ASOCIACIN DE SCOUTS DE VENEZUELA

MANUAL DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

Aprobado por el Consejo Nacional Scout en su sesin del 27 de Junio de 1998

MISIN Y PROPSITOS DE LA ASOCIACIN DE SCOUTS DE VENEZUELA

(Estatutos - POR Art. 1.05)
La Misin de la Asociacin es adaptar, difundir y aplicar el Mtodo y Programa Scout en el territorio nacional, formando
nios, muchachos y Jvenes de una manera armnica e integral, para promover su incorporacin activa y responsable a la
comunidad.
Los propsitos de la Asociacin son:
(a)
Colaborar con los padres, representantes, educadores y con la comunidad, en la gestin formativa de los nios,
muchachos y jvenes a su cuidado.
(b)
Contribuir al mejoramiento de la sociedad en que acta, aportando a los individuos capaces de vivir dentro de ella y
orientarla.
(c)
Captar adultos de buena voluntad para que, a travs de un proceso de capacitacin, lleven al Programa Scout a
cuantos nios, muchachos y jvenes quieran recibirlo voluntariamente.
(d)
Impartir el aprendizaje progresivo por la accin y por si mismo:
a travs del juego, aprender haciendo;
al aire libre, como escenario adecuado para mantener contacto con la naturaleza;
con la utilizacin del sistema de equipos de capacitacin y trabajo;
destacando el valor del individuo;
con la participacin directa del adulto en el desarrollo del programa.
(e)
Velar por la preservacin de la pureza de los Principios y Mtodo del Escultismo
(f)
Representar a la Organizacin Mundial del Movimiento Scout en el pas.
La Asociacin cumple con esta Misin y propsitos a travs de Programa de Jvenes y Recursos Adultos.
Para que estas reas puedan acometer sus planes requieren de Recursos Financieros.

Que papel juega Administracin y Finanzas?

1. PREVISIN: Presupuestos

Egresos
Ingresos
Inversin

2. PROVISIN: Procura del recurso financiero

3. REVISIN: Registro, evaluacin y control

PREVISIN:
Comprende la labor de preparacin de los Presupuestos de Egresos y de Ingresos
PARA QUE QUIERE LA ASOCIACION RECAUDAR FONDOS
NIVEL NACIONAL
Para que las instancias pertinentes:
Cubran los gastos operativos de la Asociacin a nivel nacional e internacional
Oorganicen el programa Scout a este nivel y den apoyo en este sentido al resto de la estructura.
Capaciten a los Dirigentes a fin de garantizar un Escultismo de calidad y de excelentes resultados.
Instruyan y divulguen al resto de la estructura sobre las polticas, normativas y otros documentos de la Asociacin en
cada rea estratgica.
Apoyen a que se cumpla, en cada instancia, lo dispuesto por la Asamblea Scout Nacional.
Promuevan el Movimiento Scout en Venezuela a fin de que se haga ms conocido en la comunidad.
Central (C.S.S.N.)
A.

Gastos de Operacin

A.1

Remuneraciones - Oficina Nacional.

Gastos de Personal: profesionales Scouts y personal de apoyo, incluyendo las partidas previstas en la
Legislacin Laboral

A.2

Gastos Operativos - Oficina Nacional

Impresos
Honorarios
Servicios Bsicos (luz, agua, telfono, correo etc.)
Gastos de Mantenimiento Muebles e Inmuebles
Otros

Costos Actividades y Eventos Nacionales

Reunin Nacional de Equipo operativo
Reuniones Comisiones de las diferentes reas estratgicas
Cursos y entrenamiento
Actividades multitudinarias de participacin juvenil

Cuotas de Afiliacin Internacionales

Costo de Literatura y artculos Scout

Inversiones en Bienes muebles y compra de equipos

Subsidios y Becas

Regional: (C.S.S.R.)
A.

