CARLOS ALBERTO BELO RODRIGUES DE MATOS FARIA GESTAO DE MANUTENCAO DE INSTALACGOES E EQUIPAMENTOS HOSPITALARES Faculdade de Engenharia da Universidade do PortoGESTAO DE MANUTENGAO DE INSTALACOES E EQUIPAMENTOS HOSPITALARES Carlos Alberto Belo Rodrigues de Matos Faria Dissertago de Mestrado apresentada 4 Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto 1999RESUMO A presente tese tem como tema a manutengdo hospitalar , o seu planeamento definigao de uma estratégia de gestio. ‘Apés uma caracterizago da manutengio hospitalar e a sua insergao na realidade dos hospitais procurar-se-a j stificar a adopgdo de um sistema informatico de apoio gestio por forma a inserir a manutengAo numa politica de qualidade global. ‘A falta de uma estratégia para as Instalagdes e Equipamentos da Satide que se tem verificado nos iiltimos anos relegando a manuteng&o para segundo plano, obriga atendendo a evolugiio politica ¢ social do pais, a uma maior atengo as questdes da saiide determinando uma mudanga na engenharia hospitalar com novos desafios que exigem a definigiio de planeamento ¢ controlo de toda a actividade de manutengao. © modelo que ira ser apresentado nesta tese é baseado numa estrutura de informagdo, com suporte informético que iré procurar interligar varias reas do hospital desde o aprovisionamento, a contabilidade € outras. Procura-se assim ter uma base de trabalho que permita gerir de forma eficaz e eficiente todo o servigo de manutengo. principal resultado desta tese resulta na criagao de um modelo tedrico que procura dar resposta aos varios problemas levantados sistematizando um conjunto de procedimentos que na sua globalidade contribuem para a gestio eficaz. de um servigo de instalagées e equipamentos. O capitulo 1 faré a introdugaio & tese relacionando o trabalho com a investigagdo anterior nesta area,© capitulo 2 ird analisar mais pormenorizadamente a manuteng&o hospitalar. Seri efectuada a caracterizagao das éreas funcionais num hospital, dando relevo as ligagdes dos diversos servigos com a actividade de manuteng&o. O. servigo formalmente responsavel por esta actividade seré entdo analisado em pormenor. Depois, comentar-se-do as actuais politicas de gestio de equipamentos ¢ da sua manuteng&o, assim como as necessidades que se entendem importantes nesta actividade. 0 capitulo 3 desereveré a organizagio e os processos da manutengéo hospitalar ( procedimentos, fluxos de informagio, etc.) , bem como a forma como actualmente um sistema de informagio apoia os referidos processos. capitulo 4 apresentaré a arquitectura do sistema informagdo de apoio a manutencao, isto é a estrutura da base de dados desenvolvida ¢ as principais técnicas utilizadas para manipulagdo da informagdio. © Capitulo 5 refere-se a descrigaio da experiéncia do desenvolvimento € aplicacao do sistema informatico, na extenstio que foi possivel realizar. Discutir-se-40 também os resultados aleangados. Serdo apresentadas as conclusdes, sendo feita a comparagao entre os objectivos propostos no inicio do projecto e os resultados obtidos, de forma a efectuar um balango. Isto permitiré definir as perspectivas de investigago desenvolvimento para continuar o trabalho realizado.AGRADECIMENTOS O Trabalho desta tese foi desenvolvido utilizando os meios postos a disposigtio pelo Departamento de Electrénica e Telecomunicagdes da Universidade de Aveiro, que foram essenciais para a sua realizagdo. Exprimo o meu agradecimento aos érgfos desta instituig&o que desde o inicio me apoiaram. Diversas pessoas contribufram para a realizagaio deste trabalho, pelo que a todas clas exprimo 0 meu reconhecimento. Porém, nao quero deixar de agradecer a algumas delas em particular. Ao Prof. José Alberto Rafael que orientou e acompanhou todo o trabalho de investigagdo. A sua disponibilidade, apoio ¢ estimulo, em todos os momentos, foram determinantes para a conclusdo desta tese. Ao Dr. Américo Afonso, enquanto Administrador Delegado do Hospital S. Pedro-Vila Real, pela disponibilidade e observagao critica do presente trabalho.INDICE CAPITULO 1 - INTRODUCAO 1-1 - Ambito do presente trabalho CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR 2-1 - Os diversos tipos de manutengaio 2-2 ~ Ciclo de vida de um equipamento 2-3 - Actuais politicas de gesttio de manutengdio e Intervengao nos equipamentos 2-4 - Estrutura do servigo de instalagdes e equipamentos CAPITULO 3 - APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR 3-1 - Estrutura das unidades organizacionais 3-2 ~ Processos relacionados com a manutengio hospitalar 3-21 — Manutengio nao planeada 3-2.1.1 - Pedidos de intervengao e aberturas de OT’s 3-2.1.2 ~ Ordens de trabalho 3. 3 - Encerramento da ordem de trabalho 3-2,2- Manutengio planeada para areas criticas 3:3 - Anilise do sistema de informagdo actual de apoio & manutengiio i 15 22 24 29 35 38 39 41 4l 42 44 45 46 62INDICE CAPITULO 4 - SISTEMA DE INFORMAGAO PARA A GESTAO DE MANUTENCAO 4-1 — Anilise do sistema de informacao 4-2 - Caracteristicas do sistema de informagao 4-3 — Técnicas usadas na concepgao do sistema 4-3.1- Técnicas de modelagio de objectos 4-3.1.1— Modelacio da andlise do sistema CAPITULO 5 — CONCLUSOES 5-1 = Andlise dos objectivos 5-2 - Andlise dos resultados REFERENCIAS ANEXOS: ANEXO A-—CARTA DE EQUIPAMENTOS DA SAUDE ANEXO B - DIAGRAMAS DE INTERACCAO (OID) 10 4 15 7 81 93 96 97 100 104 105LISTA DE FIGURAS Figura 1 — Etapas do ciclo de vida de um equipamento Figura 2 — Circuito de informagao numa intervengao Figura 3 - Estrutura Hierarquica do SIE Figura 4 — Pedido de intervengao e abertura de OT Figura 5 — Ordens de Trabalho Figura 6 — Encerramento das Ordens de trabalho Figura 7 — Planeamento da Manutengao Figura 8 - Circuito de documentos para controlo da manutengaio Figura 9 — Modelo Dindmico ¢ estatico (Jacobson/Rambaught) Figura 10 — Diagrama de casos de uso Figura 11 —Diagrama de classes Figura 11- Diagrama de classes (continuaga0) 28 a 37 43 44 45 67 68 80 82 87 88CAPITULO 1 INTRODUGAOCAPITULO | - INTRODUGAO, O tema da presente tese é discutir o problema da manutengéio dos equipamentos hospitalares e indicar um modelo para a sua gestio. Este tema tem sido alvo de muitos debates nomeadamente em congressos organizados pela ATEHP (Associagdo de Técnicos de Engenharia Hospitalar Portuguesa). Existem inclusivamente Boletins informativos editados por esta associagéio abordando estes aspectos, tendo neste contexto o seu vice - presidente J. Durdio Carvalho (1997) afirmado o seguinte “ E essencial que os engenheiros da satide mantenham espftito ctitico A gestdio das instalagdes e equipamentos, mantenham independéncia profissional para exigir meios que garantam a qualidade e seguranga, possuam capacidade para obtengdo dos mais baixos custos e abertura para formas de organizagaio e procedimentos conceptualmente novos, geradores de maior satisfagao profissional dos engenheiros de instalagao e equipamentos de satide”. Existe inclusivamente um grande empenho por parte do Ministério da Satide em criar uma ferramenta de gestfio de manutengiio que seja universal em todos os hospitais, tendo nesse sentido realizado em 14.04.97, nas instalagbes da secretaria de estado da satide, uma reuniao com o objectivo de definir um sistema de Nomenclatura € Codificagéio dos Equipamentos de Satide, aplicével ao nosso pais , em que estiveram presentes representantes do Grupo de Trabalho para Elaboragdo da Carta de Equipamentos de Saude, da D.G.LES., DO LE.M.ES. /LN.S.A. e da Direcgfo da AT.EHP. Joao Paulo Pinto (1997) do Centro de Energia e Tecnologia, Lda (CENERTEC), afirma num trabalho sobre “Organizagdo ¢ Gestio da Manutengao” 0 seguinte: “A efectiva redugao de custos, a diminuigdo do pessoal ligado & manuteng&o € © aumento simultineo da eficigncia desta s6 sto possiveis com o recurso & informatizagao.CAPITULO 1 - INTRODUGAO O enorme volume de informago que importa gerir na manutengaio, sobretudo na manutengao planeada onde o planeamento deve assumir um caracter dindmico, justifica facilmente a adopgdio de um sistema informético de apoio A gestio.” O conceito de manutengiio tem evoluido no sentido de aumentar 0 seu Ambito diversificar as estratégias de intervengiio. Essa evolugao foi acompanhada do reconhecimento da sua importéncia no conjunto das actividades empresariais e da sua interpenetragtio com outras Areas funcionais. A manutengdo em hospitais segue principios gerais vilidos para qualquer empresa. No entanto, a sua aplicagaio deve atender aos objectivos, as necessidades, & organizagao e cultura do sistema hospitalar. Na verdade, os servigos de saiide, ¢ de um modo muito particular os hospitais, constituem “empresas” bastante peculiares, concebidas quase exclusivamente em fungiio dos utentes ( utentes, de resto, especiais, pela situagiio de doenga e sofrimento em que geralmente se encontram), dotadas de sistemas ténicos e organizacionais muito préprios em que certas actividades profissionais ndio especfficas do sector da saiide representam para os trabalhadores um risco acrescido quando desempenhadas em meio hospitalar. Assim por exemplo, na electricidade os programas de manutengaio e certas reparagdes nfo sfo feitos de acordo com as normas de seguranga proprias da profissao, j4 que, em meio hospitalar, o electricista se vé a mitide confrontado com a necessidade de proceder a reparagdes eléctricas com a corrente em carga, face A imperiosa necessidade de prosseguimento da assisténcia médica a doentes ou da realizag4o de determinadas técnicas de diagnéstico. 