MINERA ESCONDIDA ase Ope 9 Pagina 1 TITULO: PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE FECHA 25/04/2011 DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTO: SIGMEL copiGo: PR-ME1-195-P-6 Ver 1 FECHA 25/04/2013 REVISION: CONTROL DE MODIFICACIONES 5 ion | Numero de Paginas del | Numero de Secciones ; Namero de Revision Tpcliionns Mel Documents Fecha de Modificacion 4 12 Z 25/04/2011 DETALLE DE PARTICIPANTES: ff ROL NOMBRE CARGO FIR Elaborador | Jimmy Ramirez Araya Ingeniero Sistemas Gestion Hse i Revisor Jaime Acuna Pino | -—_Gerente Prevencion De Riesgos | Revisor | Jorge Mufoz Del Pino Head OF Hsec é = Aprobador Edgar Basto Baez ‘Asset President Escondida Le /' O/ea/nena esconi0a ‘oerte pe BHP Bon TITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE TABLA DE CONTENIDOS 4. PROPOSITO. 2. ALCANCE. 3. RESPONSABILIDADES 4, TERMINOS Y DEFINICIONE! 5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 7. ANEXOS. PRME1-195-P-6 DDocumente a nivel de Minera Escondida Ltda, ~ Solo Para Uso Interne smart pee carters erastn ecu orn! Ene ann coeur cotaade Copa cena sericea “riety cop iecatimainon sec fia ooanrasn srunecoparocawasses monn ‘ae apie nnn ran sane Se sna noha ESN Pore 6 DOCUMENTOS Y REGISTROS ee tea eee) a SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE [ve)see) DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL Peay raTITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Cael UP ano) eo) aD Poe a SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE [ee)s/c'0) Sereeepersvreneen | DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL Cee) a 1. PROPOSITO El presente documento establece los mecanismos para el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestion de Minera Escondida Ltda. (SIGMEL HSEC). Establece las pautas para mantener y disponer los registros necesarios para la implementacién, operacion y mantencion del SIGMEL en MEL 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las areas de Minera Escondida Limitada, a sus contratistas y organizaciones externas que tengan una relacion contractual con MEL y que se encuentren dentro del alcance de SIGMEL HSEC. Incluye la administracién y control de todos los documentos y registros de SIGMEL HSE que se generan y utiizan en MEL. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Presidente, Head of y Gerentes * Proporcionar los recursos necesarios para establecer y dar cumplimiento a lo dispuesto en este procedimiento * Revisar y/o aprobar documentos de acuerdo a su nivel de responsabilidad. 3.2 Superintendentes, Jefes de Area, Asesores HSE y Supervisores * Cumplir este procedimiento para elaborar, modificar 0 actualizar, revisar y administrar documentos y registros del SIGMEL HSEC. * Someter a revisién del Area HSEC la elaboracién, modificacién y actualizacién de documentos y registros. © Una vez firmado por elaborador, revisor y aprobador, enviar al LINC3 de! area y este remitirlo al Area SIGMEL para visacién y publicacién de los documentos y registros. ‘* Gestionar y registrar las revisiones y aprobaciones de los documentos y registros elaborados, modificados 0 actualizados. 3 PR-ME1-195-P-6 Documenta a nivel de Minera Escondida Lisa, - Solo Para Uso Interne oer suse cranes foacen exuaneyio covencal Exe on coeur cota Copa ceric scincaner SSE yin eae pee oA eer Caio smears, row ogans woeTITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS FECHA DE ELABORACION: Porn SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE |e s/c(e) Cometope ene oom DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL ee eae Vem + Asegurar que los documentos y registros se mantenga actualizados y vigentes en todo momento. 3.3. Responsable Documental del Area Local Information Champion (LINC 3) ‘+ Esl responsable de difundir, en su area, la gestion documental definida por MEL y descrita en la Norma de Gestién Documental © Verificar la base de datos de la documentacién en SCD para asegurar de que no exista duplicidad de los documentos elaborados 0 modificados. ‘+ Remitir documentos firmados y copia area SIGMEL para su registro en SCD. igital editable (por ejemplo, formato Ms. Word) al ‘+ Apoyar en la gestion de control documental asociado a SIGMEL HSE de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. 3.4 Jefe SIGMEL ‘= Validar, previo a las aprobaciones correspondientes, los documentos y registros elaborados, modificados 0 actualizados. ‘+ Recepcionar y registrar documentos firmados en el Sistema de Control de Documentacién (SCD). ‘+ Asegurar que la documentacién del SIGMEL y HSE en SCD esté vigente y actualizada. ‘+ Mantener la Lista Maestra de Documentos y Registros de! SIGMEL y HSEC. PR-ME1-195-P-6 Documente a nivel de Minera Escondida Lida. — Solo Para Uso interno35 44 42 43 45 TITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Tela ae -10 . Lele). Pore SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL eae Vea Unidad Documental ‘* Registrar en SCD los documentos y registros del SIGMEL y HSE a requerimiento de estas areas. + Almacenar y custodiar los documentos y registros aprobados del SIGMEL. ‘* Monitorear e informar al area SIGMEL la creacién, actualizacién y vigencia de documentos y registros en SCD. TERMINOS Y DEFINICIONES scD Sistema Web que permite la administracion del ciclo de vida de los documentos y registros de MEL. Copia Controlada de un Documento Copia de un documento 6 registro emitida por la Unidad Documental. Cada copia es asignada a una persona especifica (solicitante), asignandole un correlativo al registrar su emision. La Unidad Documental notificard de las revisiones y/o modificaciones de! documento original al solicitante. Manual Documento que describe y direcciona a los elementos de un sistema de gestion. Su estructura obedece al estandar que se esta desarrollando. Procedimientos Estructurales Son disposiciones escritas que definen condiciones, responsabilidades y modalidades para ejecutar actividades administrativas 0 transversales a la organizacion. Procedimiento Operacional Son disposiciones escritas que definen una estructura secuencial o paso a paso para realizar una tarea de forma correcta. PR-ME1-195-P-6 Documente@ nivel de Minera Escondida Lida, ~ Solo Para Uso Interno fe ecarerioruce cranes ormacen ica io caramel Exe en coeurrt conan Copa carted ecroncarer tsinied cap bastante’ hare oe tacontos ease caps eoe carne tereee porate are oTITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS FECHA DE ELABORACION: Pere ‘SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE |e) co) Secu DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL eee) Vea 46 47 48 49 4.10 441 412 Estandar Operativo Documento en el cual se describe, de manera detallada, la forma de controlar los riesgos segun el nivel determinado por personas con experiencia, conocimientos y habilidades, con el propésito de regular el funcionamiento y obtener los objetivos preestablecidos sobre alguna tarea en particular. Instructivo Documento en el cual se describe, en forma detallada, los sucesivos pasos y como se han de cumplir para llevar a cabo el control efectivo de determinados procesos u actividades incluidos en un procedimiento. Documentos de origen externo Document emitido por entes externos y que la organizacién determina que son necesarios en su Planificacién y operacién. LINC3 Es el responsable de difu Norma de Gestion Documental. en su area, la gestién documental definida por MEL y descrita en la Registro Documento que contiene toda informacién, suficiente y necesaria y que proporciona evidencia de las actividades desempefiadas de SIGMEL. Los registros se generan por la implementacion de la documentacién del sistema y pueden estar en papel o medios electrénicos. Por ejemplo : Planillas, formatos, sellos, diplomas, ete. Identificacion Nombre de referencia que individualiza a los registros. Almacenamiento Indicar el lugar fisico donde se mantienen los registros. Por ejemplo oficina del jefe de area, archivos secretaria gerencia PR-ME1-195-P-6 Documenta a nivel de Minera Escondida Ltda, - Solo Para Uso Interno -etesmsman ua oan etoracn xc 9 cra El wn Serer contin GxeacerieesWstencanara ‘Sissi ytine ac inna poo Ana aarp emw arr romeo panes ot4.13 414 4.15 4.16 417 TITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Ce SW rol Nelo} Perey SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE [venice DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL rea) Vom Proteccién Indica el mecanismo de proteccién usado para evitar dafios, deterioros o perdidas de registros. Por ejemplo: Registros fisicos (papel, carton, latén), registros magnéticos, registros electrénicos. Recuperacion Se indica los cargos, areas o sectores que estan autorizados para el uso, y/o manipulacion de los registros, Tiempo de retencién Es el periodo de tiempo durante el cual se mantendra el registro. Disposicién Es la accién que se ejecuta con el registro una vez que se cumple el tiempo de retencién. Por ejemplo: destruccién, traslado de informacion a otro lugar etc, Ademas se debe indicar quien efectuaré la disposicién definida. Ruta de acceso Es la ruta que determina en qué lugar se encuentra dicho documento, Por ejemplo: Un PC, notebook, base de datos, ete. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Admi tracion y control de documentos La administracién y control de documentos del SIGMEL se realiza de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos y Registros PR-FI2-067-R-9 perteneciente al Area de Servicios IT. En este se establecen los mecanismos para la: Clasificacién y estructura Identificacion Creacién Registro Aprobacién PRME1-195-P-6 Documenta a nivel de Minera Escondide Lida, - Sole Para Uso IntornoTITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE . DOCUMENTOS Y REGISTROS as DE CONTROL DE Dowran bor aon DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL Publicacion Custodia Modificacién 0 Actualizacion Eliminacion. Let Ne ASB.) oo)N} ETE Lelereliere) Oe ene) oan Esto abarca a la tipologia de documentos que se encuentran dentro del alcance de! SIGMEL y que se grafican en la siguiente figura: La gestion especifica de la documentacién asociada al SIGMEL, el Procedimiento de Control de Documentos y Registros PR-FI2-067- en MEL, se realizar segin se detalla en el toda la documentacion HSEC que se genera y sin perjuicio de lo establecido en -2, y que involucra a flujo grama siguiente. caw al asa a ‘pocoMNTo Sosy | | vocunero comet [> exxborabon 7 t t rsa Paws + ern Y + TERA ou a one ooo “Sours 5 7 ¥ ¥ TeaERCOUR sone. ee Saarmne ‘ue t ae oe oer niaucah st mw Figura 1; Diagrama de Flujo de Gestion de Documentos y Registros PR-ME1-195-P-6 Documenta a nivel de Minera Escondida Ltda, - Sole Para Uso Interno te dmuras ra cota etomacen cuss yo crn El wn doererts contlao Cupane ezencanaia ‘rlnreny copa boca nao pr anna S ncuron. Cia’ sapc es Sar, ran oa etTITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS aot ane nero aD PoE aa SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE [oes = Coerscepor bn eon DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL ee aad Ver. 1 Para el registro de los documentos controlados por el SIGMEL, se estableceré un Listado Maestro, de acuerdo al formato indicado en el Anexo 1. La elaboracién y mantencién de este registro sera realizada por la Unidad Documental y publicado en el SCD. El control de los documentos externos se realizard mediante un Listado Maestro, cuyo formato se detalla en el Anexo 2. Este sera elaborado y actualizado por cada Gerencia y sus contratistas permanentes, y comunicado al Area SIGMEL para su publicacién en el SCD. La documentacién oficial o vigente del SIGMEL, corresponde a la publicada en el SCD. Se podra realizar la reproduccién total de estos documentos, sea mediante impresién 0 copia en archivo digital (no editable), los cuales tendran una vigencia de 8 dias corridos como copia controlada, sin embargo, posterior a dichos dias, el documento no pierde la vigencia siempre y cuando el usuario se asegure de que corresponde a la ultima versién del SCD. Si un documento es modificado e incorporado en el SCD, el personal usuario de dicha documentacién es responsable de asegurar que las versiones anteriores del documentos sean eliminadas o identificadas como documentacién obsoleta para prevenir su uso no previsto. La modificacién de la documentacién se debe realizar a través de LINC 3 de cada érea. Cada Gerencia podré solicitar a SIGMEL la ampliacién de los plazos de vigencia de las copias controladas de los Procedimientos Estructurales, fundamentando las razones para ello (restricciones de acceso al SCD, legales, auditorias, y otras debidamente justificadas), quedando su utiizacién sujeta a la aprobacién por parte de SIGMEL, quien registraré en la misma copia controlada esta excepci6n y plazo. Las empresas contratistas y organizaciones externas que tengan una relacién contractual y que participen en el control de documentos, podran adoptar lo establecido en este procedimiento o mantener procedimientos propios que sean consistentes con los requerimientos de control definidos por SIGMEL 0 por un sistema de gestién certficable Administracién y control de registros Para la administracion y control de registros del SIGMEL y HSE se consideran la realizacién de actividades de acuerdo a lo establecido en el siguiente mecanismo: PR-ME1-195-P-6 Documento a nivel de Minera Escondida Lida, ~ Solo Para Uso Interno {at ncunrtopusecrtanromasén wie ae Exe en cocuart cota, Copa cance ecrincaner ‘rine a ina peo haa aaron Bora gem cone rome nsoTITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS sole Mo aw oS Cello) an Pore as SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE | Ses) Stitise'aesme | DOCUMENTOS. Y REGISTROS SIGMEL Ce aa a) _ Estandares generales para la mantencién de registros. Para cumplir con el objetivo de este procedimiento se debe tener en cuenta lo siguiente: ‘+ Los Registros se definen en la seccién 7_u anexos de cada uno de los Procedimientos Instrucciones de Trabajo del SIGMEL y HSE. ‘+ Los registros deben ser de tal naturaleza que permitan reflejar el comportamiento de SIGMEL y HSE y del progreso de los objetivos y metas de la organizacién. * Cada persona que tenga uno o mas Registros del Sistema de Gestion bajo su responsabilidad, debe como minimo, asegurar que se cumplan los siguientes requisitos: Completo: Incluir toda la informacion sefialada en el registro. Recuperables: Facilmente accesibles a quien los necesite. Protegidos: Para el buen estado, evitando dafio de riesgo 0 deterioro. Retencién: Permanecer como respaldo durante el tiempo definido. Identificacién: Debe ser identificado a través de su nombre y cédigo asignado en SCD, con la finalidad de ademés, asegurar la trazabilidad de los registros. Disposicién: Hacer efectiva la disposicién en la forma y los plazos establecidos. ‘+ Se deberan considerar también como registros de SIGMEL y HSE los relativos a la formacién impartida, a las labores de operacién, mantencién e inspeccion de procesos, equipos e instalaciones, derivados, de la recopilacion de datos, incluyendo los informes de auditorias, resultados de la Revision Gerencial. * Los informes de analisis, certificados otorgados por organismos externos, también deberan ser considerados como registros b) _Elaboracién de Registros Los registros de los Sistemas de Gestién, seran elaborados de forma tal que permitan reflejar la ejecucién de las actividades claves que se sefialan en todos los procedimientos atingentes a SIGMEL HSE. Todo registro generado para SiGMEL HSE deben contar con un encabezado de identificacion constituido por: el logo de la empresa, Titulo y cédigo, como se muestra a continuacién: TITULO: Gaornasncon ee SUBTITULO: 10 PR-ME1-195-P-6 Documente@ nivel de Minera Escondida Lda. ~ Solo Para Uso interno ke seer cuee crn eraser ence yo carseat on scureto ontisn Copa crtoodeactoncaraie flares cap incolvrwan ev Feo’ Aaron’ se Soncertos Cancae st eob Suara eee 9 BHC ae 9c) TITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Gaels No a8 105) Xoo} Pere SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE [ee)s/e(0) DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL oe ea) Vea En caso que la inclusién del encabezado no sea pertinente, es necesario que el area identifique el registro con un cédigo de acuerdo al punto de este procedimiento ylo por un titulo de identificacién Unico. En el caso de los registros almacenados via magnética o dentro de algun