BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Secara umum arti sekretaris ada dua yaitu sekretaris sebagai pembantu
pimpinan dan sekretaris sebagai pembantu organisasi. Sekretaris sebagai
pembantu pimpinan ialah sekretaris yang bekerja untuk membantu pekerjaan
kantor seperti korespondensi, pekerjaan tulis menulis, informasi dan masalahmasalah rahasia lainnya. Sedangkan sekretaris sebagai pembantu organisasi ialah
seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat
dari suatu instansi pemerintah tertentu (Thomas WB.1994:2).
Sekretaris berperan membantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapainya
tujuan. Sekretaris ikut terlibat langsung dalam memecahkan masalah yang
dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat yang akhirnya tujuan organisasi
dapat dicapai dengan berhasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau dengan
perkataan lain tujuan dapat dicapai dengan efisien. Sekretaris senantiasa siap
memberi pelayanan bantuan kepada pimpinan sehingga sanggup mengurangi
kesulitan pimpinan dalam menyelesaikan tugas pokok selaku pimpinan(Sularso
Mulyono,1993:20).
Tujuan pekerjaan sekretaris ialah membantu manajer dalam usahanya
mencapai tujuan- tujuan organisasi, dengan cara menciptakan kondisi sehingga
manajer dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan mudah dan lancar. Untuk ini
perlu keterampilan profesional sekretaris ditingkatkan (John Julaiman 1992:25).
Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam menjalankan fungsinya
sebagai salah satu kelancaran suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu
organisasi supaya tujuan suatu organisasi dapat tercapai dengan baik.Maka
seorang sekretaris harus dituntut mempunyai wawasan yang luas dan memahami
benar seluk beluk perusahaan/kantor adalah fungsi dari sekretaris untuk
memahami segala sumber dan dampak masalah yang dihadapi dan kemudian
memberikan informasi yang utuh kepada pihak-pihak yang memerlukannya.
Pada awalnya pekerjaan sekretaris ini lebih tertumpu pada ketatausahaan.Tata
usaha adalah segenap rangkaian aktifitas menghimpun,mencatat,mengolah
data,mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam setiap
usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu (The Liang
Gie,1988:115). Tata usaha merupakan proses penyelenggaraan pekerjaan
1

perkantoran yang menyediakan informasi atau keterangan maupun data serta

penyimpanan warkat-warkat.Setiap rangkaian kegiatan didalam ruang lingkup
organisasi ataupun perusahaan yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik
dilingkungan pemerintah ataupun swasta adalah untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Agar tujuan tersebut dapat tercapai haruslah dilaksanakan sesuai
dengan aturan yang berlaku. Hal ini dilakukan agar memperoleh hasil yang
maksimal dalam arti keseluruhan. Seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsi
dan peranannya dalam sehari-hari membutuhkan kantor sebagai tempat
kegiatan.Di dalam kantor itulah diselenggarakan kegiatan proses pengenalan
informasi sejak dari penerimaan,pengumpulan,pengolahan,penyimpanan sampai
distribusi informasi kepada pihak-pihak yang terkait atau yang membutuhkannya
(Ursula Ernawati,2003:3). Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang adalah sebuah
kantor pemerintah yang mengurusi tatanan pegawai negeri sipil untuk
mewujudkan PNS yang profesional yang membutuhkan adanya seorang
sekretaris.Berdasarkan hasil studi pendahuluan pada Dinas Koperasi dan UKM
Kota Malang diperoleh informasi bahwa Kantor tersebut sangat memerlukan
seorang sekretaris dalam membantu pimpinan. Dalam menjalankan tugasnya,yang
mana

