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LA PLANIFICACIN ESTRATGICA EN MATERIA TIC

EN EL MBITO DE LA AGE
Alejandro Lazcano Arranz

Subdirector General de Planificacin y Coordinacin Informtica

Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales


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Alejandro Lazcano Arranz

Palabras clave

Planificacin estratgica TIC

Resumen de su Comunicacin

Esta comunicacin trata de describir las necesidades que conducen a las Organizaciones a realizar
planes directores TIC con objeto de transformar la tendencia del mercado informtico para automatizar
el desorden, sin considerar ningn tipo de estrategia previa, en otro modelo en el que la aplicacin de la
planificacin estratgica conduce a la generacin de planes estratgicos, planes directores y planes de
sistemas.

En cuanto al enfoque del documento, trata de cubrir el entorno de las Administraciones pblicas, si
bien se basan en ejemplos de otras Organizaciones con objeto de poder hacer un contraste entre los distintos desarrollos, y adems se concluye con una revisin sencilla del estado del arte sobre esta materia
en el mundo acadmico.

Se contempla en primer lugar la normativa existente en el entorno de la AGE sobre esta materia,
para a continuacin tomar como base la metodologa seguida en la realizacin del Plan Director de sistemas de informacin elaborado en el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales en el ao 2003 que incorpor
como novedades respecto a versiones anteriores, la participacin activa de las unidades de gestin en su
realizacin, y no solo las informticas, con objeto de contemplar sus necesidades y previsiones como futuro
objeto de implementacin bajo materia tecnolgica, lo cual toma como base de estudio el marco de negocio de la Institucin. Por otra parte la segunda novedad consisti en la implantacin de una herramienta
de apoyo que permitiese transformar la foto fija resultante de otras versiones de los planes directores, en
una pelcula en continua actualizacin que permitiese en todo momento contemplar la situacin actual TIC
en el Departamento, merced a la incorporacin de datos de seguimiento y control.

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LA PLANIFICACIN ESTRATGICA EN MATERIA TIC EN EL MBITO

DE LA AGE
1. Normativa sobre establecimiento de PLANES
En el ao 1983, se publica el Real Decreto 2291/1983 por el que se crea el Consejo Superior de Informtica como rgano de la Presidencia del Gobierno, encargado de la preparacin, elaboracin, desarrollo y
aplicacin de la poltica informtica del Gobierno.
En este R.D. se fija en su artculo 9, como una de sus funciones la elaboracin de un plan de actuacin
que tenga en cuenta el mejor aprovechamiento global de los recursos informticos de la Administracin,
y entre las disposiciones adicionales se suprime la Comisin Interministerial para la elaboracin del Plan
Informtico Nacional.
El pasado 28 de mayo, se publica el Real Decreto 589/2005 por el que se reestructuran los rganos
colegiados responsables de la Administracin electrnica y en su artculo 1 se define que el objeto de
este real decreto es establecer las lneas estratgicas, dentro de la poltica del Gobierno, en materia de
tecnologas de la informacin, as como impulsar y coordinar el desarrollo de la Administracin electrnica
en la Administracin General del Estado y adoptar medidas para su ordenada implantacin.
En el artculo 4 dentro de las funciones del Consejo Superior de Administracin electrnica se establecen
La fijacin de las lneas estratgicas, de acuerdo con la poltica del Gobierno establecida en materia de
tecnologas de la informacin, as como el impulso y la coordinacin de la Administracin electrnica en la
Administracin General del Estado. Tambin se contempla El establecimiento de las directrices generales
en estas materias que sirvan de base para la elaboracin por los distintos ministerios de los planes estratgicos departamentales previstos en el artculo 9, as como su informe, seguimiento y control.
En el artculo 6 se establece entre las funciones de la Comisin permanente del Consejo Superior de
Administracin electrnica La propuesta al Pleno del Consejo Superior de Administracin Electrnica de
cuantas iniciativas en materia de Administracin electrnica considere adecuadas para el desarrollo coordinado de los servicios pblicos telemticos y, en especial, aquellas relativas a los planes estratgicos
globales para el conjunto de la Administracin General del Estado.
En el artculo 8 se establece entre las funciones de las Comisiones Ministeriales de Administracin electrnica Elaborar el plan estratgico del departamento, a partir de las propuestas de los distintos rganos
y organismos pblicos afectados, y elevarlo, a travs de su presidente, para su informe por el Pleno del
Consejo Superior de Administracin Electrnica, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 4.1.b).
Por ltimo en el artculo 9 se indica Para armonizar las distintas actuaciones que se desarrollen en materia de tecnologas de la informacin y Administracin electrnica, cada ministerio elaborar un plan estratgico departamental, de acuerdo con las directrices y las lneas estratgicas establecidas por el Consejo,
que recoger de forma concreta los servicios que el ministerio tiene previsto desarrollar, especialmente
los dirigidos a ciudadanos y empresas, su planificacin temporal, los recursos humanos y financieros necesarios y los contratos que se deben realizar. El concepto de plan estratgico debe interpretarse en este
real decreto en su sentido ms amplio, ya que debe abarcar todos los sistemas de informacin necesarios
para responder a los objetivos estratgicos departamentales y, por tanto, incluir los denominados planes
directores y los planes de sistemas.
En base a lo expuesto, vamos a tratar de sintetizar las alternativas evolutivas de la poltica del Gobierno en
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materia de tecnologas de la informacin.

PERIODO
ORGANO
AMBITO NORMATIVO OBJETIVOS
Hasta 1.983 Comisin
Plan Informtico
Definicin de la poltica Informtica del Gobierno
Interministerial Nacional
En el ao 1983, como ya se ha indicado, se publica el Real Decreto 2291/1983 por el que se crea el Consejo Superior de Informtica, lo cual implica los siguientes cambios.
PERIODO
ORGANO
AMBITO NORMATIVO
Desde 1.983 Consejo Superior Plan de actuacin
hasta 2.005 de Informtica
Consejo Superior Plan de actuacin
de Informtica

OBJETIVOS
Preparacin, elaboracin, desarrollo y aplicacin de la poltica Informtica del Gobierno
Realizar el aprovechamiento global de los recursos informticos de la Administracin

El pasado 28 de mayo, se publica el Real Decreto 589/2005 por el que se reestructuran los rganos colegiados responsables de la Administracin electrnica y como tal la visin de esta poltica, que entre otras
cosas, trata de adaptarse a las directivas de la Unin Europea en materia de tecnologas de la informacin
y Sociedad de la Informacin.

PERIODO

ORGANO

AMBITO NORMATIVO

OBJETIVOS

Desde 2.005

Consejo Superior
de Administracin
electrnica

Lneas estratgicas del

Gobierno

Establecer las lneas estratgicas del Gobierno en materia de tecnologas de la informacin y coordinar el desarrollo de la Administracin electrnica en la AGE

Pleno del Consejo

Superior de
Administracin
electrnica a travs
de la Comisin
permanente

Planes Estratgicos
Globales

Contempla el desarrollo coordinado de los

servicios pblicos telemticos en el conjunto
de la AGE

Pleno del Consejo

Superior de
Administracin
electrnica a travs
de la Comisin
permanente

Planes Estratgicos
Departamentales

Establecimiento de directrices generales en

tecnologas de la informacin y coordinacin
de Administracin electrnica para cada Departamento

Comisiones
Ministeriales de
Administracin
electrnica

Plan Estratgico
Departamental

Deber ser elaborado para armonizar las

actuaciones en materia de tecnologas de la
informacin y Administracin electrnica

Comisiones
Ministeriales de
Administracin
electrnica

Plan Estratgico
Departamental

Abarcar los objetivos estratgicos departamentales, los planes Directores y los Planes
de Sistemas

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Como conclusin a todo lo expuesto hemos de manifestar que en ocasiones se intercambia la nomenclatura dada a cada uno de los planes a realizar, con lo cual se podra confundir el mbito de actuacin y los
objetivos a cubrir, motivo por el cual vamos a tratar de sintetizar que rgano y que producto deben ser
implementados dentro de este entorno.
ORGANO

AMBITO NORMATIVO

OBJETIVOS

Consejo Superior de
Administracin electrnica

Lneas estratgicas del

Gobierno

Establecer las lneas estratgicas del Gobierno en materia de tecnologas de la informacin y coordinar el
desarrollo de la Administracin electrnica en la AGE

Comisiones Ministeriales de Plan Estratgico

Administracin electrnica / Departamental
Comisin permanente de
Administracin electrnica

Establecimiento de directrices generales para su

elaboracin que contemplar la armonizacin de las
actuaciones en materia de tecnologas de la informacin y Administracin electrnica

Comisiones Ministeriales de
Administracin electrnica

Deber contemplar las lneas de actuacin derivadas

de las lneas estratgicas del Gobierno a aplicar en
cada Departamento y los Planes de Sistemas de cada
una de las grandes Unidades del Departamento.

