P:

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL

Hoja:
De:

SGC-02
1
8

CONTROL DE REGISTROS

Tiempo Promedio del procedimiento:

Fecha de Elaboracin:

Fecha de Revisin:

08 de septiembre de 2010
Centro de Investigacin en computacin

___________________________________________________
Lic. Jess Aguilar Crdenas
Lder de la Calidad
ST-DF-01-06/00

09 de septiembre de 2010
Centro de Investigacin en computacin

___________________________________________________
Dr. Luis Alfonso Villa Vargas
Director

COPIA NO CONTROLADA SI SE IMPRIME

FP-1

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

P:

Hoja:
De:

SGC-02
2
8

OBJETIVO:
Definir la metodologa para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin,
retencin y disposicin de los registros de calidad que proporcionan evidencia de la
conformidad con los requisitos establecidos en el Sistema de Gestin de la Calidad
(SGC), as como informacin sobre el desempeo de los procesos en el CIC.

NORMAS DE OPERACIN:
Manual del Sistema de Gestin de la Calidad.
Norma ISO-9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC-2008) Fundamentos y Vocabulario.
Norma ISO-9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-2008) Requisitos.
Norma ISO-19011:2002 (NMX-CC-19011-IMNC-2002) Auditorias al SGC.
Gua para la elaboracin e integracin de manuales de procedimientos del IPN.
P-SGC-01: Control de documentos
Ley federal de transparencia y acceso a la informacin pblica gubernamental
(LFTAIPG)
Reglamento de la ley federal de transparencia y acceso a la informacin pblica
gubernamental (RLFTAIPG)
Catlogo de disposicin documental del IPN

POLTICAS DE OPERACIN
Este procedimiento aplicar a todos los registros en papel electrnicos generados en
los procesos que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad del CIC.
El personal de cada rea ser responsable de controlar los registros generados, de
acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.
El responsable del rea dueo del proceso deber definir las condiciones apropiadas
para la identificacin, clasificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de
retencin y disposicin final de cada registro, conforme a las regulaciones vigentes del
Instituto y a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental (LFTAIPG).
El responsable del rea dueo del proceso deber elaborar y actualizar la Lista
Maestra para el Control de los Registros (SGC-05) y asegurarse de que stos se
controlen de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento.

ST-DF-01-07/00

COPIA NO CONTROLADA SI SE IMPRIME

FP-2

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

P:

Hoja:
De:

SGC-02
3
8

Los registros debern ser llenados con pluma y de forma clara y completa; en caso de
existir un error, deber cancelarse con una lnea, colocando al lado el dato correcto; no
podrn usarse corrector ni borrador.
Los campos que no sean llenados, debern ser cancelados con una lnea o con las
siglas NA (no aplica).
El responsable del control de documentos del CIC deber conservar y archivar las
versiones actualizadas de las Listas Maestras para el Control de Registros de todas las
reas.
Los registros debern controlarse conforme a los siguientes lineamientos:
a) Identificacin
El responsable del rea dueo del proceso deber asignar una identificacin nica a
cada formato de registro, mediante nombre y clave como lo establece el P-SGC-01
Control de Documentos.
Los registros clasificados como reservados confidenciales conforme a la LFTAIPG y su
reglamento, debern ser claramente identificados.
b) Almacenamiento
El responsable del rea dueo del proceso deber asegurase que el almacenamiento
de los registros se efecta en carpetas, flderes, respaldos informticos cualquier otro
medio que garantice su conservacin.
Todos los registros debern clasificarse mediante mecanismo apropiados como por
ejemplo tema asunto, nmero consecutivo, orden alfabtico, etc., para facilitar su
recuperacin. Se recomienda utilizar la clasificacin establecida por la Coordinacin de
Archivos del IPN (www.transparencia.ipn.mx )
c) Proteccin
El responsable del rea dueo del proceso deber asegurarse que:
1. Los registros en papel se mantengan en lugares limpios y bajo condiciones
apropiadas que impidan su deterioro por polvo, humedad cualquier otro factor.
2. Los registros en medios electrnicos se mantengan en PC con antivirus.
3. Se respalde la informacin peridicamente.
4. Se protegen los documentos clasificados como reservados y confidenciales,
impidiendo el acceso al mismo a personal no autorizado.
ST-DF-01-07/00

COPIA NO CONTROLADA SI SE IMPRIME

FP-2

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

P:

Hoja:
De:

SGC-02
4
8

d) Recuperacin
El dueo del proceso deber definir los accesos a la informacin clasificada o
confidencial en la Lista Maestra para el Control de los Registros (SGC-05).
La informacin no clasificada estar accesible a todo el personal del rea de trabajo.
e) Tiempo de retencin y disposicin final
Ser responsabilidad del dueo del proceso responsable del rea establecer el tiempo
de retencin y disposicin final de los registros en papel y electrnicos conforme a lo
establecido en el catlogo de disposicin documental establecida por la Coordinacin de
Archivos del IPN (www.transparencia.ipn.mx ).
f) Clasificacin
Para llevar a cabo la clasificacin de los registros el responsable de cada proceso
deber identificar la clave correspondiente que el catalogo documental nos indique
(LFTAIPG).

