Contenido

INTRODUCCION ..........................................................................................................................3
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ..................................................................4
1.

CONCEPTO .....................................................................................................................4

2.

UTILIDAD .........................................................................................................................4
2.1.

Para la entidad ..........................................................................................................4

2.2.

Para el personal de la entidad ...................................................................................5

2.3.

Para otras entidades pblicas ...................................................................................5

2.4.

Para quienes ejercen control sobre la entidad ...........................................................5

3.

ENTIDADES QUE DEBEN CONTAR CON UN ROF.........................................................6

4.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF ....................................................7

5.

PASOS PARA ELABORAR UN ROF ................................................................................9

6.

CONTENIDO DEL ROF ..................................................................................................15

6.1.

NDICE.....................................................................................................................15

6.2.

INTRODUCCIN .....................................................................................................15

6.3.

GENERALIDADES ...................................................................................................16

6.4.

TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS ...................16

Y FUNCIONES GENERALES. ............................................................................................16

6.5.

TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y

ATRIBUCIONES.

...........................................................................................................................................17
6.6.

TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES

INTERINSTITUCIONALES. .20

6.7.

TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y

FINALES.............................................................................................................................20
6.8.

ORGANIGRAMA GENERAL ....................................................................................21

6.9.

GLOSARIO DE TRMINOS .....................................................................................21

7.

PASOS PARA APROBAR UN ROF ................................................................................22

8.

REFORMULACION DEL ROF ........................................................................................24

INTRODUCCIN

El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF constituye una de las

herramientas ms importantes para una adecuada gestin administrativa de las
entidades del sector pblico. El presente trabajo tiene la finalidad de dar a
conocer los aspectos principales de este documento de gestin.
Para lo cual se muestra la importancia y los principales componentes que debe
contener, considerando el Decreto Supremo N 043-2006-PCM - Lineamientos
para

la

Elaboracin

Aprobacin

del

ROF

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

1. CONCEPTO
El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) es un documento
tcnico normativo de gestin institucional que contiene la organizacin
formal de una entidad pblica, es decir, contiene su estructura orgnica
as como las funciones generales y especficas de cada uno de sus
rganos y unidades orgnicas.

2. UTILIDAD
2.1. Para la entidad
Presenta una visin de conjunto de la entidad y de los rganos y
unidades que la componen.
Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a
los rganos y unidades orgnicas que la componen, evitando
duplicidades e identificando responsables.

2.2. Para el personal de la entidad

Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qu
atribuciones y responsabilidades le corresponde a cada uno de
los rganos y unidades orgnicas en los que labora, de modo tal
que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones.
Facilita la integracin del personal nuevo al contar con un
documento que lo orienta sobre el quehacer de los rganos y
unidades de la entidad.
2.3. Para otras entidades pblicas
Al delimitar los campos de actuacin de las entidades pblicas,
contribuye a una mejor coordinacin entre stas al facilitar la
bsqueda respecto de con quin coordino y sobre qu materias.
2.4. Para quienes ejercen control sobre la entidad
Facilita la labor de quienes ejercen algn tipo de control sobre la
entidad al identificar a los rganos responsables del cumplimiento
de las funciones encomendadas a la entidad.

3. ENTIDADES QUE DEBEN CONTAR CON UN ROF

Los Ministerios y sus Organismos Pblicos Descentralizados,
incluyendo los Reguladores, y dems entidades del ejecutivo con
calidad de pliego presupuestario.
El Poder Judicial, el Ministerio Pblico, el Jurado Nacional de
Elecciones, la Oficina Nacional de Procesos Electorales, el
Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, el Consejo
Nacional de la Magistratura, la Defensora del Pueblo, la
Contralora General de la Repblica, el Tribunal Constitucional, la
Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras de Fondo
de Pensiones y el Banco Central de Reserva del Per.
Los

Gobiernos

Regionales,

los

Gobiernos

Organismos Pblicos Descentralizados

Locales

sus

4. LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF

La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a) Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y
competencias de cada unidad orgnica.
b) Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad.
El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento.
c) Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos
de la institucin y orientada a reforzar a la presentacin de los
servicios pblicos.
d) Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con
delegacin y buscando generar valor en los procesos.
e) Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los
cambios polticos, econmicos y tecnolgicos.
f) Contener informacin por lo menos sobre:
Unidades Orgnicas.
Cadena de mando.
Funciones de las unidades orgnicas.

 Relaciones funcionales previstas.

Atribuciones especficas.
g) La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de
Organizacin

Funciones

corresponde

las

Oficinas

de

Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.

h) El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la
Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces.
i) La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin
del ROF. En general, procede la modificacin del ROF cuando se
apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o
indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios
que ofrece la Entidad.

