Sesin

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PLANIFICACION DEL TIEMPO

1. Procesos de gestin del tiempo

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Definir las actividades: identificar cada una de las actividades que se

deben realizar para lograr un proyecto exitoso.
Secuenciar las actividades: analizar qu tipo de dependencias existe entre
las distintas actividades.
Estimar los recursos de las actividades: determinar cules son los recursos
necesarios y disponibles para llevar a cabo cada actividad.
Estimar la duracin de las actividades: estimar el tiempo necesario para
completar las actividades.
Desarrollar el cronograma: analizar la integracin existente entre la
secuencia, los recursos necesarios, las restricciones y la duracin de cada
actividad.
Controlar el cronograma: administrar los cambios en el cronograma.

1. Procesos de gestin del tiempo

1.1 Definir las actividades

HERRAMIENTAS
Descomposicin: subdividir los paquetes de trabajo de la EDT en actividades.
Planificacin gradual: planificar en detalle las actividades cercanas en el tiempo,
por ejemplo los prximos 12 meses, y planificar a nivel agregado aquellas
actividades que se realizarn ms adelante.
Plantillas de actividades utilizadas en proyectos similares

1.1 Definir las actividades

Componentes de planificacin en la EDT

Los paquetes de planificacin estn ubicados en la EDT por debajo de las cuentas de
control y por encima de los paquetes de trabajo (ltimo nivel de la EDT)

1.2 Secuenciar las actividades

1.2.1 Diagramacin por precedencia

Diagramacin por precedencia (PDM: precedence diagramming method): las

actividades se representan en cada nodo y las flechas indican precedencia, tambin
conocido como AON (activity on node).

1.2 Secuenciar las actividades

1.2.1.1 Tipos de dependencias del PDM

La diagramacin por precedencia permite cuatro tipos de dependencias entre las

actividades: final a inicio, final a final, inicio a inicio, e inicio a final. Esta ltima no se
utiliza, siendo la ms utilizada la relacin final a inicio.

1.2 Secuenciar las actividades

1.2.2 Diagramacin con flechas

Diagramacin con flechas o ADM (arrow diagramming method): las actividades se

representan con flechas y los nodos circulares son eventos, tambin conocido
como AOA (activity on arrow)

1.2 Secuenciar las actividades

1.2.2.1 Determinacin de dependencias

Existen tres tipos de dependencias: obligatorias (lgica dura), discrecionales (lgica

blanda) y externas

1.2 Secuenciar las actividades

1.2.3 Comparacin PDM y ADM

todas las actividades del proyecto y su secuencia desde el comienzo hasta el fin.
Podra ser en formato PDM o ADM, como se ilustra en el grfico a continuacin,
aunque en la actualidad casi todo software utiliza el formato PDM con la actividad en
el nodo.

1.3 Estimar los recursos de las actividades

Antes de poder estimar la duracin de cada actividad es necesario predecir los recursos
disponibles y necesarios para cada una de ellas. Por ejemplo, no durar lo mismo una
actividad en la cual dispongo de cinco personas, a otra en la cual solamente tengo dos
personas disponibles.

1.3 Estimar los recursos de las actividades

1.3.1 Estimacin ascendente de recursos
primero descomponer el trabajo de la actividad en partes menores; luego estimar
los recursos necesarios de las partes inferiores; y por ltimo sumar todos los
recursos desde abajo hacia arriba

1.3 Estimar los recursos de las actividades

1.3.2 Estructura de desglose de recursos EDR

1.4 Estimar la duracin de las actividades

Estimacin anloga (o por analoga): se realiza la estimacin de la duracin en

funcin de otras actividades similares realizadas con anterioridad. Tambin se
conoce como estimacin descendente. Suele ser la tcnica ms rpida y
econmica, pero tambin la ms imprecisa.
Anlisis de reserva: agregar a las actividades una reserva de tiempo para
contingencias .
Estimacin paramtrica: utilizar parmetros en base a informacin histrica
para poder estimar la duracin de una actividad futura

"El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realizacin"

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.1 Estimacin anloga y paramtrica de tiempos
Ejercicio1
En tu empresa se ha llevado a cabo en varias
oportunidades la actividad de cargar
formularios. La duracin de esta actividad
depende de la cantidad de formularios que
hay que cargar.
Quieres estimar la duracin de una actividad
del proyecto que consiste en cargar 10
formularios.
a) Cul sera la duracin para cargar 10
formularios con una estimacin anloga?
b) Cul ser la duracin de esa misma
actividad con una estimacin paramtrica?

Histrico

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.1 Estimacin anloga y paramtrica de tiempos
Respuesta
a)En base al registro histrico de lo que demor cargar 10 formularios en el pasado,
podramos estimar por analoga una duracin de 47 horas la prxima vez que tengamos
que realizar la misma actividad.
b) Para realizar una estimacin paramtrica, vamos a utilizar toda la informacin histrica
y aplicaremos el mtodo de los mnimos cuadrados ordinarios para estimar el futuro.
Pasos con Excel para aplicar este mtodo:
1. Cargar datos de la variable X en la primera columna
2. Cargar datos de la variable Y en la segunda columna
3. Seleccionar todo el rango de datos
4. Clic en Insertar / Grfico dispersin
5. Clic en alguno de los puntos del grfico
6. Clic con el botn derecho del mouse sobre uno de los puntos
7. Agregar lnea de tendencia
8. Tipo de tendencia: lineal. Seleccionar: presentar ecuacin
y presentar el valor R cuadrado.
9. Cerrar

Reemplazando la incgnita de 10 formularios (X = 10) en la ecuacin, se obtiene lo siguiente:

Y = 3,2699 x 10 0,4229 = 32,28

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.2 Estimaciones por 3 valores (PERT)
consiste en estimar la duracin de una actividad utilizando las estimaciones
pesimista, ms probable y optimista. Esta tcnica tambin es conocida como
PERT: Program Evaluation and Review Technique.
En la tcnica PERT, el tiempo de la actividad se considera como una variable
aleatoria segn una distribucin de probabilidad Beta como se presenta en el
grfico a continuacin.

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.2 Estimaciones por 3 valores (PERT)

Por ejemplo, si el equipo de trabajo estima que la duracin optimista de una

actividad es de 4 das, lo ms probable es 7 das y el escenario pesimista es de 16
das; aplicando las frmulas PERT se obtiene lo siguiente:
Duracin estimada = (4 das + 4 x 7 das + 16 das) / 6 = 8 das
Desviacin estndar = (16 das 4 das) / 6 = 2 das

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.3 Distribucin Normal Estndar
Distribucin Normal Estndar

Aplicando las leyes estadsticas de la normal estndar obtenemos lo siguiente:

Existe un 68,26% de probabilidad de que la duracin de esa actividad est comprendida entre la
media +/- 1 desviacin estndar.
Existe un 95,46% de probabilidad de que la duracin de esa actividad est comprendida entre la
media +/- 2 desviaciones estndar.
Existe un 99,73% de probabilidad de que la duracin de esa actividad est comprendida entre la
media +/- 3 desviaciones estndares.

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.3 Distribucin Normal Estndar (EJEMPLO 01)
Supongamos que estamos con un proyecto con tres actividades crticas.

Extendiendo los clculos de estimaciones por tres valores de una actividad a un proyecto,
en el grfico a continuacin se presentan los resultados.
Estimacin por tres valores para un Proyecto

Duracin del proyecto = ?

Varianza del proyecto = ?
Desviacin estndar del proyecto = ?
Rango de duracin 68% = ?
Rango de duracin 95% = ?
Rango de duracin 99% = ?

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.3 Distribucin Normal Estndar (EJEMPLO 01) SOLUCIN

Duracin del proyecto = ?

