Unidad 6: Gneros textuales

Lectura 4: Gneros administrativos

Los textos que se emplean en el mbito administrativo tienen varios elementos en

comn:

Identificacin clara y especfica del formato y su funcin: oficio, memorando,

circular, etctera.

Requieren la identificacin del emisor, ya sea institucional, corporativo o

personal.

Utilizan un lenguaje respetuoso, claro, conciso y directo.

Deben ser breves como una atencin y respeto al tiempo del receptor.

Clasificacin
Los textos administrativos se clasifican de acuerdo a su funcin:
a) Acta
Es un documento que se elabora para dejar constancia de una reunin o de un
acto administrativo formal. Incluye:

Lugar y fecha de la reunin.

Nombre de quien preside la junta.

Nombre de las personas presentes y de los ausentes, as como sus

respectivos representantes.

Motivo de la reunin.

El Orden del da.

Resumen de lo planteado y debatido en la reunin anterior, as como de los

acuerdos tomados al respecto, con mencin del nmero de votantes a favor o
en contra.

Aviso de la siguiente reunin (en caso de que sea necesario).

Hora en que se dio por terminada la reunin.

Firma de los presentes.

b) Memorando
Tal como su nombre lo dice, sirve para recordar o hacer patente alguna
informacin. Es un texto empleado para la comunicacin interna dentro de una
dependencia o empresa. Puede ser interpersonal o entre oficinas.

Formato
Membrete
(Nombre de la empresa, institucin o dependencia)
Memorando
(identificacin del documento)
Lugar y fecha
Nm
(Numeracin que identifica el memorando)

DE: Nombre del destinatario

Cargo del destinatario
PARA: Nombre del emisor
Cargo del emisor
Asunto: (sntesis opcional)
Cuerpo del texto
(comunicado)
(solicitud, aviso, comunicado etc.)
Saludo (optativo)
Firma
Nombre y cargo
Iniciales. del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con
minsculas

c) Carta

En el mbito administrativo o comercial es muy comn el uso de la carta, aunque

sus caractersticas son formales y muy distintas de las que se emplean en un texto
de comunicacin personal. Por tanto, es necesario respetar el lenguaje respetuoso
y los requisitos generales establecidos en este contexto.
Formato

Membrete

Lugar y fecha

Nombre del destinatario

Cargo del destinatario

Direccin

Vocativo

Texto o cuerpo de la informacin

Despedida (frase de cortesa)

Firma

Nombre y cargo del emisor

Iniciales de identificacin

d) Circular
La funcin ms usual de una circular es brindar una informacin de las
autoridades o coordinadores, al personal o miembros de una oficina, organismo o
dependencia, aunque tambin se puede utilizar para hacer pblica una
informacin al exterior.
Formato

Identificacin del formato (CIRCULAR)

Membrete

Nmero

Destinatario (no personalizado y generalmente en plural a todo el personal

administrativo, a todos nuestros clientes, etc.)

Texto (muy breve)

Frase de cortesa

Firma, nombre y cargo

Oficina o departamento emisor

Lugar y fecha

e) Aviso
El aviso se utiliza para hacer pblica una poltica, decisin, cambio, oferta,
solicitud, etctera. Es un comunicado dirigido al personal de una institucin o al
pblico en general, por lo tanto no se personaliza. Debe ser muy breve y claro.
Tanto para la circular como para el aviso es comn utilizar letra de gran tamao.
Formato

Identificacin del formato (AVISO)

Membrete

Nmero

Destinatario (no personalizado y generalmente en plural)

Mensaje

Frase de cortesa

Firma, nombre y cargo

Institucin o empresa

Lugar y fecha

Circulacin interna y externa

f) Oficio
Uno de los textos ms usuales en el campo administrativo es el oficio. Como su
nombre lo indica, se trata de un documento oficial que permite la comunicacin
entre autoridades de distintas dependencias, oficinas, organismos, municipios,
universidades, etctera. Su funcin es transmitir rdenes, disposiciones,
gestiones, acuerdos, solicitudes o trmites.
Los oficios deben ir firmados por la persona con mayor jerarqua en la oficina o
dependencia, ya que asume la responsabilidad del contenido del documento.
Formato de un oficio:

Membrete
Lugar y la fecha
OFICIO nm.
(El nmero va seguido de las siglas de
la oficina emisora)
Asunto:
(Se anota de manera sinttica Es incorrecto escribir el que se informa)

Nombre del receptor

Cargo del receptor
Localidad donde se encuentra
Vocativo
Cuerpo del texto.
Si el oficio da seguimiento a un comunicado anterior se anota la referencia.

Despedida.
Firma (se escribe la rbrica a mano)
Posfirma (se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento,
su cargo)

Sello respectivo
Iniciales (del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con
minsculas)

g) Informe
El informe es uno de los textos ms completos y complejos en el mbito
administrativo. Se utiliza para hacer una propuesta detallada, exponer hechos o
una situacin, el resultado de un anlisis, de una revisin o la solucin a un
problema. En general, sus caractersticas y requisitos guardan semejanzas con un
trabajo de tesis o de investigacin.
Existen tres tipos bsicos de informe;

Expositivo

De interpretacin

De demostracin o comprobacin.

En todos ellos es importante mantener un estilo narrativo sencillo, lgico y

coherente, que resulte comprensible y agradable o por lo menos fcil de leer.
Para organizar y delimitar la informacin antes de redactar un informe es
conveniente revisar el tema Mapas Mentales en el Apartado III de este Manual.
Debido a que los informes van dirigidos generalmente a un superior o autoridad,
es indispensable cuidar la ortografa, sintaxis y organizacin de las ideas, por lo
cual es conveniente revisar los temas dedicados a la Ortografa, Elementos de la
oracin y Organizacin de prrafos.

Informe Expositivo
Este tipo de informe sirve para dar a conocer un hecho o una situacin
determinada en forma escueta, clara, sinttica y objetiva que sea accesible a los
destinatarios, si es necesario utilizar trminos tcnico o cientficos especializados,
stos deben aclararse.
Se busca que los lectores obtengan una idea clara de la situacin o hecho que se
analiza.
Consta de una introduccin en la que se explica el objetivo y la justificacin del
informe (para qu y por qu se hizo).
A continuacin se hace una relacin detallada de los aspectos ms relevantes que
se hayan encontrado, (es importante seleccionar y limitar la informacin).
No

se

incluyen

opiniones,

interpretaciones

personales,

conclusiones

sugerencias.

Informe de Comprobacin o Demostracin

Este documento se elabora para dejar constancia formal de una situacin o
explicar un hecho.
Se emplean la informacin y la argumentacin sustentada (razonamientos) que
sirvan para apoyar lo que se propone o se quiere demostrar.

Tanto la informacin como los argumentos deben estar ordenados de acuerdo a

su relevancia o en forma cronolgica, segn sea el caso.
Se deben evitar las opiniones personales no justificadas y el estilo subjetivo.

Informe de Interpretacin
La elaboracin de este tipo de informes es probablemente la ms difcil, porque
requiere el juicio y la toma de decisiones por parte de quien lo elabora.
Implica el anlisis, la evaluacin de datos, hechos y situaciones para llegar a una
conclusin, decisin o propuesta.
Combina la parte objetiva en la cual se expone la informacin, con una parte ms
subjetiva (aunque fundamentada) en la cual se expresan los juicios, opiniones y
recomendaciones.

Formato
Los elementos que incluye un Informe son:

Portada
o Nombre de la Institucin
o Nombre del Informe
o Nombre del destinatario
o Nombre del autor (opcional)
o Lugar y fecha

Resumen (abstract)

ndice o contenido

Introduccin

Cuerpo o desarrollo del tema

Conclusiones

Anexos, tablas, mapas o apndices

Glosario

Bibliografa