5. PASOS PARA ELABORAR UN ROF

El paso 1, nos indica empezar identificando las funciones y la estructura
orgnica segn el marco legal.
o La entidad debe revisar las normas legales (Sustantivas, Sobre
Sistemas Administrativos y normas de Aplicacin General) que
determinan su existencia
o Cada entidad deber identificar el marco legal y las funciones y
criterios de organizacin que se desprenden del mismo, aplicable
a su accionar, y que debern verse reflejados en su ROF.
o Cada entidad deber hacer un cuadro de normas relacionados
con las competencias ambientales y sanitarias que le competen.
o Identificada la normatividad se proceder a elaborar una matriz
que sealar funciones generales, funciones especficas y reas
de la entidad segn lo sealado en las norma.
El paso 2, consiste en identificar las funciones y la estructura orgnica
segn la estrategia institucional.

o Es conveniente que se incluya un anlisis institucional de los

documentos de planeamiento elaborados por la entidad (antes de
definir la estructura de la organizacin y sus funciones), as las
responsabilidades otorgadas a los rganos y unidades orgnicas
no interferirn en el desarrollo de los objetivos y estrategias.

o Luego se deber elaborar una matriz identificando: las funciones,

determinar un rea responsable de la estrategia institucional,
verificar que la misin, visin y objetivos institucionales estn
acordes con las competencias y funciones que la ley seala para
la entidad.
El paso 3, es para identificar el estado actual de las funciones y la
estructura orgnica.
o Existen 2 fuentes de informacin para identificar las acciones que
viene realizando la entidad y ver si el ROF ha sufrido modificacin
alguna: el ROF vigente y el personal de la entidad.

o El ROF vigente. La modificacin del ROF resulta de la necesidad

que tiene la entidad de reestructurarse a fin de cumplir con sus
nuevas funciones que le hayan sido asignadas. En muchos casos
no ser necesario modificarlo completamente por lo que es
importante analizar el ROF vigente.

o Personal

de la entidad. Debe aplicarse un cuestionario a los

responsables de los rganos y unidades orgnicas de la entidad,

y de ser necesario, al personal identificado como clave en la
organizacin, as los responsables de elaborar el proyecto de
ROF podrn sustentar las modificaciones.
El paso 4, consiste en definir las funciones y la estructura orgnica de la
entidad.
o Primero, sobre la base del anlisis normativo, de la estrategia
institucional, del ROF vigente y los resultados del cuestionario, se
elaborar una matriz comparativa de todas las funciones, lo cual

ser el insumo bsico que tendr la entidad para plantear su

nuevo ROF.
o Segundo, se definen las funciones generales y especficas de la
organizacin, la matriz 5A ayuda a consolidar todas las funciones.
o Para describir y redactar las funciones, cuidar que cada funcin
no exceda un prrafo de 3 lneas, evitar el uso de adjetivos
calificativos, iniciar la descripcin de cada funcin con un verbo en
infinitivo, usar una redaccin sencilla, etc.
o Si la entidad considera conveniente crear nuevas reas en su
organizacin, debe ser muy prudente, pues implicara la
contratacin de personal adicional y por lo tanto, la necesidad de
ampliar sus mecanismos de control interno.

El paso 5, indica disear el organigrama de la entidad.

o El organigrama refleja la posicin de los rganos que lo
conforman, niveles jerrquicos, y facilita al personal el

o conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la

organizacin.
o Son requisitos fundamentales de un organigrama: precisin,
vigencia y uniformidad.
o El organigrama refleja la posicin de los rganos que lo
conforman y los niveles jerrquicos, y facilita al personal el
conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la
organizacin.
o Para disear un organigrama es necesario recopilar informacin
bsica sobre los rganos

y unidades orgnicas,

niveles

jerrquicos y las relaciones de coordinacin existentes.

o

Las figuras y lneas de conexin empleadas para disear un

organigrama, deben seguir criterios especficos, con el objeto de
uniformizar su representacin.

Un organigrama permite: apreciar a simple vista la estructura

general y las relaciones de trabajo de la entidad y muestra quien
depende de quin.

o La desventaja de un organigrama es que con frecuencia olvidan

actualizarlo.

El paso 6, consiste en analizar la viabilidad del Proyecto de ROF.

La entidad debe verificar que la propuesta de ROF es posible de

implementar.

El paso 7, en este paso se deber elaborar el documento de Proyecto de

ROF.
o El Proyecto de ROF deber contener ttulos, captulos y artculos.
* Ttulo Primero. De las disposiciones generales (detallar la
naturaleza jurdica, las relaciones de dependencia y funciones
generales de la entidad)
* Ttulo Segundo. De la estructura orgnica (descripcin
ordenada jerrquicamente de los rganos y unidades de la
entidad, descripcin que debe coincidir con el organigrama).

* Titulo Tercero. De las Relaciones Interinstitucionales (facultad

que tiene la Entidad de mantener relaciones con otras entidades
pblicas).

