2015

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

UNIVERSITARIA
(SIGU)

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2015

ESPECIFICACIONES TCNICAS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ACADMICA (SIGU)

I.

DESCRIPCIN
El SIGU es un sistema de informacin ERP (Enterprise Resource Planning) que permite
gestionar efectiva y eficientemente los procesos y actividades acadmicas integrales de una
Universidad.
Est desarrollado para que los usuarios accedan al sistema ntegramente bajo entorno web.
Lo que implica que no se requiere ninguna instalacin software en los equipos de cmputo de
los usuarios del sistema, y adems las operaciones pueden realizarse desde cualquier punto
con conexin a internet.
El ERP SIGU se ha implementado considerando buenas prcticas en los procesos
acadmicos universitarios, lo que permite incluir todos los mdulos necesarios y la
estandarizacin de procesos y actividades. Asimismo, se han establecido los mecanismos de
seguridad necesarios.
La implantacin del SIGU en la Universidad implica un cambio estratgico en el futuro de la
misma, apuntando a:

II.

La mejora de la productividad.

La mejora de la calidad.

La mejora del servicio al estudiante.

La reduccin de costos.

OBJETIVOS
El SIGU es una herramienta fundamental para una gestin eficiente de los procesos
acadmicos

de la universidad,

permitiendo disponer

de la informacin acadmica,

administrativa y de calidad en tiempo real y sobre una plataforma web.

Objetivos:

Optimizar los procesos acadmicos, logsticos, administrativos, servicios y de calidad;

incluyendo los procesos de matrcula va Internet, el modelo de calidad para la
acreditacin de las carreras profesionales, etc.

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Servir de herramienta para la evaluacin acadmica y administrativa en sus diferentes

niveles, y ayudar a la toma de decisiones, ejecucin ms rpida y con ms
probabilidades de xito.

Permitir el acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna

(integridad de datos).

Compartir informacin entre todos los componentes de la Universidad de forma que se

automaticen los procesos.

Eliminar datos y operaciones innecesarias (o redundantes).

Reducir los tiempos y los costos de los procesos implicando un incremento de la

productividad.

III.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA SIGU

3.1 Especificaciones Tcnicas
ARQUITECTURA

Cliente servidor, 3 capas (presentacin, negocios,

acceso a datos).

BASE DE DATOS:

SQL

HERRAMIENTA DE
DESARROLLO

Lenguaje de Programacin: PHP

COMPATIBILIDAD

Servidor Web: Apache

El sistema es compatible con los siguientes

sistemas operativos: Microsoft Windows y Linux

100% de compatibilidad con componentes

Hardware

Navegador web

MAPA DE NAVEGACIN

El sistema muestra de forma grfica la interconexin

entre cada una de las pantallas del sistema, lo que
permite conocer cmo llegar a determinada parte de la
aplicacin. En este se muestran los mens, submens
y pantallas a las que lleva cada uno de ellos.

AUDITABLE

Incorpora un log con la informacin alterada, de las

tablas sensibles del sistema.

ACCESO

SEGURIDAD

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Soporte de acceso mvil al sistema SIGU.

Acceso de usuario en PC va web.

Gestin de perfiles con niveles de acceso a los

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usuarios.

Gestin de respaldo (copias de seguridad) y

restauracin de base de datos.

Prevencin de los ataques XSS (inyeccin SQL,

URL, entre otros).

Gestin de usuarios por niveles con relacin a los

privilegios de acceso a informacin y funciones
institucionales.

Soporte para firma digital.

MODULOS SOFTWARE

Incorpora mdulos agrupados bajo las siguientes

reas: Acadmica, Administrativa, Calidad,
Servicios, Centros de Produccin.

MODULOS HARDWARE

Lectores biomtricos de huella y/o tarjeta en aula

para control de asistencia de docentes y alumnos.

Mdulos y Lectores RFID para los equipos

informticos en general para identificar su salida
de los locales.

Equipo hardware para alojar el sistema SIGU.

SERVIDOR

3.2 Caractersticas Funcionales

El sistema SIGU ha sido desarrollado considerando los requerimientos funcionales para
una gestin integral de las actividades acadmicas en una universidad, tiene las
siguientes caractersticas:

Es una solucin integral, capaz de acoplarse a los cambios futuros imprescindibles

a fin de garantizar y mantener los procesos institucionales aplicando la tecnologa
Web con software libre.

El Sistema es un ERP orientado a la optimizacin de procesos, reduccin de

costos, incremento de la productividad y a la automatizacin de procesos
acadmicos y administrativos basada en la gestin de informacin confiable e
integrada.

Ha sido diseado con una interfaz web grfica amigable, para facilitar la interaccin
entre el sistema y el usuario.

La implementacin del sistema se realiza con un enfoque escalable en el tiempo,

permitiendo ampliarse o ajustarse a las necesidades futuras.

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Ha sido desarrollado utilizando procedimientos almacenados y funciones a nivel de

base de datos.

Opera en ambientes multiplataforma, funciona en entornos Microsoft y Linux.

Es multiusuario, el diseo de la base de datos debe tiene la capacidad de soportar

las conexiones instantneas de usuarios concurrentes, a quienes se les asigna sus
respectivas claves de acceso.

El sistema tiene varios niveles de seguridad protegidos mediante contraseas, esto

permite el acceso en forma dinmica a sus diferentes opciones en funcin del perfil
del usuario.

Permite una accesibilidad a la informacin en formatos que permitan la

manipulacin por el usuario final (formato Excel, Pdf, archivos planos, etc.)

El sistema proporciona la ayuda en lnea necesaria para que los usuarios puedan
fcilmente hacer uso de sus funcionalidades.

Cuenta con utilitarios para administrar la base de datos.

El sistema SIGU ha sido concebido con estructura modular para incorporar diversas
reas de operacin universitaria como se muestra:

a) Area Acadmica

MODULO DE REGISTROS: Involucra el proceso de acadmicos de la universidad,

siendo

los

procesos

ms

importantes:

Matricula,

Programacin de carga

acadmica, Registros de Notas, Impresin de actas de Notas . Se soporta la

emisin de certificados de estudios electrnicos.

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MODULO DE ADMISIN: Involucra el proceso de Inscripcin de postulantes de las

diversa escuelas profesionales, Post-Grado, Maestras y Diplomados, adems
administra de manera eficaz el proceso de calificacin de los exmenes de
admisin.

MODULO DE EXPEDIENTE, GRADOS Y TITULOS: Tiene por finalidad administrar

eficazmente la documentacin de los alumnos, adems de controlar el proceso de
grados y ttulos, manteniendo interfaces compatibles con las exigencias de
SUNEDU.

MODULO DE BIENESTAR: Contempla las actividades sociales y culturales que

realiza la universidad en favor del estudiante y del docente. Adems maneja un
registro de las categorizaciones socioeconmicas de los estudiantes .

b) Area Administrativa

MODULO DE PERSONAL: Proceso de Altas, bajas, Control de Asistencia, Horas

extras, Planillas, Liquidaciones, CTS, Contratos, Vacaciones, Gratificaciones y
descuentos en general, Permisos, Subsidios, Programacin de horarios, Carga
Acadmica, Recibos por Honorarios, Impuestos (Planilla electrnica), Retenciones
(AFP).

MODULO DE COBRANZAS: Proceso referente a: Emisin de boletas y facturas,

cronograma de Pago de pensiones y matricula, administracin y configuracin de
costo de tasas acadmicas, asignacin de beneficios a alumnos seleccionados,
fraccionamiento de deudas, as como el control de las mismas .

MODULO DE COMPRAS: Proceso relacionado a las adquisiciones que la

Universidad realiza a travs de la atencin de requerimientos realizados por los
usuarios. El alcance de sus procesos involucra a Altas y bajas de proveedores,
Cotizacin, cuadro comparativo de precios, rdenes de Compra, Ordenes de
Servicio, etc.

MODULO DE ALMACEN: Proceso de atencin de requerimientos de suministro,

altas y bajas de suministros, control de Stock de suministros, kardex fisico y kardex
valorizado, recepcin de rdenes de compra, Nota de ingreso, Nota de salida.

MODULO DE REQUERIMIENTO: Proceso de requisicin de Suministros, activos y

Servicios, as como el seguimiento de las mismas. Se adjuntan de forma

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automtica los Informes Tcnicos. Asimismo, involucra los pedidos para compra de
materiales para construccin haciendo referencia a la obra en ejecucin.

MODULO DE PATRIMONIO: Proceso de Control de Activos, recepcin y traslado

de activos, as como asignacin de responsabilidades, Depreciacin, altas y bajas
de activos, clasificacin de categora de depreciacin, apertura de inventario e
inventario, as como los reportes varios.

MODULO DE CONTABILIDAD: Proceso de Configuracin del Plan de Cuentas,

Conciliacin, Asientos contables, Provisiones de Planillas, provisin de compras,
provisin de ventas, provisin de almacn, Estados financieros, Libros contables,
Flujo de efectivo, Registro de Compras, Registro de Ventas , Libro caja, Libro
bancos, etc.

MODULO DE PAGADURA: Proceso de gestin de bancos, cuentas corrientes,

pagos de Planillas, proveedores, impuestos, transferencias, Cancelaciones de
Ingresos segn asientos contables, Fondo fijo (caja chica).

MODULO DE PRESUPUESTO: Proceso de Formulacin de Objetivos, Admisin,

Gastos de Suministros, Imagen, formulacin del presupuesto anual, evaluacin y
seguimiento del presupuesto, as como la distribucin del presupuestos en distintas
reas.

MODULO DE APROBACIN: Directamente ligado a las unidades aprobadoras,

que involucra el proceso de aprobacin, y/o rechazo del requerimiento. En este
proceso es de vital importancia para la atencin y compra de los productos
solicitados.

MODULO DE FICHA ESCALAFONARIA: Permite gestionar el escalafn del

personal docente y administrativo, as como el registro de los documentos
referente a educacin, formacin, capacitacin y habilidades. As mismo contiene
la actualizacin automtica referente a rotacin de personal, y generacin de
contratos

MODULO DE CAPTACIN DIRECTA: Proceso de la promotoria, el registro de los

alumnos captados por cada director de captacin, elaboracin de reportes, as
como la apertura y cierre de cada nmina.

