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GUIA N 2

Excel 2016: Introduccin de datos,


introducir, Editar el contenido de una celda,
aplicar formatos a nmeros, referencias de
celdas y rango, referencias a mltiples hojas
y rangos, diagramacin de tablas, Formulas
y funciones.
DOCENTE: ING. SIGRID ESTHER ORTIZ
CAMACHO
MARZO 2016

(SOLO CON FINES ACADEMICOS)

MICROSOFT EXCEL 2016

INFORMATICA APLICADA I
MICROSOFT EXCEL 2016.

SESION N: 2
Temas:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Introduccin de datos.
Editar el contenido de una celda.
Aplicar formatos a nmeros.
Referencias de celdas y rango.
Referencias a mltiples hojas y rangos.
Formulas y funciones.

Desarrollo
1. Introduccin de datos.
En cada una de las celdas de la hoja de clculo, es posible introducir todo
tipo de datos como por ejemplo nmeros, frmulas o textos. Para ingresar
cualquiera de estos tipos de datos seguiremos los siguientes pasos:

Situar el cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos,


luego digitarlos.

Mientras

se hace el ingreso debe de aparecer estos datos en dos


lugares, en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:

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Celda
Activa

Barra de
formulas

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres


mtodos que te detallan a continuacin:

Presionando la tecla entrada (enter): Se valida el valor introducido


en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentran
justo por debajo.

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Teclas de movimiento: Se valida el dato introducido en la celda


activa y se posicionar dependiendo de la tecla direccional pulsada,
por ejemplo, si pulsamos FLECHA ABAJO la celda activa bajara
una celda o ms dependiendo de la cantidad de veces que se
presion esta tecla.

NOTA: Debe de recordar que si introduce algn dato no valido, una


funcin incorrecta o una formula mal planteada, es posible que aparezca
una ventana de alerta indicando el error, para esto debe de estar atento
a la advertencia y tratar de replantear el ingreso de datos de manera
correcta.
Al presionar la tecla ENTER, por defecto la celda activa baja una posicin
(celda) en la hoja de clculo, este comportamiento viene por defecto
cuando se instala el Microsoft Office Excel 2010, pero se puede
configurar esta opcin siguiente estos pasos.
Hacemos clic en la ficha Archivo.
Escogemos la opcin Opciones y aparecer el Cuadro Opciones de
Excel.

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Aqu escogemos la opcin de la mano izquierda Avanzada, en la


seccin Opciones de edicin hacemos clic en la flechita
Direccin del cuadro de opcin Despus de presionar Entrar,
mover seleccin.

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Al presionar SHIFT + ENTER la celda activa retornara a la celda


que se encontraba seleccionada antes de realizar esta combinacin
de teclas.

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1.1. Tipos de datos.

Valores Constantes: Es un dato que se introduce directamente en


una celda. Puede ser un texto, nmero o una fecha.

Los valores numricos: Al utilizar o revisar algunos trabajos hechos

en Excel, encontrar gran variedad de datos numricos, como


edades, sueldos, descuentos, bonificaciones, etc. Excel trata a los
nmeros con total flexibilidad ya que permiten realizar diferentes
operaciones y clculos cuando introduce un nmero. Al ingresar un
valor numrico este se alinea a la derecha de la celda.

Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes.


En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes
caracteres:
0123456789+-(),/$%.Ee
Microsoft Excel ignora los signos ms (+) a la izquierda, y trata a
los puntos como separadores de miles o separadores decimales
(igualmente las comas). Todas las dems combinaciones de nmeros
y caracteres no numricos son consideradas texto.

