Formas de Manuales de Procedimiento:

1. Diseo y Control de Formas

2. Especificaciones
3. Evaluacin de un inventario de formas
4. Administracin de registro
5. Manejo de normas
6. Omisin de la informacin
7. Procesos Automticos
8. Manuales
9. Organizacin y Mtodos
10.Simplificacin y Medicin de Trabajo
Formas: Es un instrumento de comunicacin administrativa impresa
generalmente en papel o similares. Contiene informacin fija impresa y
espacios para anotar informacin que llamamos variable, se convierte en
documento una vez se ha anotado la variable en los espacios
correspondientes.
Diseo de las Formas: Consiste en la elaboracin de una forma tomando
como base: Fuentes de la informacin, necesidades que la originan, mtodo
de llenado, nmero de copias, procedimientos en que intervendr,
resultados finales que se han de obtener.
Para determinar la informacin bsica que deber contener la forma, se
debe responder las siguientes preguntas: Qu informacin se va a incluir,
Es importante dicha Informacin?, Como se va a utilizar? Por quin ser
utilizada?, Cuando ser Utilizada?
Ejemplos: Planilla de Tarjeta de Crditos, Solicitud de Empleo, De lnea y de
casillas. Se usa materiales como Papel, Tintas, Tipo de Letras, etc.
El anlisis culmina en el diseo o rediseo de formas. Compendiaremos los
puntos centrales que deben ser tenidos en consideracin al disear una
forma. Los contadores expertos en el diseo sern de gran ayuda al que lo
realiza.
Consideraciones generales en el diseo de formas
Con el anlisis de formas se ha probado la necesidad (le contar con datos
especficos en los sistemas contables y de informacin administrativa. Es
decir, primero hay que investigar:

La funcin de una forma

Cundo se emplear la forma
Cuntas copias se usan en un solo ciclo para la transaccin,
transmisin y almacenamiento
Quin llena la forma y quin la utiliza 5 Cuntas unidades de la forma
se requieren al ao

Control de Formas: Se clasifican por:

Funcional: Se basa en las funciones que desarrolla la empresa.

Por unidad administrativa: Sirve para identificar las formas en uso

de cada unidad.

Control del inventario de formas

No es sensato ordenar una dotacin de formas para diez aos ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el
almacenamiento quedarn inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa
igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y
habr necesidad de destruirlas, En el segundo caso, el costo de ordenar
diariamente cantidades pequeas ser excesivo y se requerir mucho
tiempo de espera.
En la figura 14-4, conocemos o estimamos la tasa de uso de determinada
forma como D unidades / mes. Tambin sabemos cunto se tardan en surtir
un pedido despus que lo hacemos, tiempo T. Colocaremos nuestra orden
cuando el inventario alcance un nivel que se agotar durante el periodo de
entrega. Por tanto, el nivel de reorden ser:
L = DT
El siguiente problema consiste en calcular cuntas unidades, Q, se ordenarn cada vez. Para ello obtenemos el costo total M sistema de inventario y
FIGURA 14-4 Modelo de inventario

luego determinamos el valor de Q que minimizar el costo. He aqu el costo

del sistema:
Costo total del sistema por mes costo de las formas compradas por mes
+ costo de procesar compras por mes
+ costo de guardar formas por mes
TC = CiD + CpD/Q + ChQ/2
donde C = costo de una unidad de formas

Cp = costo del procesamiento de una sola compra

Ch = costo de almacenar una unidad de formas durante un mes
Q/2 = inventario promedio de un mes
TC = costo total del sistema por mes
Al hacer igual a cero la derivada de TC respecto a Q y al resolver para Q,
observamos que una simple frmula de la cantidad econmica de orden"
es:'
Q = 2CpD/Ch
Pongamos un ejemplo: supongamos que una caja de formas, C, cueste $80;
el costo de colocar una orden, Cp, sea $15; el costo de mantener una caja
en inventario durante un mes sea de $0.30; y la demanda D, de las formas
sea tres cajas por mes. Entonces:
Q = 2 X $15 X 3/$.30 = 17 cajas
Si transcurren dos meses desde el momento (le colocar la orden hasta que
las formas llegan a la bodega, el nivel de reorden ser:
L = DT = 3 X 2 = 6 cajas
Para contar con una medida de seguridad, se puede mantener un inventario
de reserva de modo que, en caso de retrasarse el embarque, pase un mes
antes que la compaa afronte la perspectiva de un agotamiento de
existencias.
Conviene mencionar que no existe problema del tamao econmico de orden de las formas preimpresas, si las generadas por la computadora se
utilizan segn vayan necesitndose. Las desventajas de ello son la calidad
generalmente baja de las impresoras de alta velocidad que se emplean, la
falta (le colores mltiples y la escasa variacin en los tamaos e intensidad
de los tipos para lograr el contraste y la legibilidad.
ESTRUCTURACION DE UN SISTEMA DE INFORMES PARA EL SISTEMA
DE INFORMACION ADMINISTRATIVA
Los "sistemas" de informes de la generalidad de las empresas no son en
realidad sistemas; se trata ms bien del resultado confuso de adiciones y
supresiones. Este mtodo no torna en cuenta deficiencias como una
excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los
informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribucin, los
retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos
o el hecho de no reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un
enfoque de sistemas en la estructuracin de los informes. La
responsabilidad constante de esa estructura debera incumbir a uno de los
miembros de la organizacin del sistema de informacin administrativa
(MIS).
En el enfoque de sistemas aplicado a la estructuracin de los informes, no
basta una sola orientacin en el anlisis. Por el contrario, es preciso analizar

muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema. Explicaremos los

conceptos de diseo que se enumeran a continuacin:
1 Necesidades de informacin de loa gerentes
2 Necesidades de informacin de los gerentes de los subsistemas
organizacionales
3 Informes sobre el desempeo e incidentes
4 Informes sobre el avance
5 Informes orientados al futuro: planeacin y toma de decisiones
6 Informes pedidos de la investigacin
7 Sistemas computarizados de consulta mediante la base de datos
8 jerarqua de los informes
9 Necesidades externas de informes
10 Distribucin y restricciones
Metodologa de la simplificacin del trabajo
Desde los inicios de la humanidad el hombre a travs de la utilizacin de su
propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las
actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente
a cul sea su objetivo.
Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentar el
problema de la distribucin de las funciones.
Se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la labor de anlisis y
estudios que se realizan para lograr la simplificacin del trabajo.
El objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad de la
simplificacin del trabajo dentro de una organizacin, esperamos que este
sea de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre
este tema, el cual es de suma importancia dentro de la administracin.
El estudio de tiempos y movimientos, conocido tambin con el nombre de
"medida del trabajo" o "simplificacin del trabajo", consiste en el anlisis
sistemtico de todos los factores que afectan al trabajo, para
economizar tiempo, esfuerzo y dinero. El propsito principal de un estudio
de tiempos y movimientos es racionalizar los mtodos y procedimientos del
trabajo, mediante el empleo de la utilizacin racional de los medios de
produccin (sea bienes o servicios), como maquinas,
equipos, herramientas y otros, para facilitar las actividades del personal,
haciendo que ste pueda trabajar con mayor comodidad y a la vez obtenga
mayor productividad, reduciendo los costos de produccin.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El planteamiento del problema puede provenir, bien, de la observacin de
hechos o factores imbricados en un proceso, pero que por la manera de
presentarse, son incapaces de brindarnos una explicacin satisfactoria de

ese hecho, o tambin puede surgir como el resultado de experimentar y

describir consecuencias en la aplicacin problemtica de una teora.
Reconocimiento, descubrimiento y formulacin. Estos momentos
apareceran de la siguiente manera: primero, debe reconocer los hechos
clasificados preliminarmente y delimitados segn algn criterio vlido, sobre
todo el de la relevancia. En esa labor se ha debido encontrar lagunas,
incoherencias o cualquier otro detalle, es decir, ha hecho un hallazgo o
descubrimiento de un problema.
Luego, tercer momento, se habr formulado una pregunta muy concreta y
correcta acerca de las causas que explique esa incertidumbre, esto es
reducir el problema a su ncleo significativo. Una vez hecho todo eso queda
por supuesto el desarrollo del resto, es decir, darle respuesta al problema
plateado.
RECOLECCIN DE LOS DATOS
La recoleccin de datos es un proceso muy importante para la
investigacin ya que permite la recoleccin de elementos para
obtener datos de la realidad, para esto se crean instrumentos que debe
contemplar en su construccin la forma (tcnica para cumplir con la tarea)
y contenido (especificacin de datos que necesitamos conseguir). El
instrumento permite sintetizar toda la labor previa de la investigacin y por
esto la importancia que tiene para poder tener datos verdaderos.
Los datos segn su procedencia se dividen en datos primarios o
secundarios; los primeros permiten obtener la realidad por medio del
instrumento, mientras los segundos son los datos ya recogidos y procesados
por otras personas y que aportan a la investigacin. Dentro de las tcnicas
de recoleccin de datos primarios se encuentra la observacin, las
encuestas, el cuestionario, la auto aplicacin y en los tcnicas de
recoleccin secundario estn las bibliotecas y el internet.
Observacin: Es percibir la realidad exterior con el propsito de obtener
datos y est orientada a objetivos precisos de estudio, la principal ventaja
es que son obtenidas directamente sin intermediarios, la desventaja, es que
el observador puede alterar la conducta de los sujetos observados; se puede
tener dos tipos de observacin,
la simple, una observacin cuidadosa, discreta y de calidad y la observacin
participante tambin llamada natural, donde se trata de integrar al
observador. Se aconseja tener observacin en conjunto para tener una
mayor cobertura y para evitar errores de percepcin.Entrevista: Es una
forma especfica de comunicacin de interaccin social que tiene por objeto
la recoleccin de datos. Para esta se debe tener en cuenta el aspecto
formal del entrevistador, apariencia adecuada al medio social donde se
encuentra, saber la importancia de lo que de trabaja, hora adecuada para
que exista confiabilidad de los datos.Dentro de los tipos de entrevistas se
encuentra las no estructuradas y formalizadasEntrevista no estructurada
en las que se tiene un margen ms o menos grande para formular pregunta
y respuestas y donde no se tiene un formato establecido, se subdivide en
entrevista informal que da al respondiente la sensacin clara y definida de
lo que se esta hablando, es la menos estructurada, til en estudios