Varianza del proyecto = ?
Desviacin estndar del proyecto = ?
Rango de duracin 68% = ?
Rango de duracin 95% = ?
Rango de duracin 99% = ?

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.3 Distribucin Normal Estndar (EJEMPLO 01) SOLUCIN

Duracin del proyecto = 18

Varianza del proyecto = 8,56
Desviacin estndar del proyecto = (8,56)E 1/2=2,92
Rango de duracin 68% = 18 + - 2,92 = (15,08 ; 20,92)
Rango de duracin 95% = 18 + - 2 x 2,92 = (12,16 ; 23,84)
Rango de duracin 99% = 18 + - 3 x 2,92 = (9,24 ; 26,76)

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.4 Distribucin Normal Estndar EJERCICIO 02
Te vas a juntar con tu equipo para estimar con mayor precisin la duracin de un proyecto.
En este proyecto no tenemos muchos datos histricos que indiquen con exactitud cunto
demorar cada una de las actividades. Por tal motivo, trabajars con tres estimaciones de tiempo
para cada actividad: lo mejor, lo ms probable y lo peor.
En el diagrama a continuacin se resume la programacin del proyecto representando las
actividades en el nodo (AON). A su vez, en cada nodo figuran las 3 estimaciones de duracin de
cada actividad. Por ejemplo, la actividad A puede demorar 4 semanas en el mejor escenario, 6
semanas como ms probable y 8 semanas en el peor de los casos.

a) Segn PERT, estime la duracin de cada una de las actividades

b) Segn PERT, cul es la duracin del proyecto?
c) Cul ser el rango de duracin del proyecto con 95% de confianza?

1.4 Estimar la duracin de las actividades

1.4.4 Distribucin Normal Estndar EJERCICIO 03
En base a la tabla a continuacin, dibuja el diagrama de red y contesta las preguntas
a continuacin.

a) Cunto demora el proyecto?

b) Cul es la holgura de la actividad B?
c) Cul es la holgura de la actividad C?
d) Cul es la holgura del camino de mayor holgura?
e) Qu impacto tiene el proyecto si la actividad C dura 8 das?
f) Volviendo a los datos originales, el patrocinador agrega la actividad F de 7 das. Esta
actividad debe finalizar antes de comenzar la E y debe comenzar despus de finalizar la C.
Cul ser ahora la duracin del proyecto?

1.5 Desarrollar el cronograma

Consiste en integrar actividades, secuencias, recursos y duraciones.
Mtodo de la ruta crtica: identificar cules son las actividades crticas que forman
el camino ms largo del proyecto. En la siguiente seccin explicaremos en detalle
esta herramienta.
Anlisis que pasa si: realizar simulaciones de cmo cambiara el cronograma del
proyecto si cambia alguna de las variables que lo afectan. Por ejemplo, la simulacin
de Monte Carlo (ver captulo de riesgo).
Mtodo de la cadena crtica: modificar el cronograma del proyecto teniendo en
cuenta la restriccin de recursos. A la ruta crtica tradicional se la modifica teniendo
en cuenta las limitaciones de recursos mediante el agregado de colchones de
duracin que son actividades que no requieren trabajo y consideran el riesgo de
disponibilidad de recursos de cada actividad.
Nivelacin de recursos: modificar la programacin del proyecto para mejorar la
eficiencia en la asignacin de recursos.

1.5 Desarrollar el cronograma

1.5.1 Nivelacin de recursos
Debes agregar en la programacin del proyecto los requerimientos de personal para realizar
cada una de las actividades.
Como se puede observar en el diagrama de red y tabla presentada a continuacin, se han
agregado los recursos humanos necesarios y duracin de cada actividad.

1.5 Desarrollar el cronograma

1.5.1 Nivelacin de recursos

Cmo podras nivelar los recursos para mejorar este problema y utilizar menos de 40
personas en este proyecto?

