INKAFARMA

PROCESS INNOVATION & SIX SIGMA QUAL

Profesor: Eddie Morris Abarca

Alumnos:
Augusto Delgado,
Marisela
Arana Castro, Jose
Luis
Flores Uribe, Boris

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1. INTRODUCCIN A LA EMPRESA
1.1.

Descripcin:

INKAFARMA, es una Empresa dedicada principalmente a la venta y

distribucin de productos de tocador, farmacuticos y lcteos de
excelente calidad y a los mejores precios los 365 das del ao.
Posee una amplia presencia en el Per; sus farmacias estn presentes
actualmente en las 25 regiones del Per. Dada su escalabilidad y
poder de negociacin con sus proveedores, Inkafarma implementa
una estrategia continua de precios bajos obteniendo importantes
mrgenes.
Sus principales lneas de venta son:

1.2 Ubicacin del Centro de

Distribucin
Av. Defensores del morro 1277, Chorrillos (Ex
Fabrica de Luccheti). Desde este punto se
cubre la necesidad de productos para todas
las 920 locales ubicadas en todo el territorio
peruano; las 24 regiones y la provincia
constitucional del Callao. Se manejan 12000
skus para hacer frente a los requerimientos
de todos los locales.

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1.3 Mercado
Al cierre del 2015, Inkafarma se posiciona como lder del mercado con
el 51% de este, a pesar de la reciente adquisicin del grupo
Quicorp(MiFarma, Fasa y BTL) de las cadenas de boticas Arcangel, la
participacin de todas las boticas de este ltimo suman 37% del
mercado, otras conforman el 12%.

Fuente: Arellano Marketing

1.4 Visin
Cambiar la historia de la salud en todas las comunidades donde
opera, a travs de la mejor calidad, el mejor
precio y la mejor gente.
1.5 Misin
Llevar con calidez y optimismo: salud,
bienestar y ahorro a todas las comunidades
del Per.

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1.6 Estrategia operacin logstica y de cadena de

abastecimiento:
La estrategia de logstica en Inkafarma se basa en un "every day low
cost", esto por medio de automatizacin, bsqueda constante de
eficiencias y mejora continua.

1. 7 Caractersticas de la operacin logstica

2. SELECCIN Y JUSTIFICACIN DEL PROCESO

2.1 Seleccin del proceso
Vamos a aplicar una reingeniera en el proceso de recepcin de
mercadera en los locales de Inkafarma, la falta de tecnologa en el
proceso hace que ste sea tedioso, costoso y con alta probabilidad
de error.
2.2 Justificacin del Proceso

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Actualmente todo el proceso de recepcin en local es manual y

para el manejo del inventario no se tiene trazabilidad ni visibilidad
para una buena gestin. El equipo de farmacia invierte mucho
tiempo en la recepcin y carga del inventario en sistema y esto en
muchas ocasiones origina que no se puedan vender productos que
aun no se cargan al sistema, por otro lado el nivel de servicio se
puede ver afectado ya que mientras se est realizando el conteo
de lo recibido pueden venir clientes hacindolos esperar y
disminuyendo el nivel de servicio.
Adicional al realizar una venta el equipo de farmacia se puede
tomar mucho tiempo buscando el producto en trastienda, ya que el
almacenaje se realiza de forma catica.

3. DESCRIBA LOS ASPECTOS DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL

RELACIONADAS CON EL PROCESO SELECCIONADO
3.1 Fijacin de precios basada en el costo
Se fijan los precios los productos de acuerdo con los costos de
produccin y venta requeridos. A menor costo de operaciones
mejor sera el precio.

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Procesos automatizados con tecnologa para una mejor

productividad.
Innovacin a travs de la tecnologa.
3.2 Incremento de las ventas
Mejor disponibilidad de producto en boticas
Disminuir venta perdida por quiebres de stock o por diferencias
de stock

3.3 Satisfaccin y fidelizacin de clientes

Brindar excelente servicio
Precios bajos

3.4 Control de Inventarios

Reduccin de faltantes en boticas
Reduccin de inventario en boticas
Mejor tiempo de entrega
Trazabilidad del inventario

4. MISIN DEL PROCESO

Establecer las actividades necesarias para la recepcin (fsica y
sistmica) de mercadera despachada por el CD de Eckerd Per
S.A. hacia los locales, con el fin de contar con el stock necesario
para realizar la venta.