10CAPITULO | ~ INTRODUGAO 1.1- Ambito do presente trabalho ‘A manutengdo hospitalar tem sido encarada em Portugal, tal como em muitos outros paises, como um servigo de importincia secundaria. Por vezes constroem-se os hospitais, instalam-se os equipamentos, colocam-se em funcionamento e sé posteriormente é que o servigo de manutengao € activado. ‘jo da Esta situagdo tem vindo a alterar-se tendo o actual presidente da direc ATEHP, Abrafo Ribeiro a revista Noticias médicas (1996), afirmado o seguinte “ A Engenharia Hospitalar atravessa uma fase de mudanga - novos e importantes desatios exigem uma especial atengdo por parte de todos os que, directa ou indirectamente, estejam envolvidos. Trata-se na realidade, de uma Area com vastas implicagées nos cuidados da satide prestados populagao, mas da qual pouco se houve falar no dia-a~ dia médico, naturalmente centrado na clinica e que s6 raramente se apercebe do suporte técnico, omnipresente ¢ indispensdvel”. © autor desta tese € desde alguns anos responsivel pela manutengaio das instalagdes e equipamentos no Hospital S. Pedro - Vila Real. Da sua experiéncia constata © facto de muitos hospitais desconhecerem exactamente a quantidade de equipamentos que possuem e, por consequéncia, as suas reais necessidades de manutengao, ou seja, dos recursos a disponibilizar, humanos € materiais. Por outro lado, a actividade manutengfo intervém em muitas dreas do hospital, o que exige uma boa coordenagao, para que se processe de maneira mais fluente possivel. O cruzamento das suas fungdes com as dos outros servigos da origem a dados cujo retomo fornece elementos importantes a sua acgfo. MWCAPITULO 1 = INTRODUCAO Tem sido preocupagio da ATHEP (criada em 1984) a organizagao, funcionamento ¢ articulagdo das varias estruturas de qualquer forma intervenientes na rea das Instalag6es e Equipamentos de Saiide. Esta Associagio tem procurado sensibilizar os érgaos de tutela para a necessidade de uma reflexdo sobre esta matéria disponibilizando-se para colaborar activamente na implementag&o de solugdes que visem superar itracionalidades, insuficiéncias e melhorar a eficiéncia dos meios existentes. A evolugaio da rede hospitalar tem determinado um crescimento dos Servigos de Instalages ¢ Equipamentos dos hospitais mas estes continuam a carecer de uma definigZio normativa do seu Ambito e competéncias apesar de terem a sua existéncia reconhecida pelo estatuto hospitalar, pelos sucessivos diplomas de gestéio hospitalar ¢ pela criagdo de lugares dirigentes nos quadros de alguns hospitais. Num documento elaborado pela ATHEP (1999) intitulado As Instalagoes & Equipamentos no Ministério da Sade” esta ideia é mais uma vez realgada na seguinte afirmagdo “é notéria a actual desarticulagdo entre os diversos intervenientes na area de Instalagdes e Equipamentos de Saiide, disfungao a que também néo ser alheia a inexisténcia de um sistema de informagiio comum ”. Acrescenta ainda “ a falta de sensibilidade de muitos gestores mantém-se ¢ continuam a imaginar o SIE do seu hospital como o “engenheiro” “. Toda esta situagao é motivo de grande preocupagéo para Os Engenheiros de Instalages © Equipamentos de Saiide e para todos aqueles que nesta area vém assumindo responsabilidades de direcgaio e administragéio, na medida em que a competéncia técnica e o brio profissional ~ que so a regra entre os profissionais de satide — constituem um elemento indispensavel, mas nao suficiente, Nao tendo os técnicos de engenharia, até ao presente momento, normas sobre programagao, arquitectura, instalagdes ténicas, caracteristicas de equipamentos,CAPITULO | - INTRODUGAO procedimentos para a sua manutengio e utilizago e avaliagdio das suas condigdes de seguranga, torna-se extremamente dificil a avaliag’o da qualidade dos servigos prestados na drea da engenharia, nem existe avaliag&o funcional permanente de equipamentos nem 0 consequente planeamento ditando as necessidades em novos equipamentos. Esta auséncia de normalizagao inviabiliza qualquer sistema de qualidade que se pretenda implementar em qualquer organizago, contrariando a organizagéo que actualmente se exige as instituigdes sendo que de acordo com o Guia ISSO 9000 para Servigos de Satide - nos servigos de saiide, a necessidade de implementar sistemas formais de garantia da qualidade € tao premente como em qualquer outro servigo ou organizagaio em que seja importante fornecer evidéncia objectiva de que a qualidade foi alcangada nos niveis desejados, e em que seja importante rastrear os processos utilizados para a sua obtengao. © quadro tragado permite constatar a enorme dificuldade de posicionar o presente trabalho face a outros sendo apenas possivel enquadré-lo na generalidade da manutengao industrial e alguns trabalhos desenvolvidos pelo Ministério da Satide, nomeadamente, a carta de equipamentos de saiide, que por seu lado é muito limitativa no Ambito da manutengao global de um hospital na medida em que o seu propésito se limita & informagaio sobre os espagos ocupados pelos meios complementares de diagndstico e os equipamentos que os compée. No decorrer da presente tese so citadas com alguma frequéncia afirmagées do Professor Eduardo Caetano (Escola Nacional de Saiide Pablica) por em minha opinifio ser das poucas pessoas em Portugal que tem trabalho desenvolvido de reconhecido mérito nesta area especifica. 13CAPITULO 1 - INTRODUGAO © objectivo final do presente trabalho é desenvolver um sistema pata apoiar 0 gestor da manutengio, desde a reparagdo imprevista a manutengéio planeada, permitindo que a sua actividade se processe de uma forma coerente, eficaz, ¢ sem perda de informagtio de, e para todos os niveis onde € requerida, proporcionando-Ihe uma visio global da fungdo manutengdo, e portanto, dos beneficios que se pode esperar da sua racionalizagao, dos objectivos que the so cabiveis atribuir, dos meio necessirios para a colocar em prética. 14CAPITULO 2 AMBIENTE DA MANUTENCAO HOSPITALARCAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR Por definigdo, segundo a A.F. N. O. R. (NF X 60 — 010), “Manutengao é 0 conjunto de acgdes que permitem manter (ou restabelecer) um bem dentro de um estado especifico ou na medida de assegurar um servigo determinado”. ~ Comentérios: “manter” contém a nogao de “preven¢ao” sobre um sistema em funcionament “restabelecer” contém a nogo de “correcgéo” consecutiva a uma perda de fungao; “estado especifico” ou “servigo determinado” implica a predeterminagao do objectivo esperado, com quantificagao dos niveis caracteristico. Implicitamente, uma boa manutengao deve realizar essas acges a um custo global optimizado. ‘A manutengdo hospitalar é uma actividade complexa, devido quantidade, variedade e sofisticagaio dos equipamentos envolvidos. Esta complexidade também se manifesta nas relagdes funcionais entre o SIE (Servigo de Instalagdes ¢ Equipamentos) eas entidades com que se relaciona, tais como, os servigos utilizadores, os servigos de aprovisionamento, contabilidade, pessoal ¢ os fornecedores externos. © Servigo de Instalagdes e Equipamentos tem um papel relevante na manuteng4o hospitalar nfo s6 porque é © principal interventor mas também pelo controlo dos trabalhos executados por firmas exteriores dependendo da sua acgfio fiscalizadora, em grande parte, a garantia da qualidade dessa manutengao. No entanto, as fungdes do SIE sfio mais latas, estando associadas a todo o ciclo de vida das instalagdes ¢ equipamentos; para as executar necesita diversos dados actualizados, 0 que impde a utilizagiio de meios de informatica de apoio, sem os quais a eficdcia da sua acco pode ficar seriamente comprometida. 16CAPITULO 2 — AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR Portanto, as fungdes do SIE comecam antes de cada equipamento entrar no hospital, através da sua definig&o e do estabelecimento das especificagdes, com vista a elaboragao do cademo de encargos. De um prévio conhecimento do equipamento sera possivel conhecer antecipadamente o perfil do pessoal necessario para a sua manutengdo, assim como as necessidades de pegas-de-reserva. © SIE podera entio decidir 0 tipo de manutengao mais adequada para 0 equipamento, planear atempadamente as intervengdes © os respectivos recursos necessérios, mao-de-obra, materiais e ferramentas especiais ou, alternativamente pela subcontratagao. Os equipamentos tecnologicamente mais evoluidos implicam, normalmente, 0 recurso manutengdo subcontratada. Por consequéncia, esta constitui um componente muito importante no orgamento da manutengdo hospitalar, que chega a atingir 80% do custo total da manutengao do equipamento bio-médico. Pode avaliar-se melhor a importéncia dos equipamentos na globalidade de um hospital, ao decompor-se este nos componentes fisicos basicos que o constituem, isto 6, construgo civil, instalagdes técnicas especiais e equipamentos. O valor total dos equipamentos ¢ das instalagdes técnicas especiais é superior a 40% do custo total de um Hospital Geral central. ‘A tendéncia é para um crescimento destas duas componentes , sendo de prever que para o ano 2000 a percentagem do seu custo suba para os 55% a 60% (Caetano, Hospital Distrital de Chaves,1983). Embora se trate de uma afirmagao feita hé 15 anos & bem actual, na medida em que qualquer servigo que se faga de raiz tem nas suas instalagdes técnicas especiais e nos equipamentos o maior peso orgamental. 7CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR “Actualmente, as instalagdes e equipamentos representam um patriménio nacional que, s6 em hospitais centrais e distritais, deve valer cerca de 300 milhdes de contos (Lopes, 1990)". Face aos valores percentuais dos custos da manutengiio atras apresentados, a0 peso dos equipamentos do patriménio hospitalar, podem facilmente avaliar-se, em valores absolutos, as verbas despendidas na sua manutengio e, portanto, qualquer esforgo no sentido de diminuir esses custos permitira ao Pais poupar quantias elevadas. “ Hoje, um investimento da ordem dos 14 milhdes de contos como € 0 caso do custo do Hospital Distrital Geral de Leiria, dispondo de uma lotagao ligeiramente inferior a 500 camas, tem cerca de 6 milhdes de contos de encargos de exploragao anual ( aproximadamente 40% do custo de investimento). Para se manter 0 hospital a funcionar em boas condiges so necessdrios cerca de 3 a 4 % do investimento anualmente, nos primeiros anos de funcionamento, ou seja, cerca de 420.000.000 a 560,000.00 de escudos; neste encargo a ponderagaio da construgiio civil é da ordem dos 5 a 15%, a das instalagdes técnicas especiais de 20 a 30% e a dos equipamentos de 60 a 70%. Com o andar do tempo a percentagem do encargo da manutengdo técnica face ao custo actualizado do investimento € crescente sendo 0 aumento da percentage relativa do custo da construgao civil mais acentuado. “A manutengdo téonica é um investimento rendivel. Hé que se investir em manutengdo técnica, nomeadamente, na preventiva, para haver maior seguranga € maior continuidade de funcionamento das instalagées ¢ equipamentos do hospital.” Eduardo Caetano (Professor jubilado da Escola Nacional de Satide Publica ¢ presidente ¢ fundador da Associagdo Portuguesa de Engineering Hospitalar) ( 1996) . Por outro lado, cada vez se coloca com maior preméncia o problema da qualidade em qualquer bem ou servigo colocado a disposigao dos utilizadores. O conceito de qualidade esté ligado ao nivel do produto ou do servigo oferecido ao cliente. 