Reguli de baz privind ntocmirea i utilizarea documentelor justificative i a documentelor

contabile
Reguli de baz privind ntocmirea i utilizarea
documentelor justificative i a documentelor contabile
(articol publicat in revista Consulting Review)
Managementul documentelor constituie temelia organizrii i inerii contabilitii unei
societii. n contabilitate, se utilizeaz dou tipuri de documente, respectiv: documentele
justificative i documentele contabile.
Din punct de vedere legislativ, acestea sunt reglementate prin prevederile Legii nr. 82/1991
republicat i prin OMFP nr. 3512/2008 privind documentele contabile.

1. Documentele justificative
Documentele justificative sunt acte scrise n care se consemneaz tranzaciile, evenimentele i alte operaii economice, n momentul i de regul la
locul efecturii lor, cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii lor i ca suport de nregistrare n contabilitate.
1.1. Orice operaiune contabil este nregistrat n contabilitate, n momentul efecturii ei, numai n baza unui document justificativ. Documentele care stau la baza
nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n condiiile n care furnizeaz toate informaiile prevzute de cadrul de
reglementare n vigoare.
1.2. Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care ntocmete documentul;
- numrul documentului i data ntocmirii acestuia;
- menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economico-financiare (cnd este cazul);
- coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia;
- datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate, dup caz;
- numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control
financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz;
- alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate.
n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se menioneze i elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv forma
juridic, codul unic de nregistrare i capitalul social, dup caz.
1.3. Documentele justificative provenite din tranzacii/operaiuni de cumprare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baz de borderouri de achiziii, pot fi
nregistrate n contabilitate numai n cazul n care se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor respective. n cazul n care documentele se refer la cheltuieli
pentru prestri de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baz de norme de venit, pentru a fi nregistrate n contabilitate, acestea trebuie s aib la baz
contracte sau convenii civile, ncheiate n acest scop, i documentul prin care se face dovada plii, respectiv dispoziia de plat/ncasare.
1.4. Documentele justificative i financiar-contabile pot fi ntocmite i ntr-o alt limb i alt moned dac acest fapt este prevzut expres printr-un act normativ
(de exemplu, Codul fiscal, referitor la factur).
1.5. n documentele justificative nu sunt admise tersturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n
acestea sau file lips. Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie textul
sau cifra corect. Corectarea se face n toate exemplarele documentului i se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit/corectat documentul justificativ,
menionndu-se i data efecturii corecturii.

De precizat este faptul c n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza crora se primete, se elibereaz sau se justific
numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevd asemenea restricii, documentul ntocmit greit se anuleaz i rmne n carnetul
respectiv. La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz operaii de predare-primire a valorilor materiale i a mijloacelor fixe este necesar
confirmarea, prin semntur, att a predtorului, ct i a primitorului.
1.6. Exemple de documente justificative: factura, bonul fiscal, chitana, ordinul de plat, statul de salarii, lista de avansuri etc.
1.7. Managementul documentelor justificativelor constituie contabilitatea primar.

2. Documentele contabile.
Documentele contabile sunt acele documente care se utilizeaz la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate
n documentele justificative, ntocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor.
2.1. Documentele contabile trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale:
- felul, numrul i data documentului justificativ;
- sumele corespunztoare operaiunilor efectuate;
- conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare;
- semnturile pentru ntocmire i verificare, dup caz.
2.2. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu pix cu past sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, dup caz.
2.3. n documentele contabile nu sunt admise tersturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n
acestea sau file lips. Corectarea se face n toate exemplarele documentului i se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit/corectat documentul
justificativ, menionndu-se i data efecturii corecturii.
2.4. Documentele contabile evideniaz contarea documentelor justificative, indicndu-se simbolurile conturilor sintetice i analitice, debitoare i creditoare, n
conformitate cu planul de conturi general aplicabil. Din cadrul documentelor contabile fac parte: balana de verificare a conturilor, jurnalul de cumprri, jurnalul de
vnri, jurnalul de cas, jurnalul de banc, jurnalul de operaiuni diverse.
2.5. nregistrrile n contabilitatea sintetic i analitic se fac pe baz de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator n care
sunt nscrise mai multe documente justificative al cror coninut se refer la operaiuni de aceeai natur i perioad. n cazul operaiunilor contabile pentru care
nu se ntocmesc documente justificative, nregistrrile n contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate care au la baz note justificative sau note de calcul,
dup caz. n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaz numrul i data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaiunii, iar n nota de
contabilitate de stornare se menioneaz documentul, data i numrul de ordine ale operaiunii care face obiectul stornrii.
2.6. Corectarea nregistrrilor fcute n contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate ntocmite n acest scop. nregistrrile n contabilitate se fac
cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice, n
conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare form de nregistrare n contabilitate.
2.7. Societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste i celelalte
persoane juridice care au obligaia s organizeze i s conduc contabilitatea, trebuie s:
(1) asigure un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:
a) persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna, prin decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib
atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor aferente;
b) fiecare formular va avea un numr de ordine sau o serie, dup caz, numr sau serie ce trebuie s fie secvenial(), stabilit() de societate. n alocarea
numerelor se va ine cont de structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

(2) s emit proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere ori serii, dup caz, prin care se va meniona, pentru fiecare exerciiu financiar, care este
numrul sau seria de la care se emite primul document.
2.8. Managementul documentelor contabile constituie contabilitatea financiar. Rezultatele contabilitii financiare sunt centralizate n balana de verificare a
conturilor, i respectiv sunt evideniate n registrele contabile ale societii. Principalele registre contabile impuse de cadrul legal sunt: Registrul-jurnal, Registrulinventar i Cartea mare. Modalitatea de ntocmire i arhivare sunt prevzute prin prevederile OMFP nr. 3512/2008.

Sfatul nostru. Dac suntei contabil la nceput de drum, nu naintai singur prin hiul legislativ, ncercnd s nelegei cum se procedeaz practic n cazul
organizrii i inerii contabilitii unei firme. Mergei la un cabinet de contabilitate sau luai legtura cu o persoan de specialitate n domeniul contabilitii. S nu
uitm c oamenii au rar succes dac ceea ce fac nu le face placere.
Meseria este brara de aur.

Maria Bdoi
specialist contabilitate
contact@contabilii.ro

10.09.2010 http://www.contabilii.ro/index.php?option=com_content&view=article&id=3184:reguli-de-baz-privind-intocmirea-i-utilizarea-documentelor-justificative-ia-docum