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Capacitacin y Actualizacin
del personal administrativo
2013
avanzado
Indice
MODULO 1. CALCULOS AVANZADOS. ................................................................................................. 3
1
1.2
Opciones.............................................................................................................................. 6
Consolidar.................................................................................................................................... 7
2.1
2.2
2.3
3.2
Solver ................................................................................................................................. 14
3.3
3.4
Validacin .................................................................................................................................. 21
4.1
6.2
6.3
Formulario. ........................................................................................................................ 30
6.4
Funciones de Bsqueda..................................................................................................... 33
6.4.1
6.4.2
6.5
6.6
6.6.1
6.6.2
6.6.3
6.6.4
Macros ....................................................................................................................................... 65
7.1
7.2
Grabador de macros.......................................................................................................... 65
7.3
7.4
7.4.1
Macro funciones........................................................................................................ 69
7.4.2
7.4.3
IF ................................................................................................................................ 71
7.4.4
CASE........................................................................................................................... 72
7.4.5
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Para agrupar los datos, haz clic en Agrupar. Para desagruparlos haz clic en
Desagrupar. Notars que aparece una seccin gris al lado de las filas o encima de las
columnas. Esto quiere decir que las filas o columnas estn agrupadas. Puedes hacer clic
en el o el + para ocultar o mostrar las filas o columnas agrupadas.
Para trazar esquemas automticamente, primero determina si tus datos tienen esta
posibilidad. Deben de cumplir con el siguiente criterio:
Tus datos deben haber sido resumidos con frmulas que contienen funciones, como
SUMA o PROMEDIO. Los datos resumidos deben colocarse a un lado de los datos
detallados.
Nota: puede que esta funcin no est activa en archivos compartidos. Deja de compartir
para poder agrupar.
Creacin automtica de esquemas
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto
que se ha organizado los subtotales de cada grupo de tallas (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas)
Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin
Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos
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Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:
En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda
de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.
Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos
niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
La tabla desplegada por completo
Total de venta por talla
Por filas tenemos tres niveles:
La tabla desplegada por completo
Total por bloque de tallas
Total por todas las tallas
Para comprimir y expander el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y +
de cada nivel.
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Borrar un esquema
Para borrar un esquema debemos acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin
Borrar esquema.
Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente
deseamos, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer.
As pues si no estamos seguros de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.
1.2 Opciones
Creacin manual de esquemas
Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas
dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.
Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las
filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a
crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan frmulas de
sumario.
Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la pestaa Datos y
seleccionamos Agrupar.
Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar.
Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos: Alt+Shift+Flecha
derecha.
Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos: Alt+Shift+Flecha
izquierda.
Ocultar un esquema
Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un
esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con
presionar las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema, para
volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.
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2 Consolidar.
Para resumir y registrar resultados de hojas de clculo independientes, puede consolidar
datos de cada una de estas hojas en una hoja de clculo maestra. Las hojas pueden estar
en el mismo libro que la hoja de clculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo
que se hace es ensamblarlos de modo que sea ms fcil actualizarlos y agregarlos de
una forma peridica o especfica.
Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podra utilizar una consolidacin para resumir estas cifras en una hoja de
clculo de gastos corporativa. Esta hoja de clculo maestra podra contener totales de
ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos ms vendidos de toda
la organizacin.
En el cuadro Funcin, haz clic en la funcin de resumen que deseas que utilice Microsoft
Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar.
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Haz clic en el cuadro Referencia, elige la etiqueta de hoja del primer rango que vas a
consolidar, escribe el nombre que asignaste al rango o selecciona el rango y, a
continuacin, haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.
Si deseas actualizar la tabla de consolidacin automticamente cada vez que cambien los
datos en cualquiera de los rangos de origen y no ests seguro de si ms tarde desears
incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidacin, activa la casilla de verificacin
Crear vnculos con los datos de origen.
Activa las casillas de verificacin bajo Usar rtulos en que indican dnde estn localizados
los rtulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los
rtulos que no coincidan con los de las otras reas de origen producirn filas o columnas
independientes en la consolidacin.
Cuando
Referencias de celdas
hojas y celdas
Todas las referencias. Enumera todas las referencias de las reas fuente que ha elegido
para la consolidacin.
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Una vez abierta la ventana aparecern las referencias existentes en el cuadro Todas las
referencias si queremos quitar alguna solo deberemos der clic sobre la referencia y dar
clic en Eliminar.
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Otra situacin que interesa es conocer cmo afecta el cambio de uno o varios datos a uno
o ms resultados. Se trata de responder a la pregunta qu pasa si? Cada conjunto de
datos que aplicamos al modelo constituye un escenario y queremos calcular los
resultados del modelo en los diferentes escenarios.
3.1
Buscar Objetivo
Cuando en una frmula no es fcil, o no es posible, despejar una variable para resolver el
problema inverso Qu valor de la variable produce tal resultado? todos hemos utilizado,
alguna vez, el mtodo prueba y error. Probamos con diferentes valores del dato hasta
logar el resultado deseado.
El comando Datos >Anlisis Y si > Buscar objetivo encuentra la mayora de las veces el
valor que debe tener una celda, dato inicial, para alcanzar determinado resultado, valor
objetivo, en otra celda. Necesariamente la celda dato inicial, cuyo valor queremos
determinar, debe contener un valor, no puede ser una frmula, y la celda objetivo debe
contener una frmula cuyo valor vara con el dato inicial.
En algunos casos el proceso de bsqueda de objetivo puede concluir que no hay ningn
valor del dato inicial que de cmo resultado el valor objetivo propuesto. En otras
ocasiones puede ocurrir que el valor logrado para el dato inicial sea absurdo.
Cuando deseamos cambiar el valor de una celda que contiene una frmula, podemos
hacerlo variando el valor de la celda que tiene referencia a esta frmula. Esto lo podemos
hacer automticamente con el comando Buscar objetivo de la cinta Datos de la opcin
Anlisis y si.
Con esta herramienta se puede ajustar el valor de una celda especfica hasta que una
frmula dependiente de dicha celda alcanza el resultado especificado.
En Definir la celda se especifica la celda que debe contener una frmula para la cual se
desea encontrar una solucin. Puede escribirse una referencia de celda o un nombre en
este cuadro. Con el valor contiene el nuevo valor al que se desea llegar. Cambiando la
celda determina la celda cuyo valor cambia a fin de lograr el resultado deseado. La
frmula para la cual se desea encontrar una solucin debe referirse, directa o
indirectamente, a esta celda. Aqu tambin puede ingresarse una referencia de celda o un
nombre.
Supongamos que tenemos la siguiente tabla:
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Deseamos saber el tipo de inters del prestamo necesario para alcanzar su objetivo:
3.2 Solver
La herramienta Solver nos permite optimizar el valor de una celda, a la que llamaremos
Objetivo, que depende de las celdas de un rango determinado, el cual puede estar
sometido a restricciones. Si la dependencia es lineal, es en realidad el problema
matemtico de Programacin Lineal.
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Se trata de nuestro restaurant y requerimos comprar ciertos artculos para nuestra cocina,
dichos productos se enlistan en la siguiente tabla as como los costos de cada uno de
ellos. Con solver buscamos saber cuntas unidades debemos comprar cumpliendo las
siguientes restricciones:
Obtendrs esta ventana para concretar tus opciones. Estudia bien la forma de hacerlo
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NOTA: La herramienta Solver de Excel tambin resuelve casos no lineales, e incluso con
el uso de logaritmos, exponenciales o funciones trigonomtricas.
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Solver, como herramienta ms completa que es, nos ofrece la posibilidad de incluir a
nuestro sistema de ecuaciones todas las restricciones (y por tanto nuevas inecuaciones)
que pueda necesitar nuestro modelo planteado.
escenarios, tablas de datos y bsqueda de objetivo. Los escenarios y las tablas de datos
toman conjuntos de valores de entrada y proyectan hacia adelante para determinar
posibles resultados. La bsqueda de objetivo, a diferencia de los escenarios y las tablas
de datos, toma un resultado y proyecta hacia atrs para determinar posibles valores de
entrada que produzcan ese resultado.
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Los escenarios, al igual que las tablas de datos, le ayudan a explorar un conjunto de
resultados posibles. A diferencia de las tablas de datos, se pueden combinar los
escenarios de varias hojas de clculo o libros diferentes. Los escenarios facilitan la
recopilacin de datos acerca de posibles resultados de varios orgenes y luego combinan
los datos.
Cada escenario puede contener hasta 32 valores variables. Si desea analizar ms de 32
valores y esos valores representan slo una o dos variables, puede usar tablas de datos.
Si bien una tabla de datos se limita a slo una o dos variables (una para la celda de
entrada de la fila y una para la celda de entrada de la columna), sta puede incluir tantos
valores variables diferentes como desee. Un escenario puede tener un mximo de 32
valores diferentes pero puede crear tantos escenarios como desee.
Antes de crear un escenario, ya debe tener un conjunto de valores inicial en la hoja de
clculo. Para crear informes resumen de escenario que se puedan leer ms fcilmente,
tambin debe pensar en dar un nombre a las celdas que planea usar en escenarios.
Tenemos los siguientes datos en Excel:
Hagamos click en la "Ficha Datos", despus en el botn "Anlisis Y si" (que hay dentro del
grupo"Herramientas
de
datos")
despus
en
"Administrador
de
escenarios".
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4 Validacin
La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica
tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.
Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo Producto, nos
muestre una lista de los productos a elegir.
O tambin se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas. Por ejemplo, que Excel nos
muestre un mensaje de error cuando el nmero ingresado est fuera de los parmetros
deseados.
En estos casos, Validacin es la herramienta que resuelve nuestros problemas.
Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la seleccin y que muestre el
men con las opciones disponibles. Seleccionamos entonces las celdas A2:A14.
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Tenemos 3 pestaas:
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Configuracin.
Por defecto nos indica permitir Cualquier valor. En nuestro ejemplo, tenemos una lista
especfica con los productos que necesitamos que estn disponibles.
Seleccionamos la opcin Lista lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la
que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos
disponibles.
En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si
no tendremos problemas al querer copiar la validacin en otras celdas).
Mensajes de error
Para no extenderme mucho ms, simplemente pondr un Mensaje de Error en el cual
indico:
Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3)
Ttulo (lo que se mostrar en la barra azul del mensaje): ingreso Error de datos
Mensaje de error: El producto no est dado de alta.
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5 Formato Condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc.
Desde el botn Formato Condicional del Grupo Estilo correspondiente a la Ficha
Inicio tienes disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualizacin grfica
de los valores numricos en las propias celdas.
Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere
utilizar. Como ver en la siguiente figura su rango de celdas ofrece la misma informacin
que antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo
identificar la informacin numrica global.
Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin "Escalas de color" y dentro de ella el rango de colores
que quiere utilizar. Como se muestra en la siguiente figura.
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Por ltimo seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn
Formato Condicional seleccione la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango
de iconos que quiere utilizar. Como se muestra en la siguiente figura.
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Tenemos entonces que los valores de las columnas A y B cambian de color, pero estn
sujetos al valor de la columna C.
Para resolver esto utilizaremos el Formato Condicional y dos funciones que no hemos
visto hasta entonces: NO y ES TEXTO.
Ya los nombres de las funciones les ir dando idea de qu pienso hacer: Dar color rojo a
los datos de las columnas A y B cuando NO ES TEXTO la columna C.
Para hacer esto en Excel, debemos proceder de la siguiente manera:
Seleccionamos el rango de las celdas a las cuales queremos aplicar el formato
condicional. En nuestro caso, es el rango A1 a B5.
Vamos a Formato Condicional y seleccionamos Nueva regla
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En el nuevo Men, elegimos Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar
formato.
En el recuadro inferior, debemos ingresar la frmula que se debe cumplir para aplicar la
regla. Es donde utilizaremos las dos funciones mencionadas al inicio del post: NO y
ESTEXTO.
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el rango de criterios independiente del cuadro de dilogo Filtro avanzado como el origen
de los criterios avanzados.