exploratorios .La entrevista focalizada, es libre y espontanea, es como la

informal pero se concentra en un solo tema. Guiadas o por pautas; son algo
mas formalizadas, se conserva la espontaneidad de la entrevista pero
centrados en puntos especficos, es flexible, permiten aadir
informacin profunda y subjetiva.Tiene como ventajas este tipo de
entrevistas un dialogo ms profundo y captan adems del tema de
inters actitudes y valores; dentro de las desventajas tenemos que tiene
un costo alto por que involucran la presencia de personal especializado
durante periodos largos, son difciles de a travs de un tratamiento
estadsticos .Entrevista formalizada: Se desarrolla con base a un listado fijo
de preguntas con un orden, es la ms utilizada pues es la que mejor se
adecuada para el diseo de encuesta. Tiene como ventajas que es rpida,
el entrevistador puede ser preparado en un corto tiempo, es de bajo costo y
mayor procesamiento matemtico, como desventaja tiene que reduce el
campo de informacin registrado, la creacin del cuestionario es de tiempo
mas largo, ya que su redaccin no puede dar al entrevistado malas
interpretaciones, esto se logra gracias al tipo de pregunta que se maneje
como pregunta cerrada o alternativas fijas, siendo estas las ms utilizadas y
las abiertas o final abierto, que pueden ser emitidas libremente por los
respondientes, teniendo en cuenta evitar confusiones o predisposiciones en
la respuesta.Cuestionario Auto aplicacin: Es el diligenciamiento del
cuestionario por el entrevistado, tiene como ventajas que son econmicos
en cuento a
tiempo y personal, y hay calidad de los datos, las desventajas es que no
permite conocer las reacciones reales del informante que pueden contribuir
a la investigacin.La recoleccin de datos secundarios se encuentra
en archivos y fuentes de informacin, un ejemplo de estos son las
bibliotecas que por medio de ficheros y fichas permite llegar a la
informacin que se necesitaba, y un instrumento muy til ahora utilizado el
internet.Para cualquiera de estos dos medios de recoleccin secundaria se
diligencias unas fichas, instrumentos que permiten recoger la informacin
que se necesita para la investigacin, dividindose estas en 4 grupos, fichas
bibliogrficas (gua para saber que textos han sido consultados), fichas
textuales (tiene informacin base mas fragmentos textuales ), fichas de
contenido o resumen (tiene informacin base mas resumen de un prrafo y
se describen las paginas) y fichas mixtas (integra informacin textual y de
libre creacin del investigador).Este artculo permite ver la importancia y
responsabilidad que tiene la recoleccin de datos en
las investigaciones haciendo de esta una herramienta valiosa para la validez
y precisin de la investigacin.Las formas de recoleccin de informacin
descritas en este articulo son flexibles y pueden aplicarse a muchos planes
de
investigacin, adems describen las ventajas y desventaja que cada uno de
tiene permitiendo tomar el que se ajuste a la investigacin que se esta
realizando.
A si mismo, al hacer referencia observacional se puede apreciar como algo
tan sencillo y cotidiano requiere de un esfuerzo humano que permita un

aporte a la investigacin, ya que se necesita de mente abierta que lleve a

romper paradigmas y comprender todo lo que pasa a su alrededor.
Es importante ver como estas tcnicas de recoleccin de datos, en su
mayora muy conocidos, permiten obtener la informacin que necesitamos
si tenemos en cuenta estas recomendaciones y como en el diario vivir se
utilizan pero no siempre cumplen con lo establecido creando sesgos y por
tanto un anlisis errado del informacin. Los conceptos que interesan al
investigador se traducen en fenmenos observables y registrables. De aqu
que la definicin de la variables de investigacin y la seleccin o desarrollo
de mtodos adecuados para recabar datos, constituye una de las tareas
ms emocionantes del proceso de investigacin, ya que si no se cuenta
con mtodos de alta calidad para recolectar datos, deber siempre
cuestionar la precisin y pertinencia de sus conclusiones.

http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml Este es el link que

sale lo de organizacin y mtodos, la vaina es q no se q poner