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eSocial

Descomplicado

Entenda passo a passo como enfrentar essa nova era digital na relao fisco-contribuinte

eSocial Descomplicado

Quem somos ............................................................. 3


Voc est preparado para o eSocial? ....................................................... 4
Introduo ............................................................. 4
DEFINIO .................................................................. 5
O que o eSocial?..................................................................................... 5
BENEFCIOS ................................................................ 6
Etapas do eSocial...................................................................................... 8
CRONOGRAMA DE IMPLANTAO.................... 8
CLASSIFICAO DOS EVENTOS ........................ 9
Eventos Iniciais...............................................10
Eventos de Tabelas.........................................10
Eventos no Peridicos...................................10
Eventos Peridicos (mensais).........................10
Relao dos eventos que compem o eSocial.11
Fluxo das informaes.................................................................... 12
INTEGRAO.............................................................. 12
INSTANTANEIDADE................................................... 13
Fluxo de informaes do eSocial............................................................. 14
CONCEITO.................................................................... 15
O eSOCIAL e a mudana de paradigma nas empresas ........................ 15
CAPACITAO........................................................... 16

Reviso de processos ................................................................................ 18


PLANO DE TRABALHO.............................................. 18
INTEMPESTIVIDADE................................................. 19
O eSocial e as empresas contbeis........................................................... 20
DESAFIOS E OPORTUNIDADES............................ 20
Software e hardware ................................................................................. 21
QUALIDADE DAS INFORMAES........................ 21
CONTROLE E GESTO.............................................. 22
INFRAESTRUTURA..................................................... 23
Solues e exemplos prticos................................................................... 24
COMPLETO, GIL E SEGURO................................. 24
Assistente de Atualizao Cadastral...............25
Painel de Diagnstico Cadastral.....................25
Atualizao de Dados Cadastrais...................25
SANEAMENTO DOS DADOS CADASTRAIS....... 25
Office2 CRM...................................................26
INTEGRAO ENTRE O ESCRITRIO E SEUS
CLIENTES...................................................................... 26
GERAO E GESTO DOS ARQUIVOS DO eSOCIAL.... 27
UNIVERSIDADE WOLTERS KLUWER PROSOFT............. 28

eSocial Descomplicado

Com mais de 30 mil clientes e 150 mil usurios, A Wolters Kluwer Prosoft conta
com a experincia que poucas desenvolvedoras de software possuem hoje no
mercado. H mais de 28 anos dedicada a desenvolver as mais completas solues
para a gesto de empresas contbeis, tornou-se lder absoluta no segmento.
A Wolters Kluwer Prosoft prov solues completas de gesto empresarial
baseadas em recursos de TI, processos e tratamento da legislao fiscal, trabalhista
e tributria, com presena em todo o territrio nacional, oferecendo segurana e
resultados por meio de recursos avanados, tica e respeito s pessoas e empresas.

Quem somos

eSocial Descomplicado

VOC EST
PREPARADO
PARA O eSocial?
O Sistema de Escriturao Digital das
Obrigaes Fiscais, Previdencirias
e Trabalhistas (eSocial) vem sendo
considerado o mais abrangente e
ousado projeto do Sistema Pblico de
Escriturao Digital (SPED). No para
menos. Primeiro, pela dimenso: integrar,
pela primeira vez, diversos rgos federais,
alm de abranger todos os milhes de
empresas e trabalhadores brasileiros.
O segundo ponto o tecnolgico: um
enorme conjunto de informaes passar
a ser enviado para um nico lugar, o
Ambiente Nacional do eSocial. Tudo de

forma online. Em tempo real. Ou seja, formulrios e declaraes, tais como GFIP, RAIS, CAGED,
GPS e DIRF, com seus diversos prazos, modelos e redundncias, acabam.
Imagine: a empresa preenche as informaes com base em leiaute predefinido pelos rgos federais,
gera um arquivo eletrnico (XML), assina o documento digitalmente, envia para o Ambiente Nacional
do eSocial, que emite automaticamente um protocolo de confirmao e pronto! Obrigao cumprida.
Simples, no?
Por outro lado, a adaptao ao eSocial exigir uma reviso completa dos processos de trabalho nas
empresas, capacitao de equipes, maior integrao entre as reas e entre empresas contbeis e clientes.
E essa outra boa notcia. Sim, isso mesmo: acreditamos que o eSocial ser uma excelente oportunidade
para uma (sempre bem-vinda) mudana de paradigmas.
Como empresa lder em solues de gesto empresarial, contbeis, fiscais, trabalhistas e tributrias, a
Wolters Kluwer Prosoft vem, atravs de sua Universidade e rede de franquias, promovendo palestras,
seminrios e treinamentos e participando de eventos em associaes comerciais e industriais, conselhos
regionais de contabilidade e sindicatos laborais e patronais. E percebemos que ainda h muitas dvidas
e preocupaes sobre o eSocial.
A nossa principal dica : comece hoje! Mudar conceitos no fcil. Exige planejamento, preparao,
treinamento. Para isso, desenvolvemos esse eBook. Com uma linguagem simples e objetiva, explicamos
passo a passo o que preciso fazer para atender as exigncias do eSocial. Aproveite mais essa ferramenta
para dominar com tranquilidade a nova revoluo digital na relao fisco-contribuinte.
Boa leitura!

Introduo

eSocial Descomplicado

CAPTULO 1

O que o eSocial?

O Sistema de Escriturao Digital das Obrigaes Fiscais, Previdencirias e Trabalhistas (eSocial)


um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informaes pelo empregador em relao
aos seus empregados. Um dos principais objetivos do sistema a simplificao do cumprimento de
diversas obrigaes principais e acessrias.
O eSocial est sendo desenvolvido, em conjunto, pela Caixa Econmica Federal (CEF), Instituto
Nacional do Seguro Social (INSS), Ministrio da Previdncia Social (MPS), Ministrio do Trabalho
e Emprego (MTE) e Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). Tudo sob a coordenao do
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MPOG).
O eSocial abranger todos aqueles que contratam trabalhadores, incluindo empresas de pequeno,
mdio e grande portes, microempreendedores individuais (MEI), produtores rurais, profissionais
liberais e empregadores domsticos, que utilizaro o sistema para registrar os eventos relativos s
relaes de trabalho.

Para os casos de MEI, microempresas, empresas de pequeno porte e outros


beneficirios enquadrados no Estatuto da Microempresa e Empresa
de Pequeno Porte, foi delegado ao Subcomit responsvel apresentar
proposta de simplificao, formalizao, melhorias da especificao e
arquitetura do sistema especfico para essas empresas.

DEFINIO

eSocial Descomplicado

O governo promete uma srie de benefcios com a vigncia do eSocial. Para as empresas, a
principal mudana ser o envio de obrigaes trabalhistas, previdencirias e fiscais de forma
padronizada e para uma nica plataforma online, o chamado Ambiente Nacional do eSocial.
Quando estiver totalmente implantado, o eSocial substituir a entrega de diversos formulrios
e declaraes, tais como GFIP, RAIS, CAGED, GPS e DIRF. Todos os rgos continuam com
suas respectivas competncias e atribuies, porm, compartilhando as informaes de uma
mesma fonte.
A expectativa que as redundncias sejam eliminadas. Hoje, uma mesma informao precisa ser
enviada a vrios rgos, o que gera aumento de custos e perda de tempo com o retrabalho, alm
do alto ndice de informaes divergentes prestadas ao governo.
A racionalizao no cumprimento de obrigaes tambm trar benefcios para trabalhadores,
com a maior agilidade na concesso de direitos trabalhistas e previdencirios; e para o governo,
com informaes mais transparentes e a ampliao da capacidade de controle e fiscalizao sobre
as empresas.

BENEFCIOS

eSocial Descomplicado

CAG

ED

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eSocial Descomplicado

Captulo 2
Etapas do
eSocial

Conforme publicao da Resoluo


n 1 do Comit Diretivo eSocial de
24/06/2015.
A implantao do eSocial se dar conforme o seguinte cronograma:

Empregadores com faturamento no ano de 2014 acima de R$ 78.000.000,00


Prazo Aproximado

Etapa

Setembro/2016

Todos os eventos com exceo dos citados na linha abaixo

Janeiro/2017

Informaes referentes a Tabela de ambientes de trabalho, comunicao de


acidente de trabalho, monitoramento da sade do trabalhador e condies
ambientais do trabalho.