18CAPITULO 2- AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR Num documento sobre sistemas de qualidade nos servigos piblicos de satide, da Universidade Nova de Lisboa (1999), realga a ideia que se entende por qualidade nos servigos de satide 0 conjunto de condigdes procedimentos que de modo consistente contribuem para a melhoria ou manuteng&io da qualidade e duragdo da vida dos utentes. Constata-se ainda que qualquer sistema de qualidade tem os seguintes elementos essenciais: - documentagio (visibilidade, entendimento, compreensao); = estrutura de gestio (operagio, monitorizagao, controlo, acgbes correctivas); = revisio periédica (informagao de gest&o). Deste modo qualquer estratégia para implementar um sistema de gesttio de manuteng&o com qualidade passa pela interligagio destes trés elementos permitindo assim a definigio de linhas de orientagdo claras e objectivas devidamente controladas. A adopgdo de uma “postura de qualidade” implica uma mudanga dos procedimentos tradicionais de trabalho. Os reflexos dessa mudanga devem proporeionar um reforgo da cultura da organizacdo, influenciando decididamente a forma como as pessoas trabalham, as relagGes com clientes ¢ fornecedores ¢ a motivagdio e satisfagaio no trabalho. Acste respeito Eduardo Caetano (1996) refere o seguinte,“A luta_comega ainda antes do hospital existir fisicamente: no planeamento, estabelecendo-se as orientagdes tendo em vista a seguranga; na programagio, tomando-se as opg6es apropriadas; nos projectos, prevendo-se as implantages e circulagdes adequadas a uma boa seguranga; na construgdo, utilizando-se os materiais indicados para que o hospital seja seguro. 19CAPITULO 2 ~ AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR Quanto ao funcionamento do hospital, € crucial haver uma boa manutengiio técnica, especialmente preventiva, para existir seguranga e € igualmente importante apoiar-se e promover-se uma atitude de seguranga.” Os hospitais siéo um dos casos onde uma qualidade global de funcionamento s6 é conseguida se o factor manutengdio estiver presente na maioria das suas actividades. ‘A qualidade de uma interveng&o cirirgica esté ligada, naturalmente, aos_meios humanos, mas também ao correcto funcionamento dos equipamentos e & sua seguranca: nesta situagéio, o doente esté bastante dependente dos meios técnicos auxiliares, i.e., gases medicinais, ventilador, clectrocardiégrafo, entre outros; qualquer anomalia no funcionamento da aparelhagem pode ter consequéncias nefastas, pelo que o factor manutengaio é predominante. ‘A qualidade de um diagnéstico, que envolva meios auxiliares, esté directamente ligada ao desempenho dos equipamentos utilizados, isto é, fiabilidade dos seus resultados, o que exige afinagdes e calibragdes exactas ou, de uma forma geral, uma manutengaio correcta. No que se refere aos tratamentos baseados em equipamentos, 0 problema & similar; a boa qualidade daqueles esta ligada a uma boa manuteng&o destes. Dois exemplos recentes sfio: 0 grave acidente que vitimou diversos doentes numa clinica espanhola, devido ao deficiente funcionamento de um acelerador linear: as muitas mortes de doentes renais no Hospital de Evora, por deficiéncia no sistema de hemodidilse, e, infelizmente, existem muitos outros casos, embora menos conhecidos da opiniio piblica, Por outro lado, quando um doente se encontra internado, a sua situagao fisica € psicolégica é normalmente, débil sendo importante que os meios técnicos colocados & sua disposigdo estejam operacionais, para que a qualidade da sua estadia seja a melhor: a campainha de chamada da enfermeira e as luzes de presenga ¢ de cabeceira deverdio funcionar correctamente ; a climatizagéo dever4 ser a adequada; o radio e o telefone 20CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR siio também elementos importantes para o seu conforto e qualidade de vida no hospital, assim como a televisdio ou outros, que 0 ajudem a superar 0 tempo € © softimento em que, normalmente, se encontra, O bom funcionamento destes equipamentos dé seguranga ao doente, que € um aspecto muito importante para a sua tranquilizagaio psicolégica e para a sua cura. Poderiam continuar a enumerar-se muitas outras situagdes onde a qualidade do fancionamento do hospital depende do bom funcionamento dos equipamentos ¢, em liltima instncia, do servigo de manutengdo. Poderd afitmar-se que um hospital sem manutengiio preventiva nfo tem bom nivel de qualidade, nomeadamente no que respeita aos servigos de engenharia. Uma qualidade nos servigos hospitalares permite salvar vidas, diminuir 0 softimento e reduzir a estadia médica do doente no hospital . Também diminui o nimero de acidentes de trabalho do pessoal, evitando problemas legais ¢ indemnizagoes. “ Um hospital nfio pode ser seguro sem uma adequada manutengdio ¢ nfo ha boa qualidade quando a seguranga é baixa” ( Caetano, Hospital Distrital de Chaves, 1992).CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR, 2.1 - OS Diversos Tipos de Manutengiio A gestio de manutengao pode adoptat diferentes critérios para intervir nos equipamentos, normalmente referidos como tipos de manutengaio. Considera-se que existem os seguintes tipos de manutengao: ~ Manutengao planeada © Sistematica * Condicionada - Manutengao nao planeada. Manutengdo planeada, as intervengdes obedecem a um programa previamente estabelecido que visa diferentes objectivos: evitar a ocorréncia de avarias ou mau funcionamento; equilibrar a carga de trabalho de manutengdo; compatibilizar as intervengdes com o programa de fabrico ou de servigo dos equipamentos; preparar antecipadamente os recursos para tornar as intervengdes mais econdmicas ¢ eficazes. Este tipo de manutengao também se designa “manutengao preventiva”. Na manutengao planeada sistemitica, as intervengdes obedecem a um programa que se destina a ser executado periodicamente, sendo os intervalos medidos numa determinada unidade de tempo ou noutro pardmetro de uso que traduza o funcionamento do equipamento. Este tipo de manuteng&io também se designa de “Manutengaio preventiva sistematica”. Na manutengdo planeada condicionada, as acgbes so executadas de acordo com © estado de “saiide” do equipamento, que também podera ser o de avaria, se for esta a 22CAPITULO 2 ~ AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR condigao previamente planeada, Mas, de uma forma geral, associa-se um ou varios pardmetros ao equipamento, medidos numa dada unidade, que quando atingem determinado limite dio origem a uma determinada intervengao. Este tipo de manutengdo também se designa de “ manutengao preventiva de condigdes”. Na manutengao néo planeada incluem-se todas as intervengdes néio programadas antecipadamente. Este tipo de manutengao também se designa de “ manutengio correctiva”. ‘A classificagaio proposta também & compativel com os termos vulgarizados de “manutengao preventiva” e de “manutengdo correctiva”. Uma acgaio de “manutengaio planeada”, “sistemética” ou condicionada” teré, normalmente, um cardcter preventivo, mas podera também incluir trabalhos de manutengtio correctiva, determinados no momento da intervengdo. Uma acgaio de “manutengo no planeada” seré, na generalidade dos casos, de cardeter corrective, mas podera incluir acgdes de manutengao preventiva, se tal se justificar no momento da interven¢ao,CAPITULO 2- AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR 2.2 - CICLO DE VIDA DE UM EQUIPAMENTO ‘A interveng&o do SIE nas instalagées e equipamentos deve iniciar-se no momento em que o hospital decide fazer a sua aquisigao. A partir desse instante 0 servigo de manutengdo tem a responsabilidade de intervir no processo de compra, recepgao € instalagaio; a elaboragao do cademo de encargos ¢ a selec¢do das propostas implicam equacionar varios pontos relacionados com a qualidade do equipamento, a adequagao dos recursos internos e as garantias do fornecedor. ‘A qualidade do equipamento refere-se: - A tecnologia, fiabilidade e seguranga adequadas ao servigo; = a0 prego: - is condigdes e prazos de garantia; ~ aos manual = aos custos de manutengdo. ‘A adequagio dos recursos internos respeita a: = locais e condigdes de instalagdo adaptados; - disponibilidade de operadores qualificados; ~ recursos de manutengao apropriados. ‘As garantias do fornecedor envolvem: - capacidade técnica; - seriedade e solidez da empresa; 24‘CAPITULO 2.- AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR = rapidez de resposta; ~ assisténcia na instalagiio e formagao de pessoal; ~ assisténcia na manutengao por chamada ou contacto; - fornecimento de pegas € materiais. Depois de escolhido 0 equipamento, assim como o seu fornecedor, é feita a aquisigao €, posteriormente, recepeao € instalagio. Esta fase ¢ muito importante, nela devendo intervir o respectivo Servigo Utilizador, 0 Servigo de Aprovisionamento ¢ 0 SIE. Nesta altura ha que verificar se as condiges do caderno de encargos foram integralmente cumpridas e se os manuais ¢ desenhos que acompanham 0 equipamento correspondem ao seu modelo € versio, Este procedimento dé ao SIE um meio poderoso para poder garantir a sua correcta manutengao , desde © momento da entrada em funcionamento. Como jé se referiu, a manutengao pode ser planeada ou néo-planeada. Esta Siltima implica um conhecimento profundo das instalagdes ¢ equipamentos, que € obtido através dos manuais ¢ desenhos fornecidos pelo fabricante, do historico das intervengdes ¢ da experigncia acumulada . Estes pardmetros equacionais com os referentes aos recursos internos, pessoal, pecas-de-reserva ¢ ferramentas, permitem a0 hospital decidir sobre o tipo de manutengio a implantar. Porém, por falta daquela informagtio ¢, frequentemente, por caréncia de meios adequados, a manutengao interna executada pelos SIE dos hospitais portugueses ¢ essencialmente néo planeada. Os hospitais possuem equipamentos com tecnologias diversas, em continua evolugio, sendo frequente encontrar aparelhos funcionalmente similares, mas com grandes diferengas tecnolégicas, por serem de diferentes anos de fabrico, A manutengio interna destes equipamentos implica um esforgo permanente de formagao 25CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR do pessoal e, eventualmente, o reforgo dos quadros. A este problema juntam-se o da falta de documentagao técnica ¢ dos clevados custos dos stocks das diferentes pegas- de-reserva. Constata-se, por isso, uma tendéncia ctescente para a subcontratagio da manuteng#o por firmas da especialidade, normalmente as fornecedoras dos cequipamentos, quer para manutengio, quer para reparagao de avarias. Muitas vezes, os contratos de manutengao so logo incluidos nos cadernos de encargos de aquisigao dos equipamentos. Porém, a subcontratagaio obriga o