Manual Softflot 4.0

Manual de Usuario
SoftFlot Versin 4
2015 Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.
Acerca del autor

Temario de Curso SoftFlot Versin 3
por Desarrollo de Software Interasystem, S.A. de C.V.
InteraSystem es una empresa Mexicana creada en marzo del

2003, con la finalidad de proporcionar soluciones informticas
en software a los sectores pblico y privado a lo largo de todo
Norte, Centro y Sudamrica, InteraSystem trabaja para
proporcionar herramientas administrativas a diferentes sectores
laborales basndose principalmente en las necesidades de los
sectores superficialmente olvidados o poco atendidos conforme
a sus necesidades de empleo de software para la optimizacin
de los trabajos de cada uno de estos.
Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

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Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.

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Quertaro Mxico
Tabla de Contenido
Capitulo I Convenciones
........................................
1 Prefacio
10
................................................... 11
Capitulo II Instalacin del Sistma........................................
12
1 Instalacin del Programa

................................................... 12
Monousuario
2 Instalacin del Programa en
................................................... 18
Red
.......................................................... 28
Instalar el adm inistrador de licencias
.......................................................... 35
Instalar en SQL Server
37
Problem as en la Instalacin de..........................................................
Red
..........................................................
41
Actualizacin m ediante descarga m anual de los CAB
..........................................................
43
Instalacin de estacin de trabajo (Cliente de red)
3 Instalacin del Programa

................................................... 47
Estacin Remota
4 Actualizacin SoftFlot...................................................
52
en Red
5 Importacion de base de
................................................... 57
Versin 3 a 4
Capitulo III Acerca del Entorno
........................................
62
1 Iniciar Programa
................................................... 62
2 Alarmas de Inicio
................................................... 63
3 Buscar la ltima Versin en

................................................... 64
Internet
4 Ver Informacin del Sistema
................................................... 66
5 Actualizar Aplicacin................................................... 67
6 Herramientas de las mallas
................................................... 68
7 Exportacin de mallas de
................................................... 70
datos a reportes
8 Envo de archivos va...................................................
74
FTP
9 Enviar solicitud de error o
................................................... 76
mejora
Capitulo IV Operacin general
........................................
78

1 Que hay en Pantalla?
................................................... 79
2 Barras de Herramientas
................................................... 80
3 Men Principal
................................................... 81
4 Ordenar y Agrupar Registros

................................................... 82
5 Generar Filtros
................................................... 86
6 Busqueda de registros
................................................... 89
7 Actualizacin de Pantallas
................................................... 91
8 Fijar Datos para captura
................................................... 91
Continua
9 Concatenar Nombre de
................................................... 92
Vehculo
10 Archivos Adjuntos
(Documentos)
................................................... 96
11 Estilo SoftFlot
................................................... 97
12 Cierre de Ventanas ................................................... 98
Capitulo V Grupo Catlogos
........................................
100
1 Tablero de Indicadores
................................................... 100
2 Catlogo de Vehculos
................................................... 101
Agregar Vehiculos
Modificar Vehiculos
Elim inar Vehiculos
.......................................................... 102
.......................................................... 103
.......................................................... 105
3 Catlogo de Equipos
................................................... 107
Especiales
4 Catlogo de Empleados
................................................... 109
5 Catlogo de Clientes...................................................
114
y Socios
6 Almacen de Recursos
................................................... 115
Materiales
7 Proveedores Externos
................................................... 118
Localizacin Satelital
8 Auxiliares
.......................................................... 120
................................................... 122
9 Localizacin de Vehculos
................................................... 123
Capitulo VI Grupo Administracin........................................ 126

1 Presupuestos
................................................... 127
2 Costos
................................................... 129
.......................................................... 129
Costos
.......................................................... 130
Costos por Vehiculos y Equipo

Analizador de Costos
3 Facturacin
.......................................................... 131
................................................... 132
4 Historial de ventas ................................................... 140

5 Cuentas por Cobrar ................................................... 141
6 Depreciacin de Vehculos
................................................... 142
7 Cuenta por pagar
................................................... 143
..........................................................
143
Cuenta por pagar OS m anteniem
iento
Cuenta por pagar Repuestos .......................................................... 154
8 Gastos de Viaje Utilitarios

................................................... 155
9 Exportacin Avanzada
................................................... 157
Capitulo VII Grupo Operacin
........................................
159
1 Bitacora de Combustible
................................................... 160
2 Analizador de Combustible
................................................... 162
3 Bitacora de Siniestros
................................................... 164
4 Asignar conductores................................................... 165
5 Bitcora de entrada ...................................................
167
y salida
6 Montaje de equipos ................................................... 168
7 Reserva de Vehculos
................................................... 169
8 Utilitarios Pool Vehcular
................................................... 170
Crear un Folio de Prestam o .......................................................... 173
9 Autorizaciones
................................................... 175
10 Reparacin Neumticos
................................................... 176
Capitulo VIII Grupo Mantenimiento ........................................ 180

1 Implementacin rapida
................................................... 180
2 Tareas de mantenimiento
................................................... 182
3 Paquetes de Tareas................................................... 186
4 Asociacin de paquetes
................................................... 191
5 Registro de ltimos
................................................... 192
Mantenimientos
6 Crear Ordenes de Servicio
................................................... 196
.......................................................... 198
Orden de Servicio Program able
.......................................................... 204
Orden de Servicio Libre
Orden de Servicio Correctiva .......................................................... 208
Im prim ir Orden de Servicio .......................................................... 214
7 Crear Ordenes Tipo ...................................................

217
Check list
8 Actualizar ordenes ................................................... 223

9 Seguimiento de taller
................................................... 230
10 Reportar fallas
................................................... 234
11 Convenios
................................................... 238
12 Calendario de Mantenimiento
................................................... 240
13 Historiales de Mantenimiento
................................................... 243
14 Historiales de consumo
................................................... 244
Capitulo IX Grupo Neumticos
........................................
245
1 Almacen de Neumticos
................................................... 246
Registro m asivo
Baja de Llantas
.......................................................... 248
.......................................................... 254
2 Montar y Desmontar
................................................... 260
Neumticos
3 Mediciones
................................................... 263
4 Renovaciones
................................................... 264
5 Cambios de Posicin................................................... 272

6 Plantillas de Montaje................................................... 274
7 Historia General
Capitulo X Grupo Gestora
................................................... 277
........................................
279
1 Registro de Quejas ................................................... 279

2 Paquete de Trmites................................................... 281
3 Pago de Trmites
................................................... 284
4 Verificacin vehicular
................................................... 286
5 Plizas de Seguros y...................................................
288
Fianzas
6 Historico de Placas ................................................... 292
Capitulo XI Grupo Logstica
........................................
295
1 Fondo Revolvente ................................................... 295

2 Catalogo de Rutas ................................................... 299
3 Embarques
................................................... 304
4 Gestin de Viaje
................................................... 317
5 Control de Trfico
................................................... 331
6 Comprobacin de gastos
................................................... 332
7 Liquidaciones
Capitulo XII Herramientas

................................................... 334
........................................
341

1 Utileria de base de Datos
................................................... 342
.......................................................... 342
Com prim ir base de Datos
Respaldo de la Base de Datos.......................................................... 346
.......................................................... 348
Im portar Datos Externos
.......................................................... 349
Im portar Consum os de Com bustible
Ejecucin avanzada de SQL .......................................................... 353
Adm inistrador de Consultas .......................................................... 355
2 Folios
................................................... 356
3 Administrador de Imagenes
................................................... 359
4 Administrador de Usuarios
................................................... 363
5 Administrador de Reportes
................................................... 366
6 Administrador de Lecturas
................................................... 369
7 Administrador de Cuentas
................................................... 373
Consolidadoras
8 Administrador de Guiones
................................................... 375
9 Administrador de procesos de
................................................... 378
Usuario
10 Administrador de Captura
................................................... 380
Masiva
Prom edio Anual de Vehculos.......................................................... 380
Pagos a Trm ites de Gestora.......................................................... 383
11 Opciones de Configuracin
................................................... 386
General
Configuracion SMTP
Logistica
Vehculos y Equipos
Neum ticos
Seguridad
.......................................................... 388
.......................................................... 389
.......................................................... 389
.......................................................... 392
.......................................................... 393
.......................................................... 394
.......................................................... 394
General
.......................................................... 395
Mantenimiento
.......................................................... 396
Autorizacin de Procesos
.......................................................... 398
Politica de Registro de Contrasea
Com bustibles
Actualizar en Linea
Grficas
Capitulo XIII Complementos
.......................................................... 398
.......................................................... 399
.......................................................... 400
........................................
401
1 Vales de Combustible
................................................... 402
2 Administrar contratos
................................................... 412
3 Repuestos
................................................... 415
.......................................................... 415
Catlogo de Productos
.......................................................... 418
Movim ientos al Alm acn de Repuestos
.......................................................... 418
Entrada de Repuestos
Entrada
por
requisicn
de
compra
......................................................................................................................................... 419
.......................................................... 423
Salida de Repuestos
429
Existencias Mnim as y Mxim..........................................................
as
.......................................................... 432
Valuacin del Inventario
.......................................................... 436
Kardex de Producto
..........................................................
441
Solicitud de Repuestos Criterio
Mxim os y Mnim os
..........................................................
444
Solicitud de Repuestos Criterio
Manual
.......................................................... 449
Requisicin de Com pra de Repuestos
..........................................................
454
Analizador de m ovim ientos de
Repuestos
4 Vigilancia
................................................... 455
5 GPS
................................................... 461
Capitulo XIV Preguntas Frecuentes........................................ 463

1 Soporte tcnico
................................................... 463
2 Preguntas Frecuentes
................................................... 464
Generales
Windows Vista y 7 ................................................... 464
...................................................
465
PYMES
Capitulo XV Links de Videos

1 Videos
........................................
466
................................................... 466
Indice
10
1 Convenciones
Las convenciones son aquellas que servirn de apoyo para los usuarios las cuales presentamos
para este manual.
SUGERENCIA:
Sugiere como completar un
procedimiento o insertar datos de una forma abreviada.
ADVERTENCIA: Ofrece Medidas preventivas para evitar

problemas posibles con el software.
IMPORTANTE: Recuerda la necesidad de tomar medidas

especificas relacionadas con la ejecucin de ciertos
procedimientos.
NOTA: Ofrece puntos adicionales de informacin

relacionados con el tema tratado.
Generalidades y el estilo en que fue escrito este manual de operacin:

1. Para indicarle al usuario que se tiene que ir algn men u opcin del sistema se
escribir entre [ ] para indicarlo y se separa con un guin si sigue a otro men u opcin.
2. Los conceptos importantes siempre estarn en Negritas para rpida visualizacin.
3. Todos los campos que son requeridos por el sistema para realizar el registro a la base de
datos sern marcados con un asterisco [*].
Convenciones
1.1
11
Prefacio
SoftFlot se desarrollo para cumplir aquellos requisitos de administracin para el usuario los
cuales eran demandados, gracias al entorno de su desarrollo y su facilidad de operacin,
SoftFlot esta pensado para convertirse en una herramienta operativa del usuario, misma que
deber de cumplir con las expectativas de uso en aquellos sistemas de la nueva era. Dado que
el cambio a la informtica es el motor actual de las empresas, la aplicacin del SoftFlot esta
diseado para cumplir con los requerimientos actuales de tal forma que su interaccin con el
usuario ser sencilla.
La finalidad del manual que vern, ser estrictamente de ayudar al usuario a cumplir con sus
necesidades apoyndose con el programa, se detallaran las herramientas de las cuales se
compone, as como se ilustra el proceso que deber tomarse en cada paso que se requiera dar
en el programa. Esperando que nuestro principal objetivo por el cual fue desarrollado el
programa se vea cumplido con el apoyo presentado, garantice un control y administracin
adecuada para servir a su empresa, as como tambin expresamos nuestra satisfaccin por
lograr obtener juntos los resultados esperados.
Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.
12
2 Instalacin del Sistma

2.1
Instalacin del Programa Monousuario
Requisitos para la instalacin:

Sistema operativo Windows 95/98 SE/2000/ME/XP/Vista
Procesador Pentium a 500 Mhz o mayor
1 Gb en RAM Recomendados o superior
Espacio en disco duro de 500 MB mnimo
Monitor SVGA, resolucin 800x600 pxeles, color de alta densidad (16
Instalacin del Sistma
13
bits)
Acceso a una unidad de CD-ROM para la instalacin
Para versiones en red, se requiere que la red tenga acceso a 32 bits
Candado de proteccin HASP (Incluido en su paquete del programa)
Candado Hasp USB, existe en color morado para monousuario y rojo para Red
Iniciando instalacin:
1. Coloque el candado Hasp en el puerto correspondiente (Paralelo o USB).
2. Introducir el CD del SoftFlot en la computadora para que inicie la
instalacin.
3. Si el CD no reinicia automticamente entrar a Inicio/Ejecutar/ y busque el
archivo setup.exe que se encuentra en el directorio raz del CD.
4. Acepte los trminos de la licencia del programa SoftFlot.
5. Iniciar la instalacin la ruta de instalacion cambiela a C:/SoftFlot4
6. Si su computadora es XP o mas reciente desmarque la opcin de MDAC
(Control de acceso a datos).
7. El sistema iniciara a instalarse y al terminar es posible que le pida
Nota importante:
El sistema es cliente servidor y debe ser instalado en equipos fsicos, no damos soporte sobre
ninguna plataforma virtual.
reiniciar su PC si es XP o mas nueva no es necesario hacerlo aunque se lo solicite.
Al terminar la instalacin tendr creado automticamente 3 iconos en su escritorio con el
acceso directo al sistema SoftFlot, recuerde que para que
el sistema funcione correctamente tendr que dejar instalado el candado Hasp siempre en su
computadora de lo contrario podra no permitirle utilizar
los diferentes mdulos del sistema. Este candado no se puede virtualizar ni usar en red
El dispositivo electrnico HASP es su licencia de uso por lo
que se recomienda que se tenga mucho cuidado de no
extraviarlo ya que si por algn motivo la pierde o se la roban
no podr ser repuesto sino que se tendr que comprar una
licencia adicional al precio que este en ese momento
14
Instalacin SoftFlot 4.0 Mono usuario
15
16
En caso de Window s vista , 7 posterior

cam biam os la ruta a C:\SoftFlot4\
17
18
2.2
Instalacin del Programa en Red
Los archivos de los programas se entregan en formato comprimido y se descomprimen durante

el proceso de instalacin. Por lo tanto, para ejecutar los programas en la computadora, primero
hay que correr el programa de instalacin.
Requisitos para la instalacin del Server:

Sistema operativo NT 4.0/2000/2003
Procesador a 1.0 Ghz o mayor
19
20
bits)
Tener activo el Protocolo TCP-IP
Requisitos para la instalacin del Cliente:
Sistema operativo Windows 95/98/ME/XP/2000/2003/Vista
Procesador PENTIUM a 500 Mhz o mayor
32 MB en RAM (64 MB recomendados o ms)
bits)
Iniciando la instalacin
Introducir el CD del SoftFlot en el Servidor de Datos este puede ser
Windows 2000,2003 o NT.
1. Iniciar la instalacin dejando la ruta que el instalador sugiere.

2. Coloque el candado Hasp deber ser color Rojo en el puerto correspondiente (Paralelo ,
USB).
3. Buscar el acceso en Inicio/Programas/Software InteraSystem la opcin para instalar el
administrador de licencias Hasp entrar al Asistente y seguir las instrucciones de instalacin
escoja la opcin del servicio para que el administrador se inicie automticamente al entrar a
Windows.
4. Asignar permisos de control total a la carpeta C:\InterSvr4 y a todas las sub carpetas.
5. Si usted utilizar el Servidor de Bases de Datos SQL Server 2000 tendr que configurar
la conexin antes de crear sus clientes para hacerlo entre a [Inicio-Programas-Software
InteraSystem-Administrar conexin a SQL Server] y siga las instrucciones del paso 1 al 6,
usted debe tener permisos para crear objetos dentro del Servidor SQL Server es recomendable
dejar el nombre que el sistema le sugiere, esta creara la base de datos, Tablas, Consultas,
Relaciones he inicializara los datos bsicos de operacin de su sistema para mas detalles ver
el siguiente tema de Problemas deinstalacin dentro de instalacin de red.
6. A continuacin, se deber llevar a cabo la instalacin en cada una de lasestaciones de
trabajo, para lo cual deber ejecutar el archivo NetSetup.exe que se encuentra ubicado en la
carpeta donde fue instalado en el servidor, es importante que el usuario que utilizara el sistema
tenga todos los permisos para poder entrar a la carpeta del servidor donde fue instalado el
sistema.
7. Siga las instrucciones del instalador de la estacin de trabajo hasta finalizar la instalacin.
Nota Importante: El sistema es cliente servidor y debe ser instalado en equipos fsicos, no
damos soporte sobre ninguna plataforma virtual.

El dispositivo electrnico HASP es su licencia de uso por lo
que se recomienda que se tenga mucho cuidado de no
extraviarlo ya que si por algn motivo la pierde o se la roban
no podr ser repuesto sino que se tendr que comprar una
licencia adicional al precio que este en ese momento.
21
22
Paso a paso instalacin
En el caso de Windows vista, 7 posterior

cambiamos la ruta a
C:\Intersvr4
23
24
La carpeta InterSvr4 donde se instalo debe estar

com partida en la seccin seguridad y com partir a
todos los usuarios que vayan a utilizar el sistem a
y en Control Total (Com partir y seguridad)
Al ejecutar el archivo Netsetup.exe instalarem os
la estacin de trabajo, y esta puede ser en el
m ism o servidor o en un equipo de la red si este
equipo es Window s Vista, Window s 7, Window s 8
posterior deberem os instalar sobre C:/
SoftFlot4
25
26
27
28
Posterior a la instalacin del Server y de las estaciones de trabajo procederemos a instalar

Instalar el administrador de licencias
2.2.1
Instalar el administrador de licencias
Instalar el Administrador de Licencias

Para que los clientes que instalemos puedan entrar al sistema se tiene que instalar este
administrador donde se tendr el control de los usuarios que
usted adquirio, esto es que si usted compro un programa de Red para 10 usuarios solo podrn
entrar 10 usuarios a la vez esto es lo que administra
esta herramienta.
29
Cuando usted instal SoftFlot automticamente se instalo un acceso directo a la aplicacin

Instalar Administrador de Licencias HASP localizado en la
carpeta de Software InteraSystem del listado de programas del men inicio, ejecute dicho
programa y en instantes aparecer la siguiente ventana:
Nos permitira elegir el idioma en que se estar presentando el instalador:
30
Luego de la ventana de bienvenida nos mostrar una ventana como la siguiente, donde
elegiremos como se podr acceder al administrador de licencias:
a) Application (nhsrvw32.exe) (No se recomienda) Luego de la ventana de bienvenida nos
mostrar una ventana como la siguiente, donde elegiremos como se podr acceder al
administrador de licencias:
Se ejecutar como si fuese cualquier otra aplicacin, para ello tendremos que acceder
mediante un acceso directo que el mismo programa generar ms adelante, esto ltimo se
deber hacer cada que se inicie su sesin de Windows (Ver imgen).
b) Service (nhsrvice.exe) (Recomendable) Se activar automticamente cada vez que usted
inicie sesin en Windows, aparecer en 2do. plano (ver imagen), se recomienda instalar con
esta opcin.
31
32
33
34
35
En adelante solo bastar dar Next > para que instal todos los archivos y drivers necesarios
para que funcione correctamente nuestro candado HASP.
2.2.2
Instalar en SQL Server
Para que SoftFlot cree su base de datos en SQL, hay que entrar a una herramienta que tiene
llamada [Administrar Conexin a SQL Server] que solo se encuentra disponible en el Servidor
donde se instal la aplicacin para continuar Ingrese a la carpeta de [Men Inicio-Software
InteraSystem-Administrar Conexin a SQL Server. y aparecer una ventana semejante a la
siguiente donde podr crear su base de datos en SQL:
36
Al iniciar se recomienda que el usuario que lo realice tenga permisos para crear objetos dentro
de SQL Server debido a que este asistente va a crear la base de datos y ademas registrara los
datos iniciales
Recuerde que el nombre de servidor
tiene que ser visto por
todos los clientes que tenga
instalado en su red, algunas
ocasiones si se da el nombre de la
base de datos al probar
la conexin en el servidor si funciona
bien, pero si nos
vamos a un cliente nos puede dar un
error OLE es porque
37
no reconoce el nombre de la base de

datos, para que no
nos suceda esto hay que poner
mejor la IP donde esta
instalado nuestro SQL Server de esa
forma cualquier cliente
vera SQL sin errores.
Reubicar la conex in a SQL por cambio de IP o cambio del nombre de la base de
datos
Si se cambiara el nombre de nuestro Servidor y lo quisiera renombrar para que mis usuarios
sigan entrando de forma normal hay que entrar a esta
herramienta de nuevo y poner la nueva informacin y desmarcar las opciones del paso 6 para
que no nos cree la base sino que solo actualice la
conexin.
2.2.3
Problemas en la Instalacin de Red
Preguntas frecuentes Multiusuario (RED)

1. Cuales son las caractersticas del candado HASP para las versiones de RED ?
El candado puede venir en cualquiera de las siguientes presentaciones: puerto paralelo o puerto
usb 2.0, ambos de color rojo (Ver imagen).
2. Tengo 2 programas que utilizan candado HASP Puedo conectar dos o ms
candados al puerto de mi computadora sin que me cause
conflicto ?
Si, puede conectar uno o ms candados HASP sin que exista algn conflicto.
3. Instale el programa SoftFlot e inserte el candado HASP en el puerto paralelo/usb de
la computadora y me dice que No se ha encontrado el
candado HASP Que debo de hacer ?
El problema puede ser ocasionado porque no se ha instalado el administrador de licencias o
existe un bloqueo en el FireWall de Windows (ver la siguiente pregunta).
4.- Tengo una Estacin de Trabajo instalada pero no me encuentra el candado HASP y
no puedo entrar. Que puedo hacer para que me lo
encuentre ?
Hay varios motivos por los cuales se puede tener este problema, para entender mejor les voy a
explicar como es que opera el dispositivo de seguridad Hasp.
Hasp es un dispositivo electrnico que controla el acceso al sistema y cuando este es de red
tiene que estar instalado en un servidor y ah instalar
el administrador de licencias para que el servidor pueda contestar las peticiones de acceso que
vienen de las estaciones de trabajo, esta comunicacin se logra utilizando el protocolo TCP IP
por medio los puertos 475 en TCP y UDP. De los principales problemas que se dan es porque
alguno de estos puertos estn bloqueados por el FireWall de Windows o cualquier otro y no
permiten que la comunicacin se realice con xito si es el caso hay que agregar dos
excepciones una para el puerto 475 en UDP y otro 475 en TCP esto es si es el FireWall de
Windows si utiliza otro diferente utilice la programacin para permitir el libre acceso de este
puerto.
Otro caso se da cuando se tienen instalados varios Servidores esto puede afectar el tiempo de
espera que tiene el sistema para encontrar el dispositivo Hasp, debido a que va buscando de
38
Servidor en Servidor. Una forma de resolver esto es creando un archivo Hasp.ini que puede ser
generado por una herramienta llamada [Utilera de Instalacin e informacin] que se instala en
las Estaciones de Trabajo.
Al ingresar a esta herramienta Aparecer una ventana como la siguiente, elija la segunda
pestaa llamada
[Crear NETHASP]. Escriba la direccin IP del servidor y luego de un clic sobre el botn de
Crear Archivo para crear el archivo NetHasp.ini en el directorio donde esta instalado el sistema
39
para que al abrirlo busque el candado directamente en la IP que se encuentra registrado en ese
archivo, esta operacin se tendr que hacer en cada PC donde existan sistemas instalados.
40
5.- Como creo una base en SQL Server 2000? Ver el procedimiento en el captulo de
Instalacin de programa en Red [Instalar en SQL Server 2000].
6.- Tengo problemas al instalar el SoftFlot en Terminal Server me da un error que no puede
encontrar un archivo ref.
El SoftFlot de Red no restringe nada para poderse instalar en un Terminal Server solo tiene que
considerar instalarlo en cada sesin de Terminal ya que el sistema guarda la ruta de la carpeta
de red donde esta instalado en el registro y este no se pasa al usuario, en el caso del SoftFlot
mono usuario no funciona en el terminal server por esta razn.
2.2.4
41
Actualizacin mediante descarga manual de los CAB
Los CAB son archivos comprimidos con la informacin de nuestra actualizacin

Si su SERVIDOR tiene restricciones de salir a internet y ademas la empresa cuenta con un
FireWall muy fuerte se recomienda tilizar este mtodo:
Lo nico que hay que hacer es bajar los siguientes archivos:
Archivos adicionales que tienen las plantillas de Reportes, y los Scripts para crear bases
nuevas en SQL y otras:
Bases de Datos de Reportes y Referencia
http://www.interasystem.net/SoftFlot4/LastUpdates/ARCHIVOS_ADMONO.CAB
Archivos adicionales de Red
http://www.interasystem.net/SoftFlot4/LastUpdates/ARCHIVOS_ADRED.CAB
Archivos adicionales instalador de estaciones de trabajo
http://www.interasystem.net/SoftFlot4/LastUpdates/ARCHIVOS_WST.CAB
Archivo ejecutable de SoftFlot
http://www.interasystem.net/SoftFlot4/LastUpdates/ARCHIVOS_APL.CAB
Archivos que contienen la Ayuda del sistema Local:
http://www.interasystem.net/SoftFlot4/LastUpdates/ARCHIVOS_AYU.CAB
Archivos BPL de SoftFlot Ver 3.0
http://www.interasystem.net/SoftFlot4/LastUpdates/ARCHIVOS_BPL.CAB
Archivos .inf para verificar actualizacin
http://www.interasystem.net/SoftFlot4/LastUpdates/SoftFlot40R.inf
http://www.interasystem.net/SoftFlot4/LastUpdates/SoftFlot40M.inf
http://www.interasystem.net/SoftFlot4/LastUpdates/SoftFlot40S.inf
42
Si no funciona alguno de los links anteriores solicitar ayuda a soporte@softflot.com

Despus de bajar los archivos arriba enlistados hay que descomprimirlos y pasarlos a las
siguientes carpetas es muy importante que no falte ninguno de actualizar para evitar errores
indeterminados:
Esto en el caso de Red.
Archivo
SoftFlot40R.inf
ARCHIVOS_APL.CAB
ARCHIVOS_APL.CAB
ARCHIVOS_BPL.CAB
ARCHIVOS_ADRED.C
AB
ARCHIVOS_WST.CAB
Carpeta donde se copiara

Copiar archivo a la Carpeta de ..\Actualiza
Descomprimir y Copiar archivo a la Carpeta de ..\Actualiza
Descomprimirlo y Copiar archivos a la Carpeta Raz donde se instal el

server (Intersvr4)
ARCHIVOS_AYU.CAB Descomprimirlo y Copiar archivos a la Carpeta de ..\Ayuda
ARCHIVOS_ADRED.C Descomprimirlo y Copiar archivos a la Carpeta de ..\Intersvr4
AB
Esto en el caso Mono Usuario

ARCHIVOS_ADMONO. Descomprimirlo y Copiar archivos
CAB
estacin de trabajo del SoftFlot
ARCHIVOS_APL.CAB Descomprimirlo y Copiar archivos
ARCHIVOS_BPL.CAB Descomprimirlo y Copiar archivos
ARCHIVOS_AYU.CAB Descomprimirlo y Copiar archivos
a la Carpeta Raz donde se instalo la

a la Carpeta de ..\SoftFlot4
a la Carpeta de ..\SoftFlot4
a la Carpeta de ..\Ayuda
Es importante recordar que si se esta utilizando el sistema operativo Windows Vista algunas
ocasiones si tenemos instalada nuestra aplicacin dentro de la carpeta archivos de programa y
tenemos activo el (UAP) user account profile se puede tener el problema que cuando el cliente
actualiza desde el servidor Windows Vista enva los archivos no a la carpeta donde esta
instalada la estacin de trabajo sino lo enva a una carpeta virtual dentro de la carpeta personal
del usuario que entro al sistema, esto nos crea un conflicto porque el sistema al no copiar los
archivos de la actualizacin donde debe ser se entrara en un proceso redundante y el sistema
siempre nos pedir actualizarlo, para solucionar este problema hay que salir del ciclo
redundante oprimiendo la tecla Alt- F12 en el momento que este la barra de avance que dice
actualizando, y luego ir directamente a la carpeta donde se encuentra instalado el SoftFlot y
seleccionar el SoftFlot.exe y con el botn derecho del ratn seleccionar abrir como
administrador de esa forma le decimos a Windows Vista que actualice en la carpeta los
archivos que estn en el server y que no los mande a la carpeta virtual.
2.2.5
43
Instalacin de estacin de trabajo (Cliente de red)
Instalando la estacion de trabajo (Cliente de Red)
Lo primero sera otorgar privilegios de control de la carpeta Intersvr4 a todos los usuarios que
vayan a utilizar la aplicacin SoftFlot4
estos privilegios deben ser de control total en la carpeta y en la seccin COMPARTIR y en la
seccion SEGURIDAD
44
45
46
2.3
Instalacin del Programa Estacin Remota
Requisitos para la instalacin:

SoftFlot ver 4.0 RED con una base de datos creada en Microsoft SQL Server.
Sistema operativo Windows 95/98 SE/2000/ME/XP/Vista
IP Fija
Procesador Pentium a 500 MHz o mayor
Monitor SVGA, resolucin 800x600 pxeles, color de alta densidad (16 bits)
47
48
Iniciando instalacin:
1.- Introducir el CD del SoftFlot en la computadora para que inicie la instalacin. Si el CD no
reinicia automticamente entrar a Inicio/Ejecutar/ y busque el archivo
setup.exe que se encuentra en el directorio raz del CD.
2.- Acepte los trminos de la licencia del programa SoftFlot. Iniciar la instalacin colocando la
ruta en C:/SoftFlot4
3.- Si su computadora es XP desmarque la opcin de MDAC (Control de acceso a datos). El
sistema iniciara a instalarse y al terminar es posible que le pida reiniciar su PC. Al terminar la
instalacin tendr creado automticamente 1 icono en su escritorio con el acceso directo al
sistema SoftFlot, recuerde que para que el sistema funcione Correctamente tendr que dejar
instalado el candado Hasp (en el servidor) siempre en su computadora de lo contrario podra no
permitirle utilizar los diferentes mdulos del sistema.
4.- Entrar al Icono que dice SoftFlot y dar informacin referente a la base de datos SQL Server
(IP Usuario y contrasea) ya antes creada en el Servidor.
49
50
Finalizando la instalacin tendremos 2 iconos en el escritorio uno de acceso a la aplicacin

SoftFlot y otro para acceso a la ayuda en linea
Al oprimir el primero de ellos nos solicitara los datos de la conexion a la base
51
52
2.4
Actualizacin SoftFlot en Red
Si su SERVIDOR tiene salida a Internet y no se tiene algn bloqueo por seguridad en la salida
FireWall puede tilizar este metodo de actualizacin:
Para configurarla hay que entrar a la aplicacin SFActServ.exe en versiones de Red revisin 21
en adelante este archivo ya esta incluido pero en versiones anteriores hay que solicitarlos a
soporte@interasystem.com. A continuacin se detallaran los pasos a seguir para actualizar la
aplicacin:
Paso No.1
Ejecutar el programa [Actualizacin y registro de SoftFlot ver 3.2] a continuacin se muestra la
imagen donde se encuentra en nuestro servidior:
53
54
Paso No. 2
Este asistente tiene 2 pestaas, la primera es para verificar y actualizar y la segunda es para
registrar informacin de la aplicacin y la configuracin de salida a Internet la primera vez que
entramos a esta aplicacin el sistema no muestra informacin de la ltima actualizacin
registrada debido a que no existe y para obtener la ltima hay que oprimir el botn de verificar
actualizaciones, pero si no se ha registrado el nmero de licencia en la pestaa de [Registro
del sistema] el sistema no permitira continuar, para iniciar hay que registrar el nmero de
licencia con la informacin de la empresa para que el sistema registre su sistema en nuestro
55
registro de usuarios y ya le permita actualizar en lnea.
En versiones mono usuario el sistema se registra desde la aplicacin, pero en un sistema de

red no son las estaciones de trabajo las que se registran sino el Servidor, esta operacin es
realizada en la pestaa de Registro del sistema y ademas que si usted sale a internet por
medio de un Servidor Proxi entonces debe configurar tambin aqu esa informacin, Despus de
registrarla hay que oprimir el botn de Guardar configuracin para que el sistema nos registre
en la base de datos de usuarios que esta en internet, esto ya nos dar acceso a poder bajar la
actualizacin en la pestaa Principal del asistente.
Validamos la licencia
56
Aparecera un mensaje que deberemos aceptar
posteriormente confirmar
57
Al oprimir el botn Obtener terminar inicia a bajar los archivos y los deja en la carpeta de /
Actualiza y ademas actualiza el cliente NetSetup.exe que es el que se ejecuta cuando se
instala una nueva Estacin de Trabajo.
2.5
Importacion de base de Versin 3 a 4
Para pasar los datos de un sistema SoftFlot Versin 2 a la versin 3 de acuerdo a la

actualizacin de la plataforma se deben tener las siguientes consideraciones:
La base de datos de nuestra aplicacion debe tener la ultima versin en actualizaciones que en
este caso es la marcada con ActDb_77 como se muestra en la siguiente imagen
que corresponde a la versin 2.2
58
59
60
61
Deberemos hacer un respaldo de la informacin antes de iniciar el proceso ya sea en Access o

62
en SQL , posteriormente entramos a nuestra versin 3 y buscamos el men principal con la

opcin Importar datos de SoftFlot ver 2.x
si tenemos datos en nuestra base 3 nos mostrara un aviso como el siguiente
debemos tener cuidado para no sobreescribir informacin si estamos de acuerdo continuamos,

en el paso 1 elegimos si es una base de datos Access o SQL
Finalizada la importacin veremos una ventana como la siguiente para asi finalizar el proceso
3 Acerca del Entorno

3.1
Iniciar Programa
Al instalar el programa se genera en el escritorio de programas de Windows un grupo llamado

Software InteraSystem con los accesos directos a los diferentes mdulos del SoftFlot. Cada
uno de los accesos directos est representado por un icono.
Tambin en el Escritorio de Windows se crean 3 iconos de acceso directo a continuacin se
detallar cada uno de ellos:
1. El primer icono es para entrar al sistema y crear una base de datos nueva he iniciar a trabajar.
2. El segundo icono es para poder entrar a una base de ejemplos esta solo deber ser utilizada para
poder realizar pruebas de operacin del sistema y no para cargar nuestros datos.
3. El tercer icono es para poder entrar a la ayuda local o en internet
Acerca del Entorno
3.2
63
Alarmas de Inicio
Al iniciar la aplicacin lo primero que el sistema nos enva es una ventana con las alarmas,
aqu podemos ver informacin que no se ha registrado correctamente o si por algn motivo
falta registrar algn tipo de dato que para el sistema es muy importante que se registre.
64
Si no queremos que presente esta ventana de forma automtica tenemos que cambiar en el
mdulo de opciones de configuracin en la pestaa general donde hay que quitar la marca en
la opcin de Mostrar Alarma del sistema al entrar, a continuacin una lista de lo que el
sistema verifica al entrar:
Empleados que su
Ordenes de Servicio Libres Abiertas
licencia ya esta
vencida
Empleados que no tienen Reportes de Falla a los que no se les ha generado una
registrada
Orden de Servicio
una fecha de vencimiento
de licencia
Llantas que estn
Reportes de Falla que ya estn en una Orden de Servicio y estn pendientes
por debajo del
mnimo recomendado
Llantas no tienen
Vehculo con el mayor nmero de fallas reportadas
registrado un precio
de compra
Ordenes de Servicio
Trmites de Gestora ya vencidos
Programables
Abiertas
Ordenes de Servicio
Chofer que mas quejas tiene reportadas
Correctivas
Abiertas
3.3
Buscar la ltima Versin en Internet
Para mantener su sistema actualizado el sistema tiene una opcin para actualizar desde
internet esta opcin se encuentra en el men de Ayuda delmdulo principal solo hay abrirlo y
Acerca del Entorno
65
entrar a la opcin de Buscar ltima versin del SoftFlot en Internet y esto nos respondera
si existe o no una nueva actualizacin, si encuentra una versin el sistema la descarga
automticamente y al terminar el asistente el sistema se reiniciara para tomarlos nuevos
cambios. Esta Opcin es aplicable al sistema monosusuario el caso de un sistema de Red se
hace en la ruta Inicio/todos los programas/software interasystem/Actualizar
Tendremos esta pantalla para buscar la ultima versin ya sea de un equipo que descargara la
version del servidor actualizado o bien de un equipo monousuario que descargara directamente
la actualizacin de internet
66
3.4
Ver Informacin del Sistema
Para ver informacin referente a donde esta la base de datos, que versin de ejecutable tengo
que parches tengo registrados en mi sistema hay que entrar en ayuda informacin de sistema y
licenciamiento a la opcin que en la imagen se muestra:
Acerca del Entorno
3.5
67
Actualizar Aplicacin
El sistema cuenta con mdulo para realizar actualizaciones a la aplicacin si por ejemplo se
compro originalmente una aplicacin de red y se quiere actualizar algun complemento como de
Repuestos, Vigilancia etc. hay que entrar a esta opcin y proporcionar el Nmero de licencia y
el NIC al fabricante para que se genere una clave de activacin o tambin se puede oprimir el
botn para generar esta activacin en automtico por medio de internet.
68
Si su aplicacin es mono usuario y se quiere actualizar a Red no se puede realizar por medio
de este asistente ya que para ese cambio se requiere cambio de candado Hasp.
3.6
Herramientas de las mallas
En la esquina superior izquierda tenemos una herramienta para personalizar la visibilidad de las
mallas de datos con ella podemos adecuar que columnas seran mostradas en cada mdulo
Acerca del Entorno
Para conservar las columnas configuradas entramos en esta opcion en HerramientasOpciones de configuracin-General
69
70
3.7
Exportacin de mallas de datos a reportes
Podemos exportar reportes de la malla de datos con los siguientes iconos
cada uno de ellos nos dara las exportaciones correspondientes a Excel, HTM,L TXT, Vista
Previa e Impresion de la vista activa
estas exportaciones estaran presentes en la mayoria de las mallas de datos.
Acerca del Entorno
Exportacin a excel FORMATO XLS
71
72
Exportacin a HTML para visualizar en un navegador
Acerca del Entorno
Exportacin a TXT en un bloc de notas
Exportacin de vista previa para impresin directa

73
74
3.8
Envo de archivos va FTP
En algunas ocasiones de requiere enviar o recibir paquetes de datos o archivos especficos y

podemos utilizar esta opcin que tenemos en ayuda
Acerca del Entorno
75
Los archivos que en algn momento son suceptibles de revisin pueden ser la base de datos, el
archivo ejecutable (exe) etc.
76
3.9
Enviar solicitud de error o mejora
En nuestro men de ayuda podemos agregar una solicitud de mejora o reporte de error para que
este sea atendido por nuestro personal de sistemas valorando si la mejora es viable, o dando
solucin a su reporte
Acerca del Entorno
77
Al oprimir esta pantalla podemos capturar el detalle observado o requerido en nuestro sistema
78
4 Operacin general
En el programa SoftFlot existen funciones que se repiten para todos los mdulos y que su
principal funcin es la de solventar la necesidad de administracin y alimentacin del programa.
En este captulo, mencionamos aquellas que son las que rigen en la operacin y que son
funciones tales como el ingreso de datos, el agrupamiento, los reportes y los filtros se emplean
Operacin general
79
en los diferentes mdulos de este programa.

Para ejemplificar este mdulo, es necesario aclarar que tomamos uno como referencia, por lo
que aunque la funcin es la misma, los datos que se requieran podrn variar dentro de cada
seccin, estos datos se explicaran dentro de cada leccin donde deban de ingresarse.
Recomendaciones Generales:
1. Se recomienda que utilice un mismo estilo de escritura para el registro de los datos que el
sistema le solicita el que se recomienda que se utilice es de escribir la primera palabra en
mayscula y las que siguen en minscula no se recomienda escribir todo en mayscula debido
a que se requerira de mas espacio en la impresin de reportes y algunos nombres largos se
cortaran igualmente en las mallas de datos puede darse el mismo problema.
2. Nunca invente informacin sobre todo en el mdulo de lecturas debido a que este punto es
muy critico de nuestro sistema.
3. El sistema utiliza un campo Llamado [Localizacin] este se usa para filtrar el sistema como
si se tratara de una sucursal o una entidad diferente.
4.1
Que hay en Pantalla?
Esta leccin muestra los elementos de la pantalla del programa SoftFlot, como mens, Barra
de Herramientas y Barra de Estado entre otros. El objeto de esta seccin es que el usuario
conozca las partes bsicas de la pantalla del SoftFlot y aprenda a navegar por el programa,
accesando los diferentes mdulos y sus opciones.
80
4.2
Barras de Herramientas
La barra de herramientas contiene los comandos de uso ms frecuente, mismos que estn
representados por un icono. Use la barra deherramientas para un acceso rpido a dichos
comandos sin pasar por el men principal.La funcin de cada icono de esta barra la detallamos
a continuacin, se presenta en el orden que se muestra en la imagen y es la siguiente:
Operacin general
4.3
81
Men Principal
El men principal es una barra horizontal que se encuentra en la parte alta del sistema y es
llamada as ya que desde ese punto se puede acceder a los diferentes mdulos de todo el
sistema seleccionando la opcin con el ratn. Cada opcin que vemos en la imagen anterior se
les llama men de opciones y estas tienen a su vez un Sub Men para accesar a todos los
diferentes mdulos que tiene el sistema, estos sub Men tienen la siguiente apariencia.
Y cada Sub Men tambin puede tener otro Sub Men asociados de tal forma que se forma un
rbol de opciones.
A continuacin explicaremos algunos de las opciones mas comnmente utilizadas:
Editar Este men es cambiante dependiendo del mdulo que se este trabajando.Las
principales opciones a las que podemos ingresar son para Agregar un Nuevo registro,
Modificarlo, consultarlo o eliminar, pueden existir algunos mdulos que estas opciones cambien
en su descripcin o inclusive se agreguen nuevas como es el caso de los asistentes para
ingresar datos con un asistente de captura.
Ver: Este men la parte visible de nuestro sistema aqu podemos personalizar algunos
detalles de visualizacin o podemos ocultar algunos mdulos que no queramos estar viendo
comnmente.
Herramientas: El men de herramientas nos da diferentes opciones de uso general del
sistema aqu usted puede encontrar las configuraciones generales del sistema y ademas los
diferentes administradores.
Reportes: Nos enlista los reportes del mdulo en el que estemos trabajando el primer reporte
por lo general es el reporte principal que es lo que vemos en la ventana al entrar, despus del
segundo son reportes varios.
Grficas: Este men es tambin variable dependiendo el mdulo abierto ya que presenta las
grficas que se tienen asociadas a cada uno de los diferentes mdulos del sistema.
Malla: En este men se controla el agrupamiento de columnas en las mallas de datos dando
la opcin de abrir el rea donde se arrastraran las columnas para agruparse y la forma en que el
rbol de agrupamiento aparecer si colapsado o expandido y otra es la de poder exportar la
informacin que tiene la malla de datos un documento de texto, html o xml esta operacin
opera para todas las mallas del sistema donde aparezca este men.
Ventana: Este men es para poder presentar las pantallas en un ambiente similar al de
Windows, esto es, podemos tener todas nuestras pantallas distribuidas dentro de nuestra
sesin, as como cerrar todas aquellas que no se utilicen.
Guiones: Este men es para poder exportar o importar datos por medio de programacin en
pascal y la conexin a la base de nuestro sistema SoftFlot
Plug-in: Este men es para poder incorporar pequeos mdulos hechos a la medida para su
empresa
Ayuda: El men ayuda nos brindar informacin referente a nuestro programa, como son
telfonos y direccin de correo electrnico de soporte, as como ser el centro de descarga
para actualizaciones del programa mediante Internet.
Lista de Accesos Rpidos a mdulos
82
La lista de accesos a programas es una barra vertical del lado izquierdo de la pantalla y est
estructuradogrupos y dentro se encuentran los diferentes accesos a los mdulos del sistema,
estos grupos dependende la configuracin que se tenga en nuestro sistema esto viene definido
desde el fabricante y no pude ser cambiado: Para acceder a un mdulo se tiene que
seleccionar el grupo para que aparezcan los accesos a los diferentes mdulos y posterior
oprimir el botn izquierdo del ratn sobre la opcin deseada.
4.4
Ordenar y Agrupar Registros
Para facilitar la visualizacin y localizacin rpida de informacin dentro de una malla de datos,
el sistema tiene una funcin para poder ordenar de forma alfanumrica o numrica en todas las
columnas visibles.
Operacin general
83
Ordenar
Si se desea ordenar el catlogo en funcin de alguno de algn campo en particular, es
necesariocolocar el apuntador del ratn en el encabezado de la columna elegida y hacerle clic
con el ratn. Apareciendo un tringulo del lado derecho, de esta manera el catlogo se ordena
en forma ascendente si el tringulo apunta hacia arriba (A-Z o 1-99). Al hacer clic nuevamente,
aparecer el tringulo invertido es decir la punta hacia abajo y cambiar a orden descendente
(Z-A o 99-1) y as sucesivamente.
El orden que este activo ser tomado por el sistema al momento de enviar el reporte principal a
imprimir o al exportar la informacin utilizando el men de malla.
Es posible que algunas columnas no se ordenen al tratar de hacerlo esto no se debe a

un mal funcionamiento del sistema, sino que es porque hay algunos campos de la
base de datos que no pueden ser ordenados por el motor del sistema.
Agrupar
El sistema posee una funcin capaz de mostrar la informacin agrupada por algn campo
seleccionado,como ejemplo, de esto, si desea agrupar nuestro catlogo de vehculos por el tipo
de vehculo, se pudiera hacer de la siguiente forma: En la pantalla principal de vehculos oprimir
el botn de Activar la barra de agrupar, este quedar sumido indicando el estado actual
agrupado.
84
Operacin general
85
86
4.5
Generar Filtros
Para entrar a la opcin de filtrado hay que entra al siguiente icono para poder crear nuestro
criterio de filtro.
Operacin general
87
El usuario puede filtrar de la malla de datos algunos registros que cumplan con ciertas
condicionespara poder ser visualizados estas condiciones son definidas por el usuario, el
campo se refiere a elegir una de las columnas que se visualizan en la pantalla de la malla y
aplicarle un conector de igualdad para crear la condicin.
Estos conectores pueden ser los siguientes:
88
El usuario establece la condicin, basndose en la informacin que quiera visualizar, es

importante tambin considerar el tipo de filtro esto nos sirve para poder dar una condicin
adicional al conector, como ejemplo vemos la siguiente imagen donde lo que vamos a filtrar son
todos los registros que en su Columna MARCA sea igual [=] a Dodge y que tiene que coincidir
la columna con la palabra Dodge.
Al aceptar este filtro en el mdulo de catlogo de vehculos el sistema nos muestra en la malla
de datos la siguiente informacin vea como en columna de Clasificacin solo vemos los registro
que contienen la clasificacin Ventas.
El Filtro tambin puede permitir agregar otra condicin y esta se da con otro conector lgico
que seria[Y] y [O] estos operan en conjunto con la primera condicin y la segunda usando el
conector lgico. Y se tienen que cumplir ambos criterios para que se muestre el registro en el
caso del conector lgico O con un criterio que se cumpla el registro es mostrado.
Operacin general
89
Al aplicar este filtro afectara nuestra vista de datos tomando en consideracin los dos criterios
de filtro y el conector seleccionado, el ejemplo que se muestra en la imagen anterior se
explicara de de la siguiente forma.
Ver todos los registros donde la columna combustibe = Gasolina .
4.6
Busqueda de registros
Cualquier sistema que esta basado en el manejo de base de datos tiene una opcin para poder
buscar informacin dentro de las mallas de datos en el sistema esta opcin la encuentra en
todos los mdulos principales entrando al icono abajo mostrado, este abrir el dilogo para
formar el criterio a buscar.
90
Operacin general
91
El criterio de bsqueda se forma seleccionando el nombre de la columna donde quiere buscar el

argumento y el argumento a buscar, tambin tendr que darle instrucciones al buscador de
como debe buscar en ese caso se selecciona el tipo de bsqueda y seleccione el que mas le
convenga y tambin podr buscar del registro donde se este localizado arriba o abajo, este
dilogo dejara posicionado el registro encontrado.
4.7
Actualizacin de Pantallas
Cuando el programa es en red, necesitaremos en ocasiones poder estar con todos los
movimientos en lnea para que no haya variaciones y aunque el programa cumple con este
requisito, podemos actualizar las pantallas de forma manual, para realizar esto solo
seleccionamos dentro de la barra la opcin para actualizar pantallas y todos los movimientos
que se hayan realizado se actualizaran dentro de la pantalla.
4.8
Fijar Datos para captura Continua
Esta herramienta agiliza la captura de informacin cuando se requiere ingresar varios

registros en forma continua, es decir registrar varios conceptos de caractersticas similares
cuya informacin sea repetitiva en el catlogo, ya que permite que la informacin registrada
92
en los diferentes campos de captura se mantenga sin variacin al dar de alta uno nuevo.
Basta con elegir con el ratn en el icono indicador y el dato quedar fijo. Una vez elegido, se
podr estar capturando informacin en forma continua utilizando el botn de Salvar y
Continuar, el campo que ha sido marcado como fijo aparece de un color amarillo y contiene la
misma informacin que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al siguiente
campo. Si al agregar otro vehculo o empleado la informacin en este campo tiene que
cambiar, es posible capturar informacin directamente en l, an cuando el campo se vea del
mismo color que el fondo de la pantalla. La informacin registrada se mantendr sin variacin
al dar de alta otro producto hasta que se capture informacin nuevamente sobre este campo.
4.9
Concatenar Nombre de Vehculo
Cuando se registra un vehculo o una Llanta el sistema nos requiere algunos campos
descriptivos del vehculo como por ejemplo Tipo, Marca, Modelo, Sub Marca, Placas etc.
Operacin general
En caso de Llantas seran otros similares. Para el registro de vehculo nos solicita los
siguientes campos para definir el nombre del vehculo
93
94
Para el registro de Llantas nos solicita los siguientes campos para definir el nombre del
Neumtico
Operacin general
95
Concatenar campos seria decirle al sistema como quiero ver el nombre de mi vehculo sumando
los campos de registro esta configuracin se realiza en [Herramientas-Opciones de
Configuracin-Vehculos/Equipos], aqu
96
Usted podr definir que orden es el que quiere dejar en su sistema, si usted cambia esta
configuracin todos los usuarios que entren al sistema vera la misma configuracin.
Para modificar el concatena de Llantas seran los mismos pasos solo que hay que seleccionar
la pestaa de Llantas si seleccionamos la opcin marcada en la imagen anterior el sistema nos
presentara el nombre de los vehculo concatenando Placa +No.econmico + Marca + Sub
Marca y obteniendo un resultado similar a la siguiente imagen que es el mdulo principal de
vehculos. Primeramente el sistema no presenta los campos de forma normal donde los
campos estan separados.
Para poder ver los registros en vista concatena se oprime la opcin arriba sealada para que se
presente la malla en formato concatena. Una vez seleccionada, nos mostrara la columna
Vehculo, que es el contenido de todas las columnas antes mencionadas.
4.10
Archivos Adjuntos (Documentos)
En el sistema existe en varios mdulos del sistema la pestaa de Documentos Adjuntos, aqu
usted podra agregar archivos externos a su sistema, estos archivos se guardan en su base de
datos puede guardar desde un archivo de Word, Excel, Imagen, Pdf, en resumen cualquier
archivo que usted pueda abrir con Windows lo puede guardar aqu. Esta opcin la podr tener
disponible en los principales mdulos como son, Catlogo de Vehculos, Administrador de
Usuarios, Plizas de Seguros y Fianzas etc. ademas en todos tiene la misma apariencia lo que
lo hace simple de menejar
Operacin general
4.11
97
Estilo SoftFlot
Para hacer mas agradable el ambiente de trabajo con el sistema SoftFlot se han creado Estilos
que es la apariencia y color que tomaran nuestras ventanas iconos y entorno en general del
sistema aqui se muestra como cambiar el Estilo en la Opcin Ver
98
Algunos de los estilos que SoftFlot Puede mostrar, elija el que sea de su agrado, hay mas de
30 Estilos disponibles
4.12
Cierre de Ventanas
Cuando ya tenemos trabajos abiertos en varios modulos podemos aplicar el cierre para no
saturar la memoria del sistema
aqui se muestra como se cerraran ventanas en los diferentes mdulos.
Operacin general
99
100
5 Grupo Catlogos
Catlogos
Estos son los Sub-Mdulos que conforman esta seccin de Catlogos y
aqu se hace la captura de la informacin bsica de nuestros vehculos,
el sistema SoftFlot tambin proporciona control de Equipo Especial.
La captura de Empleados que pueden ser Mecnicos, Conductores,
Administrativos etc. Los clientes a los cuales les realizaremos viajes
con nuestra flota. Recursos materiales que nos dara el costeo de las
reparaciones, tambin tendremos un catlogos de proveedores como
gasolineras, talleres, aseguradoras etc.
Y un mdulo nuevo para localizacin que nos mostrara la distribucin
desde corporativo y las ubicaciones que manejan Vehculos.
5.1
Tablero de Indicadores
En esta primera zona al abrir el sistema podremos observar los gastos generales de la flotilla en
las diferentes localizaciones
Ordenes de servicio libres.
Ordenes de servicio programables.
Seguros por vencer.
Ordenes de servicio correctivas.
Fallas sin atender.
Licencias vencidas.
Grupo Catlogos
5.2
101
Catlogo de Vehculos
En este mdulo se registra la informacin general, y tcnica de nuestra flotilla de vehculos los
campos que el sistema requiere son los ms comunes utilizados por los administradores de
flotillas. Al agregar un registro nuevo el sistema lo agregar automticamente a nuestra malla
de datos, desde ese momento ya se puede utilizar ese vehculo en otros mdulos como
bitcoras, mantenimiento, gestora etc. Esta es la ventana principal del mdulo de [Catlogo de
vehculos] donde a continuacin mostraremos algunos botones de uso particular para este.
102
5.2.1
Agregar Vehiculos
Para agregar un nuevo vehculo al sistema tenemos que considerar los siguientes requisitos
mnimos, a continuacin explicaremos algunos de los mas importantes campos que se
requieren registrar en este mdulo, es muy importante tomarlos en cuenta ya que de aqu
depende el buen funcionamiento del sistema.
Con este primer icono iniciaremos un nuevo registro en este caso de vehiculo.
Numero
economico
Tipo
Marca
Submarca
Numero de identificacion principal del vehiculo y es normalmente el numero

que tienen rotulado
Tipo automovil, camioneta, camion, tractocamion etc.
Tenemos ya una variedad de marcas capturadas a elehir , Ford, Chevrolet , honda
etc
Nombre particular del modelo del vehiculo capturado
Grupo Catlogos
103
Tipo de placa
Combustible
Tipo particular , privado, de carga etc.

en esta zona podemos definir el combustible a utilizar y la unidad de medida con la
que sera ingresado
Medidor
El tipo de medidor mas comun es el Odometro en Kilometros, pero tambien
podemos agregar un medidor deiferente como puede ser un medidor en horas
(horometro) etc.
Activo
Cuando tengamos 2 tipos de combustible diferentes utilizaremos, el combustible
1 y el combustible 2.
Si tenemos mas de 2 tanques del mismo tipo, sumaremos la capacidad de estos
tanques para colocar esta suma en uno solo de los registros.
Medidor principal en esta zona se recomienda colocar la lectura y fecha de compra (km 1, y la fecha
de adquisicin si es un vehiculo nuevo)
5.2.2
Modificar Vehiculos
Modificar la informacin de un vehculo: el sistema no nos permite modificar algunos

campos como son los de Placa,Medidor, Lectura, Fecha de Registro, y el nmero Econmico
si este esta configurado para que se auto genere.Los campos anteriores no son modificables
desde el mdulo de vehculos porqu requieren de un control mas detallado de su historia, a
continuacin se detalla donde se pueden modificar estos campos especiales.
104
Placa: Este campo es modificado en el Grupo de Gestora para poder tener un control detallado
del historial de las placas que ha tenido ese vehculo.
Medidor:Este campo es modificado en [Herramientas] [Administrador de Lecturas] debido a
que este medidor depende la medicin de combustible y mantenimientos de nuestro vehculo.
Lectura del Medidor y su Fecha: Este campo se actualiza de forma automtica desde los
diferentes mdulos del sistema como por ejemplo cuando se registra los consumos de
combustible el sistema pide la lectura del consumo y en automtico la compara contra la ltima
lectura registraday si es mayor la registra.
Fecha de Registro: No puede ser modificada ya que es la fecha que nosotros definamos para
el registro de nuestro vehculo la nica forma de modificarlo seria dando de baja el vehculo y
registrarlo nuevamente, pero perdera todos sus historiales.
Nmero Econmico: Este si puede ser modificado y no puede ser modificado solo en el caso
que se haya configurado el sistema en [Herramientas][Opciones de configuracin] para que se
genere el Nmero Econmico de forma automtica.
Toda la informacin diferente a los campos ya detallados puede ser modificada en el formulario
que abajo describimos ademas que esta modificacin puede hacerse la veces que queramos.
Entramos a la siguiente ventana donde podremos modificar los datos de nuestro vehiculo.
Grupo Catlogos
105
El sistema permitira modificar un vehculo solo si se tiene los permisos para poder
realizar esto, ya que el sistema tiene un mdulo de [administracin de usuarios]
y permisos.
5.2.3
Eliminar Vehiculos
Para dar de Baja permanente: un vehculo se tiene que entrar al botn abajo indicado para
que este botn aparezca habilitado se tendr que tener permisos para poder eliminar vehculos.
Si se decide por dar de baja permanente es recomendable hacer un respaldo de su base de
datos anteriormente, porque ya realizado la baja del vehculo toda la informacin ser borrada y
no se podr recuperar.
106
Para Inactivar o Activar un vehculo: si se requiere inactivar temporalmente se tiene que

Grupo Catlogos
107
entrar al botn arriba indicado y seleccionar el vehculo a inactivar y oprimir el botn [Inactiva
vehculo] al aceptar y regresar a la ventana principal de vehculos el vehculo ya no se
presentara en la malla de datos y en ningn otro mdulo del sistema, la nico forma de volver a
restaurarlo es entrando a la misma opcin y activarlo de nuevo.
Debemos asugurarnos y veremos un recuadro para reafirmar nuestra decisin de eliminado.
5.3
Catlogo de Equipos Especiales
En este mdulo vamos a dar de alta todo aquel equipo que pueda ser asignado como equipo
especial a un Vehculo o incluso equipo especial al que se le vaya a controlar su mantenimiento
independientemente de si se asigna o no a un vehculo veamos la siguiente ventana:
108
Para agregar un equipo especial al sistema tenemos que considerar los siguientes requisitos
mnimos, a continuacin explicaremos algunos de los mas importantes campos que se
requieren registrar en este mdulo, es muy importante tomarlos en cuenta ya que de aqu
Agregando un equipo especial
Campo
Descripcin
No.Econmico Identificador nico del Equipo especial
Descripcin
Descripcin del equipo este campo se presenta como nombre
general del Equipo
Tipo de
Se refiere a la clasificacin principal del equipo, ejemplo,
Equipo
Refrigeracin,Agrcola,Plantas de Luz. etc
Modelo
Modelo del equipo es por lo general el que existe en el manual
tcnico
Serie
Serie del Equipo, por lo general es nico y no se repite
Localizacin Filtro General para ubicar fsicamente el lugar donde se encuentra el
vehculo, el empleado, el recurso material etc, este campo puede ser
ligado despus al momento de dar de alta un usuario en el administrador de
usuarios
Grupo Catlogos
5.4
109
Catlogo de Empleados
En este mdulo se forma el catlogo de empleados que estn involucrados en los diferentes
mdulos del sistema a continuacin explicaremos algunos de los mas importantes campos que
se requieren registrar en este mdulo, es muy importante tomarlos en cuenta ya que de aqu
Campo
Clave
Nombre
Especialidad
Descripcin
Identificador nico del Empleado esta Clave puede ser la que se usa
para la nomina.
Nombre completo del empleado.
Es la especializacin en el trabajo que desempea el empleado, y
se refiere a una lista de especialidades que puede ser registrada
110
Calendario
laboral
Departamento
Nmero de
Licencia
Activo
Localizacin
en lnea o previamente en el mdulo de Auxiliares al registrarla el sistema le

solicitara el sueldo por unidad para
posteriormente poder costear la mano de Obra, en los mdulos de
Ordenes de Servicio de mantenimiento y Liquidaciones si el sistema
es Avanzado.
Se ingresar todos los datos respecto a la jornada laboral que lleva
el empleado durante toda la semana: das, horas y promedio de
horas a la semana.
Ubicacin dentro de la empresa donde se encuentra el empleado
trabajando.
Es importante registrar el nmero de licencia con la fecha de
vencimiento para poder controlar ese tipo de documento en el
sistema debido a que hay mdulos como es el caso de Asignacin de
Conductoresdonde se utiliza esta informacin para restringir
el que se pueda asignar un vehculo si la licencia esta vencida,
ademas el sistema nos avisara en el mdulo de Alarmas de Inicio que
tenemos licencias vencidas o que no se le registro fecha de
vencimiento.
Esta marca es para activar o inactivar un empleado cuando esta
inactivo ese empleado no se vera en los diferentes mdulos donde
se requiere.
Filtro General para ubicar fsicamente el lugar donde se encuentra el
vehculo, el empleado, el recurso material etc, este campo puede
ser ligado despus al momento de dar de alta un usuario en el Administrador de
Usuarios
Grupo Catlogos
111
112
Grupo Catlogos
113
114
5.5
Catlogo de Clientes y Socios
Aqu podremos realizar la captura de los clientes y socios de una empresa a los que podremos
enlazar la propiedad de uno o varios vehculos para posteriormente poder filtrar por este campo
para obtener los reportes correspondientes tambin nos sera til en el mdulo de logstica a
continuacin explicaremos algunos de los mas importantes campos que se requieren registrar
en este mdulo, es muy importante tomarlos en cuenta ya que de aqu depende el buen
funcionamiento del sistema.
Campo
Descripcin
Tipo
Se refiere al tipo de cliente si es Moral(Empresa) o Persona Fsica
Razn Social Nombre de la Empresa Fiscal, el se registro ante las autoridades
gubernamentales.
Registro de
Registro de Impuestos depende del Pas donde se registre.
Impuestos
Nombre
El Nombre que se conoce comercialmente del cliente.
Comercial
Ubicacin
Localizacin Fsica del Cliente puede ser la sucursal.
Base
Clasificacin Clasificacin del Cliente sea por actividad o tipo de mercancas que
transporta etc.
Grupo Catlogos
Seccin
Contactos
Facturacin
Seguro
Factor de
Seguro
Lnea de
Crdito
Crdito
Revisin y
Pagos
5.6
115
Registro de Contactos del sistema el contacto requerido por el

sistema es el principal.
Datos Fiscales para la facturacin del cliente este aparcera al
Generar la carta Porte o Remisiones.
Seguro asignado al cliente para la proteccin de sus envos.
Factor aplicado sobre el total de carga que lleve.
Monto mximo asignado al cliente.
Nmero de das de credito.
Informacin de los das y Horas de recepcin de documentos para
pago y el da de Pago.
Almacen de Recursos Materiales
En este mdulo se registra el almacn de refacciones que sern utilizadas por el mdulo de
mantenimiento, el sistema no considera el manejar existencias de forma de movimiento ya que
opera solo como una referencia de existencia y costo. Cuando se captura un recurso material
116
se toman en cuenta los siguientes campos.

A continuacin mostramos la descripcin de los campos de edicin:
Campo
Clave
Descripcin
Utilizada para identificar a cada producto o refaccin, para que posteriormente en
las tareas de Mantenimiento se pueda
identificar de forma directa.
Cdigo de Barras Formato de letras, nmeros, alfanumricos, traducido en un
lenguaje de cdigo a travs de barras.
Unidad de
Medida del sistema mtrico decimal, para medir cualquier
Medida
cantidad. Puede agregar ms unidades.
ltimo precio
Es el ltimo costo de la ltima adquisicin. Este se puede
actualizar conforme a la alza constante de los precios.
Especificaciones Se da una explicacin tcnica de manera detallada de las
del Material
caractersticas del material
Clave del
Se registra la clave que es proporcionada por el fabricante para
Fabricante
poder estandarizar nuestros registros.
Grupo Catlogos
117
Algunos clientes tienen ya un sistema de almacn de refacciones, en este

caso se puede pensar en hacer un plug-in que se conecte a este y actualice
la informacin de existencias y costos, y as siempre el sistema este
actualizado.
118
5.7
Proveedores Externos
En esta seccin se lleva el registro de la informacin de cada una de las empresas que nos
prestan algn tipo de servicio, relacionados con algn mdulo que lo requiera como es el caso
de mantenimiento, seguros etc. A continuacin explicaremos algunos de los mas importantes
campos que se requieren registrar en este mdulo, es muy importante tomarlos en cuenta ya
que de aqu depende el buen funcionamiento del sistema.
Campo
Clave
Descripcin
Se utiliza para identificar a cada empresa que nos esta prestando
algn servicio.
Empresa
Nombre de la Razn Social
RFC
Registro de Impuestos depende del Pas donde se registre.
Contacto
Es la persona encargada de la empresa externa que tendr una
comunicacin estrecha que nos brindar informacin acerca del
servicio.
Clasificacin Clasificacin que se le da a la empresa ejemplo, Refaccionarias,
Agencias de Autos, Talleres, Hojalateras, etc.
Ubicacin
Filtro General para ubicar fsicamente el lugar donde se encuentra el
Base
vehculo, el empleado, el recurso material etc, este campo puede ser
ligado despus al momento de dar de alta un usuario en el [
Administrador de Usuarios ].
Botn
Existe un Botn en esta ventana, donde se registra la empresa externa
Imprimir
y donde se consulta con el propsito de poder imprimir la informacin
Pantalla
de nuestro Proveedor.
Grupo Catlogos
En la segunda pestaa podemos agregar marcas que trabaje el taller mecanico
119
120
5.7.1
Localizacin Satelital
En algunos mdulos como son clientes y socios, empresas de servicios externos tenemos esta
utilidad de localizacin para poder ubicar en un mapa satelital la ubicacin de algn punto de
interes.
Grupo Catlogos
Al oprimir buscar se abre el mapa donde podremos localizar por direccin o realizando la
busqueda con la herramienta de localizacin global
121
122
Anotamos estos datos y guardamos la informacin para posterior consulta
5.8
Auxiliares
Los catlogos auxiliares contienen informacin repetitiva que se registra en todos los mdulos
del sistema, su existencia se debe al poder optimizar y estandarizar ciertos datos que son
ingresados al sistema por todos los mdulos, como ejemplo de esto, si se registra un nuevo
vehculo del tipo automvil tendremos que registrar un tipo de vehculo Automvil si ya lo
tuviramos registrado en catlogos auxiliares solo tendremos que seleccionarlo de una lista de
opciones y no tendremos que escribir la palabra letra a letra esto no ahorra tiempo de captura,
y adems la ortografa no podr ser cambiada dando una mejor apariencia a nuestra
informacin. Para comprender mejor lo que son los catlogos auxiliares, vamos a agregar un
nuevo departamento.
Grupo Catlogos
5.9
123
Localizacin de Vehculos
Este Mdulo es para trabajar vehculos dentro de ciertas localizaciones en las que tendr la
posibilidad de agregar folios por zona, vehculos dentro de una zona geogrfica as como una
representacin grfica de sus sucursales o divisiones de su empresa
124
Al oprimir nuestro icono de registro se puede tenre la posibilidad de agregar masivamente

vehiculos a esta zona o localizacin
Grupo Catlogos
Tambien podemos reubicar a una localizacin diferente a la que previamente se habia

seleccionado
125
126
A nivel empresa podemos agregar localizaciones que pueden tener sus propios folios asignados
nos permite cambiar el prefijo y el folio de una forma manual aunque hay que mencionar que
cada mdulo tiene el controlar el auto incremento del Folio que maneja. En el caso particular de
catlogo de vehculos, pool vehcular y Folios de Neumticos si se elige el control de folios
particulares por localizaciones estos folios no se mostrara el prefijo por zona pues tienen otro
manejo.
6 Grupo Administracin
En este mdulo de
Administracin tendremos los
presupuestos de nuestra
empresa que pueden ser anuales,
mensuales semestrales etc, y
que vendran acompaados de los
costos generados en cada
mdulo de acuerdo a nuestras
cuentas de consolidacin, otro
punto importante es llevar la
grfica de la depreciacin de
vehculos de nuestra empresa
este porcentaje lo definimos al
ingresar nuestros vehculo en el
catlogo
tenemos un mdulo complemento
de venta por separado para
administrar los contratos ya sean
arrendamiento o prestamo de
vehiculos o equipo.
Nuestras cuentas por pagar de
ordenes de servicio y algunas que
se iran aadiendo, as como los
controles de gastos al operador
de la unidad.
Grupo Administracin
6.1
127
Presupuestos
En este mdulo usted puede registrar su presupuesto autorizado por la empresa, desglosando
cada conceptos, para crear los conceptos se tienen que registrara el el mdulo de Auxiliares en
la Seccin de Costos y Presupuestos.Para iniciar este mdulo de presupuesto se tiene que
seguir el siguiente procedimiento:
1. Crear los grupos y cuentas consolidadoras para que usted pueda tener el detalle de su
presupuesto Agrupado por cuentas consolidadoras este paso se crea en el Auxiliares.
2. Asociar las Cuentas consolidadora a los diferentes conceptos de acumulacin gastos dentro
del sistema este paso lo realiza en el [Administrador de Cuentas Consolidadoras ]que se
encuentra en el men de Herramientas.
3. Agregar como lo muestra en la siguiente imagen un presupuesto general autorizado por la
empresa que puede ser en cualquier rango de fecha, si fuera anual solo podemos como fecha
inicial el primer da del ao y como fin el ltimo.
4. Despus de agregar el presupuesto el sistema pone el grupo de cuentas consolidadoras en
una malla, hay que agregar el monto que fue
presupuestado por cada concepto de detalle, hay que tener en cuenta que el monto al final
enlistado tendr que ser el mismo al que agregue como moto de mi presupuesto, aqu lo que
hacemos es desglosarlo para poder comparar los montos reales que el sistema va acumulando
y darnos como resultado un valor de [Programado],[Por Aplicar],[Dficit]
.
5. Lo ltimo lo hace de forma automtica el sistema y es calcular la suma de todo lo gastado
real y compararlo contra lo presupuestado.
Campo
Fecha inicial
Fecha final
Monto programado
Descripcin
Ser la fecha que iniciara el presupuesto
Ser la fecha que termina el presupuesto
Es el monto econmico monetario que tendr el presupuesto que
esta registrando.
128
Al finalizar obtendrem os los m ontos y la grafica correspondiente para pasar a configurarar por
cuentas de consolidacin
Grupo Administracin
6.2
6.2.1
129
Costos
Costos
En este mdulo podemos visualizar los Costos Generales Asociados cada una de nuestras
cuentas consolidadoras de consumo, y estos valores los podremos ver tambin en detallados y
por vehculo pasando a la segunda pestaa como muestra la siguiente imagen. En esta ventana
existe una opcin donde podemos seleccionar el rango de fecha este se fija y el sistema
calcular los costos tomando en cuenta ese rango.
130
6.2.2
Costos por Vehiculos y Equipo
Costos por vehculo por cuenta de consolidacin y filtrado por fecha

Consultar por equipo especial
Por rango de fecha
Seleccin unitaria de vehiculo
Grupo Administracin
6.2.3
131
Analizador de Costos
Aqu tenemos campos moviles para obtener el mximo de informacin y con el acomodo que
necesitemos.
132
6.3
Facturacin
Elementos bsicos para registrar facturacin electrnica todo lo que viene marcado con (*) sera
esencial para proceder a efectuar facturacin electrnica
se encuentra sobre la ruta de Herramientas/Opciones de configuracin/
donde marcaremos el recuadro que activa a factura electrnica y que creara una pestaa para
cargar los certificados digitales
Grupo Administracin
cargando el archivo .CER que es el archivo de certificado el cual nos dara la vigencia
133
134
Donde se halla instalado SoftFlot y ah sera su ruta donde deberemos colocarlo y en este
momento deberemos localizar para carga esa informacin
Grupo Administracin
135
Se agrega la contrasea que debe ser privada
Ya se observa la carga de certificado, Archivo Llave, certificado serie y vigencia de nuestros

documentos agregados
136
Iniciamos los folios con los que vamos a trabajan en la facturacin
Grupo Administracin
Los datos del cliente deben estar completos en sus campos marcados como requeridos
137
138
De las facturas realizadas por transporte seleccionamos la deseada para sellar y enviar por
correo
Grupo Administracin
Procedemos al sellado
y enviamos la factura por correo

139
140
Ya en el correo recibiremos 2 archivos el PDF y el archivo XML
6.4
Historial de ventas
Histrico de ventas por concepto de transporte, es decir todos los viajes facturados a nuestros
diferentes clientes en un filtro de fecha y con la posibilidad de presentar difernetes conceptos de
agrupamiento
esto nos dara gran visibilidad de la informacin y con el acomodo que necesitemos, todo ello
exportable a diferentes formatos como son excel, pdf, html, txt.
Grupo Administracin
6.5
141
Cuentas por Cobrar
En este mdulo se llevara un control de cobros por realizar a nuestros clientes de transporte por
viajes realizados en la primera zona vemos la razn social o nombre de la empresa
posteriormente en la parte media lo que son sus carta porte relacionadas y finalmente los
pagos o abonos realizados.
142
6.6
Depreciacin de Vehculos
En este mdulo podemos apreciar con relacin a un vehculo donde conocemos el valor de
adquisicin y el porcentaje de la depreciacin como va bajando el valor a lo largo del tiempo
tambin lo podemos ver en forma de grfica como valor neto en libros y por otra parte la
depreciacin contra los costos de mantenimiento que nos dar una visin clara de cuando ya
no es conveniente el estar dando mantenimiento a nuestros vehculos. Para que este mdulo
funcione requiere que se haya registrado el precio de compra y la fecha y el porcentaje de
depreciacin estos conceptos los registra en el Catlogo de Vehculos al agregar el vehculo o
si ya se tiene registrado entonces en la opcin de Modificar Vehiculos de ese mdulo puede
agregar o modificar el porcentaje de depreciacin.
Grupo Administracin
6.7
6.7.1
143
Cuenta por pagar

Cuenta por pagar OS manteniemiento
Cuando cerramos una orden de servicio (OSC, OSP, OSL) hacia un taller de servicio externo
se genera un acuenta por pagar a esa empresa .
144
Grupo Administracin
145
En el modulo de cuentas por pagar seleccionamos el proveedor si esta a la vista sino lo

podremos elegir dentro del asistente
Seleccionamos el proveedor folio factura y montos a verificar contra lo que previamente tenemos
en mantenimiento
146
con la seleccion de el folio se agrgara la orden de servicio relacionada
Grupo Administracin
147
148
Grupo Administracin
149
verificamos montos y tendremos la opcin de distribuir la mano de obra entre el nmero de

tareas realizadas
150
Verificada la informacion capturada y que sea cohincidente con nuestra factura fsica
finalizamos el proceso
Grupo Administracin
se pueden modificar los montos de facturas pagadas
151
152
Grupo Administracin
153
Registramos el pago al proveedor con el icono de monedas de pago y ya dentro de esta ventana
seleccionamos el status de pagada
la OS relacionada con su respectiva referencia y fecha
154
6.7.2
Cuenta por pagar Repuestos
Este procedimiento solo aplica para aquellas empresas que cuenten con el modulo
complemento de inventario de repuestos
Al oprimir el icono de las monedas se abre esta ventana para registrar el pago por concepto de
repuestos
Grupo Administracin
6.8
155
Gastos de Viaje Utilitarios
Cada vez que un empleado realiza un viaje ya sea dentro o fuera de la regin recibe una
determinada cantidad, nunca se puede asegurar cuanto se va a gastar un conductor en un viaje,
por lo que a su regreso se realiza una comprobacin de gastos para verificar todos los gastos
que tuvo que hacer en el transcurso del viaje. Veamos ms claramente como se registra un
gasto de viaje en el sistema. Una vez capturados todos los datos correspondientes a gastos de
viaje el sistema nos confirmara que se guardo con un Nmero de Folio.
156
Comprobacin de gastos de viaje

La comprobacin de gastos de viaje, se hace cuando el chofer regresa y nos entrega la relacin
de los gastos que realizo posterior a esto se tiene que entrar al botn de comprobacin de
gastos y tener previamente registrados las descripciones de los conceptos de gastos de viaje
que se van a utilizar, estos se registran en mdulo de catlogos auxiliares y solamente se
tendr que registrar una sola vez, ya teniendo estos campos el sistema nos presenta una
ventana como la que vemos a continuacin, como se puede ver cada concepto se convierte en
un registro en la malla de datos ah se ingresa cada uno de los montos hasta que el monto
coincida con el inicialmente entregado al chofer. Para finalizar la comprobacin se tiene que
cerrar el folio y aunque no es un requisito que el total comprobado sea igual al total recibido, es
recomendable que estos datos sen iguales antes de cerrar de lo contrario quedara un saldo a
favor o en contra del chofer.
Grupo Administracin
157
Cancelar un folio gastos de viaje

Para cancelar un folio se tiene que entrar al icono de cancelacin solo se puede cancelar folios
que no estn cerrados.
Los conceptos combustibles, reparacin de llantas y llantas nuevas no sern registradas en
catlogos auxiliares ya que es un concepto controlado por el sistema si lo hace corre el
riesgo de duplicar el costo por estos conceptos.
6.9
Exportacin Avanzada
Con esta Opcin podemos generar el archivo de Texto que requiere hacienda y es un formato
que agrupa mensualmente las facturas
generadas en la empresa
158
Generando el archivo y guardando la informacin que sera enviada
Grupo Administracin
159
7 Grupo Operacin
En este grupo podemos controlar los registros de combustible de
nuestros vehculos, el seguimiento de siniestros accidentes de la
unidades ademas contamos con un registro detallado de asignacin de
conductores para tener la seguridad de un adecuado cuidado y
responsabilidad de los vehculos utilizados
montaje de equipos especiales y control de vehculos del pool
tambin llamados comodines de prstamo
tambin un registro de reparacin de neumticos durante los viajes
160
7.1
Bitacora de Combustible
Para llevar un control del rendimiento de los vehculos por litro de combustible y un registro de
los documentos relacionados al consumo, as como los gastos, el programa nos brinda un
mdulo especial para llevar el control de todos esos registros, de tal forma que capturemos la
informacin creando una bitcora que nos dar resultados de costos, rendimientos y eficiencia
en el manejo del combustible en nuestra flotilla.
En la ventana siguiente capturamos los datos generales del combustible ingresado

Litros galones
Costo por litro
Empresa
Clase de Combustible
Fecha
Referencia
Odometro
Grupo Operacin
161
Se capturaron todos los datos correspondientes a una bitcora de combustible: el proveedor

que surtir el gas, la fecha de la carga de gas, que kilometraje tenia en ese momento el
odmetro, el costo por litro del gas, y finalmente cuantos litros se cargaron al tanque.
162
7.2
Analizador de Combustible
Herramientas de analisis con multiples opciones de presentacin, por vehculo y rendimiento,

litros tipo de combustible, ruta, conductor etc.
Grupo Operacin
163
Podemos reacomodar los campos para obtener informacin necesaria y en el orden que se
solicite.
164
7.3
Bitacora de Siniestros
En este mdulo registre los siniestros que tienen los vehculo de su flotilla el sistema requiere
esta informacin para poder emitir reportes por empleado, vehculo, empresa aseguradora del
costo que se tiene en la empresa por este concepto.
Grupo Operacin
165
Cuando se captura una bitcora de siniestros nos pide datos muy importantes como lo son: la
fecha y hora cuando ocurri el accidente, que persona se dirigi a atender el accidente, en que
lugar ocurri el accidente, que conductor era el responsable del vehculo. En la tercer pestaa
seevaluar y calificar el servicio recibido por la aseguradora.
7.4
Asignar conductores
Hay dos formas de llevar el control de la relacin entre sus conductores con sus vehculos la
primera es la que vamos a detallar en este mdulo y es cuando se asigna un conductor a un
vehculo por un largo tiempo con mayor formalidad y la impresin de un resguardo, el segundo
es cuando es mas informal es un prstamo temporal y de coto plazo y solo se lleva solo un
folio para controlar el prstamo, este tipo lo detallaremos mas adelante en un mdulo que se
llama Pool Vehicular
Utilizamos este mdulo para llevar el control de quien tiene asignado cada vehculo en la
empresa ademas se registra en un resguardo el estado del vehculo de cuando se recibi,
inclusive se pueden guardar fotografas en varios puntos del vehculo y tambin se puede
detallar el equipamiento como puede ser auto estreo, bocinas, faros de Niebla, tumba burros,
porta equipaje etc. Todos estos conceptos se registran en una lista de recepcin y sera la
misma al momento de la devolucin, al asignar un vehculo se genera un folio de resguardo y al
166
finalizar una devolucin y cada proceso podra ser impreso y firmado por el empleado
responsable del vehculo.
Para asignar un conductor a un vehculo se tiene que hacer los siguientes pasos:
1. Verificar que en catalogos auxiliares en la rama de vehculos estn registrados todos los
conceptos de la lista de recepcin.
2. En la ventana principal de Asignacin de Conductores hay que seleccionar el vehculo.
3. Oprimir el icono de resguardo. luego aparecer una ventana semejante a la siguiente:
4. Poner el nombre del conductor, dependiendo como este configurado en el mdulo de
Grupo Operacin
167
opciones de configuracin el sistema solo permitir asignar un conductor a un vehculo, pero

podemos configurarlo para que el sistema permita signar ese conductor a varios vehculos esto
se hace en la pestaa de Seguridad/General .
5. Verificar si la licencia del conductor esta vencida o no no la tiene registrada ya que el
sistema bloquea el poder asignar un conductor con estas caractersticas, si queremos que el
sistema no nos bloque hay que configurar esto en el mdulo de opciones de configuracin en la
pestaa de Seguridad/General .
6. Marcar si el conductor que estamos asignado sera el responsable, solo puede haber un
responsable por vehculo.
7. Escribir la fecha de inicio hora de entrada y la salida, estos campos son muy importantes
debido aque si se utiliza el mdulo de registro de quejas en el grupo de gestora, ah es cuando
se utiliza ya que si existiera una queja de alguna persona esta por lo general nos proporciona la
fecha y hora a la que suicidio la falta del conductor y por medio de estos campos el sistema
puede determinar quien iba manejando el vehculo.
8. Como ltimo paso hay que marcar el estado de como se esta recibiendo el vehculo, a cada
concepto de lista de recepcin se le puede agregar comentarios adicionales y fotografas.
7.5
Bitcora de entrada y salida
Esta es la ventana de captura de la autozizacin el concepto y el monto de la solicitud

168
7.6
Montaje de equipos
Aqu podremos Montar un equipo especial a un vehculo, recordemos que el equipo especial lo
Capturamos en el Modulo de Catalogos y hacemos el montaje de este equipo especial a un
equipo compatible con el mismo.
Grupo Operacin
7.7
169
Reserva de Vehculos
Este mdulo es muy utilizado por las empresas que tiene controles con vehiculos utilitarios
mayormente estos muchas veces se apartan para utilizacin a veces con anticipacion de horas
o de dias, en este mdulo podemos realizar la reservacin del vehiculo seleccionando:
Vehiculo
Empleado
Fecha
Hora
y un comentario de la utilizacin
ventana principal del manejo de la reservacin del vehiculo
170
7.8
Utilitarios Pool Vehcular
El Pool vehicular nos sirve para poder llevar un control como prestamos temporales de
nuestros vehculo por lo general las empresas cuentan con un grupo de vehculos que utilizan
para este fin, solo tenemos que darle al sistema los vehculos que pertenecen al Pool. Es
importante comentar que al estar un vehculo aqu el sistema no lo presentara en el mdulo de
asignacin de conductores que corresponde a la opcin de resguardo formal de un vehculo en
el sistema. En la siguiente imagen se muestra como se agregan los vehculos al Pool.
Grupo Operacin
171
172
Al agregar un vehculo al Pool este no podr ser utilizado para

asignarlo a un conductor responsable.
Al momento de agregar los vehculos al Pool el sistema los presentara en la ventana principal
del mdulo con estatus disponible esto hace que ya se les pueda generar un folio, si este
estatus fuera en taller no se podra generar, para actualizar el estatus del vehculo dentro del
Pool lo podemos hacer desde el icono de modificar.
Grupo Operacin
7.8.1
173
Crear un Folio de Prestamo
El sistema tiene la opcin de generar folios de prstamo, esto para llevar el control del Pool,
para poder crear un folio se requiere que previamente se haya registrado los vehculos al Pool,
esto se realiza en la primera pestaa del mdulo del Utilitarios Pool Vehcular despus de esto
se ingresa a la segunda pestaa Folios de Prstamo y ah se agrega uno nuevo.Antes de
generar el primer folio hay que definir como lo voy a iniciar ya que el sistema me da la opcin de
auto generar un nmero de folio o en su caso yo lo puedo escribir manualmente, esto depende
de como controle mi Pool, como ejemplo si yo tengo ya un formato de folio y solo lo quiero
registrar en el sistema entonces se recomiendo no tener la opcin de auto folio en automtico,
pero si no tengo ningn formato entonces se recomiendo que el sistema lo auto genere para no
tener que acordarnos del ltimo registrado, para configurar el auto folio hay que hacerlo en
Opciones de Configuracin y en la pestaa vehculos En la siguiente imagen se muestra
algunas de las caractersticas generales
de la generacin de un folio de prstamo:
174
Grupo Operacin
7.9
Autorizaciones
175
176
7.10
Reparacin Neumticos
En este mdulo se llevara el registro de todas las reparaciones menores a nuestros

Neumticos, esto con el fin de llevar un costo detallado de este concepto.Para registrar una
reparacin menor se requiere informacin bsica:
Grupo Operacin
177
178
Grupo Operacin
179
Capturamos todos los datos necesarios de las reparaciones menores a nuestros Neumticos:
que persona realizo la Reparacin de Neumticos nombre del empleado o la empresa, l
nmero econmico, el lugar donde ocurri la falla, el kilometraje que marco el medidor al
momento de la falla, que materiales se usaron durante la Reparacin de Neumticos y que
costo tuvieron.
180
8 Grupo Mantenimiento
En la mayora de las empresas el mantenimiento tarea muy
compleja y de mucho control sobre vehculos es muy cuantioso,
por este motivo el mas solicitado, y es al que el sistema siempre
se sea ms eficiente.
Aqu se podr programar todo tipo de tareas llevando de estos y
adems tambin se registraran todas guardando y clasificando la
informacin para poder histograma de fallas ms comunes y as
poder en la adquisicin de nuevos vehculos o el asignar comn
como pueden ser bandas, baleros, etc.
8.1
Implementacin rapida
El control de mantenimiento esto un proceso muy complejo dentro de las empresas de

transporte y es importante que antes de iniciar a registrar datos en el sistema se consideren los
siguientes pasos, debido a que todo lo que se trabaja en este mdulo es cronolgico en
Lecturas y Fechas si se produjera un error este se arrastraria todo el tiempo y afectara futuros
registros.
A continuacin se presenta un esquema paso a paso para una mejor comprensin de la forma
en que el sistema opera:
Paso Descripcin
Tener los vehculos ya registrados en nuestro [Catlogo de vehculos] con su medidor que
utilizara hay que estar bien seguro del medidor ya que si por algn motivo el vehculo no usa el
medidor que tiene definido y despus hay que cambiarlo, este cambio provocara que pierda la
liga con mi paquete de tareas de mantenimiento
Grupo Mantenimiento
181
En este Grupo de mantenimiento se puede controlar el

mantenimiento de dos formas:
Preventivo (Tareas Programables o libres) que son mis tareas de mantenimiento que se
programan por un periodo de fecha o lectura de medidor este tipo de mantenimiento por lo
general es proporcionado por el fabricante es el el que recomienda los periodo a ejecutar y el
procedimiento a realizar.
Correctivo (Fallas reportadas por los usuarios) son las reparaciones de nuestros vehculos
que por lo general inician cuando se nos es reportada una falla, este tipo no es programada ni
se encuentra en algn catlogo proporcionado por el fabricante, este solo
ocurre y hay resolverlo, lo ideal es que no existan ya que si se tiene un buen control Preventivo
se puede evitar en un gran porcentaje el nmero de esta incidencias.
Ya entendiendo lo anterior iniciamos con (Tareas Programables o libres) que corresponde a
tareas de mantenimiento, aqu explicaremos los datos mas importantes que el sistema nos
solcita para poder iniciar el registro de nuestras tareas de mantenimiento:
Seleccin de Medidor es importante seleccionar el medidor antes de iniciar a crear las
tareas, esto porque cada tarea esta ligada directamente al medidor.
Campo de Grupo los grupos sirven para agrupar las tareas para un tipo especial de vehculo,
como por ejemplo, TRACTO Diesel TRACTO Gasolina los dos sirven para los TRACTOS pero
de diferente combustible.
Campo de Clasificacin La clasificacin es para agrupar por el tipo de tarea esto sirve para
que en el [Administrador de Cuentas Consolidadoras] se pueda asignar la clasificacin a una
cuenta y esta nos entregue un costos por todas las tareas que la tenga
seleccionada como ejemplo una clasificacin podra ser "Sistema de Suspensin" ya en
costos se podra saber cuanto se ha consumido por esta.
Campo No de Tarea aunque se podra decir que es un nmero se puede poner letras
tambin y nos sirve para poder tener una clave corta de nuestra tarea.
Campo Tipo de Tarea hay que tener en cuenta que el tipo genrico de cualquier tarea
registrada aqu es del tipo programable, pero el sistema le da una segunda clasificacin, que
podremos utilizar al momento de generar nuestras Ordenes de Servicio. Ejemplo si
ponemos un tipo de tarea que sea revisin esto nos va a permitir filtrar por este tipo las tareas
al momento de generar una Orden de Servicio y en esta solo tendremos tareas de este tipo,
pudiendo dar estas al personal que tengamos asignado para las tareas de revisin de nuestra
flotilla.
Campo Descripcin hay que poner una descripcin que se entienda y no sea muy larga para
evitar que en
nuestros reportes se sobre pasen, tambin se recomienda utilizar mayscula y minscula.
Campo Tipo de programacin aqu se define la frecuencia en lectura o en fecha para que el
sistema nos calcule la realizacin de la tarea automticamente, se puede basar en el carnet
que el fabricante nos entrego en la compra, es importante mencionar que existe un tipo que es
libre, esto quiere decir que se realizara no por programacin sino cuando se requiera
realizarse, no
confundir con correctivo o fallas, estas por lo general no son fallas si no mejoras
Ya registradas todas las tareas que involucrar el mantenimiento de la flotilla se pasa a la
creacin de paquetes esto nos servir para poder asociar las tareas a un paquete esto es
para facilitar la labor de decirle a cada vehculo que tareas utilizara, por ejemplo si tengo un
Tracto y este tiene una tarea de Afinacin y una de cambio de aceite, primero creo mi paquete
Tracto registrando el
tipo de medidor, despus ya registrado asocio las tareas que tengan en mismo medidor
asignado, Esto creara una
relacin de uno a muchas tareas.
182
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6
7
8
9
8.2
En este paso es cuando se le puede agregar a cada tarea los recursos materiales y de mano
de obra que va a utilizar
esto para que posteriormente al crear una Orden de Servicio el sistema nos pueda calcular el
total de recursos
utilizados.
El siguiente paso seria asociar el paquete creado a un vehculo en este momento el vehculo
en automtico toma
todas las tareas ligadas en el paquete creado anteriormente, como se ve esto nos ahorra
mucho tiempo
de captura.
Ya asociado el paquete a los vehculos el sistema ya puede desplegar la lista de tareas de
mantenimiento, este
paso es el primero para la generacin de una Orden de Servicio, para poder crearlas en
automtico se requiere
saber cuando fue la ltima vez que se realizo cada una de las tareas, en este paso
registramos esos valores,si por
algn motivo no tenemos esa informacin, el sistema nonos podr calcular la Orden de
Servicio en automtico,
pero lo que si podemos hacer es crear una Orden de Servicio libre y de esa forma despus de
actualizarla el
calculo sera de forma automtica.
Aqu se reportan la fallas que los empleados detectan en el manejo de los vehculos.
El sistema aqu nos muestra lo que hay que se tiene que hacer el da de hoy de
mantenimientos y reparacin de
fallas y los recursos que sern utilizados, aqu es donde se generan la Ordenes de Servicio
Preventivas, Correctivas
o Libres, aqu el sistema verifica en funcin de los ltimos mantenimientos y las fallas
reportadas la lista detallada de
lo que hay que hacer, despus se podr incluir o no en una Ordenes de Servicio
generadas las Ordenes de Servicio es en este paso donde se pueden imprimir y actualizar, el
actualizar la
Orden de Servicio significa el decirle que ya se realizo la Tarea, en que fecha y con que lectura
Tareas de mantenimiento
Para iniciar la administracin del mantenimiento tenemos que tener registradas cada una de las
tareas de mantenimiento, las tareas de mantenimiento son las que se le realizaran a los
vehculos para que estn en perfectas condiciones, como por ejemplo cambio de aceite,
afinacin, revisiones de niveles de lquidos, revisiones de frenos etc. Todas estas tareas son
Grupo Mantenimiento
183
programables que significa que se van a realizar bajo un criterio de frecuencia peridica sea
esta, fecha, lectura o ambas.Para poder agregar una tarea hay que considerar la lista de
opciones que aparece en la ventana de abajo donde se selecciona el medidor, esta seleccin
es porque el sistema va a registrar la tareas de mantenimiento en funcin de su medidor por
ejemplo no seria lo mismo crear una tarea de afinacin para un medidor Odmetro que un
hormetro, ambos tienen frecuencias de realizacin diferentes el odmetro se basa en
Kilmetros y el hormetro en horas. Es por lo anterior que se debe especificar ese medidor
antes de registrar las tareas. Despus de seleccionar el medidor para agregar una tarea solo se
oprime el botn de Agregar que se muestra en la siguiente imagen:
A continuacin se dar una descripcin detallada de cada campo que se encuentra en la

primera ventana de nuestro registro de tareas de mantenimiento.
Campo
Descripcin
No. De Tarea Es un identificador corto que se le quiera dar a la Tarea este no sirve para poder
ubicar una tarea en un reporte de forma mas
rpida.
Tipo de tarea Hay que tener en cuenta que el tipo genrico de cualquier tarea registrada aqu es del
tipo programable, pero el sistema le da una segunda clasificacin, que podremos
utilizar al momento de generar nuestras Ordenes de Servicio. Ejemplo si ponemos
un tipo de tarea que sea revisin esto nos va a permitir filtrar por este tipo las tareas
al momento
de generar una Orden de Servicio y en esta solo tendremos tareas de este tipo,
pudiendo dar estas al personal que tengamos asignado para las tareas de revisin
de nuestra
flotilla.
Descripcin
Es una descripcin mas larga y detallada de la Tarea
Grupo
Agrupar las tareas para que tengan una mejor organizacin y vista, Ejemplo ( Fuel In
injection, Gasolina, Motos, Tractos) etc.
Clasificacin Este campo es de los mas importantes del mdulo debido a que es aqu donde se
184
Prioridad
Duracin
Tiempo de
Paro

liga los costos de esta tarea con el mdulo de Costos y Presupuestos toda esta
asociacin se realiza en el Administrador de Cuentas Consolidadoras que es donde
asociamos la cuenta consolidadora a esta clasificacin de mantenimiento. Ejemplo
de clasificacin seria Sistema de Suspensin, Sistema de Frenos, Sistema Elctrico,
Motor,
Carrocera etc.
Es un Filtro que se puede aplicar al momento de generar las Ordenes de Servicio y
poder filtrar las que tengan prioridad mas alta.
Tiempo que dura la Tarea esto para cuantificar el tiempo de duracin de una Orden
de Servicio sumando todos estos tiempos.
Si el vehculo requiere de ser parado para su reparacin se registra ese tiempo aqui,
este campo es informativo y se imprime en la Orden de Servicio.
La siguiente pestaa de captura es Programacin y es de las mas importantes ya que es

aqu
donde se define la frecuencia de la tarea. A continuacin describiremos cada uno de los
campos a registrar:
Grupo Mantenimiento
185
Tipo de Programacin
Es aqu donde sedefine el tipo de la programacin de nuestra tarea de mantenimiento el sistema
nos da 4
tipos diferentes que a continuacin describiremos
Campo
1. Por frecuencia de valor de
medidor.
2. Por frecuencia de periodo

de fecha.
3. Por programacin libre.
Descripcin
Este tipo de programacin obedecer a la lectura que se registre en
los odmetros de las unidades, los cuales pueden actualizarse
peridicamente mediante el administrador de lecturas, el programa
esperara que se cumpla la cantidad de unidades de medidor* que
se requieren para poder realizar esta tarea, y esta aparecer como
pendiente a realizarse para el vehculo.
Cuando tenemos tareas que
se pueden programar en base a tiempo, das, semanas, aos etc.,
deberemos de utilizar este concepto, aqu estableceremos primero
la
cantidad y despus el el tiempo a esperar para que se cumpla, un
ejemplo podra ser, realizar servicio para control de emisin
contaminantes, cada 6 meses, en donde como se menciona el
factor
directamente se involucra sobre el tiempo.
Una tarea en programacin libre, se debe entender principalmente
sobre posibles mejoras o inspecciones que espordicamente se
realizan, aqu por ejemplo podremos hablar de pintar la unidad, la
cual, solo seria necesaria cuando la unidad tenga que cambiar de
186
color, o su pintura este demasiado deteriorada, para tener una idea

precisa, una programacin libre ser aquella tarea que se realiza
cuando sea requerida.
4. Por periodo de fecha y valor Existen tareas de mantenimiento, las cuales pueden ser efectuadas
de medidor.
en base a cualquiera de los dos criterios, hablemos de los servicios
de las agencias de autos cuando el vehculo es nuevo, tenemos
servicio de mantenimiento cada 5000 Km o 6 meses, lo que ocurra
primero, la programacin de fecha y valor esta pensada para
aquellas que se vean involucradas por este criterio.
Unidades de medidor, esto significa que al momento de asociar esta tarea con algn
vehculo, el sistema automticamente asociar su medidor con la tarea.
Algunas ocasiones debido a la complejidad en la realizacin de alguna tareas de mantenimiento

se requiere de registrar paso a paso cada
proceso, es por esto que el sistema le permite registrarlos para poder despus imprimirlos en
las Ordenes de Servicio y le sirva de guia a los
mecnico, a continuacin detallaremos los campos de la pestaa de Procedimiento.
Descripcin Seleccionar de la lista de procedimientos ya previamente creados el que requiramos
para la realizacin de la tarea, si no la tiene la puede registrar en lnea oprimiendo el botn a la
derecha del campo. Procedimiento El procedimiento de una tarea de mantenimiento, son los pasos
a seguir en forma detallada de todo el proceso que se debe de llevar para poder realizar la tarea, los
procedimientos se forman en un catlogo.
Para finalizar explicaremos la pestaa de los Archivos adjuntos, que tiene como funcin el
poder administrar tambin aquellos documento tcnicos o
imgenes de las tareas los cuales nos fueron entregados en archivos electrnicos, esto
archivos se gravaran internamente en la base de datos y
no requerir tener referenciado el archivo original los archivos que usted puede agregar es
cualquiera que pueda ser abierto por Windows la ultima
pestaa es la de Comentarios que es un campo libre para poder poner comentarios
adicionales de la tarea, este campo puede ser impreso posteriormente en la Orden de Servicio.
8.3
Paquetes de Tareas
En est mdulo agruparemos las tareas de mantenimiento en paquetes y asignaremos los

recursos materiales y de mano de obra que cada tarea utilizara para su realizacin.El principal
propsito de este mdulo es el hacer mas simple la asociacin de cada tarea con el vehculo si
no existiera se tendra que registrar cada tarea manualmente a cada vehculo y esto seria una
Grupo Mantenimiento
187
labor muy pesada, es por eso que en este mdulo creamos un paquete y le agregamos tareas.
Posterior a esto ya creado el paquete con todas sus tareas relacionada se le asocia a un
vehculos el y en automtico toma todas las tareas que ya tenga incluidas el sin tener que
hacerlo uno por uno.
A continuacin explicaremos como agregar un paquete nuevo y como ir agregando las tareas
de mantenimiento y recursos que utiliza. En la ventana de abajo se muestra la pantalla principal
donde podemos ver arriba un iconos unos de color azul y abajo y otros de color verde a la
derecha, el azul es para agregar un paquete y el verde para agregar las tareas.A continuacin
detallaremos los campos que se requieren para agregar un paquete:
A continuacin detallaremos los campos que se requieren para agregar un paquete:

Descripcin
Medidor
Es la descripcin que describe el tipo de tareas que estaran asociadas,

como por ejemplo Tareas para Nissan, Tareas para Tractos Diesel,
Tareas para tracto a Gasolina etc.
En este campo seleccionamos el medidor del paquete esto servira para
que el sistema nos filtre las tareas que podrn ser agregadas al paquete
y ademas para poder asociar el paquete solo a vehculos que tengan
ese mismo medidor.
188
Una vez registrado el paquete, estamos generando un catlogo de paquetes, pero lo importante
es el seleccionar las tareas que estaran asociadas, de tal forma que recordemos que estas son
necesarias para la programacin o generacin de ordenes de trabajo.
Grupo Mantenimiento
189
190
Grupo Mantenimiento
8.4
191
Asociacin de paquetes
El asociar un paquete de tareas de mantenimiento, consiste en asociar un paquete de tareas

de mantenimiento que previamente se agrego a un vehculo o varios, para que estos heredan la
lista de tareas que contiene el paquete, esto da agilidad para la asociacin de tareas a vehculo
porque de lo contrario se tendran que asociar tarea por tarea a cada uno de los vehculos. Para
comprender mejor este mdulo, veamos el siguiente ejemplo de como
se realiza la asociacin del paquete con el vehculo:
192
El registro de los ltimos mantenimientos, se hace inmediatamente a la Asociacin del paquete

de tareas de mantenimiento, ya que al momento de asociar el vehculo hereda las tareas
Programables del paquete, y estas no contienen informacin bsica como la fecha y la lectura
del ltimo mantenimiento por tarea realizado, y esto es muy importante para que el sistema
pueda programar los prximos mantenimiento y pueda generar una nueva orden de servicio.
8.5
Registro de ltimos Mantenimientos
En la siguiente imagen se muestra el asistente para el registro de los ltimos mantenimiento:
Grupo Mantenimiento
193
194
Grupo Mantenimiento
195
196
Como se puede observar hay un grupo en la malla donde nos indica el ltimo mantenimiento
realizado, esto ya le da al sistema la informacin para que pueda calcular el prximo
mantenimiento. Esto se ve fcil pero suele ser un trabajo muy pesado para los administradores
sobre todo si no cuentan con un historial de esta informacin.
Para esos casos donde no se cuente con un previo historial de mantenimientos el sistema
puede ofrecer una forma ms simple de inicializar estos
ltimos mantenimientos aunque se puede llevar mas tiempo en tener ese registro de todas las
tareas, la forma seria el generar una orden de servicio libre que detallaremos en la prxima
leccin, en este tipo el sistema no requiere de los ltimos mantenimientos de las tareas sino
que
el administrador selecciona manualmente las tareas que va a realizarle a cada vehculo y al
momento de actualizar esa orden de servicio el sistema
lo registrar como el primer mantenimiento y ser real conforme a un trabajo ya confirmado que
se realizo.
8.6
Crear Ordenes de Servicio
A continuacin vemos la ventana principal que nos muestra todo lo que tenemos que hacer de
tareas de mantenimientos programables o la reparacin de las fallas reportadas, la pantalla se
Grupo Mantenimiento
197
divide en dos secciones y cada seccin tiene una malla de datos la de arriba contiene los
vehculo y equipos a los que se les tiene que hacer algo y la de abajo contiene el detalle de
estos trabajos a realizar, en la de abajo tambin se tienen pestaas donde aparece los diferente
detalles como son las tareas programables, las fallas reportadas, los recursos materiales, los
recursos de mano de obra y la tareas que estn pospuestas.
En este mdulo tenemos la posibilidad de generar las Ordenes de Servicio que contienen las
tareas de mantenimiento a realizar y las fallas a reparar.
El sistema maneja 3 tipos diferentes de Ordenes de Servicio OSP Orden de Servicio
Programable , OSL Orden de Servicio Libre, OSC Orden de Servicio Correctiva estas ordenes
se podrn generar oprimiendo el icono con la varita mgica, esto abrir un asistente que nos
guiara en su creacin.
A continuacin se muestra la imagen de la pantalla principal que en el texto anterior se explico:
198

El sistema listara todas las tareas que ya estn en tiempo de realizacin o
vencidas si la tarea no esta para realizarse no aparecer en este mdulo, si
queremos adelantar alguna tarea esta no aparece pero si podremos crear una OSL
Orden de Servicio Libre y ah si podremos seleccionarla ya que nos mostrara todas las tareas aun
que no les toque realizacin solo con la condicin que no estn ya incluidas en una OS.
8.6.1
Orden de Servicio Programable
La orden de servicio programable lleva un ciclo que puede ser por medio de fechas o
kilometrajes
Al iniciar el asistente tenemos 3 opciones de acuerdo al tipo de ordenes de servicio que
necesitemos emitir:
OSP Orden de servicio Programable
OSC Orden de servicio Correctiva
OSL Orden de servicio Libre
Grupo Mantenimiento
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201
202
Grupo Mantenimiento
203
204
8.6.2
Orden de Servicio Libre
Inicia el asistente para generar la orden de servicio que para este caso es libre
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8.6.3
Orden de Servicio Correctiva
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8.6.4
Imprimir Orden de Servicio
Grupo Mantenimiento
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Grupo Mantenimiento
8.7
217
Crear Ordenes Tipo Check list
Son tareas de chequeo rpido de tipo Checklist donde el sistema podr emitir una OS de este
Tipo donde solo se solicitara que se marque si la tarea de revisin se realizo.
Este proceso lo iniciamos en paquete de tareas donde junto con el paquete programable
agregaremos tareas de revisin a ese conjunto de vehculos del paquete creado
218
Grupo Mantenimiento
219
220
Posterior a esto ya tendriamos un paquete de revisiones para ese conjunto de vehculos y

podemos llevar a cabo la revisin tipo CheckList de esta revisin existiran puntos donde el
vehculo no pase satisfactoriamente los puntos de revisin y a estos puntos podemos
agregarles un comentario complementario acerca de su falla relacionada, y estos resultados se
veran reflejados en un reporte de fallas en el mdulo correspondiente.
Grupo Mantenimiento
221
222
En esta siguinete pestaa ya se ve reflejada nuestra orden de servicio producto de una

deteccin oportuna en su CheckList
Grupo Mantenimiento
8.8
223
Actualizar ordenes
En este mdulo se imprimen y se actualizan las Ordenes de Servicio que fueron generadas en
crear ordenes de servicio.
Como se puede ver en la siguiente pantalla el sistema presenta 4 pestaas donde se podr
seleccionar el tipo de Orden que se quiere visualizar en la
malla de datos, En cada registro podemos observar el folio y la fecha y despus un cuadro en
blanco ah el sistema nos mostrara el icono de una impresora indicandonos que ese folio ya fue
impreso.
224
Al momento de entrar a la pestaa de OSH

Historiales el sistema nos mostrara
solo los registros del mes y ao en curso
esto para evitar carga no necesaria de
datos, si queremos ver todo el historial para
consultar o modificar algn consumo hay
que oprimir el botn que dice [Quitar Rango
de Fecha]
Imprimir una Orden de Servicio
Grupo Mantenimiento
225
El programa maneja un administrador de reportes especial para las rdenes de servicio, el cual
es una combinacin para los tres tipos de orden de servicio que existen, de tal forma que la
impresin de una orden de servicio se realiza de una forma muy sencilla y de la siguiente forma:
Paso 1
Criterio para filtrado de las ordenes de servicio: En este paso el sistema nos da la opcin de
imprimir solo la OS seleccionada o el poder aplicar un
filtro por tipo de OS y manda a imprimir varias en una sola operacin si ese fuera el caso se
tendr que enviar a impresora directamente sin pasar a la
vista previa.
226
Es posible configurar el sistema para que al momento de imprimir una orden de servicio este
protegida por una firma digital y pida una clave de autorizacin para poder imprimirla, esto se
puede hacer en opciones de configuracin ah registra la firma de quien va autorizar esto
En este paso el sistema nos muestra la lista de los folios a imprimir si este fuera solo el de la
OS seleccionada solo tendremos que darle continuar ya
que ya estara seleccionada, pero si existieran varias OS hay que utilizar Control + Click del
Ratn para seleccionar de uno a uno o un bloque.
Paso 2
Grupo Mantenimiento
En este paso configurar de forma temporal Algunos campos adicionales

que quisiera cambiar al momento de imprimir la OS esto es que si quisiera
que la OS no me apareciera con el nombre de mi empresa sino otro
nombre, entonces aqu lo podemos realiza, ademas que podemos poner
campos adicionales y ponerlos en la OS.
Paso 3
227
228
Paso 4
Grupo Mantenimiento
229
En este paso podemos seleccionar que opcin de destino de impresin queremos:

Vista Previa En esta opcin el sistema enva una presentacin previa de la impresin del
reporte y despus de visualizado se pueda decidir entre imprimir o cancelar la impresin.
Imprimir directamente a impresora En esta opcin el sistema enva la impresin
directamente a la impresora, esta impresora ser la que Windows tenga como defecto. Otra
opcin que tenemos en este ltimo paso es la de poder imprimir los comentarios en la OS esto
algunas ocasiones es practico para algunas empresa ya que pueden registrar sus notas de
seguridad en ese concepto
Si desea seleccionar 2 o ms ordenes de
servicio presione la tecla CTRL y oprima el
botn izquierdo del ratn al mismo tiempo.
Actualizacin de Orden de Servicio

En este mdulo se registra en el sistema toda la informacin referente a las tareas o fallas que
se realizaron adems de los costos por materiales, mano de Obra, servicios Externos etc. El
mdulo esta dividido en varias pestaas donde se va registrando la informacin mencionada,
despus de registrar toda la informacin referente a la OS hay que cerrarla con el botn de
[Cerrar Orden de Servicio] para que el sistema mande toda la informacin al histrico.
Para registrar los datos en la OS y poder continuar trabajando con esta sin perder los datos
registrados hay que cerrar la ventana oprimiendo el botn
de [Aceptar] esto guardara la informacin que va registrando en un archivo temporal hasta que
ya decida oprimir el de [Cerrar Orden de Servicio].
A continuacin detallaremos lo que se debe registrar al actualizar una Orden de Servicio paso a
paso por cada pestaa del mdulo:
Pestaa de Tareas Realizadas

Aqu es donde inicialmente se tiene que registrar la realizacin de las Tareas o Fallas y poner el
medidor y fecha de realizacin, el sistema tiene un proceso de validacin donde se verifica el
medidor y la fecha que se le esta registrando comparandolo con los ltimos mantenimientos
realizados o
con el ltimo medidor y fecha del vehculo registrado, esto con el propsito que lo que se
registre sea congruente con lo que ya esta en el sistema.La
validacin esta directamente relacionado con el tipo de OS y el tipo de programacin de la
tarea. A continuacin detallamos como se realiza esta validacin y que campos son requeridos
por el sistema.
Orden de Servicio Correctivas: Este tipo no tiene relacin con una tarea que tiene un tipo de
programacin as que la validacin se base en lo que
estamos registrando:
230
Si se registra la lectura en que se reparo la falla, el sistema nos pedira la fecha como campo
requerido y adem se verificara en el histico de lecturas que este bien y coincida con lo que se
tiene.
Si se registra solo la fecha el sistema no nos pedira la lectura como requerida.
El sistema nos requerira siempre el tipo de Falla que es con la que se va a graficar en el
pareto de fallas
8.9
Seguimiento de taller
El seguimiento de taller es una herramienta muy til pues ah podremos ver el manejo de
nuestras ordenes de servicio, los tiempos que utiliza taller
Grupo Mantenimiento
231
Aqui agregando detalles en la bitacora de servicio de nuestro vehculo, su seguimiento y fecha
232
Grupo Mantenimiento
233
234
8.10
Reportar fallas
El reportar fallas nos supervisa el buen funcionamiento del equipo. Guarda y mantiene en buen
estado de nuestra unidad.
Grupo Mantenimiento
235
Este reporte de fallas generalmente lo deben hacer los conductores de nuestros vehculos pues
ellos son los que estan relacionados con el vehculo y saben el estado general de la unidad por
lo que a ellos se les debe solicitar el generar este reporte de fallas
236
Grupo Mantenimiento
237
Ya creada la falla con los detalles de vehculos, empleado que reporta y el detalle de la falla
detectada nos queda este siguiente registro de una fallas pendiente por atender. De ahi
procederemos a generar la orden en Mdulo correspondiente de acuerdo al tipo OSC
238
8.11
Convenios
En este mdulo se agregan los convenios que se tenga con los diferentes proveedores de
servicios externos este tipo de convenio sera por la realizacin de alguna tareas de
mantenimiento con algn porcentaje de descuento o un precio especial que por lo general va
respaldado por un contrato convenido entre ambas partes, al tenerlo registrado en el sistema
nos ayudara a evitar que por algn descuido no se apliquen los descuentos y precios
especiales ya convenidos, el sistema nos recordara al momento de actualizar una Orden de
Servicio y esta tenga alguna tarea que tenga convenio. A continuacin se muestra la forma de
como agregar un convenio de mantenimiento con un proveedor de servicios externos y abajo se
mostrara como agregar las tareas que entran en este:
Grupo Mantenimiento
239
240
En la pestaa de Recordatorio OS se escribe cual mensaje es el que queremos que el

sistema nos presente al momento que actualizemos una
Orden de Servicio donde este incluida una tarea de mantenimiento que tenga convenio estos
nos sirve como recordatoria de si existiera algn precio especial:
8.12
Calendario de Mantenimiento
El calendario de tareas de mantenimiento nos marcara grficamente el da que debemos

realizar alguna tarea programada, las consideraciones para
que el calendario funcione son las siguientes:
1. Se requiere que exista el ltimo mantenimiento registrado en el sistema, de lo contrario el
sistema no podr calendarizar las tareas.
2. Si la tarea esta en frecuencia de valor de medidor se tendr que tener registrado en el
administrador de promedios anuales para que el sistema pueda calcular los mantenimientos
Grupo Mantenimiento
241
tomando en cuenta ese promedio.
Calendario Individual
Muestra todas las tareas que se le deben de hacer a un vehculo en particular en el presente
ao. Veamos ms claramente lo que estamos hablando.
En el calendario nos muestra un cuadro amarillo en los das que el sistema calculo que hay
alguna tarea que realizarle al vehculo seleccionado. Al
darle clic al recuadro amarillo se mostrara una ventana con las tareas que hay que realizar en
ese da.
242
Si se marca el recuadro de Ver todas las tareas,

aparecern todas las tareas que se tienen que hacer al vehculo durante el presente ao. Y
adems podemos consultar informacin de la programacin de la tarea oprimiendo uno de los
botones de arriba de la malla.
Calendario General
Muestra el calendario de todas las tareas programables para todos los vehculos siempre y
cuando cumplan con las consideraciones anteriormente expuestas.
Con un recuadro amarillo se mostrarn los das en que se debe dar mantenimiento a los
vehculos. Si usted da un clic sobre el da que esta
marcado con un recuadro amarillo podr ver las tareas que se tienen para ese da y para que
vehculo son. Veamos en la siguiente ilustracin.
Grupo Mantenimiento
243
Nos est mostrando todas las tareas con su respectivo vehculo al que tiene asignadas para
que se realicen ese da.
Si se marca el recuadro de Ver todas las tareas, aparecern todas las tareas que se tienen que
hacer a todos vehculos durante el presente ao.
8.13
Historiales de Mantenimiento
El sistema cada vez que cierra una Orden de Servicio enva la informacin a un histrico para
poder emitir reportes y grficas analticas por costos, por
eficiencia o por cantidad de fallas.El sistema muestra 2 pestaas, la de Mantenimientos
programables y la de Fallas reparadas donde podemos
aplicar un filtro rpido por No.Econmico o bien podemos entrar al botn de filtro y hacerlo
personalizado.
244
8.14
Historiales de consumo
Es la Historia de los recursos materiales, Mano de Obra y Servicios Externos que se han
utilizado en todas las tareas de mantenimiento.
Grupo Mantenimiento
245
El mdulo aparece agrupado por vehculo y contiene una sumatoria parcial y una general.
9 Grupo Neumticos
Uno de los costos ms cuantiosos de una empresa son los costos por Neumtico en la
siguiente seccin veremos como se administran los Neumticos de nuestra flotilla para prevenir
costos adicionales que ocurren por la falta de control.
El sistema controlar la llanta como un artculo nico en un almacn, esto no es necesario que
sea real, solo se requiere del para poder llevar el historial detallado por Neumtico. El sistema
podr llevar las lecturas de mediciones de espesores y recordarnos cuando ya este en el
246
mnimo, adems del montaje y desmontaje
9.1
Almacen de Neumticos
La pestaa General presenta todas los Neumticos indicndonos a que clasificacin pertenece
esto con el fin de tener un listado general de nuestra existencia de Neumticos en la empresa,
tambin nos muestra un icono indicando que se encuentra actualmente montada en un
vehculo, esta dada de baja, esta en una orden de servicio o esta pendiente de que el proveedor
nos la entregue.
Este almacn es virtual solo sirve para controlar la existencia del Neumtico.
Grupo Neumticos
247
cada Neumtico es marcado con un nmero econmico y agregado para poder llevar mas
eficientemente su control, El Neumtico ya en el almacn podr ser clasificada en 6 pestaas
(nuevos, renovados, reparados, respaldo, baja, pendientes en una orden de servicio), esto con el
fin de tener una fcil ubicacin al momento de buscarlos. Cada Neumtico es introducida al
sistema y si se da el costo este es aplicado directamente a costos y presupuestos de su
cuenta de consolidacin asignado adems que tambin puede controlar las garantas ya sea
por fecha y kilmetros de recorrido.
248
Consultar el vehculo que tiene montado el Neumtico de nuestro almacn: Dentro del
almacn podemos identificar de una forma rpida que vehculo tiene montada un Neumticos.
9.1.1
Registro masivo
Al oprimir el siguiente icono se inicia un asistente de captura masiva para registrar 2 mas
neumticos
Grupo Neumticos
249
Paso 1 agregar fecha y cantidad de neumticos y su configuracin de incremento automtico

en folios
Agregamos la informacin principal de de clasificacin
250
Profundidad al momento de la compra y tambien la minma que aceptaremos para estos

neumticos
Grupo Neumticos
Datos de facturacin y costos individuales
251
252
Agregando nuestros registros a la base y que se incorporaran al almacen
Grupo Neumticos
253
254
9.1.2
Baja de Llantas
Proceso de baja de Neumticos deberemos seleccionar los neumticos que se encuentren

desmontados y no se encuentren en una orden de servicio
Grupo Neumticos
255
256
Tambien podemos agregar un conjunto de neumticos para baja o solamente el que

previamente seleccionamos
Grupo Neumticos
257
258
Agregamos un comentario en la zona correspondiente par mayor detalle del movimiento de

baja
Grupo Neumticos
259
260
Si desea ver la imagen a detalle puede consultar el siguiente tema Administrador de Imagenes
9.2
Montar y Desmontar Neumticos
En este mdulo se lleva a cabo el montaje y desmontaje de Neumticos a cada vehculo de la

flotilla, para montar un Neumtico primero se tiene que seleccionar el vehculo a trabajar,
inmediatamente veremos una imagen con el chasis del vehculo esto para poder ubicar en que
posicin se va a montar cada una de los Neumticos.
Grupo Neumticos
261
262
Cuando el vehculo tenga llantas montadas estas aparecern dibujadas en

el chasis y si se posiciona el ratn sobre el Neumtico y le damos botn
derecho podremos obtener informacin del Neumtico seleccionado.
Al entrar a la opcin de montar una llanta se presenta la siguiente ventana donde en la parte
superior tenemos los Neumticos que estn registradas en nuestro almacn, y abajo esta el
chasis de nuestro vehculo donde montaremos los Neumticos. Para montar la llanta solo
tenemos que seleccionar el registro del Neumtico y la arrastramos con el ratn al chasis y
soltamos sobre la posicin donde quedara el Neumtico montado, el sistema dibujar un
Neumtico en el chasis para indicar que ese espacio ya no puede ser utilizado por otra
Neumtico.
Grupo Neumticos
9.3
263
Mediciones
Para poder controlar los mnimos espesores recomendados es necesario poder llevar
mediciones peridicas de estas, el sistema ofrece el mtodo correcto para registrarlas y
despus poder valorarlas y emitir mensajes de precaucin al usuario y ordenes de desmontaje,
esto con el propsito de mantener un seguridad en el estado de nuestros Neumticos. En el
sistema se lleva la historia de lecturas tomadas a los Neumticos peridicamente, la cual opera
de la siguiente forma.
Aqu tenemos la pantalla de resultados de la medicin que realizamos para este caso solo una
pero pueden ser varias
264

Para agilizar la toma de mediciones existen
equipos adicionales como son los
profundimetros, que son utilizado
comnmente, este es un aditamento
electrnico que mide el espesor del
Neumtico. Otro punto de apoyo para el
registro de mediciones es el imprimir el
reporte para captura masiva de datos, donde
se incluir la lista de vehculos a medir y
espacios para registrar la informacin
Esta tarea es muy tediosa pero recomendamos se

lleve a cabo, ya que algunas ocasiones el
determinar este tipo de valores nos puede evitar
sufrir algn accidente.
9.4
Renovaciones
Dentro del programa SoftFlot se tiene considerado el poder llevar un control sobre los diferentes
movimientos que se han efectuado, pero tambin el poder solicitar mediante ordenes de servicio
al proveedor la reparacin o renovacin de cada uno de los Neumticos, esta operacin
permitir al usuario poder controlar a quien y que le ha enviado de su almacn de Neumticos a
dichos proveedores y tambin apoyar al lado del almacn a mantener un margen de control
sobre Neumticos nuevos y renovados o de servicio. Para esto deberemos de ingresar al
mdulo de ordenes de servicio en Neumticos para ingresar uno nuevo, el proceso a seguir
vendr acompaado de un asistente que nos indicara como agregar los Neumticos a la orden
de servicio y bajo que criterio se manejar el asistente:
Grupo Neumticos
265
Al entrar no existen Neumtico enlistados en la malla hay que utilizar el asistente agregarlas,
de otra forma no se podrn.
266
Grupo Neumticos
267
268
Grupo Neumticos
269
270
Grupo Neumticos
271
Recepcin y/o cancelacin de una orden de servicio a Neumticos

Recepcin de una orden de servicio
Despus de enviar la orden de servicio, tendremos que darle seguimiento a la recepcin de los
Neumticos ya renovados, el sistema nos permite dar la recepcin del Neumtico y el poder
enviarlo a una clasificacin en particular como por ejemplo si el proveedor enva una Neumtico
que ya no pudo ser renovada est se recibe y se enva a Neumticos dados de baja. Tambin el
sistema nos mostrara el Estado actual del folio donde nos indica si es Entregado parcial,
entregado Total o En Proceso:
Para realizar la recepcin de Neumticos se hace lo siguiente:
272
9.5
Cambios de Posicin
Una de las operaciones del sistema es que considera los movimientos de rotacin de los
Neumticos que se efecta gradualmente, para esto, se tiene considerado el poder tomar una
Neumtico y cambiarlo de posicin dentro del vehculo, para efectuar esta operacin
deberemos estar conscientes del tipo de proceso que sea indicado para nuestro vehculo,
proceso que deber de ser establecido por el usuario.
Grupo Neumticos
Definido este proceso, la rotacin se efecta de la siguiente forma:
273
274
Al momento de seleccionar el Neumticos le aparecer un pequeo recuadro que indica que se

esta haciendo un proceso con el Neumtico (Como en el mdulo de Cambios de Posicin) y le
preguntar s desea hacer el cambio. Veamos. Una vez confirmado el proceso nos informar
que se ha hecho una rotacin de Neumticos, esto se puede visualizar mediante una palomita
en el recuadro de la columna de Modific. En la pestaa de Transaccin a Registrar nos
mostrara todos los movimientos que se realizaron durante todo el proceso de rotacin, es
lgico que al realizar una rotacin de Neumticos se generan automticamente 2
movimientos.Como consecuencia de estos cambios, el programa generara reportes para poder
tener el control de los movimientos as como de las personas que los efectan, esto tambin
se reflejara en el historial del vehculo y del Neumtico.
9.6
Plantillas de Montaje
Las plantillas de Neumtico por ejes se definen dentro del programa como el detalle de
colocacin de los Neumticos dentro de un vehculo.
Grupo Neumticos
275
La cantidad de Neumticos que requiere un vehculo para poder trabajar, por ejemplo un auto
compacto utiliza 4 Neumticos y podra tener una de refaccin, de tal forma que en este mdulo
se mostrara mediante una plantilla.
276
Agregar una nueva plantilla o chasis Para agregar una plantilla nueva se debe considerar el
tener informacin de la ubicacin de los ejes y cuantos Neumticos por eje se requiere,
adems de tambin saber el nmero de refacciones que tiene.
Grupo Neumticos
9.7
Historia General
Historia general del neumtico, sus montajes, desmontajes o rotacin en el vehiculo
277
278
La siguiente imagen corresponde a la historia por neumtico
Grupo Neumticos
279
10 Grupo Gestora
10.1
Registro de Quejas
Son todas las quejas que se van presentando a lo largo del tiempo por parte de los conductores
o personas afectadas por el chofer que conduce nuestro vehculo, y que posteriormente se
reportan a la empresa responsable. Veamos el proceso para reportar una queja.
Nos aparecer una ventana para el registro de la queja, veamos en la siguiente de ventana mas
a detalle esta.
280
Grupo Gestora
10.2
281
Paquete de Trmites
En este mdulo, podemos seleccionar al vehculo el paquete correspondiente a los trmites

administrativos que se van a realizar, esto quiere decir que podemos especificar mediante un
Paquete todos los trmite que se requiere realizar un grupo de vehculos.
Que es un paquete?
Para el programa un paquete es aquel donde se agrupan de forma comn los trmites de
gestora que se puedan relacionar de forma directa con el vehculo, por poner un ejemplo, en
282
Mxico se llevan 3 trmites obligatorios y en diferentes lugares, la verificacin, la tenencia, el

seguro. Creacin de un paquete de trmites de gestora Al crear un paquete lo que hacemos
primero es dar de alta un nombre para nuestro paquete, despus daremos de alta los trmites
correspondientes a dicho paquete, en esta operacin podemos establecer la frecuencia con que
se realiza o programar este trmite en base siempre a las necesidades del usuario. Veamos a
continuacin los pasos que se deben de seguir para la creacin de un paquete de trmites de
gestora.
Grupo Gestora
283
284
10.3
Pago de Trmites
El mdulo de trmites y programacin responde a lo anterior visto en la leccin de paquete de

trmites de gestora, esto es la aplicacin de la serie de trmites o el registro de alguno de los
previamente asignados. El registro y la programacin de los trmites que se estn realizando
lleva a la administracin del vehculo dentro de nuestra flota Vehicular. La correcta programacin
de los paquetes, evitaran la mala administracin o la posibilidad de no tener cubierto por
imprevisto alguno de los trmites del vehculo.
Grupo Gestora
285
La realizacin de dichos trmites tambin nos hace llevar el historial de gasto a un tercero, que
en el programa se le llama Gestor (agente que nos brinda el servicio de tramitacin de servicios
referentes a los vehculos) para lo cual se contempla el poder registrar ese gasto que pasara a
formar parte del historial de los gastos del vehculo. Para ingresar la informacin referente a un
trmite deberemos de considerar lo siguiente:
286
En la siguiente imagen se muestra los detalles del paquete de trmites asignados a un paquete
10.4
Verificacin vehicular
Existen algunos trmites que sern particulares para algunas regiones, en Mxico se lleva un
control por verificacin Vehicular para todos los autos de carcter convencional y con placas no
de carga, para tal control tambin se toma en cuenta la necesidad de tener un control a travs
Grupo Gestora
287
de una Verificacin Vehicular de tipo convencional o federal, la comn para camiones de carga
es la segunda. El programa permite llevar un control de este tipo de trmites, los cuales por su
periodicidad se tienen que controlar de una forma adecuada, esto tambin nos obliga a llevar un
registro de las empresas que nos estn verificando a los vehculos y de los gestores que los
realiza.Podemostambin llevar el control del gasto relacionado de estos trmites, mismo que
deber de coincidir con los establecidos o vigentes en el momento, as como el poder llevar las
multas que se generen por no realizarlos. Para que un vehculo este contemplado para llevarse
el control de este trmite deber desde el momento de su ingreso definirse esto en la seccin
de Gestora del vehculo.
Definido esto el vehculo que sea tomado en cuenta deber de registrar los trmites de la
siguiente forma.
288
10.5
Plizas de Seguros y Fianzas
En esta seccin se lleva el control de informacin de cada uno de los documentos y sus
respectivos datos referentes a, las coberturas, pagos de fianzas como los principales datos
relacionados con el funcionamiento ptimo de los vehculos, as como de las diferentes
empresas que nos brindan el servicio de seguro del vehculo. El primer paso consiste en
agregar datos, para formar un catlogo donde se registra la informacin de las empresas.
Grupo Gestora
289
290
Grupo Gestora
291
292
10.6
Historico de Placas
En este mdulo se contempla el llevar el historial de las placas que se le hayan cambiado al
vehculo, de esta forma poder realizar tambin la programacin de los paquetes de trmites y la
verificacin con estos nuevos valores.
Aqu aparecer el mdulo dividido en tres pestaas.

Grupo Gestora
293
Pestaa Placas Actuales:

Son las placas que actualmente tiene registrado en su vehculo este valor tambin puede ser
consultado en el catlogo de vehculos pero no puede ser modificado, donde se modifica es
aqu.
Pestaa Placas anteriores:

Es la Placa Anterior que tenia el vehculo antes de la ltima registrada.
294
Pestaa Historial de placas:

Es toda la historia de las placas que se le han cambiado al vehculo
Grupo Logstica
295
11 Grupo Logstica
Logstica
Estos son los Sub-Mdulos que conforman esta seccin de
Logstica y aqu se hace el proceso de transporte desde la
creacin de la ruta de los destinos ms comunes, de que
punto origen salen y en que punto de entrega se dejan,
relacionando el vehculo que lo transporta y el conductor que lo
lleva, que documentacin ampara el transporte de las
mercancas, los contenidos de esos embarques, la relacin
con los folios, de viajes y embarques.
El control grfico del trafico generado con una herramienta que
nos proporciona informacin visual muy detallada.
La generacin y control de los documentos por cobrar a los
respectivos clientes con un manejo detallado de saldos y
estatus de pagos, asi como las liquidaciones a los
conductores producto de los viajes realizados y la
comprobacin de sus gastos de viaje.
11.1
Fondo Revolvente
El fondo revolvente sirve para llevar un control del dinero entregado para gastos de viaje a los
operadores
296
Grupo Logstica
297
298
Grupo Logstica
11.2
299
Catalogo de Rutas
Logstica es donde los usuarios registran todo lo que tenga que ver con la transportacin de
cualquier tipo de producto de un lugar a otro, cobrando un flete al cliente por este servicio, el
inicio del proceso esta en la creacin de una Ruta, esta contiene la informacin principal como
es (Clave, Origen, Destino, Tarifa e informacin de gastos adicionales del viaje) tambin en la
ruta podemos personalizar cada concepto en la tarifa, asocindolo con un cliente y as crear lo
que se llama convenios.
Caracteristicas de los datos de captura del catlogo de rutas:
Campo
Descripcin
Clave
Clave corta con la que se identificara la Ruta en Reportes y en los diferentes
300

mdulos de Logstica
Descripcin
Descripcin Larga y donde se pueda concatenar el Origen y destino de una forma

descriptiva
Origen
Origen Catalogado del sistema esto se llena de un catlogo Auxiliar para poder
parametrizar correctamente los diferentes reportes y grficas.
Destino
Destino Catalogado del sistema esto se llena de un catlogo Auxiliar para poder
parametrizar correctamente los diferentes reportes y grficas.
Distancia
Distancia entre el Origen y destino su unidad sera la que se haya configurado en

opciones de configuracin como unidad por defecto para distancia esta podra ser
Kms, Millas etc..
Duracin
Tiempo aproximado que lleva el recorrido a una velocidad estndar.
Tarifa Base
Tarifa Base de referencia que sera asignada al solicitar un embarque con esta Ruta,
esta podra ser modificada manualmente al momento de generar el embarque. Si la
Tarifa es por Tonelada o Volumen el sistema pedira confirmar el valor en cada uno
de los conceptos de embarque a agregar pero si es por viaje el sistema no lo
mostrara por cada concepto sino al final de la generacin de la generacin de la
instruccin del embarque.
A continuacin se presenta la ventana principal del catlogo

de Rutas:
Grupo Logstica
301
Convenios con Clientes:

Existe una opcin donde podemos registrar los convenios que tengamos con nuestros clientes,
algunas ocasiones podemos mejorar el precio base por ser un cliente que nos solicita muchos
servicios, para agregar este convenio hay que agregarlo en la seccin baja de la pantalla
principal de Rutas, que al seleccionar el la seccin de arriba la Ruta abajo podemos agregar
todos los convenios que tenga asociado, a continuacin mostramos la ventana para registrar
este convenio.Los valores que en este convenio se especifiquen sern utilizados por el mdulo
de Instrucciones de Embarque para poder cotizar el viaje que se le realice al cliente que tiene
asociado este convenio.
302
Grupo Logstica
303
304
11.3
Embarques
El siguiente paso sera el registro del embarque, SoftFlot tiene 2 formas difererentes de crearlo
una es por un asistente que lo guiara paso a paso y el otro es de forma directa, que sera la
ms rpida pero solo para los usuarios avanzados que ya conocen bien el proceso del sistema,
al generar el embarque el sistema nos solicita la siguiente informacin: ( Nombre del ejecutivo
que esta registrando el embarque, ubicacin base o sucursal, ruta, remitente, destinatario,
mercanca a transportar y los montos adicionales como son seguro, maniobras, casetas
cualquier otro concepto adicional que se requiera ya que existen campos personalizados que
usted puede agregar adicionando a los que ya tiene el sistema, a continuacin mostramos la
ventana del mdulo de embarques.
Informacin principal para generar un embarque.
Informacin general del cliente al que se le va a realizar la orden de embarque.
a que se aplicara al envo del contenido
Nombre del ejecutivo de cuenta que registra la orden de embarque.
Informacin general del remitente y destinatario.
Definir forma de pago y quien lo va a realizarlo
Grupo Logstica
Generacin del embarque mediante el asistente
305
306
Informacin del remitente (origen del

emabarque)
Grupo Logstica
Destinatario y todos su datos

relacionados esta captura se realiza en
catlogos - clientes y socios
307
308
Datos de Facturacin
Grupo Logstica
Agregando los conceptos de embarque
309
310
Grupo Logstica
documentos adicionales no
necesariamente relacionados con el
viaje
311
312
Archivos relacionados en el embarque y que pueden estar adjuntos para su archivo y relacin
Grupo Logstica
313
314
Nos presenta todo lo relacionados con

importes de nuestro embarque
Costos totales a cobrar a nuestro cliente por concepto de transporte
Grupo Logstica
Adicionalmente podemos agregar un embarque de forma directa sin el asistente
315
316
En esta imagen podemos apreciar como se hace el asignado de embarques a viajes
Grupo Logstica
11.4
317
Gestin de Viaje
Logstica es donde los usuarios registran todo lo que tenga que ver con la transportacin de
cualquier tipo de producto de un lugar a otro, cobrando un flete al cliente por este servicio, el
inicio del proceso esta en la creacin de una Ruta, esta contiene la informacin principal como
es (Clave, Origen, Destino, Tarifa e informacin de gastos adicionales del viaje) tambin en la
ruta podemos personalizar cada concepto en la tarifa, asocindolo con un cliente y as crear lo
que se llama convenios. Ya creada la ruta, podemos iniciar nuestro proceso de logstica.
A continuacin presentamos la pantalla principal de Gestin de viajes donde veremos que hay
en la pantalla y despus explicaremos paso a paso que informacin se requiere registrar para
poder registrar un nuevo viaje.
318
El crear un viaje es decirle al sistema que camin tengo libre para llevar este embarque y quien
lo va a conducir, si va a requerir doble operador, armar su bitcora de viaje, las Cartas Porte o
remisiones asociadas y si lleva anticipo de gastos a comprobar, esto es en general lo que se
requiere, es importante mencionar que el sistema avisar si el viaje se traslapa con otro ya sea
porque el operador o el camin ya estn asignados en otros viajes al mismo tiempo. A
continuacin presentamos la ventana de registro de viajes guiado por el asistente de nuestro
sistema.
Grupo Logstica
despues de seleccionar la ruta procedemos a cargar la informacin inicial del viaje
319
320
En esta siguiente ventana agregamos el vehculo en el cual se efectuara el viaje, si este

vehculo ya tiene conductor asignado este ya estara relacionado y se mostrara en el campo
correpondiente, en caso contrario podemos seleccionarlo manualmente
Grupo Logstica
Resumen de trayectos y tiempos estimados
321
322
Lo siguiente sera asignar recursos adicionales como pueden ser Operadores , ayudantes
vehiculos como remolques y dollys
Grupo Logstica
323
324
Nos muestra la informacin capturada en un recuadro final para verificarla y terminamos.
Grupo Logstica
Esta pantalla de abono al viaje corresponde al anticipo al viaje
325
326
Grupo Logstica
Procedemos a dar salida real al vehiculo
327
328
Grupo Logstica
Podemos registrar recorridos nuevos y eventos de viajes
329
330
Grupo Logstica
11.5
331
Control de Trfico
Ya habiendo dado salida al viaje, el sistema tiene otro proceso que es el de Trfico este nos
sirve para poder ver grficamente donde estn los camiones segn su programacin.
332
11.6
Comprobacin de gastos
Al regresar el operador podemos registrar los gastos que tuvo en sus viajes realizados, el
combustible se incorporara directamente a la
bitcora para verificar su rendimiento.
Grupo Logstica
presentamos a continuacin la ventana de captura de gastos
333
334
11.7
Liquidaciones
El siguiente paso que se da, cuando se cierra el viaje es la liquidacin al operador, en este se
registran los diferentes gastos que en el viaje se dio y adems se calcula el pago de la
comisin del operador, este punto es muy importante entenderlo bien ya que SoftFlot no
maneja una forma nica de calcular esta comisin que puede haber muchas formas de
calcularla, SoftFlot tiene una herramienta que permite a los usuarios del sistema personalizar la
comisin a su gusto generando una funcin donde grabar el procedimiento para calcularlo.
Grupo Logstica
335
336
A continuacin presentamos la ventana donde se realiza la recepcin de la liquidacin del

operador y es por medio de un asistente
aqu es donde se determina si se le debe o nos debe
Grupo Logstica
337
podemos crear un conjunto de liquidaciones por rango de fechas y aplicar una formula para
hacer el calculo masivo de sus pagos de comisin
338
De acuerdo a lo manejado en comprobacion de gastos esta ventana nos dira ya un primer

balance de gastos y abonos
Grupo Logstica
339
y finalmente el calculo de la liquidacin con la observacion de quien y cuanto se adeuda y que

posteriormente podemos emitir el recibo donde firma el operador
estas cantidades finales
340
Herramientas
12 Herramientas
341
342
12.1
Utileria de base de Datos
12.1.1 Comprimir base de Datos

En esta opcin se comprime los datos contenidos en nuestra base quitando registros
eliminados previamente, esto reducir el tamao delarchivo que contiene la base.Aqu se detalla
como realizar una compactacin de base de datos. El entrar a este mdulo es muy delicado
sobre todo en la pestaa de limpieza de histricos en donde se puede eliminar histricos de
varios mdulos del sistema, por todo esto se recomienda que solo el administrador del sistema
pueda entrar aqu a modificar.
Herramientas
343
Pestaa de Comprimir Base:

El comprimir la base de datos es valido solo para los usuarios que usen Access 2000 en
adelante como base de datos y es el proceso en el cual el motor de la base de datos elimina
los archivos que estn eliminados previamente por el sistema, cuando se borra un registro
de nuestro sistema este no se borra totalmente queda una referencia, al oprimir comprimir el
sistema elimina todos estos registros y libera el espacio que tenia asignado, haciendo que el
archivo disminuya considerablemente en su tamao antes del proceso.
Es recomendable hacer este mantenimiento por lo menos una vez al mes y en el

momento que se realice es necesario que no hayanusuarios en sesin.
344
Herramientas
345
Pestaa de Depurar Histrico:

Aqu se hace la depuracin algunos registros de la base de datos, este proceso es delicado
debido a que aqu se puede borrar gran parte de la informacin del sistema con sus diferentes
mdulos, se esta operacin solo cuando realmente este seguro de depurar historia o para
reiniciar cierto mdulos sin afectar otros.
346
12.1.2 Respaldo de la Base de Datos

SoftFlot permite al usuario decidir si desea respaldar la base de datos o bien restaurada, en
este caso estamos viendo como respaldarla.
En 2 sencillos pasos nosotros podemos respaldar la base de datos. Para realizar el respaldo
siga por favor la siguiente secuencia.
Herramientas
Paso 1:
Seleccionar si se va a respaldar o restaurar.
Paso 2 iniciando respaldo
347
348
Ventana de resultados
12.1.3 Importar Datos Externos

Importar bases de datos del programa de mantenimiento preventivo MP SoftFlot es un programa
que posee una herramienta capaz de importar desde una base de datos de mantenimiento
preventivo MP en sus versiones 7.2 y 8.0, al mismo tiempo sincronizar los datos que estemos
alimentando en el programa de mantenimiento preventivo cuando la versin de SoftFlot no
contenga mantenimiento. El proceso seria el siguiente:
Herramientas
349
12.1.4 Importar Consumos de Combustible
Consumos de combustible
El sistema recibir esta informacin y la registrar en su bitcora de combustibles y
actualizar el registro del odmetro, todo esto de forma automtica y tambin considerando
los parmetros de validacin de datos que usted haya definido en Herramientas>Opciones.
350
Para importar el archivo tenemos que oprimir el botn de agregar archivo.

Al ver la ventana seleccionamos la Empresa externa que nos envi el archivo y hay que
configurar las posiciones a extraer del archivo externo estos valores quedaran guardados
por empresa externa.
Herramientas
351
Veamos un ejemplo, en base a un archivo en formato ASCII. De la posicin 1 a la 10 se

localizara el nmero econmico, la clave de la gasolinera de la 11 a la 13, la fecha de
consumo de la 15 a la 24, la lectura del odmetro de la 31 a la 37, los litros de consumo de
la 38 a 47, el monto o importe ser de la posicin 48 a la 57, y la referencia es opcional.
El archivo a importa tiene que ser ASCII y estar formateado sin delimitadores y a espacios
fijos, y la mnima informacin que tiene que contener es no. econmico, clave gasolinera,
fecha del consumo, odmetro, litros consumidos, monto, opcional referencia.
En la siguiente ventana tendremos que poner la descripcin el periodo y seleccionar el
periodo del archivo:
352
Despus de aceptar la ventana nos si nos aparecer un mensaje de advertencia de que no

existe el nmero econmico, es porque el nmero econmico que viene en el archivo no
existe en la base de datos del SoftFlot puede reasignrselo al vehculo correspondiente, y si
no existe el vehculo podr cancelar.
Al terminar la importacin del archivo el sistema, nos mostrar una ventana semejante a la
siguiente donde en la malla de arriba quedo el archivo con un Folio de transaccin y en la
malla de abajo la lista del detalle contenido en el archivo con sus totales, ahora el siguiente
paso seria aplicar el detalle a la bitcora de combustibles.
Para aplicar el detalle a la bitcora de combustibles hay que oprimir el botn de Aplicar a
Bitcora que se encuentra en la primera malla, esto aplicara todo el detalle abajo enlistado y
si por algn motivo de validacin al terminar de aplicar no se completara toda la aplicacin y
quedaran algunos registros del detalle sin aplicar existe la posibilidad de seleccionar el
registro que no tenga la marca de aplicado y oprimir el botn Aplicar parcial que esta al
lado de la malla de detalle, adems si el error fuera por un valor de lectura o litros invalida
se puede modificar solo haciendo clic con el ratn sobre la malla y as depurar aquellos
registro que estn mal registrados.
Tambin existe la pestaa de liquidaciones esto con el fin de poder analizar el detalle de este
archivo y poder resumir en un reporte los montos a pagar sean estos agrupados por algn
Herramientas
criterio o de forma general, fcil podr imprimir la liquidacin de su proveedor de

combustible..
12.1.5 Ejecucin avanzada de SQL
Tenemos un mdulo enfocado a tener una ejecucion directa a la base de datos y que
generalmente sistemas sera la persona que atendera esta operacin
353
354
Herramientas
12.1.6 Administrador de Consultas
355
356
12.2
Folios
Esta es la zona de herramientas donde administraremos los folios dando un inicio y un prefijo
particular adicional al prefijo por localizacin y que nos dara la posibilidad de manejo de folios
independientes por zona, estado, divisin o almacn de nuestra empresa
Herramientas
357
Solo lo vamos a modificar cuando por razones muy especiales se quiera cambiar el folio pero
hay que tener en cuenta que si el folio se duplica el sistema no me permitir registrar el registro
en el mdulo donde se requiera. Ejemplo si actualmente voy el el Folio A0500 del Pool
Vehicular y quiero cambiar el folio por uno menor como por ejemplo el A0450 el sistema al
momento de generar el siguiente folio en el Pool.
Observe la siguiente pantalla sin localizacin especifica de vehculos
358
Ahora observe una ventana de folios con Localizacin = Crdoba
Herramientas
12.3
359
Administrador de Imagenes
El administrador de imgenes nos sirve para visualizar las imgenes que tenemos almacenadas
en nuestra base, y as poder eliminar las imgenes que ya no se utilizan en el sistema sin tener
que entrara a cada uno de los mdulos que estn utilizandolas.
A continuacin mostramos la pantalla principal del administrador y los detalles de su operacin:
360
Herramientas
361
El administrador de imgenes nos informa tambin en que parte del programa se asignaron
dichas imgenes.
362
Herramientas
12.4
363
Administrador de Usuarios
La seguridad en el sistema es lo primero que debemos considerar para esto el sistema viene
con el el administrador de usuarios que donde se tienen que renistrar todos los usuarios que
van a entrar a operar el sistema esto con el fin de poder tener un control de quien entra al
sistema. Cuando el sistema no tenga definido ningn usuario, al entrar no nos solicitara ningn
tipo de seguridad es hasta que se registre el primer usuario que ya nos permite entrar, cuando
se registra el primer usuario en automtico el sistema lo define como administrador debido a
que se requiere por lo menos un usuario como este para iniciar a registrar nuestros otros
usuarios, aunque despus si queremos podemos definir varios administradores.
364
Herramientas
365
Registrar un usuario Nuevo:

El primer usuario que se registra es el administrador ya que este es el nico que puede tener
acceso a todo el sistema incluyendo al administrador de usuarios. a continuacin se detallaran
los principales campos que existen en el registro de un usuario:
Campo
Tipo
Descripcin
Definicin del Tipo de Usuario Administrador (Tiene Acceso a
todo el sistema) o Usuario(hay que definir su perfil de accesos)
Nombre
Poner un nombre de usuario que mnimo sera de una longitud de 6 caracteres
alfanumrico y un mximo de 10, aqu
El Usuario es Define si el usuario es Empleado (interno de nuestra empresa) o
es Contratado (externo de la empresa)
Contrasea
Registrar contrasea del usuario, por defecto no existe ningn
tipo adicional de seguridad es solo escribir la contrasea misma
que debe ingresar el usuario al entrar al sistema, si queremos
tener mas control en la contrasea hay que configurar las
Polticas de seguridad que se registran en opciones de
configuracin Polticas de seguridad o configurar la pestaa
de vigencia de la contrasea que se encuentra en la misma
ventana de registro de usuario, pero solo lo puedo cambiar
cuando es del tipo usuario, cuando es administrador no hay
366
ningna Poltica simplemente entra a todo el sistema

Si en el campo [El Usuario es:] se puso Empleado entonces el
sistema activa esta opcin para poder seleccionar el empleado
que esta registrado en catlogos de empleados y relacionarlo
con el usuario, esta relacin se puede describir con el siguiente
ejemplo si el usuario es pepe y el el empleado relacionado al que
se le asigno el vehculo es Jose Pion Aguilar, entonces al entrar
al sistema Pepe el ya sabe quien es en realidad y quien esta
ligado en los diferentes mdulos.
Acceso Web Si su sistema cuenta con algn mdulo web desarrollado a la
medida para su empresa es necesario tener configurado su
accesso de lo contrario no podr entrar desde la Web.
Empleado
12.5
Administrador de Reportes
Este mdulo nos sirve para poder personalizar los reportes del sistema, los nicos reportes que
se pueden son los que no estn marcados como principal esto nos indica que son de sistema,
para entrar al administrador de reportes hay que entrar al men de herramientas y buscar
[Administrador de Reportes] y ah estn todos los reportes del enlistados en la malla de
datos y en la malla de datos donde nos presenta existen 5 columnas a continuacin se detalla
cada una que informacin presentan.
Herramientas
367
El administrador de reporte tiene la capacidad de modificar un reporte y ademas de crear

nuevos para crear nuevos se tiene que seleccionar la pestaa que dice [Reportes Creados
por el Usuario] estos reporte se crean utilizando un asistente que a continuacin
mostramos su operacin:
368
Restaurar un reporte modificado

Si por algn motivo se modifico un reporte y este se dao o da errores o simplemente se le hizo
tantos cambios que se perdi el control de estos y se quisiera volver a tener el reporte
originalmente registrado por el fabricante, solo se tiene que seleccionar el reporte a restaurar y
oprimir el botn que arriba nos indica para regresar al reporte original del sistema.
Personalizado mis reportes

Hay 2 formas de personalizar un reporte cuando queremos modificar algo en su diseo como
colores, posicin de algn campo u otro que tenga que ver con la impresin final, o modificar
Herramientas
369
su fuente de datos esta es una opcin para usuarios avanzados que tengan conocimientos en
sentencias de bases de datos SQL ya que tiene que ver con la informacin que el reporte
obtendr de la base de datos. Personalizar un reporte en su diseo, hay que entrar al botn de
disear que se muestra en la imagen anterior, al entrar el
sistema nos presenta un editor como se encuentra en la siguiente imagen con este diseador
podremos mover los campos, cambiar colores, tipo de letras, agregar imgenes, agregar
campos que no estn en el reporte pero si estn disponibles para arrastrarlos al reporte, si
algn campo que quisiramos incluir en el reporte no aparece es porque la fuente de datos no
los incluye as que se debe modificar su fuente de datos para poder tener el campo disponible
en el reporte para as poder arrastrarlo al reporte he incluirlo, para
guardar el diseo nuevo solo se cierra el editor y el sistema nos preguntara si queremos
cambiar el diseo original por el modificado por el usuario. Personalizar la fuente de datos del
reporte, hay que entrar al botn de modificar fuente de datos que se muestra en la imagen
anterior y al entrar nos mostrara una ventana donde podremos modificar la sentencia SQL que
es la que obtiene los datos de la base y se los da al reporte para que los imprima con el diseo
que la tiene definido.
La fuente de datos es recomendable que sea modificada por el
departamento de
sistemas, que esta preparado para poder manejar sentencias SQl si se
modifica de
una forma errnea puede provocar que el reporte ya no se imprima y nos
de un error,
que en su caso podramos llega a restauralo para regresar a la versin
original del
reporte.
12.6
Administrador de Lecturas
Aqu se Administran todas las lecturas del medidor como lo es el actualizar lecturas, el historial
de mediciones, reiniciar el medidor, y cambiar el medidor.
Pestaa Registro de Medicin

El sistema registra la lectura desde varios mdulos, desde la Bitcora de combustible,
Actualizacin de Ordenes de Servicio etc. Pero si se quiere llevar un registro mas ordenado se
puede realizar desde aqu. Hay que actualizar la lectura del vehculo o equipo especial debido a
370
que si en nuestro paquete de tareas de mantenimiento tenemos algunas que se realizan cada
determinado nmero lectura hay que actualizarla para que el sistema dispare una Orden de
Servicio para realizarla, si no registrmos la lectura el sistema nunca sabra cuando se tiene
que realizar, el nico caso donde no se requiere actualizar la lectura es cuando las tareas estn
programadas por fecha esto es que dependen cronolgicamente de la fecha de sistema para
disparar los mantenimientos y no requiere de la lectura, pero si registra combustible o en su
paquete de tareas incluye una sola que tenga programacin por periodo de medidor esto lo
forzara a llevar este histrico de lecturas.
podemos editar eliminar la ultima lectura del sistema
Herramientas
371
Podemos reiniciar el medidor principal esto en el caso de que sea del mismo tipo de medidor y
sera un reinicio a un valor cero
372
Cambiando el tipo de medidor por uno diferente ej: de Odometro a Hubodometro
Herramientas
373
El proceso mas importante del sistema es el registro de lecturas de este dependen casi todos
los mdulos del sistema as que por consiguiente el sistema es muy estricto en el registro de
cada lectura, ya que siempre valida que la fecha que se da sea congruente con la lectura,
ejemplo si damos una lectura de 15,000 Km con la fecha del 20 de enero de 2007 en otro
mdulo otra persona no puede dar una lectura de 25,000 Km a una fecha de 20 de enero del
2008, este tipo de errores el sistema los valida y no permite registrarlo.
12.7
Administrador de Cuentas Consolidadoras
En este administrador relaciona los diferentes puntos de acumulacin de consumo dentro del
sistema y lo relaciona con una cuenta acumulativa que posteriormente podr ser utilizado en
costos y presupuestos.
374
Este administrador permite reubicar costos de una forma muy sencilla, ya que hace la
comunicacin de todo el sistema SoftFlot con nuestro mdulo de costos y presupuestos.
Ejemplo Si actualmente yo tengo registrado 2 combustibles: gasolina y gas lp, estos 2
conceptos el sistema acumula sus costos independientemente y por medio del administrador
de cuentas consolidadoras podemos relacionar los 2 conceptos a una sola cuenta que sea
combustible, o si queremos ms detalle lo podemos relacionar con 2 cuentas consolidadoras
independientes.
Con el siguiente ejemplo veamos ms claro lo que estamos
tratando de explicar.
Herramientas
375
Observe que actualmente todos los combustibles (gasolina, diesel, etc) se encuentran ligados a
la cuenta consolidadora de combustibles. Observe que el monto aplicado en la gasolina, diesel,
dual, se va directamente a la cuenta de combustibles. Enseguida cambiaremos las cuentas
consolidadoras, para que cada monto aplicado se dirija a su respectiva cuenta. Ahora
realizamos una reclasificacin de la cuentas para obtener el detalle por cada combustible,
observe ahora se ve nuestra ventana de costos y presupuestos al haber realizado cambios.Las
posibilidades de clasificar sus consumos es muy detallado depende como se requiera esa
informacin
12.8
Administrador de Guiones
Esta herramienta sirve para poder crea alguna interfase con otros sistema o para poder explotar
la informacin de la base de datos y exportarla a otros sistemas como puede ser Excel,
Access, Word etc. para poder hacerlo se requiere tener conocimientos bsicos de
programacin orientada a objetos en Pascal (Delphi), ya que aqu se crea el cdigo que el
sistema despus interpretara como si fuera un mdulo creado a la medida de cada necesidad.
376
A continuacin presentamos la ventana del administrador de Guiones y detalles de su

operacin:
Herramientas
377
378
12.9
Administrador de procesos de Usuario
Herramientas
379
380
12.10 Administrador de Captura Masiva

12.10.1 Promedio Anual de Vehculos
Registra el promedio recorrido anual de cada unidad, esto con el propsito de poder calcular en
el calendario de mantenimiento una fecha aproximada de realizacin de cada tarea asociada a
cada vehculo.
Herramientas
381
382
Por lo general el promedio anual de recorrido se registra tomado la experiencia de los

administradores de flotilla, y en general siempre se ponen valores muy cercanos a la realidad,
de recorrido anual.
Herramientas
12.10.2 Pagos a Trmites de Gestora
383
384
Herramientas
385
386
12.11 Opciones de Configuracin

Las opciones de configuracin sirven para registrar la configuracin de cmo va ha operar el
sistema nombre de empresa y parmetros en general. A continuacin explicaremos el
funcionamiento de cada una de las opciones agrupndolas por pestaa y sub pestaas. Como
una referencia mostramos la ventana principal de las opciones de configuracin que tiene 11
pestaas bsicas y sub. pestaa.
Herramientas
387
Empresa: Seccin donde guardaremos los datos de la empresa como son nombre, razn
social, domicilio, telfono, R.F.C. y el logotipo ademas que si queremos registrar el sistema
con el fabricante para recibir notificaciones de mejoras va correo electrnico aqu lo hacemos
entrando a Registrar usuario.
388
12.11.1 General
Nos sirve para definir datos de administracin de la base de datos, entre los campos tenemos
el de la frecuencia de rotacin de llantas, misma que nos servir para que el programa nos avise
sobre estos movimientos del vehculo, aqu tambin podremos seleccionar el asistente que
utilizaremos en caso de requerirlo.
Auto max imizar los mdulos: Nos permite mostrar todas las ventanas de manera
maximizada al abrir cualquier mdulo.
Ex pandir datos al entrar a mdulos de trabajo: Al entrar a un mdulo de trabajo el
sistema presenta una ventana en la parte superior de la ventana donde se presenta informacin
del vehculo. Si esta opcin esta deshabilitada los detalles del vehculo aparecen ocultos al
entrar almdulo, con la opcin que si se quiere ver la informacin del vehculo se puede abrir por
medio de un botn que tiene una flecha.
Mostrar Alarmas del sistema al entrar: Si esta opcin esta marcada en automtico el
sistema presentara la ventana de alarmas al entrar al sistema.
El programa tiene la facilidad de enviar reportes v correo electrnico, para esto es importante el
definir el tipo de salida de correo que nuestro equipo posee, en los casos de correo mediante
Herramientas
389
Outlook podemos determinar como se encuentra, si la salida es por otro software, tendremos
que dar los datos requeridos para la correcta salida del correo mediante el programa. Estos
datos nos los proporcionara el rea de Sistemas de la empresa, SoftFlot no los posee.
12.11.1.1
Configuracion SMTP
Configuracin necesaria para enviar por correo, y tambin para envo de factura electrnico.
12.11.2 Logistica
Pestaa de configuracin de logstica.
390
Pestaa adicional para relacionar los vehculos que

utilizamos en logstica
As como los porcentajes aplicados en impuesto 1 y 2

incluyendo porcentajes de retencin aplicados al embarque
cartaporte
Herramientas
391
Parmetros de personalizacin de moneda utilizada al momento de facturar
Campos personalizados qua pareceran al momento de generar un embarque y que pueden ser
visibles en la malla de datos del submodulo de embarques
392
12.11.3 Vehculos y Equipos

Aqu se configura la operacin del manejo de vehculos, esta configuracinse vera reflejada en
todo el sistema despus de dar salvar.
Campo para ubicacin rpida: Nos permite encontrar un vehculo en las listas de opciones
utilizando el campo seleccionado como principal de bsqueda.
Orden concatena: Es el orden que tendr la presentacin del nombre del vehculo en
reportes y en todo el sistema donde se muestre el vehculo este orden lo realizara en funcin de
los campos ah definidos.
Porcentaje de depreciacin por defecto: Se utiliza por el reporte de depreciacin de
vehculos.
Auto generar folio para no. econmico: Esto configura el sistema para que el no.
econmico del vehculo sea generado por el sistema
Herramientas
393
12.11.4 Neumticos
Seccin mediante la cual definimos el orden de encadenamiento de los campos para la
presentacin de la informacin en el programa, as como otras opciones de configuracin de la
llanta.
Campo para ubicacin rpida: Nos permite encontrar una llanta en las listas de opciones
utilizando el campo seleccionado como principal de bsqueda.
Orden concatena: Es el Orden que tendr la presentacin del nombre de la Llanta en
reportes y en todo el sistema donde se muestre el Llanta este orden lo realizara en funcin de
los campos ah definidos.
No permitir registrar sin precio de compra: Se utiliza por el mdulo de almacn para que
no ingrese ninguna Llanta al sistema sin estar costeada.
Auto generar folio para no. econmico: Esto configura el sistema para que el No.
Econmico del la Llanta sea generado por el sistema
394
12.11.5 Seguridad
Pestaa para configurar las opciones de contrasea, autorizacin de procesos mediante firma
digital, restriccin de campos, o bien controlar procesos del mdulo de mantenimiento
12.11.5.1
General
Esta pestaa de opciones es para controlar la seguridad del sistema es recomendable que al
dar permisos a usuarios solo el administrador tenga acceso a est opcin.
Herramientas
395
Guardar transacciones de movimientos: Guarda todo el historial de todos los movimientos

que hacen los usuarios.
Hacer respaldo automtico cada: Esto configura el nmero de das que el sistema
contabilizar para avisarle al usuario que hay que realizar un respaldo de la base de datos.
Presentar ventana de confirmacin al soltar una llanta: Esta opcin muestra al usuario
una ventana al soltar una Llanta en el chasis para ser montada esto con el fin de evitar errores
cuando se tiene control con el manejo del ratn.
No permitir asignar un conductor si la licencia esta vencida: Esto aplica al tratar de
asignar un conductor a un resguardo de vehculo.
No permitir desmarcar una tarea cuando esta marcada como importante: Esto aplica
al estar generando una orden de mantenimiento, el sistema nos presenta las tareas a realizar,
si una de estas esta marcada como importante, el sistema no permite el desmarcarla y tendr
por fuerza que ser incluida en la orden de servicio en proceso.
12.11.5.2
Mantenimiento
En esta pestaa configuramos la seguridad del mdulo de mantenimiento a continuacin

detallamos las opciones:
Solicitar Autorizacin para Editar, Imprimir una Orden de Servicio: En esta opcin
activamos la seguridad fina para la edicin he impresinde una Orden de Servicio esto esta
ligado a la pestaa de Firmas Digitales, ya que primero se registran los usuarios que van a
firmar lasOS antes de que cualquier persona las pueda imprimir o editar, esto es
396
una seguridad adicional a la del usuario que si tenga permisos para entrar al mdulo de OS.
Permitir consumir aunque no haya ex istencias: El sistema en su catlogo de refacciones
tiene un saldo que puede ser actualizado por medio de un Guin ligndose a otro sistema o
tambin de forma manual esto nos lleva a tener una existencia esta opcin por defecto esta
activada y significa que el sistema no nos va a detener un consumo
aunque en la existencia no exista la necesaria.
Esta opcin Aplica solo si existen Firmas digitales registradas, ya que al momento de tratar de
editar, imprimir una orden de servicio el sistema solicita una Firma de Autorizacin para poder
continuar, por lo general quien autoriza esto es el gerente de mantenimiento o el encargado.
12.11.5.3
Autorizacin de Procesos
En esta pestaa se registran los diferentes usuarios que tendrn los permisos para poder
autorizar Ordenes de Servicio en el caso de que este marcada la opcin en la pestaa de
Seguridad mantenimiento y tambin tendrn acceso a modificar los campos que estn
marcados en la pestaa de restriccin de campos.
Para agregar un usuario como firma digital primero tiene que registrarse como usuario del
sistema en el administrador de usuarios y despus se oprime el botn de agregar ah el
sistema nos pide la siguiente informacin:
Campo
Usuario
Tipo
Descripcin
Usuario que se agregara a las firmas, se selecciona de
los usuarios existentes del sistema
Orden de Servicio: Este tipo autoriza la edicin he
impresin de las OS.
Restriccin de campos: Depende de los campos
marcados en la pestaa de restriccin son los
Herramientas
Utiliza mi
contrasea de
Acceso al
sistema
Mensaje al
solicitar
Firma
397
campos a los que solo el tundra acceso.

Si se marca el sistema tomara la misma seguridad que
registro en el administrador de usuarios .
Este mensaje le aparece al usuario al momento de tratar

de ejecutar algo que tiene esta seguridad fina.
Firmas digitales: Cuando ya se tiene en el sistema un grupo de usuarios registrados el

sistema puede dar otro nivel mas fino de seguridad, llevando esta a procesos controlados como
los anteriores explicados, en esta opcin se agregan los usuarios que tendrn este tipo de
seguridad fina.
En esta pestaa definimos que campos al registrar el vehculo se considera confidencial y muy
delicado su registro para que solo un usuario registrado en Firmas digitales pueda agregar,
modificar o eliminar estos campos, aqu solo se marca los campos que se quiere que tenga
esta seguridad.
Restringir campos de (no. de motor): Esta opcin aplica solo si existen firmas digitales
registradas, ya que al momento de tratar de registrar el (no. de motor) del vehculo estando en
el catlogo el sistema solicitara la autorizacin para registrarlo siendo solo las personas
autorizadas como el personal de activo
398
fijo quien pueda registra o cambiar esta informacin.

Restringir campos de (no. de serie):Es el mismo caso que el anterior solo que con el no.
de serie.
Restringir campos de (precio de compra):Es el mismo caso que el anterior solo que con el
no. de precio de compra.
12.11.5.4
Politica de Registro de Contrasea
En esta pestaa se configura las polticas de registro de contrasea, aqu el usuario configura
que caracteres se tienen que incluir al momento de registrar la contrasea o tambin que
cantidad de registros de historia de contraseas se va a guardar para que el usuario no use las
mismas y tenga que cambiar, y por ltimo a los cuantos intentos el usuario se va a bloquear.
12.11.6 Combustibles
Esta opcin esta para prevenir errores de captura en el mdulo de bitcora de combustibles,
tratando de buscar una validacin a la lectura y litros de combustible registrados.La funcin de
validacin revisa los valores introducidos por el usuario y los compras contra los parmetros
aqu registrados, como es el caso del rendimiento y el recorrido del vehculo. Existen 2
opciones de seguridad una que es la que nos enva una simple ventana avisndonos que algo
anda mal, y otra es la critica que no manda un mensaje que no se puede registrar y nos saca
del mdulo para evitar el error.
Uno de los datos bsicos requeridos por esta opcin de
validacin es tener registrado el rendimiento del vehculo:
Herramientas
399
12.11.7 Actualizar en Linea

El sistema cuenta con una herramienta para la actualizacin del programa en lnea utilizando el
Internet, que debido a la vulnerabilidad que tiene Internet de ataques externos los sistemas
operativos como Windows han puesto ciertos candados para no poder salir a la red de Internet
generado problemas al utilizar actualizar el sistema en lnea ya que bloque la salida.
Tipo de acceso a Internet directa: Esta opcin se va directamente aInternet pero si existe
algn firewall es bloqueada la llamada.
Tipo de acceso a Internet utilizando configuracin de Window s: Estaes muy confiable
ya que utiliza la configuracin que este registrada en elPanel de Control para salir a Internet.
Tipo de acceso a Internet usando Prox i: Algunas empresas utilizan unProxi Server como
firewall y requieren de configurar aqu la salida paraque funcione la salida a Internet.
400
12.11.8 Grficas
Aqu podemos agregar una imagen a las diferentes grficas que genera nuestro sistema hay
que considerar una imagen rectangular para que el sistema no la distorsione.
Herramientas
401
13 Complementos
Los complementos son pequeos mdulos adicionales que se adquieren por separado y que
van enfocados a empresas que requieren controles especficos y que se incorporan en la
siguiente ventana, para hacerlo se necesita un archivo complemento que al momento de
adquirirlo sera proporcionado por nuestro departamento de soporte tcnico
soporte@interasystem.com
402
13.1
Vales de Combustible
Esta es la ventana principal del Complemento de vales de Combustible, hay empresa que
utilizan este mdulo para llevar el control de los vales de prepago o de pospago
Complementos
403
Esta es la pantalla inicial de nuestro asistente donde podemos configurar el tipo de vale, de que
tipo de combustible, vigencia, y si es un vale por importe o por cantidad de combustible
404
La siguiente pantalla es referente a quien se le entregaran los vales de combustible si es al

empleado o cargado al vehculo, opciones restrictivas por nmero de vales entregados y
seleccionamos la empresa con quien podemos canjearlos
Complementos
En esta siguiente pantalla marcamos y generamos el folio de asignacin del vale de

combustible
405
406
Complementos
Obtenemos finalmente el resumen de los vales que procesamos
407
408
Ya vemos aqu en esta pantalla los vales en proceso segn su folio y tipo de combustible
Complementos
procedemos entonces a darles fecha y lectura a los vales que ya fueron consumidos
409
410
Complementos
411
412
13.2
Administrar contratos
Pantalla principal de contratos donde agregaremos los diferentes tipos de contratos que se
pueden manejar y que pueden ser de arrendamiento o comodato.
Complementos
413
Esta sera nuestra pantalla de captura de contratos eligiendo a quien ira dirigido el contrato a un
empleado, a una empresa a un socio etc.
414
Tendra la posibilidad de agregar vehculos o equipos especiales tanto a un empleado interno

como a uno de fuera
Complementos
13.3
415
Repuestos
13.3.1 Catlogo de Productos

En esta seccin usted controlara con precisin su inventario de materiales y repuestos en
almacn, de esta manera podr prever su consumo estimado de materiales, sea en labores
preventivas y/o correctivas.
Registre todos sus materiales, repuestos De esta manera podr controlar con precisin sus
416
niveles de inventarios
Este catalogo sera el inicial para todos los almacenes que se generen a partir de el principal
pero cada uno de ellos tendra independenciaen exixtencia y costo.
Registre todos sus materiales, repuestos De esta manera podr controlar con precisin sus
niveles de inventarios
Complementos
417
tenemos diferente s herramientas de consulta de la informacin capturada para poder desplegar
418
13.3.2 Movimientos al Almacn de Repuestos

13.3.2.1
Entrada de Repuestos
Registra el valor de los elementos que han sido adquiridos por el ente econmico para consumir
en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios en todas y
cada una de las operaciones realizadas en su normal funcionamiento. Comprende conceptos
tales como elementos necesarios para mantenimiento y reparaciones, herramientas e
implementos de trabajo, repuestos para maquinaria y equipo de produccin.
Las entradas de mercancas incluyen movimientos de entrada de stocks recibidos como
resultado de un pedido o por otros motivos. Todas las entradas de mercancas tienen como
resultado un aumento del stock total
Entrada por Compra: Esta opcin es para ir ingresando las facturas que el proveedor da cuando
nos hace llegar nuestra mercanca.
Complementos
419
13.3.2.1.1 Entrada por requisicn de compra
previo a este proceso se deber realizar la solicitud de repuestos y la requisicin de compra

Entramos a movimientos al almacn de repuestos y seleccionamos el icono de entrada al
almacn, el concepto a seleccionar del combo sera entrada por compra
y posteriormente requisicin de compra
420
Aqui mostramos la seleccion y del combo de requisicin de folio seleccionamos el que

previamente hallamos realizado de la zona de requisicin de compra de repuestos
Al seleccionar la requisicin comentada nos da la opcin de agregar el costo unitario con el

cual se va a ingresar a nuestro almacn de repuestos
Complementos
A partir de ello podemos agregar detalles como factura fecha y monto calculado, si no se
agrega alguna referencia el sistema tomara esta como el folio de la requisicin ingresada
421
422
Aqui podemos observar el registro de requisicin solicitado y ya ingresado como un movimiento

de entrada a nuestro almacn de repuestos
Complementos
13.3.2.2
423
Salida de Repuestos
Como Primer punto deberemos agregar el material en la orden de servicio de salida esto sera
muy importante pues nuestras salidas por consumo deberan tener una orden de servicio con
sus materiales relacionados
424
Esta es la ventana de actualizar ordenes de servicio en donde agregaremos el material a

cuantificar para ser entregado por el almacn de repuestos
Complementos
Agregado el material a la orden seleccionada ya sera cuestin de solicitar en almacn lo

referente a la orden de servicio y en automtico tendremos los materiales que deberan
entragarnos
425
426
Acudiendo al m dulo de alm acn ya tendrem os la opcin de seleccionar ordenes de servicio y

agregar en autom tico los recursos relacionados
Complementos
427
428
Complementos
429
13.3.3 Existencias Mnimas y Mximas
Existencias Mximas: Es el nivel mximo de stock de repuestos o materiales que debe existir
en la bodega de la empresa.
430
Complementos
431
432
13.3.4 Valuacin del Inventario

Los trminos de stock, inventarios o existencias, se utilizan para referirse a los artculos que
permanecen almacenados en la empresa a la espera de una posterior utilizacin,
en este mdulo tendremos lo que es la existencia multiplicada por el valor promedio para as
obtener el costo total por artculo, esto para cada uno de los repuestos desglosados en el
inventario y al realizar la sumatoria
tendremos el valor total del inventario valuacin del inventario
Complementos
433
lo tenemos unitario para el almacn principal y tambin podemos desplegar la valuacin

consolidada por almacenes, en este ejemplo se muestran un almacen principal y otros 2 mas
secundarios
cada uno de ellos con su existencia, costo promedio y valor total.
434
Nota importante sobre el calculo del costo

En el sistema SoftFlot se lleva el siguiente mtodo de costeo
Promedio ponderado:
Es el sistema que comnmente se conoce como mtodo de costos promedio.
Cada vez que ingresa al almacn una nueva partida de material, se determina un nuevo costo
unitario promedio.
Se divide el costo total de cada una de las partidas entre su correspondiente existencia.
Con estos resultados se calcula un costo unitario promedio para todas las partidas.
A este costo se valorizan las salidas de material, hasta que haya una nueva entrada de
material con un precio diferente al promedio.
COSTOS PROMEDIOS
Fech
a
Entradas
Salidas
Inventario
Complementos
Costo
Unid
unitari
ades
o
15/12
400
/97
$ 10
Cost
o
total
Precio
Unid
Val Unid Val
unitari
ades
or ades or
o
$
4,000
400
$
4,0
00
20/01
/98
50
$ 10.00
$
500
350
$
3,5
00
11/02
/98
50
$ 10.00
$
500
300
$
3,0
00
400
$
4,2
00
26/02
100
/98
$ 12
$
1,200
08/04
/98
50
$ 10.50
$
525
350
$
3,6
75
23/06
/98
50
$ 10.50
$
525
300
$
3,1
50
500
$
6,1
50
11/08
200
/98
$ 15
$
3,000
02/09
/98
150
$
$ 12.30 1,8
45
350
$
4,3
05
14/10
/98
100
$
$ 12.30 1,2
30
250
$
3,0
75
450
$
6,0
75
400
$
5,4
00
22/10
200
/98
09/12
/98
$ 15
$
3,000
50
$ 13.50
$
675
435
Precio
promedio
calculado
$ 10.00
$ 10.50
$ 12.30
$ 13.50
436
TOT
ALE
S
$
11,20
0
$
5,8
00
$
5,4
00
13.3.5 Kardex de Producto

Es un control de archivo a base de tarjetas en este caso el electronicas con la informacin de
repuestos
Este es nuestro Kardex que contiene la informacin principal del repuesto, la fecha y el
concepto del movimiento, existencia actual e historica y el costo de producto
Complementos
437
438
Complementos
439
440
Complementos
441
13.3.6 Solicitud de Repuestos Criterio Mximos y Mnimos

Esta es la panta principal de solicitud de repuestos
procederemos seleccionar el criterio

1.- maximos y minimos
Para este criterio debemos tener en los productos agregado cuanto se debe tener en stock de
cada producto o material
2.- Seleccionando de forma manual
442
Agregamos empleado solicitante asi como fecha, nos podedemos apoyar con filtrados por
orden de servicio, numero economico, marca, nombre generico
Complementos
443
444
Colocamos la cantidad a solicitar de cada producto y procedemos a generarla

Finalizamos el asistente para proceder a trabajar con la requisicin de compra
queda generada con su folio respectivo y recordar que si se tiene un folio por almacen
alternativo tambien sera visible este prefijo
13.3.7 Solicitud de Repuestos Criterio Manual

Solicitud de repuestos de modo manual
Complementos
445
446
Complementos
447
448
Complementos
13.3.8 Requisicin de Compra de Repuestos

La requisicion sera generada a partir de una solicitud de materiales.
449
450
y sera el documento mediante el cual relacionaremos los articulos o productos solicitados con
el proveedor que nos surtira este material
Complementos
451
Anotar los articulos a solicitar con la cantidad deseada y tenemos un botn para ver el detalle
de la solicitud de cada repuesto
452
Complementos
ya seleccionado lo anterior nos da el resumen de lo requisitado con sus detalles de clave

descripcin y cantidad de material a solicitar
453
454
Despus de generar la requisicin y esperando que el repuesto nos llegue procedemos a darle
entrada en el mdulo de movimientos al almacn - entradas al almacn-entrada por compra
y seleccionando requisicin de compra
13.3.9 Analizador de movimientos de Repuestos

Podemos revisar los movimientos de repuestos con varios criterios de acomodo y despliegue
Complementos
13.4
455
Vigilancia
Es un mdulo independiente en su manejo donde podemos ver que se enlaza a la misma base
de datos de nuestro sistema pero funciona como aplicacin independiente en cuanto a
funciones esto es porque fue diseado para estar en una caseta de vigilancia para control de
entradas y salidas
Aqui relacionamos la base de datos que puede ser Access o SQL Server
456
Este es un mdulo donde a partir de que manejemos la salida en gestin de viajes

direccionando a vigilancia, ah realizaremos un control con nuestra caseta para dar la salida en
el preciso momento en que el vehculo cruce
por vigilancia se podra registrar la salida en el patio vehicular
Complementos
457
Aquie es donde marcaremos el recuadro para enviar esta salida a vigilancia y tener con ello un
control de tiempos ms eficiente
458
Ya marcado la opcin tendremos un icono que nos indicara que en este viaje sera controlada la
salida por vigilancia
Complementos
459
Ya con el complemento abierto solamente registramos con el icono del reloj la salida del viaje
lectura del medidor fecha y hora del movimiento
460
Posteriormente tendremos tambin las llegadas con la misma metodologa para su registro al
arribar
Complementos
13.5
461
GPS
GPS import es un complement independiente que monitorea el uso de sus GPS contratado al
ejecutarlo se minimiza por default en la zona de iconos de aplicaciones para asi tener la
informacin de su rastreo satelital y proyectarla a el sistema SoftFlot
462
Ya conectado el sistema SoftFlot tendr la posibilidad de mostrar el posicionamiento de sus

vehiculos en un mapa para su facil ubicacin
Complementos
463
14.1
Soporte tcnico
Soporte a Usuarios
En InteraSystem sabemos que la principal base de todo programa es el poder contar con un
soporte tcnico eficiente y adecuado a las necesidades que se nos presenten en el momento
de la operacin con el programa, si bien la adquisicin es el termino de la relacin comercial
administrativa, esta tambin marca el principio de una nueva, que es la del servicio.
Interasystem como principal meta se ha trazado el proporcionar a sus clientes un servicio de
soporte tcnico eficiente, mismo que es proporcionado por personal especialmente capacitado
en nuestras aplicaciones y el entorno a ellas.
Hay que entender que es el soporte?
Se entiende por soporte, todas las dudas que se tengan con respecto de la operacin,
instalacin, funcionamiento del sistema, propuestas de mejoras, y que no exceda su atencin
de 15 minutos, el soporte puede ser por un error detectado o por alguna operacin que sea
complicada de entender. El sistema es muy amigable en toda su operacin pero si por alguna
razn usted no logra entender el proceso de implementacin le recomendamos
encarecidamente que tome nuestros cursos Web que son muy econmicos como usuario
464
registrado y que les da un panorama muy amplio de la operacin del sistema.

Como puedo solicitar soporte?
Correo electrnico del propietario de la licencia de SoftFlot, se recomienda no usar un correo
como hotmail, google, etc. si solo tiene uno as entonces envielo.
Nombre completo de la empresa quien compro la licencia de SoftFlot.
Nmero de licencia de su sistema SoftFlot. Esta la puede encontra en el men de ayuda y la
opcin acerca de autor.
Nombre y correo del usuario principal as como telfono para contacto en caso de requerirse.
Como puedo yo tener un soporte personalizado y apoyo en mi implementacin?
En Interasystem tenemos cursos en sitio, Implementaciones, Accesorias y mas envienos sus
requerimientos con el asunto soporte especial al correo ventas.mexico@interasystem.com
donde con gusto analizaremos tu caso y responderemos a la brevedad tu solicitud, adems de
que si eres un usuario en Latino Amrica canalizaremos tu caso al distribuidor de tu pas para
una mejor atencin.
soporte@softflot.com
14.2
Preguntas Frecuentes Generales
Preguntas Frecuentes Generales

Pregunta
No veo un vehculo
que estoy seguro que
si registre.
14.3
Respuesta
Hay que revisar que el vehculo no este marcado como inactivo y si lo
est hay que activarlo en la opcin de Suspende o Activa Vehculo
Temporalmente del catlogo de vehculos para que se vuelva a
visualizar en nuestra malla de datos.
Preguntas Frecuentes Windows Vista y 7
Pregunta
Es compatible el sistema con
Windows Vista 7 ?
Que tengo que considerar antes
de instalar mi aplicacin SoftFlot
en Vista 7 ?
Respuesta
Si solo hay que tener algunas consideraciones
Es recomendable que se instale el programa en el el
directorio C:\ esto lo puede cambia al momento de instalar el
SoftFlot en su PC, se han tenido algunos problemas para
Preguntas Frecuentes
Se puede utilizar el Windows

Vista 7 como Servidor del
SoftFlot?
14.4
465
trabajar en el directorio de C:/Archivos de Programas o C:/

Program Files, en Windows Vista 7 no nos presenta la
carpeta DataBase ni la base de datos del sistema, aunque
trabaja normalmente el problema se tiene al momento de
tratar de manipular la base o respaldarla o pasarla a otro
sistema ya que Vista crea sesiones virtuales con cada
usuario del equipo.
No, Windows Vista no permite instalar el Administrador de
licencias para que opere como servidor, ya se esta
trabajando en los drivers para que funcione correctamente
pero hasta el momento no se ha terminado, para instalar un
servidor solo lo puede hacerlo en XP, 2000, XP, 2003.
Preguntas Frecuentes PYMES
Pregunta
Cuales son las caractersticas del
candado HASP para las versiones PYMES?
Tengo 2 programas que utilizan candado HASP
Puedo conectar uno o ms candados al puerto
de mi computadora sin que me cause conflicto?
Que conexin a internet es la ideal para
descargar actualizaciones del
programa?
Respuesta
El candado debe ser puerto USB y de color
Rojo.
Si puede conectar uno o ms candados
HASP
sin que exista algn conflicto.
Recomendamos utilizar una conexin a
internet Adsl/Cable a 64 MbPS. Comnmente
las
actualizaciones del programa SoftFlot no
superan los 20 Mb y son eventuales.
Instal el programa SoftFlot pero no me

reconoce el candado HASP, Como puedo
hacer para que me reconozca el candado?
Si no puede detectar el candado Hasp se

procede a lo siguiente:
Verificar que firewall de Windows XP este
inactivo o agregue un excepcin registrando
el puerto 475 para UDP y TCP. De lo
contrario verifique que est correctamente
insertado en el puerto paralelo de su
computadora. Si persisten los problemas
consulte a la empresa donde adquirio el
Software.
soporte@interasystem.com
466
15 Links de Videos
15.1
Videos
Descripcin
1 SoftFlot ver 3.0 Intro
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2 SoftFlot ver 3.0 Presentacin

Promocional (1)
Promocional (2)
Promocional (3)
5 SoftFlot ver 3.0 Neumaticos
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9 SoftFlot ver 3.0 Analizadores de

Costos
10 SoftFlot ver 3.0 Mantenimiento
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11 SoftFlot ver 3.0 Reportes e

Informacin
12 SoftFlot ver 3.0 Asignacin de
Conductores
13 SoftFlot ver 3.0 Facturacin en
SoftFlot
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6 SoftFlot ver 3.0 Logistica

7 SoftFlot ver 3.0 Repuestos
8 SoftFlot ver 3.0 Gestora
Links de Videos
14 SoftFlot ver 3.0 Carga Masiva
Catlogos
15 WebAdmin Herramientas Web
Lecturas
16 WebAdmin Herramientas Web
Reportes de Falla
17 SoftFlot ver 3.0 En Android y
herramientas Web
467
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Manual Softflot 4.0

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Manual de Usuario

Acerca del autor

InteraSystem es una empresa Mexicana creada en marzo del

Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

Impreso en : julio 2015 en Quertaro Mxico

Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.

Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

Capitulo II Instalacin del Sistma........................................

1 Instalacin del Programa

3 Instalacin del Programa

Capitulo III Acerca del Entorno

3 Buscar la ltima Versin en

Capitulo IV Operacin general

2015 Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.

Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

4 Ordenar y Agrupar Registros

12 Cierre de Ventanas ................................................... 98

Capitulo V Grupo Catlogos

Capitulo VI Grupo Administracin........................................ 126

Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

4 Historial de ventas ................................................... 140

8 Gastos de Viaje Utilitarios

Capitulo VII Grupo Operacin

Capitulo VIII Grupo Mantenimiento ........................................ 180

7 Crear Ordenes Tipo ...................................................

Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

Capitulo IX Grupo Neumticos

5 Cambios de Posicin................................................... 272

Capitulo X Grupo Gestora

1 Registro de Quejas ................................................... 279

Capitulo XI Grupo Logstica

1 Fondo Revolvente ................................................... 295

Capitulo XII Herramientas

Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

Capitulo XIII Complementos

Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

Capitulo XIV Preguntas Frecuentes........................................ 463

Capitulo XV Links de Videos

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Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

ADVERTENCIA: Ofrece Medidas preventivas para evitar

IMPORTANTE: Recuerda la necesidad de tomar medidas

NOTA: Ofrece puntos adicionales de informacin

Generalidades y el estilo en que fue escrito este manual de operacin:

2015 Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.

Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.

2015 Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.

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2 Instalacin del Sistma

Instalacin del Programa Monousuario

Requisitos para la instalacin:

Instalacin del Sistma

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Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

2015 Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.

Instalacin del Sistma

Instalacin SoftFlot 4.0 Mono usuario

2015 Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.

Manual de Usuario SoftFlot Versin 4

En caso de Window s vista , 7 posterior

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Instalacin del Sistma

2015 Desarrollo de Software InteraSystem, S.A. de C.V.