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Tcnicas de auditoria administrativa

3.2 INSTRUMENTACIN
Concluida la parte preparatoria se procede a la
instrumentacin de la auditora etapa en la cual se
tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de
recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo
con las circunstancias propias de la auditora, la
medicin que se emplear el manejo de los papeles de
trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria
para mantener una coordinacin efectiva.
3.2.1 Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al reglamento de todo tipo
de hallazgo y evidencias que hacen posible su examen
objetivo: de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a
recapturar la informacin, reprogramar la auditora o.
en su caso, a suspenderla.
Acta constitutiva
Ley que ordena la creacin de la organizacin
Reglamento interno
Reglamentacin especfica
Manuales administrativos
Sistemas de informacin
Sistemas de normalizacin y certificacin
Cuadros de distribucin del trabajo
Estadsticas de trabajo
Plantilla de personal
Auditoras administrativas previas
Productos y servicios
reas Poblacin Ingresos
Factores limitantes
Comportamiento de la demanda Situacin actual
Caractersticas
Ubicacin geogrfica
Localizacin
Ubicacin espacial interna
Caractersticas del terreno
Estudios financieros
Recursos financieros para inversin
Anlisis y proyecciones financieras
Situacin econmica
Sistema econmico
Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa
Relaciones con el exterior
Observacin directa
En el acercamiento y revisin del rea fsica donde se
desarrolla el trabajo de la organizacin.-para conocer
las condiciones de trabajo y el clima organizacional
temperante. Es recomendable que el auditor
responsable presida la observacin directa y comente y
discuta su percepcin con su equipo de Trabajo; de
esta manera se asegurar de que exista un consenso
en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y
podr definir los criterios a los que deber sujetarse en
todo momento la auditora.
Acceso a redes de informacin

Asimismo es conveniente aplicar un criterio de


discriminacin teniendo siempre presente el objetivo
del estudio y proceder continuamente a su revisin y
evaluacin, para mantener una lnea de accin
uniforme.
3.2.2 Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y
ordenada, se puede emplear alguna. o una
combinacin, de las siguientes tcnicas:
Investigacin documental Observacin directa
Acceso a redes de informacin Entrevista
Cuestionarios
Cdulas
Investigacin documental
Consiste en la localizacin seleccin y estudio de la
documentacin que puede aportar elementos de juicio
a la auditora. Las fuentes documentales bsicas a las
que se puede acudir son:
Normativa
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Normas (nacionales e internacionales)
Oficios circulares
Administrativa Organigramas
Inventarios (le mobiliario y equipo
Redes para el anlisis lgico de problemas
Sociogramas
Unidades de medida del desempeo
Estudios de mejoramiento
Mercado
Situacin futura (proyectada)
Comportamiento de la oferta Situacin actual
Anlisis del rgimen de mercado Situacin futura
(previsible)
Determinacin de precios
Distancias y costo de transporte
Alternativas de conexin con unidades nuevas
Justificacin en relacin con el tamao y los procesos
Programas de financiamiento
Evaluacin financiera
Aspectos sociales
Variables demogrficas
El acceso a redes, permiten detectar informacin
operativa o normativa de clientes, socios, proveedores,
empleados, organizaciones del sector o ramo, entre
otras, va Intranet, Internet o Extranet, adems de
mantener una situacin interactiva con el entorno.
Consiste en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas orientadamente para obtener informacin.
Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno
de los que puede brindar informacin ms completa y
precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto
con el entrevistado, adems de obtener respuestas,
puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es