Gastos de Operacin

A.1

Remuneracin Oficina Regional

Gastos de Personal: Profesionales Scouts y personal de apoyo, incluyendo las partidas previstas en la
legislacin laboral

A.2

Gastos Operativos Oficina Regional

Impresos
Honorarios
Servicios Bsicos (luz, agua, telfono)
Gastos de Mantenimiento Muebles e Inmuebles
Otros

Costos Actividades y Eventos Regionales y su participacin en

Actividades Nacionales
Reunin Nacional de Equipo operativo
Reuniones Comisiones de las diferentes reas estratgicas
Cursos y entrenamiento

Contribucin a las actividades establecidas en el calendario de los ciclos institucionales oficiales de la A.S.V. de
acuerdo al siguiente orden:
Actividades Nacionales
Actividades Regionales
Actividades Distritales
Las partidas a que corresponda dicha contribucin estn referidas a cubrir los costos de publicaciones, distribucin,
compra de materiales, traslados, etc. y slo en los casos donde la Regin haya captado el apoyo de las Alcaldas
como respuesta a la buena imagen del Movimiento Scout en su zona geogrfica.

Inversiones en Bienes muebles y compra de equipos

Subsidios y Becas

NIVEL DISTRITAL
Cursos de capacitacin para los Dirigentes
Becas para dirigentes de escasos recursos
Financiamiento de actividades, reuniones y eventos de participacin juvenil y de servicio.
Divulgacin del Escultismo en la comunidad (boletines, afiches etc.)
Fomento de las buenas relaciones pblicas dentro del Distrito y con los simpatizantes del Movimiento en la
Comunidad.
Papelera y tiles de oficina.
NIVEL DE GRUPO
Para las actividades organizadas por el Grupo en cada rama
Compra de materiales
Compra de papelera y otros de uso administrativo
Compra de equipo
Para su participacin en las actividades a Nivel Distrital, y Nacional
Adiestramiento de sus Dirigentes
Paoletas, distintivos y otros

PROVISIN:
La consecucin de recursos financieros obedece al requerimiento de cubrir el presupuesto de egresos para y por los
distintos Niveles de la estructura y se obtienen de distintas fuentes a saber.
Niveles de contacto con terceros para la recaudacin de fondos:
1. Nacional
1.1 Central
1.2 Regional
2. Distrital
3. Grupo
Fuentes de dende provienen los fondos:
1. Sector Privado,
2. Sector Gubernamental,
3. ingresos propios de la Asociacin
Todo ello de acuerdo a las siguientes reglas
1. Niveles de autorizacin de Gestin de Recursos Financieros:

FUENTES DE
RECURSOS

Empresa Privada

Sector Gubernamental

Ingresos Propios

NIVELES ORGANIZATIVOS DE LA ASOCIACIN:

N A C I O N A L
CENTRAL
REGIONAL
DISTRITAL
DE GRUPO

Si

Ministerios

Actividades ProFondos y
Prestacin de
Servicios

Si, coordinando con el Si, coordinando con la

Nivel Central para
Regin para evitar
evitar duplicidad
duplicidad

Si, coordinado con el

Distrito para evitar
duplicidad

Gobernaciones
Alcaldas y Parroquias
solicitado por las
Solicitado por la
Slo con autorizacin
autoridades del Nivel
Regin con el
del Distrito, y VB de
Central con
Seguimiento Distrital
la Regin
seguimiento Regional

Actividades ProFondos y
Prestacin de
Servicios

Actividades ProFondos y
Prestacin de
Servicios

Actividades ProFondos y
Prestacin de
Servicios

* Las Actividades Pro-Fondos para que surtan mayor efecto debern ser coordinados conjuntamente con los dems Niveles y evitar
tocar el mismo cliente mas de una vez

2. Los representantes autorizados para establecer la relaciones de la Asociacin con las Fuentes de Recursos
Financieros son:

FUENTES DE
RECURSOS

REPRESENTANTES
AUTORIZADOS POR
LA ASOCIACIN

NIVELES ORGANIZATIVOS DE LA ASOCIACIN:

N A C I O N A L
CENTRAL
REGIONAL
DISTRITAL
DE GRUPO
Consejo Nacional y
sus Autorizados
a travs de la
Direccin de Finanzas

Comisionado,
Apoyado por el
Cooperador de
Desarrollo Financiero
y una Comisin
Regional de
Desarrollo Financiero

Comisionado,
Ayudante Distrital de
Administracin

Jefe de Grupo y
Tesorero, con la
aprobacin del
Consejo de Grupo

COMO OBTENER LOS RECURSOS FINANCIEROS?

