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CONSIDERANDO
Que dentro de las prioridades del Centro de Investigacin Cientfica y de Educacin Superior de
Ensenada, se encuentra la de conservar en buen estado de funcionamiento las diferentes
instalaciones del Campus, reduciendo al mnimo el deterioro de las mismas, contribuyendo a la
economa de los recursos invertidos en la conservacin de las instalaciones, para que los
investigadores, acadmicos, administrativos y estudiantes puedan desarrollar sus proyectos sin
contratiempos y, los diferentes usuarios desempeen sus labores cotidianas en un clima de confort;
se hace necesario emitir las siguientes Polticas y Procedimientos de Mantenimiento Mayor y Menor,
como normas de observancia interna en la aplicacin y manejo del Programa Integral de
Mantenimiento (PIM) que ejecuta la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios a travs del
Departamento de Obras y Mantenimiento.
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA. Las presentes normas internas son de observancia obligatoria y tienen por objeto
establecer las disposiciones que se utilizarn en la planeacin, programacin, presupuestacin, y
ejecucin del Programa Integral de Mantenimiento (PIM), para mejorar las condiciones fsicas de los
muebles e inmuebles propiedad del CICESE. Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de la
normatividad en vigor aplicable en la materia.
SEGUNDA. Estarn sujetos a las disposiciones de la presente norma, todos aquellos trabajos que se
realicen con cargo al Programa Integral de Mantenimiento (PIM) en el CICESE.
TERCERA. La ejecucin del Programa Integral de Mantenimiento (PIM), se realizar propiciando el
uso eficiente, transparente y oportuno de los recursos financieros, destinados para su ejecucin.
CUARTA. Para los efectos de la presente norma se entender por:
Conservacin: Los trabajos o acciones destinados a preservar las caractersticas originales con las
que fue adquirido o construido un bien mueble o inmueble.
Mantenimiento preventivo: Es la revisin sistemtica realizada con personal del Departamento de
Obras y Mantenimiento, a efecto de conocer el estado que guardan los inmuebles del CICESE y,
con ello atender la oportuna deteccin de problemas principalmente en el funcionamiento de las
instalaciones elctricas, hidro-sanitarias, gas, etctera.
Mantenimiento de emergencia: Consiste en la reparacin inmediata de problemas en las
instalaciones de agua potable, aguas residuales, gas, instalaciones sanitarias, instalaciones
elctricas y en general todas aquellas fallas que ocasionen la suspensin o limitacin del desarrollo
de proyectos y labores en el Campus CICESE.
Mantenimiento menor: Se define como la ejecucin de los trabajos para conservacin o reparacin
de los bienes muebles e inmuebles propiedad del CICESE, cuya finalidad es reducir el deterioro, la
depreciacin acelerada o corregir fallas o descomposturas y, se ejecuta para reestablecer las
condiciones de utilidad y operacin adecuada del mobiliario o instalaciones y que estos funcionen
normalmente.
Ser mantenimiento menor cuando estos trabajos sean de escasa complejidad tcnica y bajo monto.
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Este tipo de mantenimiento representa un instrumento de reduccin de costos en la conservacin del

mobiliario y la infraestructura del CICESE, al solucionar problemas que de no atenderse a la
brevedad podran causar interrupciones inesperadas en las actividades desempeadas por las
diferentes reas.
En este sentido pueden desarrollarse cinco diferentes tipos de trabajos de mantenimiento menor que
en forma genrica, enunciativa mas no limitativamente son:
Trabajos Diversos:
1) Aplicacin de pintura interior en reas comunes de edificios, pasillos y
baos
2) Limpieza y pintura de trfico en las reas de estacionamiento, arbotantes
y postera
3) Limpieza y pintura en barandales y pasamanos interiores y exteriores de
los edificios
4) Limpieza de alcantarillado pluvial de los diferentes edificios
5) Limpieza de azoteas y revisin de ventanales de edificios
6) Trabajos de cerrajera: ajuste y mantenimiento de chapas de puertas y
muebles, hacer copias de llaves, cambio de chapas de puertas
7) Revisin y lubricacin de persianas
8) Instalacin de pizarrones y corchos
Trabajos de Electricidad:
1) Mantenimiento de centros de carga de los edificios (ajustes, limpieza,
etiquetado)
2) Revisin y reparacin de tomacorriente y apagadores
3) Revisin y reparacin de lmparas de todos los edificios
4) Revisin y reparacin de lmparas de emergencia y en reas de
estacionamiento
5) Cambio de tubos fluorescentes y balastros de lmparas, reposicin de
tomacorrientes y apagadores
6) Revisin de motores y bombas para recomendar el mantenimiento
preventivo externo
7) Revisar las instalaciones de alta tensin del CICESE.
8) Monitoreo de la medicin de consumos elctricos
Trabajos de plomera:
1) Mantenimiento preventivo y correctivo de baos (lavamanos, mingitorios,
fluxmetros y vlvulas de W. C.)
2) Cambiar muebles sanitarios y accesorios de baos
3) Revisin y cambio de llaves de jardn
4) Revisin y reparacin de lneas de alimentacin de agua potable a
edificios
5) Revisin y reposicin de flotadores e interruptores de cisternas
6) Cambio de filtros purificadores en alimentacin de agua potable a edificios
7) Control y medicin de consumos de agua potable en el Campus
8) Reparacin de fugas de agua potable
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9) Reparacin de las tuberas que bombean agua de la planta de

tratamiento de aguas residuales
10) Realizar ampliacin de instalaciones en el sistema de riego con aguas
residuales
Trabajos de jardinera:
Limpieza y mantenimiento de las reas de jardn
Limpieza de las reas de estacionamiento
Podar csped en las reas de jardn y arbustos de las jardineras
Podar rboles en diferentes espacios del Campus
Retirar al rea de concentracin de desechos orgnicos, la basura
generada en los trabajos de jardinera
6) Reforestacin de diferentes espacios del Campus
7) Mantenimiento a macetones interiores en los diferentes edificios (reas
Comunes)
8) Control del sistema de riego con aguas residuales
1)
2)
3)
4)
5)

Trabajos de carpintera:
1) Revisin y lubricacin de chapas y bisagras de puertas en todos los
edificios
2) Reparacin y mantenimiento de muebles de madera del CICESE
3) Mantenimiento de las puertas de madera de todos los edificios
4) Acondicionar y hacer modificaciones menores en el mobiliario de madera
del CICESE
Mantenimiento mayor: Se define como la ejecucin planificada de trabajos realizados con la
finalidad de acondicionar, adecuar, conservar, rehabilitar o corregir fallas en los bienes muebles e
inmuebles propiedad del CICESE. Las acciones de mantenimiento mayor conllevan la asignacin de
los trabajos a proveedores externos a travs de una orden de trabajo para mantenimiento mayor.
Su ejecucin se realiza por cuenta de terceros debido principalmente a que por su grado de
complejidad requieren de mayor capacidad tcnica y equipo.
Los trabajos sern considerados de mantenimiento mayor siempre y cuando al ejecutarse no
incrementen la capacidad instalada del mueble, edificio o instalacin.
La principal finalidad del Mantenimiento Mayor, es atender a los usuarios del CICESE, en las
necesidades de acondicionar la infraestructura y edificios existentes, para el mejor desarrollo de los
proyectos que son operados en el Centro. Este tipo de trabajos invariablemente se har con la
presentacin de la solicitud de mantenimiento mediante los sistemas administrativos, y deber ser
canalizada a travs del Departamento de Obras y Mantenimiento, propiciando el adecuado orden y
seguimiento de la misma, de acuerdo con los lineamientos internos y normas vigentes en materia de
mantenimiento de acuerdo con el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administracin Pblica
Federal.
Algunos de los trabajos que se clasifican como mantenimiento mayor son:
1) Trabajos de remodelacin y acabado de instalaciones
2) Impermeabilizacin de cubiertas en los diferentes edificios
3) Instalaciones hidro-sanitarias, gas, aire acondicionado, aire, voz y datos
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4) Instalaciones elctricas de mayor grado de complejidad

5) Herrera
6) Carpintera cuando se trate de acondicionamiento de muebles existentes
7) Recubrimiento de pisos
8) Pintura
9) Escaleras
10) Vidriera y cancelera
11) Otros (aquellos que por su naturaleza y origen de los recursos
presupuestales no sean considerados como obra pblica).
QUINTA. No se consideran acciones materia del Programa Integral de Mantenimiento (PIM):
1) La adquisicin de cualquier tipo de equipamiento elctrico o electrnico.
2) El suministro de mobiliario y equipo de cmputo para oficinas
administrativas.
3) La adquisicin de equipos y maquinaria de cualquier taller o laboratorio
4) Suministro de alarmas ssmicas y antirrobo
5) Trabajos especializados para conexiones de Internet y telefona
6) Ampliacin de instalaciones mediante la construccin de nuevos espacios
o sus anexos tales como: nuevos cubculos, aulas, salones de usos
mltiples, etctera.
7) Trabajos de intendencia como limpieza de instalaciones, recoleccin de
basura, fumigacin, movimiento de muebles y equipo de laboratorio.
SEXTA. El Departamento de Obras y Mantenimiento se coordinar con el Departamento de
Informtica, en lo referente a desarrollar e implementar mecanismos computarizados que hagan ms
expedita la formulacin de solicitudes de mantenimiento, recepcin de autorizaciones y en general
el establecimiento de controles que propicien la ptima operacin del PIM.

CAPITULO II
PLANEACIN, PROGRAMACIN Y PRESUPUESTACIN
SPTIMA. En la planeacin y programacin de los trabajos relacionados con el PIM, las unidades
administrativas, se sujetarn a los objetivos y prioridades previstas por el CICESE de acuerdo con lo
siguiente:
1. La planeacin de los trabajos de mantenimiento mayor contemplados en el PIM
invariablemente debern observarse los siguientes criterios para priorizar:
a) En primer trmino se observar la preservacin de la seguridad del personal y el
inmueble;
b) En segundo trmino su funcionalidad y confort;
c) En tercer lugar la imagen, el diseo arquitectnico y aspecto del inmueble.
2. Derivado de lo anterior tendrn prioridad:
a) Tendrn prioridad aquellas instalaciones que tengan problemas estructurales o de
acondicionamiento, o que pongan en riesgo la integridad fsica del personal del
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CICESE, as como aquellas que requieran de mantenimiento urgente, por el

grado de deterioro que presente el mueble o inmueble.
b) Los inmuebles que tengan problemas graves de funcionamiento en sus servicios
bsicos como instalaciones elctricas, hidrulicas, sanitarias, cancelera, etc.
c) Asimismo, aquellas instalaciones que como resultado del levantamiento fsico
hecho por el Departamento de Obras y Mantenimiento, se determine que ponen
en riesgo la integridad fsica de las personas o alteran el servicio, la salubridad, la
seguridad o por circunstancias que puedan provocar prdidas o costos
adicionales al CICESE.
d) Aquellas instalaciones que no hayan sido considerados en el programa de
mantenimiento de aos anteriores y presenten necesidades urgentes de
mantenimiento.
OCTAVA. Para que el Departamento de Obras y Mantenimiento pueda dar trmite a una solicitud de
mantenimiento mayor presentada por los usuarios a travs de sistemas administrativos, ser
requisito indispensable que l mismo designe una cuenta presupuestal, la que deber contener la
suficiencia de recursos que sern empleados para ejecutar los trabajos solicitados.
NOVENA. Si por las caractersticas y magnitud de los trabajos solicitados, estos no son de aquellos
contemplados dentro del PIM y, se refieren a obra pblica o adquisiciones, el Departamento de
Obras y Mantenimiento proceder a la devolucin del trmite a las reas solicitantes.
DCIMA. Debido a que la ejecucin de los trabajos de mantenimiento del Programa Integral de
Mantenimiento (PIM) se lleva a cabo para mejorar las condiciones fsicas de los muebles e
inmuebles propiedad del CICESE, cuando se realicen trabajos de rehabilitacin, acondicionamiento o
conservacin, deber evitarse en lo posible que este tipo de trabajos causen contratiempos en el
desarrollo de los proyectos y labores de las distintas reas, as como la realizacin de reparaciones
parciales o temporales que slo postergan en el corto plazo la aparicin de nuevas fallas.
CAPTULO III
FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL AREA DE MANTENIMIENTO
DCIMA PRIMERA. Con la finalidad de dejar claramente establecidas las actividades y mecanismos
contemplados en el PIM, de forma tal que oriente a los usuarios del CICESE en lo que respecta a las
labores realizadas por el Departamento de Obras y Mantenimiento, se describe en forma genrica
algunas de las acciones a seguir:
PROCEDIMIENTO PARA ATENCIN DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO
1. TRABAJOS DE GABINETE (OFICINA):
1.1 Diariamente a primera hora el encargado de captar las solicitudes de mantenimiento
elaboradas por los usuarios mediante los sistemas administrativos, recuperar e imprimir
todas las solicitudes que hayan sido presentadas al departamento.
1.2 Separar las solicitudes en tres tipos diferentes:

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a)

Servicios: (mover muebles, limpiar ventanas, lavar alfombras, etc.) stas sern
entregadas al Departamento de Servicios Generales (recabando firma de recibido), y se
notificar va correo electrnico al usuario que present la solicitud, que esta fue
canalizada para su atencin a ese departamento.

b)

Mantenimiento Menor: Se entregarn al Supervisor del rea de mantenimiento menor,

para que verifique que se trata de trabajos de este tipo. Caso contrario las regresar a la
oficina para que sean turnadas al rea de mantenimiento mayor.

c)

Mantenimiento Mayor: Se entregarn al Supervisor del rea de mantenimiento mayor,

quien dar seguimiento al proceso establecido para la atencin de estas solicitudes.

1.3 Durante la jornada laboral, se revisar constantemente los sistemas administrativos para
detectar nuevas solicitudes presentadas, dando seguimiento a los numerales 1.1 y 1.2.
1.4 Al finalizar la jornada de trabajo se revisarn todas las solicitudes atendidas y el estatus de
las recibidas, para llevar a cabo el llenado del formato de control de avance diario de trabajo.
2. TRABAJOS DE CAMPO DE MANTENIMIENTO MENOR:
2.1 El Supervisor de mantenimiento menor integrar los reportes de las cuadrillas en forma
quincenal para elaborar un reporte global, el cual revisar en forma conjunta con el Jefe del
Departamento de Obras y Mantenimiento, como una forma para definir prioridades y disear
programas de trabajo preventivos.
2.2 Una vez verificadas las solicitudes de mantenimiento menor presentadas por los usuarios, el
Supervisor del rea, asignar a las diferentes cuadrillas la carga de trabajo para ese da.
2.3 El Supervisor de mantenimiento menor, realizar continuos rondines, para establecer
comunicacin con todas sus cuadrillas de trabajo, en cuanto a posibles contratiempos o para
verificar el avance y calidad de los trabajos desarrollados.
2.4 En caso de ausencia del Supervisor de mantenimiento menor, la asignacin de la carga de
trabajo la realizar el encargado de imprimir las solicitudes, dando seguimiento a lo
establecido en el numeral 2.2.
2.5 En caso de la ausencia del Supervisor de mantenimiento menor, el encargado de cada
cuadrilla ser responsable de acudir con el encargado de imprimir las solicitudes, para
recabar aquellas que hayan llegado de ltima hora y proceder a realizar la revisin que
determinar que realmente corresponden a su rea. Caso contrario las regresar al
encargado de imprimir las solicitudes, quien las turnar al rea correspondiente para su
seguimiento.
2.6 Una vez que haya terminado de realizarse el trabajo solicitado, el Supervisor de
mantenimiento menor establecer comunicacin con el usuario o quien se encuentre en el
rea, para confirmarle la terminacin del trabajo y recabar la conformidad del mismo.
2.7 Con periodicidad quincenal, los das viernes los encargados de cada cuadrilla realizarn
rondines de verificacin de las instalaciones que regularmente atienden, entregando al
Supervisor de mantenimiento menor un reporte de aquellas reas que requieren atencin.
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2.8 Cualquier situacin fuera de lo normal, que amerite toma de decisiones en cuanto a tiempo
de trabajo, complejidad del mismo o requerimiento de materiales, en primera instancia se
har del conocimiento inmediato del Supervisor de mantenimiento menor. En ausencia de
este, al Jefe o al Administrador del Departamento de Obras y Mantenimiento, para que sean
ellos los que decidan las actividades a realizar, tomando en cuenta las cargas de trabajo y
prioridades.
3. TRABAJOS DE CAMPO DE MANTENIMIENTO MAYOR:
3.1 El Supervisor de mantenimiento mayor es quien dar atencin y seguimiento a las
solicitudes de este tipo de trabajos, procediendo a realizar la revisin que determinar
que realmente corresponden a esta rea. Si es el caso iniciar procedimiento de
mantenimiento mayor. En caso de ausencia del Supervisor de mantenimiento mayor, el
encargado de estas labores ser la persona designada provisionalmente por el Jefe del
Departamento de Obras y Mantenimiento.
3.2 Una vez recibidas y verificadas las solicitudes de mantenimiento mayor, el Supervisor
del rea, iniciar los trmites para la integracin de los anteproyectos correspondientes,
contemplando en ellos los requerimientos especiales del usuario.
3.3 Si los trabajos de acondicionamiento, adecuacin o conservacin requeridos incluyen
maniobras en la infraestructura de voz y datos, el Supervisor de mantenimiento mayor
entablar comunicacin con el Departamento de Redes, para que sean ellos quienes
determinen los requerimientos de materiales, equipo y obra que se requiere en la
infraestructura de comunicacin del CICESE y en caso necesario, elaboren el proyecto
simplificado correspondiente.
3.4 El Supervisor de mantenimiento mayor integrar a los expedientes, las cotizaciones de
los trabajos requeridos, mismas que se harn del conocimiento del usuario solicitante.
3.5 En caso procedente, el Supervisor de mantenimiento mayor deber presentar al usuario
solicitante el proyecto simplificado y el presupuesto correspondiente, incluyendo
aquellos proporcionados por el Departamento de Redes, en cuanto a trabajos de
infraestructura de voz y datos. Una vez que el usuario va sistemas administrativos
autoriz el presupuesto presentado y realiz el compromiso de los recursos financieros
para ejecutar los trabajos, el Departamento de Obras y Mantenimiento ser el
encargado de dar seguimiento al proceso de adjudicacin y ejecucin de los mismos.
3.6 El Administrador del Departamento de Obras y Mantenimiento, proceder a elaborar la
orden de trabajo para mantenimiento mayor correspondiente, a obtener las garantas
(en caso de proceder de acuerdo con la magnitud y complejidad de los trabajos) y a
realizar los trmites de pago del anticipo.
3.7 Durante la ejecucin de los trabajos, el Supervisor de mantenimiento mayor realizar
revisiones peridicas, para evaluar el cumplimiento de los mismos en los trminos de la
orden de trabajo para mantenimiento mayor y proyecto. En caso de que los trabajos
que se estn construyendo incluyan obra de infraestructura de voz y datos, se
coordinar con el Departamento de Redes para que se realice una supervisin conjunta
de los mismos.
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3.8 Cuando los trabajos ejecutados se hayan construido de acuerdo a las instrucciones y
especificaciones dadas al proveedor, y si el Departamento de Obras y Mantenimiento y
el Departamento de Redes, en su caso, consideran procedente recibirlos para su
operacin, el Supervisor de mantenimiento mayor, establecer comunicacin con el
usuario o quien se encuentre en el rea, para confirmarle su terminacin y recabar la
conformidad del mismo.
3.9 Una vez recibidos de conformidad por el usuario los trabajos, proceder dar inicio al
trmite de liquidacin correspondiente.
3.10 Finiquitados los trabajos de mantenimiento mayor, y habiendo obtenido la conformidad
del usuario, ser obligacin de la unidades administrativas solicitantes el recibir el
inmueble para su operacin. La entrega deber constar por escrito mediante el formato
de acta de entrega simplificada de instalaciones.
3.11 El Supervisor de Mantenimiento Mayor integrar las solicitudes atendidas y rendir
por escrito el informe correspondiente al Jefe del Departamento de Obras y
Mantenimiento.
CAPTULO IV
INTERACCIN Y ASESORIA A LAS DIFERENTES UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DCIMA SEGUNDA. El Departamento de Obras y Mantenimiento:
1. Proporcionar la asesora tcnica necesaria a las diferentes reas solicitantes, en cuanto a la

