METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

I.

CONCEPTUALIZACIN

La comprensin de la metodologa para la elaboracin de Manuales de

Procedimientos, requiere determinar algunos conceptos bsicos que nos
lleven a decidir de manera lgica las causas principales y justificables
necesarias para su realizacin; por lo anterior, es necesario conocer lo que
es un proceso y un procedimiento e identificar sus diferencias.
Un proceso es la transformacin de un conjunto de insumos (personas,
materiales, energa, equipo, procedimientos) en resultados (producto,
servicio o terminacin de una tarea), y consiste en:
Observar y registrar pasos importantes para el logro de resultados.
Colocar cada paso en la secuencia apropiada.
Identificar cada tipo de paso y su aportacin al resultado
Registrar toda la informacin que se considere importante.
Un procedimiento es la sucesin cronolgica y detallada de las
operaciones en su orden lgico y su mtodo de ejecucin.
En ocasiones es comn determinar que un proceso es lo mismo que
un procedimiento; la diferencia radica en que el primero contiene los
pasos importantes para llevar a cabo la implantacin del sistema,
mientras que un procedimiento contiene el detalle de actividades a realizar
por cada uno de los pasos determinados en el proceso.

1.

Qu es un Manual de Procedimientos?

Es un instrumento de informacin en el cual se describen en forma

secuencial y cronolgica, las operaciones que deben seguirse para la
realizacin de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de
ellas.
Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones
ordenadas en secuencia cronolgica, que precisan la forma sistemtica de
hacer un determinado trabajo de rutina.
2.

Justificacin

La necesidad de contar con un Manual de Procedimientos se presenta

cuando:
Existen trmites complejos que requieren descripciones precisas y de
fcil consulta;
Se requiere uniformar el desarrollo de los trmites;
Se deben simplificar el o los procedimientos;
Es importante apoyar la capacitacin del personal; y
Procede automatizar los mtodos y sistemas de trabajo.
Esta metodologa nos conduce a analizar el qu estamos haciendo, y no
slo a buscar el cmo y el quin lo est realizando, esto ltimo se
contempla como un aspecto importante pero, la prioridad es conocer las
actividades que hacen posible que un proceso, se vuelva rpido y factible
econmicamente, basndose en los siguientes aspectos:
Utilizacin de la informacin sobre la persona o puesto responsable
para mejorar, arreglar o implantar las actividades.
Bsqueda de la simplificacin.
Diseo de opciones
sobre las cuales una actividad pueda ser
manejada a fin de satisfacer a sus usuarios o clientes.
Mejoramiento de la comunicacin y coordinacin.

3. Objetivos
El contar con un Manual de Procedimientos permite el logro de
objetivos, entre ellos:

diversos

La reglamentacin y uniformidad de los procedimientos.

Instrumentar las polticas de la Institucin al establecer un mtodo
obligatorio para realizar las actividades futuras.
El mejoramiento de los procedimientos de trabajo.

LINEAMIENTOS
1. En materia de elaboracin
La elaboracin de los Manuales de Procedimientos iniciar cuando la
Dependencia o Entidad cuente con su Manual de Organizacin, el cual
debe servir como marco de referencia para definir el rea responsable
de la realizacin de los procedimientos.
2. En materia de Autorizacin
Los Manuales de Procedimientos se sometern a la aprobacin y
autorizacin de las instancias correspondientes.
3. En materia de Publicacin
Una vez elaborado y autorizado, las Dependencias o Entidades podrn
hacerlo del conocimiento pblico a travs de publicaciones, trpticos,
folletos, peridicos murales, Internet o cualquier otro medio de
comunicacin.

4. En materia de Distribucin y Control

La distribucin de los ejemplares se llevar a cabo por el personal de las
reas responsables de su elaboracin, debindose efectuar reuniones o
plticas de difusin y de instruccin sobre su uso con el personal
encargado de realizar las funciones, actividades y las operaciones
sealadas en el mismo.
El personal de las Dependencias o Entidades que reciba la instruccin
sobre el uso de los manuales, deber de firmar de enterado de la
operacin de los procesos en la entrega de los Manuales.
5. En materia de Revisin y Actualizacin
Cuando una unidad administrativa requiera hacer cambios, adiciones o
revisiones al manual, La Dependencia o Entidad presentar los proyectos
de modificaciones correspondientes a la Secretara de Administracin.