Ejemplo: rango de criterios (A1:C4) y rango de datos (A6:C10) que se usan en los
siguientes procedimientos
Base_de_datos
de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros
y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada
columna.
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Nombre_de_campo
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las
comillas) que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna,
2 para la segunda y as sucesivamente.
Criterios
utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un
rtulo de columna y al menos una celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda
especificar una condicin de columna.
6.3 Formulario.
Los formularios en Excel son un mtodo para ingresar datos a nuestras hojas y son de
mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de informacin. Podemos
comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.
Podemos crear tres tipos diferentes de formularios en Excel.
Formulario de datos
Hojas de clculo con controles de formulario o controles ActiveX
Formularios de usuario de VBA
Formularios de datos
Excel puede generar automticamente un formulario de datos integrado para el rango
(rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o
no adyacentes.) o la tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema determinado que
se almacena en registros (filas) y campos (columnas).). El formulario de datos muestra
todos los encabezados de columna como etiquetas en un nico cuadro de dilogo. Cada
etiqueta tiene un cuadro de texto en blanco adyacente en el que el usuario puede escribir
los datos para cada columna, hasta un mximo de 32 columnas. En un formulario de
datos, puede agregar nuevas filas, buscar nuevas filas mediante navegacin o, segn el
contenido de la celda, actualizar o eliminar filas. Si una celda contiene una frmula
(frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de
una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el
signo igual (=).), su resultado se muestra en el formulario de datos, pero no puede
cambiar la frmula mediante dicho formulario.
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Ejemplo:
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est
activa, y pulsar en el icono Formulario
Seleccionamos el rango que deseamos modificar a travs del formulario y damos clic en
el botn de formulario que agregamos en la barra de acceso rpido.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar
las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios
hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla
Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un
registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o
cancelar respectivamente.
Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior
y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de
bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario para
introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la
columna de botones aparece la palabra Criterios.
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Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de bsqueda que contiene todos los datos donde
se tratar de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lgico, es decir, puede ser falso o
verdadero. Con este argumento indicamos si la funcin BUSCARV realizar una
bsqueda exacta (FALSO) o una bsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que
se omita este argumento o que especifiquemos una bsqueda aproximada se recomienda
que la primera columna de la tabla de bsqueda est ordenada de manera ascendente
para obtener los mejores resultados.
Ejemplo de la funcin BUSCARV:
Para probar la funcin BUSCARV con nuestra tabla de bsqueda ejemplo que contiene
informacin de nmeros telefnicos seguimos los siguientes pasos:
En la celda E1 colocar el valor que deseo buscar.
En la celda E2 comienzo a introducir la funcin BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(
Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para
concluir con el primer argumento de la funcin:
=BUSCARV(E1,
Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los
ttulos de columna. Para el ejemplo ser el rango de datos A2:B11. Una vez especificada
la matriz de bsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo
argumento:
=BUSCARV(E1,A2:B11,
Como tercer argumento colocar el nmero 2 ya que quiero que la funcin BUSCARV me
devuelva el nmero de telfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la
numeracin de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Telfono es la
columna nmero 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
Para el ltimo argumento de la funcin especificar el valor FALSO ya que deseo hacer
una bsqueda exacta del nombre.
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=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la funcin recin descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar
su valor para buscar el telfono de otra persona y la funcin BUSCARV actualizar el
resultado automticamente.
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Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
Indicador_filas (obligatorio): El nmero de fila que contiene el valor que regresar la
funcin.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Si la funcin BUSCARH no encuentra el valor que est siendo buscado regresar el valor
de error #N/A.
Ejemplo de la funcin BUSCARH
En la siguiente tabla tengo la informacin de los artculos que ha vendido cada uno de los
vendedores en los ltimos meses. Como ttulo de columnas estn los nombres de los
vendedores y como filas los meses.
Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello
puedo utilizar la funcin BUSCARH de la siguiente manera:
=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)
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Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una
coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta frmula es el siguiente:
Si quisiera busca la informacin del mismo mes para Luis, entonces la funcin cambiar
de argumentos de la siguiente manera:
=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)
Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril,
entonces la funcin sera la siguiente:
=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)
De esta manera, la funcin BUSCARH nos permite hacer una bsqueda en una fila
(bsqueda horizontal) y encontrar fcilmente el valor requerido.