5. IDENTIFICAR A LOS CLIENTES INTERNOS / EXTERNOS

5.1 Cliente Interno: Son todos los locales, situados en
diferentes regiones de todo el Per, en total 920 locales; la
expectativa de nuestro cliente interno es el ser abastecidos de

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forma eficiente (al tiempo requerido y en las cantidades

correctas).
5.2 Cliente Externo: Son los consumidores finales, es decir la
persona que entra al local con una necesidad, la expectativa de
este es el encontrar el producto que necesite, en buen estado y
precio. De igual manera poder hacer la compra de manera fcil
y rpida.

6. IDENTIFICAR LOS PRINCIPALES PROBLEMAS DEL PROCESO

6.1 Problemas en la recepcin de bultos

Conteo de bultos manual, sin algn software que respalde

y acredite el numero de bultos fsicos enviados vs
recibidos.
Para productos crticos de la familia controlados, lcteos y
refrigerados el conteo se hace por unidad haciendo el
trabajo muy tedioso.
Procesos muy manuales para llenar documentos.
La frecuencia de despacho desde el CD de Chorrillos a los
diversos locales, dentro del rea de Lima metropolitana y
provincias es de 3 veces por semana. Cada local recibe en
promedio 150 bultos semanales con un surtido de 3000
Skus aprox que se traducen en 15mil unidades y todo es
recibido de forma manual.

6.2 Problemas en la revisin de mercadera y almacenaje

La revisin fsica se realiza por SKU y todo el proceso de

conformidad es manual, prestndose a error humano.
El almacenamiento de items es catico, lo que ocasiona
que al momento de la venta muchas veces no se puedan
ubicar los productos.

6.3 Software y carga al sistema

Falta de comunicacin entre el sistema de gestin de

almacenes WMS Logfire y el sistema en el punto de Venta

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(Inka Venta). Los locales no tienen visibilidad de lo que

sali del almacen.
Los locales no tienen visibilidad del trnsito al local,
muchas veces esta interfaz demora en cargarse, por lo
que vuelven a pedir stock e incurren en un sobre stock en
tienda.
Para afectar la gua recibida en el sistema y cargar el
inventario al local se debe registrar para cada SKU, la
cantidad recibida, a veces tomandose hasta 2 das en
completar el proceso. Al ser tan lento, el nivel de servicio
en las boticas puede caer, ya que se pierde tiempo
confirmando el pedido en lugar de atender a clientes.
Si aun no se ha cargado el inventario recibido al sistema y
un cliente requiere una unidad recin recibida, se incurre
en venta perdida a pesar de tenerlo fsicamente en el
local.

6.4 Gestin de inventario

Muchas veces en el sistema figura inventario pero
fsicamente es difcil de encontrar o est agotado.
El equipo de abastecimiento a Locales no tiene un
inventario a tiempo real de la botica para poder enviar los
items con quiebre de stock o realizar un surtido adecuado
de productos.
El equipo de control de inventarios no tiene trazabilidad
en tiempo real del inventario, la falta de control aumenta
la probabilidad a que se generen hurtos.

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7. DIAGRAMA DE NIVELACIN

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8. ELABORAR DIAGRAMAS DEL PROCESO Y DE

PROCEDIMIENTOS DE LA SITUACIN ACTUAL

8.1 Procedimiento Paso a Paso: RECEPCIN DE

MERCADERA EN PRESENCIA DEL TRANSPORTISTA

Definiciones
Acta de Transporte: nico registro que evidencia los
productos faltantes o deteriorados asumidos econmicamente
por el transportista.
CD: Centro de Distribucin de Inkafarma
QF: Qumico Farmacutico de turno
Faltantes de despacho: mercadera que se indica en la G/R
impresa pero que no ha sido recibida fsicamente.
Memorndum por Guas No Conformes (MGNC): nico
registro valido para reportar las discrepancias originadas por
errores operativos o imprevistos propios del proceso
logstico que son de responsabilidad de la organizacin y no del
Transportista.
Sobrantes del despacho: mercadera que no se indica en la
G/R impresa pero que ha sido recibida fsicamente.
Estibadores: personal perteneciente a la empresa
transportista responsable de la carga y descarga de la
mercadera a la unidad de transporte.

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Qumico Farmacutico
8.1.1 Al presentarse el transportista en el local, el QF deber
verificar su identidad solicitndole su fotocheck y DNI; e
inmediatamente despus asignar a un personal para
despejar el rea recepcin y colocar las parihuelas.
Transportista
8.1.2 Los estibadores proceden a descargar los bultos
destinados al local y a colocarlos sobre las parihuelas
dispuestas en la zona de recepcin de manera ordenada
para facilitar el conteo y la revisin.
8.1.3.El transportista deber entregar al QF la Gua de Reparto
del Almacn (anexo 1), G/R de ingreso (anexo 2) y la G/R
del Transportista.
Qumico Farmacutico
8.1.4 Verifica que la Gua de Reparto de Almacn corresponda
al local y se adjunten las G/R que se indican en dicho
documento (ver anexo 1); sino registra la anomala en el
acta de Transporte.
8.1.5
En la zona de recepcin proceder a verificar lo
siguiente:

Etiqueta de cada bulto, el cual debe corresponder al local.

Cantidad de bultos de acuerdo a la Gua de Reparto
Almacn, la cual debe coincidir con el fsico.
Sello de garanta intacto en las cajas de cartn corrugado,
bolsas de paales y precinto de seguridad integro en las
bandejas, segn se muestra en el anexo 4.

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Estado de conservacin de los bultos: ausencia de daos,

filtracin o humedad.
8.1.6 Si al finalizar la descarga, identifica que existen bultos
faltantes,
deber
reportarlo
inmediatamente
al
transportista; si el transportista no logra ubicar el bulto
durante su presencia en el local deber registrarse el
faltante en el acta del transporte por el QF.
8.1.7 Si algn bulto presenta seales de deterioro, el sello
de garanta o precinto de seguridad ha sido violado,
removido o es distinto al mostrado en el anexo 4;
inmediatamente se deber abrir el bulto y verificar su
contenido de acuerdo a la G/R, en presencia del
transportista; y en caso de identificar faltantes o
deteriorados el QF deber registrarlo en el acta del
transporte.
8.1.8 En seguida se abrirn los bultos en buen estado que
contengan los productos crticos: controlados, lcteos y
refrigerados; y verificar en presencia del transportista el
estado de conservacin. En caso de identificar
deteriorados el QF de turno deber registrarlo en el acta
del transporte.
8.1.9 El Acta de Transporte deber ser completada de forma
digital, cerciorndose de registrar correctamente el
nombre de la empresa transportista; y finalmente
debern tacharse los campos vacos.
8.1.10 En seguida, el QF, har entrega de una copia simple del
acta del transporte al transportista; la segunda copia
quedar en el archivo de ingreso de mercadera del local.
8.1.11 Luego, en la Gua de Reparto del Almacn, coloca el
sello de Recibido Sujeto a Revisin; as como la firma y
sello del Transportista, la firma y sello del QF. Y en
seguida entrega una copia de la Gua de Reparto del
Almacn al transportista y retiene una copia para el
archivo del local.
Transportista

8.1.12 El transportista se retira y dirige al siguiente punto de

entrega

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Mapa de proceso Actual de la recepcin de mercadera en

presencia del transporte

8.2 Procedimiento Paso a Paso: REVISIN DE MERCADERA

Y ALMACENAJE
QF
8.2.1.Despus que se retira el Transportista deber
designar la revisin total de la mercadera a los
tcnicos farmacuticos
Tcnico Farmacuticos (de 2 a 3 se reparten las guas)
8.2.2.Tomar una G/R y ubicar el bulto correspondiente para cada
tem.
8.2.3.

