REGLAMENTO

DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL DE INGELSA OILS S.A.S.

NDICE
1. CAPTULO PRIMERO: OBJETIVO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL......3
2. CAPTULO SEGUNDO: DE LA CONFORMACIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA
LABORAL.............................................3
2.1 De los miembros del Comit....3
2.1.1 Designacin ...............................................3
2.1.1.1 Representantes de los trabajadores....3
2.1.1.2 Representantes del empleador.....................................................................3
2.1.2 Del perodo......3
2.1.3 Obligaciones especiales...............................................3
2.1.4 Inhabilidades .............................................4
2.1.5 Causales de retiro . .......................................4
2.1.6 Reemplazos temporales y definitivos...........................5
3. CAPTULO TERCERO: FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA
LABORAL.............................................5
3.1 Instalacin.......5
3.2 Funciones del coordinador ..... 5
3.3 Capacitacin para los miembros del Comit ...........6
3.4 Apoyo interdisciplinario........6
4. CAPTULO CUARTO: METODOLOGA DE LAS SESIONES DEL COMIT...................6
4.1 Clasificacin de las sesiones ..6
4.2 De la validez de las sesiones ............7
4.3 De las actas....7
4.4 Decisiones del Comit.......... ..7
5. CAPTULO QUINTO: DE LAS FUNCIONES DEL COMIT DE CONVIVENCIA
LABORAL.........................................................................................................................7
5.1 Funciones preventivas .......... .7
5.1.1 A nivel de capacitacin..... 8
5.1.2 A nivel de espacios de participacin...8
5.1.3 Canales de comunicacin............8
5.1.4 Evaluacin del clima laboral...... ..8
5.2 Funciones correctivas: Trmite de las quejas por etapas...................................8
6. CAPTULO SEXTO: RELACIN DEL COMIT CON LAS AUTORIDADES....................9
7. CAPTULO SPTIMO: VIGENCIA Y MODIFICACIONES...............................10
8. ANEXOS..11

1. CAPTULO PRIMERO
OBJETIVO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
El Comit de Convivencia Laboral tiene por objeto contribuir con mecanismos alternativos
a los establecidos en los dems reglamentos de INGELSA OILS S.A.S., a la prevencin y
solucin de las situaciones causadas por conductas de acoso laboral de los trabajadores
al interior de la empresa. Dicho Comit procurar generar una conciencia colectiva
convivente entre empleador y trabajadores, con el fin de promover el trabajo en
condiciones dignas y justas, la armona y el buen ambiente ocupacional para todos los
trabajadores de la compaa, protegiendo la intimidad, la honra, la salud mental y la
libertad de stos.
2. CAPTULO SEGUNDO
DE LA CONFORMACIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
2.1 De los miembros del Comit de Convivencia Laboral
2.1.1

Designacin

Este Comit estar integrado en forma bipartita por un (1) representante de los
trabajadores y un (1) representante del empleador.
Los anteriores representantes sern designados de la siguiente forma:
2.1.1.1 El Representante de los trabajadores: Por votacin abierta, mediante
eleccin popular.
2.1.1.2 El Representante del empleador: Ser quien ejerza el cargo de Director
Administrativo.
2.1.2

Del perodo

El perodo del Comit ser de 2 aos, contados a partir de la fecha de su instalacin. El

representante de los trabajadores puede ser reelegido por una sola vez de manera
consecutiva.
2.1.3. Obligaciones especiales
Adems del cabal cumplimiento de las normas contractuales, legales y reglamentarias, los
miembros del Comit debern cumplir con las siguientes obligaciones:
a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas, o excusarse vlidamente
con por lo menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipacin, para poder
convocar un suplente.
b) Mantener bajo estricta confidencialidad la informacin que conozcan en
ejercicio de sus funciones.

c) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comit.
d) Asumir los compromisos de capacitacin necesarios para el buen desempeo
de sus funciones.
e) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comit.
2.1.4. Inhabilidades

Siempre que un miembro del Comit considere que existe algn factor que
impide su actuacin con la autonoma e imparcialidad necesarias, deber
manifestarlo a los dems miembros del Comit, para que estos se pronuncien
al respecto.

En caso de que la inhabilidad sea aceptada por el resto de los miembros del
Comit, se designar un suplente.

Si la persona que presenta la queja o cualquiera de los miembros del Comit

manifiesta (recusa), con razones vlidas a juicio de los dems miembros del
mismo, motivos que afecten la autonoma o la imparcialidad de alguno de sus
miembros para decidir en un caso concreto de actuacin del Comit, se
proceder de la misma forma que en el punto anterior.

2.1.5. Causales de retiro

Son causales de retiro de los miembros del Comit de Convivencia Laboral, las
siguientes:
1. La terminacin del contrato de trabajo.
2. Haber sido sujeto de la imposicin de sancin disciplinaria por falta grave, como
trabajador
3. Haber violado el deber de confidencialidad como miembro del Comit
4. Faltar a ms de tres (3) reuniones consecutivas
5. Incumplir en forma reiterada las otras obligaciones que le corresponden como
miembro del Comit
6. La renuncia presentada por el miembro del Comit
Pargrafo: La decisin de retiro en los casos 2, 3, 4 y 5 debe ser adoptada por el resto de
miembros del Comit incluyendo a los suplentes de los representantes, e informada a
quienes lo eligieron.
2.1.6.

Reemplazos temporales y definitivos

Los representantes debern tener suplentes designados en la forma prevista en el

numeral 2.1.1 los cuales, como suplentes numricos, sern convocados por el resto de

miembros del Comit en los eventos de ausencias temporales o definitivas de algunos de

sus miembros principales.
Pargrafo: Son suplentes numricos los convocados en el orden de votacin en que
hayan sido elegidos.
En caso de requerirse la convocatoria de nuevos miembros suplentes, estos se
escogern, en orden de votacin, entre los dems candidatos inscritos para la eleccin de
miembros del Comit.
3.

CAPITULO TERCERO

FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

3.1 Instalacin
Una vez elegidos los miembros del Comit, se proceder a la instalacin formal del
Comit, y de dicha instalacin se dejar constancia en un acta.
De igual manera, en este acto se absolvern los siguientes puntos:
a) Nombramiento del coordinador del Comit
b) Definicin de fechas de reuniones.
c) Aprobacin del reglamento de funcionamiento del Comit
d) Los dems temas que los miembros quieran tratar
Pargrafo: De la instalacin del Comit debe informarse a toda la comunidad laboral.
3.2 Funciones del coordinador
a) Recibir, mediante el mecanismo establecido, las sugerencias, propuestas o
comunicaciones en general, que presente la comunidad laboral, sobre los temas
propios de competencia del Comit.
b) Convocar las sesiones del Comit y presentar los asuntos sometidos a su
consideracin.
c)

Responsabilizarse por el archivo de documentos y actas del Comit.

d) Citar a las personas que el Comit determine para efectos del cumplimiento de
sus funciones.
e) Coordinar la elaboracin de las actas correspondientes a las sesiones del Comit,
preservando la debida confidencialidad.
f)

Moderar las sesiones del Comit, dando desarrollo ordenado a los temas, segn
agenda.

g) Las dems que la ley, normas reglamentarias o autoridades competentes le

asignen.
Pargrafo: En caso de ausencia temporal o definitiva del coordinador, el Comit proveer
su reemplazo.
3.3 Capacitacin para los miembros del Comit
El Comit fijar fecha para realizar una capacitacin conjunta de todos sus miembros en
los aspectos ms relevantes de la Ley 1010 de 2006.
Cada vez que al Comit se integre un nuevo miembro, ste deber recibir dicha
capacitacin, para asegurar su idneo desempeo dentro del rgano.
3.4 Apoyo interdisciplinario
Para efectos del cumplimiento de sus funciones, el Comit podr solicitar apoyo a
especialistas en diferentes disciplinas, tales como psicologa y derecho, entre otros,
garantizando en todo caso la confidencialidad de los temas all tratados.
4.

CAPTULO CUARTO

METODOLOGA DE LAS SESIONES DEL COMIT

4.1. Clasificacin de las reuniones

Reuniones ordinarias:

Las celebradas mediante convocatoria previa, de manera trimestral, conforme a lo

dispuesto por el numeral 3 del artculo 73, Captulo XIX, del Reglamento Interno de
Trabajo.

Reuniones extraordinarias:

Cuando los miembros del Comit consideren que deben reunirse en fechas adicionales a
las ordinarias, estas constituirn sesiones de este tipo. Podrn ser convocadas por el
Coordinador del Comit.
4.2. De la validez de las Reuniones
El Comit slo podr sesionar con la asistencia de sus dos (2) integrantes.
4.3. De las actas
De cada reunin se elevar un acta en la cual se sealar la naturaleza de la reunin, la
fecha y lugar de reunin y los asuntos tratados. Toda acta deber ser firmada por ambos
miembros del Comit.
Para la conservacin de las actas se implementar un archivo confidencial especial que
ser de libre consulta para los miembros del Comit. Este archivo se encontrar bajo la
custodia de la Direccin Administrativa de la Empresa.

4.4.

Decisiones del Comit

El Comit adoptar en principio decisiones por la va del consenso; sin embargo, en caso
de no llegarse a l, las decisiones se tomarn a travs del sistema de mayora simple
contando con la votacin de los miembros suplentes. En caso de existir empate, se
llamar a un miembro suplente del Comit, de conformidad con el orden de votacin, para
que con su voto se dirima el empate.
Pargrafo: Para estos efectos, el consenso es un acuerdo producido por el
consentimiento de todos los miembros.
5. CAPTULO QUINTO
DE LAS FUNCIONES DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
5.1 Funciones preventivas
A nivel preventivo, el Comit tendr las siguientes funciones:
5.1.1 A nivel de capacitacin, el Comit podr realizar las siguientes actividades:

Campaas de divulgacin preventivas del acoso laboral

Conversatorios

Capacitaciones sobre la normatividad y la legislacin pertinentes

5.1.2 A nivel de espacios de capacitacin, el Comit podr organizar crculos de

participacin o grupos de similar naturaleza, cuyos objetivos sean:

Brindar espacios para la evaluacin peridica de la vida laboral de la empresa en

funcin del trato digno y respetuoso

Promover la construccin conjunta de valores y hbitos que promuevan el buen

trato laboral

5.1.3 A nivel de canales de comunicacin, la empresa definir canales de comunicacin

claros con el fin de:

Permitir a los trabajadores expresar ideas, sugerencias o preocupaciones sobre la

vida laboral

Promover la coherencia operativa y la armona funcional, que faciliten y fomenten

el buen trato laboral al interior de la Empresa.

5.1.4 A nivel de evaluacin del clima laboral, el Comit podr proponer o hacer
recomendaciones al respecto.
5.2 Funciones correctivas: Trmite de las quejas por etapas

Primera etapa: Recepcin de la queja

El Comit recibir las quejas interpuestas por los empleados de la empresa, a travs de
cualquiera de los siguientes mecanismos, los cuales propenden por garantizar la
confidencialidad en el proceso:
a) A travs del diligenciamiento del formato diseado para tal efecto, el cual hace
parte del presente Reglamento (Anexo No.1), entregado al Director Administrativo
de la empresa.
b) Diligenciamiento y remisin del formato anteriormente relacionado, que se
encuentra a disposicin de los trabajadores ante la misma Direccin Administrativa
de la Empresa.
c) Por la solicitud expresa dirigida a alguno de los miembros del Comit de requerir la
intervencin del mismo en algn asunto particular.
d) Por cualquier otro mecanismo que sea desarrollado por parte de los miembros del
Comit, en ejercicio de su funcin de solucin de situaciones constitutivas de
acoso laboral.
Segunda etapa: Calificacin previa
El Comit deber verificar la informacin de la queja, revisando si las conductas encajan
en lo previsto en los artculos 2 7 de la ley 1010 de 2006.
Para dar cumplimiento a la funcin anteriormente dispuesta, el Comit podr apoyarse en
el concepto del asesor jurdico de la empresa, que en este caso actuar en calidad de
perito.
Si la conclusin del Comit es que el asunto no corresponde a la legislacin sobre acoso
laboral, as se lo har saber al interesado mediante escrito confidencial.
Si por el contrario, la conclusin es que el asunto encaja dentro de la temtica del acoso
laboral, el Comit deber pasar a la siguiente etapa del trmite, que es la correspondiente
a la verificacin de los hechos.
Tercera etapa: Aspectos probatorios
Los miembros del Comit deben realizar actividades tendientes a verificar, con las
pruebas del caso, las circunstancias en que los hechos han ocurrido.
Las sesiones probatorias debern adelantarse haciendo saber, tanto al trabajador que
presenta la queja, como al presunto acosador, que este es un escenario en el que en
primera instancia se pretenden construir soluciones negociadas para lograr un buen
ambiente laboral en la empresa.
Cuarta etapa: Decisiones

Los miembros del Comit debern construir la frmula conciliatoria o la decisin que
juzguen adecuada para superar las situaciones que fueron sometidas a su consideracin,
y comunicarla por escrito a las partes; as como a las autoridades competentes de la
empresa, cuando fuere el caso.
El Comit tendr un trmino mximo de dos (2) meses para responder a una queja por
acoso laboral, contados a partir de la fecha en que la misma fue presentada. Las
vacaciones colectivas de la empresa suspenden dicho trmino.
6. CAPTULO SEXTO
RELACIN DEL COMIT CON LAS AUTORIDADES
6.1 Relacin con las autoridades administrativas
Recibir y atender, a travs del coordinador del Comit, las conminaciones que le formulen
las autoridades administrativas:

Acreditando el trmite adelantado con respecto a las quejas

Comprometindose a iniciar el trmite, si no ha recibida la queja previamente

Acreditando las actividades pedaggicas llevadas a cabo para prevenir el acoso

laboral

Acreditando la realizacin de terapias o estrategias grupales o institucionales para

el mejoramiento del clima laboral

6.2 Relacin con las autoridades judiciales

Acreditar ante el juez que est adelantando el trmite sancionatorio, promovido por un ex
trabajador (renuncia por acoso laboral) o por un trabajador (demanda por acoso laboral):

Los procedimientos preventivos llevados a cabo en el caso especfico

Los procedimientos correctivos llevados a cabo en el caso especfico

La ausencia de conocimiento del caso, si a ello hubiere lugar

7. CAPTULO SPTIMO
VIGENCIA Y MODIFICACIONES

7.1. El presente Reglamento rige a partir de su publicacin y podr modificarse con la

intervencin de los miembros del Comit mediante decisin adoptada a travs de una
reunin especial.
Dosquebradas, Octubre ____ de 2012.

_____________________
Coordinador del Comit

_________________________
Representante de la Empresa
ANEXO No. 1

FORMATO PARA INTERPONER QUEJAS POR ACOSO LABORAL O PRESENTAR

SUGERENCIAS ANTE EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL DE INGELSA OILS
S.A.S.
NOMBRE: (no se aceptan annimos)
DOCUMENTO DE IDENTIDAD: (C.C.)
CORREO ELECTRNICO:
EXTENSIN TELEFNICA:
FECHA DILIGENCIAMIENTO:
DD: ____ MM: _____ AA:_____
DEPENDENCIA:
CARGO:
QUEJAS
Si usted quiere presentar una queja, diligencie los siguientes espacios. Si va a presentar
una sugerencia diligencie slo el espacio diseado para ese propsito
RELACIN DE LOS HECHOS CONSTITUTIVOS DE LA QUEJA:
Deben incluirse todos los elementos en los que se identifiquen las circunstancias de
sujeto (quin o quines), tiempo (cundo), modo (cmo) y lugar (dnde).
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________________________________________________________________________
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(De ser necesario el Comit podr solicitarle posteriormente la ampliacin de la
informacin ofrecida)
CUENTA USTED CON ALGUNA PRUEBA? (Cul (es)?)
______________________________________
______________________________________

______________________________________

SUGERENCIAS
ORIENTADAS A LA ACTIVIDAD DE PREVENCIN DE LAS SITUACIONES DE ACOSO
LABORAL (Capacitacin, divulgacin):
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________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
ORIENTADAS A LA ACTIVIDAD DE CORRECCIN DE SITUACIONES DE ACOSO
LABORAL (Manera de hacer conocer las quejas, proceso de investigacin del Comit o
circunstancias similares)
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