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Sustentacin V Programa de actualizacin

Profesional de Ingeniera Civil

Propuesta integral de mejora de


la gestin de horas hombre
mediante la aplicacin de
tecnologa de la informacin en
obras de la empresa GyM S.A.

Integrantes:
Natalia Lainez
Santiago Alvarado

ndice
1.

Presentacin de la Empresa y Aplicacin de Conceptos de TI

2.

Diagnstico de la Situacin Actual

3.

Determinacin de la Problemtica

4.

Planteamiento de Propuesta de Mejora Tareo Virtual

5.

Comparativo de Costos Entre el Sistema de Tareo Convencional y la


Propuesta de Mejora o Sistema Tareo Virtual

6.

Beneficios Cualitativos de la Propuesta de Mejora o Sistema de Tareo


Virtual

7.

Conclusiones y Recomendaciones

1. Presentacin de la Empresa y
Aplicacin de Conceptos de TI

Presentacin de la Empresa
GyM pertenece al Grupo
Graa y Montero

80 aos en el mercado

Divisin DOC, DEM y DED

Gerencia General
Comercial

Legal
Gerencia de Propuestas y
Contratos

Gerencia
Tcnica
Gerencia de Equipos y
Logstica

Gerencia de
Administracin y
Finanzas

Gerencia de Recursos
Humanos

Gerencia de
Integracin
Administrativa

Ranking de las 7 constructoras con mayor volumen de ventas en el Per (US$ MM)
Divisin
Electromecnica

Venta de GyM S.A. al cerrar el 2013


US$ 1,652 millones

Divisin Obras
Civiles

Divisin
Edificaciones

Ventas de DOC y DEM US$ 1,057


Ventas de DED US$ 324

Proyeccin de Obreros en Planilla


Ao
N Obreros
Inc. Anual

Proyeccin de Obreros en Planilla de GyM S.A. (2008 2017)


2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
6,195 7,185 8,385 9,954 11,659 13,488 18,900 24,800 30,700 36,600
990 1,200 1,569 1,705 1,829 5,412 5,900 5,900 5,900

40,000
35,000
N Obreros

30,000
25,000
20,000

N Obreros

15,000

Inc. Anual

10,000
5,000
2008

2009

2010

2011

2012 2013
Ao

2014

2015

2016

2017

GyM S.A. enfrenta un crecimiento sin precedentes de requerimientos de mano


de obra Necesidad de sistema claro, oportuno y confiable de gestin de HH

Importancia de la Gestin de HH
Los proyectos a los que nos enfrentamos hoy en da son cada vez ms
complejos. Sin embargo, la gestin de horas hombre, siendo un
elemento con gran impacto sobre los resultados de los proyectos, se
sigue manejando de una manera artesanal.

Aplicacin Conceptos de TI
Definicin segn ITAA Estudio, diseo,
desarrollo, implementacin y gestin de
sistemas de informacin computarizados
para convertir, almacenar, proteger,
transmitir y recuperar informacin

La aplicacin de TI para
optimizar un proceso debe
disearse especficamente para
este, debido a que cada
proceso y las relaciones entre
sus componentes son nicos.

Meroo 2010 Los beneficios de


las TI son claros en ambientes de
trabajo bien estructurados. Si el flujo
de trabajo, incluyendo personas,
tareas y herramientas, puede ser
predefinido, la automatizacin es la
mejor opcin.

Maneras en que las TI agregan valor a un proceso:


1. Automatizando todo o parte del proceso
informativo, anteriormente llevado de forma
manual.
2. Eliminando algunas de las transferencias de
informacin.
3. Eliminando o reduciendo los re-trabajos que no
agregan valor.
4. Acelerando el proceso de trabajo mismo y as
haciendo posibles economas de velocidad.
5. Reduciendo la incertidumbre en la informacin.

2. Diagnstico de la Situacin Actual

Descripcin del Proceso

Proceso de gestin de horas hombre con Tareo Convencional

Procesos Principales
PROCESO

PR01
Ingreso/Salida a
Obra
PR02 Asignacin
de Actividades
PR03 Recopilacin
y consolidacin de
informacin
PR04 Control y
Validacin de Hojas
de tareo

PR05 Digitacin de
Hojas de tareo
PR06 - Pago de
planillas

PR07 Generacin
de Reportes de Obra

INPUT

PROCESO APLICADO

Trabajador coloca informacin


Trabajador ingresa/sale de
(nombre y hora de
obra y entrega DNI a vigilante ingreso/salida) en formato
impreso
Reunin diaria de cuadrilla y Jefe de cuadrilla asigna
plan diario de trabajo
actividades a cada trabajador
Al final del da, jefe de
Informacin de asignacin de
cuadrilla traspasa la
partidas en libreta de jefe de
informacin al formato de
cuadrilla
tareo
Hojas de tareo validadas y
Administracin escanea y
revisadas por el Ing. de
enva hojas de tareo a
campo
Digitacin
Digitadores ingresan
Hojas de tareo escaneadas
informacin de hojas de tareo
a Software SISPO
Informacin de tareo
Administracin genera boletas
registrada en base de datos de pago y entrega a cada
de software SISPO
trabajador
Informacin de tareo
Oficina Tcnica y Produccin
registrada en base de datos generan reportes sobre la
de software SISPO
informacin registrada

OUTPUT

Al final del da se entrega el


formato a Administracin de Obra
para su archivo
Trabajadores se dirigen a sus
frentes y partidas de trabajo
Ing. de Campo recibe tareos de
todos los jefes de cuadrilla por
toda la jornada
Digitacin recibe hojas de tareo
escaneadas

Informacin de tareo registrada en


base de datos de software SISPO
Trabajadores reciben boletas de
pago

Reportes de Control
(Productividad, Avance, Costo, etc.)

3. Determinacin de la Problemtica

Descripcin de la Problemtica
Los tareos se elaboran al final de la jornada
Se asignan HH a partidas y frentes incorrectos o no vigentes, lo cual provoca una
posterior reclasificacin de HH y controles poco confiables
No se tiene informacin en tiempo real ni disponible para las reas interesadas
OT y Produccin no esperan los reportes de Digitacin para ingresar las HH en sus
controles e indicadores; digitan su propia informacin
No se verifica los tareos contra el registro de entradas y salidas de personal de obra
Se utilizan talonarios fsicos y el llenado es manual
Es comn el extravo de hojas de tareo lo cual conlleva a reintegros para el pago de
planillas y controles poco confiables
El personal del rea de Digitacin est altamente desmotivado

Costo Actual de la Gestin de HH


Costos Mensuales Sistema Convencional (S/.) - julio/2013
Costo Empresa Sueldos rea de Digitacin
57,069.00
Costos Corporativos
22,050.00
Costo Digitacin en Obra para Generar IP
28,050.00
Costo Total Mensual
107,169.00
Costo Mensual (US$)
Costo Anual (US$)
N de obreros a julio de 2013
Costo mensual por obrero (US$)
Costo anual por obrero (US$)

Ao
2008
2009
N Obreros
6,195
7,185
Sueldos
144,529.79 172,655.35
Resto de Costos
43,403.58 50,339.75
Costo Total Anual 187,933.37 222,995.10
Costo Unitario
30.34
31.04
Tasa dscto.
VPN (US$)

38,274.64
459,295.71
13,488
2.84
34.05

Proyeccin de Costos en US$ (2013 -2017)


2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
8,385
9,954
11,659
13,488
18,900
24,800
30,700
36,600
207,536.06 253,761.28 306,144.35 364,795.71 526,503.42 711,587.48 907,302.73 1,114,120.47
58,747.22 69,739.99 81,685.61 94,500.00 132,417.70 173,754.45 215,091.19 256,427.94
266,283.28 323,501.27 387,829.96 459,295.71 658,921.13 885,341.93 1,122,393.93 1,370,548.41
31.76
32.50
33.26
34.05
34.86
35.70
36.56
37.45

10%
$ 3,244,887.86

Costo Actual de la Gestin de HH


Costo Anual del Sistema Tradicional por N de Obreros en Planilla
1,600

Costo Anual en Miles (US$)

1,400
1,200
1,000
800
600

400
200
5,000

10,000

15,000

20,000
25,000
N Obreros en Planilla

30,000

35,000

40,000

4. Planteamiento de Propuesta de
Mejora Tareo Virtual

Descripcin del Proceso Propuesto

Proceso de gestin de horas hombre con Tareo Virtual

Esquematizacin Sistema Tareo Virtual


Trabajador usa lector de
huella digital.

Frente de Obra

F2

F3

1.
Ingreso
a Obra

10. Registro de Salida

F1
3. Obrero ingresa a
Frente asignado

4. Capataz escanea
QR y asigna Frente y
Partida en App
Tareo Virtual

2. Reunin
Diaria

Sistema
Integrado de
GHH

Software Gestin de HH

5. Se carga
automticamente
informacin actualizada
al servidor del sistema

6. Produccin y
OT
descargan
reportes de HH

Fotocheck con QR
contiene info sobre
trabajador (Nombre,
Especialidad, Status)
9. Indicadores
de Gestin

Produccin

OT

7. Entregables de
Gestin.
8. Pago planillas

Procesos Principales
INPUT
Trabajador ingresa/sale de
obra y coloca su dedo en el
lector de huella digital

PROCESO APLICADO

OUTPUT

Sistema registra los datos Base de datos con horas


del trabajador y hora de de ingreso/salidas de
ingreso/salida
todos los trabajadores

Jefe de cuadrilla usa celular


Se almacena HH por
para asignar frente y partida a
trabajador y por frente y
los trabajadores escaneando
partida en el servidor
el QR en su fotocheck
Validacin de la
Reporte preliminar de HH por
informacin cargada en
trabajador por frente y partida
el sistema

Reporte preliminar de HH
por trabajador por frente
y partida
Reporte aprobado de HH
por trabajador por frente
y partida en tiempo real

PR04 Pago de
planillas

Reporte de HH por trabajador Interface entre sistema


Boletas de pago a
por frente y partida
de tareo virtual y el SISPO trabajadores

PR05 Descarga de
reportes de Horas
hombre por
interesados

Reporte de HH por trabajador Ingreso de HH en


por frente y partida
controles de gestin

Controles generados y
Entregable para envo a
Oficina Principal

Software Gestin de HH
( Integrador de Informacin)

PROCESO
PR01 Ingreso/salida
de trabajador a obra
registrado en el
sistema
PR02 Asignacin y
reasignaciones de
frentes y partidas en
tiempo real
PR03 Validacin de
horas hombre en el
sistema

Costo Estimado de la Propuesta de Mejora


Costos Mensuales Sistema Tareo Virtual (S/.) - julio/2013
Costo Empresa Sueldos GMD
59,190.75
Costos Help Desk
1,500.00
Costos Corporativos
7,350.00
Costos Plataforma Tecnolgica
1,745.00
Costos Equipos Mvil
59,190.75
Reduccin Equipos Mvil Existente
-39615.75
Costo de Cdigo QR
505.80
Costo de lector de Huella Digital
1,120.00
Costo de Capacitaciones a Jefes de Cuadrilla
3,465.00
Costo de Viajes de Coordinadores de Oper.
3,300.00
Costo Total Mensual
97,751.55
Ao
N Obreros
Total Costos Fijos
Sueldos
Resto de Costos Fijos
Total Costos Variables
Sueldos
Resto de Costos Variables
Costo Total Anual
Costo Unitario

Tasa dscto.
VPN (US$)

2008
6,195.00
114,316.50
85,409.36
28,907.14
129,363.04
27,277.94
102,085.10
243,679.55
39.33

2009
7,185.00
116,878.78
87,971.64
28,907.14
150,985.19
32,586.24
118,398.95
267,863.97
37.28

Costo Mensual (US$)


Costo Anual (US$)
N de obreros a julio de 2013
Costo mensual por obrero (US$)
Costo anual por obrero (US$)

Proyeccin de costos en US$ (2008 -2017)


2010
2011
2012
2013
8,385.00
9,954.00 11,659.00 13,488.00
119,517.93 122,236.26 125,036.13 127,920.00
90,610.79 93,329.11 96,128.99 99,012.86
28,907.14 28,907.14 28,907.14 28,907.14
177,342.78 211,922.10 249,904.72 291,113.74
39,169.48 47,893.83 57,780.39 68,850.00
138,173.30 164,028.27 192,124.33 222,263.74
296,860.71 334,158.36 374,940.85 419,033.74
35.40
33.57
32.16
31.07

10%
2,485,543.34

2014
18,900.00
130,890.39
101,983.24
28,907.14
410,816.11
99,370.03
311,446.08
541,706.50
28.66

2015
24,800.00
133,949.88
105,042.74
28,907.14
542,972.00
134,302.01
408,669.99
676,921.88
27.30

34,917.70
419,012.36
13,488
2.59
31.07

2016
30,700.00
137,101.17
108,194.02
28,907.14
677,134.38
171,240.48
505,893.90
814,235.54
26.52

2017
36,600.00
140,346.99
111,439.84
28,907.14
813,392.19
210,274.39
603,117.81
953,739.18
26.06

Costo Estimado de la Propuesta de Mejora


Grfico N4 - Costo Anual por N de Obreros en Planilla
1,200

Costo Anual en Miles (US$)

1,000

800

600

400

200

5,000

10,000

15,000

20,000
25,000
N Obreros en Planilla

30,000

35,000

40,000

5. Comparativo de Costos entre el


Sistema de Tareo Convencional y la
Propuesta de Mejora o Sistema Tareo
Virtual

Comparativo de Alternativas
Comparativo de Alternativas a julio de 2013
ITM
Tareo Convencional
Costo Mensual (US$)
38,274.64
Costo Anual (US$)
459,295.71
N de obreros a julio de 2013
13,488
Costo mensual por obrero (US$)
2.84
Costo anual por obrero (US$)
34.05

Tareo Virtual
Diferencia
34,917.70
3,356.95
419,012.36
40,283.36
13,488
2.59
0.25
31.07
2.99

Comparativo de VPN de Alternativas para el periodo 2013 - 2017


Tasa dscto.
VPN Tareo Convencional (US$)
VPN Tareo Virtual (US$)
Diferencia

10%
$ 3,244,887.86
$ 2,485,543.34
$ 759,344.52

Comparativo de Alternativas
Comparativo de Proyeccin de Costos Anuales
1,600

1,400

Costo Anual en Miles (US$)

y = 11.422x1.1132
1,200

1,000

y = 287.05x0.7685

800

600

400

Tareo Virtual

Tareo Convencional

200

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

N Obreros en Planilla

Igualando y resolviendo las ecuaciones se determina el punto de cruce 11,538 Obreros

40,000

Comparativo de Alternativas
Comparativo de Proyeccin de Costos Unitarios
45.00

40.00

y = 11.422x0.1132

Costo Anual (US$)

35.00

30.00

25.00

y = 287.05x-0.232
20.00

Tareo Virtual

Tareo Convencional

15.00

10.00
5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

N Obreros en Planilla

30,000

35,000

40,000

6. Beneficios Cualitativos

Beneficios Cualitativos
BENEFICIO
Optimizacin de HH en obra

Menor inversin de tiempo y recursos


en la validacin de la informacin

CONSECUENCIA
Capataz y obreros pierden menos tiempo en las
reuniones de programacin diarias y se elimina la
transcripcin a formato tareo
Ingenieros de Produccin y OT no pierden tiempo en
validar informacin debido a que el software las detecta.

Mayor confiabilidad de la data de input Tareo se realiza en el momento, no se pierden los


formatos de tareo, solo existen frentes vigentes
al sistema

Confiabilidad total de la informacin


durante el proceso

Una vez ingresada la data al sistema, no existe posibilidad


de que se ingrese error en la informacin.

Seguridad de la informacin durante la Se cuenta con back-ups de toda la informacin generada


en un lugar seguro
vida de los proyectos

Beneficios Cualitativos
BENEFICIO

Informacin en tiempo real

Reportes ms potentes

Optimizacin de la gestin de los


proyectos

Mejora del Clima laboral

CONSECUENCIA
Se cuenta con toda la informacin actualizada, en el
formato requerido y en cualquier momento, segundos
despus de que esta se genera en campo.
Se cuenta con reportes ms claros, oportunos y
confiables.
Acceso a reportes en tiempo real desde cualquier
ubicacin.
Al contar con reportes e indicadores en tiempo real, los
ingenieros y gerentes pueden actuar con anticipacin y
de manera sustentada.

Se elimina el rea de digitacin, la cual representa una


fuente de desmotivacin para el personal involucrado

7. Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones y Recomendaciones

1.

El sistema de Tareo Virtual tiene un costo anual menor al Sistema Convencional para el 2013.

2.

Para el periodo 2013-2017, conviene en trminos de costo implementar el sistema de Tareo


Virtual sobre el sistema Convencional.

3.

El punto de cruce en que el sistema de Tareo Virtual es ms econmico que el Sistema


Tradicional es cuando la empresa cuenta con 11,538 obreros en planilla GyM S.A. se encuentra
sobre ese nmero de obreros en planilla y la proyeccin es ascendente.

4.

El sistema de Tareo Virtual es ms eficiente en trminos de costo a medida que se incrementa


el nmero de obreros en planilla y el sistema de Tareo Convencional pierde eficiencia.

5.

El sistema de Tareo Virtual conlleva un proceso ms eficiente y confiable con repercusiones


directas sobre las herramientas de gestin de los proyectos.

Conclusiones y Recomendaciones
7.

Al aplicar el sistema de Tareo Virtual se logran informes de productividad y costos ms


confiables y en tiempo real.

8.

El sistema de Tareo Virtual permite llevar un control exhaustivo y confiable de las horas hombre
fcil sustento ante clientes.

9.

El sistema de Tareo Virtual vuelve accesible la informacin en tiempo real a toda la


organizacin til para reas de soporte (i.e. seguridad, finanzas, RRHH).

10. Reportes ms precisos retroalimentan al rea de presupuestos estimacin de costos ms


certera para futuros proyectos.