Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
com
Excel tiene una infinidad de herramientas y recursos que permiten automatizar la mayor
parte de las tareas que realizamos con datos, permitiendo ahorrar muchas horas de
trabajo y evitndonos cometer errores. Adicionalmente, al automatizar tareas hace que
el riesgo de cometer errores sea mnimo cuando no nulo, haciendo ms eficiente y eficaz
el desarrollo de una tarea determinada.
La mayora de las personas utilizan slo una mnima parte de las utilidades de Excel, y ello
se debe principalmente a que se desconoce lo que Excel es capaz de hacer, y al
descubrirlo, simplemente se queda maravillado ante la potencia de esta aplicacin.
En ocasiones podemos saber la existencia de la funcin y comprendemos su sintaxis pero
desconocemos la aplicacin que en la vida prctica puede tener, lo que en cierta forma la
hace intil.
Encontrar datos, llamarlos, organizarlos, filtrarlos, hacer operaciones avanzadas y
complejas, graficar, es muy sencillo si dominamos las diferentes funciones y las
combinaciones que se pueden hacer entre ellas.
Seguramente se habr encontrado con algunas funciones que hacen dudar de su utilidad,
pero desconoce que combinadas con una o ms funciones, hacen tareas que en principio
parecan imposibles. Es precisamente eso lo que queremos evidenciar en esta gua.
Este manual no pretende ser la solucin definitiva, pero s ofrecer los conocimientos
necesarios sobre las principales herramientas que ofrece Excel; sobre aquellas funciones
muchas veces desconocidas pero que potencian enormemente la capacidad de trabajo de
cualquier persona.
En el desarrollo del manual se utilizan ejemplos, ejercicios y casos prcticos, no slo para
que el lector pueda comprender los conceptos y pueda utilizar las herramientas, sino para
que pueda evidenciar con toda claridad la potencialidad de cada una de las herramientas
expuestas.
Esta gua ha sido desarrollada tanto para Excel 2007 como para Excel 2011. Hay temas que
estn basados en Excel 2007, y otros por su importancia o complejidad, estn
desarrollados tanto para la versin 2007 como para la versin 2010.
En Excel 2011 tenemos en cambio la pestaa Archivo, que se caracteriza por ser de color
verde:
Opciones de Excel
En Excel 2007 encontraremos las opciones en Botn Office -> Opciones:
En Excel 2010:
Estas barras se pueden personalizar en parte desde Botn Office/Archivo -> Opciones ->
Personalizacin.
Las dos versiones ofrecen las mismas pestaas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina,
Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Programador.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
La diferencia est en que Excel 2007 tiene su famoso Botn Office y Excel 2010 la pestaa
Archivo de color verde.
archivo de Excel que se ha de abrir cada vez que se inicie Excel. Esa carpeta debe contener
nicamente un archivo.
All ubicamos la ruta de la carpeta o directorio en la que se guardaran nuestros libros por
defecto.
All colocamos el usuario de nuestro gusto y damos clic en aceptar. Es todo, ya tenemos
personalizado y predeterminado nuestro autor.
Vamos al botn Office/Archivo de Excel, Opciones de Excel -> Ms frecuentes -> incluir
este nmero de hojas, y all hacemos los cambios respectivos:
Damos clic en aceptar, y cada vez que creemos un libro este tendr las hojas que le
hayamos indicado.
All cambiamos los valores que se ajusten a nuestras preferencias y damos clic en aceptar
en la parte inferior de la ventana o cuadro de dilogo.
Atajos de teclado
Con la combinacin de estas teclas es posible crear atajos rpidos sobre celdas, filas,
columnas o incluso toda la hoja.
Ctrl + c = copiar
Ctrl + v = pegar
Ctrl + r = cerrar documento
Ctrl + u = nuevo documento
Ctrl + i = ir a
Ctrl + p = imprimir
Ctrl + a = abrir documento
Ctrl + g = guardar como
Ctrl + l = buscar y remplazar
Ctrl + x = cortar
Ctrl + q = crear tabla
Ctrl + e = seleccionar todo
Ctrl + s = subrayar contenido
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
En la sub pestaa Uso avanzado se marcan algunas opciones importantes para evitar
posibles conflictos. Las opciones marcadas por defecto, generalmente son suficientes,
aunque en algunos casos quizs sea necesario cambiarlas.
Estos se llaman comentarios y para colocarlos se da clic con el botn derecho del mouse
en la celda en que nos interesa colocar el comentario:
Se escribe el mensaje de nuestro inters y cada vez que el usuario selecciona la celda, sale
el mensaje indicado.
Se puede hacer que el mensaje siempre est visible, esto es que no sea necesario
seleccionar la celda para que se muestre. Para ello, una vez se ha insertado o creado el
comentario se da clic con el botn derecho sobre la celda que contiene el comentario:
Al dar clic en Catlogo de soluciones ser llevado a un sitio Web que ofrece
informacin sobre la compra de firmas digitales.
Al darle aceptar probablemente le saldr el siguiente cuadro de dilogo:
En este caso se da clic sobre la opcin S (tilde), para que el archivo sea compatible con
firmas digitales y stas se puedan agregar.
En adelante ser el mismo proceso que en Excel 2007.
Zoom en Excel
En Excel es normal encontrar libros de trabajos con tablas y datos en extremo pequeos
que dificultan leerlos y consultarlos, y nada mejor para solucionar este inconveniente que
utilizar una especie de zoom en Excel que permite incrementar el tamao de la hoja.
Para ello presionamos la tecla ctrl o control, y mientas la mantenemos presionada le
damos vueltas a la ruedita del mouse y veremos cmo aumenta o disminuye el tamao de
la hoja segn el sentido en que le demos vuelta a la ruedita.
Otra forma es incrementar el tamao de la celda activa mediante cdigo en la hoja que se
quiere activar el zoom.
Para lograrlo haremos uso del siguiente cdigo:
Option Explicit
Public zoom As String
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If zoom <> Then
Range(zoom).Font.Size = 12
End If
zoom = Target.Address(False, False)
Target.Font.Size = 20
End Sub
Este cdigo se debe insertar en el cdigo de la hoja, en Visual Basic, pero no en el editor
de Visual Basic como tal, sino que se hace clic derecho en el nombre de la hoja, en la
pestaa donde est el nombre de la hoja. Si la hoja se llama Hoja1, sobre ese nombre se
da clic derecho, y elige la opcin Ver cdigo. En la ventana que se abre se pega el
cdigo, se guarda el archivo y ya debe funcionar:
Este procedimiento debe hacerse en cada hoja que se quiera tener con este efecto.
La parte del cdigo resaltada con negrilla, es donde se fija el tamao del texto de la celda
activa. En este caso est definido el 20. Las celdas inactivas tienen un tamao predefinido
de 12 y al cambiar a celda activa, cambia a un tamao de 20, valores que se puede
cambiar a gusto de cada quien.
Con esto, cada que cambie de celda, la fila que contiene la nueva celda activa se ampliar
segn el tamao de la fuente definido en el cdigo de arriba haciendo visible incluso el
texto ms pequeo posible.
Damos clic en NUEVA LISTA en parte inferior podemos seleccionar los componentes de
nuestra lista desde un rango de celdas o escribirlas manualmente.
Una vez creada nuestra lisa personalizada, si escribimos en una celda el primer trmino de
la lista y arrastramos hacia abajo, el resto de trminos se copiarn automticamente.
Operadores en Excel
Para facilitar el trabajo en Excel, es importante tener claro los principales operadores que
se pueden utilizar en Excel. A continuacin traemos una tabla con los operadores y sus
respectivos smbolos:
Smbolo del operador
+
-
*
Multiplicacin
/
Divisin
^
Exponencial
&
Unin
=
Comparacin igual a
>
Comparacin mayor a
<
Comparacin menor a
Importante resaltar que en Excel siempre que se va a realizar una operacin se debe
iniciar con el signo =. Por ejemplo, si queremos multiplicar 50 x 20 en Excel sera de la
siguiente forma: =50*20
Queremos sumar los valores que estn en las celdas A1, B1 , C1 Y D1. Podemos hacerlo de
dos formas:
=A1+B1+C1+D1 o podemos hacerlo =SUMA(A1:D1)
Aqu hemos utilizado una nueva forma de multiplicar. En lugar de utilizar A1*B1 hemos
utilizado PRODUCTO(A1:B1).
Un poco ms complejo. Sumamos el primero y segundo valor, el resultado lo
multiplicamos por el tercero y este resultado lo dividimos por el ltimo.
Como se puede observar, a Excel hay que indicarle con parntesis el orden en que debe
desarrollar las operaciones que le indicamos, y para hacer el asunto ms sencillo, Excel
marca con colores diferentes tanto la argumentos como los parntesis que los agrupan.
En la imagen vemos que la primera operacin que se ha de hacer es la suma, marcada con
color azul y encerrada en un parntesis. La segunda operacin es multiplicar el resultado
de la suma por el valor que hay en C1, que se encuentra resaltada con color verde y est
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
encerrada por un parntesis que tambin incluye la primera operacin, es decir la suma,
para que a ese resultado se aplique la tercera operacin que es la divisin, que se
encuentra resaltado en color fucsia.
Si bien esto a la vista puede ser una solucin, no lo es desde el punto de vista interno de
Excel, que seguir considerando el valor 3.3333 ya que slo ha ocultado los decimales,
pero los sigue teniendo en cuenta.
Para desaparecer los decimales, habr que hacer uso de la funcin ENTERO que se
encarga de extraer el nmero entero de una celda, sin considerar decimales.
Por ejemplo, si hacemos la divisin =1.000/3 el resultado ser 333.3333
Si hacemos la divisin de la forma =ENTERO(1000/3) nos dar 333 exactos, y ya Excel no
tendr ms en cuenta los decimales.
Si hay una frmula que nos arroja un resultado con decimales que no queremos,
incorporamos en ella la funcin ENTERO:
Este sistema de copiado tiene la caracterstica que mueve los rangos de los datos, en la
misma forma y condicin en que son copiados.
Para solucionar este problema se debe trabajar con referencias absolutas, tema que ms
adelante se aborda.
Al dar clic en el recuadro salen las diferentes opciones de rellenado en serio segn
nuestras necesidades:
All elegimos entre pegar todo el contenido, nicamente los valores, o las frmulas, etc.
Referencia Relativa
Las referencias de filas y columnas cambian si se copia o arrastra la funcin o frmula en
otra celda, lo que quiere decir que se adapta a su nueva posicin porque las referencias
las hace con respecto a la distancia entre la funcin y las celdas que forman parte de la
funcin. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:
Si se copia la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila
hacia abajo, la frmula cambiar de =A1+2 por: =B2+2. Lo que cambia es la referencia a la
celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la
columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de
fila 1 pondr 2, resultado =B2+2.
Referencia Absoluta
Las referencias absolutas en filas o columnas no cambian si se copia o arrastra la frmula a
otra celda, pues las referencias a las celdas de la formula son fijas.
Ejemplo:
Referencia Mixta
Es posible hacer una combinacin de las dos posibles referencias, es decir, que las filas
sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Si ahora se copia la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la fila, aunque se
copie una fila hacia abajo sta no cambia, pero al no tener el signo $ delante de la
columna, al copiarla una columna ms a la derecha, la columna cambia por B en vez de A
y el resultado ser =B$1+2. Como se observa, la fila se ha mantenido fija ms no la
columna.
Si el Libro2 est en otra carpeta diferente a la carpeta que contiene el libro donde est la
frmula de la suma, se incorpora la ruta completa del libro que contiene los datos a
sumar:
=SUMA('C:\Users\Windows\Desktop\[Libro2.xlsx]Hoja1'!$A$1:$A$10)
Como se observa, a la derecha de la frmula est el rango de celdas a sumar, precedido
del nombre de la hoja, que a su vez est precedida por el nombre del libro, a su vez
precedido por la ruta completa de la ubicacin del archivo.
Restar fechas
Restar fechas en Excel es un proceso ms o menos complicado dependiendo de cmo se
quiere mostrar el resultado de la resta.
La forma ms sencilla de restar fechas, es una simple resta de celdas: A1-B1.
Para restar celdas se necesita que las celdas que contienen las fechas, estn en formato
fecha. Para ello ubquese sobre las celdas respectivas, de clic derecho con el ratn, y en el
men contextual que aparece, elija Formato de celdas:
Y luego fecha:
Si utilizamos una simple resta, Excel nos devuelve el resultado en das. Supongamos que
en A1 tenemos 25/08/2001 y en B1 tenemos 20/04/2001. Al hacer la resta A2-B2
tendremos como resultado 127 das. En este caso para que el resultado nos d en nmero
de das, la celda que contiene la frmula debe tener formato nmero o cuanto menos
general. Si la celda que contiene la resta de fechas tiene formato fecha, el resultado ser
incorrecto.
Si queremos que el resultado de la resta nos d meses o aos, utilizaremos la funcin
SIFECHA, cuya sintaxis es la siguiente:
=SIFECHA(Fecha-mas-antigua,Fecha-mas-reciente,"intervalo")
El primer criterio es la fecha ms antigua, el segundo criterio es la fecha ms reciente y el
intervalo corresponde al da, mes o ao, segn se requiera.
Supongamos que en la celda A1 tenemos 10/01/2010 y en la celda B1 tenemos
26/09/2011. Si queremos que el resultado de la resta nos d en meses, la frmula ser:
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
=SIFECHA(A1;B1;"M")
Si queremos que el resultado nos d en aos, la frmula ser:
=SIFECHA(A1;B1;"Y")
Si queremos el resultado en das, la frmula ser:
=SIFECHA(A1;B1;"D")
Hasta aqu lo ms fcil.
Ahora si queremos que el resultado nos d en aos, meses y das, el asunto se complica
ms. Supongamos que necesitamos un resultado algo as como 5 aos, 2 meses y 25 das.
Para ello utilizaremos la siguiente frmula:
=TEXTO(AO(A1-B1)-1900;"#") & " aos, " & TEXTO(MES(A1-B1)-1;"#") & " meses, y " &
TEXTO(DIA(A1-B1);"#") & " das"
Naturalmente que habr que ajustar las referencias segn las celdas que contienen las
fechas a restar; en este caso hemos supuesto que las fechas estn en A1 y B1.
No debemos olvidar que la celda donde incluiremos la frmula debe tener formato fecha;
para ello damos clic derecho sobre la respectiva celda y el men que aparece damos clic
en la opcin Formato de celdas y luego elegimos Fecha donde seleccionaremos la
forma en que quiere presentar la fecha.
=SI(DIASEM(B1)=1;"Domingo";SI(DIASEM(B1)=2;"Lunes";SI(DIASEM(B1)=3;"Martes";SI(
DIASEM(B1)=4;"Miercoles";SI(DIASEM(B1)=5;"Jueves";SI(DIASEM(B1)=6;"Viernes";"Sab
ado"))))))
La celda en la que se coloque la fecha, debe tener el formato fecha.
Recuerde que en este caso, la frmula de ejemplo supone que la fecha est escrita en la
celda A1, as que deber ajustar la frmula o la celda de la fecha, segn sus necesidades.
Esta frmula puede tener utilidad en algo ms serio como por ejemplo en las liquidaciones
de nmina, para determinar das dominicales, por ejemplo.
=SI(A1="";"";SI(C1="";AHORA();C1))
Esta frmula nos dar un error llamado Referencia circular, por lo tanto debemos
habilitar el clculo iterativo para solucionarlo.
Una vez habilitado el clculo iterativo, la frmula funcionar correctamente, y slo bastar
escribir el nombre del trabajador para que de forma automtica aparezca la hora en la
que se digit el nombre.
No sobra aclarar que la hora que Excel tomar, es la hora en que se digita el nombre del
trabajador en la celda, luego, si se pretende introducir los datos en una hora diferente a la
que el trabajador ingres, no servir esta frmula y ser necesario digitar manualmente la
hora.
Restar horas
Restar horas en Excel no siempre es tan simple como aplicar la frmula =B1-B2, puesto
que el resultado sera incorrecto si las horas corresponden a fechas diferentes.
Cuando se trata de restar horas de un mismo da, se escribe la hora en la columna A y la
hora de salida en la columna B y luego se aplica la frmula =B1-B2 (Hora de entrada
menos hora de salida).
Pero si la hora de entrada es del lunes y de salida es del martes, el resultado puede no ser
correcto.
Por ejemplo si se ingresa a las 10 de la noche y se sale a las 6 de la maana del siguiente
da, solo han transcurrido 8 horas pero Excel indicar 10 horas, as que hay que retocar un
poco la frmula inicial para dejarla en esto:
= B2-A2+SI(A2> B2;1)
Otra forma de resolver este problema es utilizar la funcin RESIDUO:
=RESIDUO(B1-A1;1)
Para que funcione correctamente el formato de la hora debe ser formato militar, esto es
de 24 horas: 18:55:40, etc.
Para agregar opciones en esta barra o para eliminarlas, vamos al Botn inicio luego a
opciones de Excel y all elegimos Personalizar:
Estos cambios aplican para el libro y las hojas que sean seleccionadas.
Por ltimo, damos clic con el botn derecho del mouse sobre la barra de tareas y damos
clic en la opcin Minimizar la cinta de opciones
Con esto ya hemos desaparecido casi todas las opciones de Excel dejando una sola
pantalla uniforme.
rpidamente con la combinacin de teclas ALT+TAB pero hasta ese sencillo paso lo
podemos evitar en Excel.
Simplemente vamos a barra de herramientas y seleccionamos la ficha Vista > Ver en
paralelo y tendremos algo as:
Desde all los dos libros siempre estarn visibles y podemos hacer modificaciones en los
dos sin tener que salir sin ninguno de ellos.
Hemos dividido la pantalla en tres partes y cada parte muestra una de las hojas de nuestro
libro.
Para lograrlo, abrimos nuestro libro y nos posicionamos en la pestaa Vista de la barra
de tareas y damos clic en la opcin Crear nueva ventana
Marcamos los valores respectivos y ya tenemos en una sola pantalla las diferentes hojas
de trabajo.
Para inmovilizar una fila o una columna, o las dos al tiempo, nos ubicamos debajo de la fila
que queremos inmovilizar y/o a la derecha de la columna que queremos inmovilizar, y
cliqueamos en la opcin Inmovilizar paneles, y nos saldr el siguiente cuadro de dilogo
que muestra tres posibles inmovilizaciones que se pueden dar:
Por ejemplo, si quiere que tanto la columna A como la fila estn siempre fijas, nos
ubicamos en la celda B2:
Como se observa, la Celda B2 est debajo de la fila 1 que queremos inmovilizar y est en la
columna B que est inmediatamente a la derecha de la columna A que deseamos
inmovilizar.
Como puede observar en la imagen, aunque la celda activa es la G50, al lado tenemos la
columna A y encima la fila 1, cuando normalmente al lado estara la columna F y encima la
fila 49.
Para ello damos clic con el botn derecho del mouse, elegimos Color de etiqueta, y
seleccionamos el color deseado.
Celdas
A las celdas se les pueden aplicar distintos formatos, tales como el aumento de tamao,
cambio de color de fuente, fondo y bordes, pero ello se ver en un apartado diferente;
centrmonos en el tamao, que es posible cambiarlo desde la parte superior de cada
columna y la parte izquierda de las filas, solo basta colocar el cursor en la lnea divisoria
hasta que cambie su forma de cruz reslatada y arrastrar.
Nmeros
Los nmeros pueden ser alterados de acuerdo a su nmero de decimales, y el separador
de miles:
Seleccionamos Inicio -> General -> Nmero
Desde ese mismo panel se pueden manipular los bordes, fuentes y alineacin de las
celdas.
Fuentes
Como se dijo en el paso anterior, las fuentes pueden editarse desde el cuadro de dilogo
Formato de Celdas pero tambin podemos hacerlo desde:
Solo basta seleccionar la fuente y el fondo con el icono de bote pintura, Negrita, Cursiva y
subrayado.
Desde el cuadro Formato de celdas escogemos Fuente, de este modo podemos darle un
formato de manera ms amigable y entendible pero ms lento.
Ejemplo:
Alineacin
A la hora de crear un nuevo documento y aadir contenido podemos ver que por defecto
Excel 2007 alinea los nmeros a la derecha y las letras a la izquierda.
Pero se puede decidir si alineamos a la derecha, izquierda o centro. Vamos a Inicio ->
General -> Nmero y escogemos alineacin.
Filas
Para dar formato a una fila completa, se siguen los anteriores pasos para editar celdas,
pero en este caso para seleccionar toda la fila basta colocar el cursor sobre el nmero de
la fila deseada y dar clic sobre ella.
Columna
Las columnas tambin son editables, pero para seleccionarlas es necesario colocar el
cursor sobre la letra de la columna y dar clic all.
Hoja
De la misma forma se puede dar formato a toda la hoja de Excel; utilizando el comando
Ctrl+E se selecciona todo, o desde el icono superior izquierdo de la hoja de clculo.
Combinar Celdas
Es posible que en ocasiones se requiera una celda que tenga un texto centrado y adems
su contenido este centrado respecto a otro nmero mayor de celdas; para esto existe la
opcin combinar celdas.
Se puede acceder desde:
Inicio -> General -> Nmero -> Alineacin.
Formato condicional
Mediante la utilizacin del formato condicional Excel nos permite detectar visualmente el
cambio de la informacin que nos interesa y nos permite desarrollar otro tipo de tareas
que en el desarrollo del manual se ir indicando.
El formato condicional hace referencia al formato que se le da a los datos, celdas o rangos
de celda segn las condiciones que hayamos indicado.
La opcin de formato condicional la encontramos en Inicio -> Formato condicional y
encontramos las siguientes opciones:
Para aplicar los formatos all definidos, seleccionamos el rango de celdas a las que le
daremos el formato condicional y elegimos la condicin y el formato que se ha de dar
cuando se cumpla la condicin.
En este caso elegimos la opcin Duplicar valores tendremos el siguiente cuadro de
dilogo:
Lo que se le ha dicho a Excel es que la celda que tanga valores duplicados tenga el texto de
color rojo.
Por ejemplo si ese formato se lo aplicamos al rango A1:A10, al incluir valores duplicados
en ese rango tendremos lo siguiente:
Esto nos permite visualizar la situacin de los datos en Excel. Por ejemplo nos sirve para
alertarnos sobre vencimientos de plazos, sobre el sobre paso de un lmite. Al mostrarse las
alertas de forma visual identificamos con facilidad la situacin que nos interesa para
proceder en consecuencia.
Mediante formato condicional se pueden resaltar aspectos como los mejores rangos, los
peores, los mejores porcentajes, etc.
Indicadores de semforos
Los indicadores de semforos permiten resaltar valores que estn dentro de un rango
definido por el usuario. Segn la condicin o el rango, se tendr un color verde, amarillo o
rojo.
Para aplicar este formato, seleccionamos el rango de datos a dar formato, vamos Inicio ->
Formato condicional -> Nueva regla:
All marcamos la primera opcin, luego en estilo de formato elegimos Conjunto de Iconos,
y definimos las reglas o condiciones para insertar el semforo.
En este caso hemos definido un semforo para alertar segn el monto de la deuda de un
cliente y el resultado ser el siguiente:
En el archivo de Excel que acompaa este manual hay un ejemplo de aplicacin que
servir de estudio.
All elegimos Mayor que, y asignamos el valor del rango, en este caso 90 precedido por el
signo igual y elegimos el formato que se ha de aplicar.
En este ejemplo le estamos diciendo a Excel que si el vencimiento es superior a 90 das,
resalte la celda con un color rojo y texto blanco. Le damos aceptar.
Para los otros rangos de das de mora hay que crear ms reglas de formato sobre el mismo
rango de celdas, puesto que una misma celda puede contener valores entre mltiples
rango.
Para ello vamos a Inicio -> Formato condicional -> Administrar reglas:
All agregamos tantas reglas como rangos necesitemos. Para ello damos clic en Nueva
regla, en la parte superior izquierda del cuadro de dilogo.
Como se observa en la captura de pantalla, las 4 reglas creadas tienen el mismo rango:
$D$2: $D$41, por lo que las 4 reglas se aplicarn sobre el rango y se aplicar una u otra
dependiendo del valor de cada celda.
El resultado ser aproximadamente el siguiente:
Previamente, por supuesto, hemos seleccionado toda la tabla a la que se le aplicar este
formato.
Lo que esta frmula hace es decir a Excel que cuando la fila A2 sea igual a la celda G3, que
le aplique el formato definido. Obsrvese que $G$3 tiene una referencia absoluta, y ya
que la celda fija con la cual se comparar el rango en el que deseamos colorear el registro
seleccionado.
Tambin es posible visualizar este diseo desde la parte inferior de nuestra rea de
trabajo:
De este modo nos mostrar los mrgenes, tamao de hoja, alineacin de la hoja etc.
Dando clic en el icono izquierdo de la pantalla podemos ver el rea que deseamos
imprimir delimitada por un rea azul; esa es el rea que se va a imprimir.
Configurar pagina
Acedemos por el Botn Office
Como podemos ver, nos manda a un nuevo men llamado Vista preliminar, una vez ah
damos en Configurar pgina.
Desde ah podemos alinear la hoja, cambiar tamao de papel y ajustar la escala, as como
la calidad de la impresin.
Mrgenes
En la pestaa mrgenes, se asigna el espaciado necesario para la hoja as como su
centrado; las medidas estn dadas en cm.
Hoja
Desde esta pestaa se configura el rea de impresin, como lneas de divisin, el color, si
se imprimirn encabezados y el orden de las pginas.
Vista preliminar
Antes de proceder a imprimir es importante observar una vista preliminar para tener una
idea aproximada de cmo se ve el rea de impresin y hacer los cambios y ajustes
necesarios:
Imprimir
Una vez nuestra hoja est lista para ser impresa, es aconsejable guardarla, y despus,
seguir los siguientes pasos:
Botn Office.
Puedes imprimir la hoja directamente haciendo clic en la opcin Impresin Rpida que se
encuentra en el desplegable Imprimir del Botn Office.
Clic en Aceptar y listo.
Le hemos dicho a Excel que si en la celda F1 est el texto Oculta (O cualquier otro que se
le ocurra al usuario), aplique el formato all definido. Esta celda de referencia
naturalmente que debe estar por fuera del rea de impresin.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Con ello, cada vez que vayamos a imprimir, en la celda F1 (o en la que usted elija y que
est por fuera del rea de impresin), se escribe la palabra Ocultar para desaparecer el
texto y una vez imprima se borra el contenido de la celda para que el contenido sea visible
nuevamente.
Aqu se ha utilizado una palabra, pero puede ser un nmero. En tal caso la frmula del
formato condicional sera =$F$1=1
Grficos
Una de las herramientas ms tiles en Excel es la posibilidad de crear grficas basadas en
los datos introducidos; para esto existen varios tipos de grficas que se adaptan a nuestras
necesidades.
Cuando se crea un grfico o grfica en Excel, tenemos dos opciones:
- Grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de
grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Creacin de grficos
Para crear un grfico es muy recomendable definir el rango de celdas que generarn dicho
grfico.
Vamos a ir a la pestaa Insertar -> grficos y ah observaremos este submen
Escogemos el grfico de la lista o damos clic en todos los tipos de grficos para que nos
salga el cuadro de dilogo.
En este cuadro de dilogo podemos ver todos los tipos de grficas disponibles,
seleccionamos uno y damos en Aceptar.
Desde el nuevo men diseo podemos modificar los colores o simplemente dando clic
derecho y Formato del rea de grfico.
Desde la pestaa Formato es posible asignar formas avanzadas a las grficas generadas
por nuestros datos.
Nota: Se pueden aplicar estilos a los ttulos del eje, clicleando en ms opciones
De todas formas, es importante recordar que se puede seleccionar las etiquetas dentro
del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada.
Desde esta seccin tambin se puede configurar la Leyenda del grfico.
Finalmente las opciones de la seccin Fondo que permiten modificar el modo en el que se
integrar el grfico en la hoja de clculo.
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles.
Excel ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que
despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones se puede entender
perfectamente sus comportamientos y resultados.
Venta
Enero
350
Febrero
200
Marzo
400
Columna1
1,2
1
0,8
0,6
Columna1
0,4
0,2
0
Al agregar un cuarto dato, por ejemplo el mes de abril la grfica no se actualiza, cmo
hacer entonces?
Primero vamos a seleccionar nuestros datos en Excel y los convertiremos en tabla.
Seleccionamos los datos Insertar->tabla
Con esto asignaremos un nombre a la tabla, por ejemplo Ventas le dejamos el mbito
libro para que est disponible en todo el libro y le dejamos la referencia a la tabla.
Una vez realizado esto, vamos a ir a nuestro grfico y daremos clic derecho en el nombre
de la serie, escogemos Seleccionar datos y se desplegar un cuadro de dilogo.
Despus de darle Aceptar, podemos ir a nuestra tabla y agregar el mes de abril con un
valor de ventas y automticamente se crear la grfica para abril.
Proteger informacin
En algunos casos es necesaria la proteccin de los datos que se encuentran en nuestro
libro de trabajo, ya sea para que terceros no autorizados no tengan acceso a ellos o para
impedir que por error se modifiquen datos y frmulas que inutilicen nuestra aplicacin.
Proteger libro
Para proteger nuestro libro vamos Inicio -> Revisar -> Proteger libro:
Proteger hoja
Para proteger una hoja de Excel damos clic con el botn derecho del mouse sobre la
pestaa que contiene el nombre de la hoja:
Ocultar frmulas
En Excel es posible ocultar las frmulas para que el usuario no las visualice, algo que se
suele hacer para proteger de alguna forma la propiedad intelectual de quien desarrolla
complejas formulaciones.
Cuando nos ubicamos en una celda activa visualizamos la frmula que contiene de la
siguiente forma:
Lo que haremos ser ocultar dicha frmula de manera tal que al posicionarnos sobre la
celda que la contiene no se muestre nada.
Para ocultar las frmulas, seleccionamos las celdas que nos interesan, damos clic con el
botn derecho del mouse:
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
En ese caso deseamos proteger la hoja 1 que hemos marcado con el color rojo.
Seguidamente se abre el editor de Visual Basic y copiamos el siguiente cdigo:
Private Sub Worksheet_Activate()
ActiveSheet.Protect
End Sub
Pero tambin podemos asignarle un nombre al rango A1:A100, por ejemplo Cartera y
luego sumar utilizando la frmula =SUMAR(Cartera) con lo que sumamos todos los valores
que hay en ese rango previamente definido.
El rango es A2:B4
Qu sucede si en la fila 5 se agrega un nuevo empleado?
Sencillamente ese nuevo empleado queda por fuera del rango definido, ya que el rango
siempre ser A2:B4, y para cobijar el nuevo empleado habr que modificar manualmente
el rango, lo cual supone un tiempo adicional innecesario en la medida en que se puede
hacer que Excel adapte automticamente el rango segn la cantidad de datos existentes,
y eso se logra con rangos dinmicos.
Para crear rango dinmico se ingresa a Inicio -> Frmulas -> Asignar nombre a un rango
Cmo se observa en la imagen, para crear el rango dinmico se hace uso de la funcin
DESREF.
Si queremos un rango dinmico infinito hacia abajo y hacia la derecha, esto es que se
pueda agregar tantas filas como columnas, la frmula a introducir ser:
=DESREF($A$1;0;0;CONTARA($A:$A);CONTARA($1:$1))
Con ello le estamos diciendo a Excel que defina el rango considerando todas las celdas con
valores que estn por debajo de la celda A1 y desde la columna A hacia la derecha.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Pero seguramente necesitamos un rango dinmico limitado, como por ejemplo que
ocupe nicamente la columna A desde la fila 2. En ese caso la frmula ser:
=DESREF($A$1;1;0;CONTARA($A:$A))
Para la columna B la frmula ser:
=DESREF(B$2;1;0;CONTARA($B:$B))
Si queremos un rango dinmico que ocupe las columnas E y F, que vaya de la fila 12 a la
100, la frmula ser:
=DESREF($E$12;0;0; CONTARA($E1:$E$100 ); 2)
All se muestra la lista completa de nombres de rangos que hay en un libro de trabajo.
Desde all se puede editar cada una de ellos, se pueden eliminar o crear nuevos nombres
de rango.
All est el listado de nombres de rangos definidos. Slo se marca el de nuestro inters y
se pega.
Validacin de datos
La Validacin de datos permite que Excel realice las verificaciones que defina el usuario y
segn el resultado puede emitir una alerta, mensaje de error o informativo.
Por ejemplo es el caso de una discoteca que no puede permitir el ingreso de menores de
edad. Hacer el clculo mental segn la fecha de nacimiento para determinar si tiene la
edad permitida o no, toma tiempo, as que Excel se encargar de ello y nos advertir de
forma automtica que esa persona no tiene la edad indicada para ingresar con slo
suministrar la fecha de nacimiento.
Validad un valor
Cualquier valor se puede validad para que Excel emita un mensaje o alerta en caso de que
sea invlido segn los criterios asignados:
Muy til esta opcin para ir guiando al usuario en el proceso de ingreso de la informacin.
En algunos casos basta con resaltar los valores repetidos en un rango de datos, pero en
esta oportunidad la idea es impedir que se presenten datos repetidos en nuestro rango de
datos.
Para ello haremos uso de la Validacin de datos y utilizaremos una pequea frmula que
haga el trabajo.
Supongamos que queremos impedir que en el rango A2:A1000 se ingreses valores
repetidos.
Nos ubicamos en la celda A2, vamos a Inicio -> Validacin de datos -> Validacin de
datos:
Listas desplegables
Excel permite desplegar listas para de ella elegir una opcin, como Pas, Provincia, Ciudad,
Mes, etc.:
En primer lugar en una columna auxiliar se crea el listado de datos que se quiere mostrar
en la lista desplegable. Luego le asignamos un nombre a ese rango de datos. En nuestro
ejemplo le hemos llamado Meses a rango de datos que contienen los 12 meses del ao.
Nos ubicamos en la celda que contendr la lista desplegable, vamos Inicio -> Datos ->
Validacin de datos:
En este caso los meses del ao se encuentran en la columna I desde la fila 3 a la 14.
Por simplicidad se recomienda siempre trabajar con nombres de rango.
Y desde validacin de datos creamos una lista para desplegar las jornadas:
Como nuestra lista es corta, en lugar de utilizar el nombre de rangos tambin se pueden
escribirlo directamente los componentes de la lista separados por punto y coma:
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Ahora asignaros los nombres a los rangos que contienen los e mpleados de cada jornada:
El nombre del rango de cada lista dependiente debe ser exactamente igual a su concepto
correspondiente en la lista principal. Recordemos que la lista principal tiene tres
elementos o conceptos: Diurna, Nocturna y Dominical, de modo que cada rango de
empleados bebe llamarse igual: Diurna, Nocturna y dominical.
Ya creada la lista principal en validacin de datos:
En el archivo de Excel adjunto a este manual est el ejemplo que hemos trabajado aqu.
Reiteramos que los nombres de los rangos de las listas secundarias, deben corresponder
exactamente a los nombres de la lista desplegable principal. Importante anotar que un
nombre de rango no puede estar compuesto por dos palabras separadas. Si el nombre
requiere dos palabras estas deben estar unidas por un guin bajo: Jornada_Diruna, etc., y
as debe llamarse el concepto de la lista principal.
Esta limitacin se resuelve utilizando listas desplegables con rangos dinmicos, es decir
que el nmero de datos mostrados en la lista pueda incrementarse o disminuirse
haciendo que el rango que los contiene cambie continuamente.
Para ello trabajamos con nombres con rangos dinmicos, lo que quiere decir que el rango
se adaptar automticamente a la cantidad de datos que haya.
Por ejemplo supongamos un listado de empleados, el cual puede aumentar o disminuir
cada mes segn los empleados que salen o ingresan.
En nuestro caso la lista de empleados estar en la columna G desde la fila 21 (G21), lista a
la que le asignaremos un nombre de rango el cual ser dinmico.
Para ello vamos a Inicio -> Frmulas -> Asignar nombre a un rango:
Con esto ya tenemos una lista desplegable que se ajustar automticamente segn la
cantidad de datos que existan.
Funciones en Excel
Excel ofrece un importante nmero de funciones para multitud de tareas. Abordaremos
nicamente las que consideramos de mayor utilidad para trabajar con datos relacionados
con contabilidad, finanzas y temas afines.
En Excel las funciones se encuentran en la pestaa Frmulas -> Insertar funcin:
All podemos buscar funciones o elegir por categoras, segn nuestras preferencias o
habilidades.
Cuando se escribe en una celda de Excel el signo =, al escribir la primera letra aparece un
listado de funciones para que el usuario elija:
Funciones financieras
Las funciones financieras, como su nombre lo indica, se encarga de calcular indicadores
financieros, de hacer operaciones financieras de distinta ndole.
Estas funciones son las ms sencillas de utilizar puesto que la ayuda ofrecida Excel es muy
intuitiva.
Cuando se selecciona una de estas funciones desde Insertar funcin en la pestaa
Frmulas, aparece un cuadro de dilogo como el siguiente:
All Excel pide los datos necesarios para completar los argumentos que la funcin requiere
para hacer los clculos requeridos.
Funcin PAGO
La funcin Pago presente en Excel 2007 y Excel 2010 calcula el pago de un prstamo
basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante. La sintaxis de esta
funcin tiene 5 argumentos. El argumento Tasa es el tipo de inters del prstamo; NPER
corresponde al nmero total de pagos del prstamo; va es el valor actual del prstamo o
valor inicial; vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de
efectuar el ltimo pago; tipo es un numero 0 o 1 que indica cuando vencen los pagos, es
decir puede ser un pago vencido o anticipado. Ahora vamos a ver un ejemplo:
A travs de la funcin pago vamos a calcular una serie de pagos uniformes que se hacen
sucesivamente durante determinados periodos de un prstamo. Por ejemplo ac tenemos
que vamos a otorgar 1000 unidades monetarias en prstamo, y la van a regresar en una
serie de 4 pagos, 4 periodos a una tasa del 10%. Grficamente lo podemos ver abajo a la
derecha donde en el periodo 0, vamos a entregar 1000 unidades monetarias, lo indicamos
como negativo, porque est saliendo de nuestro bolsillo. Estas 1000 unidades monetarias
las vamos a retornar en este caso en una serie de 4 pagos iguales durante 4 perodos a
una tasa constante del 10%.
NOTA: El 0 del final de la frmula, quiere decir que el pago de cada uno de los periodos es
al final.
Ahora observamos que para este prstamo de 40.000 unidades, a 36 periodos y pagando
en cada uno de esos periodos 1.569,31 la tasa de inters es del 2%. As es como funciona
la frmula tasa.
Funcin NPER
La funcin NPER tiene la misma sintaxis en Excel 2007 y en Excel 2010, esta funcin
devuelve el nmero de periodos de una inversin basndose en los pagos peridicos
constantes y en la tasa de inters constante. La sintaxis de esta funcin tiene 5
argumentos, 3 obligatorios y 2 opcionales.
SINTAXIS: = NPER (tasa; pago; va; [vf]; [tipo]).
Tasa: La tasa de inters por periodo.
Pago: Es el pago efectuado en cada periodo; debe permanecer constante durante la vida
de la anualidad.
Va: Es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de efectuar el
ltimo pago.
Tipo: El numero 0 o 1 e indica cuando vencen los pagos.
Veamos el ejemplo prctico de esta funcin en Excel:
A travs de este ejemplo vamos a explicar el uso correcto de la funcin NPER que nos
permite calcular el nmero de periodos de una inversin.
Observamos una tasa del 1,5 %, unos pagos frecuentes de 100 unidades monetarias, un
valor actual de una inversin de 1000 unidades monetarias, ac no tenemos valor futuro y
el tipo le hemos indicado como tipo 0 lo cual quiere decir que el inters se va a pagar al
vencimiento.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
La representacin grfica esta abajo a mano derecha, tenemos el valor actual con la flecha
que indica hacia abajo que representa las 1000 unidades monetarias, hacia abajo porque
lo que estamos indicando es que estamos otorgando en prstamo la cantidad de 1000
unidades monetarias, luego vamos a recibir peridicamente hasta un periodo n que es el
que vamos a calcular, unos pagos iguales de 100 unidades monetarias, por lo tanto en
este ejemplo lo que vamos a encontrar es cuantos pagos de 100 unidades monetarias a
una tasa del 1.5% me hacen rendir 1000 unidades monetarias actuales, esto lo vamos a
obtener a travs de la funcin NPER.
Podemos ver que Excel me dice con 10.91 periodos de los cuales yo voy a recibir 100
unidades monetarias voy a estar rindiendo 1000 unidades monetarias actuales al 1,5%.
Funcin PAGOINT
Esta funcin nos permite saber qu cantidad del pago que estamos realizando
corresponde a intereses.
SINTAXIS: =PAGOINT (tasa; perodo; nper; va; vf; tipo).
Tasa: Tasa de inters por periodo (puede ser del tipo anual, trimestral o mensual).
Periodo: Periodo para el que se desea calcular el inters. Este debe estar entre 1 el
nmero de periodos totales, NPER.
Nper: Nmero total de periodos de pago en una anualidad.
Va: Valor actual o la suma total de una serie de pagos futuros. Es decir, el valor total
solicitado.
Vf: Valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de efectuar el ltimo
pago. Si Vf se omite, se toma como cero.
Tipo: Vale cero para pago al final del periodo o uno para pagos al inicio del periodo. Si se
omite se toma como cero.
Ejemplo.
En el ejemplo vamos a calcular el inters que se va a pagar por un crdito de 18 millones
con un plazo de 3 aos y lo que queremos hacer inicialmente es calcular el inters que se
pagara en el primer mes.
Vf: es un valor futuro pendiente de pago en caso que no se pague todo el prstamo al
final.
Tipo: se indica 1 si los pagos son al comienzo del periodo o 0 si son al final. Si se omite la
funcin deja 0.
Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo.
Funcin PAGO.INT.ENTRE
La funcin PAGO.INT.ENTRE calcula cual es la parte de intereses comprendidos en una
serie de cuotas determinadas de un prstamo (calculado con el mtodo francs con cuota
constante que incluye capital e intereses).
SINTAXIS:
= PAGO.INT.ENTRE(tasa;nper;va;inicial;final;tipo).
Tasa: es la tasa de inters aplicable al prstamo (o la inversin). Debe expresarse en un
perodo de tiempo similar al que est expresado nper.
NPER: es el plazo en el que se debe cancelar o amortizar por completo el prstamo. El
argumento nper tambin se interpreta como el total de pagos o cuotas que se harn para
cancelar el prstamo.
Va: es el valor actual o valor del prstamo o la inversin.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Funcin PAGO.PRINC.ENTRE
La funcin PAGO.PRINC.ENTRE calcula cual es la parte de capital (principal) comprendido
en una serie de cuotas determinadas de un prstamo (calculado con el mtodo francs
con cuota constante que incluye capital e intereses).
SINTAXIS:
= PAGO.PRINC.ENTRE (tasa;nper;va;inicial;final;tipo).
Tasa: es la tasa de inters aplicable al prstamo (o la inversin). Debe expresarse en un
periodo de tiempo similar al que est expresado NPER.
NPER: es el plazo en el que se debe cancelar o amortizar por completo el prstamo. El
argumento NPER tambin se interpreta como el total de pagos o cuotas que se harn para
cancelar el prstamo.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Funcin TIR
La funcin TIR calcula la rentabilidad o "Tasa Interna de Retorno" de una serie de cobros y
pagos.
SINTAXIS:
=TIR(valores;[estimar]).
Valores: representan los cobros y pagos (flujos de fondos).
Estimar: esta funcin calcula por "iteracin" por lo que se puede definir una tasa con la
cual comenzar la iteracin. Es opcional, si se omite la funcin comienza a iterar desde 0%.
Ejemplo.
Un inversor evala un negocio. En el rango E17:E21 est la inversin necesaria, los
beneficios esperados y el valor de venta de la inversin. En la celda G18 desea averiguar la
Tasa Interna de Retorno del negocio. A continuacin se presenta la solucin.
Funcin VF
Calcula el valor futuro de una serie de pagos de importe similar.
SINTAXIS:
= VF(tasa;nper;pago).
Tasa: es la tasa de inters con la que se capitalizarn los pagos.
NPER: es el total de pagos o cuotas a realizar.
Pago: es el importe del o los pagos (se asumen pagos similares).
Ejemplo:
Un inversor desea incrementar su riqueza. En la celda E19 se expresa el plazo de su
inversin y en la celda E17 est el monto que podra invertir anualmente. La celda E18
tiene la tasa de inters que ganara. En la celda G18 desea calcular el dinero que tendr al
final de su inversin. A continuacin se presenta la
solucin.
Funcin VF.PLAN
La funcin VF.PLAN calcula el valor futuro de un capital inicial invertido a una tasa de
inters variable.
SINTAXIS:
= VF.PLAN (capital; plan serie de tasas).
Funcin AO
Devuelve el ao de una celda que contiene una fecha.
SINTAXIS:
= AO (num de serie).
Num de serie: es un valor o celda de tipo fecha.
Ejemplo.
En el rango F18:F21 se extrae el ao correspondiente para las celdas del rango E18:E21.
Funcin DA
Devuelve el nmero de da de una celda que contiene una fecha.
SINTAXIS:
= DIA(num de serie).
Num de serie: es un valor o celda de tipo fecha o una funcin que devuelva una fecha.
Ejemplo.
En el rango F18:F21 se extrae el nmero de da correspondiente para las fechas del rango
E18:E21. A continuacin se presenta la solucin.
Funcin HOY
Devuelve la fecha actual, segn el reloj interno controlado por tu computador.
SINTAXIS:
= HOY ().
Ejemplo.
Funcin DIAS360
Devuelve la cantidad de das existentes entre dos fechas, basndose en un ao de 360 das
(considera meses de 30 das).
SINTAXIS:
=DIAS360(fecha inicial; fecha final; [mtodo]).
Fecha inicial y fecha final: son valores de tipo fecha o una funcin que devuelva una
fecha.
Mtodo: es un valor lgico que indica el mtodo de clculo. Si ste es FALSO u omitido se
considera para fecha inicial 30. Si el da de fecha final es 31 y el da de fecha inicial es
anterior al 30 el da de fecha final se convierte a 1 del mes prximo, de otra manera el da
de fecha final es 30 del mismo mes.
Si consideracin es VERDADERO: si el da de fecha inicial y fecha final es 31 se convierte en
30.
Ejemplo.
En el rango D18:E21 se tiene una serie de fechas Iniciales y Finales. En el rango F18:F21 se
desea calcular la cantidad de das existentes entre las mismas (considerando meses de 30
das). A continuacin se presenta la solucin.
Funciones matemticas
Funcin CONTAR
Devuelve la cantidad de valores numricos en celdas y/o rangos.
SINTAXIS:
=CONTAR (ref1; ref2;...).
Ref1, ref2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones que devuelvan valores
numricos.
Ejemplo.
Un gerente examina las cantidades de ventas de sus empleados en el rango D18:E25. En la
celda H18 desea obtener la cantidad de vendedores que concretaron ventas. A
continuacin se presenta la solucin.
Esta funcin cuenta las celdas que contienen datos numricos nicamente. Si en el rango
definido hay una celda vaca o con texto, no las tiene en cuenta.
Funcin CONTARA
La funcin CONTARA cuenta los valores que hay en un determinado rango de datos. Esta
funcin tiene en cuenta tanto los valores numricos como los de texto, pero no tiene en
cuenta las celdas vacas.
En este supuesto, en el rango A2:A20 cuenta todas las celdas excepto la A8 que est vaca
y el resultado ser 8 que corresponde a 7 persona y la celda que contiene 0.
Funcin CONTAR.SI
Cuenta valores en un rango, de acuerdo a un criterio determinado. Cuenta cuntos valores
hay segn la condicin dada.
SINTAXIS:
= CONTAR.SI (rango; criterio)
Rango: es el rango que ser evaluado.
Criterio: es la condicin que identificar las celdas a contar en el rango evaluado.
Ejemplo.
Tenemos las ventas realizadas en los diferentes meses del ao y queremos conocer las
ventas que superaron los 10 millones de pesos:
La frmula utilizada:
=CONTAR.SI(B2:B13;">10000000")
Esta frmula cuenta las ventas que cumplen con el criterio definido en la funcin, es decir
los valores que superan los 10 millones de pesos.
Funcin CONTAR.SI.CONJUNTO
Permite contar valores de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados. Se
diferencia de la funcin CONTAR.SI en que esta slo permite un criterio en tano
CONTAR.SI.CONJUNTO permite varios criterios.
SINTAXIS:
= CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2).
Rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir.
Criterio1: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios1.
Rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir.
Criterio2: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios2.
NOTA: Esta funcin permite evaluar hasta 127 criterios.
Ejemplo.
Si tenemos las ventas realizadas en diferentes meses podramos querer saber las ventas
que estn dentro de un rango de valores, por ejemplo:
Funcin SUMAR.SI
La funcin SUMAR.SI realiza la suma de un rango de acuerdo a un criterio determinado.
Esta funcin suma dependiendo de si se cumple una condicin. Es una suma condicionada.
SINTAXIS:
=SUMAR.SI (rango; criterio; [rango suma]).
Rango: es el rango que ser evaluado.
Criterio: es la condicin que identificar las celdas en el rango evaluado.
[Rango suma]: es el rango que contiene los valores a sumar de acuerdo a lo especificado
en el rango de criterio. Es opcional.
Ejemplo.
Supongamos que tenemos una lista de vendedores a los que se les paga por comisin y
queremos saber el monto de comisiones pagados a los trabajadores que vendieron ms
de 1.000.000 y necesitamos en primer lugar identificar cules son los valores que superan
el 1.000.000 en ventas, valores que se encuentran en el rango B1:B10, y luego sumar las
comisiones que le corresponden a esos valores, valores que se encuentran en el rango
C2:C10.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Vamos a suponer que necesitamos sumar las ventas que realiz un empleado en un da
determinado. En este caso se deben cumplir dos criterios: fecha y nombre del empleado.
Necesitamos saber cunto sumaron las ventas que realiz Pedro el da 07 de octubre de
2011:
Funcin ENTERO
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Ejemplo.
Funcin MULTIPLO.SUPERIOR
Redondea un nmero al prximo mltiplo del argumento cifra_significativa, hacia arriba.
Ejemplo.
Funcin MULTIPLO.INFERIOR
Redondea un nmero al prximo mltiplo del argumento cifra_significativa, hacia abajo.
Ejemplo.
Funcin REDONDEA.IMPAR
Redondea un nmero hasta el prximo entero impar.
Ejemplo.
Funcin REDONDEA.PAR
Devuelve un nmero redondeado hasta el nmero entero par ms prximo.
Ejemplo.
Funcin REDONDEAR
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.
Ejemplo.
Funcin REDONDEAR.MAS
Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero.
Ejemplo.
Funcin REDONDEAR.MENOS
Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero.
Ejemplo.
Funcin RESIDUO
Devuelve el residuo o resto de la divisin entre nmero y nm_divisor. El resultado tiene
el mismo signo que nm_divisor. Nm_divisor es el nmero por el cual desea dividir el
argumento nmero.
Ejemplo.
Funcin TRUNCAR
Trunca un nmero a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho nmero. Esta
funcin tiene un argumento opcional que permite determinar el nmero de decimales a
dejar adems de la parte entera del nmero.
Ejemplo.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Funcin ALEATORIO
La funcin ALEATORIO devuelve una expresin numrica entre 0 y 1 dependiendo del
azar.
SINTAXIS:
ALEATORIO ()
A esta funcin no se le proporcionan argumentos.
Ejemplo.
En el presente ejemplo se insert la funcin en la celda D18. A continuacin se presenta la
solucin.
Funcin ALEATORIO.ENTRE
Esta funcin genera una serie de nmeros aleatorios no nicos entre dos nmeros
definidos.
Por ejemplo si queremos una serie de nmeros aleatorios entre 1 y 100 la funcin ser:
=ALEATORIO.ENTRE(1;100)
Si queremos un rango amplio de nmeros aleatorios simplemente arrastramos la celda
que contiene la frmula ya sea hace abajo o hacia la derecha.
Funcin K.ESIMO.MAYOR
La funcin K.ESIMO.MAYOR devuelve el mayor valor de una serie de valores,
especificando su jerarqua en ella.
SINTAXIS:
= K.ESIMO.MAYOR(matriz; k).
Matriz: es un rango que contiene valores numricos.
K: es un nmero que indica que se devuelva el primero, segundo, tercero o ensimo valor
ms alto.
Ejemplo.
En el rango D18:D25 se examinan los valores de orden de una matriz. En el rango F18:F25
se desea ordenar sus valores de mayor a menor, sin alterar el orden de los registros
originales. Dicho orden se establece en el rango E18:E25. A continuacin se presenta la
solucin.
Funcin K.ESIMO.MENOR
La funcin K.ESIMO.MENOR devuelve el menor valor de una serie de valores,
especificando su jerarqua en ella.
SINTAXIS:
= K.ESIMO.MENOR(matriz; k).
Matriz: es un rango que contiene valores numricos.
K: es un nmero que indica que se devuelva el primero, segundo, tercero o ensimo valor
ms bajo.
Ejemplo.
En el rango D18:D25 se examinan los valores de orden de una matriz. En el rango F18:F25
se desea ordenar sus valores de menor a mayor, sin alterar el orden de los registros
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Funcin TRANSPONER
La funcin TRANSPONER devuelve el valor de un rango de forma transpuesta (convierte
filas en columnas o viceversa).
SINTAXIS:
=TRANSPONER (matriz).
Matriz: es la referencia a un rango con ms de una fila y columna, puede contener
distintos tipos de datos.
Ejemplo.
Supongamos que tiene una serie de datos en el rango A2:A11 y quiere colocarlos en el fila
1.
Para ello se ubica en la celda donde se colocar el primer nmero de la columna, por
ejemplo B1 y selecciona tantas celdas como valores tenga en la columna, que segn el
ejemplo sera B1:K1.
Manteniendo el rango seleccionado, en la barra de formulas escribe
=TRANSPONER(A2:A11) y luego presiona de forma simultnea las teclas
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Como se observa, la frmula ha quedado encerrada entre corchetes debido a que se trata
de una frmula matricial.
{=TRANSPONER(A2:A11)}
Funcin BDPRODUCTO
La funcin BDPRODUCTO devuelve el producto de valores en una columna o campo de
una base de datos segn una condicin.
SINTAXIS:
= BDPRODUCTO (base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos.
Nombre de campo: es el ttulo de la celda que encabeza la columna en la cual se calcula el
producto. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda
a derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores que se van multiplicar.
Ejemplo.
Un gerente analiza datos de sucursales en el rango A1:D8. Desea calcular el producto de
cantidad de ventas mayores o iguales a lo indicado en la celda G3. A continuacin se
presenta la solucin.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Funcin BDSUMA
La funcin BDSUMA devuelve la suma de los valores de una columna de una base de
datos, segn un criterio.
SINTAXIS:
= BDSUMA(base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos.
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se suman los valores.
Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores que se van a sumar.
Ejemplo.
Supongamos un listado de empleados con los productos vendidos y sus respectivos
precios de venta. Necesitamos saber cuntos productos ha vendido un determinado
empleado:
Funcin BDCONTAR
La funcin BDCONTAR devuelve la cantidad de valores numricos en una columna o
campo de una base de datos segn una condicin. Al igual que la funcin CONTAR, slo
considera las celda que contienen nmeros, ms no las celdas con texto o vacas.
SINTAXIS:
= BDCONTAR(base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: Es el rango donde se ubica la base de datos.
Nombre de campo: es el ttulo de la celda que encabeza la columna en la cual se cuentan
nmeros. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: es un rango que indica cuales son los valores que se van a contar.
Ejemplo.
Se necesita saber cuntas ventas mayores a 200 unidades se han realizado segn la
siguiente base de datos:
Funcin BDCONTARA
La funcin BDCONTARA devuelve la cantidad de celdas no vacas en una columna de una
base de datos, segn una condicin. Esta funcin, similar a la funcin CONTARA, considera
las celdas que contengan tanto texto como nmero, excepto las celdas vacas.
SINTAXIS:
= BDCONTARA(base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos.
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se cuentran celdas no
vacas. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los registros que se van a contar.
Ejemplo.
Se requiere saber cuntas ventas realiz un determinado empleado, es decir, cuntas
veces un empleado X aparece en el rango de datos definido:
Funcin BDMAX
La funcin BDMAX devuelve el mximo valor de una columna de una base de datos, segn
un criterio.
SINTAXIS:
= BDMAX(base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos.
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna de la cual se extrae el mximo
valor. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores a evaluar para extraer el mximo.
Ejemplo.
Se requiere saber cul fue la mayor venta realizada por determinado empleado segn la
siguiente base de datos:
Funcin BDMIN
La funcin BDMIN devuelve el mnimo valor de una columna de una base de datos, segn
un criterio.
SINTAXIS:
= BDMIN(base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos.
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna de la cual se extrae el mnimo
valor. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores a evaluar para extraer el mnimo.
Ejemplo.
Se requiere conocer cul fue la venta ms baja realizada por un determinado empleado
segn la base de datos siguiente:
Funcin BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de los valores de un campo (columna) de registros en una lista o
base de datos que cumple las condiciones especificadas.
SINTAXIS:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de
datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros y
las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada
columna.
Nombre_de_campo: indica qu columna se utiliza en la funcin. Escriba el rtulo de la
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las
comillas) que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2
para la segunda y as sucesivamente.
Criterios : es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar
cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de
columna y al menos una celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda
especificar una condicin de columna.
Ejemplo:
Se requiere determinar el promedio de ventas realizada por un determinado empleado
segn la siguiente base de datos:
del empleado o empleados (criterio), siempre debe estar debajo del ttulo que encabeza la
columna donde estn los criterios (empleados).
Funciones lgicas
Funcin O
La funcin O tiene la misma sintaxis en Excel 2007 o Excel 2010, y se utiliza para devolver
el valor verdadero o falso cuando hace algunas pruebas lgicas, devolver verdadero si
alguno de los argumentos es verdadero por lo menos uno, o devolver falso si todos los
argumentos son falsos.
La sintaxis de esta funcin tiene uno o puede tener hasta 255 valores donde el valor lgico
1 es obligatorio, los otros valores pueden ser opcionales.
SINTAXIS: = O (valor_lgico1; [valor lgico2] ;).
Veamos el ejemplo de la aplicacin de esta funcin en Excel:
Vemos que los 4 valores son falsos, por lo tanto el resultado final ser falso.
Para comprender mejor la utilidad de esta funcin supongamos un ejemplo. A un
empleado se le paga una comisin del 2% si vende sus productos al precio 1 que es ms
elevado que el precio 2. Si vende al precio 2 la comisin ser del 1%, pero adems, una u
otra comisin aplica siempre que la venta sea superior a un determinado valor:
En este caso hemos combinado o anidado la funcin O con la funcin SI, de manera que si
una de las dos condiciones se cumple, se aplicar el porcentaje correcto.
Funcin Y
La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas
devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO.
SINTAXIS:
=Y(valor lgico1; [valor lgico2];...).
Valor lgico1; [valor lgico2]: pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en
las cuales se obtenga como resultado un valor lgico tipo VERDADERO o FALSO.
Ejemplo.
En el rango D18:E25 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva
edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor a la indicada en la
celda H18 y menor o igual a la indicada en la celda K18. El resultado deber aparecer en el
rango F18:F25. Veamos la solucin:
La funcin Y tienen una mayor utilidad si la combinamos con la funcin SI, puesto que se
puede imponer una condicin que se ha de cumplir.
Por ejemplo, supongamos que la empresa paga a sus vendedores una comisin del 2% si
realizan una venta superior a determinado monto y la colocan al precio dos que es ms
alto que el precio 1:
En este caso se deben cumplir dos condiciones para que opera la comisin del 2%: Que la
venta sea superior a 9 millones y que se haga al precio 2. Si una de las condiciones no se
cumple, la comisin ser del 1%:
=SI(Y(A2>9000000;B2=1);E2;E3)
Funcin SI
La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin
indicada. Es la tpica funcin condicional.
SINTAXIS:
=SI(prueba lgica; [valor si verdadero]; [valor si falso]).
Prueba lgica: es una comparacin entre dos celdas usando operadores lgicos. Recuerda
que los operadores lgicos son: = (igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o
igual), <=(menor o igual).
[Valor si verdadero]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es
verdadera.
[Valor si falso]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es falsa.
Los argumentos valor si verdadero y valor si falso son opcionales. Si se omiten la funcin SI
devuelve directamente VERDADERO o FALSO.
Ejemplo.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
En los primero dos puntos, existen dos condiciones y las dos se deben cumplir para tener
derecho a la comisin all fijada. Si una de las condiciones no se cumple, no hay lugar a la
comisin sealada. Por ello utilizamos la funcin lgica Y, que le indica a Excel que las dos
condiciones se deben cumplir. Que la venta sea mayor a y que el precio de venta sea
Los puntos 3 y 4, tambin contienen dos condiciones, pero con que se cumpla una de ellas
dar lugar a la comisin pactada. La idea es que el empleado venda ms de 10.000.000 al
mes, pero si no lo hace y coloca los productos a un precio mayor, se le dar una comisin
determinada. All se utiliza la funcin lgica O, que le dice a Excel que aplique la comisin
si una de las dos condiciones se cumple.
El punto 5 nos dice que si no se da ninguno de los supuestos planteados, es decir que el
trabajador no cumpli con ninguno de sus objetivos, no tendr derecho a comisin alguna
y el resultado ser 0.
Funcin ESERROR
La funcin ESERROR es una funcin lgica que evala si en una celda hay error o si una
frmula genera error. Si hay error, da verdadero, si no hay error dar falso:
En lugar de indicarle a Excel que escriba un texto en la celda si hay error, le podemos
indicar una operacin alternativa utilizando otro rango de celdas; por ejemplo:
Por ello la frmula =SI(ESERROR(B6/C6); F2*0,20;B6/C6)
Esto nos permitir trabajar sin problemas con celdas que nos den error, o con algunas
funciones o clculos que generan un error, en la medida en que se le puede decir a Excel:
Eso me da error? No importa, continuemos adelante con esto y aquello.
Funciones de texto
Las funciones de texto permiten hacer algunas operaciones con celdas que tienen valores
de texto que en determinadas situaciones pueden resultar tiles.
Funcin CONCATENAR
La funcin CONCATENAR sirve para unir los valores o celdas especificadas.
SINTAXIS:
=CONCATENAR (texto1; texto2;...).
Texto1, texto2,...: son hasta 30 valores o referencias a celdas que se desean unir.
Ejemplo.
En ocasiones, en algn trabajo que desarrollamos en Excel, necesitamos unir los textos de
varias celdas en una sola celda, lo cual podemos hacer fcilmente con Excel.
Supongamos que nos entregan un listado de personas en el que cada celda figura un
nombre o apellido, luego tendramos algo as:
A1 Jos, B1 Fernando, C1 Cuesta y D1 Rojas.
Tenemos cuatro celdas con textos pero necesitamos que el nombre completo de las
personas nos quede en una nica celda, en este caso, en E1.
Hacerlo manualmente implicara tener que copiar y pegar el contenido de cada celda, lo
cual resulta muy poco prctico.
Afortunadamente, Excel cuenta con la funcin CONCATENAR que lo que hace es
precisamente unir en una celda los contenidos de las celdas que se le indique.
En este caso en la celda E1 colocaremos la siguiente frmula:
=CONCATENAR(A1;B1;C1;D1)
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
El resultado ser:
JosFernandoCuestaRojas.
Este resultado no nos sirve de mucho, por lo que tendremos que agregarle un espacio
entre los nombres, y para ello entre cada celda referenciada agregamos dos comillas ( )
lo cual en Excel significa vaco, es decir un espacio en blanco.
La formula quedar de la siguiente forma:
=CONCATENAR(A1;" ";B1;" ";C1; " ";D1)
El resultado que obtendremos ser:
Jos Fernando Cuesta Rojas
Funcin ESPACIOS
La funcin ESPACIOS elimina los espacios en blanco iniciales y finales de una cadena de
caracteres.
SINTAXIS:
=ESPACIOS (texto).
Texto: es una cadena de texto en la que se eliminan los espacios en blanco al inicio y al
final.
Ejemplo.
Cuando se importan datos a Excel, como los generados por algunos programas de
contabilidad, quedan espacios al final o al inicio de de la palabra, frase o nmero, espacio
que impide posteriormente hacer validaciones.
Estos espacios se pueden eliminar manualmente, pero ese no es el objetivo de Excel. En su
lugar podemos recurrir a una columna adicional donde utilizaremos la funcin ESPACIOS
para eliminar esos espacios sobrantes.
Si los datos estn en la columna A en la B se puede colocar: =ESPACIOS(A2)
Funcin EXTRAE
La funcin EXTRAE devuelve una cantidad de caracteres especficos de una cadena de
texto.
SINTAXIS:
=EXTRAE (texto; posicin inicial; nm de caracteres).
Texto: es una referencia a una celda, una funcin que devuelva una cadena de caracteres
o un texto entre comillas al cual se le extrae una cantidad de caracteres indicados por nm
de caracteres.
Posicin inicial: es un nmero que indica la posicin donde comienza la subcadena a
extraer.
Num de caracteres: es un valor que indica la cantidad de caracteres que se extraen a
partir de posicin inicial.
Ejemplo.
Tenemos en una celda el Nit 891005224-9 y queremos extraer su dgito de verificacin.
Si contamos los caracteres que tiene este Nit nos dar 11 contando el guin que separa el
dgito de verificacin.
Como nos interesa sacar el dgito de verificacin, ese ser nuestro punto de partida, y
como slo necesitamos un valor, el dgito de verificacin, el ltimo argumento ser 1:
=EXTRAE(A2;11;1)
Texto: A2
Posicin inicial 11
Nmero de caracteres a extraer: 1
Esta funcin aplica tanto para valores numricos como de texto.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Funcin DERECHA
Devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que el usuario especfica.
SINTAXIS:
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Es otra forma de extraer el dgito de verificacin del Nit o los ltimos valores e un nmero
o dato.
Supongamos otra vez que en la celda A11 tenemos el Nit 891005224-9 y queremos
extraer su dgito de verificacin.
La frmula ser:
=DERECHA(A11;1)
Funcin IZQUIERDA
Devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que especifique el usuario.
SINTAXIS:
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve o extrae del comienzo de un texto o valor el nmero de caracteres que le
indicamos.
Por ejemplo, continuando con el Nit 891005224-9 que tenemos en la celda A11, para
extraer su primer nmero tenemos:
=IZQUIERDA(A11;1)
Si queremos los primeros tres nmeros la frmula ser:
=IZQUIERDA(A11;3)
Encontrar datos dentro de una gran base de datos no es tarea fcil, y menos si se han de
cumplir algunos criterios.
Funcin BUSCAR
La funcin BUSCAR nos permite buscar informacin en un rango de datos o matriz de
datos, ya sea de forma vectorial o de forma vectorial o matricial.
Veamos un ejemplo de cmo buscar informacin de forma vectorial.
En primer lugar veamos cul es la sintaxis de esta funcin:
BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparacin; vector_resultado)
Supongamos un listado de empleados que son remunerados mediante el pago de
comisiones segn el precio de venta con que coloquen los productos:
Funcin BUSCARV
La funcin BUSCARV que en Excel 2007 Y en Excel 2010 se llama CONSULTAV (Excepto en
el servipack 1), nos permite buscar valores en una base de datos y nos devuelve el valor
asociado al encontrado.
En este caso, Excel no nos busca directamente el valor buscado sino el que se ha asociado
a l.
Supongamos la siguiente nmina:
Funcin BUSCARH
La funcin BUSCARH (en Excel 2010 CONSULTAH, Excepto en el servipack 1) es similar a la
funcin BUSCARV, con la diferencia que BUSCARH busca valores que se encuentran debajo
del valor referencia y no a la derecha del valor referencia en BUSCARV.
Supongamos las siguientes cuentas contables con sus respectivos saldos:
Como se observa, estos datos estn por filas, y los resultados asociados a la referencia de
bsqueda estn por debajo de esta.
Por ejemplo, si se quiere determinar cul es el saldo de la cuenta 1435, que est en la fila
de abajo, la frmula es:
=BUSCARH(H2;A1:F2;2;0)
El valor referencia (la cuenta contable) est en la celda H2. La base de datos est en el
rango A1:F2, y la posicin del valor a traer est en la fila 2 con respecto al valor referencia
que est en la fila 1.
La funcin BUSCARH, como se observa en la grfica, busca valores de forma horizontal, no
vertical como la funcin BUSCARV.
Importante recordar que la funcin BUSCARH en Excel 2010 toma el nombre de
CONSULARH.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Funcin COINCIDIR
Excel en cualquiera de sus versiones nos ofrece la funcin COINCIDIR, que puede
resultarnos til en algunas oportunidades, y que tiene un gran potencial al utilizarla en
combinacin con otras funciones.
Trataremos de explicar de la forma ms elemental de qu se trata esta funcin, y para que
nos sirve.
La descripcin que la ayuda de Excel nos da respecto a esta funcin dice:
La funcin COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a
continuacin, devuelve la posicin relativa de ese elemento en el rango.
Lo que hace esta funcin es determinar la posicin de un valor dentro de una base de
datos.
Supongamos por ejemplo que tenemos un listado de 1000 empleados, los cuales al ser
calificados se les asigna una puntuacin. Si luego llega un empleado y quiere saber en qu
lnea est para luego revisar sus datos, con conocer el puntaje que la funcin nos indicar
en que puesto ha quedado.
Ejemplo:
Si necesitamos conocer en qu puesto o fila est el empleado que obtuvo 57 puntos,
colocaremos la siguiente frmula en cualquier parte:
=COINCIDIR(57;B2:B17;0)
57 es el puntaje referencia. B2:B17 es el rango que contiene los datos:
La formula nos dir que este trabajador est en el puesto 6 dentro de la base de datos.
Importante aclarar que esta frmula no nos dice el ranking, sino su lugar dentro de la base
de datos, lo cual es til cuando no se tiene una base de datos organizada u ordenada que
permite hacer una bsqueda amigable. Exactamente como el ejemplo, donde el listado no
tiene ningn orden y es necesario revisar uno a uno manualmente.
Funcin INDICE
La funcin ndice en Excel, poco conocida pero de mucha ayuda en algunos casos, aunque
por s sola no luce muy til, pero combinada con otras permite automatizar un importante
nmero de tareas en Excel.
La funcin INDICE permite extraer un valor ubicado en una celda determinada de un
rango de datos o base de datos.
Para ello debemos indicarle a Excel el nmero de la columna y el nmero de la fila, y Excel
traer el valor que se encuentra en la interseccin de las dos.
Supongamos la siguiente base de datos:
Funcin INDIRECTO
La funcin INDIRECTO de Excel es tan potente como difcil de comprender, as que
trataremos de exponerla en su forma ms elemental para esbozar una idea de su
potencial.
La funcin INDIRECTO llama la referencia de una celda que a su vez tiene otra referencia.
Ejemplo. Supongamos que en A2:A9 tenemos una serie de valores y necesitamos sumar
nicamente desde la celda A2 hasta la A5.
En una celda diferente, por ejemplo D2, indicamos la referencia hasta la que queremos
sumar (B5); ahora utilizando la funcin INDIRECTO tendramos:
=SUMA(B2:INDIRECTO(D2))
Le estamos diciendo a Excel que sume desde la celda A80 hasta la celda que hemos
indicado en B2.
Por supuesto podramos haber sumado de la siguiente forma =SUMA(B2:B5), pero en
algunos casos ms complejos (como lo veremos ms adelante), esta forma simplificada de
suma no servir y necesitaremos obligatoriamente utilizar una referencia que contiene
otra referencia, por lo que es importante entender por lo menos el concepto ms
elemental que encierra la funcin INDIRECTO: utiliza una referencia final indirectamente
(en el ejemplo la referencia final es B5, pero no la utilizamos directamente sino que lo
hicimos por medio de la referencia D2 una referencia que nos remite a otra referencia).
Funcin DESREF
Esta funcin devuelve una referencia a un rango que es un nmero de filas y de columnas
de una celda o un rango de celdas. La sintaxis de esta funcin tiene 5 argumentos, 3
obligatorios y 2 opcionales.
SINTAXIS: = DESREF (ref; filas; columnas; [alto]; [ancho]).
Ref: Obligatorio. Es la referencia en la que se desea basar la desviacin.
Filas: Obligatorio. Es el numero de filas, de arriba hacia abajo, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda.
Columnas: Obligatorio. Es el nmero de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se
desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Alto: Opcional. El alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
El alto debe ser un nmero positivo.
Ancho: Opcional. El ancho, en nmero de columnas, que se desea que tenga la referencia
devuelta. El argumento ancho debe ser un nmero positivo.
Ref es el punto de partida. Es la celda referencia desde donde empezamos el
desplazamiento por filas y columnas segn indiquemos en los otros argumentos de la
funcin.
Por ejemplo: =DESREF(A1;3;2). Le estamos diciendo a Excel que tomando como base la
celda A1 se desplace 3 filas abajo y dos columnas a la derecha:
Le hemos dicho a Excel que se ubique en la celda A1, desde all avance 2 filas abajo y una
columna a la derecha, posicionndose as en la celda B2, marcada en rojo en la imagen;
luego, en alto y ancho (4;1), le decimos Excel que sume los valores que estn dese B2
hasta 3 filas fila ms abajo, avanzando 1 columna a la derecha desde A1, que no es otra
cosa que indicarle a Excel que sume el rango B2:B6. Si le diramos a la funcin un ancho
de 2, nos sumara el rango B2:C6.
Funciones matriciales
Las funciones matriciales permiten hacer operaciones con datos que ocupan varias celdas
o con rangos extensos de datos. Se pueden hacer operaciones no slo entre celdas sino
entre rangos de celdas, ampliando las capacidades de Excel.
Se denominan funciones matriciales puesto que con ellas se pueden hacer clculos dentro
de una matriz que de otra forma seran poco menos que imposibles.
Funcin SUMAPRODUCTO
SUMAPRODUCTO es la funcin matricial por excelencia, que puede ser ejecutada sin
mayor nivel de complejidad.
La funcin SUMAPRODUCTO permite sumar varios componentes de una matriz
previamente identificados y multiplicados, o dicho de otra forma, permite multiplicar
rangos de una base de datos y luego sumar su resultado segn los criterios asignados.
En su manera sencilla, esta funcin se puede aplicar de la siguiente manera.
Supongamos que necesitamos averiguar cules fueron las ventas de un producto X en un
mes determinado conociendo el precio de los productos y el nmero de productos
vendidos.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Para convertir una funcin comn y corriente a su forma matricial, una vez se definen los
criterios y argumentos, como se ha mencionado el prrafo de arriba, se presionan
simultneamente las teclas shift y ctrl.
Funcin SUMA en su forma matricial
La funcin suma se puede utilizar en su forma matricial para ahorrar algunos pasos en el
clculo de ciertos datos.
Supongamos la siguiente tabla:
Anidacin de funciones
Algunas de las funciones mencionadas en este manual, abordadas de forma individual no
lucen muy tiles, razn por la cual la anidaremos con otras para tratar de transmitir un
bosquejo de lo que se puede lograr en Excel.
Por ejemplo, veremos cmo una funcin puede ser el argumento de otra, logrando hacer
con ello clculos y operaciones en principio impensables.
Tenemos una lista de empleados con sus respectivas ventas en los diferentes das de la
semana.
Supongamos que en un momento dado necesitamos averiguar cules fueron las ventas de
un empleado X en un da Y.
Cuando la base de datos es pequea como la de nuestro supuesto, no hace falta ninguna
formulacin compleja para encontrar el valor de nuestro inters, puesto que a puro ojo
se puede hallar, pero es distinto cuando tenemos miles empleados y los das del mes, por
ejemplo.
Recordemos que la funcin INDICE devuelve el valor que se encuentra en celda de un
rango dado por el usuario, celda que se encuentra en la interseccin de la fila y la
columnas dadas por el usuario. En nuestro ejemplo la interseccin de la fila donde est el
empleado con la columna donde estn las ventas.
La sintaxis de esta funcin es:
INDICE(Rango;Fila;Columna)
El rango donde estn los datos a extraer es $B$2:G$7. La fila la traemos con la funcin
COINCIDIR, lo mismo que la columna.
Recordemos que la funcin COINCIDIR devuelve la posicin o referencia de un de un
valor determinado. De esta forma determinados la fila y la columna que necesita la
funcin INDICE.
El argumento fila se determina de la siguiente manera:
=COINCIDIR($B$10;$A$2:$A$7;0) y da como resultado 6.
El argumente columna se determina as:
=COINCIDIR($C$10;$B$1:$G$1;0) y da como resultado 4
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Nos piden averiguar a qu empleado pertenece la comisin pagada por valor de 236.671.
Como vemos, el valor referencia es el que est en la celda E1 y el valor asociado que
queremos encontrar est en la columna A, a la izquierda del valor referencia, de modo
que no es posible utilizar la funcin BUSCARV.
Esto lo solucionamos con la combinacin de las funciones INDICE y COINCIDIR; una
muestra ms de lo que estas dos funciones pueden hacer juntas:
=INDICE(A2:A10;COINCIDIR(E2;C2:C10;0))
Vamos a suponer la siguiente tabla de datos con productos y precios de venta segn las
cantidades compradas por el cliente:
Aqu la funcin BUSCARV trabaja con dos valores. Debe buscar el producto elegido por el
usuario segn las unidades solicitadas por el cliente, para lo cual se ha utilizado la
siguiente frmula:
=BUSCARV(H3;A3:F7;COINCIDIR(I3;B2:F2)+1;0)
Recordemos que la sintaxis de la funcin BUSCARV es: (Valor a buscar; Rango a
buscar;Indicador de columnas)
En nuestro ejemplo el valor a buscar esta en H3, el rango a buscar es A3:F7.