software operativo, solo es. __—sufciente la, identificacion del registro haciendo referencia al titulo de éste. Los registros se codificaran de acuerdo a lo establecido en procedimiento Procedimiento de Control de Documentos y Registros PR-FI2-067-R-9 y solo por el LINC 3 del area. Emisién y Control de Registros EI LINC 3 deberd entregar a la Jefatura/Supervision/SPA 0 a quien corresponda una cantidad suficiente de formatos (pudiendo ser en fisico o magnético) de los registros que sean pertinentes para su implementacién en las reas de trabajo EI LINC3 sera responsable de completar el documento "Listado Maestro de Control de Registros" (Anexo 3), asegurando que estos cuenten con toda /a informacion necesaria y que estén disponibles para demostrar que las actividades establecidas en SIGMEL y HSE efectivamente son realizadas. Los campos de las listas deben ser completados de acuerdo con lo descrito en punto 4, Términos y Definciones, 4.2 Registros El Listado Maestro de Control de Registros se identifica a través de su nombre, no se encuentra sujeto a aprobacién y cuando se requiere modificar alguna forma de control (almacenamiento, recuperacién, disposicién, etc.), o agregar un nuevo registro, el LINC 3 generara un nuevo Listado de Control, indicando su nuevo estado de revision y comunicandoselo a todo usuario de los registros via correo Electrénico DOCUMENTOS DE REFERENCIA ‘* Procedimiento de Control de Documentos y Registros PR-FI2-067-R-9 perteneciente al Area de Servicios IT. "1 PR-ME1-195-P-6 Documenta a nivel de Minera Escondida Lida, - Sole Para Uso Interno ‘te dearer te cortrctoacen ec yo corral Ee wn doce conto Cup crassa tcanaia ‘SMI lc inane Ae Se aeartea earr omc panies otITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS xe eases ool an rere es DE CONTROL DE vera EsconDiDa Lerelallere) Een DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL eee Vee 7. ANEXOS: '* Anexo 1: Registro Listado Maestro de Documentos Internos SIGMEL, ‘+ Anexo 2: Registro Listado Maestro de Documentos Externos SIGMEL ‘+ Anexo 3. Listado Maestro de Control de Registros SIGMEL y HSE 12 PRME1-195-P-6 Documenta a nive! de Minera Escondida Ltda, - Sole Para Uso Interno te dasa uc tan eomacn excuse Yo gral Es wn done contleo Cavan wetencanerte ‘tla y cone foc eda on pos arn Se crew Clue pac x cro, erat © parca rt deTITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS FECHA DE ELABORACION: Pore SUBTITULO: GES’ DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL Anexo 1: Registro Listado Maestro de Documentos Internos SIGMEL. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS SIGMEL Titulo ‘Subtitulo | Responsable | Fecha Version PR-ME1-195-P-6 Document @ nivel de Minera Escondida Lida, ~ Solo Para Uso Interne Eze documents use ete rman xia Yo crf Elon Secures cortlao Copa con ectencarare ‘Sloop fc inna peo han econ Satur som arte owe arsTITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS OT SUBTITULO: GESTION DE CONTROL DE | ee 5/eo) DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL Lea ean Anexo 2: Registro Listado Maestro de Documentos Externos SIGMEL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS SIGMEL Gerencia/Area: Responsable Registro: Fecha emision registro: Numero de Numero Nombre Documento ar \VersiéniAfio PR-ME1-195-P-6 Documento anive! de Minera Escondida Ltda, - Sole Para Uso Interno Ee neuen ruse cranes foracen scans atten! Ese ens ccevrert ota Copa cena vena ‘Sinreay copa hus nao pt Ss anna Se acer Calg spo ss Sar, imran © Qantas etTITULO:PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS a ABORACION BETTE SUBTITULO: GES" DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SIGMEL Anexo 3. Listado Maestro de Control de Registros SIGMEL y HSE LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE RESGISTROS SIGMEL Y HSE Gerencia/Area: Responsable Registro: Fecha emisién registro: Ruta de Identificacién | Almacenamiento | Proteccién | [R PR-ME1-195-P-6 Documento a nivel de Minera Escondida Ltda. — Solo Para Uso interno tearm eue crt cunve yoertaencl sea carr ants. Con cricnenconcante sei nr arpa moe pach aro