sekretaris

berfungsi

membantu

meringankan

tugas-tugas

pimpinan,menangani informasi untuk pimpinan dengan cara membina dan

memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan
kerja dengan pimpinan maupun kantornya.
Sekretaris Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang juga membantu pimpinan
dalam mengerjakan pekerjaan perkantoran, seperti: merumuskan kebijakan,
pelaporan tugas badan, pelaksanaan dan pelayanan administrasi umum,
kepegawaian, keuangan organisasi dan tata laksana, rumah tangga dan
perlengkapan, dan pelaksanaan system informasi di lingkungan Badan. Karena
pekerjaan sekretaris sangat banyak sehingga sering terjadi pekerjaan yang tidak
dapat diselesaikan tepat pada waktunya.Mengingat pentingnya peranan sekretaris
pada Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang,maka saya memilih judul dalam
hasil Praktek Kerja Lapangan tentang Peran Penting Sekretaris Dalam Upaya
Meningkatkan Kualitas Kerja Pimpinan Di Dinas Koperasi Dan Ukm Kota
Malang.
B. Tujuan Penulisan

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka diperoleh tujuan dari kegiatan
PKL/ Magang antara lain :
a. Tujuan Umum
Kegiatan ini dilaksanakan untuk mendapatkan manfaat bagi semua pihak,
baik Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Kota Malang maupun
bagi mahasiswa itu sendiri serta untuk memperoleh pengetahuan dan
pegalaman mengenai kondisi dan suasana kerja.
b. Tujuan Khusus
1. Untuk mengetahui seberapa penting peranan sekretaris di dalam
menunjang pekerjaan kantor pada Dinas Koperasi Dan Ukm Kota
Malang.
2. Untuk mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang berkaitan dengan
sekretaris di dalam membatu pimpinan pada Dinas Koperasi Dan Ukm
Kota Malang.

BAB II
KAJIAN TEORI
A. Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris sebenarnya berasal dari bahasa latin secretum yang berarti
rahasia atau secretarius/secretarium yang berarti seseorang yang diberi
kepercayaan untuk memegang rahasia. Akar kata secretary dalam bahasa inggris
adalah SECRET yang juga berarti rahasia. Jadi, bila dilihat dari asal katanya,
Sekretaris adalah seseorang yang seharusnya bisa menyimpan rahasia (Hartiti,
Hendarto, Haryono, 2004:1). Menurut Norma Davis dan Black Burn (1986:11-12),
kata sekretaris mempunyai beberapa arti :
1. Seseorang yang dipercaya memegang rahasia/memperoleh kepercayaan dari atasan
untuk menangani masalah surat menyurat dan mengatur pekerjaan rutin, terperinci
untuk atasan.
2. Seorang pegawai kantor swasta akan membuat rekaman pada rapat direktur dengan
pemegang pembukuan, serta membantu pengawasan peraturan organisasi.
3. Seorang pegawai organisasi bertanggung jawab tentang laporan dan surat. Seorang
pegawai yang mengawasi bagian administrasi pemerintah mempunyai tempat
untuk menulis lengkap dengan berbagai buku peraturan.
Selain itu menurut Lance H. Secretan (1996:3),sekretaris adalah seorang pembantu
pimpinan dalam memulai serta menyelesaikan suatu pekerjaan. Sekretaris diharapkan
bisa membantu mengatasi kesibukan dan memecahkan kesulitan, memberi semangat
kepada pimpinan, menyederhanakan cara penyelesaian pekerjaan, serta mempercepat
proses penyelesaian pekerjaan sehingga bisa dicapai hasil yang diharapkan. Sekretaris
adalah pembantu pimpinan agar pimpinan tersebut dapat melaksanakan tugasnya
dengan lancar dan terarah serta efektif dalam bekerja (Tony Waworuntu,1995:58).
Seorang sekretaris sering disebut sebagai Queen of time kigdom yaitu seorang
yang berkuasa atas pengaturan waktu kerja dan memiliki wewenang untuk secara
tepat dan cepat mengelola berbagai perubahan waktu atau jadwal kerja
atasannya,yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan prioritas kerja dan dengan
memperhatikan derajat urgency yang terkandung di dalamnya (Susanto,1997:19). Dari
beberapa pengertian di atas,maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang
pejabat

yang

melakukan

rangkaian

kegiatan

penataan

terhadap

pekerjaan

kantor.Sekretaris disini tidak hanya sekedar menerima perintah dari pimpinan

melainkan juga membantu secara aktif dengan jalan melakukan pola perbuatan
manejer

yang

meliputi

perencanaan,

pembuatan

pengkoordinasian, pengontrolan dan penyempurnaan.