Plan Director de sistemas

de informacin

Adems de lo indicado en este ltimo recuadro, hay que considerar la realizacin de los Planes directores
de comunicaciones, que forman parte, junto a los planes directores de seguridad, del tercer nivel de documentos estratgicos que se contemplan en el modelo que responde a la aplicacin de la planificacin
estratgica en el entorno de las tecnologas de la informacin de las grandes organizaciones. Por tanto se
encuadran por debajo de los planes estratgicos y de los planes directores de sistemas de informacin, y
como paso previo a los planes de sistemas de las correspondientes unidades.

2 Enfoque de un Plan Director de Sistemas de Informacin

De la realizacin del Plan Director de sistemas de informacin se derivan una serie de ventajas que redundan en una mejora del servicio ofrecido por cada uno de los Departamentos ministeriales, que se pueden
sintetizar en las siguientes:

Sintonizar con la Estrategia del Ministerio. El Plan tiene que reflejar las lneas estratgicas de actuacin del Ministerio, a efectos de facilitar de forma natural su respaldo en las tecnologas de la
informacin.
Adaptacin del Plan a las nuevas situaciones organizativas dentro del Ministerio. Adaptacin tanto
a la estructura orgnica del Ministerio, como a la estructura organizativa de las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones de los diferentes Centros y Unidades TIC.
Actualizacin de los Indicadores. Tanto de los Centros y Unidades TIC, como los correspondientes
a actividad de tecnologas de la informacin y comunicaciones, ofreciendo nuevas alternativas en
este campo.
Actualizacin de proyectos estratgicos. Los cambios tecnolgicos, organizativos, y los procesos de
cesin de las competencias obligan a replantearse los proyectos ya existentes y a introducir otros
nuevos.
Adecuar la Demanda y la Oferta.
Demanda: Durante la realizacin del Plan se analizarn las necesidades de informacin, tanto desde
el punto de vista de la operativa interna como de la operativa externa, identificando oportunidades
respecto a la implantacin de las tecnologas de la informacin y aquellos aspectos actualmente
no cubiertos. As mismo, definiremos las acciones que ser necesario realizar para evolucionar al
escenario objetivo.
Oferta: Un punto importante del Plan ser adecuar los medios materiales y humanos a las ten-

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dencias del mercado en cuanto a estndares y tecnologas. La adecuacin a estas directrices y

estndares, redundar en una mayor facilidad para establecer intercambios de informacin con
otras Instituciones y para ampliar el abanico de soluciones disponibles en el mercado. Asimismo,
permitir al Ministerio mantener unos costes de operacin y de mantenimiento razonables.
Economizar. El Plan es un instrumento para programar en el tiempo la evolucin de los recursos
informticos del Ministerio, en sus dos vertientes infraestructura tecnolgica y organizacin- de
acuerdo a las necesidades de la actividad y a las disponibilidades presupuestarias. Esta planificacin se enfoca a:
Establecer una poltica de realizacin de acciones y adquisiciones basada en criterios de economa
de escala.
Realizar acciones homogneas y compatibles, eliminando o minimizando los esfuerzos derivados de
la integracin entre soluciones y entre tecnologas.
Conocer los costes planificados de evolucin del escenario informtico y la compensacin coste/
beneficio de las inversiones, en base a costes de oportunidad y ahorros de tareas.

