CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

REA DE BIENES
Comprende las operaciones de adquisicin u obtencin, almacenamiento y distribucin
de los bienes muebles del gobierno. Incluye tambin la construccin, adquisicin y
registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos
pblicos.

Documentos Fuentes:

Orden de Compra-Gua de Internamiento.- Es un documento que se encarga

de comprar bienes a sus proveedores y va acompaado de su factura.
Orden de Servicio.- es un documento fuente que ordena el pago de los
servicios.
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA).- es un documento que se
encarga de dar salida del almacn.
Inventario Fsico.- Se da el nombre de inventario de mercanca a la
verificacin o confirmacin de la existencia de los materiales
o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es
una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla
con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en
el banco de datos sobre materiales.
Existencias Valoradas de Almacn.- son tarjetas que sirven para controlar los
ingresos y salidas de mercadera promediando su valor.
Control Visible de Almacn.- son tarjetas que van a controlar las entradas y
salidas de los bienes, las tarjetas se colocan junto con los bienes.

Documentos Contables:

Orden de Compra-Gua de Internamiento

Orden de Servicio
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Nota de Entrada al Almacn
Otros

FUNCIONES:

Supervisar e implementar el procedimiento de suministro de bienes, insumos y

servicios requeridos por dichas empresas.

Solicitar y gestionar todas las acciones necesarias para la adquisicin y

contratacin de servicios, as como los bienes de uso recurrente a la Direccin
General de Proveedura.

Elaborar y actualizar el registro de proveedores de bienes y servicios.

Administrar, Supervisar, controlar y verificar la recepcin de bienes de activo

fijo, as como la salida del almacn de los mismos, con el fin de establecer
22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

mecanismos para identificar los resguardos de dichos bienes, de acuerdo a las

normas que establece la Direccin General del Patrimonio Universitario.

Supervisar y controlar los bienes inventariables, los bienes no capitalizables a

travs del registro de altas y bajas y transferencias, de acuerdo a las normas y
disposiciones emitidas por la Direccin General del Patrimonio Universitario.

Elaborar anualmente un plan de trabajo e informe de labores y presentarlos a

la Secretara Administrativa.

Colaborar con la Secretara Administrativa en la realizacin del anteproyecto de

presupuesto de las entidades.

Supervisar la aplicacin de las polticas y procedimientos generales que

normen el funcionamiento del departamento.

Realizar todas aquellas funciones afines a las sealadas que sean

encomendadas por la Secretara Administrativa.

CARACTERSTICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS:

El proceso se inicia con el requerimiento que realiza el rea, definiendo la

cantidad y caractersticas de los bienes, servicios obras que se van a adquirir,
las que debern contar obligatoriamente con las especificaciones tcnicas
respectivas.

No se deber consignar marcas o similares caractersticas.

El Valor Referencial no podr ser superior a los valores de mercado.

ADQUISICIONES:

Recepcin de Solicitudes Internas de Compra

Cotizacin de mobiliario, equipo,

procedimiento de compra directa

Mantener comunicacin directa con el usuario para aclaraciones en torno a

especificaciones y caractersticas tcnicas de los insumos y materiales
solicitados

Elaboracin de cuadros comparativos de las adquisiciones como lo marca la

normatividad institucional de forma eficiente, buscando determinar la
adquisicin al mejor costo y tiempo de respuesta

Realizar anlisis de costos y disposicin de recursos

Realizar los compromisos de compra

materiales e insumos solicitados por

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

ALMACENES:

Informar al usuario del tiempo de entrega para salida de materiales de almacn

Registrar y controlar los insumos, materiales, mobiliario y equipo que transita

en el rea de almacn

Establecer el programa de abastecimiento de materiales de uso recurrente

(papelera, artculos de oficina, materiales de limpieza) material esencial con el
que se debe contar para el ptimo y primordial desempeo de las labores de la
entidad

Establecer el programa de abastecimiento de material elemental para el trabajo

que la entidad pueda necesitar

Registrar y controlar la entrega de materiales al usuario solicitante

INVENTARIOS:

Dar seguimiento oportuno a las transferencias internas del mobiliario y equipo

dentro de la interaccin de reas.

Registro oportuno ante la Direccin General del mobiliario y equipo para la

liberacin del trmite de pago

Gestin y verificacin de bajas de mobiliario y equipo por desuso o destruccin

para el envo al Almacn General de Bajas Patrimoniales

Elaboracin y registro de resguardos internos de mobiliario y equipo asignado

en las distintas reas que conforman esta Dependencia

Establecer el programa de verificacin de mobiliario y equipo de la ENAP

mediante levantamiento de inventario fsico al menos una vez al ao.