B. Jenis Jabatan Sekretaris

keputusan,

pengarahan,

Menurut John Julaman (1992:28), jenis jabatan sekretaris berdasarkan luas ruang
lingkup tanggung jawabnya dapat dibedakan menjadi:
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris Organisasi adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu
perusahaan atau sekretariat dari suatu instansipemerintah tertentu. Sekretaris
organisasi disamping bekerja atas instruksi pimpinan,juga memiliki wewenang
untuk ikut membuat rencana organisasi, membuat keputusan,melakukan
pengarahan

dan

koordinasi

atas

pelayanan

administrasi,melakukan

penyempurnaan organisasi dan tata kerja secara keseluruhan. Dengan kata lain,
sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen yang meliputi
perencanaan,pengkoordinasiaan, penggerakan dan pengawasan. Contoh sekretaris
organisasi antara lain: Sekretari Jenderal,Sekretaris Perusahaan,Sekretaris Wilayah
Daerah dan lain-lain.
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pinpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas
mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu. Sekretaris yang
dimaksud disini adalah pegawai atau staf dari suatu organisasi atau
perusahaan,diangkat

dan

digaji

oleh

organisasi

atau

perusahaan

yang

bersangkutan.Sekretaris pimpinan juga disebut sekretaris eksekutif,yaitu sekretaris

yang menyelenggarakan pekerjaan administarsi untuk suatu badan. Didalam
melaksanakan tugasnya, sekretaris tersebut dapat dibantu oleh pegawai-pegawai
lainnya sebagai bawahannya (seperti asisten,juru arsip atau juru tik),apabila ruang
lingkup

pekerjaan

terlampau

luas.Jika

dibandingkan

dengan

sekretaris

pribadi,maka sekretaris eksekutif memiliki otoritas yang tegas. Bertindak sebagai

manajer,maka sekretaris eksekutif secara fungsional tidak sekedar sebagai asisten
pimpinan saja,sekretaris ini dituntut bertanggung jawab secara struktural.Contoh
sekretaris pimpinan antara lain: Sekretaris Presiden,Sekretaris Direktur, Sekretaris
Gubernur,Sekretaris Panglima dan lain-lain.
C. Fungsi Sekretaris
Sekretaris adalah pembantu utuma pimpinan yang merupakan potensi menentukan
dalam berbagai situasi pimpinan yang merupakan potensi menentukan dalam berbagai
situasi kepemimpinan.Ini berarti sekretaris harus orang yang dapat memikul tanggung
jawab,penuh pengabdian,bermutu karena latihan,berpengalaman,dan mempunyai
kepribadian untuk melaksanakan kewajibannya dengan semangat dan tepat guna.
Adapun fungsi sekretaris menurut John Julaiman (1992:31-32) adalah sebagai berikut:
5

1. Koordinasi dalam arti mengatur dan membina kerja sama, mengintegrasikan, dan
mensikronisasikan seluruh administrasi kantor, termasuk kegiatan pelayanan
teknis dan administratif bagi seluruh unit organisasi dalam lingkungan kantor.
2. Perencanaan dalam arti mempersiapkan rencana, mengolah, menelaah, dan
mengkoordinasikan perumusan kebijaksanaan sesuai dengan tugas pokok kantor.
3. Pembinaan administrasi dalam arti membina urusan tata usaha, mengelola dan
membina kepegawaian, mengelola keuangan, peralatan/perlengkapan seluruh
kantor.
4. Pembinaan organisasi dan tatalaksana dalam arti membina dan memelihara
seluruh kelembagaan dan ketatalaksanaan kantor serta pengembangannya.
5. Penelitian dan pengembangan dalam arti membina unit penelitian dan
pengembangan sepanjang belum diselenggarakan oleh unit organisasi lainnya
dalam lingkungan kantor.
6. Pendidikan dan latihan dalam arti membina unit pendidikan dan latihan sepanjang
belum diselenggarakan oleh unit organisasi lainnya dalam lingkungan kantor.
7. Hubungan masyarakat dalam arti melakukan hubungan dengan lembaga resmi dan
masyarakat.
8. Koordinasi

penyusunan

peraturan

perundang-undangan

dalam

arti

mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang menyangkut

tugas pokok kantor.
9. Keamanan dan ketertiban dalam arti membina dan memelihara keamanan dan
ketertiban dalam lingkungan kantor.
D. Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris menurut Sularso mulyono (1993:41), adalah sebagai berikut:
1. Tugas pokok sekretaris dibidang pelayanan kantor yakni :
a. Menyelenggarakan tugas umum kesekretarisan untuk meringankan pimpinan
b.
c.
d.
e.

seperti menerima dikte dan diketik rapi

Menyelenggarakan surat menyurat dan membuat konsep surat seperti laporan
Mengurus masalah pengetikan dan percetakan
Mencari informasi dan komunikasi
Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspedisi, urusan pos,

dan lain-lain.
2. Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut :
a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan lewat telepon atau
surat
b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal
c. Mengatur jamuan antar pejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata
untuk acara tukar menukar kenangan
d. Penghubung bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktifitas kerja
e. Mengatur penerimaan tamu dengan segala fasilitas yang diperlukan.
6

3. Tugas khusus antara lain yakni :

a. Pengurus perjalanan dinas
Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan
rencana, masalah imigrasi (paspor, visa helath certificate, dan lain-lain) ticket,
akomodasi hotel dan lain-lain.
b. Pengurusan khas kecil
Guna keperluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minuman
untuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keperluan sehari-hari sekretaris dalam
mengurus tugas-tugasnya diperlukan uang yang siap dapat dipergunakan
sewaktu-waktu. Dana untuk keperluan tanggung jawab sekretaris wajib
mengurusnya baik-baik.
c. Tugas khusus yang bersifat kemasyarakatan
Tugas kemasyarakatan amat erat berhubungan dengan masalah komunikasi
baik human relatioan maupun publik relation. Dapat dikemukakan sebagai
contoh tugas kemasyarakatan ialah : Pemberian sumbangan, ucapan
belasungkawa, ucapan terima kasih, ucapan tanda ikut berduka cita, pengaturan
perjamuan resmi, tukar menukar kenangan dan lain-lain.
E. Peranan Sekretaris
Sekretaris mengerjakan apa saja yang diminta oleh pimpinan dari hal-hal yang
memang berhubungan dengan perusahaan/instansi.Dalam menyelesaikan persoalanpersoalan penting,biasanya disertai dengan penyelesaian hal-hal kecil seperti surat
menyurat,mempersiapkan

pertemuan,menelepon

dan

lain-lain.Hal

ini

dapat

menghambat tugas-tugas pimpinan. Sekretaris mutlak diperlukan supaya pimpinan

terbebas

dari

tugas-tugas

yang

menyangkut

urusan

informasi,penyimpanan

warkat,korespondensi. Supaya konsentrasinya tidak kacau. Data dan informasi

disaring dan diolah oleh sekretaris agar pimpinan sungguh-sungguh mendapatkan data
yang akurat dan valid.Sekretaris mempunyai peranan di dalam perusahaan/organisasi
diantaranya:
1. Penjaga/Beranda Perusahaan
Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak bisa
bertemu dengan pimpinan,kapan waktunya supaya diatur jadwalnya dan tidak
saling bertabrakan.
2. Filter dan Pengelola Informasi
Surat yang masuk dicatat, diatur dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris
mencari,mengolah,menyimpan, mengatur,dan bila diperlukan mencari informasiinformasi yang diperlukan pimpinan.Boleh dikatakan bahwa Sekretaris adalah
orang yang tau berbagai hal yang srategis sebuah perusahaan.
7

