CAPITULO IV

INFORME FINAL DE
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

I.

II.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA

INTRODUCCION
En el proyecto de auditora administrativa que se realiz a
la municipalidad Provincial de Piura, se llevaron a cabo una
serie de pasos, como la aplicacin de cuestionarios del
proceso administrativo y formatos, los cuales permitieron
observar las condiciones de trabajo dentro de la empresa,
anlisis de puestos, formas de papelera y cmo llevan a
cabo sus informes para los procesos de seleccin.
stos a su vez fueron aplicados a 2 departamentos
diferentes los cuales fueron: logstica y abastecimiento,
adems de recibir ayuda en todo momento en el rea de
Presupuesto por parte del Lic Adm. Rubn Lequernaque
Pea. Toda la informacin obtenida fue proporcionada por los
gerentes de dichos departamentos.
Por otra parte la informacin que se obtuvo, fue sometida a
un sistema de evaluacin en donde se arrojaron diferentes
resultados que a continuacin se describen.
Una vez realizado el estudio, y de haber aplicado los
cuestionarios y reunir informacin se logr obtener de
manera cuantitativa ciertos datos, en base al sistema del
SEACE y OSCE, entidades propiamente de las compras del
Estado y sus proveedores.
DETERMINACIN DE HECHOS
Los hechos y resultados que se obtuvieron en base a la
auditora aplicada a la Municipalidad Provincial de Piura,
analizando cada una de las etapas del proceso
administrativo y los formatos utilizados fueron los siguientes:
Con respecto a la Planeacin de la empresa, sta
representa un elemento esencial no solo para los altos
directivos en una organizacin sino para todos los miembros,
debido a que facilita las relaciones y actividades propias de
la empresa. Este proceso ayuda a prever el futuro y proponer
estrategias para desarrollarse y crecer en el contexto.
En el caso de la Municipalidad Provincial de Piura se
encontr que cuenta con un porcentaje bajo en el rea de
planeacin, ste es de 79%, debido a que carece de varios
elementos importantes mismos que no permiten un
funcionamiento ptimo de la etapa.
Antes de tomar cualquier decisin, Es importante
implementarlos debido a que reducir los planes a nmeros
obliga a cierta clase de orden que permite determinar
claramente qu capital ser gastado, por quin, dnde y qu

egresos, ingresos o unidades de productos fsicos implican

los planes.
Para que los presupuestos sean realmente tiles en todos
los niveles que se utilicen, deben responder al patrn
organizacional, tambin deben de contar con planes
completos, coordinados y debidamente desarrollados a fin de
que se adecuen a las operaciones departamentales.
Otro problema encontrado en los elementos de la
planeacin, fu con las Estrategias, las cuales en base a la
observacin y demostracin de parte de los gerentes
mostraron algunas anomalas, ya que s existen solo que no
estn establecidas por escrito y no son revisadas. Las
estrategias son la determinacin del propsito, sus objetivos
bsicos y la adopcin de cursos de accin as como la
asignacin de los recursos necesarios para lograr estos
propsitos, por lo tanto; es necesario que se lleven a cabo de
una manera formal para contar con una buena planeacin y
evitar confusiones y malentendidos.
En la Organizacin de una empresa, es donde se
establecen relaciones efectivas de comportamiento entre las
personas de manera que puedan trabajar juntas con
eficiencia y eficacia para el buen funcionamiento de la
misma. La Municipalidad Provincial de Piura tiene una gran
cultura organizacional de los trabajadores para cumplir con
las metas adecuado de acuerdo a los resultados esperados.
La integracin de la empresa, cuenta con un porcentaje
de 89%, ste es excelente relacionado con el ideal, algunas
de sus reas se encuentran en buen funcionamiento.
Excepto en algunos elementos que hacen que no se
desempee al 100%, esto se debe a que no cuenta con un
departamento de Recursos Humanos para llevar a cabo el
reclutamiento y seleccin del personal para los puestos
vacantes dentro de la misma. La empresa recluta y
selecciona a su personal mediante cada uno de los gerentes
que estn solicitando alguna persona, es decir, que el
gerente mismo es el que lo entrevista y se asegura que la
persona sea la adecuada. Se le pregunta sobre los temas y
conocimientos que a juicio del gerente sean los necesarios y
si cumple con lo que se solicita, es contratado.
El contar con Control es determinar qu se est
realizando, es evaluar el desempeo y si es necesario aplicar

medidas correctivas de manera que el desempeo tenga

lugar de acuerdo a los planes.
Respecto al control se obtuvo un porcentaje elemental del
59, los resultados muestran que los instructivos no son
actualizados constantemente, no ha sido un problema aun,
sin embargo es probable que se ocasionen algunas
anomalas como deficiencia en las actividades u obsolencia.
Tambin se encontr que en la etapa no cuentan con un
control concurrente, el cual es importante para la empresa,
debido a que, los supervisores controlan las acciones
realizadas por los empleados directamente, y as es ms fcil
encontrar errores y corregirlos al presentarse.
La capacitacin cuenta con algunas fallas, se les imparte
solo a los empleados de mostrador, cada vez que llega un
producto nuevo o marca y es necesario que d a todos los
empleados para que conozcan sobre los nuevos productos
que llegan a la Municipalidad.
III.
ALCANCE DEL EXAMEN
El Examen Especial se enmarc dentro de las Normas de
Auditora Gubernamental (NAGU), y comprendi la evaluacin
selectiva de la documentacin relacionada con el procesos de
seleccin para la adquisicin de Impresora para PVC para la divisin
de transporte y circulacin vial de la Municipalidad Provincial de Piura,
cabe sealar que durante la Accin de Control, se ha tenido
limitaciones en cuanto a la informacin que se ha solicitado a la
Direccin de Logstica, la misma que atenda los requerimientos con
varios das de retraso, lo cual ha motivado que el trabajo de campo se
ejecute de una manera ms lenta disminuyendo los das de
elaboracin del Informe Final.
El Examen Especial abarc el perodo comprendido entre el 03
de mayo al 15 de Julio del 2016 , habindose incluido en el presente
Examen Especial, investigaciones dispuestas por el seor Alcalde, por
hechos suscitados en el ao 2015 , ao en la cual se ejecut este
proceso de seleccin de menor cuanta.
IV.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS

Durante el trabajo de campo se determinaron hallazgos de

auditoria, los mismos que en cumplimiento a la NAGU 3.60
Comunicacin de Hallazgos de Auditora, fueron comunicados a los
funcionarios, ex Funcionarios y servidores responsables, dndoles la
oportunidad de ejercer el derecho de defensa; por lo que sus
aclaraciones y/o comentarios recepcionados fueron evaluados por la
Comisin de Auditora y considerados en el presente informe.

V.

REPORTE:

INFORME DE AUDITORIA
15 De Julio del ao 2016

Obando Romero Milagritos Del Socorro.

Jefe de Unidad de Abastecimiento
Estimada Sra. Milagritos del Socorro Obando Romero. se realiz una
auditoria AL PROCESO DE ADQUISICION DE IMPRESORA PVC PARA LA
DIVISION DE TRANSPORTE Y CIRCULACION VIAL- 2015
El objetivo de dicha auditoria fue determinar si el proceso y operacin
administrativa realizada por la oficina de logstica en coordinacin con el
comit de licitacin de la municipalidad Provincial de Piura, han sido
efectuados de conformidad
con los dispositivos legales vigentes
establecidos por los diferentes entes legales y procedimientos establecidos
tanto en el SEACE y OSCE.
El examen ha sido efectuado de acuerdo con las normas de auditoria,
y cubri la oficina de logstica conjuntamente con la oficina de
abastecimientos, para la seleccin del proveedor de la impresora PVC para
la divisin de transporte y circulacin vial-2015.
El trabajo se realiz por etapas y son las que siguen:
1. Se realizo el flujo grama del proceso de adjudicacin de menor
cuanta de Adquisicin de
Impresora PVC para la divisin de
transporte y circulacin vial-2015.
2. Despus de obtener informacin (documentos que certifiquen) se
comprob que la oficina de logstica realiza la adjudicacin, compra,
entrega de la buena pro de manera Regular.
Despus de terminada la auditoria se puede concluir que:
La adquisicin de Impresora PVC para la divisin de Transporte y Circulacin
Vial 2015 de la Municipalidad Provincial de Piura, se desarroll de manera
regular, teniendo algunos percances en el procedimiento de adquisicin de
compras del estado y sus proveedores. Siendo estos hallazgos reducidos de
manera eficiente por las reas de Logstica y Abastecimiento para acelerar
el proceso de Adquisicin por ser de mucha importancia la adquisicin de
este bien para la mejora de sus funciones establecidas y la pronta ejecucin
y uso del bien.

INFORME OCI
Proceso de Seleccin :
AMC N003-2015-CEP.ABSYCS/MPP Proceso Electrnico
Adquisicin de Impresora de Tarjeta PVC para la Divisin de Circulacin Vial
y Trnsito
Objeto : Bienes

Valor referencial : S/. 16,960.00

Proveedor ganador
:
Adjudicado : S/. 14,800.00

FARFICOINVERSIONES SAC

Monto

De acuerdo a la documentacin alcanzada del Proceso de Seleccin se ha

llevado a cabo cumpliendo el calendario y las dems etapas las mismas que
han sido publicas en el Sistema Electrnico de las Contrataciones del Estado
- Seace segn detalle :
Calendario :
Convocatoria

19/03/2015 00:00

19/03/2015 00:00

Registro de participantes (Electrnica)

20/03/2015 00:01

27/03/2015 23:00

Presentacin de propuestas (Electrnica)

20/03/2015 00:01

27/03/2015 23:00

Calificacin y evaluacin de propuestas

30/03/2015 00:00

30/03/2015 00:00

Otorgamiento de la buena pro

30/03/2015 00:00

30/03/2015 00:00

1.- Las Bases del Proceso de Seleccin fueron publicadas el da de la

Convocatoria 19.03.15
2.- Asimismo el Acta de Evaluacin de la Propuesta Tcnica y el Acta de
Evaluacin de la Propuesta Econmica y Otorgamiento de Buena Pro fueron
se registra y se publican en la fechas indicadas en el calendario 30.03.15,
de esta manera la Municipalidad Provincial de Piura ha cumplido de manera
exacta los plazos establecidos de acuerdo a la Ley.
No existe informe de la Oficina General de Control Institucional por cuanto el
Proceso de Seleccin se ha llevado de acuerdo a la normatividad legal
vigente.
Asimismo recomendamos que en lo sucesivo los expedientes de los
Procesos de Seleccin cuenten con una copia del Informe final de la Oficina
General de Control Institucional para el Control posterior.

CONCLUSIONES
La aplicacin de una auditora administrativa es sin lugar a dudas una
herramienta de control indispensable para mantener ptimo el
funcionamiento administrativo de las empresas. Esta herramienta dinmica
de gran utilidad que permite detectar las reas de oportunidad en una
organizacin, brinda al empresario una observacin real por gente experta
pero externa a la misma, teniendo la oportunidad de redescubrirse a partir
del anlisis a fondo de la situacin en la que se encuentran en la actualidad.
Al realizar la auditora es necesario aparte de seguir un orden de
acuerdo al cronograma y los lineamientos del convenio con el empresario,
un estrecho apego a los principios ticos, por lo tanto; fu importante
perfeccionar la tica colectiva e individual acorde con la realidad actual, en
este caso se hizo relevante mantener un respeto en cuanto al trato con los
colaboradores de la empresa, un compromiso, una calidad pero sobre todo
la unidad y la corresponsabilidad como equipo auditor, para as brindar un
trabajo competitivo y factible.
El factor tiempo obliga a los cambios, en todos los aspectos, el
comercio, la industria, los servicios pblicos, entre otros, a crecer e innovar
como empresas, la misma organizacin y su administracin por
consiguiente se vuelven de mayor complejidad, adoptando importancia la
comprobacin y su control interno, debido a la delegacin de ms
autoridades y responsabilidades de los funcionarios.
Por lo anterior se debe aceptar a la auditora como el mecanismo
necesario para mantener funcionando correctamente a la empresa,
permitiendo con ella la captura de errores que ocasionan ineficiencias y
previniendo posibles situaciones adversas, lo ms importante es entender la
necesidad que se tiene de la misma, al actuar como un detector de reas de
gran oportunidad donde la empresa se vea beneficiada y todo ese resultado
se refleje en su productividad y en un mayor nivel en el mercado.

RECOMENDACIONES
De acuerdo a la determinacin de los hechos expuestos con
anterioridad, se dan las siguientes recomendaciones referentes a la
Auditora administrativa y operacional aplicada a la Municipalidad provincial
de Piura.
Con respecto a la primer etapa del proceso administrativo Planeacin,
se sugiere, la formulacin de Procedimientos para cada actividad y cada
puesto, necesitan establecerse por escrito, as no habr duda de lo que se
tiene que realizar y de qu manera, por lo tanto; es importante especificar
paso a paso de la informacin del mismo, deben ser claros y legibles, que la
persona que los utiliza los pueda interpretar, debido a que un error podra
cambiar el objetivo de la actividad. En los procedimientos, en necesario que
se determine como ejecutar las actividades, quin las desempear y
cundo se deben de realizar, stos tienen que ser evaluados
constantemente debido a que con el tiempo los procedimientos al ajustarse
a las necesidades de la empresa van sufriendo cambios. La manera en que
se dan a conocer, es reuniendo a los gerentes de cada departamento en una
junta sencilla, y as explicar a los mismos el funcionamiento y manejo de los
procedimientos, as como la informacin de su elaboracin, aunque stos no
sean los encargados de la realizarlos es relevante que sepan cmo se
hacen, debido a que los gerentes de los departamentos sern los
encargados de explicarlos e implementarlos a sus sbditos.
Por ltimo, es importante supervisar que realmente los miembros de
la organizacin los acepten y los lleven a cabo para poder detectar las
mejoras que traer este elemento de la planeacin a la empresa.
Otra recomendacin es con respecto a Presupuestos, La empresa
debe de elaborar los siguientes: Presupuesto de ingresos y gastos totales.
Es de suma importancia que al elaborar los presupuestos por escrito,
contemplen cada departamento de la organizacin, y cumplan con las
necesidades que se requieren, deben de ser revisados constantemente y
tambin tener un adecuado control para detectar desviaciones en el mismo.
Una vez elaborados se dan a conocer a los gerentes de departamento por
medio de una junta ah se plantean los lineamientos y se explica cmo se
deben utilizar Otra recomendacin para la empresa es que elabore las
estrategias por escrito, no es lo mismo tener en mente cmo se desea
alcanzar los objetivos establecidos, que contar con un escrito que lo
especifique paso a paso y as ir midiendo los resultados obtenidos. Estas
Estrategias deben ser revisadas peridicamente, con el paso del tiempo van
surgiendo varios factores que las alteran como lo son: la competencia, los
proveedores, el recurso humano, el recurso financiero, al igual que los
objetivos estn en constante renovacin e incluso van aumentando, las
estrategias tambin. En la etapa de Organizacin en la empresa, se
recomienda que se realice un Organigrama de tipo vertical, es el ms usual
y el ms claro en su informacin, debe colocarse en un lugar visible para
todos los empleados, clientes y proveedores, un buen sitio sera a la entrada
de la empresa ah no pasar desapercibido. Este organigrama debe de
mostrar los nombres de cada puesto y los nombres completos de cada
integrante.
Por otra parte, es importante llevar tambin el proceso de seleccin, el cual
consiste en una serie de pasos especficos que se emplean para decidir que
solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia en el momento en
que una persona solicita un empleo, y termina cuando se produce la
decisin de contratar a uno de los solicitantes.

Para la ptima Direccin y el xito en general de una empresa, es de suma

importancia contar con una buena comunicacin. Para que la Municipalidad
tenga una mejor comunicacin entre los gerentes y sus subordinados se
recomienda que los altos puestos de la empresa, tengan ms informacin
acerca de los sbditos, una opcin puede ser a manera de convivimos o
reuniones en das festivos, involucrarse ya sea tomando algunos cursos que
le ayuden a encontrar mejores tcnicas para comunicarse con sus
empleados o simplemente poner mayor nfasis en relacin con ellos,
brindndoles ms confianza, e individualismo en cuanto al inters de cada
uno como empleado, esto seguramente mejorar la comunicacin en la
empresa, por lo tanto se obtendrn mejores resultados en menor tiempo.
Respecto a el Control deben de realizar los instructivos; son un
manual de procedimientos en donde se detallan las funciones de direccin y
coordinacin, divisin de labores, sistema de autorizaciones y fijacin de
responsabilidades; debido a que tienen como objetivo asegurar el
cumplimiento por parte del personal, se pueden reducir errores, ahorrar el
tiempo de entrenamiento del personal y eliminar el nmero de rdenes
verbales, los instructivos deben ser actualizados peridicamente para que
no sean obsoletos para la empresa y empleados en general.
BIBLIOGRAFA:

Ley de adquisiciones y contrataciones del estado (OSCE).

Ley N 27972 Ley orgnica de las Municipalidades.
Ley N 24948 Ley de la Actividad Empresarial del Estado
Resolucin de Alcalda.
RIF
MOF
CAP
TUPA
Decreto Supremo N 027-90-MIPRE, Reglamento de la Ley de la
Actividad Empresarial del Estado.
Decreto Legislativo N 513 Ley del Sistema Nacional de Presupuesto
de la Actividad Empresarial del Estado
Ley N 26887 Ley General de Sociedades
Ley N 24680 Ley del Sistema Nacional de Contabilidad
Decreto Ley N 27785 Ley del Sistema Nacional de Control
Decreto Supremo N 012-2001-PCM Texto nico Ordenado de la Ley
N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Decreto Supremo N 005-90-PCM Reglamento de la Carrera
Administrativa.
WEBGRAFA

www.seace.gob.pe
www.munipiura.gob.pe