Hemos dicho que las fuentes: para obtener Recursos Financieros son tres:
1. Empresa Privada,
2. Sector Gubernamental,
3. Ingresos propios de la Asociacin
Veamos algunos lineamientos vlidos para las dos primeras:
*Solicitud de donativos y/o patrocinios de acuerdo a las tcnicas que el Nivel Central est dispuesto a difundir a travs de
los Talleres de Recaudacin de Fondos.
A travs de la venta de Proyectos especficos.
Esto se refiere al patrocinio de proyectos especficos, puede ser que se pretenda vender parte del presupuesto programa
(algo muy puntual) o se puede referir a la construccin de una sede, una Actividad Scout en particular Etc.:
Esquema de presentacin de proyectos:
Nombre del Proyecto Programa
Organismo ejecutor (Asociacin de scouts de Venezuela - Patrocinante)
Antecedentes
Justificacin
Objetivo y metas del programa
Descripcin de Proyecto Programa
Financiamiento
Evaluacin y control
Los fondos que se obtengan por este instrumento slo se podrn destinar a lo indicado en el respectivo Proyecto Programa,
para lo cual se establecer un convenio escrito entre el patrocinante y los respectivos representantes autorizados de la
Asociacin. Cabe mencionar que en caso de no efectuarse el proyecto para el cual el patrocinante otorg su colaboracin, el
dinero deber estar a la disposicin para ser reembolsado o llegar a un nuevo acuerdo..
Otra forma de obtener Recursos Financieros es lograr el compromiso de aportar una cantidad fija anual por parte de la
institucin patrocinante mediante la suscripcin de Certificados o Bonos de Patrocinio segn el siguiente esquema.
Como referencia se manejaran las cifras en base a su valor respectivo en unidades tributarias

CERTIFICADOS O BOTONES DE PATROCINIO

CATEGORIA

BONOS DE PATROCINIO

UNID.TRIB

Platino
Oro
Plata
Bronce

700
300
100
50

CATEGORIA

UNID. TRIB

Oro
Plata
Bronce

15
7
3

El Certificado (Bono) de Patrocinio tiene el siguiente texto (Este documento sera elaborado por el Nivel Central a la orden
de las Regiones que lo requieran:

ASOCIACIN DE SCOUTS DE VENEZUELA REGIN XXXXXXXXXXX

Los Scouts de XXXXXXX
hacen constar por medio del presente documento que
NOMBRE DE LA EMPRESA O INSTITUCIN
es patrocinante del Programa Scout que realiza La Regin XXXXX
por lo cual se emite el presente Certificado (Bono) de Patrocinio

clase xxx
como constancia y fe de su valioso aporte al Escultismo y reflejo de su preocupacin por la
permanente preparacin de las generaciones de relevo para construir la Venezuela del futuro.

Comisionado Regional
XXXXX

Presidente Comisin Desarrollo Financiero

Regin XXXXXXXX
_______________
Fechaa

En todo caso el primer paso a dar es:

En el caso de la Regin:
Nombrar un Cooperador de Desarrollo Financiero que apoye la labor del Comisionado Regional
Conocer el Presupuesto de Ingresos que debe levantarse en funcin del presupuesto de egresos
Nombrar una Comisin de Desarrollo Financiero (Segn las caractersticas establecidas)
Recibir el Taller de Recaudacin de Fondos.
Preparar una campaa financiera.
*La tercera fuente de fondos es la generacin de Ingresos propios de la Asociacin; son aquellos producto de actividades
internas tales como: Venta de Tarjetas de Navidad, verbenas, cenas, almuerzos o desayunos, bailes, cursos, talleres,
servicios, etc. desarrolladas por los miembros Adultos y Jvenes de la Asociacin. Todas estas actividades deben ser
acordes con los principios de la Asociacin.