3. Metodologas Utilizadas
En los siguientes puntos, se van a detallar las metodologas que se considera mas adecuadas en el desarrollo de un Plan Director de sistemas de informacin. Su elaboracin se encuentra enmarcada en la
primera fase de la metodologa Mtrica v3 (Plan de Sistemas de Informacin, PSI). En cuanto al estudio
de las funciones informticas, se ha tomado como base el marco analtico tecnolgico denominado IT Framework.
Mtrica v3
MTRICA ofrece a las Organizaciones un instrumento til para la sistematizacin de las actividades que dan
soporte al ciclo de vida del software dentro del marco que permite alcanzar los siguientes objetivos:


Proporcionar o definir Sistemas de Informacin que ayuden a conseguir los fines de la Organizacin
mediante la definicin de un marco estratgico para el desarrollo de los mismos.

Dotar a la Organizacin de productos software que satisfagan las necesidades de los usuarios
dando una mayor importancia al anlisis de requisitos.

Mejorar la productividad de los departamentos de Sistemas y Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones, permitiendo una mayor capacidad de adaptacin a los cambios y teniendo en
cuenta la reutilizacin en la medida de lo posible.

Facilitar la comunicacin y entendimiento entre los distintos participantes en la produccin de
software a lo largo del ciclo de vida del proyecto, teniendo en cuenta su papel y responsabilidad, as
como las necesidades de todos y cada uno de ellos.

Facilitar la operacin, mantenimiento y uso de los productos software obtenidos.
La estructura de MTRICA Versin 3 incluye tambin un conjunto de procesos que definen una serie de
actividades de interfaz con otros procesos organizativos o de soporte que, en el caso de existir en la organizacin, enriquecern o influirn en la ejecucin de las actividades de los procesos principales de MTRICA
Versin 3.
A continuacin se presenta el esquema bsico de fases de la metodologa Mtrica v3:

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Planificacin
Plan de sistemas
de informacin

PSI
Planificacin de
Sistemas de
Informacin

Mantenimiento

Desarrollo
Anlisis
del sistema

EVS

Diseo
de sistemas

ASI

Estudio de la
viabilidad del
Sistema

Anlisis del
Sistema de
Informacin

Desarrollo
de sistemas

DSI
Diseo del
Sistema de
Informacin

Implantacin
de sistemas

CSI
Construccin
del Sistema de
Informacin

Mantenimiento
de sistemas

IAS
Implantacin
y Aceptacin
del Sistema

MSI
Mantenimiento
del Sistema
de Informacin

Mtrica v3

Durante la elaboracin del Plan Director de Sistemas de Informacin del MTAS, se aplic la fase PSI de la
Mtrica 3.
El Plan tiene como objetivo la obtencin de un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de informacin que responda a los objetivos estratgicos de la organizacin.
La perspectiva del plan debe ser estratgica y operativa, no puramente tecnolgica.
La fase PSI consta de las siguientes tareas fundamentales:
Inicio del Plan
de Sistemas
de Informacin
Definicin y
Organizacin
del PSI

Planificacin de Sistemas de Informacin (PSI)

Definicin de
la Arquitectura
Tecnolgica

Estudio de
informacin
relevante
Identificacin
de requisitos

Definicin
del Plan de
Accin

Revisin y
Aprobacin

Diseo del
modelo de
Sistemas de
Informacin

Estudio de
los Sistemas
de Informacin
Actuales

Seguimiento y control
Planificacin de Sistemas de Informacin (PSI)

Descripcin de la situacin actual, que constituir el punto de partida del Plan de Sistemas de Informacin. Dicha descripcin incluir un anlisis tcnico de puntos fuertes y riesgos, as como el
anlisis de servicio a los objetivos de la organizacin.
Definicin del conjunto de modelos que constituya la arquitectura de informacin.
Propuesta de proyectos a desarrollar en los prximos aos, as como la prioridad de cada proyecto.
Propuesta de calendario para la ejecucin de dichos proyectos.

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Evaluacin de los recursos necesarios para los proyectos a desarrollar en el prximo ao, con el
objetivo de tenerlos en cuenta en los presupuestos. Para el resto de proyectos, ser suficiente una
estimacin de alto nivel.
Definicin de un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante unos mecanismos de evaluacin adecuados.

IT Framework
IT Framework, el Marco de Referencia para la Gestin de Tecnologas de la Informacin, ofrece los siguientes aspectos diferenciales:
Ofrece una visin global y consolidada del conjunto de funciones de gestin de TI y la organizacin
que las soporta.