1.5 Desarrollar el cronograma

1.5.1 Nivelacin de recursos

a) Cul de las restricciones puede cambiar en este proyecto si se lleva a cabo slo con 20
personas?
b) Cmo cambiara la programacin del proyecto si slo dispone de 20 trabajadores por
semana?

1.5 Desarrollar el cronograma

1.5.1 Nivelacin de recursos
a) Si nos recortan el presupuesto, en este ejemplo la cantidad de recursos disponibles,
podran extenderse los plazos de finalizacin del proyecto. Tambin podra disminuir el
alcance, la calidad o la satisfaccin del cliente.
b) Bajo el supuesto que la variable que se modifica es el plazo, una de las posibles
soluciones a este problema podra ser la que se presenta en la tabla a continuacin:

1.5 Desarrollar el cronograma

1.5.2 Compresin del cronograma
consiste en acortar el cronograma del proyecto sin modificar al alcance. Dos de las
tcnicas ms utilizadas para la compresin del cronograma son la compresin y la
ejecucin rpida.
Compresin (Intensificacin o Crashing): agregar ms recursos al proyecto para
acortar la duracin. Por lo general, esta tcnica implicar mayores costos. La clave
aqu ser cmo obtener la mxima compresin del cronograma con el mnimo costo
posible.

Ejecucin rpida (fast-tracking): realizar actividades en paralelo para acelerar el

proyecto. Por lo general, esta tcnica agrega riesgos al proyecto.

1.5 Desarrollar el cronograma

1.5.2 Compresin del cronograma (EJEMPLO 1)
Tu proyecto tiene una holgura negativa de tres das. En la tabla a continuacin se
presentan las actividades crticas que podran intensificarse para acortar la duracin
del proyecto.

Qu actividades comprimiras para no tener holgura negativa?

1.5 Desarrollar el cronograma

1.5.2 Compresin del cronograma (EJEMPLO 2)
La duracin estimada del proyecto es de 27 meses como se presenta en el diagrama a
continuacin.

La gerencia general te ha dado un plazo mximo de finalizacin de 24 meses. Qu

alternativas tienes para acortar la duracin del proyecto a 24 meses?

1.5 Desarrollar el cronograma

1.5.3 Conograma
puede ser en formato de cronograma de hitos, diagrama de barras o diagrama de red.
Diagrama de Hitos

El cronograma de hitos es el formato adecuado para presentar a la alta gerencia. No

deberamos abusar del valioso tiempo de los gerentes con explicaciones de Gantt
detallados

1.5 Desarrollar el cronograma

1.5.3 Conograma
Diagrama de barras (Gantt)

El diagrama de Gantt es el formato adecuado para que

gestionen el proyecto el equipo de trabajo y el DP.

1.6 Controlar el cronograma

El ltimo proceso relacionado con la gestin de tiempos es el controlar el cronograma
que pertenece al grupo de procesos de monitoreo y control
Revisin del desempeo: comparar las duraciones reales en relacin a la lnea base del
cronograma y evaluar si son cambios significativos. Se puede utilizar la Gestin del valor
ganado, como se explicar en el prximo captulo.
En varios proyectos los informes de avance se obtienen preguntando a los miembros
del equipo: Cmo van? Y la respuesta de siempre es: todo bien!
Cuidado!, preguntar por el porcentaje de avance completado no sirve si no va
acompaado de entregables tangibles. En aquellos proyectos donde es difcil obtener
entregables tangibles parciales antes de la finalizacin de la actividad, suele ser til lo
siguiente:
Regla 50/50: la actividad se considera con un 50% de avance si ya comenz y el otro
50% slo se asigna si ya finaliz.
Regla 20/80: se asigna 20% al comenzar y 80% al finalizar.
Regla 0/100: solamente se informa 100% al finalizar, caso contrario la actividad se
informa en 0%.

1.7 Resumen
Integrando la gestin del tiempo