Estas actividades podrn ser organizadas por los diferentes niveles, de manera coordinada para evitar tocar a la misma
Institucin ms de una vez, y en algunos casos se requerir del concurso de los muchachos, esto ltimo siempre y cuando
sirva de enseanza para el Joven y lejos de entorpecer el Programa Scout, deber fortalecerlo.
_ Ingresos Propios
_ Gestin Institucional
Actividades Scout
Actividades Pro-fondos
_ Programa de Jvenes
Actividades Scout
Actividades Pro-fondos
_ Operaciones
Actividades Scout
Actividades Pro-fondos
_ Finanzas
Actividades Scout
Actividades Pro-fondos
Comercializacin de Artculos, eventos y otros Scouts
_ Recursos Adultos
Actividades Scout
Actividades Pro-fondos

ADMINISTRACION:
Registro de Opraciones - Ingresos
El registro de las operaciones realizadas debe ser efectuado de acuerdo a los lineamientos siguientes:
A efecto de las Regiones, el registro contable de los ingresos se realizar en el Nivel Central, para lo cual cada Regin debe
hacer llegar al C.S.S.N. los recibos originales de Ingresos, con sus respectivas planillas de depsito como soporte. En la
Regin se elaborar la respectiva relacin de ingresos que acompaar el lote de documentos enviados mensualmentea al
Nivel Central. La Regin mantendr para su archivo una copia fiel de estos documentos.
A pesar que el Registro se efectuar en el C.S.S.N., la Region debe manejar su presupuesto; el mismo que lo ir
descargando a travs de un cdigo de cuentas ya establecido.
Ejemplo:(1)

Comprobante de Ingresos Recibo.

ASOCIACIN DE SCOUTS DE VENEZUELA

RECIBO AM

N xxxxx

RIF J-00066665-2

200.000,00___

por Bs. _

C.A.Simplex de Venezuela ______________ La cantidad

de Bs.__Doscientos mil con 00/100_________________________
Hemos recibido de:__
Por concepto de:
X Donacin Sector Privado
_ Aporte Gubernamental
_ Ingresos Propios
_ Gestin Institucional
_ Programa de Jvenes
_ Operaciones
_ Finanzas
_ Recursos Adultos

Aporte
para
el
financiamiento del Escultismo en la
Regin
Altos Mirandinos de la
Asociacin
de
Scouts
de
Venezuela____________________________________
Descripcin:

_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
__________________

25 de Mayo de 1998

Fecha:_____
Forma de Pago
_ Efectivo
_ Cheque N

05572

Banco

__

Mercantil

Original:
Para el Donante
1 Copia:
Contabilidad (incluye soportes
2 CopiaArchivo de la Regin
3 CopiaArchivo orden correlativo porRegin en elC.S.S.N.

Por Asociacin de Scouts de Venezuela

_______________________________

los ingresos que se reciban debern tomarse en cuenta segn su tipo para efectos de observar si se estn cumpliendo las
metas presupuestadas. Para ello se cuenta como punto de partida con el PRESUPUESTO DE INGRESOS.
Ejemplo: (2)

Relacin de Ingresos

ASOCIACIN DE SCOUTS DE VENEZUELA REGIN ALTOS MIRANDINOS

RELACION DE INGRESOS PERODO DEL ___________ AL __________

FECHA

RECIBO

A LA ORDEN

CONCEPTO

TOTAL GENERAL

Preparado Por:

Asistente Administrativo

Aprobado por:

Comisionado Regional

MONTO

ADMINISTRACION:
Registro de Opraciones - Egresos
A efecto de las Regiones de igual manera que en el caso de los Ingresos, el registro contable de los egresos se ralizar en el
Nivel Central, para lo cual cada Regin debe hacer llegar al C. S. S. N. los comprobantes originales de Egresos, con sus
debidos respaldos. En la Regin se elaborar la respectiva relacin de egresos que acompaar el lote de documentos
enviados mensualmente al Nivel Central. La Regin mantendr para su archivo una copia fiel de estos documentos.

N XXXXXXX

Comprobante AM

ASOCIACION DE SCOUTS DE VENEZUELA

Bs.