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El punto . del teclado numrico (bajo la tecla 3 en la esquina
inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal,
nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los
puntos de separacin de los miles al introducir un nmero.
Los caracteres reconocidos como nmeros dependern de las
opciones seleccionadas en Configuracin regional del Panel de
control.
Para evitar introducir una fraccin como fecha, debe colocar un
cero (0) delante de cada fraccin; por ejemplo, escriba 0 1/2.
Delante de los nmeros negativos, site un signo menos (-), o bien
encierre los nmeros entre parntesis ( ).
Dentro de una celda, todos los nmeros se alinean a la derecha por
defecto.
En las celdas que tengan predeterminado el formato de nmero
General, Microsoft Excel presentar los nmeros como enteros
(789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notacin cientfica
(7,89E+08) en caso de que el nmero sea ms largo que el ancho de
la celda. El formato General presenta hasta un mximo de 11 dgitos,
incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+".
Independientemente del nmero de dgitos presentados, Microsoft
Excel guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un
nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Microsoft Excel
convertir los dgitos adicionales en ceros (0).
Los textos: Al disear una plantilla, recibos o cuadros estadsticos,
siempre necesitar de los textos para brindar una mejor
presentacin y que esta sea entendible. Los textos nos ayudan a que
sepamos donde ingresar el dato o porqu lo agregamos en ese lugar.
Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad de
texto, cada texto que inserte en una celda y no sobrepase el ancho
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de la misma, se alinea a la izquierda. Si el texto es demasiado largo,
aparentar sobrepasar la celda de lado, pues todo lo escrito est
en la celda donde comenz a insertar el texto.

Tipos de datos Fecha/Hora: Un dato tipo fecha/hora es tratado


como un nmero, correspondiendo a cada fecha el nmero
equivalente al de das transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900
hasta la fecha en cuestin. A la hora le corresponde la fraccin
resultado de dividir el nmero de segundos transcurridos desde las
0 horas, por el nmero de segundos que tiene un da (86.400).
Por ejemplo el nmero 10 equivale en formato fecha al da 10-Enero1900, y el nmero 10,75 equivale en formato fecha al da 10-Enero1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar
operaciones matemticas con celdas que contengan fechas u horas.
Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy fecha de
nacimiento = das vividos).
Ejemplos:

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Lgico: Incluye los valores VERDADERO y FALSO. Estos valores se


escriben directamente en una celda y tienen un significado
especfico. Se utilizan en funciones lgicas y condicionales.

2. Editar el contenido de una celda.


Los datos se agregan en las celdas, sabemos que cada celda es
independiente y que pueden aceptar nmeros, textos y frmulas. Cuando
necesite cambiar el valor de la celda, entonces pulse clic en la celda donde
desea cambiar el valor y vuelva a escribir el dato y no se olvide de pulsar
Enter.
Cuando desea aumentar ms contenido, pulse la tecla F2 y el punto de
insercin estar al final del dato introducido y puede aumentar el valor.
Excel brinda todas estas facilidades para que el usuario no tenga
problemas a la hora de redisear el trabajo.
Aplicar formatos a las celdas
Como ya sabr, Excel muestra una gran variedad de herramientas para
poder aplicar formatos a los cuadros que haya hecho. Una buena aplicacin
de formato a un trabajo hecho en Excel, hablar muy bien de usted y har
saber que su trabajo es impecable y que tom mucho esmero en crearlo.
En la siguiente lista se muestran los diferentes botones que puede utilizar
para aplicar formatos a las celdas e incluso a los valores dentro de las
celdas.

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Fuente: Cambia la fuente, se puede aplicar un tipo de fuente de
varias formas como en el Word, la primera es haciendo clic en la
flechita del tipo de fuente del grupo fuente de la ficha Inicio, la
segunda forma es haciendo anticlic en la celda y aparecer la
minibarra ah tambin podemos elegir el tipo de fuente y la ltima
forma es entrando en el cuadro de dialogo fuente como en el Word
y ah tambin podemos aplicar otro tipo de fuente..

Tamao de fuente: Cambia el tamao de la fuente, tambin se


puede hacer de las diferentes formas como en el Word 2013.

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Negrita: Aplica el formato de negrita al texto seleccionado.

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Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto seleccionado.

Subrayado: Aplica el formato de subrayado al texto seleccionado.

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Color de fuente: Cambia el color del texto.

Color de relleno: Colorea el fondo de las celdas seleccionadas.