SIE a fazer co controlo dos diversos fornecedores externos, ou seja, fiscalizar os custos de méio-de- obra, deslocagdes e materiais aplicados, bem como avaliar a qualidade do servigo prestado. No entanto, ha outros aspectos na vida das instalagdes e equipamentos onde 0 SIE participa, nomeadamente, obras novas, melhoramentos e grandes reparagSes. Por outro lado, através do acompanhamento do ciclo de vida dos equipamentos, 0 Servigo de Manutengao possui dados essenciais para a determinagiio dos seu periodos éptimos de substituigdo, importantes na elaboragdo do orgamento dos diversos servicos utilizadores, Adicionalmente, nas grandes reparagdes, o SIE poderd apoiar os servigos de Inventério ¢ de Contabilidade no apuramento destes valores. Em relagdo ao papel do SIE nas intervengdes de manuteng&o, este deverd dispor de diversos recursos. O primeito € 0 pessoal, composto pelo director, os engenheiros das varias especialidades, técnicos, operérios diversos, desenhadores ¢ pessoal de secretariado. Deverd possuir diversa instalagdes, nomeadamente oficinas, de acordo 26CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR com as freas de actuagéio, por exemplo, electromedicina, electronica, mecénica ¢ carpintaria, Deverd ter ferramentas diversas, estando total ou parcialmente distribuidas pelo pessoal, que podertio ir de simples chave-de-fendas a poderosos instrumentos de medida, teste e diagnéstico de avarias para diversos equipamentos, ferramentas de CAD ( Computer Aided Design ) na sua secgdo de desenho ¢ inclusivamente, sistemas de aquisigio de imagem, para arquivo de documentos, manuais ¢ processos de equipamentos. Outro recurso importante stio as pegas-de-reserva. Os equipamentos cuja manutengao é feita pelos técnicos do hospital deverio ter pegas disponiveis no momento das intervengées. Isto significa que o SIE, devera poder fazer a gestiio dos materiais necessérios 4s intervengdes nas instalagdes e equipamentos, de forma a té-los disponiveis, quer nas acgSes de manutengdo planeada, quer nas de manutengio néo planeada, nomeadamente as mais criticas. ‘As intervengdes de manutengfio ao longo do ciclo de vida do equipamento implicam muitos custos, que evoluem no tempo. A posse destes valores nos varios anos de funcionamento, juntamente com 0 custo de aquisigiio, fornecem elementos fundamentais na determinagdo da altura em que deve ser substituido; a estes custos haverd que acrescentar os de funcionamento. O SIF possui os primeiros elementos que, em muitos casos, serio determinantes no apoio a decisiio da substituigao do equipamento. Por consequéncia, a titima intervengiio do servigo de manutengio no seu ciclo de vida, sera a de participar na decisdo relativa a sua retirada de funcionamento. Pelo que acaba de ser exposto, constata - se que o papel do SIE se deveré exercer desde instante de aquisig&io de equipamento, durante a sua vida, até aoCAPITULO 2 ~ AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR momento da decisdo da sua retirada de funcionamento. Para ilustrar o que foi exposto, a figura 1 mostra as varias etapas do ciclo de vida do equipamento e os principais intervenientes em cada uma. CICLO DE VIDA DE UM EQUIPAMENTO- AQUISICAO| FUNCIONAMENTO | MOVIMENTAGOES | GRANDES ABATIMENTO (MANUTENGAO) | REINTEGRAGOES E | REPARAGOES REAVALIACOES, 8.0. SL. SLE. S.LE. SI. SI. SL c c. c. RE FE. S.U - Servigo Utilizador _S.1.E. - Servigo de Instalag6es E Equipamentos A. — Aprovisionamento C.- Contabilidade S.L - Servigo de Inventério F. E. ~Fornecedores Externos Figura 1 - Btapas do ciclo de vida de um equipamento 28CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR 13- ACTUAIS POLITICAS DE GESTAO DE MANUTENGAO E INTERVENCAO NOS EQUIPAMENTOS “8 bvio que a manutengao técnica é necesséria e importante. Todavia, por vezes € preciso lembré-lo, repeti-lo e pressionar para que ela exista em condigdes de eficdcia e de eficiéncia. Efectivamente, a idiossincrasia lusitana ndo ¢ favorével aos aspectos de seguranga ¢, de certo modo por ineréncia, de qualidade: consequentemente, ha que fazer um esforgo maior para se conseguir algum resultado positive. A falta de uma boa manutengao técnica acarreta grandes prejuizos , nomeadamente: desorganizagao dos planos ¢ organicas do trabalho jA estabelecidos devido a solugdes de continuidade no funcionamento das instalagdes, dos equipamentos, ¢ das instalagbes técnicas especiais; diminuigao da rendibilidade dos servigos; falta de seguranga; ¢ perdas materiais”, Eduardo Caetano (1996). Esta afirmagdo vai ao encontro da ideia de que na maioria dos hospitais portugueses, a manutengdo ¢ tipicamente ndo-planeada, podendo ser executada pelos téenicos internos ow por firmas externas. A manutengao planeada é feita em muito pequena escala. Na globalidade dos casos, pratica - se uma manutengao de baixo nivel de gestéio em resultado de uma série de caréncias estruturais, designadamente, a deficiente organizagdio, a insuficiente formagdo do pessoal, a falta de recursos materiais ¢ as lacunas de informagao. Com tais caréncias, 0 SIE nao consegue responder & continua renovagio do equipamento imposta pelas exigéncias do tratamento hospitalar. As aquisigdes séio feitas sem preocupagdes de normalizagao, os cadernos de encargos ignoram os interesses da manutengo, os manuais de servigo néo sto fornecidos. aoCAPITULO 2- AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR ‘A manutengao técnica tem dois objectivos importantes ¢ que estio inter- relacionados e que stio 0 aumento da seguranga nas instalagbes e a maior continuidade do seu funcionamento. Teré, portanto como meta a atingir evitar que 0 edificio, os equipamentos, © as instalagdes téenicas especiais se degradem, envelhegam ¢ deteriorem. Isto, no maior espago de tempo possivel sem que prejudique a qualidade do trabalho prestado aos doentes. ‘A melhor organizagdo dos servigos ¢ por conseguinte a maior rendibilidade destes depende da qualidade da manutengiio técnica. Compete ao servigo de instalagdes ¢ equipamentos em estreita colaboragzo com aadministragilo do hospital, planear com tempo as grandes reparagdes ou substituigbes totais ¢ parciais a efectuar nas instalagdes técnicas especiais; estabelecer as obsoléncias médias dos equipamentos, nomeadamente, dos equipamentos médicos; € planear as grandes reparagées dos edificios. E Sbvio que por melhor que seja a manutengdo técnica nao deixard de haver avatias, sendo que n&o ha solugdes absolutas. No entanto, na relatividade das coisas, 0 efeito adverso das avarias pode ¢ deve ser minimizado pelo incremento da manuteng&o preventiva. ‘A crescente diversidade inovagflo tecnolégica dos equipamentos, cria necessidades de formagdo de pessoal e de stocks adicionais de pegas - de - reserva, 0 que dé origem a custos elevados que podem justificar, em alternativa, 0 recurso & manutengao exterior. No entanto, os hospitais recorrem a contratos de manutengao, mais por incapacidade interna do SIE do que por racionalidade econémica. 30CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR ‘Nem sempre a incapacidade do SIE é devida a falta de meios humanos. Em alguns hospitais centrais, 0 servigo de manutengdo tem vérios engenheiros, muitos téenicos e bastante pessoal administrativo. Mas falta uma politica de manuteng&o consciente ¢ eficaz que imponha reconhecimento da importincia do SIE. A este propésito, José Batista, director do SIE do Hospital de Santo Anténio afirma 0 seguinte (1997): " As portarias que criaram estas unidades orgénicas (SIE) ¢ os respectivos lugares dirigentes no estabeleceram porém qualquer orientagdo sobre os objectivos, fungées, competéncias, e meios das unidades assim criadas. Igualmente os regulamentos internos dos hospitais previstos no Dec. Regulamentar 3/88, ndo vieram suprir na totalidade dos casos, a referida lacuna, pelo que qualquer dos SIE existentes, possuam ou nao ditigente, nfo tem definido em documento emanado dos organismos centrais do Ministério da Satie ou do respectivo Hospital, 0 seu Ambito de actuagdo, fungdes, competéncias, ¢ meios organizacionais”. A actual gestdo das intervengdes de manutengaio € feita de acordo com os procedimentos que se passam a desorever 31CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR, « CASOT Quando um servigo utilizador detecta uma anomalia num equipamento, ou necessita de determinado trabalho do SIE, envia - Ihe um “ pedido de intervengao” TD Este, depois de analisar 0 nivel de urgéncia ¢ o tipo de equipamento, ¢ de fazer 0 diagnéstico da avaria, se tal for 0 caso, avalia as possibilidades inteas de intervir ¢, se for possivel, encarrega uma oficina de efectuar o trabalho. Se este nao puder ser feito internamente, o SIE chama uma firma do exterior, frequentemente o fornecedor do equipamento Il) A intervengiio € efectuada ¢ a ordem de trabalho (OT) regressa ao SIE, devidamente preenchida. IV)Efectua-se entdo o encerramento da OT sendo os respectivos custos imputados as entidades correspondentes. « CASO TID 1)O SIE planeia as acgSes de manuteng&o para execugao interna. Tl) As OT’s sao emitidas e enviadas as respectivas oficinas. TINO trabalho € executado, as OTs preenchidas e entregues no SIE. IV)As OT's sfio encerradas e os respectivos dados langados automaticamente nas entidades intervenientes.. 