Domesa C.A.
Cuatro mil con 00/100
Caracas, 12 de Julio de 1997
A la orden de
Por:

4.000,00
.
bolvares

__________________________
Firmas Autorizadas

MAYOR

AUXIL

5-000
1-001

501-3012
002-000

DESCRIPCION

DEBITOS CREDITOS

Fletes y envios Altos Mirandinos

La Vivienda

4.000,00
4.000,00

TOTALES
4.000,00
CONCEPTO DEL PAGO
Cancelacin factura N xxxx de Domesa, poe envio de documentos al C.S.S.N.
correspondientes al mes de Junio de 1997
CHEQUE N

XXXXXX

BANCO

HECHO POR

XXXXXX

XXXXX

REVISADO POR

XXXXXX
XXXXX
Recibido por

4.000,00

AUTORIZADO

XXXXX
XXXXXXX

_______________________________
XX/XX/XX

C.I.:XXXXXXXXXX Fecha:

Al igual que en el caso de los ingresos, existe un comprobante de egresos que se manejar en original y dos copias, en el
cual:
Original
Para contabilidad
1 Copia
Archivo de la Regin
2 CopiaArchivo orden correlativo por Regin en el C.S.S.N.

los egresos tambin debern tomarse en cuenta segn su tipo para efectos de observar si se estn cumpliendo las metas
presupuestadas. Para ello se cuenta como punto de partida con el PRESUPUESTO DE EGRESOS.
Ejemolo: (2)

Relacin de Egresos

ASOCIACION DE SCOUTS DE VENEZUELA REGION ALTOS MIRANDINOS

RELACION DE GASTOS PERIODO DEL ____________ AL ___________
FECHA

BANCO

N CHEQUE DESCRIPCION

BENEFICIARIO

MONTO

TOTAL GENERAL
Preparado Por:
Asistente Administrativo

Aprobado por:
Comisionado Regional

OBSERVAC.

ADMINISTRACION:
Registro de Operaciones - Manejo de Cuentas Bancarias
Las cuentas bancarias deben ser abiertas a nombre de ASOCIACIN DE SCOUTS DE VENEZUELA.
A todos los niveles, la autorizacin de su apertura es emanada desde el Centro de Servicio Scout Nacional
por el tesorero Nacional y el Director Ejecutivo Nacional.
Las firmas autorizadas para el manejo de las cuentas son :
NIVEL ORGANIZATIVO

FIRMAS TIPO A

FIRMAS TIPO B

Regin

Director Ejecutivo Nacional

Director es autorizados

Comisionado Regional
Asistente de Administracin

Distrito

Director Ejecutivo Nacional

Directores Nacionales autorizados
Comisionado Regional

Comisionado Distrital
Ayudante de Administracin

Grupo

Directo Efecutivo Nacional

Jefe de Grupo

Tesorero del Grupo

Cualquier otro Adulto Registrado
miembro del Consejo de Grupo

Los egresos se realizan segn la siguiente escala:

NIVEL ORGANIZATIVO

FIRMAS 2 TIPO A

FIRMAS 2 TIPO B

Regin

Sin Limite

Hasta 15 unidades tributarias

Distrito

Sin Limite

Hasta 15 unidades tributarias

Grupo

Conjuntas Sin Limite

Conjuntas Sin Limite

ADMINISTRACION:
Manejo de Caja Chica:
La caja chica ser de no ms de 4 unidades tributarias, para efectos de pequeos pagos y su reposicin con nuevos fondos
se efectuar al terminarse el efectivo (ver formato Reembolso de Caja Chica). La responsabilidad de su manejo recae en:
FUNCIN

NIVEL REGIONAL

NIVEL DISTRITAL

NIVEL DE GRUPO

Autorizacin de
egreso

Comisionado de Regin

Comisionado de Distrito

Jefe de Grupo

Custodia y manejo

Asistente de
Administracin

Ayudante de Administracin

Tesorero

Formato de Caja Chica

Administracin

REEMBOLSO DE CAJA CHICA N

FONDO FIJO
MENOS
Efectivo y cheques:
Vales provisionales
Estampillas y otros
VALOR DEL REEMBOLSO Bs.
Diferencia (+/-)

Ciudad y fecha:

Responsable

Pagos efectuados del

Comprobante
N

al

PAGADO A:

POR CONCEPTO DE

ELABORADO POR

SECCION

REVISADO

PAGADO CON CHEQUE N

BANCO

EFECTIVO

Bs.

Bs.