Demais empregadores:
Etapa
Prazo Aproximado
Janeiro/2017

Todos os eventos com exceo dos citados na linha abaixo

Julho/2017

Informaes referentes a Tabela de ambientes de trabalho, comunicao de


acidente de trabalho, monitoramento da sade do trabalhador e condies
ambientais do trabalho.

s Microempresas e empresas de pequeno porte, ao Micro Empreendedor Individual (MEI) com


empregado, ao empregador domstico, ao segurado especial e ao pequeno produtor rural pessoa
fsica, haver tratamento diferenciado. Os prazos sero definidos em atos especficos.
Visando reduzir o impacto do incio da entrega do eSocial, a apresentao dos eventos relacionados
a Sade e Segurana do trabalhador ficaro para um segundo momento. A oficializao dos prazos
tambm ser divulgada posteriormente.

CRONOGRAMA
DE IMPLANTAO

eSocial Descomplicado

Os eventos que compem eSocial devem ser transmitidos por meio de arquivos preparados segundo
os leiautes estabelecidos para cada um. Os eventos so classificados, segundo sua natureza, em trs
tipos: Eventos Iniciais/ Eventos de Tabelas, Eventos no Peridicos e Eventos Peridicos. Evento
qualquer fato jurdico-trabalhista que ocorra na vida laboral do trabalhador. Todos os registros no
eSocial sero feitos por meio de fatos/eventos.
A partir do momento que o eSocial entrar em vigor, as empresas devero respeitar um sequenciamento
lgico de transmisso dos arquivos, com base nos trs grupos de eventos. Vale citar que, caso ocorra
um mesmo evento para vrios funcionrios, o arquivo dever ser remetido de forma individualizada.
Conhea cada grupo de eventos e seus respectivos prazos:

CLASSIFICAO
DOS EVENTOS

eSocial Descomplicado

Eventos Iniciais

So os primeiros eventos a serem


transmitidos ao eSocial. So fornecidos
pelo empregador com as informaes
cadastrais, alquotas e demais dados
necessrios ao preenchimento e
validao dos demais eventos do
eSocial, inclusive para apurao das
contribuies.
Exemplos:
Informaes
do
Empregador/Contribuinte e Tabela
de Estabelecimentos e Obras de
Construo Civil e Cadastramento
Inicial dos Vnculos. Esse ltimo evento
deve ser informado aps terem sido
transmitidos os Eventos de Tabelas do
empregador (ver item abaixo).

Eventos de Tabelas

So eventos que montam as tabelas do


empregador, responsveis por uma srie
de informaes que validaro os eventos
no peridicos e peridicos. Informaes
que podem ser utilizadas em mais de um
arquivo do eSocial ou que se repetem em

diversas partes do leiaute sero armazenadas em tabelas.


Considerando que grande parte dos eventos se utiliza de informaes constantes nos Eventos de
Tabelas, obrigatrio transmiti-los antes dos eventos peridicos e no peridicos. Aconselha-se
transmiti-los logo aps o envio do evento de Informaes do Empregador.

Eventos no Peridicos

Os eventos no peridicos alimentaro uma base de dados no ambiente do eSocial denominada


RET Registro de Eventos Trabalhistas. No tm uma data pr-fixada para ocorrer. Dependem dos
acontecimentos na relao trabalhista na vida da empresa e do trabalhador.
Estes fatos influenciam na concesso de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas,
previdencirios e fiscais como, por exemplo, a admisso de um empregado, alterao de salrio,
exposio do trabalhador a agentes nocivos, desligamento etc. Aps confirmada a sua ocorrncia,
estes fatos/eventos passam a ter prazo especfico de transmisso ao eSocial.

Eventos Peridicos (mensais)

So as informaes de Folha de Pagamento, de apurao de outros fatos geradores de contribuies


previdencirias e de reteno do IRRF sobre pagamentos feitos pelo prprio contribuinte. Tambm
esto previstas as informaes de reteno das contribuies sociais incidentes sobre pagamentos
efetuados s pessoas jurdicas.
Estes eventos que tm periodicidade previamente definida para sua ocorrncia. O prazo de transmisso
at o dia 07 do ms subsequente.

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Relao dos eventos que compem o eSocial


Eventos Iniciais
S-1000 - Informaes do empregador/contribuinte
S-1005 - Tabela de estabelecimentos e obras de construo civil
S-2100 - Cadastramento inicial do vnculo
Eventos de Tabela
S-1010 - Tabela de rubricas
S-1020 - Tabela de lotaes Tributrias
S-1030 - Tabela de cargos/Empregos pblicos
S-1040 - Tabela de funes/Cargos em comisso
S-1050 - Tabela de horrios/Turnos de trabalho
S-1060 - Tabela de Ambiente de Trabalho
S-1070 - Tabela de processos administrativos/judiciais
S-1080 - Tabela de operadores porturios
Eventos no Peridicos
S-2190 - Admisso de trabalhador Registro Preliminar
S-2200 - Admisso de trabalhador
S-2205 - Alterao de dados cadastrais do trabalhador
S-2206 - Alterao de contrato de trabalho
S-2210 - Comunicao de acidente de trabalho
S-2220 Monitoramento da sade do Trabalhador
S-2230 - Afastamento temporrio

S-2240 Condies Ambientais do trabalho Fatores de Risco


S-2241 Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria especial
S-2250 - Aviso prvio
S-2298 Reintegrao
S-2299 Desligamento
S-2300 - Trabalhador sem vnculo de emprego - Incio
S-2305 - Trabalhador sem vnculo de emprego - Alterao contratual
S-2399 - Trabalhador sem vnculo de emprego - Trmino
S-3000 Excluso de Eventos
Eventos Peridicos
S-1200 - Remunerao do trabalhador
S-1210 Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
S-1220 Pagamentos de Beneficirio no identificado
S-1250 - Aquisio de produo
S-1260 - Comercializao da produo Rural Pessoa Fsica
S-1270 Contratao de trabalhadores Avulsos No Porturios
S-1280 - Informaes complementares aos Eventos Peridicos
S-1298 Reabertura dos Eventos Peridicos
S-1299 Fechamento dos Eventos Peridicos
S-1300 Contribuio Sindical Patronal
S-4000 Solicitao de Totalizao de Eventos, Bases e Contribuies.
S-4999 Adeso antecipada ao eSocial

eSocial Descomplicado

Captulo 3
Fluxo das
informaes

A integrao dos sistemas informatizados das empresas com o Ambiente Nacional do eSocial
funcionar da seguinte maneira: o empregador gera um arquivo eletrnico contendo as
informaes previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, por meio do certificado digital (veja boxe),
transformando-o em um documento eletrnico.
O arquivo, em formato XML (o mesmo utilizado para a emisso de Notas Fiscais Eletrnicas
NFE), transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial, que far a validao online,
emitir o protocolo de recebimento e o enviar ao empregador.
As empresas optantes pelo Simples Nacional, o pequeno produtor rural e o contribuinte individual
equiparado empresa (todos com at sete empregados), alm do MEI e do empregador domstico
podero optar pela gerao dos eventos, preenchendo os campos de forma manual, diretamente no
Portal do eSocial na Internet, utilizando um cdigo de acesso.

INTEGRAO

eSocial Descomplicado

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Diferentemente dos modelos atuais do SPED, o eSocial no funcionar por meio de um Programa
offline Gerador de Declarao (PGD) ou Validador e Assinador (PVA), em que o empregador
prepara um arquivo e aplica as validaes na sua prpria mquina antes de transmitir. As validaes
do eSocial sero feitas online, por evento, no momento da transmisso.
Havendo alguma divergncia, a resposta ser retornada automaticamente pela Receita. Neste
caso, o usurio dever ajustar a ocorrncia e proceder um novo envio. Enquanto no for atribuda
total integridade aos dados enviados, o comprovante no ser emitido, havendo somente uma
comunicao do motivo de rejeio.

PARA SABER MAIS: assinatura digital o processo eletrnico de assinatura, baseado em


sistema criptogrfico assimtrico, que permite ao usurio usar sua chave privada para declarar
a autoria de documento eletrnico, garantindo a integridade de seu contedo.

INSTANTANEIDADE

eSocial Descomplicado

1 O empregador gera o arquivo


eletrnico contendo as
informaes previstas nos
leiautes e assina-o digitalmente, 2 O arquivo, em formato XML (o
mesmo utilizado para a emisso
por meio do certificado digital.
de Notas Fiscais Eletrnicas - NFe),
transmitido pela internet para o
Ambiente Nacional do eSocial.

Fluxo de
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3 O ambiente Nacional do eSocial


far a validao online, emitir o
protocolo de recebimento e o
enviar ao empregador.

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PARA SABER MAIS: *web service uma soluo


para a integrao de aplicaes. Por meio
dele, qualquer sistema, escrito em qualquer
linguagem, pode conectar-se para consulta
ou insero de dados. um padro de
interconexo entre sistemas heterogneos,
que usa a web e o XML como linguagem para
troca de informaes.

Com o eSocial, os entes do governo


continuam com suas respectivas
competncias e atribuies, porm,
compartilhandos as informaes de
uma mesma fonte

eSocial Descomplicado

Captulo 4

15

O eSOCIAL e a mudana de paradigma


nas empresas

Vimos, nos primeiros captulos, o que e como funcionar o novo Sistema de Escriturao Digital
das Obrigaes Fiscais, Previdencirias e Trabalhistas. Agora, neste e nos prximos captulos,
entenderemos, passo a passo, o que preciso fazer para atender as exigncias do eSocial sem atropelos
ou surpresas indesejveis.
Um ponto importante a ser observado que, muito mais do que uma nova obrigao, o eSocial
trar uma profunda mudana de conceito na relao fisco-contribuinte. Ou seja, o eSocial no traz
nenhuma alterao na lei trabalhista. A CLT continua intacta. A novidade estar na forma de fazer.
certo que o eSocial integra o Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED), que no novo (foi
institudo pelo governo federal em 2007). Mas a questo que nenhum dos projetos SPED, tais como
Escriturao Contbil Digital, Escriturao Fiscal Digital e NF-e - Ambiente Nacional alcanaram a
dimenso e a complexidade do que ser o eSocial.

CONCEITO

eSocial Descomplicado

O primeiro passo para enfrentar esse novo desafio deve ser a conscientizao, a preparao e o
treinamento das equipes. A capacitao passa pelo conhecimento dos aspectos conceituais e legais
do eSocial e deve envolver praticamente todos os departamentos. Evidentemente, o mais impactado
ser o RH, mas este no detm todas as informaes da empresa. No h como atender ao eSocial
sem integrao e envolvimento entre as reas.
Profissionais dos departamentos Jurdico, Compliance, Engenharia, Medicina e Segurana do
Trabalho, Fiscal e Tributrio, Contabilidade, Finanas, Operaes, Compras, TI e, principalmente,
a alta cpula de gesto e deciso devero trabalhar conjuntamente com o RH, posto que o eSocial
trar grandes mudana nos processos e rotinas das empresas.
A dica : procure treinamentos, seminrios, palestras etc sobre o eSocial; nos eventos, no deixe
de trocar ideias e experincias com outros empresrios e profissionais sobre as prticas que esto
sendo adotadas nessa fase de preparao. E acredite, conhecer e antecipar-se ao eSocial a melhor
forma de entrar nessa nova fase digital com segurana e tranquilidade.

CAPACITAO

eSocial Descomplicado

INTEGRAO
Um exemplo da necessidade da comunicao eficiente entre as reas com o
eSocial so os assuntos relacionados a medicina e segurana do trabalhador,
onde todos os atestados mdicos, bem como, as situaes de exposio a
fatores de riscos tambm devem ser comunicadas ao eSocial.

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eSocial Descomplicado

Captulo 5
Reviso de
processos

Equipes mobilizadas, o prximo passo ser a preparao de um plano de trabalho para mapear
todas as adequaes e investimentos necessrios. Os processos internos das empresas devero
ser revistos, principalmente em relao a aspectos como fluxo e confiabilidade das informaes.
Vale lembrar que essa etapa de trabalho tem valor preventivo. Aguardar o cronograma final para
comear a agir pode ser um grande erro. Afinal, mudar a cultura de uma empresa, ou seja, as
prticas consolidadas leva tempo. Comece atentando-se para os pontos abaixo que vo mudar
o como fazer na sua empresa.
O eSocial exige, em sua primeira fase, o envio de informaes cadastrais de empregados e
empregadores. A questo que muitas dessas informaes podem estar desatualizadas. Alm
disso, um grande nmero de novos campos foi criado com o eSocial. Isso obrigar a uma ampla
revitalizao cadastral, assim como o cuidado com a atualizao permanente das informaes.
Verifique tambm a correta informao da natureza da rubrica (cdigo de identificao de cada
evento) nos eventos das tabelas. Isso evitar problemas futuros, posto que as empresas estaro
sujeitas s multas por erros ou atrasos j previstas na legislao previdenciria, fiscal, trabalhista
e do FGTS.

PLANO DE TRABALHO

eSocial Descomplicado

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Outro aspecto impactante ser a instantaneidade dos eventos no peridicos. Talvez essa seja a
novidade do eSocial que obrigar maior mudana interna nas empresas. Por exemplo: as admisses
devero ser enviadas at o dia anterior. Imagine se esse evento no for informado no prazo. Todas as
ocorrncias subsequentes ficaro inconsistentes.
E cuidado com a retroatividade e o retrabalho. Retificar informaes passadas poder ser custoso,
reabrindo folhas que j estavam fechadas, em meses posteriores. Por exemplo: o esquecimento de
uma alterao de cargo com direito a insalubridade no incio do ano provocar retificao de todas as
folhas posteriores.
Com as informaes sendo transmitidas em tempo real, ser necessrio acompanhar a rotina de envio
e de retornos de inconsistncias dos arquivos enviados diariamente ou por ms, alm das retificaes
e cancelamentos de envios. Esse trabalho ser ainda mais intenso, visto que o eSocial prev um maior
detalhamento das informaes em relao s que so prestadas hoje.
Etapas preparatrias para a implantao do eSocial




Identifique as exigncias do eSocial;


Identifique os departamentos envolvidos com o envio de informaes e suas responsabilidades;
Mapeie o perfil das empresas e identifique quais so os registros necessrios;
Identifique as informaes de funcionrios que passam a ser obrigatrias;
Analise os impactos no planejamento e gesto de atividades do RH defina as regras para cada situao.

INTEMPESTIVIDADE

eSocial Descomplicado

Captulo 6
O eSocial e
as empresas
contbeis

O eSocial ser um grande desafio, mas tambm uma grande oportunidade para as empresas
contbeis. Estas tero que assumir boa parte das mudanas relacionadas ao projeto, readequando
seus procedimentos internos para o recebimento, a anlise, a gerao e a transmisso das informaes
dos clientes para o Ambiente Nacional do eSocial.
Neste contexto, o profissional da contabilidade assume papel de protagonista no sentido de auxiliar,
orientar e conduzir os clientes para o cumprimento dessa nova obrigao seja em relao ao
calendrio, aos aspectos legais, integrao entre os sistemas de informaes ou ao treinamento de
funcionrios.
Com o eSocial, as responsabilidades pela qualidade das informaes das empresas contbeis e de
seus clientes tambm ficam mais evidentes. Uma dica: adote um contrato de prestao de servios.
Alm de uma obrigatoriedade imposta pelo Conselho Federal de Contabilidade (resoluo CFC n
1457, de 11/12/2013), o documento importante para a clareza na diviso de tarefas.
Outras dicas:
Estreite o relacionamento com seus clientes;
Conscientize-os sobre a importncia do eSocial;
Promova reunies para esclarecer as exigncias do eSocial;
Faa parcerias com empresas capacitadas para treinar os profissionais envolvidos no
processo;
Avalie a perfeita integrao dos softwares entre departamentos e entre as empresas
contbeis e empresas-cliente.

DESAFIOS E OPORTUNIDADES

eSocial Descomplicado

Captulo 7
Software e
hardware

21

Sem Internet no existe eSocial! Ento, podemos afirmar que sem softwares e hardwares adequados
tambm no. Equipes treinadas, processos readequados hora de preparar ferramentas para
enfrentar o eSocial. Vamos avaliar nesse captulo as solues tecnolgicas necessrias para cada
etapa e exigncia do projeto.
Como vimos no captulo 2 Etapas do eSocial, a primeira fase do projeto ser o envio dos Eventos
Iniciais e dos Eventos de Tabela. O grande desafio em relao ao cumprimento dessa fase que o
eSocial traz uma grande quantidade de novos campos.
O chamado Saneamento Cadastral , portanto, o primeiro passo e tambm uma fundamental etapa
para o sucesso da implantao do e-Social. Lembre-se que no basta apenas a implementao
de novos campos nos sistemas internos das empresas. preciso que os sistemas contem com
ferramentas de apoio que garantam a qualidade das informaes.

