisin:
Unanimidad
Mayora
Pluralidad
Dictadura
28
29

Prototipos
Mtodo para obtener retroalimentacin rpida de los
requisitos, generando un modelo operativo del producto
esperado antes de construirlo realmente.
Permiten a los interesados experimentar con un modelo de
su producto final
Sustentan el concepto de elaboracin gradual debido a que
se usan en ciclos iterativos para construir maquetas
modelos.
Estudios comparativos (benchmarking): comparar los

resultados o planes de nuestra empresa contra otras
empresas del mercado.
30

Diagramas de contexto: grfico que representa los
interesados fuera del sistema y su interrelacin con el
mismo.
31
5.2 Salidas
Documentacin de Requisitos
Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y ser

progresivamente ms detallada informacin sobre los
requisitos que se conoce.
Antes de formar la lnea base, los requisitos deben ser
claros (medibles y comprobables), rastreables, completos,
coherentes y aceptables para los interesados clave.
Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
Es una tabla que vincula los requisitos del producto desde

su origen hasta que los productos que las satisfagan.
Contribuye a garantizar que cada requisito agrega valor para
el negocio mediante la vinculacin a los objetivos de la
empresa y del proyecto.
32
Agenda
5.4 Crear la EDT
36

Proceso que consiste en desarrollar una
descripcin detallada del proyecto y del
producto.
Preparar el enunciado detallado del
alcance del proyecto es fundamental para
su xito.
Durante el proceso de planificacin, el
alcance del proyecto se define y se
analizan los riesgos, supuestos y
restricciones existentes.
37
El enunciado del alcance del proyecto se elabora

a partir de:
Entregables principales
Enunciado del
Alcance del
Proyecto
Supuestos
Restricciones
38
Plan de Gestin
del Alcance
Juicio de
expertos
Anlisis del
producto
Generacin de
alternativas
Talleres
Facilitados
Acta de
Constitucin del
Proyecto
Enunciado
(Declaracin) del
alcance del
proyecto
Documentacin
de Requisitos
ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Documentos
del Proyecto
39
40
41
5.3 Salidas
PROYECTO
Enunciado del alcance

del proyecto
Supuestos del
proyecto
Entregables
del proyecto
PRODUCTO
Restricciones
del proyecto
Descripcin del
alcance del
producto
Criterios de
aceptacin del
producto
Exclusiones del
proyecto
42
Agenda
5.4 Crear la EDT
45
5.4 Crear la EDT

Proceso que consiste en subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms
pequeos y manejables.
La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS), es
una descomposicin jerrquica, basada en entregables
del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto.
La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y
representa el trabajo especificado en el enunciado del
alcance del proyecto aprobado y vigente.
WBS = Work Breakdown Structure
46
El trabajo planificado est contenido en el nivel ms bajo de los componentes de

la EDT, denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado,
controlado y su costo puede ser estimado
A cada componente de la EDT
incluidos los paquetes de trabajo se
les asigna una cuenta de control.
Por lo general, muchas

organizaciones cometen el error de
saltearse este proceso al momento
de planificar sus proyectos. En su
lugar, comienzan a descomponer el
proyecto a nivel de tareas y esto no
favorece para un proyecto exitoso.
47
Plan de Gestin
del Alcance
Enunciado del
alcance del
proyecto
Juicio de
expertos
Documentacin
de Requisitos
Descomposicin
Lnea Base
del Alcance
ACTUALIZACIONES
Factores
Ambientales de la
Empresa
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Documentos
del Proyecto
48