CODIGO

APROBADO
FECHA

RECIBE EL REEMBOLSO

ADMINISTRACION:
Registro de Operaciones - Manejo de Bienes
INMUEBLES:
Los bienes inmuebles (terrenos, edificaciones e instalaciones) que sean considerados como de la Asociacin debern
contar con el respaldo legal documentado segn sea el caso: Documentos de adquisicin, de donacin, de cesin, de
Comodato, etc. cuyo original debe ser remitido por los canales regulares (Jefe de Grupo - Comisiondo de Distrito Comisionado de Regin) a la persona del Director Ejecutivo Nacional para su custodia. El beneficiario del bien inmueble
cuidar de conservar una copia legible completa de dicho documento, e igualmente los niveles organizatvos en escala
ascendente (Comisionados de Distrito o Regin, o sus Asistentes o Ayudantes Administrativos.).
Cada bien inmueble deber contar con una ficha de registro de acuerdo al modelo aprobado anexo a este documento. El
responsable del bien inmueble cuidar de conservar una copia legible completa de esta ficha, e igualmente los niveles
organizatvos en escala ascendente (Comisionados de Distrito o Regin, o sus Asistentes o Ayudantes Administrativos).

MUEBLES:
Comprende los Equipos, Herramientas, Vehculos y mobiliario que sean considerados como de la Asociacin y sern
utilizados nicamente para beneficio exclusivo del desarrollo del escultismo a travs de la Asociacin. El responsable del
bien mueble cuidar de conservar un documento legible que acredite la propiedad de la Asociacin sobre dicho bien,
remitiendo una copia a los niveles organizatvos en escala ascendente (Comisionados de Distrito o Regin, o sus Asistentes
o Ayudantes Administrativos).

ASOCIACION DE
SCOUTS DE VENEZUELA

FICHA NACIONAL DE
BIENES MUEBLES E
INMUEBLES

ASIGNADO A
Nombre:
Entidad los teques A.S.V.

(Presidente Ent.

Fulanito de tal)

Direccin:
Av. Los Ilustres, N 128 Urb. Sta. Felicia, San Antonio de los Altos
Telfono Ofc.:
Telfono Hab.:
Fax:
Celular:
2785565
747658769
3444555
.16 553534

BIEN REGISTRADO
Describa el bien:

Terreno plano,

Municipal, de 3000 M2,

(sin construccin)

Direccion: de la ubicacin del bien:

Calle Rosales de Lomas de Urqua, a la altura del parque los simbolos, parcela 23-24-2526 y 27 Sector c. Diagonal a la Asoc. de Vecinos.
TIPO DE TRANSACCION
Propiedad
Comodato
Otro
Explique con detalle el tipo de transaccin que respalda el bin y enve copia del documento respectivo o suministre informacin que
facilite su obtencin. Comodato segn registro 17, tomo 2,, folio 44 del Registro Subalterno etc
etc etc.
INFORMACION ADICIONAL U OBSERVCIONES (condiciones del bien)
Este terreno fu otorgado desde 1970, a fin de ser utilizado por el Grupo xxx, el mismo
que ya no existe. La Asociacin se comprometio ante la Municpalidad xxx otorgante, al
mantenimiento del terreno en mencin. actualmente esta en xxx condiciones.
Regin
Altos Mirandinos
Distrito
XXXXXXXXX

Elaborado por:
Regulo Soto
Fecha
xx/xx/xx

Firma

REVISION:
La evaluacin y control ser efectuada por el nivel organizativo inmediato superior al nivel evaluado sin que esto sea causa
de exclusin de otras evaluaciones y control por instancias superiores de la Asociacin o por quien estos deleguen, Ejemplo,
para un grupo el organismo de evaluacin y control ser el Distrito, no obstante la Regin o el Nivel Central podran hacer
la evaluacin y control si lo consideran conveniente.
Los lineamientos para esta evaluacin y control sern todas las normativas financieras y operataivas vigentes en la
Asociacin de Scouts de Venezuela tales como:
Archivo del movimiento administrativo mensual en perfecto orden numrico (Ingresos y egresos con sus respectivos
soportes).
Original de los estados de cuenta o copia de la libreta en caso de tener cuentas de ahorro u otras similares.
Lista de donantes y patrocinantes con especificacin de sus direcciones, telfonos, Fax y el monto del aporte recibido.
Reporte de las cuentas por pagar (si las hubiera)
Reporte de cuentas por cobrar (si las hubiere)
Chequeras vigentes.
Inventario de bienes muebles e inmuebles.
Etc.