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EVALUER UN LOGICIEL ERP OPEN SOURCE : LA MORT

ANNONCEE DU CAHIER DES CHARGES
Choisir une nouvelle solution ERP n'est pas une tche facile : les solutions sont nombreuses et il faut
miser sur le bon numro tant le march continue se concentrer. Comment le chef d'entreprise
doit-il s'organiser pour choisir la solution qui va le mieux voluer avec son entreprise dans les 10
ans venir ?
Le cahier des charges, assurance tout risque
Le cycle traditionnel de slection d'une solution ERP passe par la rdaction d'un cahier des charges
visant recenser les besoins des utilisateurs, la slection de solutions du march, l'analyse des rponses au cahier des
charges, l'laboration d'une short-list, l'organisation de dmonstrations et enfin le choix de la solution. Bien souvent,
l'entreprise n'ayant pas les moyens de rdiger elle-mme son cahier des charges par manque de temps ou de
comptences, elle doit de plus se lancer dans la recherche d'un conseil externe qui pourra l'accompagner dans sa
dmarche. Au final, on arrive ainsi un cycle de slection dont la dure oscille entre 4 6 mois. La longueur de cette
priode a des incidences non ngligeables pour l'entreprise : cot de mobilisation des collaborateurs dont l'implication
est indispensable, risque que les besoins exprims ne correspondent plus la ralit au moment du choix final
Pourquoi toutes ces tapes? Parce que le choix d'une solution ERP engage l'entreprise sur le long terme. Mais surtout,
parce que le paiement des licences ERP se fait ds le dpart, l'achat ou l'installation, et non pas au dmarrage 6 9
mois plus tard. Dans le cas o l'entreprise se serait trompe dans son choix, il est quasiment impossible de revenir en
arrire. Le cahier des charges a donc pour objectif principal de pallier au risque financier - li l'achat des licencesencouru par l'entreprise.
Avec l'arrive des logiciels libres, les risques ont diminu
Dans les annes 90, les logiciels ERP n'offraient pas tous les mmes fonctions. 15 ans plus tard, les offres des diteurs
ont atteint une maturit telle que l'ERP est devenu prsent une commodit. Tout ERP propose des modules
paramtrables de gestion des activits commerciales, achats, logistique, production et comptabilit. C'est d'ailleurs la
raison pour laquelle les ERP libres mergent prsent. Ces ERP nouveaux se basent sur les mmes modles de donnes
que leurs ans mais prsentent des particularits en terme de distribution : ils sont rgis par une licence qui impose la
mise disposition gratuite du code source. Mme si l'open source ne se limite pas la gratuit du logiciel, il faut
reconnatre que ce modle permet de rduire considrablement les risques financier du projet : absence de cot de
licence, engagement progressif de ressources avec possibilit tout moment d'arrter le projet, indpendance vis--vis
de l'diteur et des migrations. Ds lors, pourquoi continuer s'assurer contre un risque qui n'existe plus ?
Mais ce n'est pas tout ! Le risque d'chec d'un projet ERP rside non seulement dans le manque d'adquation de
l'application aux processus de gestion de l'entreprise mais galement dans le manque de matrise de l'application par les
utilisateurs ou le prestataire. Le recours un ERP Open source permet de diminuer ce risque en r-investissant les
conomies faites sur les licences dans des postes de formation, personnalisation et conduite du changement.
Le pilote, la nouvelle police d'assurance des patrons modernes
Les entreprises qui valuent un ERP Open Source se retrouvent projetes dans un modle nouveau, o elles ont enfin la
possibilit de matriser leur choix de A Z : elles peuvent tlcharger le logiciel depuis Internet, accder aux forums de
discussion, tester directement le logiciel voire le modifier.
De fait, elles ne sont plus dpendantes de l'diteur pour accder l'information qui leur est ncessaire pour valuer la
solution. On passe d'un modle push bas sur le marketing un modle pull bas sur la transparence.
Plutt que de boire les paroles de l'diteur ou baser son choix sur des suppositions, l'entreprise a dsormais la
possibilit de se faire sa propre opinion sur le logiciel en ralisant un pilote. Un pilote consiste tester concrtement
l'application par rapport aux processus critiques de l'entreprise : nul besoin de passer du temps valuer les 80% de
fonctions communes tout systme ERP, l'entreprise peut se concentrer directement sur la flexibilit offerte ou non par
l'application pour traiter les processus qui la caractrisent le mieux.
Parmi les avantages multiples que l'entreprise va pouvoir retirer de cette exprience, on peut souligner la rduction du
risque d'erreur et le gain de temps : le pilote permet de raccourcir le cycle d'valuation en cumulant expression de
besoins, tests et formation. Lorsqu' l'issue du pilote l'entreprise confirme son choix pour la solution, son projet est
d'ores et dj formalis. Elle dispose d'un modle qu'elle peut directement enrichir.
Le recours un intgrateur spcialis peut quant lui permettre de gagner davantage de temps dans cette tape, en
s'appuyant sur son expertise de la solution mais galement des projets dj raliss.
Il n'existe pas de risque zro mais l'ERP open source donne dsormais les moyens aux entreprises de rduire le risque au
minimum.
Par Pierre SPILLEBOUDT
Prsident du groupe Audaxis, prestataire de services en solutions open source dans le domaine de la gestion d'entreprise
et de l'Internet.
http://www.audaxis.com
Mardi 19 Septembre 2006
Pierre SPILLEBOUDT
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