32CAPITULO 2 ~ AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR « CASO II 1)O caso anterior, mas as intervengdes séio executadas por firmas externas . Il) As OT's so emitidas ¢ enviadas as correspondentes “requisigdes de servigo"™ aos fornecedores respectivos. | T11)Cada fornecedor passa pelo SIE e levanta as suas OT’s para poder executar 0 trabalho. Depois deste conclufdo, entrega-as no SIE devidamente preenchidas. TV)As OT’s so encerradas e os automaticamente imputados as entidades intervenientes. PLANEAMENTO SERVICO— [> OFICINA S.LE———+SERVICO_ a UTILIZADOR UTILIZADOR CONFIRMACAO DO SERVIQO EFECTUADO- * FORNECED. EXT-——+ ARMAZEM PEDIDODE ——ORDEM EXECUCAO DO SERVICO__ ENVIODA NO- INTERVENCAO DETRABALHO —SOLICITADO OU PLANEADO_ TA DE ENCOME. UTILIZADOR = +__ ARMAZEM4—__S.LE_ «________] IMPUTACAO — ENCERRAMENTO DECUSTOS| DAO. Figura 2 — Circuito de informag&o numa intervengao 33CAPITULO 2 ~ AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR Como se observa, 0 percurso da informagao e os documentos associados sao simples, possibilitando uma gesto facil de todo o processo. E assim possivel controlar 0s diversos trabalhos de manutengao, n: diversas facetas que assumem, assim como 0s dados que Ihes esto inerentes. A figura 2 ilustra todo este processo, na parte final do circuito, as entidades onde a informag&io ficaré indexada e que sio os equipamentos, 0s servigos utilizadores ¢ os fornecedores. Relativamente ao ponto Il) (caso 1), verifica-se que muitas vezes 0 servigo responsdvel pelo equipamento chama directamente a firma; desta maneira, 0 SIE s6 tem conhecimento da ocorréncia quando a respectiva factura Ihe é apresentada para ser dada ordem de pagamento. Este procedimento € errado, pois origina dificuldades na conferéncia da factura, na avaliag&io da qualidade dos servigos prestados ¢ na recolha dos dados da intervengao, indispensdveis para criar o histérico do equipamento, nas intervengdes devidas a falhas. Para que estas situagdes no ocorram, os Conselhos de Administragiio dos hospitais devero publicar em boletim informative a obrigatoriedade de todos os servigos contactarem unicamente o SIE, caso contrério ndo se procederé a facturagdio da reparagio, 34CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR 2.4-ESTRUTURA DO SERVIGO DE INSTALACOES) E EQUIPAMENTOS. Um hospital est organizado segundo dreas funcionais, designadas por servigos, tendo cada um uma missfio bem determinada, nos campos médico, técnico ou administrativo. No caso particular da manutengdo, designa-se por Servigo de Instalagdes e Equipamentos (SIE). A importancia do STE em cada hospital esta directamente relacionada com a dimensao fisica deste e com a tecnologia ai instalada. A manutengdio, nos hospitais mais pequenos, poderd estar entregue a um electricista, dependendo este do servigo de aprovisionamento ou outro, nfio havendo propriamente um Servigo de Instalagdes € Equipamentos. Em hospitais maiores, como os distritais, este servigo jé pode incluir um licenciado ou um bacharel em engenharia, 5 ow 6 electricistas, 5 ou 6 serralheiros, um trolha e um carpinteiro, A figura 3_ilustra um tipo de hierarquia do SIE num hospital distrital. Num hospital central, habitualmente, o SIE é chefiado por um licenciado em engenharia e tem um conjunto de engenheiros, de diversas especialidades. Existem varias oficinas, por exemplo, electricidade, electromedicina, serralharia, carpintaria, pintura e construgao civil. Poderd ainda haver um gabinete de desenho e servigos administrativos préprios. “A tendéncia actual é no sentido de haver no hospital uma estrutura adequada de pessoal cada vez mais diferenciado, o que muitas vezes nao € facil de conseguir. 35CAPITULO 2 - AMBIENTE DE MANUTENGAO HOSPITALAR Dada a variedade e complexidade dos diferentes equipamentos de natureza médica no se recomenda, nem se justifica, que na estrutura do pessoal do $.1.E. do hospital haja todos os técnicos e peritos altamente diferenciados ¢ especializados em aparelhos especificos porque 0 encargo econémico seria muito mais elevado e a rendibilidade dos técnicos muito reduzida. O que se aconselha € que a manutengdio técnica dos equipamentos médicos mais sofisticados e complexos seja entregue as firmas fomecedoras ¢ a fiscalizagiio, acompanhamento, didlogo e avaliagtio do ponto de vista técnico sejam efectuados pela estrutura do pessoal do servigo de instalagdes e cequipamentos (SIE) do hospital.” (Eduardo Caetano, 1996). 36CAPITULO 2-~ AMBIENTE DE MANUTENCAO HOSPITALAR ENGENHEIRO - COORDENADOR DO SIE | ENCARREGADO DO SIE SERRALHARIA ELECTRICIDADE TROLHA CARPINTEIRO Figura 3 — Estrutura hierarquica do SIE ereCAPITULO 3 APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR 38CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GES "AO DA MANUTENCAQ HOSPITALAR 3.1-ESTRUTURA DAS UNIDADES ORGANIZACIONAIS ‘Um dos aspectos mais significativos de um servigo de manutengdo é a sua organizagao. E com base nos sistema de organizagdo ¢ de suporte de informagéio, que traduz.a estrutura funcional da manutengao e as respectivas bases de dados, que ¢ feita a gestdio da manutengaio. Relativamente 4s unidades organizacionais existentes num hospital que intervém no circuito da manutengdo_ poder-se-Ao estruturar em trés grandes grupos : - Servigo de Instalagdes e Equipamentos; - Servigo de aprovisionamento; - Servigos Utilizadores. Estas unidades tém de um modo genético as seguintes responsabilidades ¢ atribuigdes: Os servigos utilizadores de que fazem parte todos os servigos existentes no hospital terao como principal responsabilidade em termos de manutengao utilizar os equipamentos ¢ as instalagdes de acordo com as regras de seguranga definidas, por forma a garantir a sua durabilidade e conforto e seguranga para os utentes. Sempre que se verifique uma avaria nos equipamentos ou problemas nas instalagdes deverdo emitir requisigbes de reparagio dirigidas ao SIE, com a indicagdo da anomalia e outras informagdes consideradas relevantes para a solugo do problema. 39CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR O SIE apés a recepgao das requisigdes deverd tomar as medidas consideradas as mais adequadas para a resolugao da requisigfo. Sempre que sejam necessarias pegas ¢ acess6rios ou a vinda de técnicos do exterior emitira uma requisig&o ao armazém para aquisigao do material ou emitir nota de encomenda para vinda de técnico Paralelamente o SIE deveré planear as manutengdes das areas consideradas criticas através de planos de manuteng&o preventiva devidamente elaborados que tenham em conta os recursos humanos existentes ¢ a organizagao do hospital. O armazém tem como principal fung&o a gestiio de stocks, emissio de notas de encomenda e actualizagéio do inventario. 40CAPITULO 3 - APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR, 3.2 - PROCESSOS RELACIONADOS COM A MANUTENCAO HOSPITALAR A anélise dos processos relacionados com a manutengdo hospitalar, isto é a forma como as unidades organizacionais se relacionam/comunicam entre si em termos de procedimentos e fluxos de informagao permite-nos especificar os requisitos para 0 sistema de informagao a implementar. “ A comunii co dentro da empresa é um elo indispensdvel entre a informagao, a decisto e a acgao. Um bom Sistema de comunicagdo € julgado no dia em que o seu responsavel entra de férias: todos os fluxos de informagilo devem continuar a circular.” (Frangois Monchy, 1989). Como ja foi referido a manutengao esta dividida em dois grandes médulos: - Manutengao nao planeada. - Manutengdo planeada. 3.2.1- Manutengao nfio Planeada A manutengiio nao planeada tem origem nos servigos utilizadores. Os médulos mais relevantes do sistema de gestéio deverao ser: “ Pedido de intervengao e abertura da OT”, a “ordem de trabalho”, e o “encerramento da OT”. 41CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR 3.2.1.1 - Pedidos de intervengao e abertura das OT's Quando © utilizador pretende um servigo de manutenglo, nomeadamente no caso de falha de um equipamento, emite um “pedido de intervengio”, dirigido ao SIE (Figura 4). Os dados contidos neste documento serdo, posteriormente, inseridos nas respectivas tabelas, através dos dois primeiros da figura. Depois de inseridos os dados relativos ao pedido utilizador, na mesma figura, 0 SIE pode abrir a correspondente ordem de trabalho, indicando os procedimentos a efectuar; seguidamente esta poderd ser impressa e enviada ao sector oficinal respectivo. Poderd ainda considerar-se uma outra tabela acedida pela tabela da figura 4, que é de “ordens de trabalho” (figura 5). 42CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR ====PEDIDO DE INTERVENCAO==———===== NUM. PEDIDO:__ DATA ENTRADA: _//_ COD. EQUIP.:___ SERVIGO:___~ DATA REQUIS:__/ NOME —==SERVICO SOLICITADO/OCORRENCIA= “ABERTURA DA ORDEM DE TRABALHO====—=== ABRE OT (S/N):__ OT NUM.:__/. FORN.MANUT:. SECTOR: O EXECUTANTE: Figura 4 — Pedido de intervengao e de abertura de OT 43CAPITULO 3 APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR 3.2.1.2 - Ordens de Trabalho O esquema representado na figura 5 permite manipular os dados das OT"s quer as intervengées scjam feitas internamente, quer sejam subcontratadas, em ambos os caso de manutengdo planeada e ndo-planeada. Podera assumir algumas variantes como seja 0 caso de conter blocos onde o utilizador pode langar as quantidades de materiais utilizados, méo-de-obra, deslocagdes € outros gastos diversos. =ORDEM DE TRABALHO= N.OTs_J_ CODEQ:__ SERVICO: NUM, PEDIDO:__ FORNEC.: SECTOR: DATA OCORR.::__/ DATA CONCL._/_/_ T.UTILPAR.:____HORAS TEMPO INTERV.: MAO-OBRA:___Ese. MATERIAIS:____ DESLOC: Esc. DIVERSOS: TOTAL: == =—=PROCEDIMEN TO Fig. 5 —Ordens de Trabalho 44CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR 3.2.1.3. Encerramento da Ordem de Trabalho Uma ordem de trabalho s6 pode ser encerrada depois da respectiva intervengao concluida ¢ do servigo utilizador ter feito a sua confirmagio. Porém, 0 circuito s6 se completa quando o seu ciclo fecha, isto é, quando retorna ao SIE. Nesta altura, é feito © seu encerramento no sistema (figuras 6) ¢ langados os dados da intervengdio em diversos campos de varias tabelas; por exemplo os custos totais seriam langados no respectivo servico utilizador. N.OT._/ COD.EQ: SERVIGO: NUM. PEDIDO:__ FORNEC.: ps SECTOR: DATA OCORR.: DATA CONCL._/_/_ T.UTIL PAR. HORAS TEMPO INTERV.: MAO-OBRA: Ese, MATERIAIS: DESLOC: Esc. DIVERSOS: TOTAL: ENCERRAR (S/N):__ Fig. 6 ~ Encerramento das ordens de trabalho 45CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR 3.2.2, Manutencao Planeada Para Areas criticas Seria também interessante apresentar um plano de manutengao preventiva para algumas dreas do hospital, dreas definidas como criticas, isto é, aquelas que por avaria podem prejudicar fortemente o funcionamento de parte ou de todo o hospital, n&io proporcionando convenientemente a prestagiio de cuidados aos doentes. Por forma a nao tornar este plano exaustivo sintetizarei o trabalho em quadros, permitindo assim uma melhor consulta, bem como ter acesso a mais informagiio de uma s6 vez. Os quadros apresentados séo os seguintes: Quadro 1 : Areas Criticas. Quadro 2 : Equipamento objecto de manutengaio 2 A —Instalagoes mecdnicas 2B — Instalagées eléctricas Quadro 3 : Periodicidade - Nota prévia: Neste quadro serdo indicadas as varias periodicidades para cada area critica sem exemplificar os tempos ¢ n.° de técnicos necessérios a0 desenvolvimento das acgées de manutengfo. 46CAPITULO 3 - APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR E também feita uma diviso das actividades por pessoal do Hospital (AI) ¢ outras firmas (EXT.OUTRO). As periodicidades indicadas sio as seguintes: D - Didria (1 ou mais vezes) S_ - Semanal (1 ou mais vezes) M - Mensal (1 ou mais vezes) T -Trimestral S_ - Semestral A - Anual. Quadro 4 :Tempos / N.