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Funcin
Descripcin
BDPROMEDIO
BDCONTAR
BDCONTARA
BDEXTRAER
BDMAX
BDMIN
BDPRODUCTO
BDDESVEST
BDDESVESTP
BDSUMA
BDVAR
BDVARP
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Por defecto selecciona el rea de datos de la hoja que est activa en ese momento.
Puedes cambiarla con el botn
A la derecha tienes todos los campos. Arrastra sobre la zona de datos los que quieras que
se calculen. Coloca sobre las zonas pgina, fila o columna los campos por los que quieres
clasificar el informe. El diseo tambin se puede realizar una vez terminado el asistente,
directamente sobre el informe, pero aqu tienes la ventaja de que no se trabaja
directamente con los datos, por lo que es mas cmodo y eficiente.
En nuestro ejemplo arrastra el campo sexo a la columna, y el campo seccin a las filas.
Finalmente, arrastra el campo CMUN al rea de datos para que nos cuente cada uno de
los registros que hay para cada tipo.
El resultado de este diseo sera el siguiente informe:
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barra de herramientas est compuesta por un men desde el que se pueden acceder a
opciones avanzadas de la tabla y de una serie de botones que permiten acceder de forma
rpida a las opciones ms comunes
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Tambin puedes aadir campos al rea de datos. E incluso puedes aadir varias veces el
mismo campo, para obtener distintos clculos (promedio, mximo, mnimo, suma, conteo,
etc.)
se despliega una ventana con los valores para que elijas los que quieres que aparezcan.
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Otra forma de ocultar cualquier bloque de informacin es seleccionar la celda que qiueres
y con el botn derecho del ratn escoger la opcin ocultar.
Configuracin de campo
Si tienes marcado un campo en la ventana de seleccin de campos o directamente en el
informe de tabla dinmica, puedes configurar este campo pulsando el botn de la barra de
tareas o tecleando el botn derecho sobre el nombre de campo y seleccionando la opcin
Configuracin de campo.
Configuracin de un campo de clasificacin
Los campos de clasificacin son los que tu eliges para organizar los resultados. Esta
ventana te permite cambiar el nombre con el que se representa el campo, como puedes
ver en el ejemplo.
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Adems se puede cambiar la forma de calcular los subtotales cuando tenemos varios
valores para el campo elegido. Lo vers mas claro en el ejemplo:
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Aqu puedes establecer el orden con el que quieres que aparezca la informacin (puedes
dejar que lo haga automtico o seleccionar tu propio criterio).
Otra posibilidad es que le pidas que slo te muestre los valores que mas se repiten (por
ejemplo cuando trabajas con variables con muchos estados posibles, como la edad,
municipios, etc.)
Si en el ejemplo anterior aades el ao de nacimiento, la tabla alcanza un tamao
inmanejable.
La solucin a este problema es pedir que te muestre slo los 10 aos de nacimientos que
mas, o que menos, sujetos tengan.
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Aqu puedes establecer el orden con el que quieres que aparezca la informacin (puedes
dejar que lo haga automtico o seleccionar tu propio criterio).
Otra posibilidad es que le pidas que slo te muestre los valores que mas se repiten (por
ejemplo cuando trabajas con variables con muchos estados posibles, como la edad,
municipios, etc.)
Si en el ejemplo anterior aades el ao de nacimiento, la tabla alcanza un tamao
inmanejable.
La solucin a este problema es pedir que te muestre slo los 10 aos de nacimientos que
mas, o que menos, sujetos tengan.
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Como puedes ver, ahora es mucho mas manejable. Observa que el campo ANONA lo
muestra en negrita para que notes que est filtrado.
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S en el ejemplo eliges mostrar los datos en forma de porcentaje del total, nos ensea el
porcentaje que supone la cuenta de estos registros con respecto al total de todos ellos. El
resultado sera as:
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En ocasiones, interesa desglosar algunos elementos y otros no, bien porque no son
significativos, o bien porque se escapan al objetivo del estudio que quieres presentar.
