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CLASIFICACION DE LOS EVENTOS

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En el mbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado
producto / servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa,
lo que facilita en todo caso nuestros ...
Acontecimiento que sirve de soporte para la emisin de mensajes en torno a una marca o corporacin en un entorno o ambiente
controlado con la intencin de que los asistentes tengan una experiencia positiva que permita construir y estructurar dicha marca.

El programa del evento es la razn de ser, el motivo principal por el cual los interesados van a concurrir, adems del
encuentro o reencuentro con sus colegas.
En el programa o agenda del evento deben destacarse dos ideas fundamentales:

El contenido: Que incluye los aspectos tcnicos y la forma en que se va a desarrollar la reunin (qu tipos de
eventos utilizar, duraciones, cantidad de oradores por actividad, intercalar debates con conferencias, etc.)

El temario: Tratando de incluir todo lo necesario para abordar cada temtica, y que sea seleccionado por
personas capacitadas que tengan experiencia y conocimiento sobre lo que quieren ofrecer a los potenciales
asistentes.
Existen diferentes etapas en el armado de la agenda de actividades desde que su planificacin hasta el final del
evento.
Dependiendo de la temtica del evento y su pblico, el da del evento generalmente, junto a la acreditacin de los
asistentes, el programa final se entrega en mano a cada uno, en formato papel o en otros soportes.
Como sucede con un diario o una revista, si vamos a mandar a imprimir previamente el programa debemos prever un
tiempo previo de cierre que sera el tiempo de diseo, edicin e impresin que necesitan los responsables de estas
tareas y la imprenta para realizar su trabajo.
El tiempo con el que se realice cada uno de los pasos, va a depender de cunto falta hasta el da del evento.
Dependiendo del alcance, esto puede variar entre dos aos y tres meses, por lo que es muy importante planificar
cada paso y establecer fechas lmite del trabajo interno para ir resolviendo cada uno de ellos.
Cules son los pasos a seguir?

Se arma un listado de los temas

Se arma un listado de posibles oradores

Se define l o los idiomas oficiales en caso de que asistan personas de pases con distinto lenguaje

Se eligen los formatos de actividades que se van a usar (cursos, talleres, conferencias, mesas redondas, etc)

Se definen la cantidad de salones y actividades paralelas que tendr el evento

Se vuelcan los bloques con los temas en los salones y se hace un primer cronograma estimativo con la
distribucin de las salas y horas
Se ponen los nombres de cada sesin, tratando de generen inters a la audiencia, ya sea por lo actual, por lo
polmico u otro motivo.
Si existiera, se establece la fecha lmite para postulantes voluntarios para ser oradores, muchas veces
solicitando el envo de un resumen de lo que presentarn.
Se establece un reglamento con instrucciones a seguir para el envo de los resmenes y una forma de
recibirlos.
El comit organizador comienzan a invitar de forma oral (en actividades que se encuentran previamente,
telefnicamente o por correos electrnicos personales) a potenciales participantes (para ir apalabrndolos).
Se envan las invitaciones por escrito a todos los participantes activos del evento (invitados especiales,
oradores, moderadores, etc.
Se hace un seguimiento de las respuestas
Se arma un Pre-programa

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Se cierra el Programa Final (para editarlo y enviarlo a imprenta o procesarlo en el formato que se entregar a
los asistentes.
Qu informacin no debera dejarse de incluir el Programa Final

ndice

Plano de ubicacin

Informacin General (de la ciudad y horarios generales del evento)

Cronograma con las actividades

Actividades sociales (dnde y cundo)

Otros servicios que se brindan en el evento (wi fi, diario, servicio de cafetera, etc)

Nombre de los integrantes del Comit Organizador

Mensaje de Bienvenida

Eventos anteriores

Auspicios : donaciones

Agenda: horarios, nombres de los participantes y ubicacin de las charlas

Organizacin administrativa

Sponsors : (patrocinador, amparador, apadrinador, auxiliador, ayudador, bienhechor, cooperador, favorecedor,

promovedor, protector, auspiciante; padrino, madrina; garante, fiador, garantizador)
Informacin Turstica (si hubiera asistentes de otras ciudades o pases)

Listado alfabtico de oradores

A veces sucede que el evento dura muchos das y con una alta participacin de oradores que participarn en
actividades paralelas. Esto nos lleva a que el tamao del programa final sea muy extenso y por ende muy pesado. Si
el presupuesto nos lo permite, una solucin es entregar con la acreditacin junto al programa largo uno ms pequeo,
que puede llamarse Programa de Bolsillo, que puede ser una hoja A4 A3 doble faz doblada y que incluya la
informacin bsica ms necesaria para que los participantes puedan manejarse a lo largo del evento incluyendo
cronogramas y planos.

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ETAPAS DEL EVENTO

Pre-evento

Evento

Ejecucin del evento

Post-evento

Definir el objetivo y expectativas de la celebracin del evento identificar la

audiencia y los mensajes claves a transmitir.

Cuantificar los recursos necesarios.

Realizar una centralizacin de las actividades y definir la respuesta esperada

por parte de la audiencia.

Se designarn los recursos, as como las especificaciones generales y

detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar.

PRE - EVENTO
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen
nica del evento en la mente y el corazn del pblico objetivo, por ello es importante
crear tcticas consistentes que respalden la estrategia de comunicacin de ste.
1. Determinar los objetivos y definir el tipo de evento.

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2. Nombrar el comit organizador.

3. Determinar el nmero y tipos de invitados.
4. Seleccionar la fecha de la actividad.
5. Seleccionar el lugar del evento.
6. Elaborar el crono grama de actividades.
7. Estimar los recursos materiales y tcnicos.
8. Elaborar el presupuesto.
9. Promocin del evento.
10. Diseo de impresos y material de informacin.
11. Capacitacin de personal
12. Contrato de materiales, equipos y servicios.

EVENTO
Consiste en la exitosa coordinacin y ejecucin de las actividades previamente
planeadas. En esta fase del evento estn implcitas las tareas que se programaron en
las etapas anteriores y que requieren de su realizacin. Debemos revisar cada
actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendario. Se
aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipacin,
para asegurar que todo est en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

EJECUCIN DEL EVENTO

Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar
y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y dems.
Supervisar.
Coordinar.
Conocer.
Acompaar.
Estructura general de un evento (Organigrama).

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OBJETIVOS

Por grande o pequeo que sea un evento, todos tienen una razn, motivo, causa o
justificacin por la cual se celebran. La carencia de un objetivo, como en cualquier
accin humana, sera equivalente a un barco sin destino o ruta que navegar.
Es as que, existen dos grupos de objetivos- los generales y los especficos.
Los objetivos generales se pueden clasificar en seis tipos a tomar en cuenta a la hora
de realizar la propuesta conceptual:
---------a) Educativo: mantiene los requerimientos profesionales o polticas de las
asociaciones o empresas, mediante la reunin de un programa de actualizacin y/o
capacitacin continua.
---------b) Informativo: mantiene a travs de la reunin, una continua comunicacin
actualizada de tcnicas, conceptos, procesos, desarrollos, productos y servicios que
afecten en forma general o particular la profesin o el trabajo del individuo y de los
intereses de la asociacin o empresa.
---------c) Motivacional: mantiene mediante la reunin un estado mental positivo hacia
la empresa o asociacin por parte de los trabajadores, ejecutivos o asociados.

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Tambin, permite reconocer con estmulos las acciones sobresalientes de los

individuos cuya labor ha contribuido al bienestar de la empresa o asociacin.
---------d) Social: mantiene vnculos entre personas con el fin de fomentar las
relaciones humanas, dentro de un contexto sociohistrico especfico en el cual existe
un proceso de intercambio que requiere ciertos medios de transmisin, dotados de
recursos y habilidades de diversos tipos.
---------e) Cultural: mantiene una percepcin descriptiva del conjunto de valores,
conocimientos cientficos y literarios, creencias, costumbres, convenciones, hbitos y
prcticas caractersticas dentro de un contexto social, religioso e intelectual.
---------f) Posicionamiento de Marca - Venta: mantiene a un grupo determinado de
personas en un espacio justo y preciso con una nica propuesta de venta que tiene
por objeto identificar de forma visual o verbal a la empresa diferencindola de las
dems.
La fijacin de objetivos especficos debe ser clara y definitiva; a su vez , los objetivos
dan su razn de ser al evento, pues establecen los lineamientos y parmetros que
regirn las acciones a seguir.
Generalmente los objetivos que se persiguen en el evento son:
---------1) Informar a la audiencia de nuevos productos y tecnologas
---------2) Reforzar la imagen de la empresa y sus productos o servicios
Estos objetivos deben ir encaminados a lograr el objetivo principal:
---------Incrementar el posicionamiento de la marca en la mente y corazn de las
audiencias objetivo.
Es importante identificar la audiencia para dirigir eficazmente los mensajes que se
desean comunicar de la empresa.
RECURSOS BSICOS

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Una vez estructurado el programa se pensar en lo necesario para su realizacin,

identificando los recursos bsicos para el logro exitoso del evento:
---------Econmicos.- Es el presupuesto en que se incurrir, tener bien definido ste,
es bsico para que un evento funcione, es conveniente sealar que se deben
considerar costos de pre y post venta, y no concentrarse nicamente en actividades
propias del evento. Lo ms recomendable es definir los gastos por semana y
establecer de dnde se obtendrn los recursos.
---------Humanos.- Se debern considerar el nmero necesario de personas y definir
las funciones de cada persona de acuerdo a su experiencia, responsabilidad y
autoridad, ponerlas por escrito, establecer un organigrama y los responsables a
quienes deben reportar, con el objeto de lograr la excelencia en el evento.
---------Tcnicos.- Se incluyen todos aquellos materiales y equipos que se requieren
como impresos, papelera, gafetes, reconocimientos, diplomas, obsequios, carpetas
de informacin, etc., para lograr la mayor efectividad posible en la realizacin de cada
una de las actividades.
---------Instalaciones.- Es el lugar en dnde se va a realizar el evento: espacios
abiertos o cerrados y servicios con los que se cuenten.
PROTOCOLO EN LOS EVENTOS
1. Protocolo empresarial en Colombia
2. Las citas: Las citas se deben programar con dos o tres semanas de
antelacin. Siempre hay que tratar de que le reciban los ejecutivos de mayor
nivel o los propios gerentes del negocio.
3. Forma de concertar citas: La forma de concertar las citas suelen ser el
telfono, el fax, o por medio del correo electrnico. Todas las citas deben ser
confirmadas y aceptadas antes de pasar a su agenda.
4. Saludo habitual: El saludo habitual tanto en el plano social como en el laboral
es dar la mano. Un apretn corto y enrgico. Si ya se conocen con anterioridad
se puede optar por dar un abrazo, para los hombres y un beso o dos a la mujer.
5. Saludo habitual: Despus de las presentaciones y los saludos, se suele tener
una conversacin introductoria en la que se profundiza en el conocimiento
mutuo de las personas. Nunca deben hacerse preguntas demasiado personales.

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6. Saludo habitual: Siempre que hable con otras personas debe mantener el
contacto visual en todo momento con ella. Apartar la mirada puede ser
interpretado como falta de inters, inseguridad e incluso desconfianza. Mire a su
interlocutor en todo momento.
7. Saludo habitual: Cuidado con los gestos y acciones como bostezar, hurgarse
en la nariz, en los odos, rascarse, etc. Si tiene que bostezar o estornudar no se
olvide poner su mano delante o bien utilizar un pauelo. No debe sealar con su
dedo ndice sino con toda la mano.
8. Cuando nos presentan personas: Siempre es recomendable tener ciertos
conocimientos generales sobre los diversos aspectos del pas que visitamos: su
historia, su cultura, su gastronoma, etc. Le ser de mucha utilidad en algunas
ocasiones. Estos temas son bastante neutros y se pueden sacar a la
conversacin en cualquier momento.
9. Temas que se deben evitar: Entre los temas que es mejor evitar est el tema
de la religin, poltica nacional, terrorismo, guerrilla y droga, crticas al pas o
comparaciones entre otros pases y Colombia, crticas a tradiciones como las
corridas de toros, etc. Tampoco tome partido en discusiones polticas, sobre
deportes (como el ftbol) y en cualquier otro tema delicado.
10. Hablar de negocios: Si es invitado a comer (almuerzo o cena) nunca debe
hablar sobre temas de negocios cuando empieza una conversacin. Deben ser
sus anfitriones los que deben iniciar el tema si quieren hablar de ello. Una vez
iniciado el tema se puede hablar con toda tranquilidad sobre ello
11. Hablar de negocios: En los encuentros sociales, no se debe hablar de
negocios, sobre todo si est con otras personas ajenas al tema. Si luego en un
corro o grupo aparte, alguno de sus anfitriones desea charlar sobre el tema,
puede sacarlo a la conversacin; no debe ser usted el que saque el tema.
12. Desayunos de negocios: Los desayunos de trabajo no suelen ser habituales
en Colombia aunque si admitidos. Suelen hacerse a partir de las 9 de la
maana, y suelen ser bastante ligeros. Caf, te e infusiones y algo de bollera.
Si los invitados son extranjeros puede que se dispongan otros tipos de
desayuno ms internacionales.
13. Almuerzos de negocios: El horario para almorzar es durante la pausa del
trabajo de 12:30 1:00 del medioda a 2:30 3:00 de la tarde. Se sugiere
realizar la invitacin a un lugar cerca del trabajo de su invitado, como una
muestra de consideracin y cortesa.
14. Cenas de negocios: El horario para la cena de negocios va desde las 7 de la
tarde hasta las 9 las 10 de la noche, aunque puede alargarse hasta algo ms
tarde. Las cenas suelen alargarse hasta altas horas de la madrugada charlando
y, en algunos casos, bailando. Puede retirarse antes si tiene alguna buena
excusa (viaje al da siguiente, otros compromisos a hora temprana, etc.).

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15. Propinas: Las propinas suelen incluirse en la cuenta, al menos en muchos

restaurantes. De todas maneras usted puede dejar un importe adicional si
considera que el servicio ha sido muy bueno. Tambin se suele dar propina a los
repartidores, botones, porteros, recaderos, etc. No hay cantidades estipuladas,
por lo tanto los importes son totalmente discrecionales.
16. Merienda en Colombia: Hay una pausa que puede hacerse a media tarde
para tomar un tentempi (onces o merienda), que va de 4:30 5:00 de la tarde.
17. IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES EN COLOMBIA: Dada la importancia
de las relaciones personales en Colombia, no es recomendable faltar a ningn
tipo de acto o evento social; puede perder oportunidades de conocer a otros
empresarios y personas que pueden ser interesantes y buenas para sus
negocios.
18. Protocolo en la mesa: El protocolo en la seguir en la mesa no difiere de la de
otros muchos pases. Manejo de los cubiertos, conversaciones, comportamiento
de los anfitriones, etc., ajustndolo a cada contexto. No debe proponer un
brindis antes de que lo hagan sus anfitriones. Una vez que el anfitrin lo ha
propuesto, entonces podr usted ofrecer otro como respuesta de cortesa al
suyo.
19. Invitacin a restaurantes: Si es invitado a un restaurante la cuenta la paga
quien invita. Si es usted el que invita, intente pagar de forma discreta, de lo
contrario, sus anfitriones querrn abonar la cuenta al ser usted de fuera. Aunque
la invitacin no sea en una casa, al da siguiente es correcto llamar para dar las
gracias, o enviar una nota de agradecimiento con unas flores.
20. Los regalos: Los regalos tienen una finalidad muy concreta en todas las
ocasiones, y suelen ser comunes en cualquier mbito: agradecer, agradar y, en
algunas ocasiones, sorprender. Los regalos se agradecen en el momento, y se
suelen abrir en el momento, aunque haya personas que no los abren y prefieren
hacerlo en privado.
21. Regalos empresariales: Los regalos se agradecen en el momento en el que
se reciben. Pero no se debe regalar nada en las primeras reuniones o
encuentros. Hay que dejar que las relaciones, tanto profesionales como
personales, avancen. Puede llevar un detalle publicitario de su empresa en las
primeras reuniones, pero no otro tipo de regalos.
22. Qu regalar? <ul><li>Si tiene que hacer un regalo, piense en objetos de
escritorio, de uso profesional (como agendas, dietarios, etc.), libros de arte y
temas similares, vinos o licores de buena calidad, algn tipo de producto tpico
de su pas de origen y en general aquellos que tengan una cierta utilidad
prctica para uso cotidiano de su profesin.
23. Regalos Sociales: Cuando acude como invitado a una casa debe llevar un
pequeo obsequio a los anfitriones: bombones o dulces, una botella de vino o

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de licor, un libro de arte o similar, etc. En el caso de regalar flores, indague el

gusto de quien las va a recibir Si quiere regalar flores, lo mejor es acudir a una
floristera local y dejarse aconsejar.
24. Regalos Sociales: No es demasiado adecuado optar por regalos personales
(ropa interior, perfumes, etc.), joyas, cerveza extranjera (pues tienen una
excelente cerveza), objetos para la casa, regalos ostentosos o de mucho valor y
cualquier producto tpico de su propio pas. Tenga presente que debe elegir un
envoltorio elegante para su regalo, pues como sabe, es la carta de presentacin
del mismo. Un regalo con un envoltorio pobre desluce su obsequio.
25. Tratamientos de cortesa: Salvo que sea una persona muy cercana o de
gran confianza, familiar o allegado no se debe dirigir a nadie por su nombre de
pila o nombre propio.
26. Tratamientos de cortesa: Los tratamientos de cortesa utilizados en
Colombia son los mismos que en otros muchos pases latinos: Seor para los
hombres, Seoras para las mujeres casadas y mayores y Seoritas para las
chicas jvenes y seoras solteras. Estas frmulas de cortesa se utilizan
siempre seguidas del apellido para los hombres y para las mujeres por su
nombre.
27. Tratamientos de cortesa: Colombia no suele utilizar los ttulos profesionales
como tratamiento de cortesa salvo el ttulo de doctor. Este ttulo no quiere decir
que la persona tenga un doctorado. Suele ser muy utilizado para todas las
personas que tienen un ttulo profesional. Se excepta el de Ingeniero y
Arquitecto, que se les dice as.
28. El tu y el usted: Si desea utilizar el nombre de pila (nombre propio) deber
utilizar el tratamiento de cortesa Don o Doa. No es demasiado utilizado
aunque formalmente si es adecuado. Por nada del mundo tutee a una persona
que no conoce de nada. Siempre debe utilizarse el usted; para un contacto
inicial, para dirigirse a personas mayores, a las seoras y a cualquier persona
que no se conozca. Luego cada persona puede pedirle a su interlocutor que
emplee otro tratamiento.
29. El sumerc: Es una expresin de consideracin, respeto y aprecio hacia una
persona muy especial, para quien le dice sumerc. Sigue utilizndose y es
correcto, aunque solo para personas muy especiales. No debe tomarse como
burla
30. Cuidado personal: El cuidado personal incluye el lavado de la boca y el uso
de enjuague bucal, para preservar el mal aliento frente a sus interlocutores.
31. Muchas gracias

PROTOCOLO QUE DEBE SEGUIR EL MAESTRO DE CEREMONIA

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1. Deber tener un control absoluto del manejo manual del micrfono, pues verlo
batallar para encenderlo, as como darle golpecitos para ver si ya est encendido o
decir bueno, bueno, para certificar si se escucha; es malo, malo, o cuando menos
risible.
2. Por anticipado, deber pensar, en quines es probable que sean las autoridades
que. presidan el acto o ceremonia, y apuntar sus nombres en tarjetas de papel brstol
en media carta, en estricto orden jerrquico, dejando buen espacio entre nombres y
cargos, para que pueda testar el nombre de la autoridad que no asista y escribir a
mano el nombre de su representante, el cual no podr conocer sino minutos antes de
empezar el evento.
3. El orden jerrquico en la presentacin de las autoridades es vital y tiene que ver
con la supervivencia poltica del maestro de ceremonias, toda vez que si se nombra
despus a alguien que debe ir antes, con toda seguridad esto acarrear al maestro de
ceremonias la enemistad del relegado, no se diga si es un evento poltico. Peor
todava si se omite por la precipitacin de la presentacin de alguien, ya que ste
pensar que ello fue hecho con toda intencin de ningunearlo y sobrevendr sobre el
maestro de ceremonias, ya no un odio jarocho, sino un odio tabasqueo, que es peor
todava.
4. El maestro de ceremonias debe ser breve y sobrio. Por tal razn deber hacer una
introduccin del acto de manera bastante breve y la presentacin de cada nmero del
programa todava ms breve y sobria. Hubo y hay maestros de ceremonias que echan
mano de un rollo en la presentacin de cada nmero, con lo cual pueden dar al traste
con cualquier ceremonia, al prolongar con veinte minutos o media hora ms una
ceremonia que estaba programada para cuarenta y cinco minutos o mximo una hora.
Mucho menos tapar con un rollo al orador oficial o principal del acto.
5. El verdadero maestro de ceremonias es como el rfere de una pelea de box,
deber sentirse pero no verse, mucho menos taparle al pblico a las figuras
principales.
6. El maestro de ceremonias debe tener la suficiente agilidad mental para asimilar los
cambios o variaciones del programa, que casi siempre ocurren, as como saber a
quines hacerle caso en esos cambios, porque a veces hay varios que quieren hacer
sentir su autoridad y transmiten mensajes confusos y contradictorios.
Lo que el maestro de ceremonias no debe hacer:
1. El maestro de ceremonias no debe buscar su lucimiento personal, sino el lucimiento
de la ceremonia, en ello est su funcin y cometido, as como su mayor satisfaccin.
2. El maestro de ceremonias no debe pasrsela pidiendo aplausos para los que
intervienen en los nmeros del programa, pues es de psimo gusto, adems de que
tal actitud puede llegar a parecerle al pblico chocante. El aplauso debe ser
espontneo y brotar as, si el maestro de ceremonias sabe provocarlo con el manejo
adecuado de su voz.

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3. El maestro de ceremonias no debe ser lambiscn y pasrsela elogiando

exageradamente a los que presiden el acto o ceremonia, ni a los que se encuentran
en el entorno. No hace mucho, presenci a un maestro de ceremonias que, previo al
inicio del acto, se dedic a repartir elogios desmesurados a diestra y siniestra a
quienes vea en las cercanas de la tribuna, con un esfuerzo digno de mejor causa.
4. El maestro de ceremonias no debe equivocarse en el nombre o apellidos de
quienes presiden el acto o ceremonia. Tales errores son de los que ms se cometen,
los ms fciles de advertir por el pblico y los que pueden acarrear rencores de parte
del dueo del nombre y los apellidos. Esos errores se evitarn, anotando en las
tarjetas de manera bien clara los nombres de los integrantes del presidium, pese a
que sean bastante familiares, toda vez que el nerviosismo o las presiones pueden
llevar a cambiar el nombre, a invertir los apellidos y aun a olvidar el nombre por
completo sin importar que se lleven aos y aos tratando al olvidado.
5. Finalmente, el maestro de ceremonias no deber hablar en primera persona, ni
mucho menos adoptar una actitud como si fuera de los organizadores del acto. Dije.
MEDIDAS DE SEGURIDAD EN UN EVENTO
1) Reducir el peligro de que pueda producirse un incendio.
2) Impedir la propagacin del fuego y del humo.
3) Permitir que todos los posibles ocupantes salgan sanos y salvos.
4) Permitir la intervencin de los servicios de auxilio.
Cules son las medidas?
1) Vas de evacuacin segura, indicadas claramente, que permanezcan abiertas y
libres de todo obstculo.
2) Garantizar la estabilidad del inmueble durante el tiempo necesario para permitir a
los ocupantes salir sanos y salvos.
3) Limitar la presencia en el inmueble de componentes o materiales peligrosos, como
los materiales inflamables.
4) Que los equipos y aparatos tcnicos se encuentren en buen funcionamiento.
5) Sistemas de evacuacin en buen funcionamiento.

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6) Consignas de seguridad y planos de evacuacin expuestos en cada habitacin

ocupada.
7) Buen funcionamiento de los medios de auxilio de primera intervencin.
8) Que el personal reciba instrucciones y formacin adecuadas.

USO ADECUADO DEL CORREO ELECTRNICO

Las reglas de etiqueta en la comunicacin personal son indispensables, tanto en el
mundo de los tomos como en el de los bits. Y aunque los propsitos para
comunicarnos pueden ser variados, todos queremos que nos entiendan cuando
decimos algo en cualquier idioma. El uso del lenguaje tiene reglas bsicas de uso
segn al medio que utilizamos. Es importante recordar que no es lo mismo decir las
cosas hablando que por escrito. No podemos usar las mismas reglas cuando se
requieren diferentes tipos de redaccin: un recado en papel, un email, un memo, una
carta de trabajo, etc.
Pensemos en una situacin imaginaria en la que slo fuera posible comunicarse va
correo postal y recibir respuesta a una carta tomara, como tiempo mnimo, 15 das.
Puedo apostar que cualquiera pensara ms de dos veces lo que escribe, porque un
error de comunicacin costara por lo menos 30 das de angustia para intentar
corregirlo. Si bien es cierto que el email nos ha salvado de un escenario as, tambin
hay que tomar muy enserio las reglas de etiqueta al escribir en este medio tan
inmediato de comunicacin, al menos si deseamos obtener algo a cambio de nuestro
acto de comunicarnos. Por eso aqu te presentamos 10 reglas esenciales de etiqueta
para escribir un email.
1. No usar maysculas
Gritar nunca a sido cordial, no importando en que medio lo hagas. En el lenguaje
hablado tiene un alto costo social, es muy mal visto. En un email tambin: No escribas
en maysculas ninguna palabra en un mensaje a ttulo personal. Slo en mensajes
oficiales (memos, correos electrnicos con fines de trabajo) que pretenden usar
jerarqua de informacin para facilitar la lectura: ttulo, subttulo, prrafos informativos,
pudiera haber alguna excepcin.

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2. S concreto
La ventaja de que el email sea un medio inmediato de comunicacin es tambin una
desventaja cuando somos quien recibe. Si te pones en el lugar del otro cuando
escribes entenders que leer textos muy extensos puede significar dejar de leer otro
de los tantos correos que se han recibido en el mismo momento. Esto es motivo
suficiente para que alguien pudiera no leer tu envo.

3. Un saludo adecuado
Mide el nivel de respeto de la persona a quien escribes para elegir el tipo de saludo
que debes emplear. Siempre inicia con un saludo sencillo y puedes ir aumentando
gradualmente el respeto si amplas el saludo con el nombre, apellido o ttulo que
ostenta el destinatario.

4. Comienza con el asunto

Hay que recordar que el correo electrnico tiene partes bsicas: Asunto, saludo,
cuerpo y firma. Todas las partes son importantes, pero la que llega primero al
destinatario y podra determinar que el email sea o no sea ledo por completo, es el
asunto. Utiliza las menos palabras posibles que resuman el contenido de todo el
correo. Es una atencin muy bien recibida que desde el ttulo ofrezcas informacin
suficiente para que el otro pueda detectar el nivel de importancia que tiene tu mensaje
y decida si lo lee de inmediato o puede esperar a un mejor momento.

5. No reenves innecesariamente
Reenviar un correo a uno o varios destinatarios es de muy buena educacin cuando
se solicita que as lo hagas. Pero si no te lo piden, es mejor no pecar de atento porque

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se pueden generar cadenas innecesarias que saturan la bandeja de entrada de quien

reciba.

6. Respeta los derechos de autor

En la medida de lo posible, busca siempre dar crdito a lo que no te pertenece,
aunque es socialmente aceptado que el email es un sistema de comunicacin
personal, es bien sabido que ninguna informacin enviada por email es 100% privada.
Un envo personal se puede convertir en una cadena y existen penas severas para el
que distribuye material original sin los debidos derechos.

7. Avisa de los destinatarios ocultos

Usar destinatarios ocultos, sobre todo en la comunicacin en ambientes de trabajo,
puede ser muy rudo si el mensaje es para una persona solamente y dara lugar a
malentendidos (porque el destinatario siempre es avisado si hay destinatarios en
copia oculta). Si estas escribiendo un mensaje para tus actividades profesionales, usa
mejor el espacio de copia tradicional y trata de incluir debajo de la firma las siglas de
copia (cc) junto con los nombres de las personas incluidas. Este es el mismo formato
que se emplea en la papelera oficial fsica y te hace ver como una persona seria que
no tiene nada que ocultar.

8. Utiliza los signos de puntuacin y las reglas ortogrficas

Hazlo con la atencin necesaria al idioma en el que escribas. Es un smbolo de
respeto a la persona que recibe y muestra tu profesionalismo ( Ortografa y
Redaccin). Slo en caso de que por razones tcnicas no pudieras usar los acentos,
haz mencin en el correo con una leyenda: Este correo ha sido redactado sin acentos
en forma intencional por razones de tcnicas de comunicacin.
Usa correccin ortogrfica

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9. La firma oficial
Si utilizas un correo electrnico corporativo, es importante que revises el manual de
uso de la empresa, es importante que utilices por ejemplo las firmas corporativas de
declaracin de intenciones, en donde se especifican cuestiones de seguridad o
niveles de responsabilidad de los mensajes enviados. De la misma forma las
empresas frecuentemente especifican el manual de identidad que debe seguirse al
redactar un correo desde tu cuenta laboral.

10. No diseo
No hablamos de una regla esttica, sino prctica, los diseos aadidos al texto de tus
correos electrnicos (gif animados, grficos en formato HTML) pueden provocar que
alguno de tus destinatarios no pueda leer el correo, ya que no todos pueden acceder a
mensajes codificados con HTML

FUNCIONES QUE OFRECE EL CORREO ELECTRONICO

Se pueden mandar mensajes entre computadores personales o entre dos terminales

de una computadora central. Los mensajes se archivan en un buzn (una manera
rpida de mandar mensajes). Cuando una persona decide escribir un correo
electrnico, su programa (o correo web) le pedir como mnimo tres cosas:

Destinatario: una o varias direcciones de correo a las que ha de llegar el

mensaje

Asunto: una descripcin corta que ver la persona que lo reciba antes de abrir
el correo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO

El propio mensaje. Puede ser slo texto, o incluir formato, y no hay lmite de
tamao
Adems, se suele dar la opcin de incluir archivos adjuntos al mensaje. Esto permite
traspasar datos informticos de cualquier tipo mediante el correo electrnico. Para
especificar el destinatario del mensaje, se escribe su direccin de correo en el campo
llamadoPara dentro de la interfaz (ver imagen de arriba). Si el destino son varias
personas, normalmente se puede usar una lista con todas las direcciones, separadas
por comas o punto y coma.Adems del campo Para existen los campos CC y CCO,
que son opcionales y sirven para hacer llegar copias del mensaje a otras personas:

Campo CC (Copia de Carbn): quienes estn en esta lista recibirn tambin el

mensaje, pero vern que no va dirigido a ellos, sino a quien est puesto en el
campoPara. Como el campo CC lo ven todos los que reciben el mensaje, tanto el
destinatario principal como los del campo CC pueden ver la lista completa.

Campo CCO (Copia de Carbn Oculta): una variante delCC, que hace que los
destinatarios reciban el mensaje sin aparecer en ninguna lista. Por tanto, el
campo CCOnunca lo ve ningn destinatario