QUALIDADE DAS
INFORMAES

eSocial Descomplicado

A segunda e a terceira fases do projeto


consistem no envio dos eventos peridicos
e no peridicos. Nessas etapas
fundamental que os softwares atendam a
alguns pr-requisitos. Mais do que enviar
as informaes para o Ambiente Nacional
do eSocial, os sistemas devero integrar
ferramentas capazes de administrar a
gerao e a entrega dos arquivos para o
eSocial.
Isso inclui solues tais como alertas para
a inconsistncia de informaes, validao
prvia de contedo, regras de negcio e status
de entrega e armazenamento de arquivos
e protocolos, de forma automatizada e
visando simplificar os processos internos
das empresas.

CONTROLE E GESTO

eSocial Descomplicado

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A adequao das plataformas tecnolgicas tambm merece planejamento. Verifique se computadores,


servidores, banco de dados, rede interna e conexo (Internet em alta velocidade) esto compatveis
com as demandas do eSocial. Priorize itens como segurana e eficincia do hardware.
E ateno para a integrao e respectivas estruturas de software e hardware de matriz e filiais.
Neste caso, haver uma diviso de responsabilidades. A matriz ficar responsvel pelos arquivos
de Abertura e Encerramento. Os demais eventos da Folha de Pagamento sero descentralizados e
enviados pelos estabelecimentos.

INFRAESTRUTURA

eSocial Descomplicado

Captulo 8
Solues e
exemplos
prticos
A Wolters Kluwer Prosoft, atenta s
exigncias legais relacionadas ao eSocial,
vem desenvolvendo produtos e servios
visando atender todas as necessidades de
negcios dos seus clientes. O objetivo
que as solues minimizem o impacto
do projeto no dia a dia das empresas,
facilitando o cumprimento das obrigaes
fiscais, previdencirias e trabalhistas.
O eSocial traz uma srie de novas
informaes que devero ser preenchidas
em diversos cadastros, novas tabelas de
referncia que precisaro ser conciliadas
com as j existentes e muitos dados

cadastrais a serem atualizados e/ou complementados. Apenas incluir novos campos no sistema
no o suficiente.
Para isso, disponibilizamos uma soluo completa de saneamento cadastral e gesto das informaes.
O trabalho de adequao dos sistemas foi dividido em trs fases (destaque abaixo). Veja, na
sequncia, como nossas solues podem ajudar as empresas a atenderem cada etapa do eSocial de
forma completa, gil e segura.

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COMPLETO, GIL E SEGURO

eSocial Descomplicado

Nessa primeira etapa, o pacote


de aplicaes da Wolters Kluwer
Prosoft para o eSocial inclui diversos
facilitadores. Em virtude da grande
quantidade de dados cadastrais que
devem ser informados no eSocial, a ideia
obter o mximo de aproveitamento
das informaes existentes no programa
e facilitar o processo de manuteno.
Veja ao lado:

25

Assistente de Atualizao Cadastral

A funcionalidade visa otimizar o processo de atualizao cadastral. Tem o objetivo de centralizar


todos os campos que devem ser informados ao eSocial em nica rotina. Cadastros envolvidos:
Funcionrios, Scios, Autnomos, Empresa, Diviso de RH, Tabela de Eventos e Tabela de Motivo
de Desligamento.

Painel de Diagnstico Cadastral

Tem o objetivo de apresentar a situao cadastral das empresas. O programa far uma varredura
entre todos os cadastros que sero utilizados pelo eSocial e ir apresentar no painel a sinalizao de
cadastros que contm informaes invlidas ou no preenchidas, permitindo a correo por meio
da prpria rotina. Cadastros envolvidos: Funcionrios, Scios e Autnomos.

Atualizao de Dados Cadastrais

Permite que o escritrio contbil possa delegar a responsabilidade do preenchimento dos dados
cadastrais ao empregador que, por sua vez, tambm poder encaminhar o preenchimento do
formulrio para o prprio trabalhador. Sero enviados para manuteno os dados de funcionrios,
scios e autnomos que possuem incorreo.