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Bordes: Aplica bordes a las celdas seleccionadas.

Ejercicio prctico.
Vamos a practicar con el ingreso de datos numricos y de texto, adems
aplicaremos algunos formatos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)

Inicie Excel con un nuevo libro en blanco.


D doble clic en Hoja1 y agregue como nombre: Ganancias Enero.
D clic en A1 y escriba: Resumen de Ganancias y pulse Enter.
En A2, agregue el texto: Ingresos.
En B2, agregue el texto: Egresos.
En C2, agregue el texto: Ganancias.
Seleccione A1 y desde la ficha Inicio, en el grupo Fuente, d clic en
Negrita.
D clic en la flecha de Fuente, y seleccione Segoe UI.
D clic en la flecha de Color de fuente, y seleccione Azul, nfasis 1,
Oscuro 25%.
Seleccione A2:C2 y d clic en la f lecha de Color de relleno.
Seleccione el color Verde, nfasis 6, Oscuro 25%.
Usando Color de fuente, aplique Blanco, Fondo1.
Seleccione A3 y agregue: 500 y pulse Enter.
Complete los dems dato tal como lo muestra la siguiente imagen.
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o) Guarde su archivo con el nombre Resumen de Ganancias.


3. Aplicar formatos a nmeros.
Excel puede aplicar diferentes formatos a los nmeros introducidos en las
celdas.
Puede aplicar estos formatos desde la ficha Inicio, grupo Nmero o
utilizando el cuadro de dilogo Formato de Celda.

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Formato de nmero: Permite seleccionar en una lista desplegable los
diversos formatos de nmeros que posee Excel, como los porcentajes,
fechas, fracciones y ms.

Formato de nmero de contabilidad: Permite cambiar el formato de un


nmero a moneda. Dependiendo de su configuracin regional, aparecer
el smbolo de moneda adecuado.

Estilo porcentual: Aplica el formato de porcentaje a un nmero. En


especial el nmero debe ser un decimal.

Estilo Millares: Agrega una coma para separar los millares.

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Aumentar y disminuir decimales: Permite aumentar y disminuir los
nmeros decimales de un valor.

Dentro del cuadro de dilogo Formato de celda, puede encontrar la


ficha Nmero activa, es ah donde observar los diferentes formatos
que posee un nmero y como puede aplicarlos.

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4. Referencias de celdas y rango.
a. Referencias Relativas.
Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la
formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque
las referencias las hace con respecto a la distancia entre la
formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la
opcin que ofrece Excel por defecto.
Una referencia relativa a una celda o rango es aquella que, al
copiar la celda donde est escrita y pegarla en otra ubicacin o
al utilizar "Autorrellenar", se ajusta automticamente para
hacer referencia a otras celdas.
Son las referencias ms utilizadas y las que, en la mayora de
las veces, se obtienen por defecto en Excel al hacer click en una
celda para hacer referencia a ella.
Por ejemplo, si tenemos la expresin = A1*2 en la celda B1 y
utilizamos "Autorrellenar" hacia abajo, las frmulas que se
obtienen van a justando el nmero de forma que en la celda B2
tendremos la frmula =A2*2, en la celda B3 tendremos la
frmula =A3*2 y as sucesivamente.
Podemos ver en la siguiente imagen como se ajustan las frmulas
a medida que "arrastramos" con "Autorrellenar":

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b. Referencias Absolutas.
Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la
formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula
son fijas.
Una referencia absoluta a una celda o rango es aquella que, al
copiar la celda donde est escrita y pegarla en otra ubicacin o
al utilizar "Autorrellenar", NO se ajusta y queda bloqueada
haciendo referencia siempre a la misma celda.
Para hacer una referencia absoluta a una celda, se deben
introducir los smbolos del dlar $ antes de la letra y antes del
nmero de una referencia normal del tipo A1. Es decir, una
referencia absoluta a la celda A1, sera: $A$1
Con ello, conseguimos que al copiar y pegar o bien al utilizar
"Autorrellenar" siempre mantenemos la referencia a la misma
celda:

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c. Referencias Mixtas.
Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos
hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o
viceversa.
Una vez aprendidos los conceptos de "referencia relativa" y
"referencia absoluta", es fcil entender el concepto de
referencia mixta. Una referencia mixta a una celda o rango es
aquella que, al copiar la celda donde est escrita y pegarla en
otra ubicacin o al utilizar "Autorrellenar", ajusta slo la letra
o slo el nmero de la referencia, quedando bloqueado slo el
nmero o slo la letra respectivamente.

