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Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso administrativo en
una empresa son: planeacin, organizacin, direccin y control.
Planeacin
La funcin de la planeacin busca influir en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lgicas
en el presente, por lo que representan la esencia de una operacin efectiva. Las actividades bsicas
que involucra la planeacin son:
Elaboracin de la planeacin prospectiva, determinacin de objetivos y metas generales y
particulares para cada rea, preparacin de mtodos, estrategia, opciones, polticas y
procedimientos, formulacin de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los
objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo.
El proceso de planeacin prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodolgico
que son:
1.
Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la
definicin de la situacin de la empresa si se continase en la misma direccin actual.
2.
3.
4.
Organizacin
La organizacin contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen
unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y especficos de la empresa. La
organizacin conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra
las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y
relacin armnica.
La planeacin y la organizacin son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el
objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posicin
relativa a las actividades que la empresa habr de desarrollar. La organizacin relaciona entre s las
actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempearlas.
Las actividades bsicas relativas a la funcin de organizacin son:
Asignacin de recursos (humanos, financieros, materiales); actividades (cmo); responsables
(quin); tiempos (cundo); determinacin de grados de especializacin y divisin del trabajo
(comercializacin, produccin, compras, personal); establecimiento de jerarquas (relaciones de
autoridad y responsabilidad); asignacin de funciones; determinacin de tramos de control; diseo
de la estructura organizacional; elaboracin de manuales de organizacin, polticas y
procedimientos, entre otros.
Direccin
La funcin de direccin tiene como propsito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones
de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en
conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.
Esta funcin comprende las siguientes etapas:
Autoridad. Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo de las
actividades y bsqueda de los objetivos y metas planeadas.
Comunicacin. Forma en que se establecen los canales de comunicacin y fluye la comunicacin al
interior y exterior de la empresa.
Supervisin. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se plane y orden.
Las actividades bsicas que comprenden la funcin de direccin son:
Determinacin de lo que debe hacerse (planeacin), establecimiento de cmo se debern llevar a
cabo las actividades de la empresa (organizacin), vigilar lo que debe hacerse (control).
Control
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos
y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviacin que los
resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos
bsicos:
1.
2.
3.
Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios reales respecto a los
establecidos.
4.
Estas dos herramientas contienen una fuerte orientacin hacia los procesos. Ello implica la
bsqueda por:
Un clima armnico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez.