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CONTEDO
Conceitos fundamentais de Arquivologia. O gerenciamento da informao e a gesto de
documentos: diagnsticos; arquivos correntes e intermedirio; protocolos; avaliao de
documentos; arquivos permanentes. Mtodos de arquivamento. Tipologias documentais
e suportes fsicos. Microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao
de documentos.
Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos,
fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos
aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que informao tudo,
ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados.
O Valor da Informao
Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir parmetros capazes de
quantific-lo, o que no uma tarefa trivial. Uma das maneiras realizada por meio dos juzos de valor,
que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva.
Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informao.
Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos:
valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as
leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado;
valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando
o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma
quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto.
Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel equivalncia
monetria.
Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro,
ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um determinado pas ou regio.
Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica deste tipo de informao, que ser
utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de
investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso e de troca. Considerando
que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado,
estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o sigilo da aplicao.
Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de estilo de vida
ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, o armazenamento
de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de uso. Neste caso, a
informao ter um valor de propriedade.
O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve
atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao
deve satisfazer os seguintes requisitos:
ser enviada pessoa ou ao grupo certos;
na hora certa e no local exato;
na forma correta.
O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da
informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio.
A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como
um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu valor a partir de seu
papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a outras
atividades no processamento da informao.
Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando
levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em
produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da
oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles que
conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e
servios que deles se utilizam.
Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for
alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos
seguintes fatores:
identificao de custos;
entendimento da cadeia de uso;
incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao;
dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos
especficos;
tradio de se tratar a informao como uma despesa geral;
diferentes expectativas e percepes dos usurios;
fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao.
Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao
perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria.
O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Se a informao
adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou nenhum
valor.
Documento um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte
que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os vestgios
materiais de civilizaes desaparecidas, investigados pelos arquelogos, os registros orais de grupos
humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou
pblicos que so pesquisadas pelos historiadores.
A partir do momento em que se fortalece a ideia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas
deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada
coisa ou fato.
Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no seu prprio
local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do
lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou construo de referenciais
tericos e prticos de organizao e preservao.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se
apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam
algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor
cientfico, histrico e cultural.
Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer das
atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns
aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio
desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um cidado no ter
uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa
privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio.
importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que
um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no
conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a
conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma
empresa pblica ou privada.
Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender
vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam no seu momento de criao, j ter
um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do
sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para
formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende
primeiramente as necessidades burocrticas, administrativas ou legais.
NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a
administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como
por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal,
Estadual ou Municipal.
1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado:
Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.
2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das
informaes nesse contidas.
Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)
3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicao de seu contedo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias,
negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais
(esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,)
4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento,
Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.
Gesto de Documentos
GESTO DE DOCUMENTOS: Administrao da produo, tramitao, organizao,
uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivisticas, visando
a racionalizao e eficincia dos arquivos.
muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir
um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que
o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de
conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para
a sua interpretao.
Equipe de trabalho
A gesto de documentos deve ser realizada no apenas por um grupo de trabalho, mas por uma equipe
integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a
contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo maior que a
soma das partes. Se no partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gesto de documentos
estar, com certeza, aqum do desejvel.
importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos relativos a uma ou
outra rea do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das discusses e
definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produo,
tramitao e uso corrente dos documentos, podemos supor que maior a influncia do administrador, que
identifica competncias, subordinaes e os fluxos de trabalho; e do tcnico de informtica, que prope
alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas.
Mas, neste momento, importante tambm a presena do documentalista, o qual detendo noes de
diplomtica pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa
contribuio para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que tambm
integra a equipe de gesto de documentos, participa destas definies, pois orienta quanto ao valor
histrico das informaes registradas, valor este nem sempre considerado na anlise de profissionais de
outras reas.
O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos suportes da informao, prope
os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento, tendo em vista a necessidade da
sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode elaborar mtodos de arquivamento que facilitem
a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as quais se define a produo, o trmite
e o uso.
A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a fase em que se define a
eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento em que tambm,
mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formao multidisciplinar da equipe. Toda e
qualquer observao de um componente da equipe merece respeito e ateno dos demais. Uma avaliao
documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuzos administrativos, financeiros e
histrico-culturais e, sob determinadas circunstncias, irreparveis. Desta forma, a equipe de gesto de
documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com outros profissionais especializados
nos assuntos pertinentes.
Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de documentos a noo, por
parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um
deles atue somente numa fase do ciclo vital.
O arquivo intermedirio da empresa, que guarda os documentos que j no so de uso corrente nos
setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda so preservados, recebe a
documentao conforme as normas estabelecidas pela gesto, dentro dos prazos previstos na tabela de
temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferncia: cronograma,
acondicionamento, descrio e relao dos documentos a serem transferidos. Este conjunto de
orientaes s pode ser definido por uma consonncia entre os setores produtores/acumuladores e a
administrao do arquivo intermedirio. A construo deste elo, na verdade um feixe de relaes que
primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que no perdem a sua dimenso humana
SIGNIFICADO E IMPORTNCIA
Arquivo o instrumento principal para servir de controle ao administrativa de qualquer
instituio, empresa, pblica ou privada. , por assim dizer, um "Centro Ativo de Informaes". Abriga
os documentos resultantes de uma atividade, os quais so conservados como comprovantes.
O arquivo deve adaptar-se ao rgo pblico, empresa ou instituio obedecendo a um plano racional
e tecnicamente orientado. Arquivos organizados, sem orientao tcnica se transformam em verdadeiros
depsitos de documentos.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repeties desnecessrias de experincias,
diminui a duplicidade de trabalho, revela o que est para ser feito, o que j foi feito e o resultado obtido.
Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de
decises.
CLASSIFICAO:
* ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas
atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.
* ATIVIDADES-FIM - conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas e
que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu funcionamento.
Portanto, a administrao dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam
s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer
para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so
eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso;
b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s
atividades correntes;
c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais
atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa
ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de
custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de
vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os
que devem ser destinados ao "inferno" do incinerador, ou ao "cu" de um arquivo permanente, ou ao
"limbo" de um depsito intermedirio.
A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes costuma exigir rapidez e preciso na sua
localizao, e um arquivamento que permita at mesmo sua recuperao individual. Os tipos de busca,
entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relao a um documento especfico, cuja data, local
de produo e emitente so conhecidos), at a tipolgico-cronolgica (exemplo: todos os contratos de
trabalho do ltimo exerccio), ou mesmo "temtica", no sentido de se referir ao contedo estrito do
documento (exemplo: todos os documentos que versam sobre um mesmo projeto, ou funcionrio, ou
departamento etc.).
Muito embora a ordenao atribuda aos documentos, na fase corrente, deva atender satisfatoriamente s
demandas de seus usurios (essencialmente, os funcionrios da prpria entidade), no deve deixar de ser
adequada, igualmente, s necessidades do processo de avaliao.
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Quanto a Estrutura
Os estgios evolutivos do arquivo dentro de um rgo pblico, instituio ou empresa, (corrente,
intermedirio e permanente) devem ser planejados de forma que funcionem harmonicamente, auxiliando
a instituio na consecuo de seus objetivos.
Neste momento, deve-se definir a posio que o arquivo ocupar em sua hierarquia e tambm a estrutura
organizacional que deseja dar a seus documentos, pois, como j vimos, o arquivo a fonte de informaes
que agiliza a consecuo dos objetivos.
Os arquivos dentro dessas organizaes, podem estar dispostos segundo as seguintes estruturas:
1) Centralizados: quando renem em um nico local fsico todos os documentos produzidos e
recebidos, centralizando as atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio.
Apresentam como vantagens:
Reduo de custos operacionais.
Economia de espao, material e equipamentos.
Padronizao de normas e procedimentos.
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Equipamentos e Acessrios
Pastas Convencionais:
PASTAS REGISTRADORAS - "A" a "Z" - so confeccionadas em papel forte, de grande durabilidade,
possui um lombo largo com dois orifcios prximos s extremidades, providas internamente de um gancho
de metal ou plstico, que se mantm fechado por fora de mola de presso.
PASTAS SANFONADAS - tambm chamadas de "Follow-Up" confeccionadas em papel carto mais
flexvel e revestida com percalina. Possui uma tampa e um amarrio ao meio e divises em ordem alfabtica
e/ou numrica de 01 31.
PASTAS SUSPENSAS - confeccionadas em papel carto forte e possuem em ambas as partes uma barra
que poder ser metlica ou de plstico, com dois encaixes nas extremidades e que ficam apoiadas no
suporte do fichrio ou arquivo, permitindo o seu deslizamento.
GUIA - retngulo de carto forte que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios
reunindo em grupos as respectivas pastas ou fichas.
GUIA-FORA - folha de papel carto ou cartolina, colocada no lugar de um documento retirado.
PROJEO - salincia na parte superior da guia ou pasta que recebe as notaes determinadas pelo
mtodo escolhido.
TIRAS DE INSERO - tiras de papel gomado ou de cartolina, picotadas, onde so escritas as notaes
e inseridas nas projees das partes ou das guias.
NOTAO - inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. A notao
pode ser aberta ou fechada. Simples ou Composta. A aberta quando indica somente o incio da seo e
fechada quando indica o incio e o fim.
A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade
da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.
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Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.
Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes.
Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas
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Sistemas de Arquivos
DIRETO - aquele em que a recuperao da informao feita diretamente ao arquivo onde ela est
armazenada.
INDIRETO - o que depende de um ndice ou cdigo para localizar a informao.
SEMI INDIRETO - onde pode ou no haver necessidades de uso de um ndice.
Mtodos de Arquivamento
A natureza dos documentos e a estrutura da entidade so as determinantes do mtodo de arquivamento.
Estes podem ser divididos em dois grupos: Bsicos e Padronizados.
MTODOS BSICOS
Mtodo Alfabtico - um mtodo direto, onde as filas ou pastas so dispostas em ordem alfabtica
rigorosa, separadas por guias. As notaes nestas guias podem ser abertas ou fechadas.
aberta uma pasta para cada correspondncia efetiva e, dentro desta, os documentos so organizados
em ordem cronolgica. Para os correspondentes eventuais devem ser preparadas as pastas miscelneas,
uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das pastas individuais. Na projeo desta
pasta aparece o smbolo "M", seguido da letra de sua diviso. Dentro da pasta miscelnea a ordem
alfabtica deve ser rigorosamente mantida, assim como a ordem cronolgica, dentro da alfabtica.
REGRAS DE ALFABETIZAO
Para efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em funo das muitas palavras em nomes
estrangeiros que circulam em nosso pas.
As regras de alfabetizao podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidos os mesmos critrios
e feitas as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras.
Tato o critrio letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para ordenao dos
itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa excluso de outro.
Exemplos:
letra por letra
Nova Friburgo
Novais, Ademir Alves
Nova York
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