=BUSCARV(H3;A3:F7; Falta el indicador de columnas que ser determinado por la
funcin COINCIDIR.
La funcin COINCIDIR determina la posicin de un valor dado dentro de un rango de
datos, es decir que se requiere que el usuario defina el valor del cual se pretende ubicar su
posicin. Es por ello que con esta funcin anidada el usuario puede definir dos valores a
buscar: 1 que requiere la funcin BUSCARV y otro que requiere la funcin COINCIDIR.
COINCIDIR(I3;B2:F2) contiene en I3 la cantidad de productos vendidos que se encuentra
en el encabezado de la tabla: B2:F2, y como esta funcin empieza en la columna B y no en
la A donde comienza la funcin BUSCARV, es preciso sumarle 1 al final para compensar
esa diferencia y as el valor devuelto sea el correcto.
Tenemos unas ventas a las que se les aplica un descuento segn el plazo que el cliente ha
elegido pagar.
Esto podramos solucionarlo con una complicada funcin anidad condicional, pero se
puede hacer de forma mucha ms sencilla si combinamos la funcin PRODUCTO
(Multiplicacin) con la funcin BUSCARV.
=PRODUCTO(B3;BUSCARV(C3;$G$3:$H$7;2;0))
El valor de la venta est en B3, que es el valor a multiplicar. El valor por el que se ha de
multiplicar est en la tabla G3:G7 (Porcentajes de descuentos segn concepto), y se
determina segn el valor que haya en la columna C (Forma de pago).
Tenemos dos tablas. Una contiene los empleados que trabajan en jornada diurna y otra
contiene los empleados que trabajan en la jornada nocturna.
Supongamos que necesitamos averiguar el sueldo de un empleado cualquiera, que puede
estar en una u otra tabla. Necesariamente tendremos que buscar en las dos tablas.
Para ello haremos uso de la funcin ESERROR en su forma condicin junto con la funcin
BUSCARV anidada:
=SI(ESERROR(BUSCARV(B3;E2:F7;2;0));BUSCARV(B3;H2:I7;2;0);BUSCARV(B3;E2:F7;2;0))
Se le ha dicho a Excel si hay un error al buscar en el rango E2:F7, que busque en el rango
H2:F7, y que si no hay error, que vuelva a buscar en el rango E2:F7.
Se podran seguir anidando funciones para buscar en tres o ms tablas; las posibilidades
son muchas.
Consulte cmo hacer algo similar con la funcin SI.
Asegrese de que en todas las referencias del rango de celdas en la frmula utilizan dos
puntos (:); por ejemplo, SUMA(A1:C10).
- La referencia a otra hoja no est entre comillas simples.
Si la frmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de clculo u otros libros y el
nombre del otro libro o de la otra hoja de clculo contiene un carcter no alfabtico o un
espacio, se deber escribir su nombre entre comillas simples ( ).
#VALOR!
Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.
Cmo evitarlo o solucionarlo.
Se ha escrito texto y la frmula requiere un nmero o un valor lgico, como VERDADERO
O FALSO.
Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegrese de que la frmula
o la funcin es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a
las que hace referencia contienen valores vlidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un
nmero y la celda A6 contiene el texto No disponible, la frmula =A5+A6 devolver el
error #VALOR!.
- Se ha proporcionado un rango a un operador o a una funcin que requiere un nico
valor, no un rango de valores.
- Cambie el rango para que slo tenga un valor.
- Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la
frmula.
#DIV/0!
Se produce cuando se divide un nmero por cero (0).
Cmo evitarlo o solucionarlo.
- Se ha escrito una frmula que contiene una divisin explcita por cero (0), por ejemplo,
=5/0.
Cambie el divisor por un nmero que no sea cero.
- Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene
un cero como divisor.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Nota. Si el operando es una celda en blanco, Excel interpreta el blanco como cero.
- Cambie la referencia de celda a otra celda.
- Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor.
- Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiar
el resultado de la frmula por #N/A de #DIV/0! para indicar que el valor del divisor no
est disponible.
- Evite que se muestre el valor de error, utilizando la funcin de hoja de clculo SI. Por
ejemplo, si la frmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice
=SI(B5=0;";A5/B5). Las dos comillas representan una cadena de texto vaca.
- Compruebe que el divisor en la funcin o en la frmula no es ni cero ni se ha dejado en
blanco.
#ref!
Se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
Cmo evitarlo o solucionarlo.
- Se han eliminado celdas a las que hacan referencia otras frmulas o se han pegado
celdas movidas sobre otras a las que se haca referencia en otras frmulas.
Cambie las frmulas o restablezca las celdas de la hoja de clculo eligiendo Deshacer
inmediatamente despus de eliminarlas o pegarlas.
- Se ha utilizado un vnculo a un programa que no est en funcionamiento.
Inicie el programa.
- Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinmico de datos (DDE), como
sistema, que no est disponible.
Asegrese de que est utilizando el tema DDE correcto.
- Se ha ejecutado una macro que introduce una funcin que devuelve #REF!.
Compruebe si un argumento de la funcin hace referencia a una celda o rango de celdas
no vlido. Por ejemplo, si la macro introduce una funcin que hace referencia a una celda
situada sobre la funcin y la celda que contiene la funcin est en la fila 1, se devolver
#REF! debido a que no existen celdas sobre la fila 1.
#####
Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha
o una hora negativa.
Cmo evitarlo o solucionarlo.
El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido.
- Aumentar el ancho de la columna Seleccione la columna, elija Columna en el men
Formato, haga clic en Ancho y, a continuacin, escriba un nmero.
- Reducir el contenido para ajustarlo a la columna Seleccione la columna, haga clic en
Celdas en el men Formato, elija la ficha Alineacin y, a continuacin, active la casilla de
verificacin Reducir hasta ajustar.
- Aplicar un formato de nmero diferente En algunos casos, se puede cambiar el formato
de nmero de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, disminuya
el nmero de decimales despus del separador decimal.
Auditoria de formulas
La auditora de frmulas es una herramienta que ofrece la posibilidad de hacer
seguimiento a las frmulas implementadas en una hoja de trabajo con la finalidad de
detectar el origen de un error o incluso para comprobar el funcionamiento de algn
clculo en especial.
Esta herramienta se encuentra en la ficha Frmulas y tiene el siguiente aspecto en Excel
2007:
Y en Excel 2010:
All podemos observar las diferentes opciones que se pueden utilizar para auditar o
rastrear nuestras frmulas.
Comprobacin de errores
La comprobacin errores hace que Excel nos muestra un cuadro de dilogo en el que nos
muestra la frmula y el posible error que contiene.
Por ejemplo para un error #N/A de la funcin SUMAPRODUCTO:
Rastrear precedentes
Nos permite rastrear las celdas o rangos de celdas que alimentan nuestra frmula:
En este ejemplo tenemos la funcin Buscarv y Excel nos seala con una fecha las celdas
que estn alimentando o afectan nuestra frmula, y nos enmarca tambin el rango de
datos completos que hacer parte de la frmula.
Este es un caso de una frmula mucho ms compleja. Aqu resulta de gran utilidad que
Excel nos marque todas las celdas que estn afectando nuestra frmula, lo que puede ser
til para comprenderla, replantearla o complementarla.
Rastrear dependientes
Esta opcin nos permite marcar las celdas que nuestra frmula est afectando o
alimentando.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Con ella identificamos qu celdas o frmulas sern afectadas por la que estamos
revisando:
En este caso, para rastrear las celdas o frmulas dependientes no hace falta que la celda
activa contenga una frmula. Con que tenga cualquier tipo de datos que otra celda est
utilizando, es suficiente para marcarnos el camino.
En el ejemplo de la grfica vemos que la celda activa es utilizada por las celdas D5 y F5
para realizar sus clculos.
Podemos seguir marcando dependientes hasta completar todo un mapa de nuestra hoja
de trabajo:
Mostrar frmulas
Esta opcin hace que Excel muestre toda la frmula de la hoja de trabajo. Hace visible las
frmulas de todas las celdas que las contengan:
Esto nos permite tener un panorama global de las funciones que estamos utilizando, algo
que en ocasiones puede tener utilidad cuando nos perdemos en tantas formula extensas y
complejas.
Evaluar frmula
Excel presenta un cuadro de dilogo en donde hace una especie de evaluacin de cada
una de las partes de la frmula y presenta algunos comentarios que puede en algn
momento ser de utilidad.
All nos muestra la frmula que contiene su celda precedente que tambin podemos
evaluar.
Ventana inspeccin
Nos permite agregar a una ventana siempre visible una o varias frmulas para
inspeccionar, de manera tal que en la medida que ingresamos datos o hacemos cambios a
la hoja de trabajo, automticamente se visualizan los efectos que esos cambios tienen en
los resultados que calculan las frmulas inspeccionadas.
Si se cambia algn valor que afecta el resultado de la frmula, este cambia en tiempo real,
lo que nos permite evaluar los efectos que tienen los cambios que se van presentando en
la medida en que vamos trabajando.
Si en alguna de las frmulas inspeccionadas aparece un error por cuenta de las
modificaciones que hemos hecho en la hoja de trabajo, el error salta automticamente en
la ventana de inspeccin:
Esta opcin de de gran utilidad porque nos alerta visualmente de los errores en que
hayamos incurrido, error que han dado al traste con nuestras complicadas frmulas.
Consolidar Datos
Muchas veces y dependiendo de la actividad que desarrollemos, nos encontraremos con
que tenemos muchos archivos con la misma estructura en la informacin, por ejemplo
ventas por mes o inventario por ao o el detalle de las cuentas del PUC, entre otros.
Comnmente, esta informacin se debe consolidar a manera de hacer los anlisis
respectivos y para ello, en MS Excel existe un comando que puede realizar dicha
operacin de manera eficiente, hacemos referencia en este caso al comando Consolidar.
Veamos a continuacin una breve descripcin de cmo emplear este til comando para
consolidar datos de varios libros en uno solo.
El comando Consolidar lo hallamos en la Cinta de opciones dentro de la ficha Datos en la
seccin Herramientas de datos:
esta opcin crea en la hoja consolidada un esquema que permite identificar el origen de
cada uno de los datos consolidados, es decir, de dnde proviene ese dato de resumen en
concreto, lo que permite hacerles un seguimiento y tal vez entender mejor el resultado.
Una vez revisados estos puntos procedemos a realizar la consolidacin de los totales. Con
el cuadro de dilogo abierto en el campo Referencia vamos a seleccionar el rango de las
celdas que deseamos consolidar de la primera hoja VentasWilli a partir de la celda B2
hasta la celda G4 tal como se ve en la imagen anexa:
Luego seleccionamos el botn Agregar dentro del cuadro de dilogo, y vamos a repetir
exactamente pero haciendo referencia a las dos hojas restantes VentasOscar y VentasLuis
quedando el campo Todas las referencias tal como lo mostrado en la siguiente imagen:
Por ltimo hacemos clic en el botn Aceptar y los resultados se consolidarn de manera
exitosa en la hoja VentasTotal.
Tambin se puede utilizar este comando con informacin contenida en otros archivos.
El comando Consolidar es de suma utilidad ya que si tenemos un gran nmero de hojas y
libros y queremos consolidarlos todos en uno solo el mismo nos ofrece la posibilidad de
hacer esta operacin.
Agrupar y Esquema
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor
trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en
un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rtulo en la primera
fila, contiene informacin similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.
Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de clculo, de forma
que la informacin se pueda ver con ms o menos detalle. Un esquema en Excel puede
contar con varios niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de
la hoja de clculo.
Los smbolos caractersticos para contraer o expandir los niveles de un esquema son el
ms (+) y el menos (-), los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte
superior izquierda de la hoja de clculo.
Antes de crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.
Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema.
Los datos deben tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles; por
ejemplo queremos ver las ventas realizadas por la matriz principal adems de sus
sucursales.
Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estn
juntas. Es decir que no se debe mezclar informacin.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel:
1. Manual
2. Automtica
Observemos primero la Manual:
Para el ejercicio contamos con la informacin de ventas de una inmobiliaria por tipo de
inmueble, Zona y cada uno de los meses de un ao:
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Muy bien, una vez hecho ste paso, vamos a realizar el esquema de forma manual. La idea
es agrupar los meses para cada trimestre para que solo se visualice los subtotales de cada
trimestre. Para ello, nos ubicamos en el encabezado de las columnas de los tres primeros
meses del ao (en el ejemplo, las columnas C, D y E) y las seleccionamos, luego de la Cinta
de opciones dentro de la ficha Datos en la seccin Esquema ubicamos la herramienta
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Agrupar; con esto veremos unas barra especial en la parte superior de la hoja con un signo
menos (-) al final de la barra; si damos clic a este signo menos (-) se contraern las
columnas que seleccionamos con los tres primero meses del ao a modo de Agrupacin
quedando visible solo la columna con el total del trimestre que calculamos en el paso
anterior. Este paso lo repetiremos con los otros tres trimestres restantes. El resultado es
el siguiente:
Cuando se presente el signo Mas (+) en la barra especial de agrupamiento significa que
hay columnas agrupadas a la izquierda; al dar clic a este signo Mas (+) se visualizan las
columnas que estaban agrupadas y el signo cambia a Menos (-). Tambin observemos que
al lado izquierdo de la hoja en paralelo con las barras especiales de agrupacin, aparecen
dos nmeros, 1 y 2:
Estos indican los niveles de agrupacin que tengamos en la hoja, donde el 1 corresponde a
los totales trimestrales y el 2 a los valores por mes; dando clic en cada uno de ellos se
activan o desactivan (visualizan o se ocultan) las columnas dependiendo del nivel.
Este ordenamiento por niveles indica que podemos hacer ms agrupaciones de la
informacin (en caso de que los datos as lo permitan) y tener los datos cada vez ms
agrupados. As que vamos a hacer una agrupacin ms, para que los totales de cada
trimestre queden agrupados dentro de la columna Total Ao. Para lograr esto,
seleccionaremos todas las columnas que estn a la izquierda de la columna Total Ao y
realizamos el mismo procedimiento anterior. El resultado es el siguiente:
El mismo trabajo lo podemos realizar sobre las filas, totalizando las ventas por Tipo de
Inmueble y luego el Total de todos los inmuebles. El resultado es el siguiente:
Muy bien, esta es la forma Manual de trabajar Agrupacin y esquema, sin embargo la
mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que
tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automticamente el esquema:
Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos
obligados a definir el esquema manualmente.
En nuestro ejercicio, las columnas que tienen los subtotales por trimestre y las filas que
tienen los subtotales por Inmueble cumplen los requisitos, de modo que podemos
trabajar sobre el ejercicio; as que partiendo de la siguiente estructura de la informacin
realizaremos el Autoesquema:
Como vemos, Excel identific el esquema que establecimos en el informe y agrupo los
datos de acuerdo a este esquema; el trabajo que realizamos manualmente y uno a uno en
todas las agrupaciones que necesitamos, Excel las realiz con un solo Clic.
Manejo de Subtotales
En el ejercicio anterior, para utilizar la herramienta de agrupacin y esquema, fue
necesario insertar filas para tener los Subtotales de cada tipo de Inmueble, sin embargo
Excel puede calcular automticamente estos valores de subtotales y de totales generales;
adems cuando se insertan subtotales automticos, Excel tambin esquematiza la lista
para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal tal y como lo
realizamos en el ejercicio anterior.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales
se desea calcular, lo cual en nuestro ejercicio corresponde a la tabla de datos inicial a la
que no le habamos insertado las filas de los subtotales, es decir:
Para que Excel inserte los subtotales, primero seleccionamos las celdas que contienen los
datos, en nuestro caso seleccionamos toda la tabla y luego de la Cinta de opciones dentro
de la ficha Datos en la seccin Esquema damos Clic a la herramienta Subtotal:
Para cambio en: En este campo Excel carga los rtulos de las columnas de la tabla de
datos que seleccionamos, as que debemos elegir la columna en la que vamos a basar los
subtotales y de acuerdo como tenemos la informacin lo haremos por cada Tipo de
Inmueble.
Usar funcin: Es para seleccionar el clculo de resumen que vamos a realizar; contamos
con las siguientes operaciones: Suma, Cuenta, Promedio, Mximo, Mnimo, Producto,
Contar Nmeros, Desvest, Desvestp, Var y Varp.
Agregar subtotal a: Excel carga los rtulos de las columnas de la tabla de datos que
seleccionamos, as que debemos elegir las columnas en la que vamos a aplicar los
subtotales.
Reemplazar subtotales actuales: Esta casilla de verificacin la utilizamos para indicar que
en caso que ya tengamos subtotales en nuestra tabla, los reemplace por el nuevo clculo
que vamos a realizar.
Salto de pgina entre grupos: Esta casilla de verificacin la utilizamos en caso que
deseemos organizar la hoja de datos con saltos de pgina (opcin en la vista de impresin)
Resumen debajo de los datos: Esta casilla de verificacin se utiliza en caso que tambin
deseemos ver el total general de todos los datos.
Y bien, para nuestro ejercicio, le indicaremos a Excel que necesitamos ver Subtotales de
Suma a cada tipo de Inmueble y el total general para todos los meses:
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Y el resultado es el siguiente:
Como vemos, Excel agreg las filas para incluir los Subtotales por cada Tipo de Inmueble,
el total general y para cada uno de los meses tal y como se lo indicamos.
Podemos incluir ms Subtotales en caso de necesitar otras operaciones; por ejemplo si
queremos ver tambin los Subtotales por promedio, realizamos el mismo procedimiento
Vemos cmo Excel insert otras 4 filas ms para los Subtotales con clculo de Promedio y
tambin vemos un nivel ms en el Esquema de la hoja.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Plantillas en Excel
Una plantilla Excel es un documento pre formateado para su uso desarrollado en una hoja
de clculo de Excel. Las plantillas organizan el contenido y clculos del documento,
permitiendo que se puedan personalizar y guardar.
Una plantilla Excel agiliza el trabajo de reproduccin de documentos similares o idnticos;
son utilizadas para llevar un control detallado de presupuestos, gastos, comisiones sobre
ventas, Flujos de caja, inventarios, provisiones, etc. permitiendo obtener resmenes de
informacin desde diferentes puntos de inters. Una plantilla Excel puede contener
frmulas, macros, grficos, cabeceras, etc.
As que dependiendo de la necesidad que tengamos para la administracin de
informacin, podemos recurrir a las plantillas que ya estn predefinidas en Excel o en caso
de requerir un trabajo ms especfico podemos crear nuestras propias plantillas.
Abriendo una plantilla predeterminada en Excel: vamos a suponer que deseamos hacer
un seguimiento mensual a nuestros ingresos y gastos con el objetivo de revisar donde
debemos hacer esfuerzos en disminuir gastos o si debemos aumentar los ingresos. Claro
que podemos partir desde cero en una hoja de clculo de Excel, sin embargo este tipo de
necesidades ya estn preestablecidos desde las Plantillas.
Podemos partir de un archivo de Excel y damos clic en Archivo, luego, de la lista que se
despliega seleccionamos la opcin Nuevo y es aqu donde encontraremos cantidad de
Plantillas ordenadas por categoras o tambin tenemos la posibilidad de buscar ms
Plantillas alojadas en Office.com. Para nuestro ejemplo, vamos a abrir una plantilla de
presupuestos domsticos:
Crear una Plantilla: En caso que utilicemos con frecuencia un mismo diseo en estructura
de informacin en una hoja de clculo de Excel, podemos definir esta hoja como una
plantilla.
Para el ejemplo, tomaremos la hoja de Ventas_Inmobiliarias del tema anterior y la
guardaremos como Plantilla suponiendo que utilizaremos para el siguiente ao el mismo
diseo de la hoja con los Esquemas y Subtotales que ya realizamos. Primero borraremos
los datos de la tabla de ventas inmobiliarias pero no modificaremos las Columnas y Filas
en las que se realizan los clculos por trimestre y por tipo de inmueble para que cuando
utilicemos la plantilla con la informacin del siguiente ao, los clculos se realicen
automticamente. Luego nos vamos por Archivo y damos Guardar Como. En la ventana
de dilogo que aparece asignamos el nombre a la Plantilla y luego en la opcin Tipo,
seleccionamos la opcin Plantilla de Excel (*xltx) y por ltimo Guardar.
Tablas de datos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos; de
hecho tambin se denominan listas de base de datos.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Para realizar los ejercicios con los que trabajaremos el tema de Tabla de Datos,
utilizaremos una base de datos de las ventas de una Inmobiliaria con el siguiente detalle:
Referencia
Fecha Venta
Tipo
Operacin
Provincia
Superficie (M2)
Precio Venta
Vendedor
Tambin se puede hacer desde la Ficha Insertar, grupo Tablas y opcin Tabla:
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora y si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificacin la lista tiene encabezados. Por ltimo Clic en Aceptar
y el resultado es el siguiente:
Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos,
slo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecer una fila nueva.
Si necesitamos insertar o eliminar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla,
podemos hacerlo desde el botn Insertar y/o Eliminar, en la pestaa de Inicio:
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Supr. Si deseamos
eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces
seleccionamos la opcin Convertir en rango de la ficha Diseo (de la tabla de datos) grupo
Herramientas:
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que
las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial
en la primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla. Por lo dems, a cada celda se le
podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda
de la hoja de clculo.
Para el ejemplo vamos a cambiar el estilo de la tabla para que tenga un color anaranjado y
resaltaremos la primera y ltima columna:
La ordenacin por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, como la que se
ve en la imagen que alterna el color de las filas entre blanco y azul, sino que afecta a las
que han sido coloreadas de forma explcita, para destacarlas por algn motivo.
Tambin podemos ordenar los datos de la Tabla a travs de los botones de ordenamiento
situados en la pestaa Datos, grupo Ordenar y filtrar:
Al estar los datos delimitados dentro de una Tabla, la ordenacin siempre se realizar
sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.
Filtros en tablas
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla,
seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a los encabezados
de las columnas; por ejemplo, al dar clic al botn de la columna Provincia aparece la
siguiente lista:
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Por ejemplo, si slo marcamos Barcelona, Excel filtrar todos los registros que tengan
Barcelona como Provincia y las dems filas se ocultarn:
Otra opcin, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo men, donde se
despliegan una serie de opciones:
En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de
filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin
elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila. Usaremos el carcter
interrogacin (?) para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el
asterisco (*) para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
Por ejemplo, vamos a hacer un filtro de texto indicndole a Excel que filtre la tabla con las
filas que contengan en la columna Provincia las letras arra, para que solo nos muestre
los registros de la provincia Tarragona:
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo),
reaparecern todos los registros de la lista.
Descripcin
Cuenta las celdas que contienen un nmero
Cuenta las celdas que contienen un valor
Obtiene el valor mximo
Obtiene el valor mnimo
Obtiene el producto de los valores indicados
Obtiene el promedio de los valores indicados
Obtiene la suma de los valores indicados
Obtiene un valor de un campo en una fila quecumpla un criterio de seleccin
Calcula la varianza sobre una muestra devalores
Calcula la varianza sobre todos los valores deun campo
Calcula la desviacin estndar sobre unamuestra de valores
Calcula la desviacin estndar sobre todos losvalores de un campo
Datos: Corresponde a la base de datos que para nuestro ejercicio es toda la tabla de datos
que tenemos incluyendo (necesariamente) los encabezados de las columnas.
Campo: En este parmetro indicamos el encabezado de la columna que contiene los datos
sobre los cuales se va a realizar la operacin de la funcin; en nuestro ejemplo
seleccionamos Precio Venta (Celda G1 de nuestro archivo) ya que es sobre esta columna
donde se encuentran los precios de venta de todos los inmuebles.
Criterios: en este parmetro indicamos el campo encabezado criterio y el valor que vamos
a utilizar para que la funcin realice la operacin solo a los criterios que le indiquemos;
para nuestro ejemplo seleccionaremos el campo Vendedor y el valor Pedro ya que
deseamos saber las ventas solo de Pedro. Para manejar este criterio, lo ms
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
recomendable es organizar una pequea estructura que puede ser al final de la tabla
donde organicemos este criterio:
El resultado es el siguiente:
Si deseamos conocer las ventas de otro vendedor por ejemplo de Luisa, simplemente
cambiamos el nombre de Pedro por el de Luisa y la frmula se calcula automticamente:
de
las
otras
Para agregar los subtotales automticamente debemos situarnos sobre una celda
cualquiera de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla,
en la pestaa Diseo:
Al seleccionar la celda de la fila de totales, aparece una pestaa con una lista de las
funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna:
Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los esquemas que ya
vimos, o las tablas dinmicas, que veremos en el tema siguiente.
Una tabla dinmica est especialmente diseada para los siguientes casos:
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas
para el usuario.
Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y
subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados.
Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los
detalles de los datos de resumen de las reas de inters.
Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resmenes de los
datos de origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos
ms tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa.
Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.
Es recomendable utilizar una tabla dinmica cuando desees comparar totales
relacionados, sobre todo si se tiene una lista larga de nmeros para sumar y se desea
realizar comparaciones distintas con cada nmero.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de los datos que ya tenemos del
ejercicio anterior de Ventas Inmobiliaria de la tabla de Datos.
Excel trata de identificar automticamente el rango donde se encuentran los datos que
queremos trabajar con una tabla dinmica y especifica este rango en el campo tabla o
rango; en caso de que debamos modificar el rango que Excel identific simplemente
damos clic en el botn de Eleccin de rango y seleccionamos el que deseemos.
En cualquier caso, el rango que seleccionemos debe incluir los encabezados de las
columnas.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel mediante la opcin Utilice una fuente de datos externa.
Luego debemos elegir la ubicacin de la tabla dinmica que puede ser en una Nueva hoja
de clculo o en una Hoja de clculo existente; para nuestro ejercicio vamos a dejar el
informe de Tabla dinmica en una nueva hoja de clculo. Por ltimo damos clic en Aceptar
y el resultado es el siguiente:
Muy bien, ahora solo debemos configurar la forma como deseamos que se vean los datos;
la idea es hacer un informe en el que veamos las ventas por cada Vendedor y cada Tipo y
que tambin se pueda ver este informe en cada Provincia y Operacin.
As que el informe debe estar organizado de manera tal que en las filas estn los
vendedores, en las columnas el Tipo de Inmueble y en los Valores est el Precio de Venta;
por ltimo habilitamos el informe para que se pueda ver esta informacin de acuerdo a la
Provincia y a la Operacin para lo cual arrastraremos las columnas Provincia y Operacin
al campo Filtro de Informe.
Con estas instrucciones, lo nico que debemos hacer es arrastrar los campos de Columnas
hacia las reas del informe de Tabla Dinmica:
Y el resultado es el siguiente:
Vemos que en el informe de tabla Dinmica solo estn las ventas para los vendedores
Jess, Luisa y Pedro.
De la misma manera podemos filtrar an ms el informe por ejemplo que solo se muestre
los datos de la operacin Venta en Barcelona y Tarragona:
Este es el resultado:
Por ltimo, es importante tener en cuenta que tambin se cuenta con las opciones de
Ordenar y de realizar filtros por Texto y por color en el listado de opciones que estn
disponibles en los campos.
Sumar
Como ya dijimos, por defecto al crear la tabla los datos estn en operacin de Suma, sin
embargo, para aplicar la operacin Suma en caso de que hayamos realizado otra
operacin en los datos simplemente seleccionamos del cuadro de dilogo Configuracin
de campo de valor el tipo de clculo Suma:
Contar
Para realizar la operacin Contar a los datos del informe de la Tabla Dinmica realizamos
el mismo procedimiento anterior y simplemente seleccionamos como operacin de
clculo la operacin Cuenta:
Promedio
Para realizar la operacin Promedio a los datos del informe de la Tabla Dinmica
realizamos el mismo procedimiento anterior y simplemente seleccionamos como
operacin de clculo la operacin Promedio:
Para hacer esto vamos a utilizas Nombres, pero no le vamos a dar un nombre a un rango,
le daremos un nombre a una frmula (Excel considera a las frmulas como si fueran
rangos) dicha frmula ser el anidamiento entre las funciones DESREF Y CONTARA.
La sintaxis de DESREF es la siguiente:
DESREF(referencia;filas;columnas;alto;ancho)
Referencia: la celda en el ngulo superior izquierdo de la tabla base (A1 en nuestro
ejemplo)
Filas: Para este caso es 0
Columnas: Para este caso es 0
Alto: la cantidad de filas en nuestra tabla base
Ancho: la cantidad de columnas en nuestra tabla base
Estos dos ltimos parmetros los anidaremos con la funcin CONTARA para que DEREF se
transforme en dinmica quedando:
=DESREF(Ventas_Inmobiliaria Tabla Dinm!$A$1;0;0;CONTARA(Ventas_Inmobiliaria
Tabla Dinm!$A:$A);CONTARA(Ventas_Inmobiliaria Tabla Dinm!$1:$1))
Muy bien, ahora vamos a definir un nombre a nuestro rango, para ello en la pestaa de
Frmulas elegimos Asignar nombre a un rango, Definir nombre.
Para cuando ya tenemos definido nuestro nombre, slo falta especificarlo como rango al
momento de crear una tabla dinmica:
As cada vez que insertemos datos a nuestra base de datos, la tabla dinmica reconocer
todo el contenido sin necesidad de especificar de nuevo el rango. Slo hay que darle
actualizar y listo.
Seleccionamos el tipo de grfico ms adecuado para nuestros datos que en este caso es el
de Columna:
Y con esto se inserta el grfico en la hoja donde tenemos nuestro informe de Tabla
Dinmica el cual tambin tiene la opcin de filtrar el grfico de acuerdo a los criterios que
deseemos aplicar a los campos que incluimos en la tabla Dinmica:
Observemos los diferentes grficos que se muestra al aplicar el filtro sobre el campo
Provincia del grfico:
Barcelona:
Girona:
Lleida:
Tarragona:
Segmentacin de datos
Hay otra funcionalidad que nos facilita el anlisis de los datos contenido en la tabla y el
grfico dinmico, se trata de la segmentacin de datos.
La segmentacin de datos es una nueva forma visual de filtrar la informacin una tabla
dinmica en Excel 2010.
Al insertar una segmentacin de datos, se usarn botones nuevos para filtrar mejor los
datos y mostrar slo lo que necesita. Indica adems el estado en que se encuentra el filtro,
lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe con una
tabla dinmica.
Cuando se inserta una segmentacin de datos, se usan botones para segmentar y filtrar
rpidamente los datos para mostrar nicamente lo que se necesita. Adems, cuando se
aplica ms de un filtro a la tabla dinmica, ya no es necesario abrir una lista para ver
cules son los filtros que se aplican a los datos. En cambio, en la segmentacin de datos,
se muestra justo en la pantalla. Es posible aplicar formato a la segmentacin de datos para
que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fcilmente en otras tablas
dinmicas, grficos dinmicos y funciones de cubo.
Una segmentacin de datos generalmente incluye los siguientes elementos
1.
2.
3.
4.
Con esto se activa una nueva ventana de dilogo donde se muestran todos los campos del
rango de la tabla dinmica; luego seleccionamos los campos que deseamos utilizar como
segmentacin de datos y para nuestro ejemplo podemos utilizar los campos Operacin y
Provincia.
Con esto ya podemos interactuar con los nuevos cuadros de segmentacin de datos y
simplemente debemos seleccionar cualquiera de las opciones de los cuadros para filtrar
tanto la tabla como el grfico dinmico, por ejemplo, veamos el resultado del grfico y de
la tabla dinmica al seleccionar la Provincia Girona y la Operacin Alquiler en los
respectivos cuadros de segmentacin:
Ahora le indicaremos el rango donde se encuentran los datos que deseamos sumar, los
cuales se encuentran en la hoja VentasWilli en el rango B2:G2:
Si arrastramos la frmula hacia abajo, Excel calcular el total de ventas de los vehculos de
la lnea Aveo y Optra de Willi:
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Ahora vamos a realizar este mismo procedimiento para los otros dos vendedores y el
resultado es el siguiente:
De esta manera, los valores de suma que calculamos en la hoja de trabajo Enlazar_Hojas
ya quedaron relacionados o enlazados con las hojas de VentasWilli, VentasOscar y
VentasLuis de manera que al cambiar algn valor en estas hojas, automticamente se
modifican los clculos realizados en la hoja Enlazar_Hojas
Anlisis de sensibilidad
Uno de los usos frecuentes de Excel es crear modelos de prediccin de resultados o
presupuestos segn van cambiando ciertas variables. En ingles existe el trmino "what if"
para describir este tipo de anlisis y en Excel estn clasificadas como herramientas de
anlisis de sensibilidad.
Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Se pueden utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de clculo, ante variaciones en los valores de una o ms
celdas.
Vamos a ver la aplicacin de esta funcionalidad a partir de un pequeo modelo de estado
de resultado de una empresa donde tenemos las ventas trimestrales de un producto y sus
ingresos, Costos y Gastos asociados a la comercializacin y operacin de la empresa:
De manera tal que si aumenta el precio del producto, la utilidad aumenta o si sube el
Costo del Producto el Margen disminuye. Tambin se pueden hacer anlisis ms
especficos como identificar qu porcentaje de comisin por ventas puedo aumentar
esperando que se incrementen las ventas y por tanto no se afecte el margen.
Bien, ahora vamos a utilizar la herramienta de Administrador de escenarios para
comprender mejor de que se trata y sus beneficios.
Lo primero es identificar las variables independientes o constantes, que en nuestro caso
son las listadas anteriormente, es decir, Precio del Producto, Costo del Producto,
Comisiones por Ventas y Unidades Vendidas. As que vamos a seleccionar las celdas que
contienes los valores para dichas variables como punto de partida:
Con esto se abre un cuadro de dilogo donde vamos a Administrar los escenarios que
creemos; inicialmente nos informa que no hay ningn escenario definido, as que vamos a
agregar uno nuevo desde el botn Agregar:
Nuevamente se abre otra ventana de dilogo donde vamos a configurar el escenario que
vamos a agregar; as que primeramente asignamos el nombre del escenario y para este
ejemplo le colocaremos el nombre Original para referenciarlo como el escenario original.
Luego se debe indicar las celdas donde se encuentran los datos de las variables
independientes, las cuales ya tenamos seleccionadas antes de abrir la configuracin del
anlisis por escenarios, as que este campo ya est listo; en caso de que se nos haya
olvidado alguna variable, simplemente le damos clic al botn de seleccin de este campo.
Tambin podemos agregar comentarios para que identifiquemos mejor el escenario que
estamos configurando. Por ltimo, tenemos dos opciones en cuento a la Proteccin, Evitar
cambios para evitar que puedan cambiarse o eliminarse los escenarios de una hoja
protegida y la otra opcin es Ocultar para ocultar los escenarios de una hoja protegida:
Luego de dar Aceptar, aparecer la informacin que hay en las celdas que elegimos:
Por ltimo damos Aceptar y con esto queda listo nuestro Escenario Original y nuevamente
volvemos al cuadro de dilogo de Administrador de escenarios donde veremos el primer
escenario que acabamos de crear con sus caractersticas:
Ahora supongamos que deseamos ver cmo seran los resultados del margen neto en el
escenario de que el Precio del producto sea de $47,000 para lo cual vamos a agregar un
nuevo escenario. Damos al botn Agregar y en el nuevo cuadro de dilogo damos el
Nombre del escenario como Aumento_Ingreso, en el campo Celdas cambiantes solo
seleccionamos la celda en la que est el valor de la variable Precio del Producto (celda D4)
Y luego en la nueva ventana de dilogo para el Valor del escenario colocamos 47000:
Ahora para ver el funcionamiento de los escenarios, desde la ventana del Administrador
de escenarios seleccionamos este ltimo escenario que agregamos y le damos al botn
Mostrar; al hacer esto, los datos en la hoja donde tenemos el estado de resultados
cambiaran:
Ahora volvamos a ver los resultados con el escenario Original, as que lo seleccionamos
desde el Administrador de escenarios y damos nuevamente Mostrar:
Como podemos ver, el Margen Neto en este escenario es menor que en el escenario
anterior en funcin del aumento del Precio del Producto
Ahora veamos un escenario donde veamos el Margen Neto como cambia al modificar 3
variables. Supongamos que se est revisando una propuesta para aumentar la comisin
de ventas a un 4% pero si el Precio del Producto aumenta en 1000 pesos y el Costo de
Produccin baja 500 pesos.
As que realizamos el mismo procedimiento anterior, donde damos Agregar desde el
Administrador de escenarios, asignamos el nombre Aumento_Comision y las celdas
cambiantes seleccionamos los valores de los campos Precio de Producto, Costo de
Producto y Comisin por venta, es decir celdas D4;D5;D6. Por ltimo damos Aceptar para
ingresar los valores que vamos a probar en este nuevo escenario:
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Buscar objetivo
Esta herramienta funciona como una "regla de tres" en Excel, es decir te permite calcular
que valor debe tomar una celda para poder alcanzar un valor determinado en otra (que
est vinculada por medio de una frmula a la primera). Es decir, podrs ajustar el valor de
una celda para obtener un resultado especfico en otra. Ejemplo: Cunto deben ser las
ventas del producto para alcanzar un Margen Neto del 21%.
Continuando con nuestro ejemplo, supongamos que se esperaba tener un Margen Neto
en el primer trimestre del 21%, para lograrlo, queremos saber cuntas unidades se
debieron vender. As que para saber esto, nos ubicamos en el Margen Neto del Trimestre
1 y luego nos ubicamos en el men Datos, grupo Herramientas de datos, opcin Anlisis y
si y seleccionamos la opcin Buscar objetivo:
Con esto se abre el cuadro de dilogo de Buscar objetivo con los siguientes parmetros
para configurar:
Definir celda: en este campo queda definida la celda del valor que tenemos como
referencia para cambiar y que deseamos dar un valor especfico; en este caso es el valor
Margen Neto que seleccionamos previamente (celda D20)
Con el valor: en este campo ingresamos el valor que queremos dar a la celda; en este caso
ser de 21%
Para cambiar la celda: asignamos la referencia de la celda que va a cambiar hasta lograr el
objetivo. Debe ser una de las celdas que son insumo para el clculo del Margen Neto que
para nuestro caso es el de unidades vendidas (celda D9):
Al dar Aceptar, Excel realiza el clculo para determinar cul es el valor que debe tener en
Unidades Vendidas para lograr un Margen Neto de 21% y nos informa en caso de
encontrar una solucin:
Como vemos, para haber alcanzado un Margen Neto de 21%, el nmero de unidades que
se debieron vender era de 3,367.
Tambin podemos averiguar cmo alcanzar un Margen Neto del 21% en funcin del
Precio del producto, o el Costo del Producto o de la Comisin de las ventas, veamos:
Precio del Producto para alcanzar un margen neto de 21%:
Vemos que para alcanzar un margen neto de 21%, en funcin del Precio de Venta y
manteniendo las dems variables iguales, este debe aumentar pasando de $45,000 a
$45,942.04
Costo del Producto para alcanzar un margen neto de 21%:
Para alcanzar un margen neto de 21% en funcin del Costo del Producto y
manteniendo las dems variables iguales, este debe disminuir pasando de $33,500 a
$32,781.85
Comisin por ventas para alcanzar un margen neto de 21%:
Para alcanzar un margen neto de 21% en funcin del porcentaje de Comisin por Ventas y
manteniendo las dems variables iguales, esta debe disminuir pasando de 3.6% a 2%
Solver
El Solver es la herramienta principal del anlisis de sensibilidad, esta herramienta optimiza
los modelos sujetos a restricciones, como los modelos de programacin lineal y no lineal,
la cual permite obtener las soluciones ptimas para un modelo determinado.
Esta herramienta tiene un gran nivel de complejidad, pero en este instructivo veremos
slo la parte bsica de resolucin de algunos problemas de programacin lineal.
Generalmente, es necesario activar esta herramienta, para ello abrimos el cuadro de
dilogo de Opciones de Excel (Archivo y luego Opciones de Excel), luego seleccionamos
complementos y del men que aparece a la derecha en la parte inferior seleccionamos la
opcin Complementos de Excel y por ltimo Clic en Ir:
Con esto ya queda habilitado Excel para que podamos hacer uso de esta herramienta la
cual encontraremos en el men Datos, grupo de Anlisis:
Muy bien, ahora vamos a poner a funcionar esta poderosa herramienta. Vamos a utilizar
la hoja con nombre Solver donde encontraremos una lista de 6 empresas con los precios
de sus acciones. Vamos a suponer que tenemos $6.000.000 de pesos y deseamos probar
en el mercado de acciones pero no sabemos en cuales y por cuanta cantidad invertir el
valor que tenemos entre las 6 empresas:
Los dems parmetros los dejamos como estn y solo queda dar al botn Resolver y en
caso de que Excel encuentre la solucin de acuerdo a las restricciones indicadas, nos
mostrar el resultado:
Como se puede observar, ya tenemos la cantidad de acciones que debemos adquirir para
cada empresa segn las restricciones en cantidad de acciones y del monto total que
vamos a invertir
En caso de necesitar ingresar o ajustar alguna restriccin damos la opcin Restaurar
valores originales para volver a ingresar a Solver y modificar los parmetros.
Nota. Este captulo est acompaado de videos sobre el trabajo en pantalla realizado en el
desarrollo de los temas aqu tratados. Los videos los encuentra en el archivo e Word
llamada ndice de videos que se encuentra en la carpeta que contiene este material.
Consolidar datos
La consolidacin de datos se hace necesaria cuando trabajamos con hojas enlazadas entre
las que existe algn tipo de relacin de dependencia.
Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo puede ser que en
un archivo tengamos cuatro hojas con los nombres 2007, 2008, 2009 y 2010 en
donde tenemos datos de control por departamento y municipio de las embarazadas
atendidas en cada ao, para conocer el total que se atendieron en cada ao en una sola
hoja, creamos una hoja nueva que le llamaremos ConsolidadoMun y las hojas fuentes
seran las hojas de cada ao.
Nos ubicaremos en la hoja ConsolidadoMun (en donde se desea crear el consolidado),
selecciones la ficha Datos, luego en el grupo Herramientas de datos, y haga clic en
Consolidar.
Nos aparece el cuadro de dilogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos
escoger:
- La Funcin: a utilizar
- En Referencia: vamos seleccionando las celdas de la hoja fuentes 2007.
- Seleccionamos las celdas B3:C347 de la hoja 2007.
- Pulsamos sobre Agregar para aadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las
referencias.
- Repetimos los tres ltimos pasos para seleccionar las celdas de las hojas de los aos
2008 a 2010.
Agrupar y esquema
La herramienta Agrupar y Esquema permite ocultar o mostrar filas segn los subtotales
que aparecen en la hoja de clculo.
- Los datos apropiados para crear un esquema debe tener una jerarqua o disponer de una
estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las embarazadas atendidas en
los aos 2007, 2008, 2009 y 2010 de todos los departamentos y municipios de Guatemala,
en una sola hoja. Entonces con esta informacin podemos crear un esquema.
- Algo que tenemos que tomar en cuenta es que en una hoja solo se puede incluir un
esquema, para tener ms de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los
datos a otra hoja.
Existen dos formas de crear un esquema Manual y Automtica.
La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que
tarda poco tiempo que hacindolo manualmente.
Los requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el esquema son:
- Las filas de subtotales deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos
obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B358, C358, D358, E58 y B369, C369,
D369, E369 y la columna F est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B370, C370, D370 y E70 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que
se ha organizado los subtotales de cada municipio (filas) y se ha calculado los subtotales
de cada ao (columnas).
Para Crear el Esquema nos situamos sobre una celda en la que tenemos los datos y
seleccionamos la opcin Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la
pestaa Datos.
Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como lo podemos ver a
continuacin:
En la imagen podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las filas
y otra lnea sobre las columnas de la tabla.
Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos
niveles tiene el esquema.
Manejo de subtotales
Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una
lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se
puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero debe ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales desea calcular. Despus puede calcular los subtotales de cualquier columna
que contenga nmeros.
Subtotales: se calculan con una funcin de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio,
mediante la funcin SUBTOTALES. Puede mostrar ms de un tipo de funcin de resumen
para cada columna.
Totales generales: Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle
y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de
resumen Promedio, la fila Total general mostrar el promedio de todas las filas de detalle
de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Asegrese de que cada columna tenga un rtulo en la primera fila, que contenga datos
similares en cada columna y que el rango no tenga filas ni columnas en blanco.
Como se muestra en la siguiente imagen:
Seleccione una celda del rango, en el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en
Subtotal.
Veremos que en nuestra hoja de clculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1 al 3 del
lado derecho de nuestra hoja, esto es porque ha agrupado la informacin de nuestro
archivo en 3 niveles, la nmero 1, que incluye todos los datos de nuestra hoja, la nmero
2 es por departamento y por ltimo, la nmero 3 que nos muestra todos los datos.
Subtotal no solamente nos permite trabajar con sumas. Hay 11 funciones distintas que se
pueden calcular. Es justamente en el parmetro Nmero de funcin donde indicamos
qu operacin necesitamos que realice con las cifras.
Sin embargo la eleccin del nmero de funcin es ligeramente distinto si trabajamos con
filtros a si trabajamos con celdas ocultas.
Si queremos que el subtotal INCLUYA las filas ocultas (pero no las filtradas),
seleccionaremos los nmeros de funcin del 1 a 9. Funciona perfecto cuando usamos
filtros.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Sin embargo, si trabajamos con filas ocultas y NO queremos que se incluya en los clculos,
deberemos utilizar los nmeros de funciones del 101 al 111.
Plantillas en Excel
La plantilla es un libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se
pueden crear plantillas para libros y hojas de clculo.
La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt.
La plantilla predeterminada para hojas de clculo se denomina Hoja.xlt.
Para ahorrar tiempo o fomentar la estandarizacin, puede guardar un libro como una
plantilla que puede usar para crear otros libros.
En Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx) puede incluir datos y formato, y un archivo de
plantilla habilitada para macros (.xltm) (macro: accin o conjunto de acciones utilizados
para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual
Basic para Aplicaciones).
Puede usar una plantilla propia para crear un nuevo libro o puede usar una de las
mltiples plantillas predefinidas que puede descargar en Microsoft Office Online.
Crear una plantilla
Abra el libro que desee usar como plantilla.
Haga clic en el botn de Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.
En el cuadro Guardar como, haga clic en Plantilla de Excel o haga clic en Plantilla de Excel
habilitada para macros si el libro contiene macros que desea que estn disponibles en la
plantilla.
Para basar el libro en una plantilla que haya creado, haga clic en Mis plantillas y despus,
en la ficha Mis plantillas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.
Para basar el libro en otro libro, haga clic en Nuevo a partir de un libro existente y,
despus, haga doble clic en el libro que desee usar.
Sugerencia: cuando est conectado a Internet, tambin puede tener acceso a las plantillas
que estn disponibles en Office Online. En Microsoft Office Online, haga clic en una
categora de plantillas y despus, en esa categora, haga doble clic en la plantilla que
desee descargar. Si la plantilla que desea descargar ha sido suministrada por un miembro
de la Comunidad de Microsoft Office Online, deber hacer clic en Acepto para aceptar las
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Tablas de datos
Anteriormente las tablas se llamaban lista, los datos se pueden administrar y analizar
independientemente de la informacin que haya fuera de la tabla.
Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla,
active la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados.
Seleccione la ficha Inicio, grupo Estilos, haga clic Dar formato como tabla.
Seleccionar el estilo que desea, entre Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla
que desea usar y automticamente queda seleccionado.
Seleccione una celda de la tabla, para que cuando seleccione Orden personalizado
seleccione automticamente toda la tabla.
Se ordena por DEPARTAMENTO y por MUNICIPIO, sin perder relacin con los datos de
cada ao, una forma de saber si una tabla ya fue ordenado, en botn de filtrado veremos
lo siguiente:
Lo que indica que dichas columnas se tomaron como criterio para la ordenacin de la
tabla.
Filtros en tabla
Para filtrar una tabla, se utilizan los filtros que se crean automticamente en el momento
que creamos la tabla.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (condiciones que
se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar
los datos, puede copiar, buscar, modificar, representar mediante grficos e imprimir.
Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa
que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de
datos.
Con los filtros puede crear tres tipos de filtrados:
Filtro de texto
Filtro de nmero y
Filtrar por Color (se activa siempre que el texto tenga un formato de color o de relleno).
Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de
columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de nmeros, pero no
por ambos.
Algo que tiene que tomar en cuenta para obtener los mejores resultados, no mezcle
formatos de almacenamiento, como texto y nmeros o nmeros y fecha, en la misma
columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de
filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es
el formato de almacenamiento que se repite ms. Por ejemplo, si la columna contiene
ms valores almacenados como nmero y unos cuantos como texto, el comando de filtro
que se muestra es Filtros de nmero.
Pero existen algunas funciones de bases de datos (as categorizadas por Excel en el listado
de funciones), que aunque pocas, reproducen especialmente diseadas para Bases de
datos de Excel las funciones ms bsicas (SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.); las
diferenciamos por que estas funciones de bases de datos comienzan con BD
(BDCONTAR, BDSUMA, etc.).
Ejemplo de la funcin BDCONTAR
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Esta funcin cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna
(campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
En la siguiente tabla necesitramos contar cuantos pagos a recibido VIVIAN DEL ROSARIO
CAMBARA que sean mayores o igual a 501.00
=BDCONTARA($A$1:$E$64,4,$G$1:$K$2)
Es decir, contara NOMBRE de los registros (MONTO) que cumplen la condicin dada, es
decir, que se '>=501
En el primer argumento seleccionamos el rango de celdas $A$1:$E$64 de nuestra Tabla,
por tanto, incluimos la cabecera de los ttulos.
En el segundo argumento de la funcin indicamos qu campo deseamos que nos cuente
en este caso contara NOMBRE o escribimos el numero de la columna en donde se
encuentra NOMBRE que es 4, acumulando aquellos registros que cumplan las
condiciones del tercer argumento.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Por ltimo el tercer argumento, el ms importante, ya que sin ste, tendramos una
funcin SUMA normal. Dos condiciones en la misma lnea o fila de la hoja de clculo
equivale a exigir el cumplimiento simultneo (es decir al Y), sin embargo el hecho que se
encuentren en distintas lneas nos permite un cumplimiento alternativo, esto es, que se
cumpla una condicin o bien la otra (es decir el O).
La funcin quedara de la siguiente forma: =BDCONTARA($A$1:$E$64,4,$G$1:$K$2),
dndonos el resultado de 4.
En la imagen se aprecia el resultado de las siguientes funciones aplicndolo a la misma
Tabla:
Funcin BDCONTAR
=BDCONTAR($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en la columna (campo)
MONTO, considerando nicamente las filas que cumplan la condicin.
Funcin BDMAX
=BDMAX($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo) MONTO,
considerando nicamente las filas que cumplan la condicin '>=501.
Funcin BDMIN
=BDMIN($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Devuelve el valor mnimo encontrado en una determinada columna (campo) MONTO,
considerando nicamente las filas que cumplan la condicin '>=501.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Funcin BDPROMEDIO
=BDPROMEDIO($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo)
MONTO, considerando nicamente las filas que cumplan la condicin '>=501.
Funcin BDSUMA
=BDSUMA($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo)
MONTO, considerando nicamente las filas que cumplan la condicin '>=501.
Crear un resumen de datos
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una lista nos estamos refiriendo a
crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Seguimos usando la tabla que utilizamos en el ejemplo de las funciones de base de datos,
pero para poderlo utilizar es importante convertirlo en RANGO NORMAL, por lo que
seleccionamos: Datos, Herramientas, Convertir en rango
Luego lo ordenamos por CTA. CONTABLE, ya que estaremos agregando los subtotales
automticamente
Debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y acceder al men Datos,
Subtotales... nos aparece el cuadro de dilogo Subtotales como vemos en la imagen.
En Para cada cambio en: indicamos el campo de agrupacin, en nuestro caso queremos
obtener totales por CTA. CONTABLE.
En Usar funcin: indicamos el tipo de total a obtener (si queremos la suma de valores, el
promedio, etc...), en este caso elegimos Suma (para obtener el total por CTA. CONTABLE),
y marcamos MONTO.
La casilla de verificacin, Reemplazar subtotales actuales sirve para que reemplace los
subtotales que hubiera por los nuevos subtotales calculados.
Tambin podemos elegir que se realice un Salto de pgina entre grupo.
Marcamos Resumen debajo de los datos para que nos muestre el resumen debajo de cada
grupo.
Y este es el resultado obtenido tras realizar el resumen, Se han creado niveles de esquema
que permiten comprimir o expandir los distintos niveles.
Tablas dinmicas
Las tablas dinmicas, tambin llamadas pivot tables, son una herramienta para anlisis de
bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la informacin contenida en la BD.
Esta clase de tablas permiten analizar slo una porcin de la BD, es decir, con una BD con
gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar nicamente la informacin
relevante, con lo que el anlisis se torna ms sencillo.
Las pivot tables estn basadas en dos conceptos: sumarizacin y rotacin:
Sumarizacin: Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos
atributos.
Rotacin: Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en
cualquier posicin que se requiera siempre y cuando estos campos estn contenidos en la
base de datos.
Una de las herramientas utilizadas para realizar tablas dinmicas es Microsoft Excel, que
permite realizar este proceso de manera sencilla.
Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de insercin dentro de una
tabla de Excel, y que el rango de celdas tenga encabezado de columna.
Luego seleccione el tipo de informe que se generar mediante uno de los siguientes
procedimientos:
Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic
en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinmica.
Ahora simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo arrastramos el campo:
Tras realizar los pasos anteriores en la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Filtros de tabla dinmica
Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "V", escriba V o, para filtrar
texto que tenga el nombre "VIVIAN" en cualquier lugar del texto, escriba VIVIAN.
Si solo deseamos filtrar un nombre, antes debemos de hacer clic en (Todas), para que se
desmarque todo y luego tecleamos la letra V y automticamente nos presentara la
siguiente imagen:
Para cerrar este cuadro guardando los cambios debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar
sin conservar las modificaciones pulsaremos Cancelar, pero en nuestro caso le daremos
Aceptar.
El resultado ser como la siguiente imagen:
DESCRIPCION
La suma de los valores. Esta es la funcin predeterminada para datos numricos.
Contar
Promedio
Mx
El valor mximo.
Mn
El valor mnimo.
Producto
Contar
nmeros
DesvEst
DesvEstP
Var
Varp
La varianza de una poblacin, donde la poblacin son todos los datos que van a
resumirse.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante
Suma, Recuento, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la pestaa Ms Opciones.
ref: la celda en el ngulo superior izquierdo de la lista A1, segn nuestro ejemplo.
filas: para este caso es 0
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Seleccionamos Nuevo
- En la opcin se refiere a:
- insertamos la formula =DESREF(3.4!$A$1,0,0,CONTARA(3.41!A:A),10)
En este momento ya estamos en condiciones de agregar datos a la base original. As cada
vez que insertemos datos a la tabla dinmica reconocer todo el contenido sin necesidad
de especificar de nuevo el rango.
Para comprobar lo realizado, agregamos datos en la fila 65
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos
convenga ms segn los datos que tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos
escoger el grfico que ms nos convenga.
el punto 1.1 de este tutorial. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de
clculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de
modo que sea ms fcil actualizarlos y agregarlos de una forma peridica o especfica.
En este punto vamos a ver como se consolida con frmulas:
En la hoja de clculo maestra, copie o escriba los rtulos de columna o fila que desee para
los datos de consolidacin.
Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin.
Escriba una frmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada
hoja de clculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En
cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:
Si los datos que se vamos a consolidar estn en celdas diferentes de otras hojas de
clculo
Se escribe la frmula con referencias de celda a las otras hojas de clculo, una por cada
hoja de clculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de clculo
denominadas 2007 (en la celda C4), 2008 (en la celda D4), 2009 (en la celda E4) y 2010 (en
la celda F4), en la celda C4 de la hoja de clculo maestra, tendremos que escribir lo
siguiente:
=SUMA('2007'!C4,'2008'!D4,'2009'!E4,'2010'!F4)
Para especificar una referencia de celda como '2007'!C4 en una frmula sin escribir,
escriba la frmula hasta el punto en el que necesite la referencia, haga clic en la etiqueta
de la hoja de clculo y a continuacin, haga clic en la celda origen, escribe la coma(,)
luego selecciona la siguiente hasta llegar a la hoja 2010.
Si los datos que se van a consolidar estn en las mismas celdas de otras hojas de
clculo
Escriba una frmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango de
nombres de hojas de clculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde
Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de clculo maestra tendra que
escribir lo siguiente:
Romper vnculo: Quita los vnculos de las frmulas externas, y los datos en las celdas
quedan con los valores de la ltima actualizacin.
Comprobar estado: Comprueba el estado del origen.
Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando
que tenemos enlaces externos.
Anlisis de sensibilidad
El anlisis de sensibilidad, como se expuso en el captulo dedicado a Excel 2010, permite
utilizar a Excel para determinar el comportamiento que puede tener un proyecto o
presupuesto si se modifican algunas de las variables que lo componen.
Por ejemplo, cuando se hace un estudio de mercado y un presupuesto sobre la produccin
y venta de un producto, qu tan sensible es ante el cambio de los precios de la materia
prima, o de la mano de obra. Permite determinar cmo se comportara o reaccionara el
proyecto ante cualquier cambio que se le introduzca.
Buscar objetivo
Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis Y si. Con Solver, podemos buscar el valor ptimo para una frmula de una celda,
denominada celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver trabaja con el grupo de celdas
que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de la celda objetivo.
Si sabe qu resultado desea obtener de una frmula, pero no est seguro de qu valor de
entrada necesita la frmula para obtener ese resultado, use la caracterstica Buscar
objetivo. Por ejemplo, imaginmonos que vamos a pedir un prstamo de dinero. Saber
cunto dinero se desea, cunto tiempo se va a saldar el prstamo y cunto podemos
pagar cada mes. Bueno para eso se usa Buscar objetivo para determinar qu tipo de
inters deber conseguir para cumplir con el objetivo del prstamo.
La caracterstica de Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada variable.
En nuestro ejemplo vamos a calcular en cuanto tiempo(?) se dobla un capital de
Q 1,500.00, trabajando en capitalizacin compuesta al 5% anual.
Vemos que ha encontrado una solucin, como lo vemos en la imagen, le damos Aceptar
y con eso ya tenemos el resultado de 14.2066968 aos que necesitamos para poder
doblar el capital.
Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma
automtica en las celdas de una hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos
de valores en una hoja de clculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver los diferentes resultados.
Para cada escenario, se debe de especificar las celdas a cambiar y los valores que se van a
usar para dicho escenario. Al cambiar entre los escenarios, la celda de resultado cambia
para reflejar los diferentes valores de las celdas cambiantes.
Los escenarios multi-hiptesis: permiten efectuar anlisis de sensibilidad de mltiples
variables de entrada, frente a mltiples variables de salida. Vamos a realizar un caso con 5
variables de entrada y 2 variables de salida. Generaremos tres escenarios posibles:
pesimista, medio y optimista. Tambin veremos anlisis de sensibilidad utilizando tablas
tipo I (una variable de entrada) y tablas tipo II (dos variables de entrada).
En la Hoja(Escenario) efectuamos el Anlisis de Sensibilidad de la cuenta de resultados de
una empresa que efecta previsiones para los prximos aos: 2012, 2013, 2014, 2015 y
2016.
En la columna B disponemos de cinco celdas amarillas que sern las variables de entrada.
Representan los incrementos porcentuales acumulados de la facturacin, los ingresos de
anticipos, los gastos de personal y alquileres. Pretendemos estudiar dos variables de
salida: la TIR y el VAN calculado al 6%.
Escenario optimista
Escenario medio
Escenario pesimista
Para cada escenario definimos el valor que tendran las variables de entrada. Esto se
puede ver en el cuadro de las filas 27 a 30, que se estarn ingresando manualmente en la
ventana de Valores de Escenario.
Por tanto, disponemos de 5 celdas amarillas (variables de entrada) y dos celdas verdes
(variables de salida). El modelo esta creado de tal forma que las variables de entrada y las
de salida estn vinculadas por frmulas. Esto quiere decir que si cambiamos manualmente
el valor de alguna o varias de las celdas amarillas el valor calculado en las celdas verdes
cambia automticamente.
Para lanzar la herramienta de Escenarios elegimos: Datos, Anlisis Y si, clic en
Administrador de escenarios.
Clic en Agregar
Por ltimo le hacemos clic en el botn Aceptar y automticamente nos creara una hoja
nueva con el nombre de Resumen de escenario en la que veremos la siguiente imagen:
Solver
Instalacin de Solver:
Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una frmula de una celda, denominada
celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver trabaja con el grupo de celdas que estn
relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta
los valores de las celdas variables que se especifiquen, denominadas celdas ajustables,
para obtener el resultado especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden
aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y
las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula de la
celda objetivo.
La frmula comienza siempre en la celda objetivo, en una hoja de clculo. Solver funciona
en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de
la celda objetivo.
Para nuestro ejemplo utilizaremos el mismo ejemplo de Buscar Objetivo, aplicado a
Solver:
Accediendo a la pestaa Datos, Anlisis luego clic en Solver, y nos presentara la
siguiente ventana en donde vamos a tener que poner tres argumentos:
Programacin en Excel
Excel mediante Visual Basic permite programar rutinas que potencializan sus capacidades
en la medida en que permite automatizar un sin nmero de tareas mediante funciones
personalizadas o macros.
No vamos a ensear a programar pues esto no es el objetivo del manual. Simplemente
trataremos de ubicar al lector en este ambiente par que lo conozca, lo explore y evale los
beneficios que puede significar incursionar en este campo.
En Excel 2010:
Archivo -> Opciones -> Personalizar cintas de opciones:
Excel 2010:
Es all donde se programa, donde se introducen las lneas de cdigo necesarias para crear
nuestras propias funciones o nuestras macros.
En este manual encontrar algunas macros que realizan algunas tareas importantes que
puede estudiar para iniciarse en este mundo, que es otro mundo muy exigente debido a
las caractersticas de la programacin.
All aparecer un listado con todas las macros creadas, desde donde podemos ejecutarla,
modificarlas o eliminarlas.
Tambin se puede ejecutar una macro con una combinacin de teclas si se la hemos
asignado cuando se ha utilizado el grabador de macros:
All elegimos la primera opcin, esto es, Botn (Control de formulario) y tendremos el
siguiente cuadro de dilogo al activar cualquier celda:
Para cambiar el nombre del botn, damos clic con el botn derecho del mouse y
tendremos esto:
Al dar clic en Habilitar contenido se habilitan las macros y se pueden ejecutar sin
problemas.
En Excel 2007 el mansaje es el siguiente:
Desde all se pueden habilitar las macros para que puedan ser ejecutadas en el libro que
las contiene.
Trucos y tips
En Excel existe una infinidad de trucos y tips que a pesar de ser puntuales y cortos en un
momento dado pueden ser de gran utilidad, as que abordaremos algunos de ellos.
All marcamos la opcin Celdas en blanco, le damos Aceptar y con eso seleccionamos
las celdas vacas que estn en nuestro rango de inters.
En el cuadro que aparece llamado Nueva regla de formato, seleccione la ltima opcin
llamada Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar la frmula y pegue la
siguiente frmula:
=SI(RESIDUO(FILA();2)=0;VERDADERO;FALSO)
Luego elige el color que se ha de aplicar a esta nueva regla tal como aparece en la
siguiente captura de pantalla:
Le damos Aceptar y ya tendremos una bonita tabla que nos facilita la lectura.
Veamos:
Supongamos el rango A1:A10, en los cuales existen los siguientes valores:
30, -2, 10, -12, 15, -8, 20, -5, -10, 25; es decir que en la celda A1 tendremos 30, en la A2
tendremos -2, en la celda A3 tendremos 10, etc.
Debemos extraer los valores positivos y sumarlos. Vemos que tenemos 5 valores positivos
(30, 10, 15, 20, 25) que sumados dan un total de 100, luego el promedio ser de 20
(100/5).
Hacerlo manualmente ha sido relativamente sencillo porque slo tenemos un rango de 10
nmeros
Pero utilizando nuestra frmula el resultado ser inmediato.
Frmula:
=SUMAR.SI(A1:A10;">0")/CONTAR.SI(A1:A10;">0")
Esta frmula la colocamos en la celda en la que necesitemos el resultado.
Lo que hace la primera parte de la frmula, es decir, la funcin SUMAR.SI, es sumar los
valores mayores a cero que se encuentran en el rango A1:A10.
La segunda parte de la frmula [la que divide], lo que hace es contar el nmero de celdas
o nmero de valores que son mayores a cero, para lo cual se utiliza la funcin CONTAR.SI.
Ntese que las dos funciones deben buscar el cumplimiento de una condicin, cual es la
que los nmeros a sumar deben ser mayores a cero, condicin que se puede cambiar por
cualquier otra, de suerte que son mltiples las situaciones que se pueden resolver con
estas funciones.
empleados que ingresaron en la misma fecha, o que cumplen aos en la misma fecha, o
cual de todos los clientes es el que obtenido mayor descuento, etc.
En estadstica existe una funcin denominada MODA que corresponde al valor que ms se
repite en una distribucin o rango de datos.
En Excel tambin existe la funcin MODA que nos permite calcular ese dato, valor o
nmero que ms se repite en un rango.
En la celda donde queremos insertar el resultado [Supongamos la B1], colocamos la
siguiente frmula:
=MODA(A1:A500)
Hemos supuesto un rango de datos en la columna A, desde la celda 1 hasta la 500.
Con esto hemos identificado cual es el valor que ms se repite, pero nos falta saber
cuntas veces se repite.
La funcin MODA nos muestra cual es el valor que ms se repite, pero no nos dice cuantas
veces se repite.
Para saber cuntas veces se repite un nmero o valor, utilizamos la funcin CONTAR.SI
Luego en otra celda, supongamos la C1, colocaremos la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(A1:A500;B1))
Ntese que estamos utilizando el mismo rango que utilizamos para calcular la moda
[obviamente]. Recordemos que B1 es la celda en la que se encuentra el resultado de la
MODA, es decir, all se encuentra el valor ms repetido, por tanto, lo que hace la funcin
CONTAR.SI es contar cuantas veces se repite el nmero existente en B1 dentro del rango
A1:A500.
Una forma de saber directamente cuntas veces se repite el nmero ms repetido en un
rango es utilizar la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(A1:A500;MODA(A1:A10))
Aqu hemos anidado dos funciones, el problema es que esta frmula nos calcula cuantas
veces se repite el nmero ms repetido, pero no nos muestra cual es ese nmero, por lo
que necesariamente se requiere realizar los dos pasos ya definidos.
En la lista de opciones que se muestren, seleccione la primera, esto es Buscar. Una vez
all de clic en Opciones y donde dice Dentro de seleccione Libro.
Con esto es suficiente para que cuando realice una bsqueda en Excel, la bsqueda sea
realizada en todo el libro sin importar cuantas hojas tenga.
En primer lugar utilizamos la funcin DERECHA para extraer los ltimos tres dgitos que
corresponden al digito de verificacin, la raya media y el ltimo digito del Nit. La frmula
siguiendo el mismo ejemplo ser:
=DERECHA(A2;3)
Luego en la celda B2 tendremos 7-5
Ahora, en otra columna, en la celda C2 utilizaremos la funcin IZQUIERDA para extraer el
primer digito de la celda B2 que corresponde al ltimo digito del Nit sin incluir el dgito de
verificacin. La frmula ser:
=IZQUIERDA(B2;1)
El resultado ser 7, que corresponde al ltimo dgito del Nit sin dgito de verificacin.
=SI((A1-ENTERO(A1))<= 0,6;REDONDEAR.MENOS(A1;0);REDONDEAR.MAS(A1;0))
As, si tenemos 5,6 l se aproximar a 5. Si tenemos 124,5 se aproximar a 124. Si el valor
es 1.567,8 se aproximar a 1.568.
Esto nos da una idea de cmo manipular los resultados en Excel segn nuestras
necesidades. Es cuestin de experimentar, de probar.
Esta opcin se debe utilizar slo si en realidad se requiere de una frmula con referencia
circular, lo cual es poco comn y slo es necesario en casos avanzados. Si no se requiere la
referencia circular y se activa esta opcin, el resultado ser equivocado.
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Si lo que necesitamos es insertar una celda, nos posicionamos en la celda junto a la cual
necesitamos insertarla y presionamos simultneamente las teclas Ctrl y +.
Al presionar estas teclas nos aparece una ventanita con las diferentes opciones
disponibles sobre qu hacer con las celdas afectadas por esta accin:
Lo mismo se puede hacer con el botn derecho del mouse pero ello requiere un poco de
tiempo ms, y cuando la tarea es muy repetitiva, el tiempo ahorrado es considerable.
All aparece un listado de los vnculos que tiene el libro, y desde all se pueden editar o
eliminar.
Para ello se da clic sobre la celda o rango de celdas con el botn derecho del mouse, y se
elige Formato de celdas:
N.Visible = True
Next N
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Al ejecutar esta macro se mostrarn todas las hojas ocultas que tenga el libro.
Si el libro se encuentra protegido con alguna contrasea, la macro no funcionar, por lo
que deber como primera medida desproteger el libro.
Para ejecutar la macro presionamos las teclas Alt + F8 y seleccionamos la macro a
ejecutar.
Le da Aceptar y si hay registros duplicados sern eliminados, que en el caso del ejemplo
ser el empleado 1, y en ese caso Excel eliminar el ltimo registro.
Para que Excel interprete como duplicado un registro, todos los campos de la tabla deben
ser duplicados. En este caso tenemos 4 columnas con los datos Empleado, Ventas,
Comisiones y Total. Las 4 columnas deben tener los mismos valores para que Excel los
identifique como duplicados y los elimine con esta herramienta.
Damos clic en la opcin Especial para tener este otro cuadro de dilogo:
empresa. En la otra columna se extraen los empleados que aparecen en septiembre pero
no en agosto, es decir, los empleados nuevos.
Vamos a suponer que en la columna C listamos los empleados que no estn en agosto
pero si en septiembre (los nuevos), y en la columna D los empleados que estn en agosto
pero no estn en septiembre (los retirados).
A
Listado agosto
Listado septiembre
Eduardo Sarmiento
lvaro Cabrera
Catalina Vega Rojas
Pedro Alberto Arias
Rosa Meja
Omar Bustos
Carlos Alvarado
Mireya Cifuentes Prado
Eduardo Sarmiento
Marco Aurelio Daza
Pedro Alberto Arias
Juan Medina Ortiz
Carlos Pea
Jessica Murcia Oate
Carlos Alvarado
Alirio Valenzuela
lvaro Cabrera
Catalina Vega Rojas
Rosa Meja
Omar Bustos
Alirio Valenzuela
Nota. La frmula de arriba se coloca en fila 2, y para copiarla al resto de filas, se arrastra
tantas filas como empleados haya en el listado.
Esta frmula es til para generar nmeros aleatorios en las rifas que se hacen escogiendo
una persona al azar dentro de un listado de nombres.
Para lograrlo no hace falta utilizar macros como a veces se recomienda; basta una
combinacin de funciones para logarlo en tiempo real, de forma automtica.
Las funciones utilizadas son: INDICE, BUSCAR y FILA.
Para encontrar el ltimo valor de la columna C tenemos:
=INDICE(C:C;BUSCAR(2;1/(C1:C100<>"");FILA(C1:C100)))
Utilizamos la funcin INDICE que tiene la siguiente sintaxis:
=INDICE(rango:fila;columna)
El rango es la columna C (C:C)
La fila es determinada por =BUSCAR(2;1/(C1:C100<>"");FILA(C1:C100))
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Cmo se observa, las celdas vacas o en blanco no afectan el clculo que nos interesa.
Aqu tenemos tres tablas con los trabajadores que laboran la jornada diurna, la nocturna y
la del fin de semana.
Hay que buscar un valor de uno de un empleado X que puede estar en cualquiera de las
tablas utilizando la funcin BUSCARV:
=SI(A3="Diurna";BUSCARV(B3;Turno_dia;2;0);SI(A3="Nocturna";BUSCARV(B3;Turno_noch
e;2;0);BUSCARV(B3;Turno_domingo;2;0)))
Para mayor simplicidad no se ha trabajado con referencia a celdas sino con nombres que
fueron asignados a cada una de las tablas.
Nos valemos de la celda auxiliar A3 que contiene los criterios de cada una de las tablas, y
anidamos las funciones SI y BUSCARV de tal forma que se le indique a Excel que:
Si el valor que hay en A3 es igual a Da, busque en la tabla Turno_da.
Si el valor que ha en A3 es igual a Noche, busque en la tabla Turno_noche.
Si la celda A3 no es igual ni a Da ni a Noche, busque en la tabla Turno_domingo.
Se pueden seguir anidando funciones hasta lograr buscar en muchas tablas. Es cuestin de
creatividad.
Consulte cmo hacer algo similar con las funciones ESERROR y BUSCARV.
Excel 2010
BUSCARH
CONSULTAH
BUSCARV
CONSULTAV
CARACTER
CAR
CONVERTIR
CONVERT
COVAR
COVAR*, COVARIANZA.M
CUARTIL
CUARTIL*, CUARTIL.INC
DESVEST
DESVEST*, DESVEST.M
DESVESTP
DESVESTP*, DESVEST.P
DIAS360
DAS360
DISTR.BINOM
DISTR.BINOM*, DISTR.BINOM.N
DISTR.CHI
DISTR.CHI*, DISTR.CHICUAD
DISTR.EXP
DISTR.EXP*, DISTR.EXP.N
DISTR.F
DISTR.F*, DISTR.F.N
DISTR.F.INV
DISTR.F.INV*, INV.F
DISTR.LOG.INV
DISTR.LOG.INV*, INV.LOGNORM
DISTR.LOG.NORM
DISTR.LOG.NORM*, DISTR.LOGNORM
DISTR.NORM
DISTR.NORM*, DISTR.NORM.N
DISTR.NORM.ESTAND
DISTR.NORM.ESTAND*, DISTR.NORM.ESTAND.N
DISTR.NORM.ESTAND.INV
DISTR.NORM.ESTAND.INV*, INV.NORM.ESTAND
DISTR.NORM.INV
DISTR.NORM.INV*, INV.NORM
DISTR.T
DISTR.T*, DISTR.T.N
DISTR.T.INV
DISTR.T.INV*, INV.T
ESPACIOS
RECORTAR
EXTRAE
MED
FECHANUMERO
VALFECHA
HORANUMERO
VALHORA
INTERVALO.CONFIANZA
INTERVALO.CONFIANZA*, INTERVALO.CONFIANZA.NORM
JERARQUIA
JERARQUIA*, JERARQUIA.EQV
LETRA.DE.TEST.EQV.A.BONO LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO
MODA
MODO*, MODA.UNO
NEGBINOMDIST
NEGBINOMDIST*, NEGBINOM.DIST
NOD
ND
NSHORA
TIEMPO
PERCENTIL
PERCENTIL*, PERCENTIL.INC
POISSON
POISSON*, POISSON.DIST
PRUEBA.CHI
PRUEBA.CHI*, PRUEBA.CHICUAD
PRUEBA.CHI.INV
PRUEBA.CHI.INV*, INV.CHICUAD
PRUEBA.F
PRUEBA.F*, PRUEBA.F.N
PRUEBA.T
PRUEBA.T*, PRUEBA.T.N
PRUEBA.Z
PRUEBA.Z*, PRUEBA.Z.N
RAIZ
RCUAD
RESIDUO
RESTO
SI.ERROR
SIERROR
VAR
VAR*, VAR.S
VARP
VARP*,VAR.P
Funciones
matemticas
Funciones de
redondeo numrico
Contar
Contara
Contar.si
Contar.si.conjunto
Sumar.si
Sumar.si.conjunto
Redondear
Transponer
Bdproducto
Funciones de base de Bdsuma
datos
Bdcontar
Bdmax
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Bdmin
Bdpromedio
Funciones lgicas
Funcin O
Funcn Y
Funcion SI
Eserror
Buscar
Buscarv
Funciones de bsqueda Buscarh
y referencia
Coincidir
Indirecto
Desref
Funciones matriciales
Funciones anidadas
Sumaproducto
Suma matricial
Buscarv matricial
ndice + Coincidir
Buscar a la
izquierda
Buscarv + Coincidir
Producto + Buscarv
Buscarv + Buscarh
Error + Buscarv
Ventas_Inmobiliarias AgrupyEsqu
Operaciones con Datos:
Ventas_Inmobiliarias Subtotales
Agrupar y Esquema
Ventas_Inmobiliarias Plantilla
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2
Tabla de datos
Tablas dinmicas
Enlazar y Consolidar
Hojas
Enlazar_Hojas
ANLISIS DE
SENSIBILIDAD
Tablas de datos
Tablas
dinmicas
Enlazar y
consolidar datos
Anlisis y
sensibilidad
Consolidar datos
Agrupar y esquema
Manejo de subtotales
Buscar objetivo
Escenarios
Solver
ndice de hojas
Ocultar datos para imprimir
Semforos
Evitar valores duplicados
Listas desplegables
Listas desplegables dependientes
Rangos dinmicos
Separar valores negativos y positivos
Sumar conceptos
Promediar sin 0
Ordenar datos automticamente
Extraer dgito del Nit
Comisiones en ventas
Tiempo laborado
Buscar en tres tablas
Datos que ingresan o salen
Encontrar cotizacin ms alta
AGRADECIMIENTOS
Gerencie.com agradece a las personas que colaboraron en la realizacin de este manual.
Oscar Alonso Ospina Ospinoza
Agustn Garca Tzunun
Jos Vega
BIBLIOGRAFA
Referencias y fuentes bibliogrficas consultadas:
Ayuda aplicativos Microsoft Excel 2007 y 2010.
Sitio Web oficial de Microsoft Office. Disponible desde internet en: <
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/>
Manual de Excel Avanzado Gerencie.com. ISBN 978-958-44-9371-2