° de Técnicos. Quadro 5 : Recursos Humanos Tendo em vista um melhor controlo das acges de manutengiio, estes quadros deverdio ser preenchidos de acordo com o plano de manutengao definido pelo hospital. 47CAPITULO 3~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA. MANUTENGAO HOSPITALAR 48CAPITULO 3 - APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR QUADRO 1 AREAS CRITICAS 1. VAPOR 1.1, —Central Térmica 1.2. —Rede de Distribuigao 1.3. —Subestagdes Térmicas 2. ELECTRICIDADE 2.1. = Postos de Transformagaio 2.2. —Rede de Distribuigao 23. —Emergéncia 3, AVAC 3.1. —Aquecimento Central 3.2. —Ventilagaio 3.3. — Ar Condicionado 4. GASES MEDICINAIS 4.1, —Depésito de Oxigénio 4.2. —Central Gases 4.3, — Central Vécuo 4.4. —Central Ar Comprimido Medicinal 4.5, Rede 49CAPITULO 3 - APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR 5, AGUAS SANITARIAS 5.1, —Aguas Frias 5.2. —Aguas Quentes 6. GAS COMBUSTIVEL 7, LIXOS 7.1. —Recolha e Transporte 7.2. ~ Parque de Lixos 7.3, ~ Central de Incineragéo 8. ESGOTOS 8.1, — Rede de Esgotos Normais 8.2. — Central de Esgotos 8.3. — Rede de Aguas Pluviais 9. SERVICOS 9.1. —Bloco Operatério 9.2. —Bloco de Partos 9.3. —Neonatologia 9.4. — Unidade de Cuidados Intensivos 9.5. ~ Urgéncia 9.6. — Hemodiallise 50CAPITULO 3 — APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR 9.7. —Cozinha 9.8. — Lavandaria 9.9, — Esterilizagao 9.10. ~ Outros Servigos 10. PROTECGAO CIVIL 10.1. — Central Detecgao Incéndios 10.2. — Rede de Detectores 10.3. — Plano Evacuagaio do hospital1. Vapor CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR QUADRO2 A INSTALAGOES MECANICAS 1,1—Central Térmica Caldeira Depésito de Condensados Tratamento de Agua Depésitos de Combustivel Colectores de Saida 1.2-Rede = Vapor Condensados Conjuntos de Purga 1.3- Subestagdes Térmicas Permutadores de Calor Acumuladores de Agua Quente Sanitaria Colectores de Saida e Retorno valvulas Conjuntos de Purga 52CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR, 3. AVAC 3.1.-Aquecimento Central - Bombas circuladoras = Convectores - Purgadores de Ar - Rede de agua 3.2.- Ventilagaio - Filtros ~ Baterias de Frio - Baterias de Quente - Motores = Ventiladores - Rede de Agua Fria - Rede de Agua Quente - Humidificagao - Chillers - Condutas - Bombas Circuladoras de Agua Gelada 4, Gases Medicinais 4.1.-Depésito de 02 4.2.-Central de Gases - Rampa de 02 - Rampa de NO2 - Rampa de ar Comprimido Medicinal Ee)CAPITULO 3 APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR 4.3.- Central de Vacuo - Bombas - Depésitos = Conjunto de Filtros 4.4.- Central de Ar comprimido Medicinal - Bombas = Depésitos = Conjunto de Filtros 4.5. Rede - 02 - N20 - Véeuo - Ar Comprimido Medicinal 5. Aguas Sanitarias 5.1.-Frias Depésito Rede 5.2.-quentes - Paingis Solares = Depésitos dos Paingis Solares - Rede - Bombas Circuladoras 54CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR 6.- Gas Combustivel - Depésito - Rede 7.-Lixos 7.3.-Central de Incineragao 8. Esgotos 8.1.-Central de Esgotos - Tanques = Ramal de Chegada = Central de ar Comprimido = Central de Cloro 8.2.-Rede de Aguas Pluviais - Esgoto Central Térmica - Esgoto Depésitos Combustiveis Restante Rede 8.3.- Rede de Esgotos - Esgoto Cozinha + Esgoto Lavandaria Outros 55CAPITULO 3 APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR QUADRO2B INSTALACOES ELECTRICAS 2, —Electricidade 2.1— Postos de Transformacao (PT) - Transformadores = Quadros Eléctricos - Celas 2.2.-Rede de B.T. (baixa tensio) - QGBT = Quadros Eléctricos - AVAC = Central de Gases - Central de Vacuo - Central de Ar Comprimido Medicinal Central de Incinerago - Central de Esgotos 2.3. Emergéncia - Grupos - Quadro de Transferéncia de Cargas = Depésitos de Combustivel 10. Protecgao Civil 10.1.- Central de DetecgAo de Incéndios 10.2.- Rede de DetectoresCAPITULO 3 - APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR QUADRO 3 PERIODICIDADES EXT. OUTROS > |s_|u -1Central Térmica . Rede . Subestagdes térmicas, . Aquecimento Central Ventitagao ‘Ar Condigionado Depésito 02 Central Gases 3. Central Vacuo Central Ar Comprimido 1. Frias yuas Sanitarias_|2. Quentes {Gas Combustivel HA-HH 57CAPITULO 3 - APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR Lixos Esgotos B. |Servigos Ho Protecgao Civil QUADRO 3(CONT,) PERIODICIDADES "TRecoina © Transporte AE, EXT, OUTROS, oD Js_M [t_[s {A fo |S IM |r [Ss JA [2:Parque de Lixos, '3.Central de Incineragao, 7 Rede de Esgotos 2.Central de Esgotos: [3.Rede de Aguas Pluviais 7. Bloco Operatério, [2. Bloco de Partos 3. Neonatologia, [4 UCI [7. Esteriizacao (8. Cozinha’ [9. Lavandaria 10. Outros Servigos: 7,Central Deteogao Incéndios [2. Rede de Detectores 3.Plano evacuagao do Hospital 58APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR QUADRO 4 TEMPOSIN.® DE TECNICOS AE our AE our VAPOR 1.1 ELECT. Central i jTérmica : Sasso F115 Pe Ee PPE) Pee PAE SPAEPP PPREPP PPrEPP PPE’ Sez 70 PP) ]5 T-N2de Técnicos HLN- de horas D-NO de dias X-N2de vezes 59CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR QUADRO 4 (Cont) TEMPOSIN.° DE TECNICOS [Ae ___ [Our E a GASES [44. D r Bi iD IMEDICINAIGCentral |S |SANIT/ Aguas |S Ar Comp. {M. } Frias IM, Medic. [T . i IS is A A aS D [a D Rede [Ss Aguas |S M lQuentes [M Ir ; rT Ss & S. A “ A D. D comBUsT. iS iS ae ruees 7 Fe E Me s Is A A at D iD /|Rede [S. g lEsgotos [MM IM _|Normais ’ [T i q s Ss : A A f D D Jeentral [5 Is |Esgotos [Mi IM i rT is Ss A A D D. Ss g IM IM i rT Is is A A T-N. de Técnicos H-N- de horas DNS de dias XN de vezes 60CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAODA MANUTENGAO HOSPITALAR STISBHISD 4TRBHIAD aTr21HiSD QUADRO 5 RECURSOS HUMANOS MES, INSTALAGOES, eel a7 Tay 13] 2T4H20 ATITHND 61CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR 3.3 ANALISE DO SISTEMA DE INFORMAGAO ACTUAL DE APOIO A MANUTENCAO ‘A organizagao das larefas de manutengo e respectivos fluxos de informagao descritos anteriormente permite uma abordagem da manutengo sob duas perspectivas distintas, mas intimamente ligadas: a do servigo de manuteng4o ¢ a da informagdo gerada, ou seja: 1A organizagaio do servigo implica a organizagio dos circuitos e dos procedimentos administrativos ( inerentes a0 modelo € aos niveis de responsabilidade da manutengao). Isto significa a definicao da situagtio a aplicar em cada situago, quando e com que recursos, que entidades informar, como e em que condigées. 2. A organizagdio da informagsio de manutengio é um componente essencial. O SLE. necessita de ter conhecimentos de diversos dominios cientificos que, devidamente conjugados, permite tomar decis6es razodveis em momentos certos, sobre equipamentos ¢ instalagdes, ao longo do seu ciclo de vida. Tais decisdes necessitam de um suporte informativo vasto, consistente, actualizado e eficaz. E nestes dois pontos que um sistema informético mais visivelmente poderé apoiar o SIE, libertando-o de indmeras tarefas fastidiosas ¢ simultaneamente, permitindo aumentar 0 nivel de controlo sobre a gestiio que pratica. A aplicagtio informatica para gestiio da manuteng&lo proporciona este tipo de apoio, fornecendo a 62CAPITULO 3 — APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR informago necesséria para execugiio das actividades que se relacionam com as instalages e equipamentos. ‘A criagdo de uma aplicagao deste tipo implica a elaboragdo de diversos programas de suporte que, no seu conjunto, resultam numa complexa maquina de gestio de informagéo. Por consequéncia, impde-se um desenvolvimento modular que eve & constituig&io de uma cadeia de aplicagdes, cada uma dirigida para uma drea especifica e, por isso, de fécil aprendizagem para o utilizador. O sistema de informagio que existe actualmente em prética, nalguns hospitais, permite a gestio de manutencao nas seguintes areas: ‘© Equipamentos de electromedicina; « _Instalagdes fisicas; © Instalagdes técnicas especiais. E baseado na Carta de Equipamentos de Saiide criada pelo despacho da sua Exceléncia a Ministra da Satide n.° 41/96 de 8 de Fevereiro 170/96 de 2 de Maio. Esta € constituida por um conjunto de fichas, com a finalidade de caracterizar, no hospital: a) Os Meios Complementares de Diagnéstico, indicados na tabela 1 (ver em anexo A.) e recolher dados ¢ informagdes sobre os espagos por eles ocupados 0s equipamentos que os compée. As fichas correspondentes sao as seguintes ( ver em anexo A): 63CAPITULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR = Ficha do Meio Complementar de Diagn6stico Terapéutica ; Com esta ficha sero recolhidos os dados relatives a um dado MCDT instalados no hospital; além de informagdes de caracter institucional h4 campos para caractetizar 0s espagos onde 0 MCDT esta instalado, bem como elementos sobre as instalagdes técnicas ¢ 0 ambiente que o rodeia. Esta ficha seré a “capa “ de um conjunto de outras fichas relativas ao mesmo MCDT. - Ficha de Equipamento; Com esta ficha serdo recolhidos dados dobre o equipamento que integram © MCDT; a informagdo a recolher contempla a identificago de cada equipamento ( designagtio, marca, modelo, n.° de série, fubricante, vendedor), dados sobre a sua aquisigio ¢ instalagao, avaliaglio do seu estado, desempenho € utilizagao ¢ dados sobre a suua manutengéio. Cada ficha de equipamento deve ser numerada de forma sequencial deve ser sempre referenciada a ficha de MCDT (anexa a = 8 b) Informagéio disponivel relativa as infra-estruturas fisicas ¢ as instalagdes técnicas especiais. Foram, para tal, criadas as seguintes fichas (anexo A): ‘icha de estrutura fisica; - Ficha de instalagoes técnicas; ‘As fichas anteriormente referidas permitem efectuar um planeamento da manutengto a0 nivel dos equipamentos de electromedicina bem como das instalagdes técnicas. Pretende-se com este controlo da manuteng&o basicamente: 1. Actualizar o registo histérico dos equipamentos dos trabalhos realizados. 64CAPITULO 3 APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR 2, Actualizar os registos contabilisticos dos custos ocorridos com a realizagdo dos trabalhos. 3, Informar 0 servigo de contabilidade sobre os custos do trabalho para apuramento dos custos de manutengao. 