Rev.int.med.cienc.act.fs.deporte- vol.

12 - nmero 45 - enero 2012 - ISSN: 1577-0354

Magaz-Gonzlez, A.M. y Fanjul-Surez, J.L. (2012). Organizacin de eventos deportivos y
gestin de proyectos: factores, fases y reas. Revista Internacional de Medicina y Ciencias de
la
Actividad
Fsica
y
el
Deporte
vol.
12
(45)
pp.
138-169.
Http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm

REVISIN
ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y
GESTIN DE PROYECTOS: FACTORES, FASES Y
REAS
SPORT EVENTS ORGANIZATION AND PROJECT
MANAGEMENT: FACTORS, PHASES, AREAS
Magaz-Gonzlez, A.M.1 y Fanjul-Surez, J.L.2
1

Profesora Ayudante Doctor, Universidad de Valladolid, Espaa, mmagaz2@hotmail.com

Catedrtico de Universidad de Economa Financiera y Contabilidad, Departamento de
direccin y Economa de la Empresa, Universidad de Len, Espaa, jlfans@unileon.es
2

Cdigo UNESCO: 5311 Organizacin de la Produccin.

Clasificacin Consejo de Europa: 1. Administracin organizacin y gestin
del deporte
Recibido 21 octubre de 2009
Aceptado 22 de febrero de 2012
RESUMEN
El objetivo de esta revisin es analizar y sintetizar la literatura en torno a
la organizacin de eventos deportivos, aproximndose al tema con la Teora de
la Empresa y con la Direccin de Proyectos (Project Management). El artculo,
a partir de fuentes consultadas, aborda la organizacin de un evento deportivo
desde la visin del mismo como Unidad Estratgica de Negocio (UEN) y
recopila factores, fases y reas para su desarrollo. As el documento describe
el proceso desde una nueva perspectiva, la Direccin por Objetivos
(Management by Objetives), que implica procesos de informacin, toma de
decisiones, produccin y control, que la literatura consultada contempla de
manera simulada.
PALABRAS CLAVE: Eventos deportivos, Gestin de proyectos, Programacin.

138

ABSTRACT
The aim of this review is to analyse and to summarise the literature around the
sport events organisation, getting closer to the study together with the Theory of
the Firm and Project Management. Dealing with some research, this article
collects elements, sentences and areas from the event organization, starting on
itself view as Strategic Business Unit. Thereby this document describes the
process from a new point of view, the Management by Objectives, that involves
information actions, decision-making, production and control, and that the
referenced literature foresees the simulated way.
KEY WORDS: Sport events, Project Management, planning.

INTRODUCCIN Y OBJETIVOS DE LA REVISIN

Dado el inters social, econmico y meditico del deporte, son
numerosos los acontecimientos deportivos, de mayor o menor envergadura,
que se celebran. Independientemente del alcance y complejidad de los
mismos, su organizacin exige conocer el deporte protagonista del evento,
capacidad de gestin y rigor en su puesta en prctica. Organizar y celebrar un
campeonato de barrio mediante un sistema por puntos cada ao, una carrera
popular de unas horas de duracin o unos juegos olmpicos, requieren
cantidades considerables de recursos humanos, materiales y econmicos que
hay que gestionar y coordinar. As la organizacin de los juegos olmpicos de
Londres contar con 15.000 atletas, 21.000 periodistas y 70.000 voluntarios y
costar ms de 19.000 millones de dlares; en la popular San Silvestre
Vallecana del 2011 participaron 31.000 corredores; y el programa Madrid
Olmpica utiliza las instalaciones de 240 centros escolares de la Comunidad.
Tales cifras requieren tanto la planificacin como la programacin y el control
del evento. Suponen la aplicacin de principios de diseo, direccin y gestin
de un producto (evento deportivo), y el empleo de herramientas para la
evaluacin del mismo. Adems, buscan la satisfaccin de todos los implicados
en el mismo: espectadores, participantes, promotores, patrocinadores,
prestadores de servicios complementarios, etc., lo que conlleva el uso de
estrategias de comunicacin, publicidad, promocin, entre otras. En definitiva,
la organizacin de eventos deportivos necesita aplicar principios de
administracin de proyectos, de gestin, de economa y finanzas y de
marketing.
En realidad se trata de considerar el deporte, no slo como actividad
fsica sino como un producto a comercializar y sujeto a transacciones
econmicas y relaciones jurdicas, como negocio. En este sentido, el deporte
ha dado lugar al desarrollo de un campo de conocimiento en torno a la
economa, el marketing o la gestin deportivas y a la publicacin de numerosos
estudios (Andreff, 1994, 1981; Andrew & Szymanski, 2006, Szymanski, 2009;
Desbordes, 2000; Mullin, Hardy & Sutton, 2007; Heineman, 1998; Mestre 1995;

139

Soucie, 2002; Campos, 1997; Chelladurai, 1999; Paris, 1996; Kesenne 2007),
siendo el artculo pionero en considerar al deporte bajo esta perspectiva el
publicado por Rottenberg en 1956.
Sin embargo la literatura analizada en torno a la organizacin de eventos
deportivos se centra sobremanera en aspectos tales como la medicin y
evaluacin del impacto de la celebracin a niveles econmico y social, en la
creacin y en la valoracin de la imagen de marca, en las estrategias para la
consecucin de patrocinio, o en las polticas de marketing, El libro de
Desbordes y Falgoux, (2006), es un manual de gestin y organizacin de un
evento, pero considerado como herramienta de comunicacin de una marca,
no como objetivo en s mismo y en tal sentido como una estrategia de
marketing desarrollada por medio de funciones administrativas, financieras,
laborales, legislativas, logsticas, y cuyo objetivo es dar notoriedad a una
marca. Estos autores citan la tipologa de eventos de Gresser y Bessy (1999).
A (2003), considera el evento deportivo como la organizacin de una
actividad deportiva de mayor complejidad en el seno de una institucin
deportiva, sea pblica o privada. Se centra, por tanto, en su naturaleza de
actividad fsica y su aportacin gira en torno a cmo se debe organizar
cualquier actividad fsica, incluida aquella que por contar con repercusin
social, asistencia de pblico y presencia de medios de comunicacin denomina
evento deportivo. Dada esta mayor complejidad establece 16 reas desde las
que habra que organizar un evento. Por su parte, Gmez Encinas (2001) no
define la naturaleza del evento deportivo, sealando slo que este tipo de
eventos es similar a cualquier otro y requiere de una organizacin en tanto que
agrupacin de individuos con los mismos objetivos que se distribuyen el trabajo
eficazmente. Seala la necesidad de dar respuesta a qu y cmo se quiere
hacer (planificacin), la gestin previa al evento, la ejecucin de lo planificado y
el conocimiento de los resultados. Este autor seala los aspectos ms tcnico
deportivos de la organizacin del evento. Otros manuales (Fernndez Vzquez,
2005) abordan la organizacin del evento como acto de gran poder meditico y
simbolismo, que busca dar una imagen concreta del acontecimiento en s o de
la marca o el pas que lo organiza y, desde ese punto de vista se centran en los
aspectos formales de protocolo y ceremonial deportivo, en los aspectos
legales, administrativos y presupuestarios. Martn (1996), considera los eventos
deportivos como programas deportivos, es decir, como actividad fsica
deportiva organizada que satisface a quien la consume, busca la eficiencia y
que requiere las mismas fases en su construccin (diseo, desarrollo y
actuacin final) y las mismas reas funcionales que cualquier programa
deportivo. Lo que diferencia a otros programas de los eventos es su
configuracin. A partir de ah, el autor se centra en los diferentes sistemas de
competicin. Es decir apunta, igualmente, a los aspectos tcnicos deportivos
de los eventos deportivos.
Por su parte, los artculos de Dwyer y Fredline (2008) tratan los eventos
deportivos como catalizadores econmicos y sociales y estimuladores de la
imagen de marca de la ciudad organizadora, y a partir de esta consideracin
creen necesario determinar qu hacer y qu no hacer para la consecucin de

140

los objetivos sociales y econmicos implcitos en la organizacin de eventos y

conocer los retos de la gestin y la comercializacin de los mismos: la gestin
de los recursos humanos, la creacin y gestin de la marca del evento, el
cumplimiento de objetivos polticos de los gobiernos organizadores, la
negociacin con las empresas prestadoras de servicios en el evento, la gestin
de riesgos y la seguridad. Pero sus artculos reflejan una fraccin de las
investigaciones en torno al tema de la gestin de eventos deportivos, centrados
en la evaluacin econmica, la evaluacin del impacto ambiental, y en modelos
input output. Es decir artculos en torno al posicionamiento de las marcas a
travs del patrocinio de eventos, para la mejora de la imagen de una ciudad,
centrados en el coste de organizar un evento y el escaso beneficio real, o que
resean la importancia de contar con personal con habilidades sociales,
tcnicas y polticas en el comit organizador del evento.
Es Parent (2008, 2010) quien ms se aproxima al estudio de los eventos
deportivos desde la perspectiva que interesa a esta investigacin en cuanto
que los aborda como proyectos (similares a los grandes proyectos de cine o de
construccin) apuntando que la toma de decisiones ante tareas crticas
determina la ejecucin de tareas posteriores. Este autor los afronta desde el
punto de vista estratgico y desde los modelos tericos de la toma de
decisiones. De esta forma Parent (2008) describe la evolucin de un evento
deportivo desde la planificacin y el plan del negocio hasta su aplicacin en
tiempo real y la recapitulacin final. Desde el qu y cmo hasta quin y cundo.
Seala las funciones propias del comit organizador y da un paso ms all en
la literatura (Parent, 2010) al considerar fundamental planificar las diferentes
contingencias, los riesgos y las reacciones ante las diferentes situaciones que
vayan surgiendo, a travs de un sistema de gestin de la informacin y del flujo
de informacin -tanto vertical como horizontal entre diferentes comits y niveles
de trabajo- para la toma de decisiones en tiempo casi instantneo.
En las consultas anteriores se observa, por tanto, lagunas en torno a
cmo organizar un evento deportivo desde la consideracin de los eventos
deportivos como proyectos, como unidad estratgica de negocio y su abordaje
desde el punto de vista estratgico. Es decir, se echa en falta el tratamiento de
la planeacin, de la programacin y de la gestin de un proyecto que es nico y
de entidad singular dentro de una organizacin con una estrategia determinada
y con un entorno concreto.
De forma que el objetivo del artculo es, sintetizando y analizando la
literatura, describir y enfocar la organizacin de eventos deportivos desde el
Project Management. Es decir especificar las propiedades concretas de la
organizacin de los eventos deportivos a travs de las tareas tradicionales de
la gestin de proyectos: planificar, programar, gestionar, controlar y evaluar. A
fin de mejorar la eficiencia de su organizacin, garantizar la viabilidad del
proyecto, aumentar la notoriedad de la entidad organizadora y la imagen de
marca tanto de la entidad organizadora como del evento, facilitar la
consecucin de patrocinadores e incrementar la satisfaccin de todos los
agentes implicados en el evento deportivo. Esta revisin se aplica, en un

141

contexto estratgico y desde el enfoque de la Teora de la Empresa como

Organizacin, la perspectiva del evento como Unidad Estratgica de Negocio
(UEN), la direccin por objetivos y la racionalizacin de los procesos de
produccin (servuccin) mediante el uso de instrumentos de gestin de
proyectos.
MTODO
El mtodo empleado para esta revisin es el de bsqueda, anlisis y
evaluacin de estudios cuya temtica es la organizacin de eventos deportivos
y la gestin de proyectos. Como estrategia de bsqueda se han empleado
palabras clave en espaol, ingls y francs: Eventos Deportivos, Organizacin
de Eventos Deportivos, Gestin de Proyectos, Sport events, Project
Management, Gestion du sport. Se ha utilizado como filtro la fecha de
publicacin (posteriores a 2000), salvo alguna excepcin por la notoriedad del
autor de la publicacin y su relacin con la gestin o la economa del deporte.
La revisin se ha iniciado en el ao 2010 y ha comprendido ao y medio. Se
han utilizado como fuentes primarias libros y revistas cientficas en bibliotecas
universitarias de Madrid, Len, Murcia, de editoriales de reconocido prestigio
en el mbito de la gestin deportiva. Igualmente se ha utilizado como fuente
secundaria la base de datos SPORTDiscus para localizar artculos cientficos
en revistas especializadas en management deportivo con ndice de impacto
JCR como las mencionadas en la bibliografa. Para la seleccin de los artculos
adems se ha utilizado como filtro la notoriedad de los autores y la relevancia
del documento o la cantidad de citas que tiene el artculo en cuestin.
Posteriormente, como criterio de inclusin y evaluacin de las fuentes se ha
determinado la presencia de contenidos de administracin de proyectos y de
direccin estratgica: definicin y tipos de proyectos, estructuracin en fases,
reas, planificacin y herramientas de gestin de proyectos.
Una vez ordenada y analizada la informacin en torno a los temas objeto
del artculo, se combinan las conclusiones de estas fuentes y se amplan las
ideas expuestas en dicha literatura para describir cmo organizar eventos
deportivos de manera eficaz, teniendo en cuenta los aspectos clave
identificados y utilizando los recursos de la forma ms adecuada. De forma que
el inters de esta contribucin deriva de que muestra cmo racionalizar el
proceso de produccin de un evento deportivo mediante el uso de instrumentos
de gestin de proyectos.
DISCUSIN: LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS COMO
PROYECTOS
Los autores coinciden en identificar el evento deportivo como actividad
de espectculo, en la que se unen la competicin y lo festivo, con alto nivel de
repercusin social, fuerte presencia en los medios de comunicacin y que
genera por s misma ingresos econmicos (A, 2003; Bowdin et al. 2005,
Desbordes y Falgoux 2006, Ayora y Garca 2004). Igualmente son

142

caractersticas del evento: finito, con objetivos especficos a corto plazo y

semirrgidos, con elevada notoriedad tanto del evento como de la marca
organizadora, importante implicacin de recursos econmicos, materiales y
personales, dinamizador de la ciudad, y que puede tener tipologa diversa:
puntual, cclico, etc. La literatura acerca de la organizacin de un evento
deportivo hace hincapi en los aspectos de marketing (Desbordes y Falgoux
2006, Fernndez Vzquez 2005) o de administracin (A 2003, Ayora et al.
2004) principalmente.
En escasas ocasiones las publicaciones enmarcan el evento deportivo
como servicio especfico, como proyecto concreto, para el que existe un
mercado externo delimitado, es decir como Unidad Estratgica de Negocio
(Johnson y Scholes 2002: 11). El desarrollo de esa UEN, implica una serie de
procesos y acometer coordinadamente un conjunto de actividades
interrelacionadas orientados hacia un objetivo: la produccin de un evento
finito, con comienzo y final, y nico (Davidson 1999: 19). De ah que la
organizacin del evento se considera un proyecto dentro de un plan estratgico
(Bowdin, McDonnell, Allen, Otoole 2005). Maders, y Clet (2002) definen la
organizacin de un evento deportivo como un proyecto: un objetivo que los
agentes deben llevar a cabo en un contexto especfico, en un plazo
determinado y con medios concretos, y que requiere el uso de los trmites y las
herramientas adecuadas (Desbordes 2006:37). Y puesto que todo proyecto
est orientado hacia la consecucin de uno o varios objetivos, la direccin del
proyecto del evento no es sino la direccin por objetivos: Management by
Objetives (MBO). Esta visin de la organizacin de un evento deportivo como
proyecto es relativamente reciente. Proviene de la tradicin del Project
Management. Nuestra propuesta, derivada de este enfoque, es similar a la
reflejada por Parent (2008: 22) al hablar de las fases: Planning Bid; Planning:
Business plan, Operacional plan, Work packages; Implementation; Wrap-up
(planificacin de la candidatura, plan comercial, plan operativo, planificacin de
las tareas, desarrollo y cierre) y reas en la organizacin de eventos.
Adems, la decisin de desarrollar esa UEN deriva de la estrategia de la
empresa, la oportunidad del mercado y la posicin competitiva de la
organizacin en dicho sector. Como tal, el desarrollo del proyecto, la
organizacin del evento est inmersa, en un contexto de planificacin
estratgica que lleva implcito la Visin-Misin-Fin de la empresa, para
identificar el campo de actividad y los objetivos-metas-restricciones, las
polticas, la cultura-valores, las estrategias, los mercados a atender, las tareas
a realizar en cada rea o departamento, con qu prioridad, calendario,
presupuesto, especificaciones. Y slo de esta manera el evento deportivo
contribuir a alcanzar los fines de la organizacin y podr generar mayor
implementacin de marca y diferenciacin para dicha organizacin, suponiendo
una ventaja competitiva frente a otras empresas deportivas.
Asimismo, cada evento, como proyecto, tiene su propio plan (nico)
puesto que el evento es nico, singular. El plan del evento o plan director, es el
punto de partida, una gua para el desarrollo posterior. Es la lnea de accin

143

donde se incluye toda la informacin del mismo y a partir de la cual se toman

decisiones. Responde a las cuestiones: por qu, qu, quin, cmo, cundo,
dnde, con qu. Incluye una planificacin estructural, dentro de una
planificacin estratgica, y que comporta, planificacin operacional, similar a
los elementos de un plan de Accin como indica Soucie (2002: 67). En el
mismo se establecen objetivos-metas-restricciones, acciones requeridas,
etapas (calendario), asignacin de tareas, estructura organizativa, recursos,
coste para su implementacin. De ese plan de Accin se derivan tanto las
fases como las reas de la organizacin de cada evento concreto. Se observa
en la Figura 1.
FACTORES QUE CONDICIONAN LA REALIZACIN Y EL DISEO DE
EVENTOS DEPORTIVOS
La organizacin de un evento deportivo depende de factores externos y
de factores internos, que van a influir en la decisin de realizar el proyecto, en
el diseo y en la direccin del mismo. A este respecto, algunos autores sealan
diversos elementos a tener en cuenta, Ayora et al. (2004) mencionan ciertos
condicionantes, y anteriormente Gil (1995) mostr un cuestionario para valorar
la idea.
Factores externos a la organizacin de un evento deportivo:
-

Factor poltico: el apoyo del poder poltico al evento.

El grado de inters para el municipio/comunidad autnoma/Pas.
El apoyo de diferentes instituciones pblicas y privadas.
Factor demogrfico: tamao y estructura de la pirmide de edad de la
poblacin. Ambos influyen en el posterior factor (inters de los ciudadanos)
y su promocin boca-oreja. Aumentando la presencia de la imagen del
evento y con ello el inters de los esponsores de asociar su nombre a la
marca del evento.
El entusiasmo y apoyo de los ciudadanos por el deporte en general y por
el acontecimiento en especial. Influyen igualmente en la calidad, la lealtad,
la notoriedad y en la imagen del evento.
Factor meditico: alcance meditico del evento: prensa-radio-tv-internet.
Colaboracin en la difusin.

144

Figura 1.- Estructura del plan Director de un evento

PLAN ESTRATGICO
De la organizacin

PLAN DIRECTOR
EVENTO

PLAN ESTRATGICO
DEL EVENTO

PLAN ESTRUCTURAL

PLAN OPERACIONAL

POR QU

QU

QUIN

CMO

CON QU

DNDE

CUNDO

Objetivos
Metas

FASES
PERODOS
TAREAS
RESPONSABILIDADES
ACTIVIDADES

RRHH
ORGANIGRAMA
(relaciones de autoridad)
REAS
RELACIONES CON EL
EXTERIOR
(Proveedores)
INFRAESTRUCTURA
FINANCIACIN

POLTICAS y
NORMAS
PROCESOS
(Cadenas de
relacin, de
comunicacin,
de provisiones,
)

PRESUPUESTO
(Ingresos, gastos)
CANTIDADES
(Recursos
humanos,
materiales,
econmicos)

INSTALACIONES
EQUIPAMIENTOS

CALENDARIO
RECURSOS
TEMPORALES
(Plazos, horarios,
prioridades,
relacin de
dependencias,
tareas crticas)

FASES
EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO

REAS DE ACTUACIN
EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO

145

Factor econmico: opciones reales de conseguir financiacin externa y de

asegurar ingresos derivados del acontecimiento: entradas, merchandising,
derechos de retransmisin, etc. Dichos ingresos deben ser previstos con
antelacin para saber el coste de oportunidad y el riesgo que podemos
asumir al decidir organizar el evento.

Factor infraestructuras y equipamientos: existencia de una red local de

equipamientos deportivos que cumplan los requisitos necesarios para la
celebracin, o posibilidad de construir en tiempo y forma, que se puedan
utilizar para la celebracin y aprovechamiento posterior. Adems, red de
infraestructuras de acceso, movilidad, transporte pblico y equipamiento en
plazas hoteleras, espacios culturales, recreativos, etc.

Factor impacto: a nivel econmico, social, laboral y medio ambiental. Se

considera que es un catalizador para el desarrollo de una zona. Tras el
evento queda un legado en el lugar de celebracin, que forma parte de su
idiosincrasia y su cultura, atrae a poblacin nueva, es catalizador de
inversin, mejora la productividad, crea empleo. Organizar un evento trae
beneficios y supone una oportunidad para crecer a nivel deportivo,
econmico y adems es dinamizador de prctica deportiva (Dwyer y
Fredline 2008, Clark 2009).

Factor tcnico: accesibilidad a un mercado laboral de tcnicos y personal

de apoyo.

Igualmente se puede considerar factor externo: tipo y deseo del cliente

para el que vamos a organizar el evento. En este sentido es conveniente la
colaboracin tcnica entre entidades afectadas y expertos especialistas
(Comit tcnico-ejecutivo).

Stackeholders: influyen en la organizacin los intereses de otros

participantes con poder de negociacin; proveedores de material, de
infraestructura, de personal, de financiacin; organizaciones polticas, de
voluntarios, los propios deportistas, etc. y que imponen su fuerza de
negociacin en las transacciones que debemos realizar con ellos.

Sin duda, el principal factor que condiciona la organizacin y el diseo

de un evento deportivo es el objetivo del mismo, y las metas a conseguir. Junto
a ste, otros Factores Internos que condicionan la realizacin del proyecto y el
diseo del evento son:
-

Factor organizacional: es responsabilidad del Director transmitir el

entusiasmo de emprender el evento a toda su organizacin.

Capacidad organizativa de la entidad, a nivel estructural y tcnico

(capacidad productiva). Tanto su estructura como su capital tecnolgico

146

deben permitir llevar a cabo los procesos necesarios para la ejecucin del
evento: de informacin, toma de decisiones, produccin y control.
-

Factor experiencia: Tener conocimientos y experiencias en la organizacin

de competiciones y eventos deportivos ayuda a disminuir la incertidumbre
del proyecto y genera mecanismos de control aplicables a la organizacin
del nuevo evento.

Factor tiempo: capacidad para desarrollar el proyecto dentro del plazo

fijado. Nos da tiempo, cunto tiempo va a durar y cmo influye esa
duracin en nuestra organizacin?

Factor recursos propios (humanos, materiales y financieros): capacidad

para optimizar recursos. En los recursos humanos hay que considerar, no
solamente la disponibilidad en cantidad suficiente para ser asignados al
evento, sino tambin la formacin, nivel de experiencia, disponibilidad
temporal, capacidad de aceptacin de las relaciones de dependencia y
autoridad, el talento y el conocimiento; la gestin del conocimiento del
capital humano como intangible (Peris, Gallardo, Castilla, en D. Esteban
2003, Fanjul 2003). La tipologa, la cantidad, la calidad o nivel de
funcionalidad exigida de los recursos materiales, el estado y nivel de
conservacin, la disponibilidad horaria de las instalaciones y equipamientos
deportivos. El factor recursos financieros refleja la disponibilidad de
financiacin. Es decir, de los fondos disponibles, cunto dinero se destina a
financiar ese evento concreto, y cules son las actuaciones estratgicas
para conseguir financiacin. Adems, conocer si va a ser suficiente para
sufragar el coste de dicho proyecto y qu supone a nuestra organizacin
quedarse sin esos fondos antes de rentabilizar el proyecto. Se incluye otro
factor relacionado con los recursos financieros: las inversiones. Cunta
inversin debe acometerse, se dispone de financiacin suficiente, qu se va
a hacer con esta inversin despus del evento, son cuestiones que deben
resolverse antes de tomar la decisin de realizar el proyecto.

Factor coste de oportunidad: (Davidson 1999:29) indica que seleccionar

un evento implica comprometer una serie de recursos; esta decisin tiene
un coste de oportunidad al renunciar a otro proyecto que podra haber
proporcionado otros beneficios. Puede que existan varias alternativas y que
slo uno o algunos proyectos interesen o puedan ser acometidos. De ah la
necesidad de optimizarlos. A la hora de establecer una jerarqua pueden
tomarse como criterios aspectos de tiempo, de disponibilidad de recursos,
intereses estratgicos, polticos, sociales, econmicos. En cualquier caso, el
proyecto seleccionado deben ser rentable econmicamente y socialmente.
Para la evaluacin de proyectos se pueden utilizar los mtodos dinmicos
de valoracin de inversiones (VAN, TIR) que consideran la viabilidad del
evento, en funcin de los flujos netos de caja, el coste de capital, la tasa de
reinversin, etc. (Fanjul 1991 y 2006, Surez 1998).

147

Factor incertidumbre: trabajamos con expectativas, sobre planes, lo que

implica el futuro, y ello conlleva incertidumbre. Existen planificaciones de
eventos de poca incertidumbre, porque son ms sencillos (de menor
dimensin o de menos duracin, o de corto plazo), o porque los hemos
realizado en ms de una ocasin; y planes de gran incertidumbre (a largo
plazo, multideportivos, multiorganizacionales, internacionales, etc.) En este
caso, a la incertidumbre se une la complejidad. En cualquier caso se
requiere planes flexibles y flexibilizacin de operaciones.

FASES EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

La divisin en fases consiste en la distribucin de la actuacin y del
tiempo en diferentes bloques de trabajo necesarios para completar el proyecto.
En la literatura, los autores determinan fases distintas. A (2003) seala 7;
Desbordes et al. (2006) 4; Parent (2008) 4; Ayora et al. (2004) 3; Gmez y
Encinas (en A. Daz et al., coord., 2001) 5. Se considera que esa divisin,
depende de la importancia que cada autor da a las actuaciones que se llevan a
cabo. En este artculo, partiendo de que la organizacin de eventos es un
proyecto, se da importancia a la fase de planificacin (interrelacionar el sistema
interno: estructura, tecnologa, procesos) y a la de programacin (asignacin de
los Recursos y las Capacidades).
Fase 0 o previa: Preliminar o Presentacin de la candidatura
Parent (2008) seala que la primera fase es la preparacin de la
candidatura (planning bid). Otros autores la mencionan junto con la campaa
de difusin del evento, como primera actuacin, pero en muchas ocasiones no
se pasa de la fase cero.
El evento es un proyecto que est inmerso en la estrategia de la
organizacin como UEN; est planificado, es apoyado por la institucin y est
dotado de financiacin, con un presupuesto especfico. Pero se necesitan
apoyos externos: poder poltico, medios de comunicacin, instituciones
pblicas y privadas, patrocinadores, subvenciones, as como infraestructuras y
recursos humanos para su desarrollo. Se trata, pues, de vender la oportunidad
de la idea a los stackeholders. Esta sera la fase preliminar en la que se
elabora un informe, y se prepara la campaa para conseguir el apoyo a la
candidatura. El informe debe contener algo innovador, diferente a otras ofertas
o algo nuevo respecto a otras ediciones. Se debe plantear la estrategia para su
presentacin tras un anlisis cliente / competencia y pensar qu quieren los
clientes, cmo se les satisface, con qu tecnologa y qu ofrecemos distinto a
la competencia. Las actuaciones de esta fase son:
-

Bsqueda, recogida y anlisis de la informacin.

Conversaciones y reuniones con los diferentes implicados.
Preparacin, confeccin de un dossier del proyecto con la informacin
recogida.

148

Elaboracin del portafolio, memoria inicial del evento: primer diseo del
evento.

El responsable de esta fase es el Comit organizador (comit de

campaa) creado al efecto (el Grupo Promotor). Los promotores pueden ser o
no los del Comit organizador posterior, o slo ser promotores privados e
institucionales que tengan el inters de que se organice el evento y una vez
concedido pasar a ser integrantes del Comit ejecutivo. Puede ocurrir que no
se pase de esta fase. Entonces, habra que, o bien desechar la idea para mejor
ocasin o bien recopilar ms informacin y ms contactos y realizar un nuevo
diseo que se lleve a discusin.
Fase 1: Definicin y Diseo de las Caractersticas del Evento
Se corresponde con la elaboracin del plan estratgico del evento. En
esta fase se responde a las preguntas: qu se quiere, por qu se quiere, para
qu se quiere. Se formulan y fijan los objetivos-metas-restricciones. Se
configura el evento (definicin de las variables principales del evento: tipologa,
duracin, infraestructura, recursos humanos, caractersticas tcnico deportivas,
implicados, etc.). Se observa en la Tabla 1. Con la informacin y anlisis de
informacin interna y externa llevada a cabo, recogida en el dossier y
especificada en el primer diseo del evento, junto a las reuniones mantenidas,
se realiza un diagnstico, un estudio de sostenibilidad del evento y de los
condicionantes tcnicos y financieros y se ajusta el primer diseo, hasta
conseguir la configuracin que corresponde al plan estratgico del evento.
Otros autores no mencionan estas mismas fases. Aqu se ha dado la
categora de fase a la elaboracin del plan estratgico, dado el carcter de
UEN del evento y su naturaleza de proyecto. A (2003) diferencia una fase de
concesin y formacin del Comit organizador. Pero se considera que se trata,
ms bien de una tarea, que no requiere distribucin en el tiempo de diferentes
actividades. Adems se piensa que si no hay apoyos suficientes, no conviene
llevar adelante el evento y por lo tanto, no es necesario disear ningn
proyecto. Por eso se ha diferenciado la fase cero y la fase 1 (en la que
realmente se disea el proyecto, momento en el que ya se puede difundir al
pblico, y no antes). Las actuaciones en la fase 1 son:
-

Elaboracin de Memoria inicial del evento: primer diseo del evento

(tambin en fase cero)
Estudio de viabilidad del proyecto y de condicionantes tcnicos y
financieros.
Discusin y reajuste.
Elaboracin del plan estratgico.
Campaa de difusin del evento.

La campaa de difusin del evento es importante, pues el apoyo de la

poblacin es un factor externo clave en el xito del mismo (hasta incluso

149

condicionar la sede de una candidatura). Pero sta se realiza en varios

momentos a partir de la aprobacin del evento. La fase de campaa requiere
una mnima estructura organizativa, dotacin presupuestaria, lista de tareas,
calendario y cierta infraestructura (A, 2003). Todas las actuaciones de las
fases cero y 1 deben estar autofinanciadas con recursos propios, porque no se
habr conseguido todava financiacin externa (subvenciones, patrocinios o
ventas de derechos de explotacin).

150

Tabla 1.- 1 fase en la organizacin de un Evento Deportivo (fase de Definicin, Configuracin del evento) PLAN ESTRATGICO
FIJACIN Y
FORMULACIN DE
OBJETIVOS y METAS

Sociopolticos,
econmicos,
tcnicos, medioambientales, etc.

Polticas,
estratgicas,
econmicas, tcnicas

Resultados esperados

PROPUESTA DEL
EVENTO

Denominacin: Nombre,
Anagrama, Mascota, etc.

Naturaleza:
Promocin,
Espectculo.

Tipo:
Puntual,
cclico,
extraordinario, megaevento, fijo
o por etapas (de itinerario)
unideportivo, polideportivo,

DURACIN DEL
EVENTO

Duracin del proyecto: un ao, 6

aos, 6 meses.

LUGAR DEL EVENTO

Estudio y propuesta del entorno:

estudio ambiental, urbanstico.

CARACTERSTICAS
TCNICAS DEL
EVENTO

Unideportivo,
recreativo
o
promocional: categoras, requisitos
de inscripcin, caractersticas de la
prueba deportiva.

Unideportivo
competitivo:
Caractersticas
de
la
competicin: sistema de la
competicin.

RECURSOS
HUMANOS DEL
EVENTO
CLIENTES DEL
EVENTO

Avance de necesidades: recursos

propios,
contratacin,
externalizacin, voluntarios.
Internos o Directos (para quien
organizamos el evento): Para
nosotros
mismos,
para
el
Ayuntamiento,
para
una
Federacin,
para
la
Liga
Profesional, para el COI
Posibles vas de financiacin.
Repercusin para el entorno:
laboral, infraestructuras, inversiones
empresariales, etc.

Cursos de formacin, tcnica,

en la cultura del evento, en
procesos
Externos
(participantes):
Deportistas olmpicos, equipos
deportivos,
deportistas
no
federados,
escolares,
ciudadanos en general,

VIABILIDAD DEL
EVENTO

Imagen,

Competicin,
Recreacin,

Duracin del evento: unas

horas, un da, un fin de
semana, unas horas cada 15
das, 20 das
Instalaciones: estudio de las
misma:
lugar,
ubicacin,
urbanismo,
propiedad,
funcionalidad

Avance del presupuesto de I y

G.
Ingresos: ventas, publicidad,
subvenciones, merchandising,
Gastos: personal, material,
reas complementarias.

Instalaciones propias, pblicas

y privadas de la zona, de
diferentes localidades (vuelta
ciclista).
Instalaciones
a
construir, a reformar,
Polideportivo
recreativo:
caractersticas de la prueba
(categoras,
requisitos,
sistemas
de
rotacin,
eliminacin, etc.)

Infraestructuras de movilidad y
acceso, hoteleras, culturales, etc.

Externos
(espectadores):
locales, nacionales, mundiales
(segmentacin del mercado)

Otros clientes: Con poder de

negociacin: compradores de los
derechos de retransmisin e
informacin, de los derechos de
patrocinadores,
imagen,
proveedores,
Capacidad
funcional
y
estructural:
personal,
instalaciones, apoyos, etc.
Impacto
ambiental,
poltico,
social,
econmico,
organizacional.

Compromisos
legales
de
obligado
cumplimiento:
concursos de adjudicacin,
presupuestos
a
presentar.
Plazos
a
cumplir:
contrataciones, adjudicaciones,
formacin, etc.

Polideportivo
competitivo:
caractersticas del sistema de
competicin de cada prueba.

151

Fase 2: Diseo de la Estructura del Evento y Programacin

En esta fase se responde a las cuestiones: qu hacer, quin hace, cmo
hacer, cundo hacer, cunto se necesita para hacer, dnde hacer. Se disea la
estructura del evento y se programa el proyecto. Corresponde a las
actuaciones del plan estructural y plan operativo. Es la fase ms importante, la
fase de diseo del proyecto, pues de ella depende que se lleve a buen trmino
el evento. A su vez esta fase 2 se subdivide en varias subfases.
2.1 Establecimiento del Organigrama Funcional. Diseo de la estructura
organizativa del evento
Ms bien no es una fase, sino una tarea clave. El organigrama funcional
del evento representa visualmente el plan, la estructura de la organizacin.
Define categoras y puestos de trabajo, clarifica jerarquas, delimita funciones y
responsabilidades (Ayora et al., 2004:28, Soucie, 2002), establece relaciones
de autoridad y dependencia, concreta canales de comunicacin entre la
superestructura. Consta de diferentes cuadros de responsabilidades e
interconectados segn lneas que representen la relacin entre ellos, entre las
tareas asignadas a cada uno, los canales de autoridad y de dependencia y las
vas de comunicacin. Sirve para controlar acciones, facilitar la fluidez en las
operaciones, reforzar la dependencia, etc. Cada evento puede tener diferente
estructura organizacional. El modelo se especifica a partir de las necesidades
concretas para ese acontecimiento: fases, tareas, funciones especializadas,
personas con las que ya contamos o podemos contar. Pero lo importante es
que dicho esquema garantice la buena comunicacin y difusin de la
informacin entre los diferentes estratos y permita que cada persona pueda
desarrollar su talento, su capacidad de trabajo.
El Comit ejecutivo, se encarga de supervisar el buen funcionamiento en
los aspectos globales. No desarrolla, slo controla al Comit organizador
(operativo). El Comit organizador puede estar formado por los promotores
(Comit de Campaa) o que stos nombren al Comit organizador. ste se
encarga de desarrollar el proyecto hasta el final. Tambin estn entre sus
misiones la elaboracin del plan director, la elaboracin del organigrama de
funcionamiento, el presupuesto, la programacin del evento, etc. Puede tener
formas jurdicas diferentes: empresa con capital pblico, (COOB 92, S.A.), la
Federacin, la Empresa (UEN), asociacin sin nimo de lucro, el Ayuntamiento,
etc. El Comit de Honor est compuesto por las personas invitadas,
promotores y principales patrocinadores y siguiendo una relacin protocolaria.
En algunos eventos puede haber igualmente un Comit cientfico formado por
personas de reconocido prestigio en el mbito cientfico, profesional y
acadmico, e igualmente siguiendo una relacin protocolaria. Supervisan a
nivel tcnico los diferentes proyectos, reas, equipos de trabajo,
infraestructuras, ponencias, conferencias, etc.

152

2.2 Establecimiento de las reas del evento

La estructura en reas depende de la dimensin del evento, de las
necesidades del mismo, de las caractersticas tcnicas del acontecimiento
deportivo y de la capacidad organizativa de la empresa. Al igual que sucede
con el tratamiento de las fases, cada autor habla de diferente nmero de reas
(entre 5 y 16 reas se han observado en las obras consultadas). Ante todo hay
que buscar operatividad en las actuaciones de cada rea y entre reas.
2.3 Programacin del evento. Plan de accin
Es la fase del plan del evento propiamente dicho, el Plan de Accin, el
Mapa de ruta para ir de A (donde estamos) a B (fecha del evento). El Plan de
Accin debe ser sensato, sencillo de seguir, til, claro, concreto, flexible
(reajustable), realista (factible). Est abierto para ir readaptndose a medida
que se van cumpliendo plazos. En esta fase se contesta a las preguntas: qu,
quin y cmo, cundo, con qu, dnde. Es la parte ms importante, porque se
establece lo que hay que ir haciendo para que el evento salga bien. Parent
(2008) seala que en esta fase se desarrollan las acciones del plan operativo,
el paquete de tareas y la implementacin, la ejecucin. Es elemental la
distribucin de tareas entre reas, la coordinacin entre las reas y la
coordinacin entre las tareas de diferentes reas, puesto que cada una de las
divisiones debe conocer lo que hacen las dems, sin perder el sentido de
globalidad de la organizacin. El Plan de Accin tiene cuatro dimensiones:
tareas, tiempo, dinero y recursos. Y stas, normalmente se planifican al detalle
por perodos: primero slo se planifica minuciosamente estas dimensiones del
perodo 1 y hacia el final del mismo se planifica rigurosamente el perodo 2 y
as sucesivamente.
Las tcnicas de programacin provenientes del mundo de la
construccin y de la ingeniera son herramientas tiles para ello y sirven para
programar el evento (planificar y controlar estas dimensiones). Son las
denominadas tcnicas PERT / CPM y GANTT. El mtodo PERT (Tcnica de
programacin, Evaluacin y Reajuste, Program Evaluation Review Technique)
y su forma simplificada: el mtodo del progreso camino- crtico CPM (Critical
Path Method), se utilizan para identificar las etapas esenciales de la realizacin
de un proyecto y su encadenamiento, las actividades crticas, a fin de
maximizar los recursos humanos, materiales, financieros y temporales de los
que se dispone, el orden cronolgico en el desarrollo de estas acciones, la
fecha final de realizacin, sus implicaciones econmicas, etc. El calendario del
diagrama de GANT es un sistema de disposicin lgico temporal de las
tareas previstas en la consecucin de un proyecto (Soucie, 2002:84). Muestra
el tiempo en el eje de abscisas y las actividades en el eje de ordenadas,
indicando el principio y fin de las mismas mediante un trazado continuo.
Adems especifica qu tareas secuenciales no pueden superponerse, que
tareas independientes se pueden solapar, o las tareas cuyo comienzo depende
de la finalizacin de otra u otras. Existen paquetes informticos para la
programacin de proyectos. Mediante el software se puede:

153

Calcular duracin, fechas obligadas de comienzo, final, crticas, de tareas.

Correspondencia entre tareas.
Identificar caminos crticos importantes para el cumplimiento del proyecto.
Conocer, ajustar y nivelar la carga de los recursos: tareas asignadas, reas
a las que pertenecen, tiempo de trabajo a cada uno, coste, necesidades
especficas de recursos para tareas o momentos concretos, etc.
Llevar un seguimiento de los costes, por tareas, por recursos humanos,
hasta una fecha.
Comparar datos previstos inicialmente con reales (seguimiento y control del
proyecto).
Generar grficos e informes para visualizar la informacin y notificarla a los
implicados.
Realizar un seguimiento histrico.
Identificar problemas y remodelar el proyecto sobre la marcha.
Llevar a cabo simulaciones del tipo que pasa si no llega a tiempo .., que
pasa si hay temporal esos das.., coste de emplear ms recursos en una
tarea
Sin embargo, como gestores de un proyecto es necesario:

Tener clara la estructura de descomposicin del trabajo (WBS).

Conocer de antemano las tareas y la dependencia entre tareas.
Saber asignar recursos a las tareas.
Conocer las necesidades de mano de obra, duracin de las tareas, su coste.
Controlar la evolucin del proyecto.
Evaluar los compromisos que puedan aparecer.
Tomar decisiones.

- La Dimensin Tareas se controla con la Determinacin de las Tareas a

realizar: crear una lista de tareas: relacin e identificacin de todas las tareas
que se van a llevar a cabo para acometer el evento. stas son actividades
especficas que se deben ejecutar para realizar el proyecto. Las tareas
cabeceras o tareas principales resumen un grupo de tareas relacionadas y
tienen siempre asociadas una lista de tareas (actividades) subordinadas.
Primero hay que tener una visin amplia y general del proyecto y enumerar las
principales fases (perodos) de que consta. Luego se empiezan a aadir
detalles a cada fase, y despus ms detalles an. Este sistema se conoce
como WBS: Work breakdown structure: estructura de anlisis de trabajo o
lista de tareas (y se detalla minuciosamente por perodos).
1. Redactar una lista clara y precisa de actividades necesarias para realizar el
evento. Inventario de actividades.
2. Determinar la secuencia o el orden en el que deben llevarse a cabo las
actividades. Clasificarlas, ordenarlas en secuencias.
3. Determinar la lista de los acontecimientos, o etapas principales de la
consecucin del proyecto.

154

4. Trazar la red encadenando las etapas o acontecimientos de la consecucin:

comenzar a la vez que, no iniciarse antes de la predecesora, etc.
- La Dimensin Tiempo se planifica a travs de un calendario, una
agenda que especifica cundo comenzar, cundo alcanzar determinada meta:
Cronograma del evento. Se elabora a la vez que la introduccin de las tareas.
En l se especifican: el calendario del proyecto: comienzo, fin, da de inicio y fin
del evento, fases o perodos del evento, perodos laborables, jornada laboral,
das festivos, perodos de descanso, etc.
5. Determinar el tiempo requerido para el desarrollo de cada actividad (horas,
das, semanas, etc.) Determinar la duracin de su realizacin: cronograma.
6. Fijar el tiempo total que se requiere para la realizacin completa del
proyecto: estimado, a partir de clculos de tiempo optimista y de tiempo
pesimista: cronograma.
Suele ser difcil la estimacin del tiempo requerido para realizar una
tarea, especialmente si su comienzo o su fin dependen de otras tareas o de
recursos que estn involucrados en otras tareas cabeceras. De ah que se
incluyan tiempos optimistas y pesimistas. La herramienta informtica permite
crear relaciones de dependencia entre tareas, establecer tareas crticas que se
deben terminar en un tiempo concreto, calcular fechas optimistas y pesimistas
de inicio y finalizacin de tareas, fechas crticas. En la Figura 2 se observa un
ejemplo de tareas y cronograma del proyecto Final autonmica de esqu para
disminuidos fsicos

155

Figura 2.- Cronograma del evento: Final autonmica de esqu para disminuidos fsicos

- La Dimensin Recursos (humanos y materiales) se ocupa de la mejor

manera de Asignar Recursos al proyecto (bajo la caracterstica de su escasez y
caresta). Hay que programar una distribucin eficiente evitando
desdoblamientos y solapamientos, sobreasignacion o subutilizacin. Adems,
es conveniente establecer para los recursos humanos una cadena de mando y
comunicacin lo ms corta y sencilla posible. Es habitual elaborar un manual
de ejecucin con normas y procedimientos a seguir en diferentes situaciones.
En la programacin se determinan: nmero de recursos humanos necesarios y
tipologa (tcnicos, oficiales, sanitarios, jueces, auxiliares de pista, megafona,
secretara, transporte, informacin, voluntarios, autoridad, etc.), especificacin
de funciones, responsabilidades, relaciones de autoridad y dependencia,
polticas y normas de actuacin, mtodos de trabajo, cadena de comunicacin,
las relaciones con el exterior (no slo protocolo y relaciones pblicas, tambin
para realizar los trmites y procesos de las operaciones comerciales),
dedicacin a cada tarea (a tiempo, permanentes, slo para determinadas
tareas, voluntarios) y coste de cada tipo de personal o por tarea encargada a
cada trabajador. El software te permite realizar la matriz de recursos (asignar
recursos a tareas), el diagrama GANTT de Recursos (cmo asignar recursos
tarea a tarea a lo largo del tiempo); la Hoja de Recursos con informacin sobre
el nmero asignado de recursos a cada tarea, el coste, su calendario de
trabajo, etc.; as como visualizaciones sobre el progreso, la dedicacin, el
retraso, el coste, las relaciones de dependencia, etc. y otra informacin.

156

Id

Nombre del recurso

Tipo

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

JUECES
Director de Competicin
Director de la estacin
Responsable de megafona
Pisteros
Jefe de pista
Guardia Civ il
Ayudante de megafona
Responsabl e de medicin y resultados
Ayudante de medicin y resultados
Responsabl e de medios de comunicacin
Ayudante de medi os de comunicaci n
Responsabl e de la federacin
Responsabl e de inscripciones
Secretara Tcni ca
Responsabl es del club
Voluntarios de competidores
Voluntarios
Autoridad correspondiente
Ayudante de entrega
Zona y materi al de entrega de premios
Cruz Roj a

Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o
Trabaj o

Etique Inici al e Capacidad Tasa estndar

de
mxima
materi
J
D
D
R
P
J
G
A
R
A
R
A
R
R
S
R
V
V
A
A
Z
C

Tasa horas Costo/Uso Acumular

extra

100% 70,00 /hora 0,00 /hora

100% 100,00 /hora 0,00 /hora
100%
80,00 /hora 0,00 /hora
100% 60,00 /hora 0,00 /hora
100% 30,00 /hora 0,00 /hora
100% 60,00 /hora 0,00 /hora
100%
0,00 /hora 0,00 /hora
100% 30,00 /hora 0,00 /hora
100%
60,00 /hora 0,00 /hora
100% 30,00 /hora 0,00 /hora
100%
60,00 /hora 0,00 /hora
100%
30,00 /hora 0,00 /hora
100%
50,00 /hora 0,00 /hora
100%
50,00 /hora 0,00 /hora
100%
50,00 /hora 0,00 /hora
100%
30,00 /hora 0,00 /hora
100%
0,00 /hora 0,00 /hora
100%
0,00 /hora 0,00 /hora
100%
0,00 /hora 0,00 /hora
100%
0,00 /hora 0,00 /hora
100%
0,00 /hora 0,00 /hora
100%
0,00 /hora 0,00 /hora

0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00

Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo
Prorrateo

Calendario
base
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar
Estndar

Figura 3. Hoja de Recursos: Final autonmica de esqu para disminuidos fsicos

Se especifican los recursos materiales necesarios: tanto infraestructura

no deportiva -espacios fsicos de oficinas, de almacenaje, sede de
procesamiento de datos informticos, transporte, comunicacin, alojamiento;
tambin material deportivo, de oficina, de marketing (merchandising, software,
etc.) que se debe inventariar y controlar - como infraestructura deportiva con la
que se cuenta y que se necesita. En la determinacin de tareas se incluyen las
acciones que comporta su uso para el evento: alquiler, adjudicacin,
remodelacin, construccin. Asimismo, se hace referencia a infraestructuras
civiles que deban construirse y que no corresponda a la organizacin del
evento (urbanizacin de espacios, vas de acceso, construccin de pasarelas,
de parking, etc.) pero cuya finalizacin o retraso influye en el proyecto.
- La Dimensin Dinero se controla por medio de la Elaboracin del
Presupuesto para distribuir los fondos asignados al proyecto. Su formulacin es
especfica para cada proyecto (evento). La acomodacin del Estado de
Ingresos y Gastos al proyecto depende de un buen diseo del evento:
estructura en fases, determinacin de tareas, responsabilidades, asignacin de
recursos (sin olvidar los necesarios controles para conocer las variaciones
sobre lo presupuestado). El Presupuesto se puede elaborar por reas, por
tareas, por perodos, etc. Por una parte se cuenta con financiacin propia de la
organizacin a un proyecto concreto. Por otra parte, se tiene que determinar la
forma de captar - y la cuanta - de otros recursos financieros: los primeros
ingresos derivan de la venta de derechos de imagen: cesin de licencias y
emblemas para su explotacin, y de derechos de retransmisin, y por
subvenciones. Despus por firma de acuerdos comerciales con patrocinadores
y esponsores, venta anticipada de entradas y de merchandising, ingresos por
publicidad, ingresos de empresas colaboradoras, y al final por la venta de
entradas y vending (mquinas expendedoras) y bares-restaurantes. Se
cuantifica en un Estado de Ingresos previsional. Al mismo tiempo se necesita

157

Cdigo

calcular los Gastos de ejecucin. Se deben prever los gastos corrientes (luz,
telfono, agua, Internet, etc.), gastos de personal, seguridad, adecuacin de
infraestructuras y del entorno, las contrataciones con empresas de diversos
sectores, alquileres, compras, adquisiciones de material, infraestructura,
alojamiento, transporte, adquisicin de software, relaciones pblicas, gastos
para ceremonias, promociones, logstica de materiales, trofeos, seguros, etc.
En este tipo de proyectos (un evento es un servicio), los costes directos de
mano de obra son un componente importante del presupuesto de gastos del
proyecto. A parte del coste econmico del proyecto hay que medir otro tipo de
costes: polticos, sociales, medio ambientales, etc.
Es importante no olvidar que la programacin debe ser factible de
reajuste. Se han de establecer criterios de aceptabilidad de las variaciones. Si
el proyecto es de gran incertidumbre hay que planificar con ms flexibilidad y
sin controles rgidos, aceptando variaciones elevadas y teniendo capacidad de
tomar grandes decisiones. A mayor complejidad del evento, se necesitan
especificar con ms precisin los pasos, es decir debe haber una planificacin
ms detallada y con mayor control. Si el evento es de gran dimensin se
necesita una mayor coordinacin entre reas, entre perodos, por lo que se
requieren reglas ms detalladas.
Fase 3: actuacin (ejecucin) y celebracin del evento
Es la fase ejecutiva. Desarrollo del proyecto propiamente dicho y
realizacin del evento. Corresponde, igualmente, al plan operativo, pero dando
respuesta a las cuestiones anteriormente planteadas: se ejecutan todas las
tareas previstas, se realizan todos los procesos sistematizados en la fase 2, se
activan todas las relaciones establecidas y las cadenas de correlacin,
comunicacin y aprovisionamiento diseadas, se utilizan todos los recursos
planificados. Existen actuaciones individuales de los recursos humanos y la
intervencin activa de clientes y participantes. Adems, se debe poner especial
tencin en las tareas relacionadas con protocolo, relaciones pblicas y medios
de comunicacin: crean opinin y transmiten una imagen de la organizacin,
por lo tanto, tienen gran poder de negociacin.
En esta fase es muy importante la coordinacin de reas, actividades y
recursos y se debe realizar un seguimiento y control desde cada una de ellas
por los responsables respectivos. Una vez puesto en marcha, se genera una
constante retroalimentacin de las dos fases anteriores para reactualizar
outputs y seguir la ejecucin segn lo previsto. De ah la necesidad de
planificar con flexibilidad. El control debe estar diseado de tal forma que
detecte desviaciones y se puedan reparar con tiempo. El anlisis de la
evolucin del proyecto y la evaluacin de los resultados intermedios se puede
hacer semanal, mensual, cuatrimestral pero garantizando un sistema de
planificacin flexible que permita realizar correcciones continuas segn se van
detectando fallos. stos se recogen en una memoria para llevarlo a la siguiente
fase (evaluacin) y poder ser analizados ms profundamente. Dicho control se
lleva a cabo a travs de variables indicadoras, observando y asimilando

158

aciertos y errores; recogiendo y valorando opiniones, crticas y sugerencias de

clientes y trabajadores, proveedores, patrocinadores, etc., para lo cual se debe
recoger y obtener informacin de todo cuanto suceda. En la fase de
celebracin del evento, puesto que es algo vivo, surgen dificultades y se dan
mltiples imprevistos. No queda tiempo ni alternativas para modificar esta fase
y si la fase anterior de actuacin se ha planificado bien habr que ir haciendo
correcciones mnimas. Es la capacidad, la experiencia y la propia programacin
bien planificada las que permiten controlar y salir airoso de las contingencias
que vayan apareciendo y que los errores no trasciendan al pblico. En realidad
esta fase de actuacin comienza ya cuando se disea el evento (fase 1, e
incluso fase 0) y finaliza con el cierre y liquidacin del proyecto.
Fase 4: Evaluacin
ltima fase de evaluacin del proyecto, tanto a nivel financiero como
organizativo, poltico, social y deportivo. Incluye realizacin de Memoria,
publicacin de resultados del evento, reproduccin de imgenes, recopilacin
de notas de prensa, anlisis de resultados de encuestas y estadsticas,
liquidacin, reuniones post evento del comit organizador y ejecutivo y, en
ocasiones disolucin de los mismos (sociedades creadas al efecto).
4.1. Evaluacin del proyecto. Elaboracin de la Memoria del evento
Como una de las tareas a realizar es la recogida de informacin, es
importante haber diseado anteriormente la actuacin de la secretara a fin de
establecer los datos, e informes que es necesario proporcionar continuamente
durante la realizacin del evento. Se recogen informes de las distintas reas y
de las distintas fases, para conocer los resultados. Las fuentes de informacin
para la elaboracin de estos informes finales son: organizacin, deportistas,
espectadores, medios de comunicacin, clientes externos, etc.
En la Memoria se incluyen datos, encuestas, notas de prensa, informes
sobre errores cometidos, problemas detectados y desviaciones, modificaciones
realizadas, valoracin de cada fase y de cada rea por los responsables
directos y valoracin conjunta, estadsticas y anlisis de resultados. Con ello se
consigue informacin sobre desviacin de lo previsto con lo realizado, eficacia
de las acciones, bsqueda de alternativas para posteriores proyectos,
comunicacin a los diferentes Comits del evento. Es conveniente impulsar la
objetividad, la transparencia y la autocrtica. La Memoria con todos los datos se
archiva y se puede editar un informe para diversas instituciones y
organizaciones que lo soliciten. Un apartado importante y obligado de esta
evaluacin lo constituyen los informes econmico-financieros. Por lo que es
importante realizar el Balance del evento, la cuenta de resultados, disear una
serie de ratios econmicos, la auditora.

159

4.2 Liquidacin y Disolucin de Comits

Se cierran todos los captulos abiertos durante la ejecucin del proyecto
y se liquidan (finalizacin contratos, adjudicaciones, relaciones externas,
ltimos pagos de facturas, inventarios, venta de bienes y existencias,
devoluciones) A veces esta fase dura aos. Por compromisos econmicos, de
concesin de obras, propiedades inmobiliarias, realizacin y publicacin de la
memoria, etc., el cierre del evento y la disolucin de los comits pueden
prolongarse. Cuando se trata de una empresa dedicada a la organizacin de
eventos, es ms sencillo, pues se trata simplemente de cerrar el evento, sin
liquidar ninguna sociedad. Pero las conclusiones determinadas en esta fase
son importantes para asegurar la continuidad del evento, o la mejora de la UEN
dedicada a la organizacin de eventos.
REAS EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO
En las reas de un evento se recogen todas las funciones en la
ejecucin del proyecto. Independientemente del organigrama del evento,
aunque relacionado, existen reas visibles, para centralizar en cada una, las
diferentes tareas antes sealadas. Al frente de todas ellas hay un responsable
y detrs de ste, personal con tantas tareas como sea necesario. Ello implica,
por tanto, disponer de un organigrama, una estructura organizativa dentro de
cada rea, un plan de necesidades de puestos de trabajo, un presupuesto para
cada una y un plan de coordinacin con todas las dems reas, pero
especialmente de unas con algunas. Cada evento requiere una organizacin
ms conveniente segn sus caractersticas, de forma que las reas en la
organizacin del evento estn supeditadas a sus planes estratgico, estructural
y operativo, a las dimensiones del mismo, a la macroestructura de la
organizacin que lo lleva a cabo, a la complejidad o a la tipologa de evento. Y
por tanto, stas pueden variar de un evento a otro. A (2003) distingue reas
de tipo econmico y de promocin del evento: marketing, econmica y
administracin, recursos humanos, ceremonias, promocin, medios de
comunicacin, publicaciones, protocolo; y reas tcnicas y de infraestructura:
instalaciones, tcnica-deportiva, seguridad, mdica, alojamientos, transportes,
acreditaciones, asesora jurdica. Desbordes et al. (2006) proponen reas:
administrativa y financiera, legislativa y de seguridad, comunicacin y medios,
comercial y de patrocinio, logstica y deportiva. Nuestra propuesta consiste en
centrar todas las operaciones en 7 grandes reas o divisiones: Marketing,
Relaciones Pblicas, Protocolo, Tcnico deportiva, Tecnologa de la
Comunicacin, Econmico Administrativa y Logstica.
En el rea de marketing se incluyen aspectos de promocin, publicidad y
publicaciones, as como ventas. En el rea de Relaciones Pblicas se incluyen
medios de comunicacin (aunque dada la importancia y la cobertura de los
eventos, podra ir como un rea aparte), patrocinadores y espnsores. El rea
de Protocolo la constituyen protocolo, ceremonias, relacin con las VIPs,
autoridades, invitados VIPs, asistencia a delegaciones. En el rea TcnicoDeportiva se realizan funciones directamente relacionadas con la competicin.

160

El rea de Tecnologa de la Comunicacin es cada vez ms importante debido

a la necesidad de gestionar la produccin, el tratamiento y la comunicacin de
todo tipo de informacin y datos, especialmente los resultados de las pruebas
deportivas. El rea Econmica y Administrativa se encarga de Acreditaciones,
Recursos Humanos (decide permisos, licencias, accesos para personal de
dentro y fuera de la organizacin), Secretara y Asesora Jurdica. El rea de
Logstica se ocupa de aspectos de infraestructura, alojamiento y transporte, de
la seguridad, la asistencia mdica, la restauracin y proveedores.
En la Tabla 2 se sintetizan los acometidos de cada rea sugeridos por
diversos autores y segn nuestra propuesta.
Algn rea desempea tareas desde el inicio del proyecto hasta el final.
Por tanto requiere de ms personal, ms presupuesto y ms recursos. Otras
empiezan su cometido en un tiempo posterior, o slo durante la celebracin del
evento. La eleccin de incluir determinadas tareas en unas u otras reas es

161

Tabla 2. reas y sus funciones en la organizacin de un evento

REA DE MARKETING
Tiene como objetivo principal la venta del evento a diferentes mercados.
Disea y produce la campaa de publicidad de la organizacin y del evento en s.
Selecciona, el grupo de mercado al que dirigir sus acciones: segmentacin del mercado.
Decide, disea, elabora logotipos, emblemas, anagramas, del evento, trofeos, uniformes,
obsequios para participantes y VIPS: medallas, copas, placas, ropa, etc.
Promocin:
Decide, disea el mensaje y la campaa de promocin del evento en diferentes medios, a
distintos mercados, por diferentes medios (web, correo electrnico, prensa, pelculas,
revistas, televisiones, otros actos, en competiciones deportivas, vallas publicitarias,
avionetas, dpticos, etc.)
Disea programas paralelos deportivos para la promocin del evento: eventos populares.
Decide, produce, contrata, productos de promocin y merchandising: camisetas,
mascotas, bolgrafos, regalos, muestras de recuerdo, logotipos, fotografas autografiadas.
Disea y planifica la distribucin de entradas. Disea, coordina la fuerza de ventas.
Publicaciones:
Disea canalizacin de recogida de informacin y distribucin.
Disea, edita, publicaciones del evento: dpticos, carteles, pginas web, etc.
Decide y elabora los documentos y publicaciones de prestigio e imagen del evento:
reportajes, pelculas, libros, pster, etc.
Decide, disea, edita material impreso, papelera: entradas, invitaciones, carn, taquillaje.

REA DE PROTOCOLO
Lleva relacin con los VIPS: invitaciones, asientos, catering, recepciones,
transporte, recogida y alojamiento, discursos, etc.
Decide, disea ornamentacin y protocolo: etiqueta, banderas, himnos,
ceremonias, llegadas, presentaciones, actos oficiales, entrega de trofeos,
intervenciones, apertura y clausura, azafatas, etc.
Disea, organiza actos complementarios: culturales, recreativos, etc.
Realiza traducciones y asistencia a delegaciones que se soliciten.
Realiza el calendario de actos y ceremonias.
REA TCNICO DEPORTIVA
Decide actuaciones en el desarrollo de la competicin deportiva.
Coordina actuacin de jueces, rbitros, cronometradores, anotadores, jefes
de pista.
Detalla calendario y franjas diarias de competicin, horarios de actuaciones.
Marca pautas horarias de pruebas.
planifica ensayos de competicin, con horario de entrenamientos y de
competiciones, circulaciones de deportistas, jueces, etc.
Supervisa las normas federativas y complementarias referidas a concursos
y competiciones.
Controla participantes, resultados, doping, coordinndose con otras reas.

162

REA DE RELACIONES PBLICAS

Lleva las relaciones comerciales con entidades y empresas a efectos de publicidad,
venta, alquiler, regalo de productos y promocin del evento.
Disea estrategias para la bsqueda de patrocinadores y acciones comerciales con otras
empresas, para la venta del evento y para la fidelizacin de los patrocinadores.
Disea y organiza la colaboracin entre los medios de comunicacin, el evento y los
patrocinadores y espnsores.
Disea y organiza las acciones de relaciones pblicas entre los patrocinadores y
espnsores y el pblico general.
Lleva la relacin con los Medios de difusin: prensa, radio, televisin.
Informa sobre el acto: su estado de evolucin y su desarrollo. difusin, promocin.
Dispone de instalaciones y condiciones de trabajo para los medios.
Dispone de locutores y prepara su actuacin, horarios, lugares, acreditaciones.
Prepara, coordina, dirige las ruedas de prensa.
Prepara informacin: recopila noticias de diferentes reas, de inters general.
Recopila fotografas e imgenes para las publicaciones.
Elabora comunicados, dossieres de prensa, conferencias, participa en las entrevistas.
Disea un sistema computerizado de clasificacin junto con el rea de Tecnologa.

REA DE TECNOLOGA DE LA COMUNICACIN

Disea el sistema de comunicaciones: intercomunicadores, megfonos,
radiotransmisores.
Disea la comunicacin por red de toda la organizacin: intranet, etc.
Disea puestos de tecnologa, para la recepcin, tratamiento y envo de
informacin de todo tipo: datos competicin, estadsticas, etc.
Confecciona programas informticos apropiados al evento.
Da soporte tcnico y de mantenimiento a los operadores.
Supervisa la tecnologa en instalaciones, material, deportivo: mantenimiento,
cumplimiento de exigencias tcnicas, etc.
Gestiona los resultados informatizados de las competiciones, y del resto.

163

REA ECONMICA Y ADMINISTRACIN

Elabora el presupuesto y la contabilidad del evento, por reas, por tareas, por partidas.
Realiza negociaciones econmicas.
Realiza las compras de bienes y el pago de haberes.
Gestin y control econmico-financiero y fiscal.
Controla inscripciones, permisos, seguros, documentacin, autorizaciones.
Levanta actas de reuniones.
Recursos Humanos:
Disea puestos, categoras y caractersticas de puestos de trabajo: salarios, vacaciones.
Realiza la gestin de personal: captacin, seleccin, contratacin, formacin, etc.
Determina tipos de contratacin de diferentes tipos de recursos humanos.
Realiza gestin de horarios, permisos, licencias, bajas, vacaciones.
Realiza gestiones de subcontratacin, externalizacin de servicios y contrataciones.
Impulsa estrategias de motivacin, plus de productividad.
Acreditaciones:
Disea las necesidades de acreditaciones.
Disea circulaciones de personas segn acreditacin: lugares comunes, restringidos.
Asesora Jurdica:
Solicita permisos, licencias, seguros.
Supervisa documentacin legal de contratos, licencias, reglamentos, seguros
Crea pliegos de condiciones, reglamentos y normativas propias.
Da cobertura legal a todas las reas.
LOGSTICA
Infraestructura, instalaciones y equipamiento:
planifica todas las necesidades de instalaciones: espacios deportivos, cronometrajes,
sealizacin, vestuarios, circulaciones, iluminacin, etc.
Contrata, alquila, adquiere, dispone todo lo necesario para el evento: podio, pancartas,
andamios, equipo de megafona, escenarios, etc.
Disea un plan de actuacin de mantenimiento y reparacin de averas y roturas, tanto de
infraestructuras como de instalaciones deportivas.
Confecciona el horario de uso de las instalaciones.
Cataloga, almacena, ordena pedidos y material.
Recoge, desmonta, guarda, material.
Decide, dispone, prev circulaciones de personas, material, y vehculos.
Acondiciona, mantiene, instalaciones y equipamiento deportivo, espacios deportivos y no
Alojamiento:

LOGSTICA
Prepara recepcin, distribucin de habitaciones, coordina ocupacin.
Organizacin del catering: seleccin, supervisin mens, compra y
abastecimiento necesario.
Transporte:
Decide, selecciona, contrata, medios de transporte ms adecuados.
Coordina salidas, recogidas, llegadas de transportes. Se coordina con la
polica municipal.
Circulacin de vehculos, de entrada, salida, recorridos. As como la
seguridad y vigilancia en los estacionamientos y circulaciones.
Se ocupa del aparcamiento de vehculos en diferentes zonas: pblico,
participantes, autoridades.
Solicita permisos en caso de invadir lugares pblicos.
Supervisa el buen funcionamiento y el mantenimiento de los vehculos.
Atencin a disminuidos.
Seguridad:
Realiza la valoracin de la dificultad en cada momento para crear servicios
de seguridad.
Disea plan de seguridad y evacuacin con rea mdica y proteccin civil.
Vela por la seguridad e integridad de personas, instalaciones,
espectadores, participantes, VIPS, equipamientos, etc.
Disea plan para evitar accidentes, incendios, inundaciones. Prev
actuacin en caso de que ocurran.
Dispone las medidas oportunas para evitar actos vandlicos: envases de
cristal, bengalas, palos.
Dispone la seguridad y el control en la entrada de pblico: circulaciones,
localizacin de asientos.
Decide, coloca paneles indicadores. Situacin, direccin, ubicacin, etc.
Se coordina con entidades pblicas y privadas: Bomberos, Proteccin Civil,
Polica Nacional, etc.
Asistencia Mdica:
Elabora manual de actuacin, evacuacin, emergencia, prevencin riesgos.
Avituallamiento de dotaciones y medios necesarios: personal, ambulancias,
equipos sanitarios, lugares de ubicacin.
Controla actuaciones en materia de dopaje.
Presta asistencia mdica y de urgencia.
-

164

Planifica la necesidad de alojamiento: Decide hoteles, residencias, albergues apropiados.

Coordina con organismos de apoyo: Proteccin Civil, Cruz Roja, etc.

165

tanto estratgica como funcional. Por ejemplo, si se considera a los medios de

comunicacin como clientes, se puede incluir su tratamiento dentro del rea de
Relaciones Pblicas, mientras si se les considera proveedores de financiacin
y promotores de la imagen del evento y de la empresa que organiza, se debe
crear un rea especfica para incluir todas las tareas relacionadas con ellos. Lo
mismo sucede con publicaciones y ventas.
CONCLUSIN
Esta revisin sintetiza y describe la literatura en torno a la organizacin
de eventos deportivos. Se consideran servicios de una organizacin para los
que existe un mercado especfico y por tanto son UEN. Como novedad, el
artculo contempla que la organizacin del evento es un proyecto y examina la
produccin (servuccin) del evento, aportando herramientas gua de
planeacin, programacin, gestin y control de dicho proyecto. Como proyecto,
su origen corresponde a una decisin estratgica, inmersa en una planificacin
generada desde la direccin de proyectos. Esa decisin estratgica se plasma
en el plan director del evento, que concreta desde el por qu del mismo hasta
el cmo desarrollarlo. La decisin de ejecutarlo depende de factores externos e
internos y del coste de oportunidad. Estos condicionan que se lleve a cabo la
idea de implicar recursos (tiempo, humanos, materiales y financieros) en la
realizacin del evento, o que se deseche. Las fases en la organizacin de un
evento deportivo son las siguientes: (0) previa o preliminar o de presentacin
de la candidatura, (1) definicin y diseo de las caractersticas que
determinacin la configuracin del evento, (2) diseo de la estructura del
evento y programacin, (3) actuacin o ejecucin del proyecto y celebracin del
evento y (4) evaluacin. Estas fases no son sino la divisin de la actuacin y
del tiempo en diferentes bloques de actuacin para ejecutar el proyecto. La
fase de planificacin y la de programacin son las ms importantes para llevar
a buen fin el evento. En ellas se especifican las dimensiones del mismo: tareas,
tiempo, dinero y recursos. Para la programacin del evento contamos con tiles
herramientas informticas que permiten gestionar dichas dimensiones y realizar
un seguimiento y control del desarrollo del proyecto. Cada evento tiene su
propia estructura organizativa y sus reas funcionales interconectadas. Desde
estas diversas reas, se ejecutan todos los procesos programados. Para ello
cuentan con responsables, recursos humanos, materiales y financieros, plan de
actuacin y plan de coordinacin entre reas.
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