CASO DE ESTUDIO: BORDER STATES INDUSTRIES ALIMENTA EL

CRECIMIENTO RPIDO CON ERP

Presentado por:

Yovana Velsquez Cruz

Kelly Rafael Ordoez
Roco Paria Paredes
Grunddy Kenyu Yaipen Chiro
Juan Antonin Quispe Huillca

UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN

INGENIERA EN INFORMTICA Y SISTEMAS
SISTEMAS DE INFORMACIN

CASO DE ESTUDIO: Border States Industries alimenta el crecimiento rpido con ERP

Border States Industries, Inc., tambin conocida como Border States Electric (BSE), es
distribuidora mayorista para los mercados de construccin, industrial, de servicios pblicos y de
comunicaciones de datos. La compaa tiene sus oficinas generales en Fargo, Dakota del Norte,
y cuenta con 57 oficinas de ventas en estados a lo largo de las fronteras de Estados Unidos con
Canad y Mxico, as como en Dakota del Sur, Wisconsin, Iowa y Missouri. BSE tiene 1 400
empleados y pertenece por completo a sus empleados a travs de su plan de propiedad de
acciones para trabajadores. Durante el ao fiscal que termin el 31 de marzo de 2008, BSE
obtuvo ingresos de ms de $880 millones de dlares estadounidenses.
El objetivo de BSE es proveer a los clientes lo que necesitan siempre que lo requieran,
incluyendo los servicios personalizados que van ms all de la entrega de productos. De esta
forma, la compaa no slo es un distribuidor mayorista, sino tambin proveedor de soluciones
para la cadena de suministro, con operaciones de servicio extensas como logstica, remolques en
el sitio de trabajo y preparacin de kits (empaquetar artculos separados de manera individual
pero relacionados como una sola unidad). BSE tiene acuerdos de distribucin con ms de 9 000
distribuidores de productos.
Desde 1988, RSE haba confiado en su propio sistema ERP heredado conocido como
Rigel para dar soporte a sus procesos de negocios bsicos. Sin embargo, Rigel haba sido
diseado para uso exclusivo de mayoristas de productos elctricos, y para mediados de la
dcada de 1990 el sistema no poda soportar las nuevas lneas de negocios de BSE y su extenso
crecimiento.
En ese momento, la gerencia de BSE decidi implementar un nuevo sistema ERP y
seleccion el software empresarial de SAP AG. La solucin ERP tena mdulos de SAP para
ventas y distribucin, administracin de materiales, finanzas y control, y recursos humanos.
En un principio BSE tena un presupuesto de $6 millones para el nuevo sistema, con
una fecha de inicio del 1 de noviembre de 1998. La gerencia de nivel superior trabaj con
consultores de IBM y SAP para implementar el sistema. Aunque la estrecha participacin de la
gerencia fue uno de los ingredientes clave en el xito del sistema, las operaciones diarias
sufrieron mientras los gerentes trabajaban en el proyecto.
BSE tambin decidi personalizar el sistema de manera considerable. Escribi su propio
software para permitir al sistema ERP interactuar de manera automtica con los sistemas de
otros distribuidores, entre ellos Taxware Systems, Inc., Innovis, Inc. y TOPCALL International
GmbH. El sistema de Taxware permita a BSE cumplir con los requerimientos fiscales de ventas
de todos los estados y municipios en donde realizaba sus operaciones de negocios. El sistema de
Innovis ofreca soporte para el intercambio electrnico de datos (EDI), de modo que BSE
pudiera intercambiar por va electrnica las transacciones de compras y pagos con sus
proveedores. El sistema de TOPCALL permita a BSE enviar faxes a los clientes y
distribuidores de manera directa desde el sistema SAP.
Al momento de la implementacin, BSE no tena experiencia con el software de SAP,
adems de contar con pocos consultores familiarizados con la versin del software de SAP que
se estaba utilizando. En vez de adoptar los procesos de negocios de las mejores prcticas
incrustados en el software de SAP, BSE contrat consultores para personalizar an ms el
software de SAP y hacer que el nuevo sistema SAP se viera igual que su antiguo sistema Rigel

en ciertas reas. Por ejemplo, trat de hacer que las facturas para los clientes se asemejaran a las
producidas por el anterior sistema Rigel.
Para implementar estos cambios se requera tanta personalizacin del software SAP que
BSE tuvo que retrasar la fecha de lanzamiento del nuevo sistema ERP hasta el 1 de febrero de
1999. Para esa fecha, la personalizacin y los ajustes continuos haban elevado los costos totales
de implementacin a $9 millones (un aumento del 50 por ciento).
La conversin y limpieza de los datos del sistema heredado de BSE requiri mucho ms
tiempo del que la gerencia haba anticipado. El primer grupo de usuarios expertos se capacit
con demasiada anticipacin en el proyecto, y tuvo que volver a recibir capacitacin cuando el
nuevo sistema por fin entr en accin. BSE nunca prob por completo el sistema como lo
utilizara en un entorno de produccin funcional antes de ponerlo a trabajar de verdad.
Durante los siguientes cinco aos, BSE sigui utilizando su sistema ERP de SAP con
xito a medida que fue adquiriendo varias compaas pequeas y expandi su infraestructura de
sucursales a 24 estados. Mientras los negocios crecan an ms, las ganancias y la rotacin de
inventario aumentaban. Sin embargo, Internet trajo consigo la necesidad de cambios
adicionales, a medida que los clientes buscaban realizar transacciones de negocios con BSE por
medio de un escaparate de comercio electrnico. BSE automatiz el procesamiento de tarjetas
de crdito en lnea y los acuerdos de precios especiales (SPA) con clientes designados. Por
desgracia, el software SAP existente no tena soporte para estos cambios, por lo que la compaa
tuvo que procesar miles de SPA en forma manual.
Para procesar una transaccin con tarjeta de crdito en una sucursal, los empleados de
BSE tenan que levantarse de sus escritorios, caminar hacia un sistema de procesamiento de
tarjetas de crdito dedicado en la oficina posterior, introducir en forma manual los nmeros de
la tarjeta de crdito, esperar a que se aprobara la transaccin y despus regresar a sus estaciones
de trabajo para continuar procesando las transacciones de ventas.
En 2004, BSE empez a actualizar su sistema ERP a una versin ms reciente del
software de SAP. Este software proporcionaba nuevo soporte para las listas de material y la
elaboracin de kits (kitting), lo cual no estaba disponible en el sistema anterior. Esta
funcionalidad permiti a BSE ofrecer un mejor soporte para los clientes de servicios pblicos,
ya que poda preparar kits que se pudieran entregar de manera directa a un sitio.
Esta vez la compaa mantuvo la personalizacin al mnimo grado posible y utiliz las
mejores prcticas de SAP para la distribucin de mayoreo que vena incrustada en el software.
Tambin reemplaz el sistema de TOPCALL con software de Esker para enviar faxes y enviar
facturas por correo electrnico, confirmaciones de pedidos y rdenes de compra; adems agreg
herramientas de Vistex, Inc. para automatizar el procesamiento de reclamos de rebajas de SPA.
BSE procesa ms de 360 000 reclamaciones de SPA cada ao, por lo que el software de Vistex
le permiti reducir el tiempo en atender las rebajas a 72 horas, y el tiempo de procesamiento de
transacciones en un 63 por ciento. En el pasado se requeran de 15 a 30 das para que BSE
recibiera las rebajas de los distribuidores.
El presupuesto de BSE era de $1.6 millones y 4.5 meses para la implementacin, lo que
a la gerencia le pareci suficiente para un proyecto de esta magnitud. Esta vez no hubo
problemas. El nuevo sistema entr en funcionamiento en la fecha programada y su
implementacin cost slo $1.4 millones: 14 por ciento por debajo del presupuesto.

A finales de 2006, BSE adquiri una compaa de gran tamao que tena previsto
aumentar el volumen de ventas en un 20 por ciento cada ao. Esta adquisicin agreg 19 nuevas
sucursales a BSE. Estas nuevas sucursales pudieron ejecutar el software SAP de BSE en menos
de un da despus de haber completado la adquisicin. Ahora BSE rastrea 1.5 millones de
artculos nicos con el software.
Desde que BSE implement SAP por primea vez en 1998, las ventas se incrementaron
un 300 por ciento, las ganancias se dispararon a ms del 500 por ciento, el 60 por ciento de las
transacciones de cuentas por pagar se realizan por va electrnica mediante EDI y el
procesamiento de SPA se redujo en un 63 por ciento. La compaa rota su inventario ms de
cuatro veces al ao. En vez de esperar de 15 a 20 das por los estados financieros mensuales, los
resultados financieros mensuales y del ao a la fecha estn disponibles en menos de un da
despus de haber cerrado los libros. El trabajo manual para manejar el correo entrante, preparar
los depsitos bancarios y llevar los cheques fsicamente al banco se ha reducido de manera
considerable. Ms del 60 por ciento de las facturas de los distribuidores llegan por va
electrnica, lo cual ha reducido el tamao del personal en cuentas por pagar y el nmero de
errores en las transacciones. Los costos de las transacciones son menores.
La cantidad de empleados de BSE de tiempo completo aument en el rea de sistemas
de informacin para dar soporte al software de SAP. En un principio, BSE esperaba tener un
personal de TI compuesto por tres empleados para dar soporte al sistema, pero necesit ocho
personas cuando la primera implementacin de ERP entr en funcionamiento en 1999, y 11 en
2006 para dar soporte al software SAP adicional y a la nueva adquisicin. Los costos de
tecnologa de la informacin (TI) de BSE aumentaron a cerca de $3 millones por ao despus
de la primera implementacin de SAP. Sin embargo, las ventas se expandieron durante el mismo
periodo, por lo que el aumento en la sobrecarga del sistema produjo un aumento en el costo de
slo 0.5 por ciento de las ventas totales.
La gerencia de BSE ha sealado que gran parte del trabajo que se automatiz a travs de
los sistemas ERP ha sido en el departamento de contabilidad, y consiste en actividades que eran
slo transaccionales. Esto ha liberado recursos para agregar ms empleados que trabajen de
manera directa con los clientes, para tratar de reducir costos e incrementar las ventas.
En el pasado, BSE haba mantenido gran parte de sus datos fuera de sus principales
sistemas corporativos mediante el uso del software de bases de datos Microsoft Access y el
software de hojas de clculo Microsoft Excel, basados en PC. La gerencia careca de una sola
versin de datos corporativos a nivel de toda la compaa, ya que los datos estaban
fragmentados en muchos sistemas diferentes. Ahora la compaa se estandariz en una
plataforma comn y la informacin siempre est tanto actualizada como disponible para la
gerencia, que puede obtener una imagen del desempeo de toda la empresa en cualquier
momento en el tiempo. Como el sistema de SAP se encarga de que todos los datos de
planificacin y presupuestos de BSE estn disponibles en lnea, la gerencia puede tomar
decisiones mejores y ms rpidas.
En 2006, Gartner Group Consultants llev a cabo una evaluacin independiente de la
implementacin de ERP de BSE. Gartner entrevist a los ejecutivos de nivel superior y analiz
los datos de BSE en relacin con el impacto del sistema ERP sobre los costos de los procesos de
negocios de BSE, y utiliz los costos como un porcentaje de ventas como su mtrica final para
evaluar el impacto financiero del software de SAP. Las categoras de costos analizadas

integraron los costos de los productos vendidos, los generales y de administracin, los de
almacenamiento, el soporte de TI y la entrega.
El anlisis de Gartner valid que el costo total de implementacin del software de SAP
de 1998 a 2001 fue sin duda de $9 millones y que esta inversin se haba recuperado mediante
los ahorros producidos por el nuevo sistema ERP en menos de 2.5 aos. Entre 1998 y 2006, el
software de SAP implementado por BSE produjo un total de ahorros de $30 millones, una cifra
aproximada a una tercera parte de los ingresos acumulados de BSE durante el mismo periodo.
Como porcentaje de las ventas, los costos del almacenamiento se redujeron en 1 por ciento, los
costos de entrega disminuyeron 0.5 por ciento y los costos totales en general se redujeron en 1.5
por ciento. Gartner calcul que el rendimiento total sobre la inversin (ROI) para el proyecto
entre 1998 y 2006 fue de $3.3 millones por ao, o un 37 por ciento de la inversin original.
Ahora BSE se enfoca en proveer ms soporte para las ventas por Internet, que abarcan
los pedidos en lnea, inventario, estatus de pedidos y revisin de facturas, todo dentro de un
entorno de software SAP. La compaa implement el software SAP NetWeaver Master Data
Management para proveer las herramientas que permitan administrar y mantener los datos del
catlogo, adems de preparar los datos para publicarlos en lnea y en los medios impresos
tradicionales. La compaa utiliza el entorno de desarrollo Web Dynpro de SAP para permitir
que las actividades inalmbricas de almacn y administracin del inventario interacten con el
software de SAP. Adems, est usando el software SAP NetWeaver Business Intelligence para
aprender ms sobre los clientes, sus hbitos de compra y las oportunidades de realizar ventas
cruzadas e incrementar las ventas de sus productos.

PREGUNTAS DEL CASO DE ESTUDIO

1. Qu problemas encontr Border States Industries al momento de expandirse? Qu
factores de administracin, organizacin y tecnologa fueron responsables de estos
problemas?
Desde 1988, RSE haba confiado en su propio sistema ERP heredado conocido como
Rigel para dar soporte a sus procesos de negocios bsicos. El problema radico en que
Rigel haba sido diseado para uso exclusivo de mayoristas de productos elctricos, y
para mediados de la dcada de 1990 el sistema no poda soportar las nuevas lneas de
negocios de BSE y su extenso crecimiento.
Factores de administracin, organizacin y tecnologa

Los de administracin tiene que contratar a nuevos consultores para poder

personalizar ms el software SAP.

En el rea de tecnologa, falta experiencia con el software ya que los consultores

les falta conocimiento. Adems, el sistema SAP no soporta las transacciones de
negocios por medio del comercio electrnico.

En los que es la organizacin es la poca participacin de la gerencia en la

implementacin de los nuevos sistemas.
En cuanto a los factores de administracin y organizacin que fueron responsables,
estn el no haber realizado una planeacin ms eficiente y completa ya que una empresa

debe tener claro cul es la direccin o al objetivo que se quiere llegar y los pasos que va
a realizar para cumplirlos.

2. Qu tan fcil fue desarrollar una solucin mediante el software ERP de SAP? Explique
su respuesta.
No fue tan fcil de hecho al principio tuvo muchos costos y dificultades ya que no se
conformaron con el software como tal si no que tuvo un proceso de modificaciones y
personalizaciones por lo que esto llevo su tiempo de capacitacin a empleados y costos,
a pesar de que la gerencia estaba muy comprometida. Al momento de la
implementacin, BSE no tena experiencia con el software de SAP, adems de contar
con pocos consultores familiarizados con la versin del software de SAP que se estaba
utilizando. Decidieron entonces adoptar los procesos de negocios de las mejores
prcticas incrustados en el software de SAP, y para esto BSE contrat consultores para
personalizar an ms el software de SAP y hacer que el nuevo sistema SAP se viera
igual que su antiguo sistema Rigel en ciertas reas es decir ms costos ya que tenan que
pagarles a estos consultores.
3. Mencione y describa los beneficios del software SAP.
Beneficios del SAP en BSE:

Cuando la empresa utiliza el software SAP puede ofrecer transparencia, el

autoservicio y los procesos integrados necesarios para servir de enlace en la cadena de
suministro de cualquier distribuidor.

Tena mdulos de SAP para ventas y distribucin, administracin de materiales,

finanzas y control, y recursos humanos. Adems, se aprovecha el programa de
actualizacin de SAP, lo cual reduce el costo de adoptar los otros servicios de SAP
requeridos para completar el proyecto.

En 2004, BSE empez a actualizar su sistema ERP a una versin ms reciente

del software de SAP. Este software facilitaba:
o
Nuevo soporte para las listas de material y la elaboracin de kits (kitting), lo
cual no estaba disponible en el sistema anterior, lo cual le permiti a BSE ofrecer un
mejor soporte para los clientes de servicios pblicos, ya que poda preparar kits que se
pudieran entregar de manera directa a un sitio.
o
Al mantener la personalizacin al mnimo grado posible, utiliz las mejores
prcticas de SAP para la distribucin de mayoreo que vena incrustada en el software.

4. Qu tanto transform la solucin del nuevo sistema a la empresa? Explique su

respuesta.

La transformo bastante, a pesar de que al principio el panorama no fue el mejor, despus con un
manejo ms adecuado le ha dado grandes xitos a la empresa adems de que esto le ha

permitido implementar ms ya que desde que BSE implement SAP por primea vez en 1998, las
ventas se incrementaron un 300 por ciento, las ganancias se dispararon a ms del 500 por ciento,
el 60 por ciento de las transacciones de cuentas por pagar se realizan por va electrnica
mediante EDI y el procesamiento de SPA se redujo en un 63 por ciento. La compaa rota su
inventario ms de cuatro veces al ao. En vez de esperar de 15 a 20 das por los estados
financieros mensuales, los resultados financieros mensuales y del ao a la fecha estn
disponibles en menos de un da despus de haber cerrado los libros. El trabajo manual para
manejar el correo entrante, preparar los depsitos bancarios y llevar los cheques fsicamente al
banco se ha reducido de manera considerable. Ms del 60 por ciento de las facturas de los
distribuidores llegan por va electrnica, lo cual ha reducido el tamao del personal en cuentas
por pagar y el nmero de errores en las transacciones. Los costos de las transacciones son
menores.

5. Qu tan exitosa fue esta solucin para BSE? Identifique y describa la mtrica utilizada
para medir el xito de la solucin.
Como se detall en la respuesta anterior, fue muy exitosa, sin embargo al principio tuvo
sus problemas esto nos lleva al hecho de que siempre es importante tener una buena
planificacin de lo que se va a realizar para alcanzar los objetivos, los recursos que se
necesitarn y el presupuesto suficiente como para poder llevar a cabo alguna
eventualidad de ms costos ya que los software siempre deben tener pruebas primero,
pero despus de haberlo implementado bien y haber aprendido a utilizarlo les gener
muchos xitos a la empresa, que si no lo hubieran implementado muy probablemente no
hubieran tenido tanto xito.
Para Border States Industries, la implantacin del software de SAP constituyo un xito.
Los resultados alcanzados fueron positivos. Tiene un aumento en el crecimiento de
ganancias y en el volumen de ventas. Los perodos de ventas y ciclos de cierre
financiero son ms cortos.

6. Si usted hubiera estado a cargo de las implementaciones del ERP de SAP, qu hubiera
hecho diferente?

Hubiramos hecho una planificacin ms adecuada al principio, ya que por

ejemplo la conversin y limpieza de los datos del sistema heredado de BSE requiri
mucho ms tiempo del que la gerencia haba anticipado.

Teniendo en cuenta que BSI es una distribuidora mayorista y que esta actividad
debe perfeccionarse con un mayor uso de la tecnologa para optimizar sus procesos,
estrechar relaciones con sus socios y mejorar integralmente, implantaramos como
solucin, SAP para Distribucin Mayorista, el cual facilita el desempeo empresarial
superior, permite gerencia con eficiencia toda la empresa, los recursos humanos, los
activos tangibles, los procesos especficos y la tecnologa.