4, Acompanhar 0 equipamento durante todas as etapas do seu ciclo de vida (como referido no item 2.2). Nos pontos referidos anteriormente faz-se referéncia a 2 tipos diferentes de registos, que possibilitam a claboragdo de uma manutengao planeada (ver item 2.1) na medida em que: ~ O Registo Histérico, também conhecido como registo técnico, contém todas as ocorréncias técnices significativas ao longo da vida do equipamento, designadamente: © Avarias detectadas, bem como as datas de ocorréncia e os tempos de imobilizagao. « Relagdio entre o trabalho planeado e o trabalho néo planeado. © Tendéncias de custos para servir de base para futuros orgamentos. © Comparagiio de custos de manutengao entre equipamentos semelhantes ( ex. para a realizagdo de estudos de fiabilidade), podendo também servir de otientagdo para uma politica de substituigtio de equipamentos. A principal utilidade do registo historico & apoiar a pesquisa de avarias pelo conhecimento de ocorréncias anteriores com possivel relagao com a avaria, sugerir a revistio do plano de manutengaio no caso deste ndo estar a revelar-se eficaz, indicar aCAPITULO 3 - APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR substituigio ou modificagao do equipamento se a sua condigao se estiver a degradar acentuadamente. Consegue-se deste modo uma melhoria do servigo oferecido ao cliente, neste caso 0 hospital, ou seja, uma melhoria da qualidade da manutengao (de acordo com referido no item 2). - © Registo Contabilistico, contém toda a informagéo sobre os custos de aquisig&o e de manutengfio do equipamento , nomeadamente ) Custo de aquisigao; ) Custo de cada intervengaio de manutenco; T) valor actual do equipamento, descontando as amortizagdes & ‘acrescentando valorizagSes devidas a melhoramentos introduzidos. Este registo destina-se a apoiar as decisdes de caracter econémico como “reparar ou substituir? ” ou “‘Subcontratar ou Aumentar a equipe de manuten¢do?”, ou avaliar a eficdcia do programa de manutengéo pela comparagdo dos gastos em ‘manutengio programada com os de manutengao de emergéncia. © sistema de informagdo existente ¢ bastante limitativo na gestdo global da manutengao hospitalar na medida em que se limita a gestio especifica dos equipamentos ¢ das instalagées técnicas especiais. B importante criar um sistema informético que permita também gerir a manutengiio no que diz respeito a ordens de trabalho ¢ planos de manutengo para um determinado equipamento, ou seja gerir as intervengdes de manutengao, de acordo com 0 descrito no item 2.3 (fig.2) e item 3.2. 66CAPITULO 3 - APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENGAO HOSPITALAR ‘A. gestfio de manutengaio ficaria, assim, completo cobrindo todo 0 processo de planeamento da manutengo, ou seja: © ~Manutengo Preventiva. Manutengao Correctiva. * Ordens de Trabalho. A figura seguinte ilustra todo o proceso de preparagdes de trabalho. MANUTENGAO PREVENTIVA MANUTENCAO CORRECTIVA dea De acordo com as rotinas— t estabelecidas ; Rotina de Inspeegiio | | Manutengiio | | (ex. Limpeza | | Testes e ensaios i | Substituigio antes da avaria Revisto completa para Renovagiid e substituigto de i ‘Componentes se necessério Rotina de ‘Manutengio (Ex, mensal) Manutengo Correctiva ORDENS DE TRABALHO Figura 7 - Planeamento da manutengao Nota: Em alguns casos os trabalhos de manuteng&o correctiva podem ser definidos, até um certo ponto, como uma Revistio Geral em que o equipamento é parcialmente desmontado ¢ certos componentes susceptiveis de causar avaria (ex. rolamentos, veios, correias, ete) so substituidos quando ocorre uma paragem por avaria. 67cAPiTULO 3 ~ APOIO INFORMATICO A GESTAO DA MANUTENCAO HOSPITALAR A figura seguinte apresenta um diagrama do circuito de documentos do sistema de informagao que se pretende para controlo da manutengao (sintetizando © que até ao presente momento foi dito) . Fen do MCDT Quadros de planeamento de manuten¢io icas) (Areas criti \¢o correetiva J Dados para elaborar as ordens de trabalho (OTs) Manutengao correctiva Requisigaio de materiais e peas Para controlo e-anilise v OT’s entregues aos responséveis pela execuctio Figura 8 — Cireuito de documentos para controlo da manuten¢ao 68CAPITULO 4 SISTEMA DE INFORMACAO PARA A GESTAO DE MANUTENCAO 69CAPITULO 4 - SISTEMA DE INFORMAGAO PARA A GESTAO DA MANUTENCAO Depois de analisado o ambiente hospitalar ¢ definidos os grandes componentes da estrutura de informagao, pode efectuar-se a andlise detalhada da constituigao do sistema a implementar. Desta forma este capitulo descreve o modelo subjacente & criagdio da base de dados. 4.1 - Andlise do Sistema de Informagio Como ja foi referido, a efectiva redugtio de custos, a diminuigio do pessoal ligado & manutengdo e o aumento simulténeo da eficiéncia desta s6 stio possiveis com © recurso a informatizagio. “O enorme volume de informagio que importa gerir na manutengao, sobretudo na manutengaio planeada onde o planeamento deve assumir um caracter dindmico, justifica facilmente a adopgao de um sistema informitico de apoio a gestio. Na definigéio do sistema informético ha toda a vantagem em envolver as fung6es directamente ligadas & manuteng&o, dado que serdo elas as implicadas na sua utilizagio. A implementagaio de um sistema de gesttio de manuteng&o (GMAC) provoca a implementagao de novos procedimentos e circuitos, ¢ 0 abandono de muitos outros, 70CAPITULO 4 ~ SISTEMA DE INFORMAGAO PARA A GESTAO DA MANUTENCAO pelo que a definigéo do GMAC dever ser feita, de preferéncia, paralelamente reorganizacao ( ou instalag&o) da manuten¢ao.” ( Joao Paulo Pinto, 1997 ). ‘Tomemos emprestada a definig&io de M. Gabriel e Y. Primor ( “ Maintenance Assistée par ordinateur”, Edigdes Masson,1985): “Um sistema informatizado de gestio de manutengdo € um programa organizado por meio de um banco de dados que permita programar e acompanhar sob os trés aspectos técnico, orgamental e organizacional, todas as actividades de um servigo de manuteng&o ¢ os objectos dessa atividade (servigos, oficinas, maquinas, equipamentos, pegas, etc...) a partir de terminais distribuidos pelos gabinetes técnicos, oficinas e armazém “ De acordo com a figura 8, verifica-se que o cirenito de informagao de um sistema informético para controlo da manutengao passa por trés elementos essenciais : * Ficha do MCDT © Quadros de planeamento da manutengio Ordens de Trabalho. O sistema de gesttio de manutengiio definido para esta tese possibilita a intervengflo nas seguintes dreas de manutengio: # Registo de informagiio técnica referente aos equipamentos ¢ instalagdes; aCAPITULO 4 — SISTEMA DE INFORMACAO PARA A GESTAO DA MANUTENGAQ, © Registo histérico das intervengées efectuadas nos equipamentos, com indicagao dos aspectos mais relevantes do trabalho realizado, do consumo de materiais ¢ pegas e da utilizagao dos recursos; © Organizagio do sistema de controlo das intervengées de manutengo com recolha de elementos histéricos e custeio e informagiio constante aos interessados sobre a situagao de cada intervengao; Pretende-se com esta aplicagdio as seguintes vantagens na gestio da manutengao: Maior Prod ide da manutencado — devido 4 melhor utilizagao dos recursos de manutengao; © Redugio dos custos de manutengAo— através do conhecimento mais rapido ¢ rigoroso de todos os factores de custo permitindo tomar decisOes correctas em tempo oportuno; Redugao dos tempos de imobilizagio — a aplicagao dos computadores apoia fortemente a a manutengdo planeada, como forma de redugdo das avarias imprevistas (ndo-programadas); * 30n | _cutessenicas | Nopiso | elelevador | <30m | > 30m ‘Erames especils MFR. Estria cota Faméca Inacio Mod, CES/STF2000_01 106FICHA DE IDENTIFICAGAO. INS TRUCOES DE PREENCHIMENTO PEN N eka wle sre Oe (Com esta ficha seréo recohides os datos reiativos a deterninada Area Funcional de cudads de sade do hospital: elém de Infermapées ce carécter insttucionl, h campos para caractrzar os espagos, bem como elementos sobre a instalacbes \énicas e o ambiente que o rela. A esta Fiche do Wentfeacso, daverdo fcr agregadas os Fichas de Eaui Médico Telatves aos equipanentos istalados na mesma area. QUADROT [TOENTIFICAGAO ‘+ Area Funcional ~ Pode ser um Departamento, um Serge, uma Unidade ou um Sect, QUADROZ[AWALISE DE ESPAGOS * Salas (designagao funcional) - Neste caso devem identificer-se todes as salas que integram a Area Funcional em causa, inching a seis do opin, + Area Referee & ea da sla em metos quacraos (NP). + P6 dlrs -Distnca co pavmento inp ao tea, em mekostneares. Algae mportan a inccag dot element 10 caso des seas de operas NP). + Estado Geral - Den sureramenta om, Razoivel, Degadado e Em chat) a shuago ger em qu so enconta a soa do pont de vita de conservordo ce ares, pamentss,ets eleccede, ales, snobs o decracto (NP). + Avallagé funcional - Caractartzar surareente a kncnaldade de sla pars otf experscoe,nomeatamenie quanto 20 espace, imatzecto,iuminato, acisica, coer area, equbaveno soil e mobili (ndo & necessro pormarerca) eatelsolicerso com auras sts do sevizo (NP) ‘GUADROS — [INSTALAGOES TECNIGAS ESPECIAIS + Os dados a forecer neste quad respllam & qobaldade do serio, Ndo se deve pos, coniderer uma sel soled, * Tipo -Incicarsumarierente 0 po de instslagao; ex. ar candionado centralzado (ou de janela); emergénciaeléctica por \goradar de emargéncia gral do hosplta!: gases medicinal: oxigénio quit; et. (NP). ‘+ Manutengéo preventva «Indica se SIM ou NAO as instzlagSesrespecivas esto syoias a manulengSo preventva, seja pelos SIE ou por entdades externas (NP. GUADROS [PROCEDIMENTOS ‘* Procadimentes ~ Devem caraclrzar-se os procedmenios relatives & cesinfocedo dos espages onde a mesma @ exigida (NP). QUADROS [TCOMUNICAGOES Tnscrever-se neste qlad0 08 dados rlaclonads com a acessbidede ca Area Funcionel Assinaer com Xo campo que ‘exprme a situapzo correspondents; por exemplo: se @ Ugéncia ast nouta piso a uma detancfa horizontal superior a 20 ‘metros, o preanchimento seri ‘Conunicaca ‘Distincla hoon Noviso | ol elevador | —<30m. > st Tras x 10%SECRETARIA DE ESTADO DA SAUDE CET Carta de Equipamentos de Sade St¥2000 FICHA DE EQUIPAMENTO MEDICO SAUDE EQ_MED Sub Task Force Ano 2000 ‘Hospital Seip Desires 1, Localizagao 72 Equipamento Data (MUAA) S.Aquisigao Fabvicanto TRepresentante : Finaneador 4 ldentificagao (ncluindo: ipamento 5. Estado (ASSNALARCOM Em uillzagao Parado & Desempenho (Assinar com 3) Anormal N.