COLMAQUINAS S.A.

COL-CYG-001
CONTROL DE COSTOS PROYECTOS, CALDERAS Y SERVICIOS

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REV.

SANDRA
MENDOZA
PREPARO

CAMILO
SALAS
REVISO

CAMILO
SALAS
APROBO

11/12/2014
FECHA

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CONTROL DE COSTOS PROYECTOS, CALDERAS Y SERVICIOS

1. OBJETIVO
Realizar seguimiento, monitoreo, anlisis y control a la ejecucin de: Ingresos, Costos,
Avance, Horas hombre directas e indirectas, Contratacin de personal, a los proyectos.
Para calderas y servicios se realizar seguimiento y control a los ingresos y costos
contables.

2. ALCANCE
Aplica en el rea de proyectos, aquellos mayores o iguales a $500.000.000
Servicios de mantenimiento, para aquellos contratos mayores o iguales a $ 15.000.000
Calderas de acuerdo a las ventas, no se tiene monto.

3. DEFINICIONES
Controlar los costos: Es el proceso en que se monitorea la situacin del proyecto
para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios en la lnea base del
costo.
Costos: Son los gastos incurridos en la produccin, administracin y venta de los
productos o servicios.
Presupuesto: Es la previsin de gastos e ingresos para un determinado lapso de
tiempo.
Ingreso: Incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya
sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminucin
de los pasivos, siempre que no tengan su origen en aportaciones, monetarias o no,
a los socios o propietarios, en su condicin de tales.

4. GENERALIDADES
El control de costos del proyecto incluye:
Gestionar cambios reales cuando y conforme suceden.
Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento asegurado para el
proyecto, a nivel total.
Monitorear el desempeo del trabajo con relacin a los fondos en los que ha
incurrido.

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Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera

oportuna.
Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o
utilizacin de recursos.
Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y
costos asociados.
Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de lmites
aceptables, con aprobacin de la Gerencia General.
El control de costos del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y
negativas, en la ejecucin del presupuesto y comportamiento del proyecto.

5. PROCEDIMIENTO
5.1 Ejecucin presupuestal y financiera para proyectos
Ingresos: Los ingresos estn determinados por los rubros contractuales establecidos en
la oferta y/o contrato; su seguimiento se realizar de acuerdo a la distribucin de tems
previamente definidos.
Como en la ejecucin de los proyectos se pueden ejecutar labores que no se encuentren
definidos en la oferta inicial, se establecen dos grupos para clasificar la informacin:
a. Facturado ingresos contractuales. Ingresos asociados a los conceptos
contratados en la oferta y/o contrato.
b. Factura otros ingresos, constituidos por:
Ingresos extracontractuales
Stand By Mayor permanencia en obra
Reembolsables
Cada vez que el proyecto facture, el responsable de la oficina tcnica y/o planeacin
(Cuando aplique), deber enviar al Lder de Control y Gestin el acta de avance de
facturacin aprobada por las partes involucradas, y la factura radicada. Una vez se
cuente con esta informacin se procede a registrarla en el COL-F214 CONTROL DE
PROYECTOS, para el debido seguimiento de la facturacin.
Al finalizar el mes, se diligencia el formato COL-F214 CONTROL DE PROYECTOS, con
el acumulado total de la facturacin hasta la fecha de corte del mes.
Se analizan los ingresos ejecutados, ingresos ejecutados no facturados (WIP), y el
pronstico a terminar el proyecto.

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Todo cambio que genere el proyecto debe estar soportado de acuerdo al procedimiento
COL-ASC-005 Manejo y Control de Cambios.

Costos: El control de costos en Proyectos se inicia con la entrega del contrato firmado
por ambas partes y el presupuesto de oferta, por parte del Lder de Presupuestos; se
toma como base el presupuesto de oferta informe contable el cual contiene:

La identificacin de la cuenta contable del Plan nico de Cuentas (PUC).

Nombre de la cuenta contable
Unidad de medida
Costo unitario
Costo total.

Una vez se cuenta con esta informacin, se procede a alimentar el Control de Proyectos
Semanal y Mensual.
Los rubros a controlar del presupuesto son: Materiales, Mano de obra Directa, Mano de
obra indirecta, Alquiler maquinaria y equipo, Otros Arrendamientos y Subcontratos,
Herramientas, Servicios, Otros (Mantenimiento instalaciones provisionales, honorarios), e
Impuestos, seguros y costo financiero.
Los costos a analizar son los contables, toda vez que la contabilidad es la que recoge,
registra y reporta la informacin relacionada con los costos y con base en dicha
informacin, se toman las decisiones de planeacin y control de los mismos.
Mensualmente la Gerencia Administrativa y Financiera a travs del Lder contable emite
la causacin de los costos contables por proyecto, el cual es comparado con el costo de
obra a nivel global, y se procede a calcular el WIP de costos.
El WIP de costos es el resultado de restar los costos de obra menos los costos contables.
Los responsables en las obras debern informar al Lder de Contabilidad, aquellos costos
que no correspondan al proyecto, para que sean cargados al proyecto respectivo.
En las obras se lleva un control del presupuesto meta, el cual debe ser inferior o ajustarse
en su monto total a lo presupuestado en la oferta, para as no afectar el margen sobre el
cual fue vendido el proyecto, deber ser sustentado a la Gerencia General para su
respectiva aprobacin. Una vez cuente con la aprobacin de la Gerencia General, queda
en firme el presupuesto meta, el cual es la base para la medicin del costo en obra.
El Lder de PMO, cuenta con un procedimiento denominado Gestin del Costo del
Proyecto, COL-GOP-003, donde se establece una metodologa idnea para la adecuada
gestin del costo del proyecto, que permita tener un conocimiento de estado del
presupuesto comprometido, el avance del costo obra, el costo contabilizado, y el

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comportamiento del pronstico del costo del proyecto hasta su finalizacin, ste es el
insumo para alimentar el informe de proyecto semanal.
Con la informacin de los costos contables, se procede a registrar la ejecucin de los
rubros presupuestales para determinar la ejecucin presupuestal y el comportamiento de
los costos. En los casos que el rubro presupuestal sea inferior al ejecutado, se darn
seales de alerta informando va electrnica a los interesados, sobre la ejecucin del
presupuesto.

Informes Proyectos Semanales y Mensuales.

Semanalmente se analiza el comportamiento de los proyectos, en conjunto con las
Gerencias: General, Administrativa y Financiera, Lder de Control y Gestin, Lder PMO y
Lder de compras.
La obra debe enviar semanalmente:
Informe semanal de obra (COL-F024), de all se toma el avance del proyecto
(Presupuestado vs Ejecutado), Horas hombre directas e indirectas
(Presupuestadas vs Ejecutadas) y personal actual.
Personal contratado: Todos los lunes la obra debe reportar el status de personal, y
se compara contra los histogramas de la obra, para determinar la ejecucin
adecuada en la contratacin del recurso humano.
Informe de Gestin de costos (COL-F255), aqu se analizan los costos de obra.
La informacin de facturacin se consulta en el SAP, por parte del Lder de Control
y Gestin, y se compara contra las facturas emitidas por la obra.
Semanalmente se diligencia el formato COL-F214 CONTROL DE PROYECTOS, el
cual contiene:

Nombre del proyecto

Objeto
Numero del contrato
Ubicacin
Participacin de Colmaquinas
Tiempo
Ingresos: (Contractuales, adicionales, mayor permanencia, alquileres, otros y
WIP de ingresos)
Costos: (Contable, de Obra y WIP de costos).
Resultado
Margen

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Porcentaje (%) de avance previsto y ejecutado

Horas Hombres directas e indirectas (Previstas, ejecutadas y vendidas)
Personal Directo e indirecto (Numero de personas en obra)
Backlog ingreso
Valor venta ingreso y a terminar
Valor venta costo y a terminar
Utilidad
COMPORTAMIENTO PROYECTOS SEMANALES
SEMANA XXX
SEMANA XXX
CONCEPTO

VARIACION

NOMBRE DEL PROYECTO

OBJETO
No. CONTRA TO
UBICA CIN
PA RTICIPA CION COLMA QUINA S
TIEMPO

Inicio

Fin

Total Das

Versin 0

Versin 1

Versin 2

TOTAL

0
S EM A N A XX A L XX- N OV

S EM A N A XX A L XX- N OV

INGRESOS (NOTA S DE COB RO+ M A YOR

P ERM A NENCIA +A DICIONA LES+OTROS))

WIP INGRESOS
TOTAL INGRESOS

COSTO CONTABLE
COSTO DE OBRA
WIP COSTO
TOTAL COSTO
Resultado
MARGEN
AVANCE (%) PREVISTO
AVANCE (%) EJECUTADO
HHD PREVISTAS
HHD EJECUTADAS
HHD VENDIDAS
HHI PREVISTAS
HHI EJECUATDAS
HHI VENDIDAS
PERSONAL DIRECTO
PERSONAL INDIRECTO
BACKLOG INGRESO
VALOR VENTA INGRESO

VR INGRESO A TERMINAR

VALOR VENTA COSTO

VR COSTO A TERMINAR

UTILIDAD

UTILIDAD

. MARGEN

MARGEN

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Para el cierre mensual del proyecto, se tomar el ltimo informe semanal de obra,
el costo de obra al terminar el mes, el costo contable, y el total de lo facturado al
cierre del mes.
Se procede a diligenciar el formato COL-F214 CONTROL DE PROYECTOS,
Ingresos (Lo facturado), WIP de Ingresos (Ejecutado pendiente por facturar),
Costos (Contable y de obra), WIP de costos (Costo contable menos costo de obra),
resultado (Utilidad y/o perdida) y Margen. Es de resaltar que el costo tomado para
este informe es el costo de obra.
El resultado se calcula: total ingresos (ingresos facturados mas WIP) menos costo
de obra.
Una vez se cuente con el cierre contable, se procede a comparar los meses (Actual
y el mes inmediatamente anterior), se registran las variaciones y se analizan en la
reunin semanal de proyectos con la Gerencia General.

CONTROL DE PROYECTOS MENSUAL

PERIODO ANALIZADO INICIAL

CONCEPTO

NOMBRE DEL
PROYECTO

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL

PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO

PERIODO ANALIZADO MES SIGUIENTE

TOTAL

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL

PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO

TOTAL

VARIACION ENTRE LOS MESES

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO
PROYECTO

INGRESOS
WIP INGRESOS
TOTAL INGRESOS
COSTO CONTABLE
COSTO DE OBRA
WIP COSTO
TOTAL COSTO
Resultado
MARGEN

5.2 Calderas y Servicios de Mantenimiento

Cada que se realice una venta de servicios de mantenimiento, a partir de $15.000.000, la
Gerencia Comercial de Calderas, Equipos, Repuestos y Servicios deber informar al Lder
de Control y Gestin, la apertura de la misma y el nmero de la OP.
Calderas: cuando se realice la venta de caldera, la Gerencia Comercial de Calderas,
Equipos, Repuestos y Servicios deber informar al Lder de Control y Gestin, la apertura
de la misma y el nmero de la OP.

Control de Calderas y Servicios

Ingresos: se registra el valor de la venta de la caldera y del servicio, acorde al contrato y/o
orden de servicio.

TOTAL

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Costos: Se registra el costo contable, el cual es emitido por la Lder Contable de manera
mensual.

5.3 Ejecucin financiera para Calderas y Servicios.

Ingresos: El Lder de Control y Gestin consultar en el SAP, el estado de facturacin por

cada caldera y servicio de mantenimiento al cierre del mes.
El WIP de ingresos para las calderas, se calcular por el porcentaje (%) de avance de la
mano de obra reportada por la planta de fabricacin, al finalizar el mes.
El WIP de ingresos para servicios, no aplica, se llevara el registro de Backlog ingreso.
Costos: Los costos sern los contables los cuales son emitidos por el lder de
Contabilidad de manera mensual.
Se procede a diligenciar el formato COL-F215 Control de Calderas, Ingresos (Lo
facturado), WIP de Ingresos (Ejecutado pendiente por facturar), y Costos Contable,
resultado (Utilidad y/o perdida) y Margen.
El resultado se calcula: total ingresos (ingresos facturados mas WIP) menos costo
contable.
Una vez se cuente con el cierre contable, se procede a comparar los meses (Actual y el
mes inmediatamente anterior), se registran las variaciones y se analizan en la reunin
mensual con la Gerencia General.

CONTROL DE CALDERAS
CAPACIDAD DE LA CALDERA
NO. OP

PERIODO ANALIZADO INICIAL

CONCEPTO
INGRESOS
WIP INGRESOS
TOTAL INGRESOS
COSTO CONTABLE
COSTO DE OBRA
WIP COSTO
TOTAL COSTO
Resultado
MARGEN
VR VENTA INGRESO
AVANCE MOD

NOMBRE DEL
CLIENTE

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL

CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE

PERIODO ANALIZADO MES SIGUIENTE

TOTAL

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL

CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE

TOTAL

VARIACION ENTRE LOS MESES

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL
CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE

TOTAL

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HOJA 9 de 9
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COL-F256 Control de servicios

CONTROL DE SERVICIOS

NO. OP

PERIODO ANALIZADO INICIAL

CONCEPTO

NOMBRE DEL
CLIENTE

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL

CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE

PERIODO ANALIZADO MES SIGUIENTE

TOTAL

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL

CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE

VARIACION ENTRE LOS MESES

TOTAL

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL

CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE

INGRESOS
WIP INGRESOS
TOTAL INGRESOS
COSTO CONTABLE
COSTO DE OBRA
WIP COSTO
TOTAL COSTO
Resultado
MARGEN
VR VENTA INGRESO
BACKLOG INGRESO

6. REGISTROS RELACIONADOS
CDIGO

TITULO

COL-F214

CONTROL DE PROYECTOS

COL-F215

CONTROL DE CALDERAS

COL-F256

CONTROL DE SERVICIOS

PERIODO ANALIZADO MES SIGUIENTE

TOTAL

NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL NOMBRE DEL

CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE
CLIENTE

TOTAL