2.6.

5 Procedimiento de
Compra de Materiales y
Subcontratos de
Especialidades

REF:
PR-SIG-7.4.1a

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Aprob:
Gerente
Revis: Enc. de Adquiciones Operaciones
N Revisin: 00

1.

Fecha

Fecha

Firma

Firma

de

OBJETIVO

Este documento establece el mecanismo utilizado por V Y S S.A. para la compra de

Materiales y Subcontratos de Especialidades.

2.

ALCANCE

Este procedimiento debe ser atendido por Adquisiciones de Oficina Central y en

cada una de las Obras.

3.

RESPONSABILIDADES
Encargado de Adquisiciones
Administrador de Obras
Jefe de Bodega
Gerente de Operaciones
Gerente de Administracin y Finanzas
Jefe Administrativo de Obra
Jefe de Oficina Tcnica

4.

DOCUMENTOS APLICABLES
No Aplica

5.

TERMINOLOGIA
No aplica

6.

EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
No aplicable

Procedimiento de Compra de REF:

Materiales y Subcontratos de
PR-SIG-7.4.1a
Especialidades
7.

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ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

7.1.

Compras a travs de Oficina Central

7.1.1.

El Jefe Administrativo de Obra emite el Pedido Interno, el cual se

entregara al inicio de cada obra, indicando claramente la unidad, cantidad,

descripcin y observaciones en donde se precisaran todos los datos
complementarios exigible al material o servicio tales como, certificados de
calidad, normas,

especificaciones tcnicas, y la fecha de entrega en obra,

detallando claramente quien solicita el pedido y visado (VB) por el

Administrador de Obra. Este pedido debe efectuarse a lo menos con 72 hrs. de
anticipacin al requerimiento del material de uso habitual en obra. En caso de
solicitar materiales que no se encuentren en el pas, el Administrador de Obras
debe tomar los resguardos necesarios.
7.1.2.

El Jefe Administrativo, previamente, verifica con el Jefe de Bodega si

existe stock del material en obra, registrando en el mismo pedido cualquier

informacin relevante o complementaria, para posteriormente ser enviado al
Encargado de Adquisiciones en Oficina Central.
7.1.3.

El Encargado de Adquisiciones cotiza los materiales o el Servicio

solicitado a tres proveedores y emite la Orden de Compra

en base a la

cotizacin ms conveniente segn los requerimientos de la Obra. En la Orden

de Compra se precisaran todos los datos complementarios exigibles al material
o servicio tales como, certificados de calidad, normas, especificaciones
tcnicas, y la fecha de entrega en obra
7.1.4.

Posteriormente, el Encargado de Adquisiciones adjunta un resumen de

las cotizaciones efectuadas a la Orden de Compra y solicita VB al Gerente de

Operaciones y a falta de ste al Gerente de Administracin y Finanzas.
7.1.5.

Firmada la Orden de Compra, se remite al Proveedor y al Jefe

Administrativo de la Obra, para informar que la compra est efectuada y

planificar la recepcin en conjunto con el Jefe de Bodega.

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Especialidades
7.1.6.

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El Jefe Administrativo de Obra entrega una copia de la Orden de

Compra al Jefe de Bodega para que recepcione los materiales

7.1.7.

Las compras se efectan segn la metodologa descrita, sin embargo,

esta condicin puede ser modificada cuando se trate de proveedores nicos, o

bien, cuando las exigencias del proyecto especifiquen una marca o proveedor
determinado.

7.2. Compras a travs de Obra

7.2.1.

El Supervisor de Terreno, Jefe de Obra o Capataz enva un

memorndum (no es considerado registro controlado del Sistema de Gestin de

Calidad) al Jefe de Terreno en el que se indica, claramente, los materiales
solicitados describiendo la unidad y cantidad. Esta solicitud deber efectuarse a
lo menos con 72 hrs de anticipacin
7.2.2.