Facilita la identificacin de las lneas de servicio cubiertas por la organizacin.

Permite un enfoque de anlisis y diseo de organizaciones que contempla todas las perspectivas
de TI:

Visin del Cliente

Eficiencia Interna en el Servicio

Perspectiva Financiera

Visin de las Personas


Permite determinar el Modelo que mejor se adapta a las necesidades especficas de una

organizacin.

En el documento se determinar para cada una de las reas de actuacin del marco de gestin de IT, las
principales fortalezas y debilidades identificadas durante el anlisis realizado. El objetivo del presente punto
es el de informar de aquellas reas de mejora mbitos de actuacin que, en base a la experiencia nacional
e internacional en el rea de gestin de IT, ayudara a dicho servicio a mejorar el nivel y la calidad de servicio
que presta a sus reas dependientes.
El siguiente cuadro muestra las principales reas que analiza el marco de referencia IT Framework:

IT Framework

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Integracin del Servicio

Gestin del Programa

Gestin de Proyectos

Gestin de Recursos
Gestin del Servicio

Gestin de SLAs

Gestin de la Demanda

Control del Servicio (CAU)
Desarrollo del Servicio

Anlisis

Diseo

Construccin y Pruebas
Implantacin del Servicio

Control de Cambios

Implantacin de las Soluciones

Gestin del Ciclo de Vida del Software

Distribucin de Software y Datos

Instalacin y Configuracin de Componentes
Prestacin del Servicio

Gestin de Sistemas y Redes
Operacin

Planificacin de la Produccin

Gestin de la impresin

Monitorizacin

Gestin del Almacenamiento

Gestin de Backup/Restore

Archivado

Arranque/Parada

Operacin Remota
Administracin de Redes
Administracin de Sistemas
Gestin de la Seguridad

Gestin de Aplicaciones
Direccin y Relaciones Estratgicas

Modelo Organizativo

Gestin del Portafolio Corporativo

Polticas y Estndares

Objetivos de Negocio

Alineamiento de TI

Gestin de Expectativas
Estrategia, Arquitectura y Planificacin

Plan Estratgico de TI

Arquitecturas

Anlisis y Gestin de Riesgos

Plan de Seguridad

Plan de Contingencia
Gestin de Recursos Humanos

Cultura Corporativa

Desarrollo de Competencias

Carrera Profesional

Formacin
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Seleccin de Personal

Compensacin
Gestin y Administracin

Gestin de Activos

Gestin Financiera

Gestin de Calidad

Gestin de Suministradores

Gestin de Facilidades

Asesora Jurdica

Marketing

4. Alcance del Plan Director

La realizacin de un nuevo Plan Director tomando como punto de partida el ltimo elaborado, hace necesario, el anlisis detallado de la situacin actual (tanto la de los Sistemas como de la Gestin de TI) de los
Centros TIC del Ministerio.
Finalizado este anlisis, se comparar con los Planes de Accin detallados en el Plan Director anterior,
as como con las tendencias tecnolgicas actuales y los nuevos aspectos organizativos existentes. Esto se
realizar mediante la utilizacin de indicadores clave.
De esta forma se podrn conocer de manera precisa los siguientes elementos:

El grado de implantacin de las acciones detalladas en el anterior Plan Estratgico.

Las acciones del anterior Plan que concuerdan con las tendencias actuales del mercado, y por
tanto deben continuar.
Las acciones que debido a los cambios tecnolgicos ocurridos en los ltimos aos se han quedado
obsoletas y no han de continuar o han de ser actualizados.
Las acciones novedosas que han de ser puestas en marcha en el entorno tecnolgico del Departamento ministerial durante los prximos aos.

Una vez realizado este anlisis, se procede a la elaboracin del nuevo Plan Director que comprender un
periodo mnimo de dos aos.
De forma adicional, y como metodologa de seguimiento se definirn una serie de indicadores que permitirn conocer con detalle la puesta en marcha y desarrollo del nuevo Plan Director elaborado.
Por lo tanto el alcance de este Plan Director contempla dos fases claramente definidas:

Fase de Anlisis de la Situacin Actual

Fase de Elaboracin del nuevo Plan Director.

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