Si quieres hacer esto, lo mas sencillo es utilizar los botones de Ocultar detalle y Mostrar
detalle que encontrars en la barra de herramientas de Tabla dinmica.
Con estos botones, puedes ocultar el detalle de un elemento determinado.
Por ejemplo, indcale que no quieres que muestre el desglose en estados civiles de los
hombres, pero s el de las mujeres.
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Campos calculados
Los campos calculados se crean como resultado de una frmula entre campos que ya
existen en tu seleccin.
Por ejemplo, puedes definir el campo meses como resultado de multiplicar el campo ao
por 12. Aqu no aporta mucha informacin, pero si trataras con cantidades monetarias
podras cambiar de euros a dlares o viceversa, podras calcular la cuenta de resultados
en funcin de las prdidas y ganancias, etc.
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Estas opciones son tambin mas tiles con variables de carcter econmico, porque
puedes calcular el margen de ganancias para un producto de una determinada forma,
pero fijar que en un determinado mes se calcula de otra forma.
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Nuestra tarea consiste en consolidar los datos de ambas hojas en una sola hoja, como
esta:
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Ubicamos la carpeta donde guardamos el archivo (en nuestro caso Datos.xls) y elegimos
el archivo.
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En el dilogo Elegir Columna veremos las dos hojas que contiene nuestro cuaderno
Para ver las tablas, que de hecho son las hojas del cuaderno, debemos asegurarnos que
la opcin Tablas del sistema est seleccionada. Para hacer esto apretamos el botn
Opciones
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Nuestro objetivo es agregar los campos Fecha y Cliente a la hoja Ventas. Apretamos el
signo + de Facturas para ver los campos, y elegimos Fecha y Cliente.
Ahora sealamos la tabla Ventas y pasamos todos los campos apretando la flecha
correspondiente.
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MsQuery nos pide que creemos un vnculo entre ambas tablas (unin). Haremos esto ms
adelante. Por ahora apretamos Aceptar y seguimos
Al apretar Aceptar se abre la interfaz del MS Query. En la parte superior vemos las tablas
de datos que hemos importado al MS Query. En la zona de datos, vemos todos los datos
de ambas tablas. Como podrn comprobar, en esta tabla hay 90 registros. Esto se debe a
que no hemos creado ningn vnculo especfico entre las dos tablas y por lo tanto se
crean registros redundantes.
Existen distintos tipo de vnculos entre tablas. Quienes tengan conocimientos de SQL,
podrn resolver el caso fcilmente. Para quien no conozca SQL, MS Query ofrece un
asistente, que es lo que emplearemos en este ejemplo.
En el men de MS Query elegimos Tablas-Uniones.
En la ventana de dilogo del asistente nos aseguramos que en Izquierda y Derecha figure
el campo Factura, en una ventanilla el campo de la tabla Facturas y en la otra l de
Ventas. Elegimos la opcin 3 de las opciones de unin (Left Outer Join, en SQL).
Apretamos Agregar y luego Cerrar. A continuacin apretamos el botn de Ejecutar
consulta ahora.
Excel activa la hoja de la cual hemos partido y abre un dilogo donde podemos elegir
desde que celda importar los datos. Existen varias opciones que son visibles al apretar los
botones Propiedades y Modificar consulta, y que invito a que investiguen por vuestra
cuenta.
Como ven, Excel tambin pone la barra de comandos Datos Externos. Esta barra nos
permite renovar los datos, con el icono "!" y tambin editar la consulta. Una de las grandes
ventajas de este mtodo es que Excel guarda un vnculo con las tablas de datos lo que
nos permite actualizar con comodidad y eficiencia la hoja de Excel cada vez que
cambiemos o agreguemos datos en las tablas de origen.
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Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabacin y la macro habr quedado
guardada. Para ejecutar la macro recin guardada seleccionar una nueva hoja de Excel
y seleccionar el comando Macros.
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Al pulsar el comando Macros se mostrar la lista de todas las macros existentes y de las
cuales podrs elegir la ms conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se
realizarn todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrs el resultado
esperado. Por supuesto que si utilizas el mtodo abreviado de teclado de la macro
entonces se omitir este ltimo cuadro de dilogo.