SANEAMENTO DOS DADOS


CADASTRAIS

eSocial Descomplicado
O Office2 CRM um sistema integrante
do Conceito GID - Gesto da Informao
Digital, responsvel pelo relacionamento
seguro entre o escritrio de contabilidade
e seus clientes. A tecnologia, usabilidade
e segurana garantem reduo de custos,
eliminao de retrabalho, rapidez na
execuo de servios e disponibilizao
de informaes aos clientes em tempo
real.
Veja como esse sistema ser essencial no
contexto do eSocial.

ao governo. O Office2 CRM faz essa ponte facilitando o processo de comunicao e eliminando
qualquer tipo de barreira na transmisso de informaes entre escritrio contbil e clientes.
O Office2 CRM est sendo totalmente reestruturado para atender ao eSocial. Inicialmente, a Wolters
Kluwer Prosoft ir liberar essa rotina para os dados cadastrais e, gradativamente, ela ser implementada
para outros arquivos no peridicos, tais como afastamento temporrio e aviso prvio. O sistema
web da Wolters Kluwer Prosoft oferece diversas vantagens, tais como:

Office2 CRM

O processo de transmisso e recepo ser feito da seguinte maneira: o empregador comunicado


por e-mail/painel de alertas sobre os cadastros que devem ser atualizados. As informaes so
enviadas ao operador do escritrio contbil que, por meio da prpria notificao, pode acessar os
dados cadastrais que esto sendo retornados pelo cliente.
Aps a validao dos campos, poder ser iniciado o processo de gravao dos arquivos direto na base
de dados. Todas as operaes sero registradas por meio de LOGs objetivando a rastreabilidade das
informaes.

O eSocial exige um processo eficiente


de interao entre o escritrio e seus
clientes para que seja possvel atender
o imediatismo e a veracidade das
informaes que devem ser prestadas

Consistncia no recebimento de arquivos;


Garantia do envio e recebimento de informaes;
Garantia da rastreabilidade do que foi enviado e recebido;
O escritrio define o que cada pessoa pode acessar;
Toda a comunicao criptografada e autenticada;

INTEGRAO ENTRE O
ESCRITRIO E SEUS CLIENTES

eSocial Descomplicado

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Para as prximas etapas do eSocial, a Wolters Kluwer Prosoft tambm vem desenvolvendo vrias
aplicaes que iro automatizar e simplificar o processo de gesto e transmisso dos dados aos
rgos oficiais.

Gerenciador de Arquivos do eSocial
A rotina ir centralizar e gerenciar a entrega dos eventos do eSocial para cada empresa, desde a gerao
dos eventos iniciais at os eventos de movimentaes (peridicos e no peridicos), gerenciando
prazos e status de cada evento entregue, bem como gerando notificaes de acompanhamento para
o usurio. Veja as principais ferramentas da rotina:

Controle da transmisso dos arquivos;

Controle de alteraes;

Controle de status dos eventos entregues;

Gerao de alertas;

Consulta do contedo presente no evento (XML);

Regras de negcios dos arquivos importados;

Gerenciamento dos eventos iniciais;

Gerenciamento dos eventos no peridicos;

Gerenciamento dos eventos peridicos.

GERAO E GESTO DOS


ARQUIVOS DO ESOCIAL

eSocial Descomplicado
Com o objetivo de desenvolver solues educacionais de alta qualidade e sob medida
para as necessidades e expectativas do mercado, foi criada, em 2011, a Universidade
Wolters Kluwer Prosoft. A misso: ajudar os clientes a alcanarem patamares
de eficincia e qualidade cada vez mais altos, a partir de modernas alternativas de
capacitao profissional.
A Universidade Wolters Kluwer Prosoft vem promovendo uma srie de eventos
visando a qualificao e a preparao das equipes para o cumprimento das obrigaes
do eSocial. Nosso portflio inclui treinamentos, seminrios e palestras, nas modalidades
de ensino presencial e a distncia (EAD).
Prepare-se com os melhores especialistas para essa nova fase digital da relao fiscocontribuinte. Realizamos cursos em todo o Brasil.
Consulte nossas franquias ou acesse:
http://www.prosoft.com.br/universidade.

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WOLTERS KLUWER PROSOFT

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Segunda a Sexta-feira, das 8h30 s 18h