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

1. EL ABASTECIMIENTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se
provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su
concepto es sinnimo de provisin o suministro. Las actividades incluidas dentro de
este proceso son las siguientes:
1.1 Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logstico. Las
necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado perodo
de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado proyecto.
El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por
consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para
proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
1.2 Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones
de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al
uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total ms conveniente.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento

Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada

Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios

para la empresa

Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada

Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y

materiales

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin

Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la

permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de
logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.

1.3 Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la
continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
1.4 Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de
todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales
desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales
aspectos de esta actividad son:

Control de la exactitud de sus existencias.

Mantenimiento de la seguridad.

Conservacin de los materiales.

Reposicin oportuna.

1.5 Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos del usuario,

encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y
calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en
esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despachan, as
como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados.
1.6 Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar
una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar
la capacidad de instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos
de abastecimiento.
1.7 Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas
para la empresa.

2. IMPORTANCIA
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o
servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos
tenemos los siguientes:

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios

necesarios para el funcionamiento de la organizacin.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un
nivel mnimo.

Mantener unas normas de calidad adecuadas.

Buscar y mantener proveedores competentes.

Normalizar los elementos que se adquieren.

Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.

Mantener la posicin competitiva de la organizacin.

Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos

administrativos sean los ms bajos posibles.

3. APROVISIONAMIENTO
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difcil porque no slo hay
que tener en cuenta las necesidades internas, sino tambin las del mundo exterior.
Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales tienen un
contacto directo en el mercado y han de responder a su solucin.
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes
confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperacin e
inters.
3.1 El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:
(a) Las previsiones en un plan general.
(b) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un slo factor, el tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen
aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compaa
en mercadera y servicios. Cuando una organizacin gasta cantidades tan
grandes de sus ingresos en una sola rea es importante que se reciba una
buena compensacin por los fondos comprometidos.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras,
acta como un poderoso estmulo para racionalizar el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de
abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su
labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el
22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los

objetivos y estrategias de la organizacin, tanto a corto plazo como a largo
plazo.
En el rea de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la

planificacin y del control de los materiales, as como de la programacin de

la produccin o de la investigacin de los materiales y de la programacin de
las compras, del trfico de entrada y salida de los almacenes, y de la
eliminacin de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de
manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los
objetivos trazados.
La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la mxima
utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante
el entrenamiento y la aplicacin continua de una serie de normas hasta la
conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la correcta distribucin y
empleo de todos los artculos utilizados por la empresa.

4. SUS NECESIDADES
En lo que se refiere al clculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe
considerar la poltica de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:
(a) Emplear en la produccin materiales extranjeros o nacionales;
(b) Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artculos que se
produzcan.
(c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crdito.
Tambin debe considerar la capacidad econmica o financiera de la empresa para
determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la
capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilizacin de la misma, la mano de
obra disponible y el nivel de instalacin.
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con
diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras
dependencias de la empresa
4.1 Con el gerente de Produccin para determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de produccin en el
volumen previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar
cundo colocar los pedidos.

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

c) La calidad y el tipo de cada artculo o material a adquirirse.

4.2 Con el gerente de Logstica para determinar:
a) Cantidad de artculos que se encuentran con mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artculo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
4.3 Con el jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
b) La calidad adecuada de los artculos a adquirirse.
c) Localizacin de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.

4.4 Con el gerente de Ventas o Comercializacin para:

a) Proporcionar datos sobre planificacin de los artculos terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
4.5 Con Contabilidad con el propsito de conocer:
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la
empresa.
b) La conciliacin que se efecta en los inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
4.6 El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le
compete al elemento comprador, as como la forma de llevar a cabo las
adquisiciones en lo que se refiere a:
(1) La fabricacin durante un determinado perodo.
(2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales.

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

(3) Una orden de compra especfica.

(4) La adquisicin de determinado material que debe de tenerse en existencia.
(5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
Por lo tanto:
El abastecimiento es una de las funciones comunes bsicas de cualquier
organizacin, puesto que cada una de ellas depende, si bien en mayor o menor grado
de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organizacin es
autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la funcin
que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada.
Otro aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y para ello es
recomendable contar con polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de
favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las
operaciones.
Finalmente, est claro que el rea de abastecimiento de cualquier empresa juega un
rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la
misma y por consiguiente en los precios tambin, lo cual, a su vez, repercute en la
capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El xito de una empresa, creada
para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr
una combinacin razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los
bienes o servicios que produce.

I. PROCESO DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

1.

Concepto bsico del proceso tcnico de abastecimientos

El proceso tcnico de abastecimientos se da a travs de 4 fases claramente definidas,

que son:
1.1

PROGRAMACIN

Es la fase donde se planifican las adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios

y obras por parte de las entidades del estado. Comprende las siguientes etapas:

determinacin de las necesidades de bienes y servicios que requiere la

entidad en funcin de cantidad y costo. Consta en el documento denominado
cuadro de necesidad.
22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

formulacin del presupuesto correspondiente.

Formulacin del plan anual de adquisiciones y contrataciones donde la
cantidad y caractersticas de los bienes, servicios y obras a adquirir o contratar,
su fuente de financiamiento y se identifica el Proceso de Seleccin a seguir.
Los procesos de seleccin son:

Licitacin pblica: para contratacin de obras y adquisiciones de

bienes y suministros.
Concurso pblico: para la contratacin de servicios de toda
naturaleza.
Adjudicacin directa: para las adquisiciones y contrataciones de
obras.
Adjudicacin de menor cuanta: para las adquisiciones y
contrataciones cuyo monto sea inferior a la dcima parte del lmite
mnimo establecido para la Licitacin o Concurso Pblico.
1.2

ADQUISICIN

Es la fase en la que la entidad pblica convoca a los proveedores para que hagan
llegar a la entidad sus propuestas, implementando los procesos de seleccin que
correspondan, seleccionando a la oferta y otorgando la buena pro. Se complementa
con la elaboracin de la Orden de Compra o de Servicio o la firma del contrato segn
sea el caso. El proceso de adquisicin concluye con la recepcin de los bienes o
servicios y el pago respectivo.
1.3

ALMACENAMIENTO

Se inicia con la recepcin de los bienes en el almacn de la entidad. Comprende los

siguientes pasos:

Recepcin: se realiza teniendo a la vista l Orden de Compra y el Comprobante

de pago correspondiente (factura, boleta de venta, etc.). Implica el examen
externo, conteo y pesaje de los bienes que se reciben.
Verificacin y control: consiste en retirar los bienes de los embalajes,
revisando y verificndole contenido en forma cuantitativa y cualitativa. La
conformidad consta en la Orden de Compra.
Internamiento: consiste en agrupar los bienes segn sus caractersticas y su
ubicacin en zonas apropiadas del almacn.
Registro y control: se procede a su registro en las tarjetas de control visible,
se enva la copia de la Orden de Compra a la oficina correspondiente para su
anotacin en la Tarjeta de Existencia Valorada de Almacn.
Custodia: tiene por finalidad mantener las caractersticas fsicas y la cantidad
d los bienes ingresados al almacn. Comprende la proteccin de materiales,
del local del almacn y del personal.

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

1.4 DISTRIBUCIN
Comprende el proceso para entregar los bienes a las diversas instancias de la entidad
para su consumo o uso. Comprende los siguientes pasos:

formulacin del pedido: consta en el Pedido Comprobante de Salida y es

formulado por la oficina solicitante.
Autorizacin de despacho: es la autorizacin para entregar los bienes a la
oficina solicitante. Consta en el Pedido Comprobante de Salida.
Acondicionamiento de materiales: es el acondicionamiento de los bienes
para su entrega a la oficina solicitante. Est a cargo de los trabajadores del
almacn.
Control de materiales: comprende las medidas para dar seguridad y vigilancia
de los bienes a ser entregados.
Entrega de los bienes: el responsable del almacn hace entrega fsica de los
bienes al funcionario que se indica en el Pedido Comprobante de Salida,
firman tanto el que entrega como el que recibe los bienes.

II. GESTION DE LOS DOCUMENTOS FUENTE

Solicitud de cotizacin
Tiene por finalidad solicitar a tres o ms proveedores (en cumplimiento de los
dispositivos legales vigentes) la cotizacin de los artculos por adquirir, con el
propsito que el Comit de Adquisiciones establezca las comparaciones los
precios, calidad, especificaciones y fecha de entrega ms conveniente.

Cuadro comparativo de cotizaciones

Tiene por finalidad trasladar las informaciones proporcionadas por los
proveedores en las solicitudes de cotizacin, con el propsito de comprar
precios, calidad, especificaciones, fecha de entrega y otras caractersticas
requeridas para otorgar la Buena Pro a los proveedores que coticen en las
mejores condiciones.

Orden de compra
Tiene por finalidad servir como documento fuente en el rea de abastecimiento,
para formalizar el convenio de compra entre proveedor y la Direccin de
Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad
administrativa que haga sus veces, en cumplimiento de la Buena-Pr otorgada
por el Comit de Adquisiciones.

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

Nota de entrada a almacn

Tiene por finalidad servir de documento fuente en el rea de bienes y
comprobar el ingreso de los artculos al almacn por cualquier concepto distinto
de la adquisicin a proveedores nacionales o extranjeros.

Almacenamiento
Para el cumplimiento de esta etapa, se utilizan los siguientes formularios:
Existencias Valoradas de Almacn (Kardex).

control visible de almacn

Tiene por finalidad facilitar la localizacin y controlar en unidades fsicas el
movimiento y saldo de cada artculo almacenado.

distribucin
Pedido comprobante de salida
Tiene por finalidad servir de documento fuente en el rea de bienes, facilitar el
pedido y despacho de los artculos de cada dependencia as como de
informacin contable de los artculos egresados del almacn.

adquisiciones y contrataciones con cargo al fondo para pagos en efectivo

y fondo fijo para caja chica
Las adquisiciones y contrataciones que, por razones de necesidad y eficiencia
y con sujecin a las normas de tesorera, se efecten con cargo al Fondo para
pagos en Efectivo o al Fondo Fijo para Caja Chica, se realizarn mediante
acciones directas, no encontrndose sujetas al cumplimiento de los requisitos
de la Ley.

Del contrato
El contrato est conformado por el documento que lo contiene, las Bases
integradas y la oferta ganadora.

RECUPERACIN DE BIENES
Es el conjunto de actividades de naturaleza Tcnico Administrativo Jurdico,
orientado a volver a tener dominio o disposicin sobre los bienes para su uso,
consumo o proporcionar servicios, comporta como condicin previa, haber tenido
derecho de propiedad y uso y luego haberlos perdido por descuido, deterioro,

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

abandono, uso, robo, distribucin, merma, obsolescencia u otros.

CARACTERSTICAS DE LOS BIENES Y SERVICIOS

-

El proceso se inicia con el requerimiento que realiza el rea, definiendo la

cantidad y caractersticas de los bienes, servicios u obras que se van a adquirir,
las que debern contar obligatoriamente con las especificaciones tcnicas
respectivas.
No se deber consignar marcas o similares caractersticas.
El Valor Referencial no podr ser superior a los valores de mercado.

FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO:

PROGRAMACION DE NECESIDADES: La Programacin de necesidades debe
efectuarse
estrictamente en
funcin a
las metas de cada rea
solicitante
(Usuarios/reas de Lnea), sealando un plazo referencial de ejecucin de
acuerdo a sus prioridades y un perfil genrico de las
especificaciones tcnicas.

ELABORACION DEL PRESUPUESTO VALORADO: Esta fase consiste en la

consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentadoras del
Presupuesto Institucional de Apertura PIA.
ELABORACION DEL PAAC: En la fase de programacin y formulacin del
Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinar,
dentro del plazo sealado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de
bienes, servicios y obras, en funcin de sus metas presupuestarias establecidas,
sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades. Las Entidades utilizarn el
Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el
rgano encargado de la contratacin es de la Entidad responsable de esta actividad.
EJECUCION DE LOS PROCESOS DE SELECCIN: Para la determinacin del
proceso de seleccin se considerar el objeto principal de la contratacin y el valor
referencial establecido por la Entidad para la contratacin prevista. En el caso de
contrataciones que involucren un conjunto de prestaciones, el objeto principal del
proceso de seleccin se determinar en funcin a la prestacin que represente la
mayor incidencia porcentual en el costo. En cualquier caso, los bienes o servicios que
se requieran como complementarios entre s, se consideran incluidos en la
contratacin objeto del contrato.
INGRESO AL ALMACEN INSTITUCIONAL: Es el ingreso de los bienes materiales
adquiridos a travs de los diversos procesos de seleccin , en aplicacin de la SA 05Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas
Tcnicas de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin,
22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su

estado de conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de
Existencias Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad.
VALORIZACION DE LAS EXISTENCIAS DE ALMACEN: Se realiza en funcin a los
documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras
entradas, primeras salidas).
INVENTARIO FISICO: En ese proceso se aplican las normas legales vigentes del
Sistema de Abastecimiento, SBN, etc.
AJUSTE DEL VALOR MONETARIO: Aplicando lo establecido en las normas legales
vigentes Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.

CASOS PRCTICOS
A continuacin vamos a mostrar la elaboracin de los documentos fuente originados
en los sistemas de abastecimientos y que se utilizan en el registro administrativo y
contable.

Adquisicin de bienes:
Elaboracin de orden de compra gua de internamiento.
05/04/16

En la oficina de la Unidad de Abastecimientos de acuerdo al cuadro

comparativo de cotizaciones N 147, se aprueba la O/C N 142 para adquisicin de

tiles de oficina, segn detalle:

Modalidad de compra
Proveedor

: Menor Cuanta
: Editorial e Imprenta CRYS S.A.- RUC 20100457512

Fuente de Financiamiento

: 00 Recursos ordinarios

Cadena de Gasto

: 5.3.11.49 Materiales de Escritorio

Cadena Funcional

: 03.003.0006.100267 Gestin Administrativa.

Importe

: s/. 345.00

Detalle de los bienes a comprar:

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

50

cuadernos A4, cuadriculados de 100 hojas a s/. 3.50 c/u

05

millares de papel Bond A4, de 80 grs. Marca.. a s/. 25.00 c/millar

02

cajas de lapiceros marca Faber Castell, azul a s/.22.50 c/caja

En la oficina de abastecimientos se elabora la orden de compra tal como se muestra a

continuacin:

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

Distribucin de los Bienes: formulacin del pedido

10/01/07 El jefe del rea de administracin remite el PCS N 001 al Jefe de
Abastecimientos a fin de que le entregue a la Seora Rosa Mamani Huiza los
materiales de escritorio adquiridos con la O/C N 125, para su consumo en actividades
administrativas. La oficina solicitante consignara nicamente, su detonacin, lugar y
fecha, el nombre de la persona a quien debe entregarse los bienes, el destino de los
bienes, el nmero del pedido y la cantidad y descripcin de los materiales.

Adems, se consignara el numero en letras del rengln utilizado y la firma y sello

funcionario solicitante.

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

Distribucin de los bienes: Autorizacin de Despacho y Entrega:

11/01/07 el jefe de abastecimientos aprueba el pedido y autoriza al jefe de almacn
entregar los bienes solicitados. La entrega se produce en esta misma fecha. El N de
la salida es 010.
En el almacn se acondiciona los bienes a entregar; en la seccin despachada de la
PECOSA se consignara la cantidad, marca y otras especificaciones de los materiales a
ser entregados.

El pedido comprobante de salida queda completado de la siguiente

manera:

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

Se consignara la fecha de la entrega; el formulario contara con firmas y sellos del

Director de Abastecimientos y del Jefe de Almacn o de quienes hagan sus veces; y
tambin la seorita Rosa Mamani Huisa firmara en la seccin recib conforme.
En cuanto a la valorizacin; este aspecto debe ser completado en contabilidad o en el
mismo abastecimiento, en base a las Tarjetas Valoradas de Existencia. El cdigo
contable 60101 debe ser colocado en contabilidad.

Recepcin de una Donacin:

20/01/07 segn oficio N 025-2007-CN de la empresa comercial Los Patmos SRL, se
recibe en calidad de donacin una Fotocopiadora marca Minolta, serie N 1445-AD,

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

modelo N-2520, con un valor referencial de s/. 2,500.00, la cual ser utilizada en las
actividades administrativas de la entidad.
Esta donacin se sustentar en la Nota de entrada al Almacn N 005.

Deber contar con las firmas y sellos del Jefe de Almacn y el director de
abastecimientos o de los funcionarios que hagan sus veces.

Adquisicin de servicios: Elaboracin de Orden de Servicio

09/01/07 En la oficina de abastecimiento se aprueba la contratacin de una abogada

por concepto de asesora jurdica externa por el mes de enero 2007, formulndose la
orden de servicio N 134, segn detalle:

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

Modalidad de compra
Proveedor

: Menor Cuanta
: Henry Galindo

Fuente de Financiamiento

: 09 Recursos directamente recaudados

Cadena de Gasto

: 5.3.11.33 Materiales de Escritorio

Cadena Funcional

: 03.003.0006.100267 Gestin Administrativa.

Importe

: s/. 1,350.00 (incluido la retencin del 10% por concepto

del impuesto a la renta de cuarta categora)

Para que la orden de servicio que se ha elaborado tenga validez, deber contar con
las firmas y sellos de los funcionarios competentes.
Al trmino de la presentacin del servicio, el jefe de Almacn, en el recuerdo inferior
derecho denominado recib conforme, deber consignar la fecha, y colocar su sello y
firma.

22

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I

rea de
Bienes

22