conveniente observar estos aspectos: Tener claro el
objetivo. Para lo cual se recomienda preparar
previamente una gua de entrevista sobre la
informacin que se desea obtener, para que al trmino
de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las
necesidades
predeterminadas.
Establecer
anticipadamente la distribucin del trabajo. Desarrollar
un esquema de trabajo, asignando responsabilidades y
determinando las reas o unidades a auditar.
Concertar previamente la cita. Verificar que el
entrevistado est debidamente preparado para
proporcionar la informacin, con el tiempo y
tranquilidad necesarios para disminuir el margen de
error y evitar interrupciones.
Clasificar la informacin que se obtenga. En cuanto a la
situacin real, o la relativa a sugerencias para
mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.
Cuestionarios
Se emplean para obtener la informacin deseada en
forma homognea. Estn constituidos por series de
preguntas escritas predefinidas secuenciadas y
separadas por captulos o temtica especfica.
La calidad de la informacin que se obtenga,
depender de su estructura y forma de presentacin.
En trminos generales todo cuestionario debe expresar
el motivo de su preparacin procurando que las
preguntas sean claras y concisas con un orden lgico,
redaccin comprensible y facilidad de respuesta
evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Si el
caso lo amerita podr incluirse un instructivo de
llenado,
Cdulas
Se utilizan para captar la informacin requerida de
acuerdo con el propsito de la auditora. Estn
conformadas por formularios cuyo diseo incorpora
casillas bloques y columnas que facilitan la agrupacin
y divisin de su contenido para su revisin y anlisis
amn de que abren la posibilidad de ampliar el rango
de respuesta.
Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, las
pruebas para respaldar las conclusiones pueden
resultar muy costosas en relacin con el beneficio que
se espera de la auditora, por lo tanto se puede
emplear el muestreo sin necesidad de investigar a
todas las reas de la organizacin.
Existen tablas de muestreo que de acuerdo con las
especificaciones y el volumen de la informacin,
establecen cul es la mnima cantidad de informacin
representativa del todo -muestra- que es necesario
recabar para dar validez a los resultados que se
obtengan a partir de sta. No obstante, si en el curso
de la revisin se advierten situaciones de las que se
pueda inferir la existencia, de irregularidades, las
pruebas debern ampliarse hasta conseguir evidencia
suficiente.
Medicin. Evaluacin de los hechos en funcin 3.2.3
Medicin de los indicadores de proceso administrativo y
de los elementos que lo complementan. Para

consolidar la instrumentacin es necesario que los


hechos se puedan evaluar relacionndolos con una
medida la cual parte de los indicadores establecidos
para el proceso administrativo y de los elementos
especficos, as como del propsito estratgico y
atributos fundamentales asociados con uno y otro.
Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con
la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la
informacin que se registra en los papeles de trabajo, y
que posteriormente, servirn para comprobar la
veracidad de las observaciones, conclusiones y
recomendaciones contenidas en el informe de la
auditora.
La eleccin y el uso de las escalas de medicin estn
vinculados con las normas y directrices acordadas para
aplicar la auditora administrativa; aunque su variedad,
alcance y precisin dependen tambin de las acciones
que de manera particular ejerza el auditor, por lo que es
necesario, que las integre de manera racional y
congruente.
3.2.4 Papeles de trabajo
Para ordenar agilizar e imprimir coherencia a su
trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina
papeles de trabajo; son los registros en donde describe
las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas
realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones
alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte
principal que, en su momento, el auditor habr de
incorporar en su informe ya que incluyen observaciones
hechos y argumentos para respaldarlo; adems,
apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben de
formularse con claridad y exactitud,
considerando los datos referentes al anlisis,
comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos
transacciones o situaciones detectadas. Tambin se
indicarn la" desviaciones que presentan respecto de
los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en
la medida que esta informacin soporte la evidencia; la
cual valida las observaciones, conclusiones y
recomendaciones contenidas en el informe de
auditora.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de
trabajo, cuya forma y contenido dependen de las
condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el
testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus
juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder
de vista que su contenido debe incluir:
Identificacin de la auditora
El proyecto de auditora
ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del
trabajo realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante
la aplicacin de la auditora
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre informacin relevante
Ajustes realizados durante su ejecucin
Lineamientos recibidos por rea o fase de la
aplicacin

Reporte de posibles irregularidades


Para homogenzar su presentacin e informacin, y
facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben
sobrecargarse con referencias muy operativas sino
consignar los tpicos relevantes estar redactados en
forma clara y ordenada y ser lo suficientemente slidos
en sus argumentos para que cualquier persona que los
revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo,
son un elemento probatorio de que la evidencia
obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados son
suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor
son confidenciales podr proporcionarlos cuando reciba
una orden o citatorio para presentarlos por lo que debe
resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier
aclaracin o investigacin que pudiera emprenderse y.
tomando en cuenta su utilidad para auditoras
subsecuentes.
En caso de que se abra un proceso de investigacin,
se podra obligar al auditor a suspender o a posponer la
auditora para no interferir en tanto no se aclaren las
circunstancias que lo originaron.
3.2.5 Evidencia
La evidencia representa la comprobacin fehaciente de
los hallazgos durante el ejercicio de la auditora, por lo
que constituye un elemento relevante para fundamentar
los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo al reunirla se debe prever el nivel de
riesgo incertidumbre y conflicto que puede traer
consigo, as como el grado de confiabilidad calidad y
utilidad real que debe tener; en consecuencia es
indispensable que el auditor se apegue en todo
momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas
en la materia y a los criterios que durante el proceso de
ejecucin vayan surgiendo.
La evidencia se puede clasificar en los siguientes
rubros:
Fsica. Se obtiene mediante inspeccin u observacin
directa de las actividades, bienes o sucesos y se
presenta a travs de notas fotografas, grficas,
cuadros, mapas o muestras materiales.
Documental. Se obtiene por medio del anlisis de
documentos y est contenida en cartas, contratos,
registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase
de comunicacin producto del trabajo.
Testimonial. Se consigue de toda persona que realiza
declaraciones durante la aplicacin de la auditora.
Analtica. Comprende clculos comparaciones,
razonamientos y desagregacin de la informacin por
reas apartados o componentes. Para que la evidencia
sea til y vlida, debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente. Si es la necesaria para sustentar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor.
Competente. Si cumple con ser consistente,
convincente, confiable, y ha sido validada.
Relevante. Cuando aporta elementos de juicio para
demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente.