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El segundo mtodo para abrir este programa es, en mi opinin, el ms sencillo y rpido y
que es a travs del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic contiene varias
ventanas y barras de herramientas.
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7.4.3 IF
Esta estructura permite mediante una condicin, que se ejecute o no se ejecute
determinada tarea o lnea de cdigo.
Por ejemplo supongamos que tenemos en un formulario un control Label con la propiedad
Caption con el valor 50.
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7.4.4 CASE
La estructura Select Case se suele utilizar para evitar el uso de muchas clusulas If y de
esta manera no tener que anidarlas. La clasula Select evala una condicin y las
clusulas case contienen valores, si el valor que contiene la clusula case es igual a la
condicin que se evalu, ejecutar las instrucciones en dicha clusula.
Esta estructura es muy prctica. En el ejemplo anterior, la clusula Select case contiene
como condicin el valor de la variable llamada Nombre. Esa Variable toma el valor que
tenga un control Text1, entonces buscar en todas las clusulas case, y si encuentra una
igual a la condicin, ejecutar solo las instrucciones de la clusula case que tenga el
mismo valor, por ejemplo si ingresara el nombre "Martn" no se ejecutar ninguna clusula
Case. En cambio si ingreso "Jorge" se ejecutar solo las instrucciones que estn en la
seccin Case "Jorge" y asi...
En el caso anterior solo hemos colocado un valor para cada Case. Si quisieramos colocar
mas valores podramos hacerlo de esta forma:
Private Sub Form_Load()
Dim x As Integer
x = 10 'Le ponemos un valor a x
Select Case x
Case 5, 10
MsgBox "Se ejecut el case que tiene el 5 y el 10"
'Se ejecuta esta seccin
Case 15, 20
'Esto no se ejecuta
Case 25, 30
'Esto tampoco
End Select
End Sub
es decir que podemos listar los valores en los Case separados por comas. En el caso
anterior se ejecutar el case 5, 10 ya que la variable x vale 10.
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Los formularios en VBA no son ms que un cuadro de dilogo de Excel donde podremos
colocar controles que nos ayudarn a solicitar informacin del usuario. Podremos colocar
cajas de texto, etiquetas, cuadros combinados, botones de comando, etc.
Crear un formulario en Excel
Los formularios de Excel son creados desde el Editor de Visual Basic donde debemos
seleccionar la opcin de men Insertar y posteriormente la opcin UserForm.
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El texto de las etiquetas se modifica en la propiedad llamada Caption. Para realizar este
cambio solamente selecciona el control y se mostrar la ventana de Propiedades donde
podrs hacer la modificacin. De igual manera el texto desplegado en los botones de
comando se modifica en su propiedad Caption.
Cdigo para el botn Cancelar
El botn cancelar cerrar el formulario sin guardar la informacin capturada en ningn
lugar. El cdigo que debemos utilizar es el siguiente:
Private Sub CommandButton2_Click()
Unload Me
End Sub
Para agregar este cdigo puedes hacer doble clic sobre el control. La sentencia Unload
Me cerrar el formulario.
Cdigo para el botn Aceptar
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A diferencia del botn Cancelar, el botn Aceptar colocar los datos de las cajas de texto
en las celdas A1, B1 y C1. El cdigo utilizado es el siguiente:
Private Sub CommandButton1_Click()
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Me.TextBox1.Value
Worksheets("Hoja1").Range("B1").Value = Me.TextBox2.Value
Worksheets("Hoja1").Range("C1").Value = Me.TextBox3.Value
End Sub
Al pulsar el botn Aceptar se transferirn los valores de los controles TextBox hacia las
celdas de la Hoja1.
Botn para abrir formulario
Para facilitar la apertura del formulario puedes colocar un botn ActiveX en la hoja con el
siguiente cdigo:
Private Sub CommandButton1_Click()
UserForm1.Show
End Sub
Probar el formulario
Damos clic en el botn de formulario, nos abrir una ventana donde ingresaremos los
datos que deseamos capturar, damos clic en aceptar y aparecern ya en nuestra base de
datos.
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