Descomposicin
Es la subdivisin del proyecto en componentes ms pequeos
y manejables.
Se divide hasta que el trabajo y entregables definidos a nivel
de Paquetes de Trabajo
El nivel de paquetes de trabajo es el nivel ms bajo de la EDT
y aqu el costo y duracin de las actividades puede estimarse
El todo
Las partes
49
La EDT
Descomposicin
jerrquica
Est orientado hacia

los entregables
Es una representacin del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los
objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. En la EDT no se incluyen
tareas, slo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo.
Paquete de trabajo: son entregables en el nivel ms bajo de cada

sector de la EDT y es el punto en el que el costo y el cronograma
para el trabajo pueden estimarse de forma fiable. El nivel de detalle
para los paquetes de trabajo variar segn el tamao y la
complejidad del proyecto.
Entregables que no estn en la

EDT, estn fuera del Alcance del
proyecto
5.4 Salidas
El enunciado del alcance del proyecto, as
como su EDT y el diccionario de la EDT, una
vez aprobados constituyen la Lnea Base del
alcance del proyecto.
Declaracin del alcance

del proyecto
Lnea base del

alcance
EDT
Diccionario de la EDT
La lnea base del alcance puede cambiarse slo a travs de los

procedimientos de control de cambios formales y que se utiliza
como base para la comparacin.
51
5.4 Salidas
Personal
Estimaciones
Lista de actividades
Cronograma
Control del Proyecto
EDT
Presupuesto
Diagrama de red
Gestin de Riesgos
52
La EDT es un elemento clave que conecta al proyecto!

GERENCIA DE PROYECTOS
EDT
COSTO
ALCANCE
CRONOGRAMA
53
Ejemplo de EDT
Ejemplo de EDT
EDT - Sistema de aeronave militar
Ejemplo de EDT
Ejemplo de EDT
EDT Desarrollo de Software
5.4 Crear la EDT

Algunas ventajas de utilizar la EDT son:
Herramienta de trabajo en equipo que involucra con
sentido de pertenencia a los miembros claves
Tener una visin de conjunto para que el equipo de trabajo
comprenda rpidamente su lugar en el proyecto
Servir como base para la estimacin de tiempos, costos,
personas y riesgos.
Facilitar la comunicacin
Facilitar el control integrado de cambios
5.4 Salidas
Se trata de un documento que
respalda y acompaa al EDT
59
Agenda
5.4 Crear la EDT
61

Es el proceso que formaliza la aceptacin de los
entregables del proyecto que se han completado.
Incluye revisar los entregables con el cliente o
patrocinador, para asegurarse que se han completado
satisfactoriamente y obtener su aceptacin formal.
Por lo general el control de calidad se lleva a cabo antes
de la verificacin del alcance, sin embargo ambos pueden
ejecutarse en paralelo.
El principal objetivo de validar el alcance es asegurar
que cada entregable se est completando en forma
apropiada.
62

Plan de Direccin
del Proyecto
Documentacin
de Requisitos
Entregables
aceptados
Inspeccin
Tcnicas
grupales de toma
de decisiones
Solicitudes
de Cambio
Informacin
sobre el
desempeo
del trabajo
Matriz de
Rastreabilidad de
Requisitos
ACTUALIZACIONES
Entregables
Verificados
Datos del
desempeo de
trabajo
Documentos
del Proyecto
63
5.5 Entradas
Entregables Verificados: Son los resultados del
proyecto que se han completado y verificado su
correccin a travs del proceso de Control de Calidad.
Datos de desempeo del trabajo: Grado de
cumplimiento del entregable en relacin a la mtricas
de calidad, cantidad y severidad de no conformidades,
etc.
64

La inspeccin incluye actividades tales como medir, examinar y verificar para
determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios
de aceptacin del producto.
65
5.5 Salidas
Entregables aceptados por el cliente o patrocinador
Informacin de desempeo del trabajo: estado de
avance de los entregables
Solicitudes de cambio
66
Agenda
5.4 Crear la EDT
67

Proceso que monitorea el estado del alcance del proyecto
y el producto y gestiona cambios a la Lnea Base del
Alcance.
Asegura que todos los cambios solicitados o las acciones
preventivas o correctivas recomendadas se procesen a
travs Realizar el control integrado de cambios.
Tambin se utiliza para gestionar los cambios reales
cuando suceden y se integra a los otros procesos de
control.
Los cambios no controlados se denominan Corrupcin del

