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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Versin: 02

GUA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral
GUA DE APRENDIZAJE N

Fecha:
Cdigo

ORGANIZACIN DOCUMENTAL 1

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE


Programa de Formacin:
TECNOLOGO EN GESTION Cdigo:
ADMINISTRATIVA
Versin: 2
Nombre del Proyecto: ASESORAR SOBRE EL MANEJO
ADECUADO DE LA DOCUMENTACION AL PERSONAL DEL AREA Cdigo: 926093- Ficha: 900529
ADMINISTRATIVA DEL CENTRO AGROINDUSTRIAL DEL META.
Fase del proyecto: EJECUCION
Actividad (es) del Proyecto:
Actividad (es) de Aprendizaje:

ANALIZAR LAS FUNCIONES DE LA GESTION ADMINISTRATIVA


ESTABLECER PLAN DE TRABAJO DE LA GESTION ADTBVA EN LAS
DEPENDENCIAS DE LA ORGANIZACIN.
FORTALECER LA GESTION ADTVA EN LAS DEPENDENCIAS DE LA
ORGANIZACIN.
EVALUAR LA GESTION REALIZADA EN LAS DEPENDENCIAS DE LA
ORGANIZACIN.

Resultados de Aprendizaje:
Despachar los documentos generados en la unidad
administrativa, teniendo en cuenta las Normas gramaticales y de
sintaxis, las normas tcnicas colombianas para la elaboracin y
Presentacin de los documentos, las normas internas y la
legislacin vigente.
Resultados de Aprendizaje:
Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el
despacho y la organizacin de los documentos, de acuerdo con
las polticas institucionales.

Competencia:

Resultados de Aprendizaje:
Preservar los documentos (soporte fsico o digital) para el
suministro de informacin de acuerdo con las normas, las
tcnicas, la tecnologa disponible y la legislacin vigente

Competencia:

Organizar la documentacin teniendo


en cuenta las normas legales y de la
Organizacin

Competencia:
Organizar la documentacin teniendo
en cuenta las normas legales y de la
Organizacin

Organizar la documentacin teniendo


en cuenta las normas legales y de la
Organizacin

Duracin de la gua ( en horas):

Esta gua trae como objetivo ubicar y contextualizar al aprendiz en los procesos de gestin documental de la empresa bsicamente
en la organizacin de archivos.
El archivo de una institucin guarda la informacin generada por ella y aquella recibida en razn de sus actividades. Esa informacin
sirve de base para planear, organizar y llevar a cabo acciones que conduzcan al logro de los objetivos de la institucin. E l archivo es
por lo tanto la informacin con la cual cuenta toda la institucin, adems es el resumen principalmente de las experiencias propias
y ajenas que le sirven de base para proseguir sus acciones.
Para obtener eficiencia dentro de un archivo se deben establecer ante todo un sistema de gestin document al.
Quienes manejen archivos deben planear su organizacin y por ello necesitan conocer:

La estructura y su organizacin

La institucin y la dependencia a la cual pertenece el archivo.

El origen de los materiales documentales que produce la institucin o que recibe en funcin de sus actividades

Clases de documentos y su funcin

Motivo por el cual se produce el documento

Tiempo que debe guardarse el documento

Volumen del material que se recibe y se procesa.

Establecer el orden, la clasificacin, almacenamiento, la recuperacin

Gua de Aprendizaje

3.1 Actividades de Reflexin inicial.


Las actividades de la Reflexin inicial, constituyen el primer momento, esto es antes de aprender.
1. Porque es considera usted que es importante un archivo en una empresa?
2. Usted llega a una empresa donde no se tiene organizado el archivo y usted tiene parte de la
responsabilidad en participar en este proceso. Describa Cules seran los pasos a seguir
para integrarse en la participacin de este proceso?

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el


aprendizaje.)
1. Acuerdo 027 de 2006. USO DEL GLOSARIO DEL REGLAMENTO GENERAL DE LA NACIN
(Sopa de letras).
2. Ley 594 del 2000
3. Algunas generalidades
Que es un documento de archivo: Documento es todo material que de una u otra forma proporciona
informacin. (Fsil, pergamino, libro, investigacin, carta, un afiche, nos ofrecen informacin. Para que
los documentos de un archivo produzcan informacin es necesario agruparlos, clasificarlos por sus
caractersticas y su contenido.
Clases de documentos de archivo
Para diferenciar y clasificar ms eficazmente los documentos, es necesario distribuirlos en dos clases.
Correspondencia: La comunicacin que toma la forma de cartas, solicitudes, correos electrnicos se
considera correspondencia. Debido a su versatilidad, es necesario establecer una clasificacin para que la
informacin contenida en ella pueda ser identificada, archivada y recuperada en forma satisfactoria.
Dentro de la correspondencia algunas veces se encuentra un nombre y varios en muchos casos, lo que
hace necesario estudiar para decidir bajo que nombre debe ser archivada, teniendo en cuenta adems el
texto y el contenido de la misma.
Correspondencia interna. Los asuntos internos de una empresa se tramitan por medio de memorandos,
oficios, notas internas, hojas modelo, ordenes de trabajo, autorizaciones, copia de cartas que deben ser
archivadas como correspondencia interna, recibida y enviada, en orden consecutivo de fecha, de acuerdo
con el remitente, destinatario u asunto.
Correspondencia externa. Est constituida por aquella correspondencia que se recibe o se enva; por
ejemplo cartas, pagares, estados de cuentas, contratos, facturas de compra, licencias, solicitudes de
empleo, y solicitudes en general.
Proceso: Se agrupa mediante la clasificacin establecida en el archivo y de acuerdo con las necesidades
de la empresa, es decir por asuntos, nombres, lugar geogrfico, nmero etc. Podr tenerse en cuenta si
es nacional, extrajera, regional o local.
Para facilitar la localizacin de la correspondencia y diferenciarla, puede utilizarse marbetes de las
carpetas y las guas es diferentes colores : por ejemplo azul para interna y rosada para externa, amarilla
enviada y verde recibida: o bien puede emplear modelos y posiciones diferentes de modo que al abrir el
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archivo agilices la localizacin.
Consecutivos
La correspondencia enviada y recibida se archiva en forma cronolgica perfecta (ao, meses y das) y se
llama consecutivo.
Consecutivo de recibo: Puede usarse para aquellas cartas cuyo contenido no afecte directamente algn
negocio, ni se relacione con los asuntos que en ese momento interesen a la empresa.
Consecutivo de envo: Las copias de las cartas enviadas se archivan en orden, colocando la carta de
fecha ms reciente encima de la anterior. Si alguna de estas cartas hacen mencin a determinado asunto
que posea su propia carpeta, se incluir otra copia o, en su defecto, una fotocopia u hoja de referencia en
la carpeta a cuyo tema hace alusin, con el objeto de no omitir la secuencia de un negocio. Es pues
necesario tomar fotocopia a la carta que en nuestro concepto as lo requiere, hacer otra copia ms o llenar
la hoja de referencia correspondiente, para mantener secuencias tanto en la carpeta relativa a cada asunto
como en la carpeta del consecutivo
Documentos propiamente dichos
1. Documentos de enlace: Creados para trasmitir datos e informes entre una y otra dependencia de la
entidad. Su vida en razn de su contenido no requieren larga conservacin. Estos pueden ser
memorandos, avisos, catlogos, certificados, circulares, ordenes de servicio, rdenes de compra, rdenes
de venta y rdenes de trabajo.
2. Documentos de posicin: Son aquellos por su contenido y objetivo de creacin deben ser conservados por
largo tiempo. Pueden ser: decretos, informes, oficios y varan desde el simple folio manuscrito, papel
original y copia, grandes impresos, registros contables, listados de computador, hasta los duplicados de un
microfilme.
Documentos confidenciales: Son aquellos que en razn de su contenido requieren ser archivados en
forma independiente en la caja fuerte de la empresa, en la oficina el director o en las cajas de seguridad de
los bancos.
3.3

Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin).


3.3.1.

3.3.2.
3.3.3.

3.3.4.
3.3.5.

IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS, MUEBLES Y EQUIPOS NECESARIOS DE ARCHIVO


Tipos de archivadores material, caractersticas, ventajas y desventajas, Tipos de
clasificadores, Clases de carpetas, Legajos, Marbetes:
IDENTIFICAR EL PROCESO DE SERVICIO DE INFORMACION DEL ARCHIVO
Anlisis, clasificacin, descripcin, localizacin de los documentos
IDENTIFICAR LOS METODOS PARA LA CLASIFICAN LOS DOCUMENTOS DE UN
ARCHIVO
Clasificacin alfabtica, Clasificacin nominativa Clasificacin temtica o por asunto
Clasificacin geogrfica, Clasificacin numrica, Clasificacin alfanumrica, Clasificacin
cronolgica, Clasificacin cronolgica numrica o auxiliar de vencimiento.
IDENTIFICAR LAS CLASES DE ARCHIVO: Archivo de gestin, Archivo central
Archivo inactivo.
ESTABLECER LOS PASOS NECESARIOS
DEL SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL EN UNA INTITUCIN

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3.4

Actividades de transferencia del conocimiento.

Participar en los procesos de archivo en diferentes dependencias del SENA Villavicencio.

3.5

Actividades de evaluacin.
Evidencias de Aprendizaje

Criterios de Evaluacin

Evidencias de Conocimiento :

Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin

Evaluacin escrita

Evidencias de Desempeo:
Participacin en procesos de
archivo de las dependencias del
SENA - Villavicencio

Cuestionario- Taller.

Evidencias de Producto:
Entrega de trabajos escritos, e
informe de las actividades
realizadas en el archivo de cada
una de las dependencias.

Presentar Porfolio del Aprendiz.

3. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Computadores
Material didctico relacionado con la competencia: carpetas, legajadores, marbetes, Y otros
Instructores
Archivo de dependencias del SENA -Villavicencio

4. GLOSARIO DE TERMINOS
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Gua de Aprendizaje

Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una unidad

documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa.


Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin
o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo

permanente.
Comit de archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas

de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.


Documento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
Eliminacin de Documentos. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia

para la ciencia y la tecnologa.


Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivstica.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una

oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.


Gestin Documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones

especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan
de acuerdo con el trmite de cada asunto.
Tablas de Retencin. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

5. BIBLIOGRAFA/ WEBGRAFA
http://www.archivogeneral.gov.co/ Portal del Archivo General de la Nacin
http://www.youtube.com/watch?v=ME14HPptqew Transferencia documental
http://www.youtube.com/watch?v=3fhZFYO6uTs Tablas de retencin documental
http://www.youtube.com/watch?v=h5q-jyb1ViA&feature=endscreen Sistema de implementacin del
gestin Documental
http://www.youtube.com/watch?v=1fnCSgv4BtY Seminario de gestin documental
www.archivonorma.com

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6. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Elaborada por: RUBI CASALLAS DELGADO


INSTRUCTORA DE GESTION EMPRESARIAL. Abril 14 de 2015

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