6. CONTENIDO DEL ROF

6.1.

NDICE
Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que
contiene el ROF.

6.2.

INTRODUCCIN
Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las
polticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en
el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad

de operatividad para que esta se cumpla. As mismo, se
describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y

Funciones, resaltando la funcin de los rganos de Lnea en

trminos de Servicios Pblicos.

6.3.

GENERALIDADES
Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del
Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento.

6.4.

TTULO PRIMERO: DE

LA NATURALEZA, FINALIDAD,

OBJETIVOS
Y FUNCIONES GENERALES.
Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia
propiedad y caractersticas permanente que ha recibido por
mandato constitucional.

La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental

para la que ha sido creada la institucin y a la que debe orientar

su existencia. Generalmente se define en funcin de que

productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad
o misin tambin puede desplegarse en objetivos vinculados al
corto y mediano plazo.

Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo

como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades
globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y
objetivos establecidos.

6.5.

TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y

ATRIBUCIONES.
En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la
naturaleza y funciones de los rganos de la Entidad. Se podr
agrupar los rganos afines en captulos.
Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se
proveen llevar a efecto.

Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano

en el ejercicio del cargo y las facultades y atribuciones de los
actos administrativos de su competencia.
6.5.1. Precisiones tcnicas
a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular,
supervisar, coordinar, ejecutar).
b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin
(Educacin de adultos, programas de vacunacin, rol de
vacaciones, etc.);
c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta
(Sector, Ministerio, Institucin Nacional, Regional, Local, etc.).
d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de
accin de las diferentes reas funcionales, cuidando de no
incurrir en omisiones o interferencias.

e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos

cumplan con los propsitos de planeamiento, organizacin,
direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades.
f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo.

6.5.2. Clasificacin de las funciones

a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin

administrativa), De Gestin (tcnico normativo/ Ejecutivos) y
Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones
vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el
Proceso Administrativo.
c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de
ejecucin, control, asesora y apoyo).

6.6.

TITULO

TERCERO:

DE

LAS

RELACIONES

INTERINSTITUCIONALES.
Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener
relaciones con personas naturales o jurdicas, nacionales o
extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias
a los fines que persigue.

6.7.

TTULO

CUARTO:

DISPOSICIONES

COMPLEMENTARIOS,

TRANSITORIAS Y FINALES
Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los
cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores.
Consignar los recursos con que contar el organismo, con
precisin de sus pautas, as como el origen de su patrimonio.
Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo
mejor aplicacin de las normas establecidas en los rubros
anteriores.

 Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en

forma temporal para la adecuada implementacin de la Entidad.
Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se
dejan en suspenso con las normas previstas.

6.8.

ORGANIGRAMA GENERAL
Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.

6.9.

GLOSARIO DE TRMINOS
Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el
Reglamento,

que

requieren

aclaracin

en

cuanto

significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

su

7. PASOS PARA APROBAR UN ROF

Paso 1. Elaboracin del Informe Tcnico Sustentara.

El proyecto de ROF para su aprobacin deber ser acompaado de

un Informe Tcnico Sustentara el cual consta de tres secciones:
Seccin 1. Justificacin (para sustentar la existencia de la nueva
estructura y de la creacin de los nuevos rganos, as como la
justificacin normativa que respalda la modificacin del ROF).
Seccin 2. Anlisis de la consistencia (se sustenta la coherencia
entre

la

estructura

orgnica

propuesta

las

necesidades

contempladas en documentos de planeamiento).

Seccin 3. Efectos Presupuestales (debe sustentar la coherencia
orgnica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad
con un horizonte de 3 aos).

Paso 2. Aprobacin del ROF Las entidades, a su vez, deben seguir los
siguientes pasos:

Visacin de la propuesta de ROF y del Informe Tcnico Sustentara

por el rgano que lo elabor.

Visacin de la Oficina de Asesora Jurdica, que verificar si cumple

con los dispositivos legales vigentes.

Remisin del proyecto de ROF al rgano que revisar que se

ajuste a los lineamientos previstos en el DS No 046-2006-PCM.

Si el informe es favorable se proceder a su aprobacin y promulgacin.

Paso 3. Difusin del ROF

Aprobado el ROF, este debe difundirse en todo el personal de la

entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional.

La versin electrnica debe ser puesta a disposicin del pblico en

la pgina web de la entidad.

8. REFORMULACION DEL ROF

La modificacin o actualizacin de un ROF se puede producir en los
siguientes supuestos:
a) Por un proceso de reorganizacin de la entidad aprobado conforme
a ley
b) Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo rgano
o unidad orgnica en su interior, o ajustar sus funciones para incluir
o dejar de hacer cierta actividad
c) Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan
cumplir con mayor eficiencia su misin y funciones.

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFA