GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL

SECRETARIA DE ESTADO DE SADE

SUBSECRETARIA DE ATENO SADE
DIRETORIA DE ASSISTNCIA FARMACUTICA
SECRETARIA DE ESTADO
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
VERSO 1
DE SADE
PADRO
Controle de Estoque
CONTROLE DE ESTOQUE DE MEDICAMENTOS
OBJETIVO: Estabelecer os critrios para o controle de estoque, a fim de assegurar o suprimento,
garantir a regularidade do abastecimento, estabelecer quantidades necessrias s demandas e evitar
perdas
LOCAL DE APLICAO: Farmcia Ambulatorial e Interna do centro de sade
RESPONSVEL PELA EXECUO: Farmacutico ou servidor capacitado para esta atividade.
DESCRIO DO PROCEDIMENTO:
Deve ser feito mensalmente e comunicado para os demais setores interligados para que
todos se programem;
Suspender o atendimento durante o perodo de inventrio;
Designar responsveis para conferncia de estoque atravs de contagem;
Proceder a organizao fsica dos produtos com antecedncia a fim de agilizar a contagem
dos mesmos;
Retirar das prateleiras os produtos vencidos ou deteriorados e dar baixa nos estoques;
Revisar as fichas de controle (somando entradas e sadas)
Realizar a contagem. Cada item do estoque deve ser contado duas vezes. A segunda
contagem deve ser feita por uma equipe revisora. No caso de divergncia de contagem,
efetuar uma terceira contagem.
Confrontar os estoques das fichas com o estoque fsico;
Atualizar os registros dos estoques, fazendo os ajustes necessrios;
Lanar as entradas e sadas de medicamentos somente aps a finalizao do inventrio, para
evitar risco de dupla contagem do mesmo produto;
Registrar ocorrncia no caso de divergncias nos estoques, rastrear as notas de entrada,
documentos de sadas, remanejamentos, perdas e data de validade dos vencidos, para
identificar as possveis falhas;
Revisar as somas das entradas e sadas das fichas de controle, para avaliar se houve erro;
Comunicar por escrito chefia imediata, em caso de desvio de medicamentos, para as
providncias cabveis.
ANEXO E DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
Conceitos Bsicos:

Elementos de Previso de Estoque

Os elementos de previso de estoque auxiliam na definio das quantidades dos produtos que
devem ser adquiridas, em intervalos de tempo compatveis. So eles:

Consumo Mdio Mensal CMM: a soma do consumo dos produtos

utilizados em determinado perodo de tempo, dividida pelo nmero de
meses da sua utilizao. Quanto maior o perodo de coleta dos dados,
maior a segurana nos resultados.

CMM = CM
NM
- Somatria;
CM - Consumo de cada ms;
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NM - Nmero de meses utilizados para a determinao do consumo.

Estoque Mnimo (de Segurana ou de Reserva) EMI: quantidade

mnima a ser mantida em estoque para atender o CMM, em determinado
perodo de tempo, enquanto se processa o pedido de reposio,
considerando-se o tempo desta reposio. O estoque mnimo varia de
acordo com o CMM e o tempo de reposio de cada produto.
Estoque Mximo EMX: quantidade mxima que dever ser mantida em
estoque, que corresponde ao estoque de reserva mais a quantidade de
ressuprimento.
Estoque atual EA: quantidade de medicamento disponvel no estoque
da unidade.
Tempo de Reposio TR: tambm conhecido como tempo de
ressuprimento, o tempo decorrido entre a solicitao da reposio e a
entrega do produto, considerando o tempo gasto na emisso do pedido, a
tramitao do processo o tempo de espera, a entrega do fornecedor, a
entrada nos estoques, at a disponibilidade para a utilizao do
medicamento. A unidade de clculo do TR (tempo de reposio) o ms.

Se determinado produto demora uma semana, o TR ser 14. Se um ms, o TR

ser igual a 1. Se levar dois meses, o TR ser igual a 2. E, assim, sucessivamente.

Ponto de Ressuprimento ou de Reposio PR: quantidade existente

no estoque, que determina a emisso de um novo pedido de compra.
Momento que sinaliza a reposio de determinado item do estoque.
Quantidade de Reposio ou a ser Adquirida QR: quantidade de
reposio de medicamentos, que depende da periodicidade da aquisio. A
frmula para calcular a QR :

QR = (CMM x TR + EMI) EA.

Curva ABC: pelo sistema ABC determina-se a ordenao dos itens adquiridos,
verificando-se que o maior valor financeiro de estoque se encontra
concentrado numa pequena parcela de itens. Quando se multiplica o nmero
de unidades dos produtos consumidos durante um perodo determinado pelo
seu custo unitrio, os resultados se agrupam segundo ordem decrescente de
valor, e se classificam da seguinte forma:

Classe A: representa o grupo de itens de maior importncia financeira e deve ser

tratado com maior ateno.
Classe B: representa os itens que devem receber uma ateno intermediria.
Classe C: representa os itens de menor volume financeiro.
Na tabela abaixo apresentada a distribuio mdia dos valores atribudos a cada
classe:

Classe
A

% dos itens
10 20

% do valor total do estoque

65 75

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B
C
Total

20 35
50 70
100

15 30
5 10
100

Adaptado de MS - 2001

Em razo da valorao das classes possvel estabelecer a poltica administrativa e

financeira adequada gesto de estoques. Os controles financeiros sero mais
apurados para os produtos da classe A, que consomem a maior parte dos recursos
disponibilizados, determinando, assim, a emisso de pedidos de compra mais
freqentes, evitando-se imobilizao de recursos financeiros e altos estoques. A
mesma anlise pode ser aplicada aos produtos da classe B, entretanto, para os
produtos da classe C, em funo do menor volume financeiro envolvido, sugerem-se
poucos pedidos de compra e quantidades maiores na aquisio, observando-se
logicamente, a capacidade de armazenagem. A Curva ABC, alm de ser um efetivo
instrumento de controle de estoque, um sistema que fornece subsdios para uma
aquisio adequada.

Tipos de Controle: existem vrios mecanismos para se controlar os estoques,

sendo os principais: sistema informatizado, fichas de controle de estoque,
formulrios para registro das informaes, inventrio, relatrios de
acompanhamento. Eles podem ser informatizados ou manuais:
Controle de estoque informatizado: usa-se um software para gerenciar
as informaes sobre o estoque. Para informatizar os estoques necessrio
organizar o servio, utilizar sistemas de controles eficientes, identificar as
necessidades de informaes a serem trabalhadas, identificar os tipos de
relatrios necessrios, elaborar o projeto, reunir com a equipe responsvel
pelo desenvolvimento do software, testar o piloto e implantar o sistema.
Controle manual: usam-se fichas de prateleira, confrontando os registros
ao final de cada ms. um sistema limitado, visto que no se podem obter
relatrios, terem informaes compartilhadas, alm de ser mais lento.
Ficha de Controle de Estoque: instrumento de controle simples,
indispensvel, quando no se tem um sistema informatizado. Dados que
devem constar em uma Ficha de Controle de Estoque:
Identificao do produto: descrio e o cdigo do produto.
Dados da movimentao do produto: quantidade (recebida e distribuda),
dados do fornecedor e requisitante (procedncia/destinatrio e nmero do
documento), lote, validade, preo unitrio e total.
Dados do produto: consumo mensal, estoque mximo e mnimo, e ponto de
reposio.
As fichas de controle devem ser organizadas em ordem alfabtica, numeradas
e datadas. Ao trmino de cada ms, deve-se fazer o somatrio das entradas e
das sadas, aps confrontar os estoques fsicos com as fichas, corrigindo as
distores e atualizando-as. O registro das entradas e sadas deve ser dado de
forma diferenciada. Por exemplo: as entradas em cor vermelha e as sadas
em cor azul, para fcil identificao das informaes.
Inventrio e Checagem
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Tratam-se da contagem fsica dos estoques para verificar se a quantidade de
produtos estocada coincide com a quantidade registrada nas fichas de controle ou no
sistema informatizado. Nesse Manual a checagem diferenciada do inventrio pelo
fato de ela ser uma conferncia rotineira, realizada para se ter um controle
permanente dos estoques, sendo um procedimento mais prtico e menos burocrtico.
Em geral os inventrios so utilizados para fins contbeis e legais.

Quando se deve fazer o Inventrio e a Checagem?

O Inventrio deve ser realizado no incio de uma nova atividade ou funo, ou trmino
de um ano de trabalho e sempre que o responsvel se ausentar das funes, ao
deixar e/ou assumir um novo cargo ou funo. Deve ser realizado um inventrio pelo
menos uma vez ao ano, sendo obrigatrio ao final do exerccio, para atualizao dos
estoques e prestao de contas.
A Checagem deve ser realizada sempre que o gestor da CAF entender que
necessria conferncia dos itens estocados.

Qual a importncia do Inventrio e da Checagem?

Permite verificar as divergncias entre os registros e o estoque fsico e possibilita

avaliar o valor total (contbil) dos estoques para efeito de balano ou balancete, no
encerramento do exerccio fiscal .

Quais os tipos de Inventrios?

Geral: realizado anualmente, com fins contbeis e legais, para

incorporao dos seus valores ao balano ativo da instituio e para a
programao oramentria do prximo exerccio.

Peridico: realizado em intervalos de tempo (dirio, mensal, bimensal,

trimestral, semestral).

Permanente ou contnuo: realiza-se sem intervalo de tempo, sempre

aps a entrada e sada de produtos, o que permite eliminar prontamente as
falhas e causas.

Os inventrios realizados diria e semanalmente, assim como o

permanente e contnuo, tambm so entendidos como Checagem.

Recomendaes para a realizao do Inventrio e Checagem:

Durante o perodo de inventrio e checagem, o atendimento deve ser

suspenso.

As entradas e sadas de produtos devem ser lanadas somente aps a

finalizao do inventrio e checagem, para evitar risco de dupla contagem do
mesmo produto. No caso de divergncias nos estoques deve-se registrar a
ocorrncia, rastrear as notas fiscais de entrada, documentos de sada, registros
de ocorrncias de devoluo, remanejamentos, perdas e validade vencida,
para identificar as possveis falhas.

Revisar as somas das entradas e sadas das fichas de controle, para

avaliar se houve erro na soma ou registros. Em caso de desvios, comunicar por
escrito rea competente, para as providncias cabveis.
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Elaborado por:

Aprovado por:
DIASF/SAS/SES/DF

Revisar em:

DATA:
DEZEMBRO/2013

DATA:
JANEIRO/2014

DATA:
DEZEMBRO/2015

GRUPO DE TRABALHO
DIASF/SAS/SES/DF

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