En seguida para cada tem verificar lo siguiente:

Descripcin del producto y Cantidad de empaques de acuerdo a

la G/R.
Estado de conservacin de los empaques: limpios, no
arrugados, etc.
Fecha de vencimiento

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8.2.4.En la G/R coloca visto () con lapicero en seal de

conformidad del tem revisado. En caso de encontrar
faltantes, sobrantes, deteriorados o fuera de poltica o
vencidos deber anotar la diferencia en la G/R y reportarlo
al DT o encargado de turno para su validacin fsica y
separacin de los productos sobrantes, deteriorados o
fuera de la poltica o vencidos.
8.2.5.Al terminar de chequear una G/R completa, el Tcnico
Farmacutico deber escribir su nombre, firma y DNI en la
G/R; y entregar al DT o encargado de turno.
8.2.6.Almacena de manera catica los tems por tipo de familia.
Mapa de proceso Actual de Revisin y conteo de Mercadera

en trastienda
8.3 Procedimiento Paso a Paso: CARGA DE STOCK EN
SISTEMA
QF
8.3.1 Dentro de los 2 das hbiles a la recepcin de la
mercadera el QF deber afectar las G/R recibidas de
forma total en la pantalla de Ingreso de mercadera en
Inkventa
8.3.2 En el sistema Inkaventas se ingresa al nmero de gua de
remisin recibida (previamente cargada desde SAP por
medio de una interfaz) y se va confirmando las cantidades
por cada lnea de producto, este proceso se realiza de

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forma intermitente y puede llegar a tomar varias horas,

dependiendo de la cantidad de productos recibidos
8.3.3 Una vez terminada la carga de las cantidades confirmadas
en el sistema de inkaventas, se confirma la recepcin y al
verificar se carga el inventario al sistema inkaventas como
disponible para la venta.
8.3.4 Viaja una interfaz a SAP con las unidades recibidas en el
local para descontar el inventario del CD.
8.3.5 En caso de haber encontrado diferencias durante la
recepcin se genera una orden al CD por concepto de
sobrante o faltante y se coordina con el equipo de
inventario y transporte para la devolucin
Proceso Integracin sistemas

8.4 Documentos del proceso

- Gua de Reparto de almacn
- Gua de Remisin de Ingreso
- Gua de Remisin del Transportista
- PYO-FR001 Acta de Transportista
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- CIN-FR001 Memorndum por Guas No Conformes (MGNC)

9. IDENTIFICAR LA TECNOLOGIA DE SOPORTE AL PROCESO
ACTUAL
9.1 Tecnologa
Para dar soporte al proceso de recepcin y almacenaje en las
boticas de inkafarma se implementar una tecnologa llamada
SMS Store management system. Esta consiste en una
plataforma basada en la nube que convierte el local o punto de
venta en un mini centro de distribucin donde se permita
recibir, almacenar y contar el inventario usando RFs para la
lectura con cdigos de barra. Ya que el sistema se encuentra en
la nube se puede acceder y tener visibilidad del inventario
desde cualquier dispositivo conectado a internet. El SMS es un
producto de Logfire, que es el mismo proveedor del WMS, al
estar los sistemas en la misma plataforma, la gestin del
inventario y envo de informacin entre el CD y los locales ser
mucho ms eficiente.
9.2 Proceso Futuro Recepcin
Qumico Farmacutico
9.2.1 Previo a la llegada del transportista accede al sistema SMS,
donde podr ver el transito que ha despachado el CD a
travs del WMS, donde se detallar un nmero de ASN
(Advanced Shipping Notice), dentro de ella se detalla Nro
G/R (detalle de mercadera), Informacin del transportista
(Nombre, DNI, Placa del vehculo)
Cabecera