Alcance.
68
Recordar!
A diferencia de validar el alcance donde se revisa

que se estn completando los entregables
satisfaciendo al cliente, el proceso de controlar el
alcance consiste en revisar que se estn
realizando los entregables definidos en el proyecto,
ni ms ni menos.
69

Plan de Direccin
del Proyecto
Informacin sobre
el desempeo del
trabajo
Anlisis de
Variacin
Documentacin
de Requisitos
Solicitudes
de Cambio
Matriz de
Rastreabilidad de
Requisitos
ACTUALIZACIONES
Datos del
desempeo
de trabajo
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Plan de Direccin
del Proyecto
70
Documentos
del Proyecto
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
71
CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS
IDEA
PRE-INVERSION
INVERSION
OPERACION
Ciclo del Proyecto

Analizar antes de desembolsar Recursos Pblicos.
IDEA
Secuencia de pasos que todo PIP, por Ley, debe cumplir; o mejor dicho,
la forma cmo el pas ha decidido hacer inversin
IDEA
Obligatorio
FASE I:
PREINVERSIN
FASE II:
INVERSIN
Perfil
Estudios
Definitivos/
Expediente
Tcnico
Factibilidad
FASE III:
POSTINVERSIN
Operacin
y Mantenimiento
Ejecucin
Evaluacin
Ex post
Retroalimentacin
*La declaracin de VIABILIDAD es un requisito para pasar de la

fase de preinversin a la fase de inversin.
Fin
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Direccin de Proyectos

Fundamentos en Direccin de Proyectos

Alcance del Proyecto vs. Alcance del producto

Alcance del Producto vs Alcance del Proyecto

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

Desarrollar el Plan para la

Planificar la Gestin del

Planificar la Gestin del

Planificar la Gestin de los

Controlar los costos

Procesos de gestin del alcance

5. Gestin del Alcance

5. Gestin del Alcance

El equipo de proyecto define los

5.1 Planificar la Gestin del Alcance

Si no planificas, no lo podrs hacer!

5.1 Planificar la Gestin del Alcance

5.1 Mapa del proceso

Preparar el enunciado o declaracin del alcance

Los responsables de implementar las tareas deberan

5.2 Recopilar Requisitos

5.2 Mapa del proceso

5.2 Herramientas y Tcnicas

5.2 Herramientas y Tcnicas

5.2 Herramientas y Tcnicas

Proceso de votacin Jerarquizar

Se clasifican en un esquema nico

Clasificacin de un grupo de ideas para

Anlisis de decisin multicriterio

Una tcnica que utiliza una matriz de

5.2 Herramientas y Tcnicas

5.2 Herramientas y Tcnicas

5.2 Herramientas y Tcnicas

Estudios comparativos (benchmarking): comparar los

5.2 Herramientas y Tcnicas

Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y ser

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

Es una tabla que vincula los requisitos del producto desde

5.2 Recopilar Requisitos

5.2 Recopilar Requisitos

5.2 Recopilar Requisitos

5.3 Definir el Alcance

El enunciado del alcance del proyecto se elabora

5.3 Mapa del proceso

5.3 Herramientas y Tcnicas

5.3 Herramientas y Tcnicas

Enunciado del alcance

5.4 Crear la EDT

El trabajo planificado est contenido en el nivel ms bajo de los componentes de

Por lo general, muchas

5.4 Mapa del proceso

5.4 Herramientas y Tcnicas

Est orientado hacia

Paquete de trabajo: son entregables en el nivel ms bajo de cada

Entregables que no estn en la

Declaracin del alcance

Lnea base del

La lnea base del alcance puede cambiarse slo a travs de los

La EDT es un elemento clave que conecta al proyecto!

5.4 Crear la EDT

5.5 Validar el Alcance

5.5 Mapa del proceso

5.5 Herramientas y Tcnicas