ejecucin de trabajos de mantenimiento menor y mayor se refiere.

2. Estar pendiente del tipo de trabajos solicitados, para considerar que los requerimientos de

los usuarios no puedan ocasionar daos, interferencias o suspensiones en las labores y

desarrollo de proyectos.
3. Entregar por escrito los trabajos de mantenimiento al usuario del rea solicitante. Dicha

entrega incluir, si es necesario, una memoria descriptiva de los trabajos, nmero de

inventario de los bienes instalados, manuales e instructivos de operacin de equipos,
procedimiento y vigencia para reclamacin de falla en equipos o trabajos mal ejecutados.
4. Contar con un rea tcnico-administrativa especial para llevar a cabo la planeacin,

operacin y seguimiento del PIM, as como la elaboracin de los reportes con la

programacin actualizada y los avances fsicos-financieros de los trabajos incluidos en el
PIM. Asimismo llevar control de cualquier modificacin de las metas programadas.
5. Llevar un control respecto de las solicitudes atendidas por peticiones o quejas recibidas

relativas a la ejecucin de trabajos de mantenimiento.

CAPTULO V
CRITERIOS PARA CATALOGAR LOS ESPACIOS SUSCEPTIBLES DE MANTENIMIENTO
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DCIMA TERCERA. Para efectos de los trabajos de mantenimiento menor, se identificarn como:
REAS COMUNES.
Aquellas reas de uso comn como son pasillos, baos, estacionamientos, accesos a edificios,
alcantarillas, barandales, lmparas de oficinas, jardines y en general todas aquellas que no se
identifiquen con la utilizacin especfica del algn usuario o rea usuaria.
Para atender los trabajos de mantenimiento menor dentro de esta opcin existen dos alternativas:
1) Reporte de Externos: Bastar con que algn usuario del CICESE identifique la situacin

anmala y se efecte el reporte telefnico al Departamento de Obras y Mantenimiento a la

extensin 22412.
2) Deteccin Interna: El desperfecto es detectado por las cuadrillas de mantenimiento y se procede

a su reparacin de acuerdo a un programa de trabajo establecido.

En ambos casos el Departamento de Obras y Mantenimiento deber elaborar la correspondiente
solicitud de mantenimiento para atender los trabajos de mantenimiento requeridos.
REAS DE USUARIOS:
Se consideran reas de usuarios, todas aquellas que no formen parte del catlogo de reas
comunes arriba especificado. Para atender una solicitud de mantenimiento menor presentada por
un usuario, se deber generar el formato solicitud de mantenimiento a travs de los sistemas
administrativos, donde entre otros datos, se especificar lo ms claramente posible el tipo de
trabajos solicitados. Esta opcin invariablemente debe traer la cuenta presupuestal a la que el
usuario pide que sea cargado el material que se requiera para realizarlo.
DCIMA CUARTA. Para efectos tener acceso a la opcin de solicitar trabajos de mantenimiento
mayor, se deber atender lo siguiente:
REAS DE USUARIOS:
Esta opcin ser utilizada por los usuarios del CICESE a travs de la solicitud de mantenimiento
generada dentro de los sistemas administrativos. El proceso incluye que se tenga que presupuestar
y asignar los trabajos a proveedores externos, por lo que conlleva una serie de tareas adicionales en
interaccin directa entre el usuario y el Departamento de Obras y Mantenimiento. Invariablemente la
solicitud puesta por el usuario deber traer especificada la cuenta presupuestal a la que desea que
sea cargado el importe de los trabajos, previa autorizacin y compromiso de l mismo, va
sistemas administrativos.
REAS COMUNES.
Los trabajos a realizar dentro de esta opcin, invariablemente debern ser acordados con la
Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios y en caso de trabajos mayores con la Direccin
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Administrativa, para definir la participacin de las diferentes reas en lo referente a los recursos
financieros que debern aportar.
DCIMA QUINTA. Para la atencin de emergencias ocasionadas por cualquier fenmeno natural
(lluvias, vientos, etc.) o algn incidente surgido en las instalaciones del CICESE, las cuadrillas de
mantenimiento trabajarn coordinadamente bajo las rdenes del Supervisor de mantenimiento
menor, y en ausencia de ste a las rdenes del Jefe del Departamento, disponindose a dar
seguimiento al plan de trabajo que se haya trazado para la atencin de esa eventualidad.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PARA ATENCIN DE

SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO MAYOR
Inicia

Un usuariodel CICESE
presenta solicitudde
mantenimientomayor va
sistemas administrativos.

El rea
requierelos
trabajos
solicitados ?

Depto. deObras y
Mantenimientoimprime la
Solicitudy enviaacusede
reciboal usuario viacorreo
electrnico

Investigar los motivos y

archivar lasolicitudy
presupuestoenel Depto. de
Obras y Mantenimiento

NO

Depto. deObras y Mantto.

adjudicalos trabajos alamejor
cotizacinenprecioy calidad,
elaborandoorden/contrato
Proveedor presentafactura,
(fianzasi procede), seda
trmiteal anticipoacordadoe
inicialos trabajos

es suficienteel
recurso
comprometido?
C

MantenimientoMayor
supervisalos trabajos y solicita
correcciones encasodeser
necesario

SI

Depto. DeObras y Mantto.

solicitalareclasificacinde
recursos aTesorera

NO

S
Depto. deObras y Mantto.
solicitaal reao
departamentoque
comprometalos recursos va
sistemaparallevar acabo
los trabajos solicitados

Serealizalaevaluacindelas
cotizaciones presentadas por
los proveedores

NO

NO

Se
comprometi
el recurso?

El DepartamentodeObras y
Mantenimientorealizael actode
aperturasimpledecotizaciones
delos trabajos requeridos

Depto. deObras y
Mantenimientoverificasi el
recursocomprometidoes
suficientepara los trabajos

SerecabalaAutorizacindel
presupuestopor partedel
reasolicitante oJefede
Departamento

SI

SI

Depto. deObras y
Mantenimientovisitaal
usuario, vendetalles y
procedearealizar un
anteproyectoy presupuesto

Fueautorizado
el presupuesto
?

proceso

EnSistemas Administrativos se
elaborala "ordendetrabajode
mantenimiento" paratramitar
posteriormentelos pagos

Depto. deObras y
Mantenimientoinvitaa
proveedores paraquepresenten
cotizaciones delos trabajos que
fueronsolicitados por el usuario

NO

SI
Depto. deObras y Mantto.
verifica terminacin
satisfactoriade trabajos ,
elabora finiquitopara pago

Searchivaladocumentacin
enExpedienteUnitario

Finaliza
proceso

los trabajos son

delacalidad
requeridapor el
solicitante?

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PARA ATENCIN DE

SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO MENOR

Inicia

proceso

Undepartamentooreadel
CICESEpresenta Solicitud
deMantenimientoMenor al
Depto. deObras y Mantto.

El supervisor demantenimiento
menor, asignalos trabajos asus
diferentes cuadrillas

El supervisor demantenimiento
menor realizarondines para
verificar quelos trabajos se
realicenconoportunidad y
calidad

Depto. deObras y
Mantenimientoimprime la
Solicitudy enviaacusede
reciboal usuario viamail
(anexo2)
Depto. deObras y
Mantenimientoclasificalas
solicitudes enmantenimiento
mayor y menor y procedea
turnarlas alos supervisores

Selogroterminar
el trabajo
satisfactoriamente?

Las cuadrillas realizan labores

deinspecciondelas
instalaciones quetienen
encomendadas

Investigar los motivos.

Si es necesariotomar
decisiones informar al
Supervisor oal Jefedel
Depto. deObras y
Mantenimiento

NO

NO
SI

SI

Haysolicitudes
deservicoque
no
correspondena
mantenimiento

Turnarlas al Depto.
deServicios
Generales,
notificandoal
usuario(anexo3)

SI

Establecer comunicacinconel
usuarioparaconfirmarlela
terminaciny recabar su
aprobacinenel formato

Establecer comunicacincon
el usuariodelas instalaciones
parapedirlequepresentela
solicitud
El supervisor demantenimiento
menor archivalas solicitudes
terminadas y actualizala
estadsticaparaelaborar
informes mensuales

Comunicarseconel supervisor
paraatender mas solicitudes de
mantenimientomenor

NO

Sedetectla
necesidadde
realizar algn
trabajoenunrea
odepartamento?

El supervisor de
mantenimientomenor visitael
reasolicitantepararevisar si
los trabajos requeridos
correspondenasurea

Sontrabajos
de
mantenimiento
menor?

EL

SI

Finalizael
proceso

Existela
necesidadde
atender algun
trabajode
emergencia?

NO

Turnarlas a
MantenimientoMayor
paraqueactivesu
propioproceso

NO
B

SI

FORMATOS DE APOYO UTILIZADOS POR

AREA DE MANTENIMIENTO

CENTRO DE INVESTIGACIN CIENTFICA Y DE

ELABORADO POR

INTEGRADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR

Administracin de Obras y
Mantenimiento

Jefatura del Depto. de Obras y

Mantenimiento

Subdireccin de Recursos Materiales y

Servicios

Direccin Administrativa

12

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

6C

CODIGO

MANTENIMIENTO

FECHA DE
ENTRADA EN
VIGOR

MAYOR Y MENOR

AREA

DEPARTAMENTO
DE OBRAS Y
MANTENIMIENTO

EDUCACIN SUPERIOR DE ENSENADA

SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE OBRAS Y MANTENIMIENTO

ORDEN DE TRABAJO PARA MANTENIMIENTO MAYOR

NOMBRE DEL PROVEEDOR

FOLIO

FAVOR DE REALIZAR
LOS TRABAJOS ABAJO DESCRITOS, CON CARGO AL CENTRO DE
INVESTIGACIN CIENTFICA Y DE EDUCACIN SUPERIOR DE ENSENADA, CONFORME AL
PRESUPUESTO AL SIGUIENTE PRESUPUESTO

FECHA

NOMBRE DE LOS TRABAJOS

DESCRIPCIN DE LOS TRABAJOS

UNIDAD

CANT

P.U.

IMPORTE

CONDICIONES DE PAGO
ESTA ORDEN DE TRABAJO AMPARA LA
CANTIDAD DE

FIRMA DE ACEPTACIN DEL PRESTADOR DEL SERVICIO O PROVEEDOR

RECIB
DE
CONFORMIDAD
PARA
SU
EJECUCIN, LA ORDEN DE TRABAJO NO. ___
NOMBRE Y FIRMA DEL PRESTADOR DEL SERVICIO O PROVEEDOR

FIRMAS
AUTORIZO

VO.BO.

UNIDAD EJECUTORA

DIRECTOR ADMINISTRATIVO DEL

CICESE

SUBDIRECTOR DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS

JEFE DEL DEPTO. DE OBRAS Y

MANTENIMIENTO

REVERSO DE LA ORDEN DE TRABAJO PARA MANTENIMIENTO MAYOR

ELABORADO POR

INTEGRADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR

Administracin de Obras y
Mantenimiento

Jefatura del Depto. de Obras y

Mantenimiento

Subdireccin de Recursos Materiales y

Servicios

Direccin Administrativa

13

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Orden de Trabajo que suscriben por una parte el Centro

de Investigacin Cientfica y de Educacin Superior
de
Ensenada,
representado
por
su
Director
Administrativo quien para los efectos de este documento
ser denominado "El CICESE" y por la otra el prestador
de los servicios objeto de la presente orden de trabajo,
representado por el mismo, quien en el presente ser
denominado El Prestador del Servicio de completa
conformidad con las siguientes declaraciones, clusulas
y reglas de operacin:
D e c l a r a c i o n e s:
La Direccin Administrativa del CICESE valido los
recursos financieros requeridos para ejecutar la presente
orden de trabajo mediante la radicacin de fondos en las
partidas presupuestales del usuario. Que la adjudicacin
de esta orden de trabajo se realizo directamente. Que se
cuenta con las especificaciones y dems autorizaciones
que se requieren para la realizacin de los trabajos objeto
de la presente orden de trabajo.
" El Prestador del Servicio" declara:
Que tiene capacidad jurdica y tcnica para obligarse a la
ejecucin de la orden de trabajo arriba mencionada.
Que tiene domicilio marcado en sus comprobantes
fiscales es su domicilio legal, mismo que seala para
recibir toda clase de notificaciones.
Que cuenta con el Registro Federal de Causantes que se
cita en el comprobante fiscal entregado, el cual esta
vigente.
Que conoce plenamente el contenido de las normas de
construccin vigentes y las especificaciones de los
servicios y obras y los montos derivados del presupuesto
en el que se consignan los precios y las cantidades de
trabajo, que como anexos, debidamente firmados por las
partes, forman parte integrante de este documento.
Que ha inspeccionado debidamente el sitio donde se
realizara los trabajos objeto de la orden de trabajo y ha
considerado todos los factores que intervienen en su
ejecucin.
Que es su voluntad expresa, dar cabal cumplimiento a la
ejecucin de los trabajos amparados con la presente
orden de trabajo en estricto cumplimiento a la cotizacin
proporcionada por el mismo.
C l a u s u l a s:
Primera.- Objeto de la Orden de Trabajo
"El CICESE" encomienda a El Prestador del Servicio
y este se obliga a realizar hasta su terminacin, de
conformidad con las normas de construccin,
especificaciones, unidades de medicin, cantidades de
trabajo y precios unitarios y cotizacin entregada, los
trabajos de acuerdo con la cotizacin y condiciones
especificadas en la misma
Los trabajos se realizaran con los materiales, calidad y
dimensin y en el tiempo programado segn datos y
documentos presentados en la cotizacin de El
Prestador del Servicio, que se agrega a esta orden de
trabajo como parte integrante de esta clusula, los cuales
se reproducen y ratifican en todos sus puntos, como si se
insertara a la letra en obvio de repeticiones, y
debidamente firmado por las partes,

El monto total de la orden de trabajo es el anotado en la

cartula del presente documento, el cual Incluye el
impuesto al valor agregado.
Tercera.- Plazo de ejecucin.El Prestador del Servicio se obliga a realizar los
trabajos en el plazo de ejecucin especificado en la orden
de trabajo de conformidad con el programa acordado.
Cuarta.- Disponibilidad del inmueble."El CICESE" pondr a disposicin de El Prestador del
Servicio, a mas tardar el da establecido como fecha de
inicio de los trabajos, el lugar en que debern ejecutarse;
en caso de incumplimiento, El CICESE prorrogara por
un periodo igual al retraso, el plazo convenido para la
fecha de terminacin de los trabajos.
Quinta.- Anticipos.-

MANTENIMIENTO

FECHA DE
ENTRADA EN
VIGOR

MAYOR Y MENOR

AREA

Para que El Prestador del Servicio realice la

adquisicin de materiales necesarios para iniciar
los trabajos ordenados, "El CICESE" le otorgara el
anticipo acordado en la orden de trabajo.
Sexta.- Forma de pago.El CICESE y El Prestador del Servicio
convienen que la mencionada orden de trabajo se
pague mediante la presentacin de su factura la
cual ser entregada al Departamento de Obras y
Mantenimiento, quien deber revisar y, en su caso
autorizar el tramite de dicha factura, una vez que
los trabajos estn ejecutados a entera satisfaccin
de El CICESE, para que una vez aprobada sea
pagada en las oficinas de la Tesorera del CICESE,
en la ciudad de Ensenada, B. C., dentro de un
plazo no mayor de quince (15) das naturales,
contados a partir de la fecha en que haya sido
autorizada.
Aun cuando la factura haya sido pagada, no se
considerar como aceptacin tcita de los trabajos,
ya que El CICESE expresamente tendr el
derecho a reclamar los trabajos faltantes o mal
ejecutados, o pagos indebidos.
Sptima.- Recepcin de los trabajos.Para la recepcin de los trabajos El Prestador del
Servicio comunicara por escrito a "El CICESE" la
terminacin de los mismos, anexando dicho escrito
a la ultima factura para su pago.
El CICESE proceder a constatar que los
trabajos estn debidamente concluidos.
Octava.- De la supervisin.Previo a la iniciacin de los trabajos objeto de la
presente orden de trabajo, El CICESE
establecer la instancia encargada de la
supervisin, vigilancia, control y revisin de los
trabajos, incluyendo la aprobacin de la factura
presentada por El Prestador del Servicio. La
supervisin tendr a su cargo, cuando menos:
Verificar que los trabajos se realicen conforme a lo
pactado en la orden de trabajo y cotizacin
presentada.
Revisar los trabajos efectuados y conjuntamente
con el representante de "El Prestador del
Servicio", en su caso, aprobarlos y firmarlos para
su tramite.
Constatar la terminacin de los trabajos.
Novena.- Representante de El Prestador del
Servicio.
El Prestador del Servicio se obliga a tener en el
lugar de los trabajos y por el tiempo que dure la
ejecucin de los mismos, a un representante, quien
deber conocer las normas y especificaciones y
estar facultado para ejecutar los trabajos
ordenados y, en general, para actuar a nombre y
por cuenta de El Prestador del Servicio en todo
lo referente a la orden de trabajo.
Dcima.- Relacin de El Prestador
Servicio con sus trabajadores.

Segunda.- Importe de la orden de trabajo.-

6C

CODIGO

del

El Prestador del Servicio como empresario y

patrn del personal que ocupa con motivo de los
trabajos ordenados, ser el nico responsable de
las obligaciones derivadas de las disposiciones
legales y dems ordenamientos en materia de
trabajo y muy especialmente a sus obligaciones
con el Instituto Mexicano del Seguro Social. El
Prestador del Servicio conviene por lo mismo, en
responder de todas las reclamaciones que sus
trabajadores presentaren en su contra, ya que "El
CICESE" no ser considerado en ningn momento
como patrn de los trabajadores de El Prestador
del Servicio en relacin con los trabajos
ordenados en el presente documento.
El Prestador del Servicio se obliga a rembolsar
a El CICESE cualquier cantidad que erogue con
motivo de reclamaciones de sus empleados o
trabajadores.
Dcima primera.- Responsabilidades de El
Prestador del Servicio.

DEPARTAMENTO
DE OBRAS Y
MANTENIMIENTO

El Prestador del Servicio ser el nico responsable

de la ejecucin de los trabajos y deber sujetarse a
todos los reglamentos y ordenamientos de las
autoridades competentes en materia de construccin,
seguridad, uso de la va publica, proteccin ecolgica y
de medio ambiente y en general de las autoridades
especialistas de los trabajos a realizar, que rijan en el
mbito federal, estatal y municipal, as como a las
instrucciones que al efecto le seale El CICESE. Las
responsabilidades y los daos y perjuicios que
resultaren por su inobservancia sern a cargo de El
Prestador del Servicio.
El Prestador del Servicio, no podr subcontratar los
trabajos ordenados a otra persona; pero, con
autorizacin previa del titular del rea responsable de la
ejecucin de los trabajos de El CICESE, podr
hacerlo respecto de partes, o cuando adquiera
materiales o equipos que incluyan su instalacin, en
estos casos El Prestador del Servicio seguir
siendo el responsable de la ejecucin de los trabajos
ante "El CICESE.
Cuando los trabajos no se hayan realizado conforme a
las especificaciones o las ordenes de dadas por "El
CICESE", se requerir su reparacin o reposicin
inmediata. Los trabajos adicionales que resulten
necesarios, sern a costa de El Prestador del
Servicio sin que tenga derecho a retribucin alguna
por ello. En este caso, "El CICESE" si lo estima
necesario podr ordenar la suspensin total o parcial
de los trabajos, sin responsabilidad de pago para El
CICESE.
Si El Prestador del Servicio realiza trabajos por
mayor valor del indicado en la presente orden de
trabajo, sin que medie orden o instruccin por escrito
de El CICESE, independientemente de la
responsabilidad en que incurra por la ejecucin de los
trabajos excedentes, no tendr derecho a reclamar
pago alguno por ello. Los riesgos, la conservacin y la
limpieza de los trabajos ejecutados hasta el momento
de su entrega a "la contratante" sern a cargo de el
contratista
Dcima segunda.- Suspensin temporal o total de
la orden de trabajo.
El CICESE. Tendr la facultad de verificar si los
trabajos ordenados se estn ejecutando por El
Prestador del Servicio de acuerdo con el programa
acordado; para lo cual, El CICESE revisar
peridicamente el avance real de los mismos.
Si como consecuencia de la revisin a que se refiere el
prrafo anterior, el avance de los trabajos es menor de
lo que debi realizarse, por lo que se incurre en
incumplimiento, "El CICESE" podr dejar sin efecto
legal y administrativo la presente orden de trabajo, por
razones de inters general y/o inters particular o por
contravencin de El Prestador del Servicio a los
trminos pactados.
El CICESE podr dar por terminada anticipadamente
la presente orden de trabajo, cuando ocurran razones
de inters general; existan causas justificadas que
impidan la continuacin de los trabajos, y se demuestre
que de continuar con las obligaciones pactadas
ocasionara un dao o perjuicio al CICESE.
Cuando se determine la suspensin de los trabajos, El
CICESE notificara por escrito a El Prestador del
Servicio, procediendo este a detener inmediatamente
los trabajos suspendidos. Se levantar acta
circunstanciada donde se determine el estado en que
se encuentre los trabajos. Dicha acta razonara las
cantidades que se adeudan a El Prestador del
Servicio.

Efectuar mezclas, cortes o cualquier otra preparaci

de material requerido, fuera del edificio correspondient
Detallar y remozar cualquier alteracin causada a piso
alfombras, paredes, ventanas, puertas, marco
mobiliario e instalaciones en general.
Observar sin cuestionamiento los horarios pactado
para la realizacin de los trabajos.
Mantener permanentemente limpia el rea de lo
trabajos.
Diariamente realizar labores de limpieza minuciosa d
rea de los trabajos y alrededores, al terminar s
jornada de labores.
Considerar todas las precauciones que debe toma
para la proteccin de equipos y reas de trabajo (cubr
con lonas o plsticos, sacudir, aspirar, limpia
alfombras, etc.), evitando con esto el deterioro de lo
mismos.
La limpieza, reparacin, reposicin o puesta e
funcionamiento de cualquier equipo o instalacin, qu
se tenga que realizar por la negligencia de E
Prestador del Servicio ser totalmente a su cargo.
Remover los escombros y basura generada por lo
trabajos que este realizando, retirndolas de lo
edificios, estacionamientos y jardines del cices
diariamente.
Observar respeto en las reas y oficinas a remodelar
sus alrededores, por el personal a su cargo.
En general realizar los trabajos ordenados, con
mayor
profesionalismo,
limpieza
y
serieda
entregando los trabajos con acabados y detalles d
calidad.
Dcima cuarta.- Garantas.

El Prestador del Servicio Al finalizar los trabajo

entregara a El CICESE, en caso de que este
solicite con motivo de la magnitud y naturaleza de lo
trabajos, las garantas para la reparacin de cualquie
defecto o vicio oculto encontrado en los trabajo
realizados, a travs de una fianza o carta de crdit
irrevocable a favor de El CICESE hasta por el die
por ciento del monto ejercido en la presente orden d
trabajo. En funcin al monto de los trabajos y l
naturaleza de los mismos El CICESE acordar co
El Prestador del Servicio el tipo de garantas
entregar. Adems de lo anterior El Prestador d
Servicio queda obligado a que con la simple solicitu
de El CICESE proceder de inmediato a repara
cualquier dao que presenten los trabajos ejecutados.

Dcima quinta.- Discrepancias futuras y previsibles

Cuando se presenten, entre las partes, discrepancia

futuras y previsibles sobre problemas de carcte
tcnico y administrativo que de ninguna maner
impliquen una audiencia de conciliacin; ambas parte
debern reunirse y discutir el problema y acordar
mejor solucin al mismo.
Dcima sexta.- Jurisdiccin.-

Para la interpretacin y cumplimiento de la present

orden de trabajo y los trminos de la misma, as com
para todo aquello que no este expresament
estipulado, las partes se someten a la jurisdiccin d
los Tribunales Comunes ubicados en la ciudad d
Ensenada, Baja California.

La presente orden de trabajo se firma en Ensenad

Baja California, de entera conformidad entre las parte
que intervienen en la misma, enterados que no exist
dolo ni mala fe en el clausulado expresado.

Dcima tercera.- Obligaciones de El Prestador del

Servicio.
El Prestador del Servicio ineludiblemente se obliga
a:
Iniciar los trabajos ordenados en la fecha en que se
pacto con "El CICESE";
Realizar
los
trabajos
sin
suspenderlos
injustificadamente.
Reparar o reponer alguna parte de ellos, que hubiere
sido rechazada como defectuosa o mal ejecutada por
"El CICESE".
Acatar las rdenes dadas por "El CICESE" o el
supervisor de la misma.
Cumplir con el programa de ejecucin de los trabajos
pactado.

ELABORADO POR

INTEGRADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR

Administracin de Obras y
Mantenimiento

Jefatura del Depto. de Obras y

Mantenimiento

Subdireccin de Recursos Materiales y

Servicios

Direccin Administrativa

El CICESE

El Prestador del Servicio o Proveedor

14

POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

6C

CODIGO

MANTENIMIENTO

FECHA DE
ENTRADA EN
VIGOR

MAYOR Y MENOR

AREA

DEPARTAMENTO
DE OBRAS Y
MANTENIMIENTO

CENTRO DE INVESTIGACIN CIENTFICA Y DE

EDUCACIN SUPERIOR DE ENSENADA
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE OBRAS Y MANTENIMIENTO

ENTREGA-RECEPCIN SIMPLIFICADA DE INSTALACIONES

NOMBRE
DE
INSTALACIN

LA

F
E
C
H
A

EDIFICIO DE
ACUICULTURA

N
o
.

CON ESTA FECHA SE HACE ENTREGA PARA SU OPERACIN DE LAS INSTALACIONES

ARRIBA
07 DE JULIO
DE REALIZADO
2005
MENCIONADAS, EN LAS CUALES EL DEPARTAMENTO DE OBRAS Y MANTENIMIENTO HA
DIVERSOS TRABAJOS, MISMOS QUE SON RECIBIDOS POR EL USUARIO A ENTERA CONFORMIDAD
NOMBRE GENRICO DE LOS TRABAJOS

INSTALACIONES PARA COMUNICACIN DE VOZ Y

DATOS

TRABAJOS REALIZADOS QUE SON ENTREGADOS MEDIANTE LA PRESENTE

CONSTRUCCIN DE DUCTERA, CABLEADO, COLOCACIN DE

EQUIPO (RACKS), TRABAJOS QUE HAN SIDO SUPERVISADOS Y
APROBADOS POR EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE REDES

__________________________
Vo.Bo.
DEPARTAMENTO DE REDES

RECIBE DE CONFORMIDAD LAS INSTALACIONES

FIRMA

NOMBRE DEL USUARIO

SUBDIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE OBRA
Y MANTENIMIENTO

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES

JEFE DEL DEPTO. DE OBRA Y MANTTO.

ELABORADO POR

INTEGRADO POR

REVISADO POR

AUTORIZADO POR

Administracin de Obras y
Mantenimiento

Jefatura del Depto. de Obras y

Mantenimiento

Subdireccin de Recursos Materiales y

Servicios

Direccin Administrativa

15