Detalle

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Transportista
9.2.2 Descarga los bultos
Qumico Farmacutico
9.2.3 Usando un dispositivo de radio frecuencia carga el numero
de ASN en una transaccin y recibe los bultos escaneando
la etiqueta inteligente que viene pegada en la bandeja.
9.2.4 En caso de haber diferencias en el numero de bultos estas
se registran en el sistema y la bandeja queda como "No
recibida".
9.2.5 Se abren los bultos de los familias controladas y se
escanean los productos, item por item, escaneando el
cdigo de barras del producto. En caso de diferencias
tambin se registra la lnea como "No recibida".
9.2.6 Terminada la recepcin, con solo presionar un botn, se
genera automticamente un "Reporte de recibo", que
reemplazar al acta del transportista, donde se detallara lo
recibido y las discrepancias en caso hubiesen.

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9.3 Proceso Futuro Revisin Mercadera y Almacenaje

Tcnicos de Farmacia
9.3.1 Usando un dispositivo de radio frecuencia ingresan a la
transaccin "Recibir bultos x unidades" luego escanea un
bulto, escanea un item, confirma cantidad que aparece en
la pantalla (la que se envi desde el CD y aparece en la
G/R) si es correcta se confirma si no se ingresa la cantidad
encontrada y el sistema arroja un mensaje de advertencia
para confirmar la discrepancia. Luego el sistema sugiere
una ubicacin dentro de la trastienda para ubicar al
producto de acuerdo a las caractersticas fsicas del
producto.

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9.3.2 Al terminar de recibir cada producto y confirmar cantidad,

el sistema SMS se actualiza en vivo.

9.4 Proceso Futuro CARGA DE STOCK EN SISTEMA

QF
9.4.1 En la computadora, accede al sistema SMS y al buscar el
numero de carga, el estado se mostrar en "Recepcin
completa", una vez que se presiona el botn "Verificar
ASN" se enva una interfaz al sistema Inkaventa que
actualiza en cuestin de segundos el stock del local.
Nueva Integracin

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10.

IDENTIFICAR INDICADORES DEL PROCESO ACTUAL

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Acomodo de los Productos

RESPONSABLES

Traslado de los Productos del lugar origen a destino

Recepcionar los Productos en lugar Destino

Conteo de bultos y verificacin de cantidades de los
Controlados y Lacteos
Certificacin de diferencias y generacin de Memo

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I/R/A

R
I

I/R/A

Carga en el sistema de la gua

R: Responsable

I/R

A: Aprobacin

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Chofer

Tcnico
Farmacutico 2

Revisin fsica gua vs unidades

RESPONSABILIDADES

Asistente de
Farmacia

Tcnico
Farmacutico 1

Qumico
Farmacutico

11. IDENTIFICAR LOS PUESTOS QUE PARTICIPAN EN EL

PROCESO ACTUAL

I: Informacin

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12. REALIZAR EL ANLISIS DE DATOS RELACIONADOS A LOS

INDICADORES ACTUALES
ACTUAL

FUTURO

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13.

CONCLUSIONES
Con la implementacin del SMS en locales el tiempo de
recepcin de unidades desde el CD se reducira en 82%, esto va
a permitir al personal de botica poder dedicarle mayor tiempo a
dar un buen servicio al cliente externo.

El control de los inventario en boticas por un sistema que

trabaje en la nube permite tener visibilidad del inventario en
locales a tiempo reala lo largo de toda la cadena, esto no solo
favorece a logstica en el control de inventarios si no a la fuerza
de ventas.

La estructura de la nueva interfaz de sistema es ms simple y

permitir ahorro de tiempos en el traslado de informacin

La ubicacin de los productos dentro de la trastienda ser

mucho ms fcil ya que esta funcionara como un mini CD con

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ubicaciones sistmicas que indicaran donde est el inventario

actualmente.

La implementacin de la solucin ahorrara costos ya que se

tendr un mayor control sobre los faltantes y sobrantes en el
envo de mercadera.

La informacin ser mucho ms confiable ya que lo que sale del

CD ser lo que llegue al local.

Los equipos de readiofrecuencia disminuirn en 90% el riesgo a

fallas por error humano.

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