Procedimiento

de Caja Principal

Procedimiento de Caja
Principal
Area de Finanzas

Proceso de
Aplicacin
Por Mariela Campos
caja@lavisa.pe

Registro de Revision
Revision

Fecha

Junio, 2016

Descripcin de la Revision

Liberacin de Documento Original

Aprobado por

Ana Maria Bedoya

PROCEDIMIENTO DE CAJA PRINCIPAL

(PARA REVISION)
Procesos Especficos:
1.

Los(as) vendedores(as) deben de enviar el efectivo (bolso) a travs del Buzn hasta antes de las 9:30 am. si es
enviado el efectivo (bolso) despus de las 9:30 am. se proceder a abrir su detalle de dinero para que no sea
considerado en el reporte de cobranza del da y se le informar el motivo y detalle mediante el sistema de
notificacin automtica.

2.

Los responsables del trasladado de los bolsos de Lurn hacia Lince debern de llegar en los siguientes horarios:
Lunes a Viernes de 9:30 am hasta 10:00 am.
Sbados de 9:30 am hasta 9:30 am.

3.

Los responsables del traslado de los bolsos de Lurn hacia Lince que lleguen fuera del horario establecido se
guardar en el Buzn y se contar el da siguiente (Lunes a Viernes) y el Lunes a primera hora correspondiente
del sbado.

4.

La(el) Cajera(o) principal solo proceder a contar el efectivo de Lurn en caso de urgencia que sea solicitado
expresamente por el Gerente de Finanzas.

5.

Los(as) vendedores(as) y transportistas deben de enviar hasta antes de las 09:30 am los siguientes documentos
fsicos El(la) Tesorero(a):
a)
b)
c)

Depsitos: En caso de que no se puedan enviar los documentos en fsico, se podrn tomar fotos legibles
a los depsito y enviar adjunto al siguiente correo (finanzas@lavisa.pe) para su verificacin y
confirmacin.
Cheques: En caso de que no llegue el cheque respectivo se abrir la caja del(a) vendedor(a).
Gastos: En el caso de que los gastos sean reportados en su detalle de cobranza y no lleguen los
documentos fsicos y debidamente aprobados, se proceder a realizar el descuento como Adelanto de
Sueldo a aplicar en su boleta de pago. Los gastos podrn ser reintegrados solo si son debidamente
aprobados y presentados a caja chica.

6.

El(la) Tesorero(a) deber realizar la entrega diaria a caja principal todos los depsitos, cheques y documentos de
gastos antes de las 11:00 am para constatar lo reportado por los(as) vendedores(as) y transportistas.

7.

El Gerente de Finanzas deber entregar los cheques aplicados a la(el) Cajera(o) principal en el horario de 10:00
am hasta 10:30 am para poder presentar en el banco correspondiente.

8.

La(el) Cajera(o) principal deber tener listo el efectivo y los cheques a las 12:00 m para los das de Lunes a
Viernes para que sea enviado y depositado a los bancos respectivos.

9.

La(el) Cajera(o) principal deber tener listo el efectivo a las 10:30 am para los das Sbados para que sean
enviados y depositado a los bancos respectivos.

10. El Mensajero tiene la responsabilidad de cancelar las facturas de KRE SA con las monedas que ingresen todos
los das, esta actividad las llevar a cabo a las 12:30 am.
11. El Personal que necesite efectivo deber de solicitar a travs de un A.R.C. (Anticipo por Rendir a Cuenta)
Documento Fsico autorizado por sus respectivos Jefes inmediatos por su Gerencia respectiva, la recepcin
ser a travs del buzn desde las 08:00 am hasta las 10:30 am, luego la entrega fsica el dinero ser entre las
10:31 am a 11:30 am. Si los requerimientos llegan posterior a las 10:30 am se considerarn para el da siguiente.
12. El Personal que necesite reembolso a travs de los siguientes comprobantes de pago; Factura, Boleta de Venta,
Ticket, Recibo por Honorarios, Boleto de Viaje y Otros tienen que solicitar en el horario 10:00 am hasta 11.00 am,
deben tener la firma de su Gerencia respectiva, caso contrario no proceder el reembolso.

13. El rea de Recursos Humanos cada vez que solicite dinero en efectivo deber entregar el voucher contable y el
documento que lo sustente firmado por la Gerencia respectiva, la entrega de los documentos ser hasta las
05:00 pm del mismo da que se genero la solicitud.
Datos Generales:
a.
b.

El monto tope de A.R.C. por persona en el da es de S/ 3,500.00, segn ordenes de la Gerencia de

Contabilidad.
Todo A.R.C. mayores al monto tope deber de dividirse entre S/ 3,500.00 por cada A.R.C., la diferencia
deber ser considerado en otra A.R.C. adicional.
Ejemplo:
Pedro solicita una A.R.C. por el importe S/ 9,500.00,Qu debera realizar Pedro si solo se puede
reportar como mximo S/ 3,500.00 por da y desea cumplir con lo dispuesto por la Gerencia de
Contabilidad?
Respuesta:
Pedro debera de realizar la siguiente operacin: S/ 9,500.00 / S/ 3,500.00 por da = 2.714, eso quiere
decir que Pedro debera de utilizar 2.714 A.R.C., sin embargo como no podemos cuantificar en
decimales los A.R.C. lo llevamos al siguiente nmero entero, es decir (03) tres A.R.C., para lo cual
Pedro llenara los (03) A.R.C. de la siguiente manera:

Primer A.R.C.
Segundo A.R.C.
Tercer A.R.C.

= S/ 3,500.00
= S/ 3,500.00
= S/ 2,500.00

De esta manera Pedro cumpli con reportar los S/ 9,500.00 respetando el tope mximo a rendir
por da en un A.R.C., por lo tanto cumple tambin con lo dispuesto por la Gerencia de
Contabilidad.
c.

Todos los sustentos de los A.R.C. solicitados debern ser rendidos en el rea de Contabilidad.

Situaciones:
14. Los(as) vendedores que sufran el asalto del efectivo tengan problemas con el depsito del efectivo a travs de
los cajeros automticos, debern de reportar el total del efectivo robado o atascado en su detalle de cobranza,
adems tendrn que enviar un correo electrnico a los supervisores con copia a la Gerencia y al(a) Cajera(o)
Principal mencionando a detalle lo sucedido.
La(el) Cajera(o) principal generar por el importe del dinero hurtado atascado un A.R.C. de acuerdo a
indicaciones de la Gerencia.
Los(as) vendedores tienen la responsabilidad de sustentar el A.R.C. generado por hurto o atasco en un plazo
menor a 5 das despus de producido el hecho.
15. Los(as) vendedores que pierdan el efectivo por negligencia, tendrn que enviar un correo electrnico a los
supervisores con copia a la Gerencia y al(a) Cajera(o) Principal mencionando a detalle lo sucedido.
La(el) Cajera(o) principal generar por el importe del dinero perdido un Adelanto de Sueldo, a su vez se
comunicar a travs de un correo electrnico al(a) Vendedor(a) de la medida aplicada.
Los(as) vendedores podrn solicitar la amortizacin del dinero perdido en cuotas solicitar un prstamo, ser la
Gerencia de Finanzas quien determinar si procede, el monto y el plazo.
16. Los(as) vendedores(as) que reportan en su detalle de cobranza los gasto de mantenimiento de los vehculos,
debern de enviar el documento original a travs del buzn dentro del efectivo (bolso) para que sea considerado
parte de su detalle de cobranza.
La(el) Cajera(o) principal entregar al(a) Tesorero(a) los documentos originales a fin de reembolsar a Caja
Principal los gastos de mantenimiento incurridos en los detalles de cobranza. El(a) Tesorero(a) ser el encargado
de tramitar la firma respectiva con el Gerente de Ventas.

17. Los(as) vendedores no podrn tomar dinero de la cobranza como Adelanto de Quincena, lo debern de solicitar
a travs del rea de Recursos Humanos como lo estipula el presente documento en el punto 13.
18. La(el) Cajera(o) deber generar un Backup cada vez que sea cuadrado la caja dinero de cada vendedor
transportista, para lo cual almacenara por Ao/Mes/Fecha/Cod. Vendedor.
19. La(el) Asistente de Cuentas Corrientes podr solicitar a la(el) Cajera(o) principal mediante correo electrnico que
la caja previamente cuadrada sea habilitada, para lo cual el correo electrnico contendr la fecha de la caja,
cdigo y nombre del vendedor.
La(el) Asistente de Cuentas Corrientes podr modificar realizar alguna correccin sobre las cajas
previamente cuadradas, para lo cual deber informar por correo electrnico a la la(el) Cajera(o) principal los
siguientes puntos:
1.
2.
3.
4.

Fecha de caja
Cdigo de Vendedor Transportista
Nombre del Vendedor Transportista
Movimientos realizados.

20. La(el) Cajera(o) principal comunicar va correo electrnico a los(as) vendedores los diferentes saldos resultado
del cuadre final de los detalles de cobranza:

Saldos a Favor: La(el) Cajera(o) principal entregar al(a) Tesorero(a) para que haga la devolucin a
los(as) vendedores(as) travs de la caja chica.
La(el) Cajera(o) principal deber de enviar por correo electrnico al(a) Vendedor(a) el antes y
despus de la caja corregida, para lo cual deber de generar la nueva caja cuadrada con los
movimientos realizados por la(el) Asistente de Cuentas Corrientes

Saldos en Contra: La(el) Cajera(o) principal reportar en el detalle de la cobranza la diferencia

negativa como un Adelanto de Sueldo para su descuento en la boleta de pago. Se proceder a
enviar un correo a Recursos Humanos para la aplicacin en la boleta de pago.
La(el) Cajera(o) principal deber de enviar por correo electrnico al(a) Vendedor(a) el antes y
despus de la caja corregida, para lo cual deber de generar la nueva caja cuadrada con los
movimientos realizados por la(el) Asistente de Cuentas Corrientes

Saldo Cero: La(el) Cajera(o) principal no realiza ninguna accin. Solo registro estadstico.

21. La(el) Cajera(o) principal informar a las 5:00 pm a travs de un correo electrnico mediante cuadro estadstico
las incidencias a los supervisores, Jefatura inmediata, Gerencia de Finanzas y el rea de auditora sobre los
siguientes hechos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Los(as) Vendedores(as) que si reportan en el sistema, pero no envan el efectivo, Cheques y gastos
a travs del buzn antes de las 9:30 am.
Los(as) Vendedores(as) que no reportan en el sistema, pero si envan el efectivo, Cheques y gastos
a travs del Buzn antes de las 9:30 am.
Vendedores(as) que si reportan en el sistema, y tambin envan el efectivo, Cheques y gastos a
travs del Buzn antes de las 9:30 am.
Reportes de detalles de la cobranza que no coinciden con el efectivo enviado a travs de su bolso.
Los(as) Vendedores(as) que reportaron Depsitos en su detalle de dinero, sin embargo no enviaron el
fsico, ni a travs del correo electrnico.
Los(as) Vendedores(as) que reportaron Cheques (da diferido) en su detalle de dinero, sin embargo no
enviaron los fsicos.
Los(as) Vendedores(as) y Transportistas que reportaron Gastos en su detalle de dinero, sin embargo no
enviaron los documentos aprobados.

Proyecto 01: Se solicitara al rea de sistema que la parte de observacin del reporte del detalle de dinero permita agregar
hasta 200 caracteres para poder detallar el motivo del porque su caja est abierta teniendo en cuenta los siguientes;
Depsitos, Cheques y Gastos. Con ello se buscar reducir el tiempo en las atenciones a los vendedores.