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Por lo tanto, si queremos bloquear la letra, debemos colocar el
smbolo del dlar "$" antes de la letra y si queremos bloquear
el nmero, debemos colocar el smbolo del dlar "$" antes del
nmero.
Las referencias mixtas son tiles en multitud de ocasiones,
especialmente cuando tenemos que utilizar "Autorrellenar" en
una matriz de celdas (varias celdas x varias celdas), puesto que
nos permite "arrastrar" una frmula introducida en una esquina,
hasta la celda opuesta en la matriz, para operar con los
encabezados de columnas y filas rpidamente y de una sla vez.

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Es importante que sea consciente de lo que ocurre a las referencias


de celdas, independientemente si son absolutas o relativas, cuando se
mueve una frmula mediante el mtodo de cortar y pegar, o cuando se
copia una frmula mediante el mtodo copiar y pegar.

Cuando se mueve una frmula, las referencias de celdas


existentes en ella no cambian, independientemente del tipo de
referencia que utilice.

Cuando se copia una frmula, las referencias pueden cambiar en


funcin del tipo de referencia de celda que utilice.

En la tabla siguiente se indica cmo se actualiza un tipo de referencia


si la frmula que la contiene se copia de dos celdas hacia abajo y dos
hacia la derecha.

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d) Referencias a mltiples Hojas y rangos


Una referencia a la misma celda o al mismo rango en varias hojas
se denomina referencia 3D. Una referencia 3D es un mtodo
til y cmodo de hacer referencia a varias hojas de clculo que
siguen el mismo patrn y a las celdas de cada hoja de clculo
que contienen el mismo tipo de datos para, por ejemplo,
consolidar los datos presupuestarios de diferentes
departamentos de la organizacin.
Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar las
asignaciones presupuestarias de tres departamentos (Ventas,
Recursos Humanos y Marketing), cada uno en una hoja de clculo
diferente:
=SUMA(Sales:Marketing!B3)

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Puede incluso agregar otra hoja de clculo y despus moverla al
rango al que hace referencia la frmula.
Por ejemplo, para agregar una referencia a la celda B3 de la
hoja de clculo Instalaciones, mueva la hoja Instalaciones entre
las hojas Ventas y RH como se muestra en el siguiente ejemplo.
Debido a que la frmula contiene una referencia 3D a un rango
de nombres de hojas de clculo, Ventas:Marketing!B3, todas las
hojas de clculo del rango se incluyen en el nuevo clculo.

e) Rangos.

Asignar nombres
Se le considera rango a un conjunto de celdas conformadas por una o ms
celdas.
-

Primero seleccionamos el rango deseado C3:C5.

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Nos vamos al cuadro de nombres y ponemos el nombre que queremos y


pulsamos Enter.

Utilizar en la frmula
Puede usar los nombres de los rangos en frmulas o funciones.
-

Seleccionamos la celda C6, sumamos el rango anteriormente


mencionado de esta forma:

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6. Formulas y funciones.
Formulas
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como
*,+,-, Seno, Coseno, etc.
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones.
Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y,
con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda,
se debe entrar como primer carcter el signo igual (El signo igual = le
indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula).
Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en blanco dentro
de la misma.
Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que
contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume
el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado (como se ver ms
adelante la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la
celda A5 contiene el valor numrico 15, la celda A4 contiene el valor
numrico 4, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir
27 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se
ingres la frmula.
Ejemplo:
=pi*COS(45)

NOTA: Un operando es una de las entradas (argumentos) de un operador.