3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan

Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan untuk banyak
kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak boleh
diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.
5. Penasehat untuk dimintakan sebagai pendapat
6. Penghubung atau Humas
Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain.Untuk itu sekretaris harus
pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi penyampai informasi
dari luar. (Hartiti, Hendarto, Haryono, 2004:6)

F. Wewenang Sekretaris
Sekretaris mempunyai wewenang dalam bekerja untuk menyelesaikan pekerjaan
perkantoran yang terkadang bekerja sangat serabutan.Menurut Haryono dan Hendarto
(2002:7),wewenang sekretaris adalah:
1. Tugas rutin,
Yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan harus dikerjakan tanpa
menunggu perintah atau instruksi khusus dari pimpinan,antara lain:
a. Melakukan pengetikan (surat,laporan,proposal)
b. Menelpon dan menerima telepon
c. Menerima tamu
d. Korespondensi
e. Pengurusan surat-surat masuk
f. Filing
2. Tugas instruksi,
Yaitu tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan hanya dikerjakan bila ada perintah
dari pimpinan,antara lain:
a. Penyusunan jadwal perjalanan
b. Pengaturan keuangan
c. Persiapan dan penyelenggaraan rapat
3. Tugas kreatif
Yaitu tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasar inisiatif,antara lain:
a. Pembuatan formulir telepon
b. Menggunting artikel atau iklan di surat kabar
c. Mengirim ucapan selamat pada relasi
d. Mengubah tata ruang kantor

BAB III
PENYAJIAN DATA DAN ANALISA PEMECAHAN MASALAH
A. Profil Perusahaan
a. Sejarah
Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang dulunya bernama Kantor Departemen
Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Kodya Malang sebelum Otonmi
Daerah tahun 1999. Struktur organisasinya vertikal langsung dengan Departemen
Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Republik Indonesia. Pada undangundang otonomi daerah no. 22 tahun 1999, Kantor Departemen Koperasi dan
Pembinaan Pengusaha Kecil Kodya Malang diserahkan kepada Pemerintah
Daerah Kota Malang dan namanya berubah menjadi Kantor Dinas Koperasi Kota
Malang, namun hubungannya sudah tidak vertikal lagi dengan Departemen
Koperai dan Pembinaan Pengusaha Kecil Republik Indonesia. Oleh karena itu,
kantor Dinas ini bertanggung jawab kepada Kepala Daerah setempat.
Kantor Dinas Koperasi Kota Malang dilebur dengan Dinas Perindustrian dan
Perdagangan, kemudian berubah nama menjadi Dinas Perindustrian, Perdagangan
dan Koperasi hingga tahun 2004. Jika sebelumnya Dinas Koperasi berdiri sendiri,
kini Koperasi hanya menjadi sebuah bidang saja dalam Dinas. Dinas Perindustrian
dan Perdagangan, dan Koperasi Kota Malang dipecah kembali dengan Dinas
Perindustrian dan Perdagangan, namun ditambah dengan Usaha Kecil Mnengah,
sehingga namanya menjadi Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Kota
Malang.
Sejak diberlakukannya undang-undang Otonomi Daerah No. 32 tahun 2004,
keseluruhan sektor yang ada dalm daerah, kecuali sektor Pendidikan,
Perekonomian, Pertahanan dan Keamanan, dan menjadi kewenangan pemerintah
daerah dan tergantung dengan Visi ataupun Misi Pemerintah Daerah, yakni Wali
Kota/Bupati dan DPRD, bahkan terkadang ada yang tidak seseai dengan aturan
atau instruksi Gubernur. Sehingga sejak bulan Oktober 2004, Departemen
Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Menengah Republik Indonesia telah
berbeda visi, misi, tujuan dan pandangan dengan Dinas Koperasi dan UKM yang
9

ada

disetiap

wilayah

maupun

daerah.

Karena

setiap

dinas

tersebut

bertanggungjawab kepada Kepala Daerah/Wilayah tempat mereka bernaung.

Tidak seperti sebelum diberlakukannya Otonomi Daerah, seluruh Dinas Koperasi
dan PPK harus memiliki visi,misi, tujuan dan cara pandang yang sama dengan
Dinas Koperasi dan PPK RI.
b. Visi dan Misi Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang
Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang sebagai Satuan Kerja Perangkat
Daerah (SKPD) dibawah Pemerintah Kota Malang, merupakan sebuah instansi
yang mempunyai visi yaitu terwujudnya koperasi dan ukm sebagai lembaga
usaha yang sehat, berdaya saing, tangguh dan mandiri. Dengan visi tersebut
diharapkan koperasi dan UKM akan menjadi bagian dari pelaku ekonomi lainnya
dalam rangka ikut mewujudkan kesejahteraan masyarakat Kota Malang. Adapun
misi dari Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang adalah :
1. Meningkatkan kuantitas dan kualitas koperasi
2. Memberdayakan uKM sebagai pelaku ekonomi yang memiliki daya saing
c. Tujuan dan Sasaran Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang
1. Tujuan
Tujuan merupakan penjabaran dari visi Dinas Koperasi dan UKM Kota
Malang yang lebih Spesifik dan terukur dan ditetapkan serta dirumuskan pada
kebijakan program Kegiatan sebagai upaya untuk mewujdkan Visi dan Misi
Pembangunan Jangka Menengah dan dilengkapi dengan rencana Sasaran yang
hendak dicapai.
Tujuan yang akan dicapai Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang adalah
sebagai berikut :
a) Terwujudnya koperasi yang berkualitas sesuai jati dirinya
b) Terwujudnya UKM yang profesional
2. Sasaran
a) Meningkatnya kualitas kelembagaan koperasi
b) Meningkatnya UKM yang memiliki kemampuan manajemen pengelolaan
usaha
c) Meningkatnya UKM dalam mengakses permodalan
d) Meningkatnya kualitas pelayanan koperasi dan UKM

d. Tupoksi (tugas Pokok dan Fungsi) Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang
1. Tugas Pokok

10

Dinas Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah melaksanakan tugas pokok
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang koperasi dan usaha
kecil dan menengah.
2. Fungsi
1) Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang koperasi dan usaha
kecil dan menengah;
2) Penyusunan perencanaan dan pelaksanaan program di bidang koperasi dan
usaha kecil dan menengah;
3) Pelaksanaan pembinaan, pengembangan dan pengawasan kelembagaan
serta advokasi di bidang koperasi dan usaha kecil dan menengah;
4) Pelaksanaan fasilitasi pengesahan akta pembentukan, penggabungan dan
peleburan serta pembubaran koperasi;
5) Pelaksanaan pemeringkatan terhadap koperasi dan usaha kecil dan
menengah;
6) Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan produksi, pemasaran, Sumber
Daya Manusia (SDM) dan teknologi usaha kecil dan menengah;
7) Pelaksanaan fasilitasi, pembiayaan, pengawasan penyelenggaraan
koperasi, koperasi simpan pinjam dan usaha simpan pinjam;
8) Pemantauan dan pengawasan akuntansi koperasi dan usaha kecil dan
menengah;
9) Pelaksanaan penilaian kesehatan koperasi simpan pinjam atau usaha
simpan pinjam;
10) Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan usaha koperasi sektor industri
pertanian, industri non pertanian serta perdagangan dan aneka usaha;
11) Pelaksanaan bimbingan dan pengembangan jaringan kerjasama usaha dan
kemitraan bagi usaha kecil dan menengah;
12) Pelaksanaan bimbingan dan pengembangan kewirausahaan bagi usaha
kecil dan menengah;
13) Penyelenggaraan program pengembangan informasi bisnis usaha kecil dan
menengah;
14) Pelaksanaan pemrosesan pengesahan dan/atau pencabutan pengesahan akta
pendirian atau akta perubahan badan hukum koperasi;
15) Pemberian pertimbangan teknis perizinan di bidang koperasi dan usaha
kecil dan menengah yang menjadi kewenangannya;
16) Pemberian dan pencabutan perizinan di bidang koperasi dan usaha kecil
dan menengah yang menjadi kewenangannya;
17) Pelaksanaan penyidikan tindak pidana pelanggaran di bidang koperasi dan
usaha kecil dan menengah sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan;