* do. (SSINALAR COMK - eda I pane) ‘& Manutenga SIE externa (contrat) SIE ‘extema Manut. Preventive Manut. Curativa Observagies: ESCOLHER OPGA Tole de Recep [7S Tnstalogio | __ 119 Tenetonam, | 119 gL] Comprar [aaa Be ipamento de apoto) Marca Rowe Falla de pessoal Falla formacao Falta consumiveis Falta do utentes Falta equip.epcio ‘Obsolete ‘Avarias frequentes Falta de pessoal Falta de formagi Falla de consumiveis Falta de utentes Bea! ano (1997 exclusiva ip acordo| ‘0 acto Cis de aap IVA) Tara oo ‘Avariz acura Vatres de casos om conos Faso Tras Tar No Série Polina | N inventiro BES ‘Equpamenis| ovo B ‘no instatado Nao peracional Cond. ambientais Cond. administrativas Falta do Falta forma ‘Equpamento Em avaliagdo variado Em ‘Acsbater Diaria ica Normal Urgenta Geral Especifica Dias de |_1995 | 1900 [1907 Lise li Dictiminar of) servi¢ Sn — 7. Utlizagao (Assinar cam X) (0a pra) Fea|____ Ne dsperos da empoia om 1997 (s6 para RX) Gusto Anual da Manteo en Contos) Fama 108FICHA DE EQUIPAMENTO MEDICO ~ EQ_MED (CTW STREUCOES DE PREENCHIMENTO ‘cas fetus dete po, se recabides dado sobre os eulpaments médcos © qu inlgra 9 trea foal ncaa na corespendenle cha de Men cacts 9 irs recor conlela a xalzcto. Henlfcacl dese, marca, mode, n* deste, xis, bene). dsc89 seers, walaato oo ec, ‘dsematt euizaco,o mandencte de cach equpaneri, Cada cha de Exvcamatio Mie dv sr manera efor sequen ‘civ aque que to 9 ercotam inveraiaees 6 8 encanta sina om armazim; caster anbém s epemenlos que eando ft audcados, no dar ders exp Teneo aers (=a TOCALIZAGA 1 il Nealscammpo deve Helicarce a sla code so encnba oeqipanento,clocandseperas omen albu na defrigsoelecuads no Quack 2 (Anise de pogns Sls) da Fit de eenfeagSo, ams ___TEQUIPAMENTO ‘+ Daligagio= iar onan do eqipamea Ge arc can abel de romenctatva de eqipenetoa mics, rei fa AQUISTERO + ila de recepgo— refers & dla nega de equparenl a Seniga de Aprovisonamena, eps a aqui, 1 Cast de guste - nea 0 vale ttl de csi do eaipamento (3 VA), independentmente dante de frarcameno (NP) 1 Asortragio anal -Peende eo caso do regio dat depres do emuameni alibuica a exrico de hamonia com as taas constants de eblos 1 sara &Ptaan.* 73/81, do 28 do Agosto, com as alaraztes que he foam incites pls Prarie n*SSI84 ce 28 de Dezambr 0 SEB de 9 ce Fevereko « DertaRegulamentn* 200 de 12 de ano (NP) + Anortagio acumulada- nar a acunuloéo das anortzanies do aqiparento os sucess exerci (NP). 4 RAP-~ sia Reverso Avoca de Propane oqiparls clocodos nos has pels enpesas, con a come excusiva de cans) ~ inca © ce da enpesa (QUAD TDENTIFICAGKO = = ‘Sec eaipannio for consildo por uma s& unidade [po @x ECG), incr 0 eau nome, repatinds a desigractoindcada no Quadra 2, bem camo as especiicartes ‘tenis slices (marca, modelo, no, de série, palénca eno. de inven. Se oegipameno for consiuido por vias unis (or ex. um Ecdgrafo com Cmara Nulifrato, cu um sqipamenio de Laperescopis), descrever as unidedes, com ss especvasexpacticegdes (merc, ode, 20. de ste, potéacia «no. de invent). ‘+ Polincia (KH - Incicar a polénca nominal do eapemento em KW (ou em KVA so formas cessive) (NP. ‘+ Numero de lnventirio -Relere-se ao nimera auido ao ecuipamente pela Seczto do Patino (NP) ESTADO (ssinalar respostas com X , "eso Ghee prlend-ce tad eperacnalcade do cqaparero, dala decal G athe, co a expecta abicardo, ‘+ Condges ambiental - © equipamento pode nto elaine por ila de cones arienlis:cialzaco,fuminacdo, scisica, conf, gneris , bas, big, ‘+ Condlgesadministratvas - Este campo refers extencianenle ao cumprnenle a fornakiadesburcrtes, romeadamens Seenciamento, aulorizapses asniriseabes, et. + Emavalago ase de spurameni ds crananis en que ore a evan, cers dela portuidadevaniages ds sia een para, “+ abater-devese corsider doo equpamneno ua pr cso superior esl presto dear de funciona a cro prazo.O equpamena no cperaconal abl, ‘nas que coninue a ogar espaga nos sand deve ter ancadoo desc a su sitar3o er abservagses. pre ESEMPENHO Bisinalar respostas com X Nise acto prlandese td 0 modo como oaqbamentsdesenpenha ae sas fingtes ob se deve uliar este Chao, se 0 equbamento este “Opereconst), (a TITTZA GRO sainalar teapostas com k= ta T parte + Doves nenionar sea uae do eqipenena ciao sree, rma ou eon, + Skoegifanaio se ean ato a mene deni, a soa leno Gee creas camo expecta, Nesta cas dn) daca ls) evil) + Dis de paragem creer nimera de dis quo eqibaenio vi asa ave inlreepia no bp smpecte drectamnt gods 0 mall aso, cumanveo] mes labem pe cos exes ude uname ou oun cndnan ee: heceranena (conde abel, condyes aint, ot) =) Par ANUTENGAO [Ssinalar respostas com X na 1* parte SIE -devesearsnalarse ext campo paras quando ot SE do hella 80 Uric etiade expensive! ela mantongS, sem itererncia exer. anutngio Preventha- exclusiva ~ unre ocala core wien oequpameno a qe sores Fics. anutango Preventiva ota da equlpamentos~ qua o cna cbr un bla de eubananios em que ese soci, Custo Anul da ManutengSo = No casa do cddgoB hea o custo vad para a facro do conto corespondinle & manulengo co eqipaments a que se ‘eee eta Fecha (NP, 109‘SECRETARIADE ESTADO DA SAUDE cas FICHA DE INFRAESTRUTURAS a noon ‘SISTEMAS / EQUIPAMENTOS sa cata de Equpamentos de Sande INFRA SIE sub Task Force Ano 2000 (ESN ERS OS So Sa SOO LINO) _ Data T.Lecalizagao | Hospital ©.custee ‘Seniga Tecnico Fepatina 2, SistemafEquipamento ‘Sitemalntlagso Equpananio Marca ModelolVerto | Ne Shia TN Invert ‘ro ferico I fasieane | | Fonereao [Franca Doane | 719 [ Casto ce aqsigga Data qauas) | Tnsttogdo 78_| Arve anual Tnefonern, 78 _ eee ErEstado ASSNAARCOWN — ESCOLHEROPGAO A ou 8 Em utlizagdo Eqipaments Cond, ambientais| Falta de pessoal rove Cond. administativas A Falta formagdo B no instaiado Felta de pessoal Operacionel Parado Falta consumiveis |_| Nao operaconal Faita formagzo |_| Falta de combustvel Equpement Em avaliagao atta equo.2pcio avaiado Em reparagdo ‘Acbater 4 Especticagbes_ (reencher os campos epicavel) ‘Valor Uri Granda ‘Unid|__ Grandes | Valor Grandes Patni eetioa Vay | Presto z Polina igoriica Potinci Teica plc - valores de custo em cons) Uni Energia Tem Gisnekrel (Ton) Kua [Ten] Oxide (Gis pefcea iqude fstwaeresee| [me Gestion SE EEES ST kLitos] {6 Manutengao SE : Manu Proventiva [externa (contrat) SIE s Manut. Curetva | extema 110FICHA DE INFRAESTRUTURAS ~ INFRA_S/E_ (INSTRUC OEsS DE PREENCHIMENTO ‘om esta ficha serdo recolhidos dados scbre as infraestruturas-sistemas/equipamentosos que fazem pate dos servigos de 2960 tnico do hospital. Cada Ficha de nfraestutures-sistemas/equipamentos, dave ser numerada de forma sequencial ‘nusive aqueles que no se enconiram inventariados ou se encontram ainda em armazém; considerer também os equipamentos ‘ge, estando j adjucicados, no deram ainda entrada no hospital. NESTA FASE OS CAMPOS SOMBREADOS SAO DE PREENCHIMENTO NAO PRIORITARIO (NP) GUADRO [LO CALIZAGAO + Servigo Tecnico ~ Designaga do senvgo erica que pertence o equipement @ identifier. + Compartimento ~ Local onde est insalado 0 equipemento @ idenificer. ‘GUADRO SISTEMA 1 Neste quadio sero colocados os dados relavos aos sislemas @ a0 ectipamenios que os compdem, de accrdo com a tabela “hrzesttuuras-sistemas/equipamentes” que se anexa. + Nimero de série ~ No caso dos Elevadores, ou similares, a inexistincia do n.* de série deve ser suprida pelo n° do contrato de rmanutenglo elou n° do processo de ienciamento na DGE. «Data de recepgdo ~ refere-se & data de entrega do equipamento no Servigo de Aprevisionamento, apés a aquisko. + Custo de aquisigao - Inccaro valor total de custo do equipamento (a IVA), independentemente da fonte de financiamento (NP), * Amorfizagdo anual - Pretende-ce o custo do rgisto das depreciagées do equiparnento atrbulda a0 exerccio de harmoria com as texas constantes das tabelas | II anexas & Portaia n.° 73711, de 28 de Agosto, com as alteragées cus the foram inrocuzidas pelas Portriasn.° 990/84 de 29 de Dezembro o 85188 de 9 de Feverelro ¢ Decreto Regulamentarn.* 2/90 de 12 de Jeneio (NP) «+ Amortizagio acumulada - Inccar a acumulegéo das amotizagées do equpamento nos sucassivos exercicio (NP). «+ Poténcia (KW) - Indicar a poténcia nominal do equipamento em KW (ou em KVA se fr mais acessivel) (NP). JADROS ESTADO ‘Assinalar respostas com X Neste Quacro pretende-se traduair a operacionaldade do equipamento, & data da recalha de dados, com a respectvajusifcagéo. ‘+ Condiges ambientais - 0 equparento pods nao estar instalado por feta de condigdes embienteis: enerias, clmatizacso, lluminagdo, atistica, bras, mobilaio, ete. ; «© CondigSes administrativas - Este campo refere-so essencialmente ao cumprimento de formalidades burceratas, nomeadarentelcenclamentos, autorizagSes adrinstratvas, etc + Em avaliagao - fase de apuramento das crcunsiancias em que ocoreu a avaria, dimenso desta e oportunidedevantagens da ‘ua eventual reparagéo. + A abater- dove-se considerar todo o equipamento que, por decisdo supetor, essa prevsto deixar de funcionar a curt prazo. O ‘ecuipamento ndo operacional batide, mas que continue a ocupar espazo nos sergos deve ser anctado a desea a sua situagdo om observagées. ADRO4 FS PECIFICAGOES Seleccionar o preencher 0s campos alicvels ao equipamento a seridentficado (NP) {UADROS CONSUMOS Neste Quadro serdo indloados os consumios enuais 6 respectivos custos (referidos ao ano anterior) de enerplas ¢ combustveis dos ‘Sstemasfequipamentos, quando aplicavel (NP), WADROB [MANUTENGAO _ |Assinalarrespostas com X—na 1" parte ‘SIE - dove-ce assinalarse este campo apenas quando os SIE do hospital s80 a nica eniidede responsével pela manutengo, sem interferéncia exterior. ‘+ Manutengio Preventiva - exclusiva - quendo 0 contrato cobre unicament © ecripamento @ que se refee esta Ficha ‘+ Manutengéo Preventiva - ote de equipamentos - quando 0 contato cebre um late de equipamentas em que este se incl * Custo Anual da Manutengo - No caso do cédigo 8 indicar o custo avellado pera a fraego do contrato carespondente & menutengéo do equipamento a que se refere esta Ficha (NP). uyANEXO B DIAGRAMA DE INTERACGAO (OID) 112DIAGRAMAS DE INTERACCAO (OID) 1 Jo 1 sbea EI TZ:€Z 66-GE4-9T ANWN NMONNND 00"PA SesseTD UOTIepUNOg 3FOSOTOTH G*POOOOGIO - GIO ‘oRduaqnuew ep odrz eoTJTIeA e eysTHsy T epeeueig ogSue;nuey, oue ie Juesul— epesuelg ogSusinuen, quowednb3 — -dinb3 ey uot pus 403 PUB, opsusinuew ‘9p soueid aud oquewedinba suesu, ‘SUreiep siznpoRUL gwowedind: uOBSIES Epes Jed | ‘oquswedinb3 eyoty quewedinb3 —“dinb3 euoBs1e9 ree yn: Nest opSusinUeHY OP Ody COITEN SERIESDIAGRAMAS DE INTERACCAO (OID) 6Z:1S:ZZ 66-Ged-9T SWYN NMONY! T ebea 1 0O'PA SAsseTD UOTIRPUNE| 3JOSOTOTW IVd"S0000dTO - GIO ‘eoTRTIO seorTW sowewedinbs, sowewedinbs seaup-ans seonug seary SOUIEIOPIIZNPOAL —auyea seoup-ang seonu seely ‘seonuo seay pug, ‘seaip-qns Jo4 pug eojwewedinds ses aip-qng epeo 04 ‘seeip 104 Pua seave-qns 2190 ‘SOUTeop sHznposUy aie epeo 104 ‘seas seese spesul Seonuo seus sep opduEA aya aeany =DIAGRAMAS DE INTERACCAO (OID) 1 Jo 1 bea LZESTIEZ 66-24-91 SAWN NMONYNA 00"PA SasseTO UOTIPpUNO’ IFOSOTOTH IWG*900000TO - GIO ‘ovdueatequr ep odr3 outyep 2 eIsTbeu O sy apesedons cesuonsn compe “10 2005, <—ep eins? umn ered osu opps