Por ejemplo, en:
3+6=9
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"+" es el operador y "3" y "6" son los operandos.
Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o
ms valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El
resultado se mostrar en la celda donde se introdujo la formula.
El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin.
As, los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o
referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una frmula
o incluso otra funcin.
Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de
operacin o clculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemticas
y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora,
lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Estructura de una funcin
La sintaxis de cualquier funcin es:
=nombre_funcion(argumento1;argumento2;;argumentoN)
Esto es:
1. Signo igual (=).
2. Nombre de la funcin.
3. Parntesis de apertura.
4. Argumentos de la funcin separados por puntos y comas.
5. Parntesis de cierre.

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Insertar funcin
Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo
Insertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la hoja de
clculo. A medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadro
de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada
uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento,
el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.
Para introducir una frmula, cuenta con dos opciones:

Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrar el


resultado. Si el nombre de la frmula es correcto Excel indicar los
argumentos de la misma.

Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de dilogo Insertar funcin),


este asistente mostrar el nombre de la funcin, los argumentos,
adems una descripcin de la funcin y de cada argumento.

Funciones Anidadas
Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra
funcin, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo:
=SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0)
En el ejemplo anterior la funcin SI compara con 50 el resultado
producido por la funcin PROMEDIO (funcin anidada), si es mayor a 50,
invoca a la funcin SUMA (funcin anidada).
Precauciones en la manipulacin de celdas
Es comn confundir las acciones de seleccionar, rellenar series y mover
celdas, por eso indicamos la diferencia entre estas a travs de la siguiente
comparacin:
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Seleccionar: Cuando se seala al centro de la celda. El cursor es una cruz
blanca gruesa.

Cuadro de relleno: Cuando se seala a la esquina inferior izquierda.

Modo Mover: Cuando se seale algunos de los bordes de la celda, deber


aparecer el siguiente cursor.

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Autorrellenar: Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel,
y as facilitar el ingreso de datos. Se arrastra desde el control de relleno
de la celda en cuestin.
Se mostrar una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de
Autorelleno.

Primero escribimos 1 en la celda A1.

Realizamos un arrastre del cuadro de relleno.

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Al darle clic en la opcin Serie de relleno deber salir como en el


grafico siguiente.

Se puede tambin hacer con fechas.


Rellenar Series: El control de relleno permite copiar una celda o generar
una serie. La copia o generacin de series, depende del contenido de la
celda que se usa como origen. As, si usted escribe un texto en una celda
y usa el cuadro de relleno se copiar el contenido. Si usted escribe un
texto y nmero (por ejemplo A001 Nota1) se crear una serie.

Escribimos COD-1001 en la celda A1.

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Hacemos el arrastre de la celda y aparece la siguiente serie.

Cmo Activar / Desactivar Autocompletar:

Haga clic en la ficha Archivo.


Seleccione el elemento opciones.
En la pantalla siguiente seleccione la opcin avanzada.

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Elegir de la lista desplegable: Esta opcin le permitir reutilizar datos


ingresados anteriormente en la misma columna de una forma rpida y muy
cmoda ya sea por medio del men contextual o por medio del teclado.
Cmo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable

Ubique el cursor debajo del ltimo dato ingresado en la columna.


Haga clic con el botn secundario del mouse, y en el men
contextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable.

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Aparecer una lista con los valores ya ingresados en las


columnas.

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Operadores en las frmulas.


EXCEL 2016 permite el uso de operadores tanto aritmticos, de texto y de
comparacin, de esta manera puede idearse para crear frmulas complejas que
ayuden al buen funcionamiento de sus datos.
Operadores Aritmticos
En la siguiente tabla, se muestran los operadores aritmticos que ms se
utilizan.

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Operadores de texto y comparacin.
Los operadores de texto y comparacin pueden ayudarle a resolver
algunos problemas con sus tablas.

Bibliografa

VALENTIN HUIZA, Handz J. Microsoft Office 2013 La Biblia. Lima


2010. Grupo Editorial Megabyte.
http://www.aulaclic.es/guia-office-2013

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