El Jefe de Terreno pondr su VB y lo entrega al Jefe de Bodega quin

verifica el stock en obra, registrando en el mismo memo cualquier informacin

relevante. Posteriormente, confecciona el pedido interno y solicita el VB al
Jefe de Terreno. Con el VB del Jefe de Terreno el Jefe de Bodega o el Jefe
Administrativo, para las primeras compras de un mismo producto o servicio,
solicita tres cotizaciones, las que adjunta al Pedido Interno y solicita VB al
Administrador de Obra.
7.2.3.

El Jefe Administrativo emite la Orden de Compra

en base a la

cotizacin ms conveniente para la Obra y discriminando al Proveedor de

acuerdo al siguiente criterio:
(i)

Categora

(ii)

Precio

(iii)

Crdito

(iv)

Servicio de Despacho

(v)

Ubicacin

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Especialidades
7.2.4.

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La Orden de Compra debe indicar claramente, el proveedor con todos

sus datos, la cantidad de material a comprar, el nmero de Pedido Interno, la

fecha y el lugar de entrega, las condiciones de compra y cualquier otra solicitud
necesaria que deba cumplir el material o servicio (Se precisaran todos los datos
complementarios exigible al material o servicio tales como, certificados de
calidad, cumplimiento de normas,

especificaciones tcnicas, y la fecha de

entrega en obra) adems debe identificar claramente la Obra con su

correspondiente Centro de Costo
7.2.5.

Las posteriores compras del mismo producto o servicio se realizan con

el mismo proveedor que la primera, tomando resguardo de volver a cotizar a lo

menos una vez al mes o cuando cambie de precio.
7.2.6.

Para cada Obra el Gerente General y/o Gerente de Operaciones

definen el monto de las compras que el Administrador de Obra puede realizar

en forma autnoma.
7.2.7.

Ordenes de Compra por un monto superior al definido en el punto

anterior, deben ser enviadas a Oficina Central para ser autorizada a travs de la
firma del Gerente de Operaciones o Gerente de Administracin y Finanzas.
7.2.8.

Ordenes de Compra por montos inferiores al definido slo lleva la firma

del Administrador de Obra. Una vez firmada la Orden de Compra por quien
corresponda se enva al proveedor.
7.2.9.

El Jefe Administrativo de la Obra enva al Encargado de Adquisiciones

de Oficina Central a lo menos una vez por semana, copia de las Ordenes de
Compra de numeracin correlativa emitidas en Obra.

7.3 Subcontratos de Especialidades

7.3.1.

Los Contratos para Subcontratistas son redactados por el Administrador

de la Obra bajo los requerimientos de las Bases Administrativas y Tcnicas del

Proyecto.

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Materiales y Subcontratos de
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Especialidades
7.3.2.

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Los Contratos para Subcontratistas deben indicar, claramente, los

materiales que aporta el subcontratista (si corresponde), las actividades a

ejecutar, la unidad de medida, el plazo de ejecucin, la forma de pago, las
multas, las obligaciones del subcontratista, entre otros. Estos Contratos son
autorizados por el Gerente de Operaciones o Gerente de Administracin y
Finanzas y firmados por un representante de la empresa.
7.3.3.

El Jefe de Oficina Tcnica mantiene los originales de los Contratos para

Subcontratistas y distribuye copia de ellos al Administrador de la Obra y al

Gerente de Administracin y Finanzas.
8.3.4. El Jefe de Oficina Tcnica elabora el Estado de Pago para Subcontrato
de Especialidad, el que enva al Administrador de Obra para su
aprobacin. Posteriormente, el Estado de Pago original se enva al
Gerente de Administracin y Finanzas para su VB y para la gestin
del pago y archivo.

8.

REGISTROS

8.1 Pedido de Materiales

8.2 Orden de Compra
8.3 Cotizaciones
8.4 Contrato para Subcontratista
8.5 Estado de Pago para Subcontrato

9.

ANEXOS
No Aplicable

10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Fecha

Numero Revisin

Modificaciones Realizadas