ST-DF-01-07/00

COPIA NO CONTROLADA SI SE IMPRIME

FP-2

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

P: SGC-02

Hoja:
De:

5
8

FORMATO Y/O
DOCUMENTO.

Dueo del proceso r 1. Identifica registros necesarios para asegurar la

planificacin, operacin y control de proceso.
2. Elabora Lista Maestra con todos los registros que
se utilizan en su departamento rea.

SGC-05:
Lista
Maestra para el
control
de
registros

3. Turna Lista Maestra al responsable de Control de

Documentos para que integre a los dems
documentos controlados.
Responsable del
Control de
Documentos

4. Recibe y revisa conformidad de la Lista Maestra.

Est correcta?
No. Regresa a la actividad 2 para su correccin.
5. Si. Archiva y/o actualiza el registro.

Dueo del proceso r 6. Difunde Lista Maestra para el Control de los

Registros a todo el personal del rea.
Personal del rea

7. Genera registros de las actividades realizadas.

8. Archiva y almacena registros conforme a lo
establecido en la Lista Maestra para el Control de
los Registros.

Dueo del proceso r 9. Asegura la proteccin de los registros conforme a

lo establecido en el presente procedimiento.
Personal del rea

10. Monitorea tiempo de retencin de los registros.

Cumpli tiempo de retencin?
No. Regresa a la actividad 10.
11. Ejecuta disposicin final a los registros.

Dueo del proceso r 12. Verifica el cumplimiento del control de los registros
generados en el rea.
Fin del procedimiento.

ST-DF-01-08/00

COPIA NO CONTROLADA SI SE IMPRIME

FP-3

CENTRO DE INVESTIGACIN EN COMPUTACIN

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL

DIAGRAMA DE FLUJO
Control de Registros

DUEO DEL PROCESO

(RESPONSABLE DEL CONTROL DE
REGISTROS)

RESPONSABLE DEL CONTROL

DE REGISTROS

P:

Hoja:
De:

SGC-02
6
8

PERSONAL DEL AREA

INICIO
1
Identifica registros
necesarios para el
proceso.

2
Elabora Lista Maestra
de registros de su
rea
SGC-05

1
3

4
Recibe y revisa Lista
Maestra

Turna lista maestra

NO

Correcta?

SI
5
Archiva y/o actualiza
el registro

6
Difunde Lista Maestra
para el Control de los
Registros al personal

Genera registros de
las actividades
realizadas

8
Archiva y almacena
registro conforme a la
Lista Maestra

ST-DF-01-09/00

COPIA NO CONTROLADA SI SE IMPRIME

FP-4

CENTRO DE INVESTIGACIN EN COMPUTACIN

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL

DIAGRAMA DE FLUJO
Control de Registros

DUEO DEL PROCESO

(RESPONSABLE DEL CONTROL DE
REGISTROS)

RESPONSABLE DEL CONTROL

DE DOCUMENTOS

P:

Hoja:
De:

SGC-02
7
8

PERSONAL DEL AREA

10

9
Asegura proteccin de
los registros de
calidad

Monitorea tiempo de
retencin de los
registros
NO

Cumpli tiempo
de retencin?

SI
12
Verifica cumplimiento
de control de registros

11
Ejecuta disposicin
final a los registros

FIN

ST-DF-01-09/00

COPIA NO CONTROLADA SI SE IMPRIME

FP-4

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

P: SGC-02

Hoja:
De:

8
8

ANEXOS
1.0 Vocabulario
Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de actividades realizadas o resultados
obtenidos.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Documento: Informacin y su medio de soporte; el medio de soporte puede ser papel, disco
magntico, ptico o electrnico, fotografa, muestra patrn o una combinacin de stos.
Usuario del registro: Personal del rea que desarrolla un proceso establecido en un
procedimiento, manual o instructivo de trabajo, y que genera o hace uso de los registros
resultantes del proceso.
Legibilidad: Que pueda leerse la informacin contenida en el registro.
Identificacin: Nombre y/o cdigo con el que se reconoce a cada registro (formato).
Almacenamiento: Lugar, dispositivo y / o equipo donde se encuentra fsicamente el registro.
Proteccin: Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo til.
Recuperacin: Facilidad de acceso a los registros y a la informacin contenida en ellos, tomando
en cuenta su localizacin y su clasificacin.

SGC: Sistema de Gestin de la Calidad

Tiempo de retencin: Perodo de tiempo en que se tendrn los registros dentro de un archivo en
papel o medio electrnico, ya sea el establecido por la ley o el establecido por la organizacin de
acuerdo a sus necesidades de operacin.
Disposicin: Destino final de los registros. Guardar permanente o eliminacin por algn medio
apropiado.
Dueo del proceso: Persona responsable de realizar el conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

2.0 Formatos
SGC-05: Lista Maestra para el Control de Registros.

ST-DF-01-09/00

COPIA NO CONTROLADA SI SE IMPRIME

FP-2