Pertinente. Cuando existe congruencia entre las


observaciones, conclusiones y recomendaciones de la
auditora.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al
responsable de la unidad de control interno, al titular de
la organizacin ya lder del proyecto las siguientes
situaciones:
Problemas para obtener una evidencia suficiente,
producto de registros incorrectos operaciones no
registradas, archivos incompletos y documentacin
inadecuada o alterada
Transacciones realizadas fuera del curso normal
Limitaciones para acceder a los sistemas de
informacin
Registros incongruentes con las operaciones realizadas
Condicionamiento de las reas para suministrar
evidencias
En todas las oportunidades el auditor deber proceder
con prudencia preservando su integrida profesional y
conservando los registros de su trabajo incluyendo los
elementos comprobatorios de las inconsistencias
detectadas.
3.2.6 Supervisin del trabajo
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el
programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha
supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores
delegando la autoridad sobre quien posea experiencia,
conocimiento y capacidad. De esta manera, a medida
que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor
que encabece una tarea, tendr siempre la certeza de
dominar el campo de trabajo y los elementos de
decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una
lgica en funcin de los objetives de la auditora.
La supervisin en las diferentes fases de ejecucin de
la auditora, comprende:
Revisin del programa de trabajo
Vigilancia constante y cercana al trabajo de los
auditores
Aclaracin oportuna de dudas
Control del tiempo invertido en funcin del estimado
Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de
trabajo
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo
para cerciorarse de que estn completos y cumplen
con su propsito
Para llevar l cabo la supervisin en forma consistente
y homognea, es conveniente observar los siguientes
criterios:
Asegurarse de que existe coincidencia en las lneas
fundamentales de investigacin en todo el equipo de
auditores
Monitorear constantemente el trabajo de los auditores
para atender cualquier duda o aclaracin
Revisar el trabajo realizado y efectuar las
observaciones y ajustes pertinentes
Efectuar cambios en el equipo auditor cuando
prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las
lneas de investigacin definidas

Celebrar reuniones peridicamente para mantener


actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar
su desempeo
El examen consiste en dividir o separar sus elementos
componentes para conocer la naturaleza, las
caractersticas y el origen de su comportamiento.
Asimismo, es de vital importancia que la supervisin del
trabajo contemple:
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio
para la firma de revisin del auditor responsable
Que aquellos documentos que no cuenten con esta
firma sean sometidos a revisin y no se aprueben en
tanto no lo autorice el auditor responsable.
Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones
del auditor lder riel equipo, para garantizar el contenido
de las conclusiones
Llevar una bitcora en donde se describa el
comportamiento de los auditores
Preparar un informe que comprenda los logros y
obstculos encontrados a lo largo de la auditora

Elaborar una propuesta general en la que se


destaquen las contribuciones esenciales detectadas y
el camino para instrumentarlas
3.3 EXAMEN
El de los factores de la auditora consiste en dividir o
separar sus elementos componentes para conocer la
naturaleza, las caractersticas y el origen de su
comportamiento, sin perder de vista la relacin,
interdependencia e interaccin de las partes entre s y
con el todo, y de stas con su contexto.
3.3.1 Propsito
Aplicar tcnicas, anlisis procedentes para lograr los
fines propuestos con la oportunidad, extensin y
profundidad que requiere el universo sujeto a examen,
y las circunstancias especficas del trabajo, a fin de
reunir los elementos de decisin ptimos.
3.3.2 Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin
de hechos, diagnstico de problemas, as uno de los
elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.

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