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Quito - Ecuador

TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIN GENERAL DE LA ASIGNATURA..... 4
Caracterizacin de la asignatura...4
Importancia de la asignatura. 4
Relaciones con otras asignaturas del plan de estudios....4
Competencia de la asignatura...5
Macro contenidos de la asignatura.. 5
Mtodos de aprendizaje sugeridos
5
Estructura de la gua.. 6
Bibliografa7
GUA DIDCTICA PRIMERA PARTE.. 7
INTRODUCCIN GENERAL.. 8
Importancia 8
Macro contenidos. 8
Mtodos de aprendizaje..... 9
Duracin del estudio... 9
Orientaciones especiales.. 10
Vinculacin con conocimientos anteriores..
10
UNIDAD 1 GENERALIDADES DE OYS ....
10
Competencia, contenidos, tiempos..... 10
Conceptos principales... 11
1.1 Definiciones e importancia... 11
1.2 Las oficinas de OYS en el pas y en Latinoamrica.. 12
1.3 Justificacin de los estudios de organizacin..
12
1.4 Ubicacin jerrquica y estructura de
las oficinas de OYS. 13
1.5 Perfil de los especialistas en organizacin
13
1.6 Resistencias a las tcnicas de organizacin.
14
1.7 Autoevaluacin cualitativa.....
15
UNIDAD 2 LA ORGANIZACIN EN GENERAL
(NIVELES ADMINISTRATIVOS, DESCENTRALIZACIN
Y AUTONOMAS)
16
Competencia, contenidos y tiempos....16
Conceptos principales... 16
2.1 La organizacin y su entorno..
17
2.2 Niveles administrativos... 17
2.3 Desconcentracin, descentralizacin y autonoma.
20
2.4 Criterios para definir polticas de Centralizacin y
Descentralizacin..21
2.5 Propuesta de organizacin para instituciones
pblicas y privadas. 21
2.6 La departamentalizacin. 23
Autoevaluacin cualitativa..
24
UNIDAD 3 LA TCNICA DE ORGANIGRAMAS..
25
Competencia, contenidos y tiempos..
25
1

Conceptos principales....
3.1 Conceptos y objetivos de los organigramas.
3.2 Caractersticas de los organigramas...
3.3 Ventajas y desventajas de los organigramas...
3.4 Metodologa para elaborar un organigrama...
3.5 Elementos bsicos para el diseo de organigramas...
3.6 Clasificacin de los organigramas:
fin, contenido y forma
Auto evaluacin cualitativa...
Consolidacin
PRIMERA EVALUACIN A DISTANCIA..
GLOSARIO: Primera Parte.

26
26
27
27
28
28
29
30
30
30
32

GUA DIDCTICA SEGUNDA PARTE.. 33


INTRODUCCIN GENERAL... 33
Importancia.... 33
Macro contenidos. 33
Mtodos de aprendizaje sugeridos.. 34
Duracin del estudio 34
Orientaciones especiales... 34
Vinculacin con conocimientos anteriores..
35
UNIDAD 4 MANUAL DE ORGANIZACIN....36
Competencia y contenidos. 36
Tiempos y conceptos principales.... 36
4.1 Definiciones de manuales... 37
4.2 Objetivos e importancia... 38
4.3 Ventajas e inconvenientes de los manuales.... 38
4.4 Contenido de un manual de organizacin..
39
4.5 Pasos para la elaboracin de un manual.... 39
4.6 Estructura del manual.................39
Autoevaluacin cualitativa...
43
UNIDAD 5 MODELO PARA EL ESTUDIO
ADMINISTRATIVO.... 44
Competencia, contenidos y tiempos....45
Conceptos principales 46
5.1 Preliminares del estudio. 47
5.2 El estudio administrativo
48
Diagnstico administrativo...
49
Estudio de Diseo... 49
Implantacin.. 50
Control y evaluacin..
50
Autoevaluacin cualitativa...
51
UNIDAD 6 DESARROLLO ORGANIZACIONAL.
52
Competencia, contenidos y tiempos.....
52
Conceptos principales... 52
6.1 Definiciones 53
6.2 Contribuciones y caractersticas del desarrollo
organizacional......
53
6.3 Cambio Organizacional.... 53
6.4 Cultura Organizacional. 54
6.5 Ejercicio de aplicacin del DO y caso prctico.
54
Auto evaluacin cualitativa... 55
2

Consolidacin
SEGUNDA EVALUACIN A DISTANCIA.
GLOSARIO: Segunda Parte...
RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS....
PRIMERA PARTE..
SEGUNDA PARTE.

55
57
59
60
60
64

INTRODUCCIN GENERAL DE LA ASIGNATURA


ORGANIZACIN Y SISTEMAS 1 es una ASIGNATURA dentro de las
ciencias administrativas que persigue lograr eficiencia en las organizaciones
mediante el uso adecuado de los recursos y una correcta gestin de
procesos, procedimientos y proyectos. El consultor administrativo es el
llamado a solucionar las debilidades que tienen las instituciones mediante la
aplicacin de mtodos moderados de organizacin aplicada como estudios
de diagnstico, diseo y elaboracin de manuales organizacionales, uso y
distribucin eficiente de los espacios fsicos, calidad total en las empresas,
organigramas, y dems temas vinculados con la administracin efectiva de
recursos.
En la red curricular de la Carrera de Administracin de Empresas,
Administracin Pblica y Contabilidad y Auditora, la ASIGNATURA de
Organizacin y Sistemas 1 consta en el Quinto Nivel luego de haber
aprobado la ASIGNATURA de Administracin por Procesos y como requisito
previo para tomar la ASIGNATURA de Organizacin y Sistemas 2.
CARACTERIZACIN DE LA ASIGNATURA
La asignatura profundiza en el conocimiento y aplicacin de las tcnicas y
sistemas administrativos para el desarrollo integral de las organizaciones.
IMPORTANCIA DE LA ASIGNATURA
Una asignatura de notable importancia no podra quedar al margen en su
aplicacin debido a que mediante la implementacin de sus estrategias de
gestin se logra conocer la realidad actual de las empresas y de esta
forma proponer acciones correctivas que coadyuven al crecimiento
sostenido de la misma.
El mejoramiento continuo se hace imprescindible en tiempos de gran
competitividad, es as que la organizacin aplicada mediante sistemas
tcnicos facilita una efectiva administracin y liderazgo empresarial en el
mercado.
Organizacin y Sistemas 1 sirve de base para planificar, organizar, proponer
e implementar nuevas formas de organizacin tendientes a fortalecer y
garantizar su productividad y competividad en el mercado.
RELACIONES CON OTRAS ASIGNATURAS DEL PLAN DE ESTUDIOS
Se relaciona con las siguientes asignaturas:
Administracin I y II,
Administracin del Talento Humano, Planificacin Estratgica, Administracin
de Procesos, Elaboracin y Evaluacin de Proyectos, Administracin
Financiera y Presupuestaria, Organizacin y Sistemas II, Desarrollo
Organizacional, Seminario de Tesis , Desarrollo Gerencial, Marketing,
Administracin de la Produccin, Administracin Seccional y Regional,
Prctica Profesional y dems asignaturas especializadas de las diferentes
carreras.
4

COMPETENCIA DE LA ASIGNATURA
El estudiante conoce los fundamentos y avances tecnolgicos para
desarrollar estudios administrativos que le habiliten a disear y o redisear
en forma moderna organizaciones flexibles a la utilizacin racional de sus
recursos y enfrentarse a su futuro en forma competitiva.
MACRO CONTENIDOS DE LA ASIGNATURA
PRIMERA PARTE:
UNIDAD 1
UNIDAD 2
UNIDAD 3

GENERALIDADES DE OYS
LA
ORGANIZACIN
EN
GENERAL
(NIVELES
ADMINISTRATIVOS,
DESCENTRALIZACIN
Y
AUTONOMAS)
LA TCNICA DE ORGANIGRAMAS

SEGUNDA PARTE:
UNIDAD 4
UNIDAD 5
UNIDAD 6

MANUAL DE ORGANIZACIN
MODELO PARA EL ESTUDIO ADMINISTRATIVO
DESARROLLO ORGANIZACIONAL

MTODOS DE APRENDIZAJE SUGERIDOS


Los mtodos de aprendizaje sugeridos son: deductivo, inductivo,
descriptivo y especialmente el de lectura comprensiva y casos prcticos. Se
lograr aprehender una metodologa que le permite adquirir conocimientos
por comprensin y conseguir para quien lo aplique (con la ayuda de las
tcnicas de estudio), el conocimiento necesario a la profesin y al desarrollo
exitoso de la vida.
ESTRUCTURA DE LA GUA
La gua de Organizacin y Sistemas 1 se estructura de la siguiente manera:
En primer lugar se encontrar una introduccin general de la asignatura, la
misma que consta de las siguientes partes: Importancia, objetivos generales,
macro contenidos, mtodos de aprendizaje, estructura de la gua y textos. En
segundo lugar se encontrar una introduccin general a la gua de estudios,
primera parte de la gua y segunda parte de la gua.
En la introduccin general de la gua aparecen los siguientes aspectos:
importancia, objetivos, contenidos, mtodos de estudio, duracin del estudio,
orientaciones especiales y vinculacin con conocimientos anteriores. La
primera parte de la gua est conformada por tres unidades y la segunda
5

igualmente por tres unidades, auto evaluacin cualitativa, consolidacin,


evaluacin a distancia y glosario.
Cada unidad tiene la siguiente estructura: competencia, contenidos, tiempos,
conceptos principales, explicaciones (a continuacin de cada contenido) y
consultas en el texto. Tambin se incluye al final de cada parte las
respuestas a los ejercicios.

BIBLIOGRAFA
Bibliografa bsica:
VSQUEZ R., Vctor Hugo, Organizacin
Edicin, Grficas Vsquez, Quito, 2007.

Aplicada,

Tercera

Bibliografa complementaria:
FRANKLIN, Enrique Benjamn, Organizacin de Empresas, Anlisis,
Diseo y Estructura, McGraw Hill, Mxico, 2000.
FRANKLIN, Benjamn, GMEZ CEJA, Guillermo, Organizacin
Mtodos, un Enfoque Competitivo, McGraw Hill, Mxico, 2001.

GMEZ CEJA, Guillermo, Sistemas


Diseo, McGraw Hill, Mxico, 1997.

Administrativos,

Anlisis

GUIZAR, Rafael, Desarrollo Organizacional, Mxico, 2002.

GUA DIDCTICA PRIMERA PARTE

INTRODUCCIN GENERAL
La primera parte de la ASIGNATURA de ORGANIZACIN Y SISTEMAS 1
(OYS 1) aborda el conocimiento de la importancia que reviste la misma en la
formacin profesional as como tambin se describe una breve historia sobre
la creacin de las oficinas de OYS en el pas y su estructura bsica interna.
De igual manera se da una orientacin esquemtica de cul debera ser el
perfil ideal de un especialista en el rea, de cules son las resistencias para
la aplicacin de las tcnicas de OYS.
Se complementa esta Primera Parte de la ASIGNATURA con un profundo
conocimiento de la organizacin en general y de los niveles administrativos,
los criterios de organizacin y la aplicacin prctica de la desconcentracin,
descentralizacin y autonoma.
Finalmente, se profundiza en el conocimiento del estudio, anlisis y
aplicacin de los organigramas como herramienta para representar
grficamente a las organizaciones pblicas o privadas, respetando los
principios administrativos y manteniendo como poltica el reflejar las
estructuras de organizacin como efectivamente funcionan en la prctica.
IMPORTANCIA DE LA ASIGNATURA
La asignatura es importante porque va consolidando la formacin profesional
del estudiante al entrar en el conocimiento y anlisis de varios modelos de
organizacin y la aplicacin de la teora en la prctica, especialmente de los
sistemas de desconcentracin y descentralizacin.
MACROCONTENIDOS (UNIDADES) Y COMPETENCIAS
UNIDAD 1

GENERALIDADES DE OYS

Competencia de la unidad:
El estudiante conoce, identifica y compara los conceptos y fundamentos de
Organizacin y Sistemas con responsabilidad y coherencia.
UNIDAD 2 LA
ORGANIZACIN
EN
GENERAL
(NIVELES
ADMINISTRATIVOS, DESCENTRALIZACIN Y AUTONOMAS)
Competencia de la unidad:
El estudiante identifica, secuencia y compara el adecuado conocimiento de
la organizacin en general y desarrollar la capacidad para analizar las
alternativas que mejor convengan para determinar propuestas como el
sistema de autonoma de un gobierno provincial autnomo.
UNIDAD 3 LA TCNICA DE ORGANIGRAMAS
Competencia de la unidad:
9

El estudiante compara, analiza, interpreta, generaliza y resuelve problemas a


travs del diseo de organigramas, para representar las estructuras de una
organizacin y conocer sus tcnicas.
MTODOS DE APRENDIZAJE SUGERIDOS
Para esta primera parte se sugieren los siguientes mtodos: deductivo,
inductivo descriptivo, investigativo, lectura comprensiva, mismos que
ayudarn a identificar, resumir e interpretar las ideas principales que
permitirn potenciar el conocimiento de la realidad para su transformacin.
DURACIN DEL ESTUDIO
El tiempo aproximado para el estudio de la PRIMERA PARTE de OYS 1 es
de 70 horas, distribuidas en aproximadamente siete semanas que tiene el
trimestre, lo que significa una dedicacin promedio de diez horas por
semana.
El estudiante debe dedicar el tiempo indicado para esta asignatura, en un
lugar adecuado de su residencia o rea de trabajo, en el cual consultar esta
gua, el texto bsico y las obras complementarias, para que el aprendizaje
tenga xito.
ORIENTACIONES ESPECIALES
Luego de una lectura general de cada captulo del texto correspondiente,
efecte una segunda lectura ms comprensiva, subrayando lo principal de
cada tema o subtema, efecte los ejercicios indicados, resuelva las
preguntas de anlisis, repase el glosario de trminos, resuelva los casos de
estudio y elabore el trabajo a presentar, de acuerdo al calendario de
actividades respectivo, que le ser entregado oportunamente.

Una vez efectuadas las actividades sealadas anteriormente, asista a


tutoras, para consultar sobre las dudas que tenga en su aprendizaje y
en la resolucin de los distintos ejercicios y trabajos.

Para mayor facilidad, trabaje paralelamente con el texto bsico y la


gua.

Estudie la teora en el libro de texto segn las orientaciones de esta


gua.

Analice los ejemplos dados en la gua.

Realice los ejercicios de auto evaluacin para cada uno de los temas
que aparecen en el texto.

Luego de estudiar un tema establezca diferencias y semejanzas entre


aquellos aspectos que guarden relacin entre ellos.

Es aconsejable intercambiar opiniones con otros estudiantes respecto


10

a cuestiones discutibles para superar las dudas y lograr la total


comprensin de los principales aspectos tericos y metodolgicos
contenidos en la asignatura.

Acuda a cualquiera de los tutores de esta ASIGNATURA para


satisfacer dudas e inquietudes; consulte el horario de los mismos.
Tome en cuenta que las tutoras pueden ser personales, telefnicas y
tambin por Internet.

Es importante que el estudiante aplique tcnicas que estudi en las


asignaturas de Metodologa de la Investigacin y Tcnicas de
Educacin a Distancia, tales como: subrayados, esquemas, cuadros
sinpticos, resmenes, mapas conceptuales, y otras tcnicas que le
permitan recordar con facilidad lo estudiado.

Trabaje con un diccionario, para consultar aquellas palabras que


desconozca; es una manera de adquirir lxico.

Utilice fichas de trabajo para anotar los aspectos ms importantes.

VINCULACIN CON CONOCIMIENTOS ANTERIORES


Esta ASIGNATURA se vincula con el conocimiento de las asignaturas
aprobadas en los ciclos de estudios anteriores, especialmente con
Administracin 1, 2, Planificacin Estratgica y Administracin por Procesos.
Para poner en prctica los contenidos del texto debe asumir los siguientes
conceptos con sus respectivas explicaciones preliminares, cuestiones que
son simples para crear y orientar la energa suficiente en el estudio: el
estudio como proceso, la metodologa del estudio y el conocimiento como
producto del estudio. Revise el glosario.

UNIDAD 1.GENERALIDADES DE OYS


Competencia de la unidad
El estudiante conoce, identifica y compara los conceptos y fundamentos de
Organizacin y Sistemas con responsabilidad y coherencia.
CONTENIDOS
Contenido 1
Contenido 2

DEFINICIN,
OBJETIVOS
E
IMPORTANCIA
LAS OFICINAS DE OYS EN EL PAS Y EN
LATINOAMRICA

Contenido 3

JUSTIFICACIN
ORGANIZACIN

DE

LOS

ESTUDIOS

DE
11

Contenido 4

UBICACIN
JERRQUICA,
ESTRUCTURA
FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE OYS

Contenido 5

PERFIL
DE
LOS
ORGANIZACIN

Contenido 6
TIEMPOS

RESISTENCIAS A LAS TCNICAS DE ORGANIZACIN

ESPECIALISTAS

EN

Para esta primera unidad se estiman aproximadamente 24 horas de estudio.


CONCEPTOS PRINCIPALES
Organizacin y Sistemas
Conjunto de esfuerzos individuales tendientes a alcanzar un objetivo comn
a travs del uso de los mejores mtodos de trabajo para alcanzar los ms
altos ndices de eficiencia y efectividad.
Perfil del especialista en organizacin
El especialista debe reunir como elemento bsico su formacin profesional
en el rea administrativa y tener carisma de ejecutivo con altos dotes
humanos y de buen comportamiento.
Resistencia
Es todo acto o actitud opuesto a un situacin dada o un cambio.
Desde un punto de vista general, un comportamiento de resistencia es una
conducta de oposicin de un individuo frente a otro (o a un grupo) que puede
tener un valor positivo o negativo. Es negativo cuando funciona como una
oposicin al bienestar propio y colectivo. Es positivo cuando permite
conservar hbitos valiosos a pesar de la oposicin del ambiente.
MTODOS DE APRENDIZAJE SUGERIDOS
Se recomienda utilizar los siguientes mtodos: lectura comprensiva,
deductivo, inductivo, anlisis y sntesis.
EXPLICACIONES Y EJEMPLOS
Estudiar y analizar el Captulo 1 del texto gua de Vctor Hugo Vsquez,
Organizacin Aplicada, Tercera Edicin, pginas 2 a 26).

Contenido 1

DEFINICIONES E IMPORTANCIA
12

Es importante conocer las definiciones del tema estudiado, recurriendo al


texto gua y revisando el contenido de las pginas 6 y 7. Sobre este tema
no son necesarias las tutoras, no obstante podra consultar la bibliografa
complementaria para investigar otras definiciones de la tcnica de OYS.
Explicacin: Los objetivos de OYS estn contenidos en las pginas 7 a 9 del
texto gua, mismos que se describen en forma concreta y luego se efecta
un anlisis de su alcance y aplicacin para ilustrar en mejor forma su radio
de accin funcional.
Usted deber razonar y analizar su contenido y aplicacin, pues, en la
explicacin complementaria de cada objetivo le ubicar en la realidad de
varios casos prcticos que estn ocurriendo en el trabajo diario de su
empresa.
Con relacin a la importancia de OYS, usted puede encontrar la informacin
necesaria en la pgina 10 del texto gua.
EJERCICIOS
1. Explique cmo se produce la duplicacin de funciones.
2. Indique las razones para justificar los estudios de OYS.
3. Cmo se elimina un trabajo innecesario.
Contenido 2

LAS OFICINAS
LATINOAMRICA

DE

OYS

EN

EL

PAS

La explicacin de este tema se encuentra en el texto gua en las pginas 10


a 14. La finalidad de este tema es dar una orientacin general sobre la
creacin de las oficinas de OYS en varios pases latinoamericanos y la forma
como se han ido implementando estas tcnicas a travs del tiempo y cmo
han influenciado las mismas en los procesos de reestructuracin,
modernizacin y fortalecimiento de las instituciones del sector pblico y
privado.
Explicacin: Si bien el tema es importante como relato histrico, no necesita
de mayor concentracin en su anlisis puesto que no incide de manera
significativa en la formacin profesional del tcnico en OYS.
EJERCICIOS
1.

Indique el tipo y naturaleza de las Oficinas que se crearon en


Colombia, Brasil y Ecuador.

Contenido 3

JUSTIFICACIN
ORGANIZACIN

DE

LOS

ESTUDIOS

DE

Todo estudio orientado al rea de Organizacin y Sistemas debe estar


plenamente justificado. .
13

Explicacin: La justificacin es necesaria precisamente para evitar que


elementos inescrupulosos en el manejo de la cosa pblica puedan servirse
de estos trabajos para fines diferentes a los tcnicos como la eliminacin de
personal y su reemplazo por otros identificados polticamente. Una
descripcin clara pero resumida del tema se encuentra en el texto gua,
pginas 14 y 15.
EJERCICIOS
1. Indique razonablemente cules seran los argumentos tcnicos para
efectuar un estudio de OyS.

Contenido 4

UBICACIN
JERRQUICA,
ESTRUCTURA
Y
FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE ORGANIZACIN
Y SISTEMAS

El tema relacionado con la ubicacin jerrquica de las oficinas de OYS hace


notar la importancia de la funcin, su condicin asesora y la necesidad que
figure la unidad en el nivel asesor de la organizacin con acceso directo al
mximo ejecutivo.
Explicacin: La argumentacin necesaria respecto de la ubicacin jerrquica
de las oficinas de Organizacin y Sistemas consta en el libro gua, pginas 15
a 18.
El estudiante sobre este tema conoce los fundamentos tcnicos necesarios
para ubicar en el nivel asesor a las oficinas de OYS, adems est en
condiciones de debatir, con suficientes elementos de juicio, que esa ubicacin
es la ms recomendable tcnica y funcionalmente.
Con relacin a las estructuras de las oficinas de OYS, el estudiante debe
efectuar un profundo anlisis del tema, puesto que no existe un modelo
rgido o ideal nico, su estructura interna variar conforme a las
caractersticas propias de cada institucin, tanto en su estructura funcional
como en su tamao.
Cualquier ponencia que plantee el estudiante sobre la organizacin de la
oficina de OYS, responder a las necesidades reales de la empresa, al
avance cientfico tecnolgico, al equipamiento informtico existente, al perfil
profesional del personal y a la tecnologa aplicada en los mtodos, sistemas
y procedimientos de carcter administrativo, financiero, tcnico y
operacional.
En todo caso el estudiante manejar tres alternativas para la estructuracin
de las oficinas de OYS, esto es, estructuras para una organizacin pequea,
otra para una institucin mediana y por ltimo para una institucin grande.
14

EJERCICIOS
Considera usted que estar lo ms prximo a la alta gerencia o a los
altos niveles administrativos es la mejor ubicacin de una oficina de
OYS?
2. Considera usted que la estructura de una oficina de OYS debe estar
en funcin del tamao de la empresa?
1.

Contenido 5

PERFIL
DE
ORGANIZACIN

LOS

ESPECIALISTAS

EN

El estudio a profundidad del tema relacionado con el perfil ideal de los


especialistas en organizacin es una situacin que debe merecer la
dedicacin del estudiante en la revisin del tema.
Explicacin: Lo ms importante para el estudiante es tener claro que un perfil
profesional en el rea de OYS considera los aspectos de formacin
profesional y las caractersticas humanas que le identifica a la persona.
El estudiante deber razonar en el sentido de que el modelo del perfil del
especialista en organizacin que consta en el libro gua debe ser flexible y
acomodarse a la realidad particular de cada organizacin, igual
consideracin se har con los otros cargos que existan en la organizacin.
Cuando el estudiante asuma esta responsabilidad prctica en alguna
institucin a ms de estos conocimientos y destrezas, por ningn motivo
descuidar de revisar los manuales de clasificacin de puestos vigentes en
la institucin as como cualquier otro documento tcnico que disponga la
organizacin en el rea de administracin de recursos humanos.
Este tema le ayuda al estudiante a tener suficientes elementos de juicio para
llevar a cabo un anlisis comparativo entre el perfil tcnico y el perfil que
corresponde a la persona que ostenta un cargo con lo cual podr obtener un
listado del personal que est dentro del perfil y otro listado del personal que
est al margen del perfil.
Revisar las pginas 18 y 19 del texto gua.
EJERCICIOS
1. Considera adecuado que a un gerente de empresa se le exija como
requisito, estudios superiores en Administracin y que adems
acredite claras caractersticas de lder?
2. Comparte usted con la idea que quien no rena los requisitos para el
cargo deba ser separado de la empresa?
Contenido 6

RESISTENCIAS
ORGANIZACIN

LAS

TCNICAS

DE
15

En realidad no todo cambio, por ms leve que sea, tiene la aceptacin de los
miembros que forman una organizacin, pues, siempre se presentan las
denominadas resistencias, unas veces leves, otras veces muy crticas.
Explicacin: El administrador debe tener la suficiente capacidad tcnica y
analtica para neutralizar cualquier resistencia que se le presente en la
propuesta de un cambio administrativo en la organizacin.
Para que el estudiante cuente con suficientes elementos de juicio sobre el
tema deber consultar el texto gua en la parte pertinente, resaltando los
temas: anlisis de casos, resistencias, clases de resistencias y maneras de
evitarlas.

Es necesario que el estudiante aprenda a identificar con claridad la


naturaleza, tipo y alcance de las resistencias, precisamente para que rena
los suficientes elementos de juicio que le permitan su eliminacin total o
paulatina, segn sea el caso.
Revisar las pginas 20 a 26 del texto gua.
EJERCICIOS
1. Considera usted que la idiosincrasia es una resistencia social?
2. La falta de financiamiento para la aplicacin de los modernos
sistemas administrativos constituyen una resistencia econmica?
3. Qu mecanismo utilizara usted para eliminar las resistencias: social
y poltica?
4. El caso prctico sobre la forma de cmo limitar las resistencias,
responde a la realidad de su organizacin?
AUTOEVALUACIN CUALITATIVA
Luego de haber efectuado las actividades de auto aprendizaje planteado a
travs de los varios ejercicios es procedente realizar auto evaluaciones.
A medida que vaya desarrollando la asignatura, por unidades de contenido,
por temas, subtemas, captulos o unidades, efecte autoevaluaciones que
usted mismo pueda calificarlas.
De ser posible haga calificar a otro compaero que siga la misma
asignatura o por alumnos que ya aprobaron dicha asignatura.
Hasta el momento Cmo se siente con la autoevaluacin? Excelente, bien,
regular o mal.
16

Si el resultado no es al menos BUENO, debe revisar nuevamente la


ASIGNATURA para corregir las deficiencias. Si el resultado es bueno o
excelente, siga adelante y felicitaciones.

UNIDAD 2.
LA ORGANIZACIN EN GENERAL (NIVELES
ADMINISTRATIVOS, DESCENTRALIZACIN Y AUTONOMAS)
Competencia de la unidad
El estudiante identifica, secuencia y compara el adecuado conocimiento de
la organizacin en general y desarrollar la capacidad para analizar las
alternativas que mejor convengan para determinar propuestas como el
sistema de autonoma de un gobierno provincial autnomo.
CONTENIDOS
Contenido 1
Contenido 2
Contenido 3
Contenido 4
Contenido 5
Contenido 6

LA ORGANIZACIN Y SU ENTORNO
NIVELES ADMINISTRATIVOS
DESCONCENTRACIN, DESCENTRALIZACIN
Y AUTONOMA
CRITERIOS PARA DEFINIR POLTICAS DE
CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN
PROPUESTA DE
ORGANIZACIN
PARA
INSTITUCIONES PBLICAS Y PRIVADAS
LA DEPARTAMENTALIZACIN

TIEMPOS
La segunda unidad se estima que cubrir un tiempo aproximado de 24
horas de estudio.
CONCEPTOS PRINCIPALES
Nivel administrativo
El nivel administrativo es parte integrante de un todo organizacional
La desconcentracin
Es la transferencia de funciones y responsabilidades a unidades
administrativas menores dentro de una misma estructura
organizacional.

La descentralizacin
17

La descentralizacin se produce por la transferencia de competencias,


funciones y recursos del Gobierno Central a los consejos provinciales,
municipios, juntas parroquiales y otras instituciones de desarrollo
regional.
La autonoma
La autonoma asume todas las competencias, funciones,
responsabilidades y recursos que tiene el Gobierno Central en la
provincia. Tambin es la autodeterminacin legal, administrativa,
financiera, tcnica y operacional, sin constituir carga para nadie.
MTODOS DE APRENDIZAJE SUGERIDOS
Para esta unidad se recomienda utilizar los siguientes mtodos: lectura
comprensiva, deductivo, inductivo, anlisis y sntesis
EXPLICACIONES Y EJEMPLOS
Estudiar y analizar el Captulo 7 del texto gua del Dr. Vctor Hugo
Vsquez, Organizacin Aplicada, Tercera Edicin.
Contenido 1

LA ORGANIZACIN Y SU ENTORNO

En el campo genrico, organizacin es toda estructura que representa


un ente administrativo de finalidad pblica o privada.
Explicacin: Cuando nos referimos al entorno interno estamos
enfocando la estructura de organizacin administrativa que tiene la
entidad con sus respectivos niveles y unidades administrativas
mayores y menores.
El entorno externo de una organizacin es todo el medio ambiente que
le rodea, especialmente aquel que est vinculado con su naturaleza
funcional as como con sus fines y objetivos.
Es importante que el estudiante tenga claro el perfil del entorno interno
y externo, pues, lo primero existe para atender las demandas y
necesidades de lo segundo, lo que supone una alta interrelacin entre
los dos entornos. No olvidemos que las organizaciones justifican su
creacin cuando deben satisfacer necesidades insatisfechas de la
sociedad, que est en el medio externo.
Revisar la pgina 201 del texto gua.
EJERCICIOS

18

1. En qu consiste el entorno organizacional?


2. El conocimiento del entorno ayuda a mejorar la organizacin
interna?
Contenido 2

NIVELES ADMINISTRATIVOS

Es importante analizar la problemtica acerca de que las ltimas


"modas" administrativas tratan de implementar un sistema de
organizacin por procesos en reemplazo de las estructuras de
organizacin basadas en niveles administrativos y dentro de stas, la
departamentalizacin piramidal.
Explicacin: A pesar de esta situacin, el uso de la
departamentalizacin y de los niveles administrativos sigue siendo un
sistema objetivo y claro y de aceptacin generalizada, an por los
mismos propulsores de la organizacin por procesos y de aplanamiento
de jerarquas, pues, muchos de ellos al no tener xito en su modelo
plantean al final retomar el sistema de organizacin por niveles
administrativos.
Pese a que la aplicacin del sistema de organizacin por procesos, en
el sector pblico, lleva ms de cinco aos y se han preparado dichos
sistemas para la mayora de instituciones pblicas, hasta el momento
se desconoce en cul de ellas ha tenido xito, por el contrario, hay
voces negativas de su falta de aplicacin, desconocimiento de su
alcance, falta de una metodologa de implantacin y lo que es peor se
han creado muchas expectativas sobre el desarrollo institucional, sobre
el mejoramiento de las competencias del personal y sobre el uso ms
eficiente de los recursos disponibles supuestamente para proveer una
mejor calidad del servicio.
Tal vez lo nico que ha servido hasta el momento es el constituirse en
el caballo de batalla para una mejor ubicacin del personal en las
escalas salariales lo cual no es sinnimo de mejoramiento del servicio
pblico.
Para un conocimiento a priori del estudiante se detalla un resumen de
los niveles administrativos que existen en cualquier organizacin:
NIVEL LEGISLATIVO
Cubre el rea funcional relacionada con: la normatividad, las polticas,
objetivos y estrategias, a ms de ser el rgano decisorio superior.
NIVEL DIRECTIVO-EJECUTIVO
Orienta, planifica, ejecuta, organiza y dirige.
NIVEL ASESOR
Aconseja, recomienda, informa, sugiere, plantea alternativas.
19

NIVEL AUXILIAR
Ayuda, auxilia, apoya.
NIVEL OPERATIVO
Constituye la esencia, naturaleza y razn de ser de la organizacin y se
encarga de: ejecutar, transformar, materializar y cristalizar en realidad
los objetivos, planes y programas de la organizacin. Sin este nivel no
se puede hablar de la existencia de una empresa o institucin.
Se recomienda revisar el texto gua, pginas 201 a 206.
EJERCICIOS
1. Considera usted que en los organigramas se reflejan los niveles
administrativos?
2. Comparte usted el criterio de que el nivel operativo constituye la
esencia, naturaleza y razn de ser de la organizacin?
3. Est usted de acuerdo en que la organizacin se clasifique en
niveles administrativos?
Contenido 3

DESCONCENTRACIN,
CIN Y AUTONOMA

DESCENTRALIZA-

Se conoce que el nivel desconcentrado ejecuta, transforma, materializa,


cristaliza en realidad los planes y programas de la empresa. Forma
parte de la estructura organizacional, pero, en un rea geogrfica
diferente a la matriz. Por todo ello es importante analizar las
particularidades relacionadas con la descentralizacin y autonoma.
Explicacin: La Desconcentracin consiste en que asumen otras
organizaciones el cumplimiento de algunas funciones de la institucin.
En este esquema puede incluirse a la tercerizacin como un ejemplo
caracterstico del sistema, siempre y cuando se encuentre contemplado
en la legislacin del correspondiente pas.
La Autonoma, es cuando la institucin asume el dominio y ejercicio
pleno de la autoridad con independencia y poder de decisin en reas:
legales, administrativas, financieras, tcnicas, operacionales y de
recursos humanos.
Con el propsito de que el estudiante tenga una idea clara respecto de
lo que es la autonoma territorial, se plantea una descripcin de sta en
el texto gua, en el que se pueden apreciar los argumentos tcnicos y
los fundamentos polticos y administrativos sobre los que se
fundamenta la ponencia de la implementacin de un gobierno provincial
autnomo.
Lo que tiene que distinguir el estudiante en esta propuesta no slo es el
perfil tcnico conceptual de lo que es la autonoma sino
20

fundamentalmente de la forma como funcionara sta en una provincia


del pas, puesto que la corriente ciudadana, ya demostrada por algunas
provincias mediante consulta popular, ha manifestado su voluntad de
que desean la implementacin de un sistema autnomo provincial.
Se recomienda revisar el texto gua, pginas 206 a 212 y pginas 220 a
227, en donde se presenta inclusive un ejemplo de descentralizacin
del Consejo Provincial de Pichincha, en lo que respecta a la
administracin pblica.
EJERCICIOS
1. Cuando en una empresa se crean sucursales de sus operaciones
en otros sitios geogrficos, se produce la desconcentracin?
2. Cuando una empresa ha crecido mucho, pudiera ser que para
atender el rea de publicidad cree una empresa dependiente y
especializada en esa funcin. En este caso se puede decir que se ha
producido una descentralizacin ya que dicha empresa atender
exclusivamente sus demandas?
3. La independencia total: administrativa, financiera, tcnica, legal,
operativa y de personal, representa un modelo de organizacin
autnomo?
4. Cul de los tres sistemas: desconcentracin, descentralizacin y
autonoma, opera en el pas?
Contenido

CRITERIOS PARA DEFINIR POLTICAS DE


CENTRALIZACIN Y DESCENTRALIZACIN

Existen varios criterios para disear la poltica de centralizacin o


descentralizacin.
Explicacin: El estudiante tiene que aprender a distinguir el contenido y
alcance de cada sistema organizacional, precisamente para utilizarlos
en la representacin de las estructuras organizacionales ms
compatibles con sus fines y objetivos.
Tan slo para guiar el criterio del estudiante se debe manifestar que una
organizacin de servicio pblico, por ejemplo, estar mejor organizada
por funciones, una organizacin comercial puede estructurarse por
productos o clientes, una entidad de salud puede organizarse por el tipo
de servicio al cliente, una empresa de produccin puede organizarse
mejor por procesos, etc., pero en cualquiera de los casos, la decisin
de optar por la centralizacin o descentralizacin se har en base de
las necesidades de cada organizacin.
Revisar las pginas 210 y 211 del texto gua.
EJERCICIOS
21

1. El criterio de organizacin centralizado en qu casos opera mejor?


2. Utilizan
las
organizaciones
grandes
la
organizacin
descentralizada?
3. Comparte usted el criterio de que ni la descentralizacin ni la
centralizacin pueden ser calificadas como buenas o malas puesto
que su grado de eficiencia o deficiencia depende del escenario en
el cual opere?
4. Una organizacin que presta servicios a nivel nacional, aplica el
sistema de organizacin territorial?
Contenido 5

PROPUESTA DE ORGANIZACIN PARA


INSTITUCIONES PBLICAS Y PRIVADAS

A travs del estudio de este tema se podrn identificar las formas y


objetivos modernos de organizacin tanto para el sector pblico como
privado con el propsito de racionalizar recursos, funciones,
competencias, responsabilidades, etc.
Explicacin: Desde el punto de vista privado es imprescindible el
manejo de criterios eficientes de organizacin en vista de que las
empresas en muchos casos no administran ni organizan sus recursos
de forma productiva.
Entre otros, los objetivos para lograr una verdadera organizacin en las
instituciones privadas pueden ser:

Diagnosticar la situacin actual de la empresa.


Presentacin de soluciones a los problemas organizacionales.
Alcanzar un desarrollo organizacional.
Identificacin de niveles administrativos, cul es su funcin,
alcance de decisin y responsabilidad.
Representar a la organizacin grficamente.
Contar con manuales de organizacin y funciones.

Desde el punto de vista pblico, se distingue un enfoque desde el


gobierno central siendo ste el que administre sus recursos con base
en criterios de eficiencia, plena identificacin de niveles administrativos,
uso y racionalizacin de espacios fsicos, desburocratizacin de
trmites, manejo de manuales de organizacin y funciones, etc., y en
lo seccional existe una tendencia hacia el manejo autonmico donde
aparece la responsabilidad que asume el gobierno provincial para
atender la educacin, salud, vialidad, trnsito, turismo, etc., as como la
facultad de dictar sus propias normas de operacin y funcionamiento y
establecer las fuentes de financiamiento.
Para las instituciones pblicas, se recomienda revisar las pginas 213 a
220 del texto gua, en donde se presenta un ejemplo de propuesta de
organizacin de un gobierno provincial autnomo.
El modelo de autonoma provincial que se propone inicia con la
22

eliminacin de las gobernaciones y de los consejos provinciales y la


designacin de un gobierno provincial mediante votacin popular, esto sin
lugar a duda es un cambio fundamental en la actual estructura del
gobierno y particularmente de la provincia.
En esta autonoma se distingue fundamentalmente la responsabilidad
que asume el gobierno provincial para atender la educacin, salud,
vialidad, trnsito, turismo, medio ambiente, produccin, servicios
pblicos, agua, riego y seguridad social, as como la facultad de dictar
sus propias normas de operacin y funcionamiento y establecer las
fuentes de financiamiento.
Algo de particular importancia que debe tener el estudiante es la
necesidad de contar con un recurso humano dispuesto al cambio, para
ello ser necesario crear en la mente de cada ciudadano que slo
cambiando su forma de actuacin y conducta se lograr alcanzar el
mejoramiento y el desarrollo social e institucional.
Por otro lado, el estudiante debe entender que slo su anlisis e
investigacin profunda le permitir conocer cules son las necesidades
que tiene la sociedad y cmo atenderlas adecuadamente, caso contrario,
no habr tcnica idnea relevante ni plan de organizacin que sea
garanta de eficiencia operacional.
Esta propuesta del gobierno provincial autnomo tiene como intencin
crear inquietud en todos los sectores ciudadanos del pas y de cada
provincia en particular sobre la necesidad de establecer un sistema de
organizacin provincial que responda a las necesidades del
conglomerado humano en forma integral.
EJERCICIOS
1. En la forma como se ha estructurado el gobierno provincial
autnomo considera que habra garanta para su funcionamiento?
2. Para un pas dividido poltica y econmicamente, piensa que
funcionara un sistema de autonoma provincial?
3. La autonoma debe producirse en condiciones
autosuficiencia administrativa, financiera, tcnica y legal?

plenas

de

4. Considera usted que las instituciones privadas estn organizadas


eficientemente?
Contenido 6

LA DEPARTAMENTALIZACIN

La departamentalizacin es la representacin de una larga escala de


niveles jerrquicos. El establecimiento de grupos de funciones es
responsabilidad bsica de cada unidad administrativa.
Explicacin: Este sistema ha estado vigente en el pas por ms de
23

cincuenta aos, a pesar de la existencia de nuevos modelos de


organizacin como la organizacin por procesos. Existen ventajas y
desventajas de cada modelo y su aplicacin depender de las
necesidades propias de cada empresa o institucin
El estudiante debe comprender que la departamentalizacin se basa en
una clara divisin de funciones y responsabilidades entre las varias
unidades administrativas que tienen su propia identidad de acuerdo al
rea de responsabilidad funcional que stas tienen o han sido asignadas
por la autoridad respectiva.
Un elemento importante en que se basa la departamentalizacin es
precisamente la creacin de unidades administrativas de diferentes
niveles de jerarqua, siendo el indicador para esta diferenciacin, los
siguientes elementos tcnicos:
Nmero de personas que se asignan a cada unidad administrativa.
Nmero de unidades administrativas dependientes de una mayor.
Grado de complejidad funcional asignada a la unidad administrativa.
Nivel de formacin del personal que forma parte de cada unidad
administrativa.
Nivel de dispersin geogrfica de las unidades administrativas.
El estudiante, con el conocimiento de la departamentalizacin, tiene
suficientes elementos de juicio para decidir en su momento cul de los
sistemas conviene que se aplique en determinada organizacin.
EJERCICIOS
1. Considera usted que la organizacin departamental origina la
burocratizacin?
2. Comparte usted la idea de que la departamentalizacin ya no se
aplica?
AUTOEVALUACIN CUALITATIVA
La autoevaluacin es positiva cuando es sincera, por tanto, bajo esta
premisa debe existir la seriedad necesaria para aplicar este sistema,
mediante la formulacin de una serie de preguntas en torno a los varios
temas tratados en la presente unidad.
Para estar seguro del grado de aprendizaje alcanzado, es conveniente
en algunos casos solicitar la ayuda a compaeros y profesores
vinculados al rea del conocimiento para solicitar su opinin evaluativa
sobre el nivel de conocimientos alcanzados.
Si el resultado de la evaluacin es muy bueno o excelente, adelante con
las felicitaciones debidas, caso contrario, profundice su anlisis e
investigacin para ampliar sus conocimientos y consolidar de mejor
24

manera su formacin profesional.

UNIDAD 3: LA TCNICA DE ORGANIGRAMAS


Competencia de la unidad
El estudiante compara, analiza, interpreta, generaliza y resuelve
problemas a travs del diseo de organigramas, para representar las
estructuras de una organizacin y conocer sus tcnicas.
CONTENIDOS
Contenido 1
Contenido 2
Contenido 3
Contenido 4
Contenido 5
Contenido 6

CONCEPTOS
Y
OBJETIVOS
DE
LOS
ORGANIGRAMAS
CARACTERSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS
VENTAJAS
Y
DESVENTAJAS
DE
LOS
ORGANIGRAMAS
METODOLOGA
PARA
ELABORAR
UN
ORGANIGRAMA
ELEMENTOS BSICOS PARA EL DISEO DE
ORGANIGRAMAS
CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS POR
EL FIN, EL CONTENIDO Y LA FORMA

TIEMPOS

La tercera unidad se desarrollar en un perodo estimado de 24 horas de


estudio.
CONCEPTOS PRINCIPALES
Organigrama
Es la representacin grfica de la estructura de una organizacin
Organigrama Funcional
Se representa un Organigrama Funcional cuando adems de la
estructura se describen las principales funciones que cumplen las
unidades administrativas.

MTODOS DE APRENDIZAJE SUGERIDOS


En la presente unidad ser necesario aplicar los siguientes mtodos:
lectura comprensiva, deductivo, inductivo, anlisis y sntesis.
EXPLICACIONES Y EJEMPLOS
Estudiar y analizar el Captulo 8 del texto gua del Dr. Vctor Hugo
25

Vsquez, Organizacin Aplicada, Tercera Edicin.


Contenido 1

CONCEPTOS
Y
ORGANIGRAMAS

OBJETIVOS

DE

LOS

Muchos tratadistas administrativos han emitido una serie de


conceptos respecto de los organigramas, cada uno con sus
particulares puntos de vista, pero, en el fondo existe un comn
denominador que se acerca a la siguiente expresin:
Explicacin: "ORGANIGRAMA, es la representacin grfica respecto
de la estructura de la organizacin en el que se aprecian los niveles
administrativos y las unidades que la conforman as como la
identificacin de las lneas de autoridad, relacin funcional y
coordinacin."
En el texto gua el estudiante puede consultar todos los aspectos
relacionados con definiciones de organigramas as como con los
objetivos que stos persiguen. Se revisar el texto gua en las
pginas 231 a 232.
EJERCICIOS
1. Exponga una definicin clara y sencilla de organigrama.
2. Considera que puede representarse la organizacin de una
empresa mediante un grfico?
Contenido 2

CARACTERSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS

Es importante conocer las caractersticas de los organigramas y que


existe una corriente de detractores sobre el uso de los mismos, al
manifestar que los organigramas ya pasaron de moda o que son
anticuados a la nueva corriente de modernizacin administrativa.
Explicacin: Al respecto se debe manifestar al estudiante que desde un
particular punto de vista profesional el organigrama ser un elemento
que seguir utilizndose para representar las estructuras de organizacin
y para el efecto se tendrn en cuenta sus caractersticas, esto es:
exactitud, actualidad, claridad, sencillez y uniformidad, mismas que estn
ampliamente explicadas en el texto gua. Revisar el texto gua en las
pginas 233 y 234.
EJERCICIOS
1. Qu significa para usted que un organigrama est estructurado
en una forma clara y sencilla?
2. Considera usted que se cumplen en todas las organizaciones las
caractersticas de los organigramas?
26

Contenido 3

VENTAJAS
Y
ORGANIGRAMAS

DESVENTAJAS

DE

LOS

Resulta importante profundizar sobre el uso de los organigramas a fin de


ponderar sus ventajas y desventajas con lo cual el estudiante contar
con suficientes elementos de juicio para su utilizacin o no segn sean
las condiciones y circunstancias que en cada caso ameriten.
Explicacin: En todo caso el estudiante deber revisar las
argumentaciones tcnicas que se emiten en el texto gua, y/o concurrir a
una tutora con el profesor experto en la asignatura.
Revisar el texto gua del Dr. Vctor Hugo Vsquez, Organizacin Aplicada,
Tercera Edicin, pginas 234 a 235.
EJERCICIOS
1. El Organigrama es un instrumento que ayuda a detectar la
duplicacin de funciones?
2. Considera usted que puede detectar las anomalas existentes en
la organizacin disponiendo de un organigrama?
3. Usted est de acuerdo que el organigrama no tiene ningn valor
cuando representa a
la estructura de una organizacin
equivocada?
Contenido 4

METODOLOGA
ORGANIGRAMA

PARA

ELABORAR

UN

A travs del estudio de este tema, ser posible elaborar el organigrama


de una empresa nueva y la metodologa para elaborar el organigrama de
una empresa en funcionamiento.
Explicacin: Sobre el organigrama de una empresa nueva y el
organigrama de una empresa en funcionamiento, en ambos casos se
utiliza un procedimiento distinto, pero confiable y tcnico que da como
resultado que la empresa disponga de su respectivo organigrama
compatible con su naturaleza y radio de accin funcional.
Es necesario aclarar que todo organigrama se elabora en base de las
funciones reales asignadas a cada unidad administrativa, ms no en
funcin de las personas y para el efecto se deber seguir los pasos para
estructurar organigramas que constan en el texto gua.
Revisar el texto gua en las pginas 236 a 237.
EJERCICIOS
1. Considera usted que cualquier persona est preparada para
elaborar un organigrama para una empresa nueva o en
funcionamiento?
27

2. Qu pasos
organigrama?
Contenido 5

fundamentales

se

siguen

para

disear

un

ELEMENTOS BSICOS PARA EL DISEO DE


ORGANIGRAMAS

A pesar de que no existe una normatividad que obligue a disear los


organigramas de una forma u otra, en esta seccin se estudiarn los
parmetros bsicos para el efecto.
Explicacin: Al no existir una normatividad al respecto, su diseo ms
bien ha obedecido a criterios de aceptacin general que se han ido
sucediendo a travs del tiempo, pero en iodo caso se han ido
determinando algunos elementos bsicos como de uso obligatorio y
otros por responder a principios administrativos elementales.
Los elementos bsicos ms importantes y que en forma obligatoria
deben ser cumplidos en el diseo de organigramas, son los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

IDENTIFICACIN
USO DE RECTNGULOS
POSICIN JERRQUICA
LEYENDAS
LNEAS
REFERENCIAS
CRUCE DE LNEAS
SLO UNA LNEA DE AUTORIDAD
AUTORIDAD Y SUBORDINACIN
ZONIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

Cuando el estudiante revise en su texto gua, sobre los elementos de los


organigramas, ste estar en condiciones no slo de poder disear un
organigrama en forma tcnica sino que puede emitir juicios de valor y
criterios analticos respecto de los organigramas que le sean sometidos
a su estudio y conocimiento, entonces en este caso, el organigrama ya
no solo ser un simple dibujo sino un esquema que representa a una
estructura de organizacin.
Revisar el texto gua en las pginas 238 a 255.
OBSERVACIN 1: Si bien es cierto que los ejemplos de
organigramas que se presentan en el texto son ilustrativos, el
estudiante deber observar que algunos de ellos carecen de ciertos
elementos para elaborarlos, como es el caso de la zonificacin, por
ejemplo.
Como un ejercicio prctico, el estudiante podr reelaborarlos considerando los elementos omitidos en el texto y
profundizando los conocimientos a travs de tutoras.
EJERCICIOS
28

1. Considera usted que el rectngulo es ideal para disear


organigramas?
2. Se puede observar con claridad el flujo de la autoridad en el
organigrama?
3. En el organigrama se presentan dos lneas de autoridad?
4. Las lneas constituyen un elemento bsico de los organigramas?
5. La zonificacin de los organigramas contribuye a disciplinar la
ubicacin de las unidades administrativas por niveles?
Contenido 6

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS POR


EL FIN, EL CONTENIDO Y LA FORMA

Es importante ampliar an ms el conocimiento del estudiante respecto a


los organigramas, siendo importante que aprenda a distinguir entre los
varios tipos de organigramas tanto en lo que corresponde a su fin,
contenido como a su forma de presentacin.
Explicacin: El organigrama Estructural es el de mayor uso y aplicacin
en la prctica, pues, su representacin se reduce a sealar las unidades
administrativas que conforman la organizacin y las varias lneas que a su
vez representan las relaciones de autoridad, relacin funcional y
coordinacin.
Tambin es necesario indicar que el organigrama vertical y el mixto,
forman parte del grupo de organigramas de mayor uso y aplicacin por su
forma, claridad, sencillez y fcil interpretacin.
Por otro lado, tambin es conveniente conocer y estudiar los tipos de
organigramas clasificados por el fin.
Revisar el texto gua en las pginas: 256 a 279.
EJERCICIOS
1. Por el contenido los organigramas se clasifican en: estructurales,
funcionales y de posicin de personal?
2. Est de acuerdo con que el organigrama mixto es el que ms se
usa?
3. El organigrama circular es una representacin decorativa de la
organizacin?
4. Considera usted que quien domina el diseo tcnico de los
organigramas responde a una buena solvencia profesional?
AUTO EVALUACIN CUALITATIVA
29

Para que la autoevaluacin tenga xito tiene que ser franca y abierta,
pues el estudiante medir con toda sinceridad si su nivel de
conocimientos es bueno o deficiente.
Se puede recurrir en estos casos a compaeros, profesores o
profesionales afines al rea de estudio para que sean ellos los que den
una opinin independiente al respecto. Si la opinin es buena se
recomienda seguir adelante, pero si es mala, se debe profundizar el
estudio y anlisis de los varios temas hasta que los mismos sean de
profundo conocimiento del estudiante.
CONSOLIDACIN
En la Primera Parte del estudio se han logrado cubrir las secciones
preliminares e introductorias de lo que es y significa la tcnica de
OYS, la aplicacin de un importante modelo para el estudio
administrativo, mismo que es utilizado por empresas consultoras y
profesionales de la administracin nacionales e internacionales,
de igual manera se ha logrado enfocar el estudio de los niveles
administrativos
y
realizar
una
demostracin
objetiva
y
prctica de los mismos, incluyendo el conocimiento y anlisis de
lo que es la desconcentracin, la descentralizacin y las
autonomas.
Por otro lado, se le sugiere efectuar los ejercicios y resolver los casos de
estudio que constan al final de cada tema abordado en esta gua. No
olvide en esa revisin incluir al texto gua.
Es importante recordarle, que a medida que vaya cubriendo la asignatura,
efectuando tareas de aprendizaje, realizando los diversos ejercicios y
trabajos incluidos en esta gua, ponga sus conocimientos en prctica en la
empresa
o
institucin
donde
presta
sus
servicios
o
en otros organismos donde pueda acceder a la informacin.
Con una adecuada base de conocimientos adquirida en esta primera
parte, usted se encuentra en condiciones de proseguir con la secuencia
de la ASIGNATURA que se ver en la siguiente parte de la gua.

30

PRIMERA EVALUACIN A DISTANCIA (PRIMER TRABAJO)


INDICACIONES GENERALES

El primer trabajo a distancia es obligatorio.

El estudiante debe leer detenidamente las preguntas y sobre

esa base proceder a revisar el texto gua.

Es conveniente copiar las preguntas para identificar con

mayor rapidez las respuestas, toda vez que las mismas tienen
una ponderacin diferente.

Ser cuidadoso con la ortografa. El uso de diccionarios,

textos de gramtica, de sinnimos, etc., debe ser habitual para


redactar un buen trabajo.

El trabajo debe ser escrito en computadora y en hojas de

papel bond tamao INEN A4.


Recuerde que los trabajos deben ser desarrollados de forma
individual.

La ponderacin es sobre 6 puntos

El estudiante no descuidar, bajo ningn punto de vista, ir


comparando el alcance y contenido de los temas de estudio, con
relacin a la situacin real de la empresa donde usted tenga relacin
o est familiarizado.

31

CUESTIONARIO PARA EL PRIMER TRABAJO A


DISTANCIA
Los siguientes puntos constituyen el PRIMER TRABAJO que debe
presentar el alumno, para ser calificado por su tutor.
1. En relacin al tema de resistencia a las tcnicas de organizacin
(resistencia al cambio), desarrolle los siguientes puntos:
a) Seleccione una empresa ecuatoriana, puede ser industrial,
comercial o de servicios, y en base a ella:
Presente la
organizacin:

siguiente

informacin

general

de

la

Lugar y fecha de creacin, fundadores/propietarios, portafolio de


productos, si tiene presencia local e internacional, actividad
comercial, industria en la cual opera, direccin, telfono, fax y
correo electrnico.
Investigue dentro de la organizacin un caso concreto en el
cual se haya presentado resistencia a la tcnica de
organizacin o al cambio en la introduccin de un
procedimiento administrativo, financiero, tcnico o de otro
orden. En base a ese caso, desarrolle los siguientes
aspectos:
rea funcional o departamento
Explicacin del caso
Explicacin del (os) tipo (s) de resistencia presentados
Explicacin de la estrategia utilizada para vencer la (s)
resistencia (s)
Beneficio (s) obtenido (s)

b) En relacin a su vida personal, seleccione un caso en el cual


se le haya presentado una resistencia al cambio y en base a
esa situacin desarrolle los siguientes aspectos:

Explicacin del caso


Explicacin del (os) tipo (s) de resistencia
Explicacin de la estrategia utilizada para vencer la resistencia
Beneficio (s) obtenido (s)

2. En relacin al tema de niveles administrativos explicados en el


texto, desarrolle los siguientes puntos:
a) Determine cules son los niveles administrativos que existen en la
organizacin consultada y grafquelos en una pirmide de
jerarqua.
32

b) Explique la importancia que tiene para la organizacin cada uno


de los niveles administrativos.
c) Para cada nivel administrativo, indique un ejemplo de un cargo
que se desarrolle en dicho nivel y a continuacin el objetivo
principal del cargo seleccionado (debe ser especfico para la
empresa consultada); no se aceptar la transcripcin del contenido
del texto).
3. Considere el siguiente caso HIPOTTICO de una empresa
fabricante de artculos de cuero de la ciudad de Ibarra:
La empresa fue inscrita en la Superintendencia de Compaas
25 de Febrero del 2008. Dentro de su acta de constitucin, en
Art. 6, literal B, aparece: La estructura organizacional de
empresa SCGV, Ca. Ltda, est conformada e integrada de
siguiente forma:

el
el
la
la

a.
b.
c.
d.
e.
f.

Junta General de Accionistas


Gerencia General
Asesora Legal
Auditora
Secretaria General
Direccin de Talento Humano (reas: Seleccin, Desarrollo,
Capacitacin).
g. Direccin de Adquisiciones y Logstica (reas: Adquisiciones,
Logstica, Distribucin).
h. Direccin de Comercializacin y Ventas (reas: Mercadeo,
Ventas, Servicio al Cliente).
i. Direccin de Sistemas y Tecnologa (reas: Sistemas, Help
Desk, Desarrollo y Comunicaciones).
a.

Con relacin al tema de niveles administrativos tratado en el punto


anterior proceda a IDENTIFICAR los niveles a los que pertenecen
las diferentes direcciones y COMPLETE los niveles auxiliares,
operativos, entre otros, que usted considere necesarios, y
EXPLIQUE por qu los CRE.

b. Una vez que usted tenga toda la estructura organizacional creada:


Elabore y presente los siguientes organigramas (por el contenido):
ESTRUCTURAL, FUNCIONAL Y POSICIONAL, en base a cada
uno de los DIEZ ELEMENTOS BSICOS PARA DESARROLLAR
ORGANIGRAMAS planteados en el texto base.
EVALUACIN DEL PRIMER TRABAJO A DISTANCIA
PREGUNTA
1
2
3

PUNTAJE
1
2
3
33

GLOSARIO
Primera Parte
Apoyo tutorial: toda estrategia, recurso didctico o accin que
facilite el proceso de auto aprendizaje de los estudiantes.
Argumento: es cualquier conjunto de proposiciones de las cuales
se dice que una se sigue de las otras, que pretenden apoyar o
fundamentar su verdad.
Autoevaluacin: consiste en la comprobacin por el propio
alumno de su proceso de aprendizaje. A travs de ella el alumno
puede conocer su progreso y el grado de consecucin de los
objetivos.
Conocimiento como producto del estudio: el conocimiento es el
producto de tal interrelacin entre la mente humana y los aspectos
concretos de la realidad.
Esquema: es el resultado de una lectura analtica que permite
desmembrar el texto en ideas y establecer entre ellas una
jerarqua.
Evaluacin: debe entenderse como un proceso sistemtico y
continuo de obtencin de informacin; se aplica a lo largo de la vida
de un sistema.
Gua didctica: documento que recoge toda informacin de
carcter orientador, necesaria para que el estudiante de un curso de
educacin a distancia pueda trabajar en forma autnoma.
Material didctico: lo constituyen todos aquellos materiales
elaborados para proporcionar la comunicacin didctica con el
alumno. Segn los medios y canales de transmisin que se utilicen,
el material puede ser impreso, audiovisual, informtico, etc.
Resumen: es la condensacin selectiva de un texto, detallando,
segn su importancia, los aspectos bsicos del contenido,
empleando bsicamente las expresiones del autor.
Tcnicas de estudio: son los elementos conceptuales, las formas
instrumentales y los aspectos procesales que vienen siendo
descubiertos por el hombre y que se utilizan para acelerar y mejorar
el aprendizaje y la prctica que se pretenden a travs del estudio.
Tutora: funcin de orientacin, asesoramiento y evaluacin de los
alumnos que realiza el tutor o personas en representacin de la
institucin educativa.

34

GUA DIDCTICA SEGUNDA PARTE

35

INTRODUCCIN GENERAL
La segunda parte de la asignatura de OyS 1, aborda el conocimiento
tcnico de cmo estructurar los manuales administrativos y como
garantizar su aplicacin como mecanismos de mejoramiento
institucional y racionalizacin administrativa. Los modelos que se
describen responden a situaciones vividas en la prctica de la
consultora profesional.
Por otro lado, presenta un modelo integral para el desarrollo de
estudios administrativos de corte profesional (consultora), de gran
utilidad para el mejoramiento organizacional.
Finalmente, aborda el conocimiento de la dinmica del Desarrollo
Organizacional, como una respuesta de adaptacin de la
organizacin a los constantes cambios del entorno.
IMPORTANCIA
Su importancia radica en que en muchas de las actividades
profesionales del administrador se aplican los temas tcnicos que
incluye la ASIGNATURA de OYS1, en los aspectos de desarrollo de
manuales administrativos, estudios administrativos y aplicacin del
Desarrollo Organizacional.
MACROCONTENIDOS (UNIDADES) Y COMPETENCIAS
UNIDAD 4

MANUAL DE ORGANIZACIN

Competencia de la unidad:
El estudiante analiza, interpreta, sintetiza
describe y
resuelve problemas en el alcance y contenido de los
procedimientos administrativos, levantarlos y aplicarlos en
las instituciones y empresas y preparar manuales de
organizacin y funciones de empresas o instituciones
pblicas o privadas.
UNIDAD 5
MODELO
ADMINISTRATIVO

PARA

EL

ESTUDIO

Competencia de la unidad:
El estudiante analiza, interpreta, sintetiza, describe y evala
los estudios de diagnstico situacional de las organizaciones
mediante el uso de modelos tcnicos debidamente
garantizados.
UNIDAD 6

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
36

Competencia de la unidad:
El estudiante conoce e identifica los conceptos y
fundamentos del Desarrollo Organizacional y su impacto en
el mejoramiento de las empresas e instituciones con
responsabilidad y coherencia.
MTODOS DE APRENDIZAJE SUGERIDOS
En esta SEGUNDA PARTE de la ASIGNATURA de OYS1, se
sugiere la aplicacin de los siguientes mtodos: deductivo, analticosinttico, de trabajo independiente e investigativo, que con la
prctica de la lectura comprensiva, le ayudarn a identificar, resumir
e interpretar las ideas principales que permitirn potenciar el
conocimiento de la realidad para su transformacin.
DURACIN DEL ESTUDIO
El tiempo aproximado para el estudio de la SEGUNDA PARTE de
OYS 1 es de 70 horas, distribuidas en aproximadamente siete
semanas que tiene el trimestre, lo que significa una dedicacin
promedio de diez horas por semana.
Para que el aprendizaje tenga el mejor de los xitos el estudiante
debe dedicar, diariamente, el tiempo necesario para la
ASIGNATURA de OYS1; debe tener un lugar especial para
concentrarse en el aprendizaje de la asignatura, pues se usa mucho
el razonamiento lgico, para lo cual requiere de una concentracin
especial tanto para revisar el texto gua como para la gua didctica
de OYS1.
ORIENTACIONES ESPECIALES
Luego de una lectura detenida y en forma general de cada captulo
del texto correspondiente, efecte una segunda lectura mucho ms
profunda y analtica, subraye lo principal de cada tema o subtema,
efecte los ejercicios indicados, resuelva las pregunta de anlisis,
repase el glosario de trminos, resuelva los casos de estudio y
elabore los trabajos a presentar, de acuerdo al calendario de
actividades respectivo que le fue entregado oportunamente.
Una vez efectuadas las actividades antes mencionadas, asista a
tutoras, por lo menos dos veces cada bimestre, para consultar sobre
las dudas que tenga en el aprendizaje y resolucin de los distintos
ejercicios y trabajos.
Asista a tutoras leyendo previamente la gua y los textos
relacionados con su asignatura. De no poder asistir personalmente,
comunquese por telfono o por correo electrnico
A base de la gua, la bibliografa correspondiente, est en
condiciones de efectuar paulatinamente autoevaluaciones de la
37

ASIGNATURA que va cubriendo en su aprendizaje y de ir repasando


o repitiendo las actividades necesarias hasta percatarse de que ha
asimilado los conocimientos que constan en el programa analtico.
Recuerde que el estudio a distancia, requiere de su activa
participacin para irse preparando personalmente, sin la presencia
del profesor. Usted mismo hace de alumno y maestro
simultneamente, por ello tenga presente elaborar los trabajos y
resolver los ejercicios por su cuenta, sin acudir a terceros que le
resuelvan, porque estara desvirtuando y desperdiciando tiempo y
recursos. Usted se est auto educando, autoformando y auto
aprendiendo.
No obstante lo indicado, no olvide poner en prctica las siguientes
orientaciones especiales:
Para mayor facilidad, trabaje paralelamente con el texto bsico y
la gua.
Estudie la teora en el texto bsico segn las orientaciones de
esta gua.
Analice los ejemplos y ejercicios resueltos en el texto, as como
los ejemplos de la gua.
Luego de estudiar un tema, establezca diferencias y semejanzas
entre aquellos aspectos que guarden relacin entre ellos.
Es aconsejable intercambiar opiniones con otros estudiantes
(trabajo en grupo) respecto a cuestiones discutibles para superar
las dudas y lograr la total comprensin de los principales aspectos
tericos y metodolgicos contenidos en esta asignatura. La
confeccin de esquemas tambin podr facilitarle este cometido.
Acuda a cualquiera de los tutores de esta asignatura para
satisfacer sus dudas e inquietudes, consulte el horario de los
mismos. Recuerde que las tutoras pueden ser personales,
telefnicas o por Internet.
Es importante que aplique lo que estudia como: subrayados,
esquemas, cuadros sinpticos, resmenes, mapas conceptuales,
y otras tcnicas que le permitan recordar con facilidad lo
estudiado.
Trabaje con un diccionario, para consultar aquellas palabras que
desconoce, es una manera de adquirir lxico.
Utilice fichas de trabajo para anotar lo ms importante.
No olvide consultar su texto gua en cada uno de los captulos
sealados en los respectivos contenidos.
38

VINCULACIN CON CONOCIMIENTOS ANTERIORES


Esta ASIGNATURA sigue la secuencia de las unidades estudiadas
en la primera parte. En general, es conveniente que revise los
contenidos especficos de las unidades indicadas.
Para poner en prctica los contenidos debe asumir los siguientes
conceptos con sus respectivas explicaciones, cuestiones
indispensables para crear y orientar la energa suficiente en el
estudio: el mtodo de estudio por comprensin, la lectura, el
subrayado, el esquema, el resumen y los mapas conceptuales.
Revise el glosario de la primera parte.

39

UNIDAD 4.

MANUAL DE ORGANIZACIN

Competencia de la unidad
El estudiante analiza, interpreta, sintetiza describe y resuelve problemas
en el alcance y contenido de los procedimientos administrativos,
levantarlos y aplicarlos en las instituciones y empresas y preparar
manuales de organizacin y funciones de empresas o instituciones
pblicas o privadas.
CONTENIDOS
Contenido 1
Contenido 2
Contenido 3
Contenido 4
Contenido 5
Contenido 6

DEFINICIONES DE MANUALES
OBJETIVOS E IMPORTANCIA
VENTAJAS
E INCONVENIENTES
DE
LOS
MANUALES
CONTENIDO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN
PASOS PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL
ESTRUCTURA DEL MANUAL

TIEMPOS
La cuarta unidad se calcula que puede llevarse a cabo en un tiempo
aproximado de 24 horas de estudio.
CONCEPTOS PRINCIPALES
Los manuales de organizacin describen la estructura y funciones de una
institucin o empresa.
Los manuales ayudan a los ejecutivos a realizar su trabajo, distribuirlo y
controlarlo.
Los manuales de organizacin contienen una detallada y clara exposicin
de los fines que pretende alcanzar y de los cargos de que consta dicha
organizacin.
En el texto gua, se hace una diferenciacin clara entre el reglamento
orgnico-funcional y el estatuto orgnico por procesos, precisamente
para que el estudiante tenga suficientes elementos de juicio para
identificar uno u otro tipo de manual. Lo que si se puede argumentar
dentro de este razonamiento es que el reglamento orgnico-funcional
ha sido de general aplicacin en las instituciones pblicas y privadas
desde hace ms de 50 aos y an se sigue aplicando en la mayora
de ellas.
Por otro lado, el estatuto orgnico por procesos viene aplicndose en
las instituciones pblicas y privadas del pas en los ltimos 5 aos,
pero sin haber demostrado en la prctica la bondad del sistema y lo
peor que en muchos casos se conoce que los resultados no son
40

positivos y que por el contrario muchas de esas organizaciones han


tenido que regresar a aplicar el reglamento orgnico-funcional.
Algo que el estudiante debe revisar con mayor detenimiento en el texto
gua, es la ponderacin de las ventajas y desventajas de los manuales,
precisamente para que tenga una idea de su mayor o menor aplicacin,
as como de su alcance y contenido.
MTODOS DE APRENDIZAJE SUGERIDOS
Para facilitar el aprendizaje de la presente unidad se aplicarn los
siguientes mtodos: lectura comprensiva, deductivo, inductivo, anlisis y
sntesis.

EXPLICACIONES Y EJEMPLOS
Estudiar y analizar el captulo 11 del texto gua de Vctor Hugo Vsquez,
Tercera Edicin.
Contenido 1

DEFINICIONES DE MANUALES

En este tema se podr observar con claridad el alcance y contenido de


cada uno de los conceptos que identifican a los manuales.
Explicacin: A continuacin se proporcionan algunos conceptos de lo que
significa manual de organizacin y el manual de procedimientos.
Manual de Organizacin
Son Manuales de Organizacin aquellos que describen la estructura
orgnica de la empresa y las funciones que cumplen las unidades
administrativas que la conforman.
Manual de Procedimientos
El Manual de Procedimientos contiene una descripcin ordenada,
sistemtica, secuencial y lgica de los pasos que se suceden para el
cumplimiento de una funcin.
Manual Orgnico por Procesos
Es un instrumento tcnico administrativo que determina las diferentes
responsabilidades, roles y competencias de cada una de las reas que
componen una organizacin, bajo el diseo de una metodologa que se
la denomina por procesos, la que implica identificar los diferentes
productos que tiene la organizacin y determinar las interrelaciones
entre insumo-producto y producto-proveedor, teniendo como objetivo
final la satisfaccin del cliente.
41

Revisar en el texto gua las pginas 335 y 336.


EJERCICIOS
1.

Por qu razn los manuales de organizacin y


funciones se vienen aplicando en el pas desde hace 50 aos y se
continan aplicando?

2.

Un Manual constituye la lnea de conducta


obligatoria para el cumplimiento de funciones y responsabilidades de
cada unidad administrativa?

Contenido 2

OBJETIVOS E IMPORTANCIA

El Manual de Organizacin es utilizado como instrumento de trabajo en la


administracin moderna, adems sirve de fuente de informacin interna y
externa, tanto de directivos y funcionarios como del pblico.
Explicacin: El Manual por otro lado se convierte en un instrumento de
coordinacin formal, permite eliminar la duplicacin de esfuerzos y hace
ms simple la revisin y perfeccionamiento de los mtodos y
procedimientos de trabajo.
El Manual debe ser considerado como el reflejo de una administracin
bien organizada y eficiente, que analiza constantemente las funciones y
mtodos de trabajo procurando a cada momento su tecnificacin y
racionalizacin. Revisar en el texto gua la pgina 335.
EJERCICIOS
1. Por qu considera usted tiles a los manuales de organizacin y
funciones?
Contenido 3

VENTAJAS E
MANUALES

INCONVENIENTES

DE

LOS

En este tema se podr conocer a plenitud el alcance, contenido y


aplicacin de los manuales para tener una clara diferenciacin entre lo
positivo
y
negativo
de
los
mismos.
Explicacin: Los Manuales Administrativos garantizan importantes
ventajas para la organizacin y para los ejecutivos y personal de
operacin de la empresa al sealarles en forma ordenada la forma como
alcanzar los objetivos institucionales.

No cabe duda que estos manuales permiten una mayor objetividad del
trabajo; facilita una cooperacin ms eficiente entre los departamentos y
42

aclara a los subordinados acerca de la persona a quien deben rendir


cuentas. No obstante esta situacin, se objeta a los manuales por ser
incompletos y ser estticos.
La aplicacin del manual parecera ser solo una cuestin de sentido
comn, pero en la realidad al tratar de ponerlas en prctica, se presentan
muchas dificultades y en algunos casos se ha llegado a medidas
extremas como paros, huelgas, conflictos, etc.
Revisar el contenido del texto gua en las pginas 336 a 341.
EJERCICIOS
1. Considera usted que un Manual de Organizacin constituye la
garanta para tener una organizacin eficiente?
2. Estima que un manual, sino est actualizado, puede perjudicar la
eficiencia operativa de la empresa?
3.

Qu hara usted para limitar la resistencia en


la aplicacin de los manuales?
Contenido 4

CONTENIDO DE UN MANUAL DE
ORGANIZACIN

En esta seccin se conocer en detalle el contenido del manual y su


aplicacin en la organizacin.
Explicacin: Algo fundamental que es necesario que conozca el
estudiante es el contenido del manual y los pasos para su
elaboracin, que consta en el texto gua.
Todo manual por ms pequeo que sea, contiene la siguiente
estructura bsica:
UNA PARTE GENERAL: que relata la historia, objetivos y polticas.
UNA PARTE ESENCIAL: que describe las funciones asignadas a
las unidades administrativas.
UNA PARTE COMPLEMENTARIA: que describe los organigramas
generales y de detalle a la vez que el glosario de trminos.
Revisar en el texto gua el captulo 11, pginas 337 a 338.

43

EJERCICIOS
1. Cules son las partes fundamentales que contiene un manual
de organizacin?
Contenido 5

PASOS PARA LA ELABORACIN DE UN


MANUAL

Existen varios pasos para desarrollar un manual organizacin de


forma tcnica y ordenada, los cuales se conocern en esta seccin.
Explicacin: Todo documento es el resultado de un proceso y
mtodo, por ello el manual de organizacin es un documento formal
que define cules son las funciones, responsabilidades de todos los
miembros y sobre todo constituye una gua orientadora para
maximizar la eficiencia en la empresa.
El manual debe ser elaborado en base a una serie de pasos lgicos
que desarrollados secuencialmente permiten identificar, en primera
instancia, la necesidad de desarrollar un manual de organizacin, su
correspondiente elaboracin de forma tcnica hasta llegar finalmente
a la difusin en toda la empresa.
Los pasos para la elaboracin del manual son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Recopilacin de informacin.
Estudio de anlisis de la informacin recopilada.
Elaboracin del proyecto de manual.
Dictamen de autoridad competente.
Propuesta definitiva del manual revisado.
Aprobacin por la ms alta autoridad de la empresa.
Publicidad del manual y distribucin.

Revisar el contenido del texto gua en las pginas 338 y 341, en


donde se presenta adems la descripcin de las razones para
elaborar un manual de organizacin y posteriormente las
resistencias para la aplicacin de manuales.
Contenido 6

ESTRUCTURA DE UN MANUAL

En esta seccin se conocer en detalle el contenido del manual y su


aplicacin en la organizacin.
Explicacin: Es necesario que el estudiante conozca a profundidad
la estructura de un manual de organizacin, la cual incluye una serie
de componentes importantes.
Para tener una visin ms objetiva sobre la estructura del manual se
desarrolla en el texto gua un caso prctico sobre el Manual de
Organizacin de la Empresa Consultora de Proteccin Ambiental
DULCE CALVARIO, ejemplo que ser revisado detenidamente por
44

el estudiante para considerarlo como referente en la preparacin de


otros manuales.
Revisar el texto gua en las pginas 341 a 353.
EJERCICIOS
1. La estructura propuesta para el manual de organizacin cumplir
con los requerimientos de la empresa?
2. El manual de organizacin incluye la descripcin de funciones por
unidad administrativa?
3. En el manual de organizacin es adecuado que se incluya la
descripcin de los puestos de jefatura?
4. Es adecuado incluir organigramas en el manual de organizacin?
AUTOEVALUACIN CUALITATIVA
Luego de haber descrito pormenorizadamente los componentes de
la estructura de un manual de organizacin, conviene efectuar
algunas autoevaluaciones, muchas de las cuales pueden ser
llevadas a cabo por compaeros u otros profesionales que conozcan
de esta rea profesional.
Hasta el momento cmo se evala?: excelente, bien, regular o
malo. Si es bueno, siga adelante y felicitaciones, pero si no es as,
esfurcese un poco ms y llegar al grado de la excelencia.

UNIDAD 5.

MODELO
PARA
ADMINISTRATIVO

EL

ESTUDIO

Competencia de la unidad
El estudiante analiza, interpreta, sintetiza, describe y evala los
estudios de diagnstico situacional de las organizaciones mediante el
uso de modelos tcnicos debidamente garantizados.
CONTENIDOS
Contenido 1
Contenido 2

PRELIMINARES DEL ESTUDIO


EL ESTUDIO ADMINISTRATIVO
Contenido 2.1 DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO
Contenido 2.1.1. Recopilacin de informacin
Contenido 2.1.2. Organizacin de los datos
Contenido 2.1.3. Anlisis de la informacin
recopilada
Contenido 2.1.4. Informe de diagnstico
Contenido 2.2 ESTUDIO DE DISEO
Contenido 2.3 IMPLANTACIN
45

Contenido 2.4 CONTROL


Contenido 2.5 EVALUACIN
TIEMPOS
Para la quinta unidad de estudio se prev una duracin aproximada de 24
horas.
CONCEPTOS PRINCIPALES
Diagnstico Administrativo
Proceso que permite conocer cul es la situacin actual de la empresa
mediante la aplicacin de las tcnicas de investigacin administrativa.
Mecanismos de Levantamiento de Informacin
Se entiende por mecanismo de levantamiento de informacin el desarrollo
de algunas tcnicas administrativas como la encuesta, la entrevista, la
observacin directa de campo, etc.
El Diseo
Consiste en la preparacin de los documentos sugeridos en la etapa del
Diagnstico.
La Implantacin
Consiste en poner en marcha o en ejecucin los proyectos preparados en su
diseo.
MTODOS DE APRENDIZAJE SUGERIDOS
En el caso de esta actividad se recomienda utilizar los siguientes mtodos:
lectura comprensiva, deductivo, inductivo, anlisis y sntesis.

EXPLICACIONES Y EJEMPLOS
Estudiar y analizar el Captulo 2 del texto gua de Vctor Hugo Vsquez,
Organizacin aplicada. Tercera Edicin.
Contenido 1

PRELIMINARES DEL ESTUDIO

El contenido del Modelo para el Estudio Administrativo comprende el anlisis


de un verdadero modelo para efectuar estudios administrativos integrales
respecto de una organizacin pblica o privada.
46

Explicacin: El modelo de la referencia constituye el primer paso para


incursionar en estudios administrativos de carcter profesional. Aqu el
estudiante comienza a tener sus primeras experiencias de aplicacin prctica
en el campo administrativo.
El modelo hace una descripcin ordenada, secuencial y lgica de los pasos
que se deben dar para efectuar el estudio administrativo. Es necesario
aclarar que el modelo que se propone responde a experiencias profesionales
recogidas en varios trabajos de consultora administrativa practicada en
muchas instituciones pblicas y privadas, nacionales e internacionales, por lo
que la ayuda para el estudiante en este sentido es invalorable. Revisar las
pginas 29 a 32 del texto gua.
EJERCICIOS
1. Determine el alcance del Estudio Administrativo.
2. Seale la justificacin ms importante para efectuar un estudio
administrativo
3. Considera usted que se contribuir a mejorar la imagen de la
organizacin con un estudio administrativo?
Contenido 2

EL ESTUDIO ADMINISTRATIVO

El estudio administrativo responde a un modelo de aceptacin general en el


campo de la consultora administrativa, por lo tanto, su conocimiento es de
utilidad prctica y profesional.
Explicacin: El ESQUEMA BSICO del Estudio Administrativo est contenido
en cinco fases:
Estudio de Diagnstico
Estudio de Diseo
Implantacin
Control
Evaluacin
Una demostracin pormenorizada de las Fases del Estudio Administrativo la
encuentra en el captulo 2 del texto gua. No obstante esta situacin, se le
recomiendan algunas orientaciones especiales respecto del diseo y
aplicacin del modelo para el Estudio Administrativo.
Contenido 2.1

DIAGNSTICO
Diagnstico)

ADMINISTRATIVO

(Estudio

de

Se identifica como tal al conocimiento de la situacin actual de la


organizacin, para ello el tcnico desarrolla las siguientes acciones:

Recopilacin de informacin
Organizacin de los datos
47

Anlisis de la informacin recopilada


Elaboracin del informe de diagnstico

Contenido 2.1.1

RECOPILACIN DE INFORMACIN

Para la recopilacin de informacin, que es el punto medular de cualquier


estudio administrativo, el estudiante dispone de un abanico de mecanismos
de levantamiento de informacin, contndose entre los principales los
siguientes:
Obtencin de la informacin en la propia fuente de generacin de la misma
Observacin directa de campo
Entrevistas
Encuestas-cuestionario
Un breve enfoque de los puntos anteriores nos permite tener una idea ms
clara de los mismos respecto de su naturaleza, alcance y aplicacin.
La obtencin de informacin en la fuente de generacin de la misma, no solo
tiene la finalidad de obtener los datos, sino fundamentalmente de asegurar
que dichos datos sean reales, pues, no existe margen de error si la
informacin se obtiene directamente de las unidades y/o personas
responsables de su elaboracin. Por otro lado, esta informacin
generalmente estar representada en documentos, los mismos que a su vez
constituirn la base demostrativa y el respaldo del tcnico investigador.
En el texto gua se plantean algunos ejemplos que orientan al investigador a
la obtencin de la informacin que nada tiene que ver con la naturaleza del
trabajo que va a desarrollar.
Otro importante mecanismo de levantamiento de informacin es
precisamente la Observacin Directa de Campo, cuya finalidad es la
obtencin de datos en el propio sitio en que los hechos tienen lugar.
Este mecanismo es muy utilizado por varios investigadores, no obstante
conviene aclarar que en muchas ocasiones la informacin obtenida por este
medio no siempre es real, pues se presta en ocasiones a la susceptibilidad
del investigador que pondera unos aspectos y descuida otros, esto es, puede
dar ms valor a los aspectos secundarios que a los efectivamente
importantes, lo cual hace que la informacin se distorsione en su esencia.
Con estos elementos de juicio el estudiante estar preparado para obtener la
informacin mediante la observacin directa de campo.
La entrevista y la encuesta constituyen dos importantes mecanismos de
levantamiento de informacin, mismos que son utilizados con mucha
frecuencia por los administradores en sus estudios tendientes a determinar el
diagnstico de la situacin actual de la organizacin en que efecta los
estudios de consultora administrativa.
La entrevista y la encuesta se diferencian entre s mediante el proceso
48

metodolgico de su aplicacin. La entrevista tiene lugar mediante la


participacin de dos personas, una que pregunta y la otra que contesta,
respecto de un cuestionario previamente elaborado por el investigador.
La encuesta algunas veces responde al mismo cuestionario de la entrevista,
pero mediante la impresin del formulado previamente programado con las
preguntas que se requieren conocer para identificar los problemas existentes
en la organizacin y las causas que los generan y cules constituyen las
posibles soluciones.
El estudiante no debe olvidar que todos los mecanismos de levantamiento de
informacin son herramientas valiosas de las que dispone el tcnico para la
obtencin de los datos. Dependiendo de la eficiencia con que se la use, el
tcnico puede garantizar una mayor o menor calidad de informacin.
El texto gua desarrolla ampliamente la parte terica y la aplicacin prctica
de los mecanismos de levantamiento de informacin, que constan en las
pginas 42 a 66 del texto gua.
Contenido 2.1.2

ORGANIZACIN DE LOS DATOS

Una vez que el especialista cuente con toda la informacin, obtenida por
cualquier mecanismo, es importante que proceda a la organizacin de la
misma, utilizando para el efecto cualquiera de los sistemas recomendados en
el texto gua. El estudiante debe tener muy claro que si no se organiza bien
los datos se puede correr el riesgo de sacrificar importante informacin
obtenida con mucho esfuerzo y sacrificio, adems del tiempo y los costos
que ello representa.
Una recomendacin de carcter general en la Organizacin de los Datos, es
la de que el tcnico debe utilizar el mismo sistema de organizacin de la
informacin del que utiliz en la fase de la recopilacin de informacin, esto
es, si uso en el levantamiento de la informacin el sistema de organizacin
por la estructura de organizacin institucional, en la fase de ordenamiento de
los datos se seguir utilizando el mismo sistema es decir la organizacin de
los datos en base de la estructura organizacional.
Si el levantamiento de los datos fue por procesos, la organizacin de los
datos guardar el mismo estilo y as sucesivamente.
Consultar el texto gua, pginas 67 a 69.
Contenido 2.1.3

ANLISIS DE LA INFORMACIN RECOPILADA

Es necesario recalcar al estudiante que la fase de anlisis de la informacin


es de vital importancia para aprovechar al mximo todos los elementos
informativos que se hayan logrado recopilar en la fase de levantamiento de
datos.
49

El anlisis responde a una interpretacin tcnica de los datos, considerando


su naturaleza, alcance y contenido, para lo cual se requiere que la persona
encargada de este trabajo tenga la suficiente acuciosidad, razonamiento
crtico y sepa discernir con claridad los problemas, las causas que los
generan as como tambin plantear las posibles soluciones.
Si la persona que analiza los datos no responde a un perfil adecuado de
formacin, experiencia y conocimiento del tema objeto de la investigacin, se
puede sacrificar todo el esfuerzo desarrollado, los costos incurridos, el
tiempo utilizado y en general los recursos empleados y especialmente poner
en riesgo el prestigio profesional.
Seor (ita) estudiante, en el texto gua se hace una descripcin clara del
procedimiento que se debe seguir para efectuar el anlisis de los datos,
tratando en lo posible de garantizar el mejor aprovechamiento de la
informacin obtenida, se hace especial hincapi en el anlisis de los datos
que propone la CRAT DE MXICO, la secuencia con que se debe efectuar el
anlisis as como las preguntas que ayuden a identificar problemas y
soluciones.
As mismo el texto gua propone la aplicacin de algunas tcnicas para el
anlisis, esto es, el uso de organigramas, diagramas de flujo, cuadros de
distribucin del trabajo, estadsticas, etc., aspectos que ayudan
significativamente a racionalizar la informacin disponible y por lo tanto
facilitar el anlisis e interpretacin de los datos.
El estudiante debe tener claro que el anlisis de la informacin debe
constituir las bases para desarrollar los mecanismos que permitan la solucin
de los problemas y con ello garantizar el mejoramiento administrativo
institucional.
Consultar el texto gua, pginas 69 a 72.
Contenido 2.1.4

INFORME DE DIAGNSTICO

El Informe de Diagnstico consiste en elaborar un documento que rena en


forma ordenada los datos anteriores conforme se explica en el texto gua. Es
necesario resaltar en este informe que en su parte medular se describe:
Los problemas existentes
Las causas que generan los problemas
Las posibles soluciones
En la parte final se har una descripcin de las conclusiones y
recomendaciones, aspecto que de alguna manera es una especie de
resumen de todo el proceso de anlisis de la informacin, especialmente de
los problemas, sus causas y soluciones.
El modelo de informe que consta en el texto gua le orienta al estudiante a
consolidar toda la informacin analizada y a ordenar la misma para facilitar la
50

toma de decisiones de los respectivos ejecutivos.


Revisar el texto gua del Dr. Vctor Hugo Vsquez, Organizacin Aplicada,
Tercera Edicin, pginas 72 a 75.
EJERCICIOS
1. Considera usted que la parte esencial del Estudio de Diagnstico radica
en la calidad de la informacin que se recopile?
2. Comparte usted la opinin de que el mejor mecanismo de levantamiento
de la informacin es la Obtencin de Documentos en la Fuente de
generacin de los mismos?
3. Cree usted que se mide la eficiencia de un profesional en la fase del
anlisis de la informacin obtenida?
4. Considera usted que un buen informe de diagnstico facilita a los
ejecutivos la toma de decisiones acertadas?
5. Considera usted que las recomendaciones que propone la CRAT DE
MXICO para el anlisis de la informacin son objetivas y prcticas?
6. Considera usted que las cinco fases propuestas para el estudio
administrativo son suficientes para un buen trabajo de consultora?
Contenido 2.2

ESTUDIO DE DISEO

El estudio de Diseo figura como la segunda fase del Estudio Administrativo


y ste tiene lugar nicamente cuando se haya concluido el diagnstico ya
que en la ltima parte del Informe de Diagnstico se plantean las
recomendaciones que deben ser cumplidas precisamente para eliminar las
causas que generan la existencia de problemas en la organizacin.
Explicacin: El estudiante debe entender con claridad que el estudio de
diseo consiste en la preparacin de los estudios, trabajos e investigaciones
que se mencionan como recomendaciones en el diagnstico. En otras
palabras, constituye la prueba de fuego profesional, pues, una cosa es
recomendar que elaboren, por ejemplo, un reglamento orgnico funcional y
otra muy diferente es realizar dicho reglamento.
Se recomienda revisar las pginas 75 y 76 del texto gua.
EJERCICIOS
1. Est de acuerdo que el diseo constituye la parte prctica del Estudio
Administrativo, es decir, que hace realidad las recomendaciones del
diagnstico?
2. Cree usted que se prueba la eficiencia de un profesional en la fase de
diseo?
Contenido 2.3

IMPLANTACIN
51

La implantacin corresponde a la tercera fase del Estudio Administrativo y


reviste especial importancia, puesto que es posible observar en la prctica
cmo los estudios, trabajos e investigaciones se aplican y cules son sus
efectos y alcances.
Explicacin: El estudiante observar detenidamente que la implantacin
debe llevarse a cabo mediante un programa-cronograma.
Asimismo tendr mucho cuidado en seleccionar el mtodo de implantacin
que mejor se acomode a la realidad del estudio, trabajo o investigacin
objeto de implantacin, siendo los mtodos ms importantes los siguientes:

Mtodo Instantneo
Mtodo Piloto
Mtodo en Paralelo
Mtodo de Aproximaciones Sucesivas

Revisar el texto gua de Vctor Hugo Vsquez, Organizacin Aplicada,


Tercera Edicin, pginas 76 a 78.
EJERCICIOS
1. Qu mtodo de implantacin es el ms efectivo tratndose de un
reglamento orgnico funcional?
2. Se puede medir la eficiencia de un profesional evaluando la metodologa
de la implantacin?
Contenido 2.4

CONTROL

Es importante conocer las particularidades del proceso de Control, como un


mecanismo para verificar el correcto cumplimiento de la implantacin.
Explicacin: Esta fase del Modelo del Estudio Administrativo consiste en
verificar la correcta implantacin del diseo, de acuerdo con los parmetros
establecidos para el efecto.
Revisar el texto gua del Dr. Vctor Hugo Vsquez, Organizacin Aplicada,
Tercera Edicin, pgina 78.
EJERCICIOS
1. El sistema de Control genera un proceso de modificacin?
Contenido 2.5

EVALUACIN

Es necesario conocer las caractersticas del proceso de Evaluacin y su


importancia dentro del Modelo del Estudio Administrativo.
52

Explicacin: La Evaluacin es til y necesaria para verificar si los diseos


implantados han generado los resultados esperados, de acuerdo a la
planificacin del diseo.
Revisar el texto gua del Dr. Vctor Hugo Vsquez, Organizacin Aplicada,
Tercera Edicin, pgina 79.
EJERCICIOS
1. La Evaluacin permite conocer si los resultados obtenidos satisfacen las
expectativas?
1. La Evaluacin ayuda a medir la eficiencia del especialista?
AUTOEVALUACIN CUALITATIVA
Luego de haber descrito pormenorizadamente las actividades que
comprenden el modelo para el Estudio Administrativo, conviene efectuar
algunas autoevaluaciones, muchas de las cuales pueden ser llevadas a cabo
por compaeros u otros profesionales que conozcan de esta rea
profesional.
Hasta el momento cmo se evala?: excelente, bien, regular o malo. Si es
bueno siga adelante y felicitaciones, pero si no es as, esfurcese un poco
ms y llegar al grado de la excelencia

UNIDAD 6.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Competencia de la unidad
El estudiante conoce e identifica los conceptos y fundamentos del Desarrollo
Organizacional y su impacto en el mejoramiento de las empresas e
instituciones con responsabilidad y coherencia.
CONTENIDOS
Contenido 1
Contenido 2
Contenido 3
Contenido 4
Contenido 5

DEFINICIONES
CONTRIBUCIONES Y CARACTERSTICAS DEL
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
CAMBIO ORGANIZACIONAL
CULTURA ORGANIZACIONAL
EJERCICIO DE APLICACIN DEL DESARROLLO
ORGANIZACIONAL Y CASO PRCTICO

TIEMPOS
Para la sexta unidad se estiman aproximadamente 24 horas de estudio.
53

CONCEPTOS PRINCIPALES
El autor Harris Albert, en su libro Desarrollo Organizacional, define al
Desarrollo Organizacional como: Tendencia a destacar el mejoramiento de
las relaciones interpersonales como medio para impulsar a la empresa.
Lo importante es tener claro que el Desarrollo Organizacional es una nueva
tecnologa administrativa que dinamiza el desarrollo de las organizaciones y
hace ms eficiente y competitivo al personal.
MTODOS DE APRENDIZAJES SUGERIDOS
Se recomienda: lectura comprensiva, deduccin, anlisis, sntesis.
EXPLICACIONES Y EJEMPLOS
Estudiar y analizar el Captulo 3 del texto gua del libro Organizacin
Aplicada, Tercera Edicin.
Contenido 1

DEFINICIONES

A travs del estudio de este tema el estudiante entender con claridad el


significado del desarrollo organizacional.
Explicacin: Para el estudio de las definiciones el estudiante recurrir al texto
gua y revisar el contenido de la pgina 83.
EJERCICIOS
1. Considera que el Desarrollo Organizacional procura el mejoramiento de
las relaciones interpersonales?
Contenido 2

CONTRIBUCIONES Y CARACTERSTICAS DEL


DESARROLLO ORGANIZACIONAL

En este tema se lograr conocer en qu consiste la dinmica organizacional


y saber cmo se aplica y en qu reas.
Explicacin: En el texto gua estn desarrolladas las contribuciones y
caractersticas del Desarrollo Organizacional, temas que le ayudarn al
estudiante a contar con suficientes elementos de juicio para entender que el
Desarrollo Organizacional (DO) ayuda a las organizaciones a sobrevivir en
un mundo de rpidos cambios relacionados con la dinmica del
conocimiento, con la obsolescencia de los productos y con la composicin de
la fuerza de trabajo.
De igual manera es necesario puntualizar que los cambios deben estar
ligados a las exigencias que la organizacin desea satisfacer, as como
tambin debe existir una relacin cooperativa entre el agente de cambio y la
organizacin y la utilizacin de los mejores mtodos para la solucin de
conflictos.
Se recomienda revisar las pginas 83 y 84 del texto gua.
54

EJERCICIOS
1. Est de acuerdo con que el Desarrollo Organizacional ayuda a las
instituciones a sobrevivir en un mundo de rpidos cambios?
2. El DO ayuda a los administradores a encontrar soluciones apropiadas a
sus problemas?

Contenido 3

CAMBIO ORGANIZACIONAL

Es importante conocer en qu consiste el cambio organizacional y conocer el


enfoque del autor Gabriel Marcel respecto a este tema: Cuando no se vive
como se piensa, se acaba pensando como se vive.
Explicacin: De otro lado se debe tener en cuenta los factores claves para el
cambio de actividades, figurando entre los ms importantes los siguientes:
Entusiasmo en lugar de languidez
Reaccin en lugar de indiferencia
Actuacin en lugar de dejar pasar
Recordar a las personas en lugar de olvidarlas
Estas recomendaciones le ubican al estudiante en una posicin privilegiada,
puesto que le ayuda a razonar con criterio lgico los argumentos para definir
el cambio organizacional, lo cual profundizara de mejor manera, revisando
las pginas 84 y 85 del texto gua.
EJERCICIOS
1. Es un factor clave para el cambio de actividad, "paciencia en lugar de
irritacin"?
Contenido 4

CULTURA ORGANIZACIONAL

Es imprescindible conocer el tema de la Cultura Organizacional, para lo cual


es necesario ilustrarse sobre los criterios expuestos por varios tratadistas
administrativos. No obstante, por ser ms objetivo y prctico se expone lo
que manifiesta el Autor R.R. Ritty G.R. Funkhouser: "En toda organizacin
hay cosas en las que debemos mantenernos alejados y cosas que debemos
conocer".
Explicacin: Otro enfoque de Cultura Organizacional se refiere al conjunto de
suposiciones, creencias, valores y normas que comparten y aceptan los
miembros de una organizacin.
Se recomienda revisar las pginas 85 y 86 del texto gua.
EJERCICIOS
55

1. Es verdad que las instituciones deben cambiar para poder subsistir?


2. Considera aceptable que la cultura organizacional debe constituir la
meta de toda empresa?
3. Est de acuerdo con que la cultura organizacional puede existir para
toda la empresa o una unidad administrativa en particular?
Contenido 5

MODELO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y


CASO PRCTICO

En este tema se podr estudiar ampliamente el modelo objetivo y prctico


para la aplicacin del Desarrollo Organizacional, pues no existe valor
profesional ms til que el saber cmo se plantea el ejercicio del DO y cmo
se lo desarrolla.
Explicacin: El estudiante leer con mucho detenimiento el contenido del
texto gua, pginas 87 a 91.
El esquema bsico del Modelo de DO contiene:
ETAPA I.- DIAGNSTICO, OBJETIVOS Y METAS
ETAPA II.- IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE LOS PROBLEMAS PARA
MEJORAR EL RENDIMIENTO:
1. Problemas ms importantes
2. Interrelacin entre problemas
3. Alcance y naturaleza de los problemas
4. Causas que generan los problemas
5. Posibles soluciones
ETAPA III.- ESTRATEGIAS Y PROGRAMA DE ACCIN
El caso prctico que consta en el texto gua le aclara al estudiante sobre
las bondades del modelo y la forma cmo es susceptible de conseguir, en
la prctica, su aplicacin.
Si el estudiante analiza paso a paso el desarrollo del modelo va a
alcanzar mucha experiencia y lo que es ms importante, puede estar en
condiciones de desarrollar pequeas consultoras en DO o por lo menos
constituirse en asistente de un consultor, lo cual le
permite iniciar una posible especializacin de su carrera profesional.
Revisar las pginas 91 a 99 del texto gua.
Si el estudiante demuestra mayor inters en el tema tambin se le
recomienda revisar el EJEMPLO DE UN MODELO DE PROPUESTA DE
DESARROLLO INSTITUCIONAL preparado por el Municipio del Distrito
56

Metropolitano de Quito y que consta en las pginas 100 a 104 del texto
gua.
EJERCICIOS
1. Es posible que a travs del DO se identifiquen los problemas de la
organizacin y se planteen soluciones adecuadas?
2. El DO motiva al personal para realizar el anlisis de los problemas?
3. El DO facilita la programacin para perodos futuros?
AUTOEVALUACIN CUALITATIVA
Es muy positiva la autoevaluacin, pues ayuda a identificar el nivel de
conocimientos que tiene el estudiante sobre los temas analizados y
estudiados. Es conveniente que otras personas vinculadas con la
naturaleza de los temas tratados evalen el aprendizaje alcanzado por el
estudiante y dependiendo del resultado se tomar la accin a seguir.
Especialmente si es negativa, se insistir en revisar los temas hasta que
los mismos sean adecuadamente aprendidos por el estudiante.
Hasta el momento cmo se evala:
regular o malo?

excelente, muy bueno, bueno,

Si no se evala por lo menos de BUENO, debe volver atrs y elaborar un


plan remedial para superar las deficiencias.
Si se califica excelente, muy bueno o bueno, adelante y
felicitaciones!

CONSOLIDACIN
La Segunda Parte del estudio se centr en los temas relacionados con
los manuales administrativos que tienen ntima vinculacin con la
formacin profesional del administrador, por lo que el estudio tiene
doble motivacin: la una, aprobar la ASIGNATURA de OYS1 y la otra,
contribuir a la formacin tcnica del futuro profesional. Por otro lado,
se estudio la estructura e importancia del estudio administrativo y del
Desarrollo Organizacional como medios para mejorar el
funcionamiento de empresas pblicas o privadas.
De igual manera se sugiere efectuar los ejercicios vivenciales y
resolver los casos de estudio que constan al final de cada tema
abordado en esta gua. No olvide tambin revisar el texto gua en los
captulos vinculados a los temas.
Es importante recordarle que a medida que vaya cubriendo la
asignatura, efectuando tareas de aprendizaje, realizando los diversos
ejercicios y trabajos incluidos en esta gua, ponga en prctica sus
57

conocimientos en la empresa o institucin donde presta sus servicios o


en otros organismos donde tenga acceso.
Con una buena base de conocimientos adquiridos en esta Segunda
Parte, est en condiciones de proseguir con la secuencia de la
asignatura en el prximo nivel de estudios con la ASIGNATURA de
OYS 2.

58

SEGUNDA EVALUACIN A DISTANCIA (SEGUNDO TRABAJO)


INDICACIONES GENERALES

El segundo trabajo a distancia es obligatorio.

El estudiante debe leer detenidamente las preguntas y sobre esa

base proceder a revisar el texto gua.

Es conveniente copiar las preguntas para identificar con mayor

rapidez las respuestas, toda vez que las mismas tienen una
ponderacin diferente.
Ser cuidadoso con la ortografa. El uso de diccionarios, textos de
gramtica, de sinnimos, etc., debe ser habitual para redactar un
buen trabajo.

El trabajo debe ser escrito en computadora y en hojas de papel

bond tamao INEN A4.

Recuerde que los trabajos deben ser desarrollados de forma

individual.
La ponderacin es sobre 6 puntos
El estudiante no descuidar, bajo ningn punto de vista, ir comparando el
alcance y contenido de los temas de estudio, con relacin a la situacin
real de la empresa donde tenga relacin o est familiarizado.

59

CUESTIONARIO PARA EL SEGUNDO TRABAJO

1. Respecto a la organizacin consultada en el primer trabajo, consulte


y utilice como referente el MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES de la organizacin.
De existir un manual en la
organizacin, adapte dicha informacin al modelo de Manual de
Organizacin y Funciones planteado en el texto base.
En el caso de que la empresa o institucin no cuente con un manual
de organizacin, proceda a desarrollarlo sustentado en el modelo del
texto base.
2. Del modelo para el estudio administrativo enfocado a la organizacin
seleccionada, desarrolle los siguientes puntos (solamente hasta la
fase de Diagnstico), respecto a un problema o situacin que deba
ser atendida. Para el efecto debe seguir los siguientes puntos de la
secuencia sealada en el texto:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Informacin general de la organizacin


Justificacin
Objetivos
Alcance del estudio
Metodologa de trabajo
PRIMERA FASE: Diagnstico Administrativo que incluya:
A. PROGRAMA DE TRABAJO (cronograma de actividades)
B. RECOPILACIN DE INFORMACIN
C. ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN
D. ANLISIS DE LA INFORMACIN
E. INFORME DE DIAGNSTICO QUE INCLUYA CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES (modelo de informe de la pgina 72).

3. En relacin al tema de Desarrollo Organizacional, desarrolle los


siguientes puntos:
a) Analice y explique de qu manera puede influir la cultura organizacional
de una empresa o institucin en la aplicacin del modelo de Desarrollo
Organizacional.
b)

Realice un mapa espina de pescado en el que se indique los pasos


para la elaboracin de un manual de organizacin,
EVALUACIN DEL SEGUNDO TRABAJO A DISTANCIA
PREGUNTA

PUNTAJE
1

3
2

2
3

1
60

GLOSARIO
Segunda Parte
Autoevaluacin: consiste en la comprobacin por el propio alumno de su
proceso de aprendizaje; a travs de ella el alumno puede conocer su progreso
y el grado de consecucin de los objetivos.
Biblioteca: es cualquier coleccin organizada de publicaciones seriadas, libros
impresos o cualquier otro material grfico o audiovisual y el servicio de un
equipo de personas que proporciona o facilita el uso de tales materiales en la
forma en que sean requeridos para satisfacer sus necesidades de informacin,
de educacin, de investigacin o de recreacin.
Evaluacin: debe entenderse como un proceso sistemtico y continuo de
obtencin de informacin, se aplica a lo largo de la vida de un sistema.
Evaluacin a distancia: consiste en incluir, a las unidades didcticas,
objetivos evaluables mediante una serie de actividades, incluyendo el proceso
didctico y metodolgico y una bibliografa recomendada, para que el alumno
realice la investigacin en su propio domicilio.
Ficha bibliogrfica: es la que describe los materiales consultados como
posibles fuentes proveedoras de informacin.
Ficha nemotcnica: sirve para "vaciar" la informacin de acuerdo con las
necesidades de la investigacin.
Informe: consiste, esencialmente, en una descripcin de los fenmenos
observados y una interpretacin de ellos en trminos del conocimiento terico
con que cuenta el alumno.
Pruebas presenciales: son las que realiza el alumno ante cualquier
representante de la institucin, generalmente el profesor-tutor. Su contenido
hace referencia a una unidad significativa de aprendizaje. Se corresponden con
un periodo o momento de evaluacin establecido. Puede ser de diferentes
tipos: de ensayo o respuesta libre, pruebas objetivas y pruebas prcticas o de
ejecucin.
Referencias bibliogrficas: son el conjunto de datos suficientes, precisos y
ordenados que identifican una fuente.

61

RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS


A continuacin se presentan las respuestas a varios de los ejercicios (primera y
segunda partes) a fin de que el estudiante pueda retroalimentar su aprendizaje.
PRIMERA PARTE
Duplicacin de funciones
Consiste en desarrollar la misma funcin a cargo de una misma persona o de
personas diferentes, sin que las mismas sean necesarias, producindose en
trminos administrativos la burocracia.
Justificacin de los estudios de OYS
Todo estudio de OYS persigue la identificacin de problemas que limitan una
gestin eficiente en la organizacin, para en esa base plantear polticas que
tiendan a la solucin de los problemas. Esta es una razn ms que suficiente
para justificar los estudios de OYS.
Las Oficinas de OYS en el Ecuador
Desde el ao de 1950 se puede decir que se inicia un proceso de reforma
administrativa en el pas, profundizando esta situacin con la creacin de la
Escuela de Administracin Pblica en la Universidad Central del Ecuador
(1958) y en el ao 1963 se crea la Secretara Tcnica de la Administracin.
Luego aparecen las tcnicas de OYS, convirtindose en el medio fundamental
para incursionar en los procesos de modernizacin y fortalecimiento de las
instituciones del sector pblico y de muchas empresas del sector privado.
Los estudios de OYS
Cuando la organizacin, en el sector pblico o privado, funciona mal constituye
el antecedente y razn fundamental para la realizacin de los estudios de
OYS.
Perfil ideal de un gerente
El gerente de una empresa debe acreditar estudios superiores, de preferencia
en el rea administrativa, adems de algunos cursos relacionados con
marketing, gestin gerencial, relaciones humanas, etc. Se acompaa a la
formacin profesional algunas condiciones humanas como liderazgo, justicia,
equidad y ser atento y motivador para la integracin del personal.
Sobre las resistencias a las tcnicas de OYS
La idiosincrasia corresponde a una resistencia social.
La falta de financiamiento para implantar la reforma administrativa en una
institucin, corresponde a una resistencia de carcter econmica.
62

Eliminar la resistencia social y poltica, que puede producirse antes de


implantar un nuevo sistema de trabajo en una institucin pblica, no es tarea
fcil; sin embargo, se deben desarrollar algunas acciones como:
Motivar y concienciar al personal
Demostrar el mejoramiento de la organizacin con la implantacin de
OYS
Alcanzar la colaboracin del nivel ejecutivo
Capacitar al personal

Entorno Organizacional
El entorno organizacional corresponde a todo lo que se encuentra en el
permetro exterior de la empresa y cuyos efectos tendrn gran incidencia en las
decisiones internas de la empresa.

Niveles Administrativos
Los niveles administrativos se reproducen en el diseo de un organigrama que
se ha estructurado conforme a uno de los elementos bsicos del diseo de
organigramas, esto es, la zonificacin.
Nivel Operativo
Las unidades administrativas que integran el nivel operativo constituyen la
esencia, naturaleza y razn de ser de la organizacin.
Actualidad de la aplicacin de los niveles administrativos
Actualmente en el sector pblico y privado se est imponiendo la nueva
tendencia de la aplicacin de la organizacin por procesos y eliminando la
estructuracin de las instituciones por niveles administrativos en los que
impera el sistema departamental.
La Desconcentracin
Cuando una empresa crea sucursales en otras reas geogrficas diferentes al
lugar donde funciona la matriz, es el tpico caso de un sistema
desconcentrado.
La Descentralizacin
El Municipio del Distrito Metropolitano de Quito para proporcionar el servicio de
agua potable, en las mejores condiciones a la colectividad, crea una empresa
con independencia administrativa, financiera, tcnica y operativa. Esta figura se
conoce en el campo administrativo como descentralizacin.

63

Sistema que opera en el pas


En el Ecuador opera un sistema desconcentrado y descentralizado, inclusive se
dispone de una buena normatividad al respecto.
Propuesta del Gobierno Provincial Autnomo
En el texto gua se presenta un modelo de organizacin de un Gobierno
Provincial Autnomo, mismo que recoge una serie de alternativas y
propuestas para garantizar un funcionamiento eficiente de la organizacin
provincial, superando viejos y tradicionales esquemas de organizacin.
Funcionamiento de la Autonoma
Dadas las condiciones crticas en el orden poltico y econmico que viene
operando en el pas desde hace varios aos atrs, no es posible que opere
bien un sistema de autonoma provincial.

Caractersticas de la autonoma
Una autonoma para que opere en forma eficiente es necesario que
disponga de sistemas eficientes en los campos: administrativo, financiero,
tcnico y operacional.
Las organizaciones privadas
Generalmente las organizaciones privadas no son manejadas de forma
eficiente ni productiva en vista de que falta una verdadera organizacin
donde se realicen manuales, organigramas elaborados de forma tcnica,
identificacin de niveles administrativos, estudios administrativos donde se
realicen diagnsticos y se presenten soluciones reales a los problemas de
organizacin.
Tipo de Organizacin
La organizacin por funciones es el sistema ms utilizado tanto en el sector
pblico como privado.
Las empresas para facilitar el control de costos acostumbran aplicar el
sistema de organizacin por procesos.
Organizacin Territorial
Cuando las empresas son grandes y estn distribuidas en varios lugares, es
ms recomendable que opten por el sistema de organizacin geogrfica o
territorial.

64

La Departamentalizacin
La organizacin departamental respeta la pirmide jerrquica y da lugar a la
creacin de departamentos en varios niveles administrativos, lo que en la
prctica ha provocado la burocratizacin.

Vigencia de la Departamentalizacin
Pese a que la organizacin por procesos se est imponiendo en la actualidad,
no obstante sigue vigente la departamentalizacin como mecanismo idneo
de representar las organizaciones.
Concepto de Organigrama
Es la representacin grfica de la estructura de una organizacin con sus
unidades administrativas que la conforman y las varias relaciones existentes
de: autoridad, coordinacin y relacin funcional.
Representar grficamente a la organizacin
S se puede representar grficamente la organizacin y se lo hace a travs del
diseo de un organigrama.
El Organigrama y la duplicacin de funciones
A travs del organigrama funcional es posible detectar la duplicacin de
funciones que puede presentarse a nivel de cada unidad administrativa.
El Organigrama y las anomalas de la organizacin
Es posible que disponiendo de los organigramas: estructural, funcional y de
posicin de personal se puedan detectar varias anomalas en la organizacin
como:
Falta de claridad en el flujo de la autoridad
Mala distribucin de las unidades administrativas en cuanto a los niveles
de la organizacin
Equivocada asignacin de funciones entre unidades
Desequilibrada distribucin del trabajo y del personal
Organigrama que representa a una organizacin equivocada
Cuando el organigrama representa la estructura de una organizacin
equivocada, ste carece de total valor y debe ser destruido inmediatamente
para que su error no siga difundindose.
Responsabilidad del diseo de organigramas
Los organigramas deben ser preparados exclusivamente por los profesionales
administradores, pues no es cuestin de ser un buen dibujante sino un tcnico
en la asignatura ya que cada grfico y lnea responde a normas, principios y
65

elementos bsicos del diseo de organigramas.


Afinamiento del organigrama
El tcnico debe disear cualquier nmero de organigramas hasta que
encuentre uno que satisfaga plenamente los requerimientos de la organizacin.
El rectngulo en el diseo de los organigramas
La figura del rectngulo es la ms utilizada en el diseo de los organigramas,
pues ayuda a una mejor simetra, permite insertar mejor las leyendas y facilita
distinguir en funcin del tamao la jerarqua de las unidades administrativas.
Flujo de la autoridad en el organigrama
Normalmente en los organigramas estructurales es ms fcil distinguir el flujo
de la autoridad, misma que va de arriba hacia abajo y generalmente con lnea
gruesa continua.
Dos lneas de autoridad en el organigrama
Tcnicamente no debe producirse la presencia de dos lneas de autoridad en el
organigrama. En el caso no consentido de presentarse tal situacin, se debe
proceder a su eliminacin con propuestas tcnicas y aceptables.
El uso de lneas en los organigramas
En el diseo de los organigramas las lneas constituyen la parte medular y
fundamental, puesto que con las figuras geomtricas se completa todo el
diseo del dibujo.
Los organigramas por su contenido
Existe una gama muy amplia de clasificacin de los organigramas. En cuanto a
su contenido stos se clasifican en: estructurales, funcionales y de posicin de
personal.
El Organigrama mixto
Pese a que se dispone de un gran nmero de tipos de organigramas, el que
ms se utiliza es el organigrama de ramificacin mixta, mismo que sirve para
representar a organizaciones de cualquier tamao: pequeas, medianas y
grandes.
El Organigrama circular
Si diseo es atractivo a la vista, no obstante tiene algunas limitaciones para su
interpretacin, puesto que se sujeta a algunas reglas que no son de
conocimiento general sino ms bien restringido nicamente para los
especialistas.
El Manual como lnea de accin
66

En trminos profesionales y no profesionales se debe entender que todo


manual administrativo constituye la lnea de conducta obligatoria para su
cumplimiento de parte de todos los funcionarios y empleados inmersos en su
radio de accin funcional.

67

SEGUNDA PARTE
El Manual de Organizacin y Funciones
Consiste en detallar claramente una exposicin de los fines que pretende
alcanzar la institucin y los cargos que constan en dicha organizacin.
Instrumento que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones de organizacin.
Define tareas de cada puesto de trabajo y cada unidad administrativa.
Lo que permite el Manual de Organizacin y Funciones
Delimitar el campo de accin
Analizar la estructura de la empresa
Clasificar y valorar los puestos de trabajo
Determinar la posicin relativa en los puestos de trabajo
El Estudio Administrativo
Una razn fundamental para desarrollar un estudio administrativo es cuando se
desea reestructurar la organizacin y las funciones en las instituciones y
hacerlas ms eficientes y efectivas, que alcancen los ndices de rendimiento
ms altos y se utilice en forma racional los escasos recursos disponibles.
En el estudio de diagnstico la parte esencial efectivamente radica en la
calidad de la informacin.
En la vida prctica est demostrado que quien tiene elevados dotes tcnicos
para analizar la informacin es el que responde a un tipo de profesional capaz,
con elevadas dotes crticas y analticas.
Normalmente el informe de diagnstico incluye una serie de recomendaciones
tendientes a la solucin de los problemas existentes en la organizacin y el
tcnico que prepara los documentos, estudios e investigaciones corresponden
a los trabajos de diseo que prepara el profesional.
Mtodos de Implantacin
Se conocen los siguientes mtodos de implantacin:

MTODO PILOTO
MTODO INSTANTNEO
MTODO EN PARALELO
MTODO DE APROXIMACIONES SUCESIVAS

El Control
Ningn sistema de control debe implicar la modificacin de los diseos sino
una sancin para quienes incumplan la aplicacin del mtodo en la forma
planificada.
68

La Evaluacin
Consiste en determinar si los resultados obtenidos, con la aplicacin de los
diseos, satisfacen o no las expectativas esperadas.
Lo que permite el Desarrollo Organizacional
Permite un mejoramiento de relaciones interpersonales porque permite un logro
adecuado de actividades eficaces
Rpidos Cambios
S porque es una estrategia planificada
Soluciones apropiadas
Permite viabilizar estrategias y acciones de mejoramiento
Paciencia en lugar de irritacin
Es conveniente mostrar una actitud abierta al cambio
Cultura Organizacional la meta de toda empresa
Parte del xito de las organizaciones modernas radica en la aplicacin
estratgica del Desarrollo Organizacional.
Para todos los niveles de la Organizacin
El DO es para toda la empresa.
El DO identifica problemas
Es una herramienta que ayuda a identificar las causas, el origen del problema y
las posibles soluciones.
El DO motiva al personal
Una vez que se empiezan a ver una serie de transformaciones positivas los
cambios de actitud son lo ms seguro.
El DO facilita la programacin de periodos futuros
S porque a travs de una planificacin de tiempos se determinan actividades,
responsables y presupuestos para el cambio efectivo en la organizacin.

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