MODULO FINANCIERO: Proceso de transferencias de importes de una Cuenta

Corriente a otra. Este mdulo lleva el control de registro de transferencia
monetaria, que luego sern cargados por el mdulo de pagadura para la
elaboracin de su respectivo asiento contable.

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MODULO DE MATERIALES: Proceso de control de Materiales adquiridas para las

Obras (proyectos de construccin) , as como la recepcin y atencin de pedidos,
krdex, control de stock de materiales.

c) Area de Calidad

MODULO FUENTES DE VERIFICACIN: Proceso de control de archivos de

evidencias organizados por periodos, sedes, carreras profesionales y estndares
de acreditacin segn el modelo de la CONEAU.

MODULO DE INFORMES DE AUTOEVALUACIN: Proceso de control de los

informes de autoevaluacin de las carreras profesionales, as como el control de
los estndares y la asignacin de los titulares y alternos que sern los
responsables de recopilar las evidencias para los informes de autoevaluacin.

MODULO DE CONTROL DE DOCUMENTOS: Proceso de control de versiones de

los manuales de organizacin y funciones, instructivos, formatos y manuales de
usuario.

Este mdulo permite el control de versiones de estos documentos de

trabajo evitando la circulacin de documentos obsoletos .

MODULO DE REVISIONES: Proceso de control de supervisiones, auditorias y no

conformidades. Este mdulo permite la programacin, planificacin y ejecucin de
las supervisiones y auditorias as como la gestin de las no conformidades .

MODULO SVA (Sistema Virtual de Autoevaluacin): Diseado para el recojo,

ordenamiento y almacenamiento de data proveniente de encuestas y cuestionarios
relacionados con los estndares del Modelo de Calidad.

d) Area de Servicios

MODULO DE APROBACIN: Directamente ligado a las unidades aprobadoras,

que involucra el proceso de aprobacin, y/o rechazo del requerimiento. En este
proceso es de vital importancia para la atencin y compra de los productos
solicitados

MODULO DE FICHA ESCALAFONARIA: Permite gestionar el escalafn del

personal docente y administrativo, as como el registro de los documentos
referente a educacin, formacin, capacitacin y habilidades. As mismo contiene
la actualizacin automtica referente a rotacin de personal, y generacin de
contratos

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MODULO DE CAPTACIN DIRECTA: Proceso de la promotora, el registro de los

alumnos captados por cada director de captacin, elaboracin de reportes, as
como la apertura y cierre de cada nmina.

e) Area de Centros de Produccin

IV.

MODULO DE CENTRO PRE-UNIVERSITARIO.

MODULO DE PERFECCIONAMIENTO MAGISTERIAL

MODULO CENTRO DE IDIOMAS

PROCESO DE IMPLEMENTACIN
La implementacin del SIGU representa retos y cambios sumamente positivos en la
organizacin. Este proceso demanda tiempo, esfuerzo y la participacin de todas las reas
que forman la Universidad. El resultado ser una exitosa integracin de las operaciones,
acceso a informacin completa para toma de decisiones as como un crecimiento acelerado y
controlado de la Universidad.
La implementacin del sistema es integral, incluyendo los elementos hardware y software
necesarios para su despliegue y puesta en operacin. Todo el proceso tiene una duracin de
aproximadamente 07 meses.
El proceso de implementacin incluye las siguientes etapas:

Motivacin
Consiste en la difusin y motivacin a los usuarios (alumnos, docentes, personal
administrativo, autoridades) involucrados de la Universidad respecto al sistema SIGU,
preparndolos para el cambio, la automatizacin y optimizacin de los procesos.

Planeamiento
Consiste en el contacto entre el personal tcnico y directivo de la Universidad y de
Citmatel Per SAC para definir la planeacin definitiva y detallada del proyecto, como
cronograma de actividades, compromisos, medidas de desempeo y formatos.

Anlisis
Consiste en la obtencin de requerimientos y funcionalidades acordadas de cada una
de las reas de la Universidad. Se elabora diagramas de flujo de los procesos y

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procedimientos para cada rea operativa (acadmicos, logsticos, administrativos,

servicios y de calidad).

Diseo
Citmatel Per SAC realiza la configuracin de la solucin de acuerdo a los procesos,
procedimientos y requerimientos definidos en la etapa anterior.

Pruebas
Consiste en la validacin del sistema SIGU bajo escenarios reales de operacin de la
Universidad, y sus mejoras.

Integracin de Datos
Consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de las diferentes reas de la
Universidad, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la
base del funcionamiento del sistema.

Capacitacin
Se capacita a los usuarios finales, motivando y participando para darle el buen uso al
sistema y obtener el mximo provecho de la nueva herramienta.

Puesta en Produccin
En esta etapa el sistema SIGU permitir el acceso al personal pueda hacer uso de la
herramienta en su totalidad.

Mejoramiento Continuo
Se realiza un registro del desarrollo del sistema, se efecta una continua
retroalimentacin de ste y se implementar un mejoramiento continuo.

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