11

18) Pelaksanaan pembelian/pengadaan atau pembangunan aset tetap berwujud

yang akan digunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok dan
fungsi;
19) Pelaksanaan pemeliharaan barang milik daerah yang digunakan dalam
rangka penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi;
20) Pelaksanaan kebijakan pengelolaan barang milik daerah yang berada
dalam penguasaannya;
21) Pengelolaan administrasi

umum

meliputi

penyusunan

program,

ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, rumah tangga,

perlengkapan, kehumasan, kepustakaan dan kearsipan;
22) Pelaksanaan Standar Pelayanan Minimal (SPM);
23) Pelaksanaan pemungutan penerimaan bukan pajak daerah;
24) Penyusunan dan pelaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar
Operasional dan Prosedur (SOP);
25) Pelaksanaan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dan/atau
pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang
bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan;
26) Pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang koperasi dan usaha kecil dan
menengah;
27) Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait
layanan publik secara berkala melalui website Pemerintah Daerah;
28) Pemberdayaan dan pembinaan jabatan fungsional;
29) Penyelenggaraan UPT dan jabatan fungsional;
30) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; dan
31) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas
pokoknya.
e. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Dinas Koperasi dan Usaha Kecil Menengah berdasarkan
Perda Kota Malang Nomor 6 tahun 2008 dan Peraturan Walikota Malang Nomor
32 tahun 2012 tentang Uraian Tugas Pokok,Fungsi dan Tata Kerja Dinas Koperasi
dan Usaha Kecil Menengah Kota Malang, dimana Struktur organisasinya terdiri
dari :
1. Kepala Dinas
2. Sekretariat, terdiri dari :
a) Subbagian Penyusunan Program
b) Subbagian Keuangan
c) Subbagian Umum
3. Bidang Kelembagaan Koperasi, terdiri dari :
a) Seksi Organisasi, Tatalaksana dan Hukum
b) Seksi Pengembangan
c) Seksi Pengawasan
12

4. Bidang Usaha dan Pembiayaan Koperasi, terdiri dari :

a) Seksi Usaha Koperasi
b) Seksi Pembiayaan dan Jasa Keuangan
c) Seksi Uasah Simpan Pinjam
5. Bidang Usaha Kecil dan Menengah, terdiri dari :
a) Seksi Pengembangan Kerjasama Usaha
b) Speksi Pengembangan Kewirausahaan
c) Seksi Pengembangan Informasi Bisnis
6. UPT
7. Kelompok Jabatan Fungsional

Tabel 1. Struktur Organisasi Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang

13

Kepala Dinas
(Dra. Anita Sukmawati)

Sekretaris
(Martha MRL Tobing, SH, MM)

Kasubag Penyusunan
Program
(Pudjianik,SP.M.pd)

Kasubag Keuangan

Kasubag Umum

(Kustiyah,SE)

(Dra.Prihastuti)

Kabid Kelembagaan
Koperasi

Kabid Usaha dan

Pembiayaan Koperasi

(Dra. Alwiyah,MM)

(Drs. M. Rabidin,MM)

Kasi Organisasi, Tatalaksana

dan Hukum

Kasi Usaha Koperasi

(Nilawati Handayani,Ssos,Msi)

(Ir. Bambang Manu S.)

Kasi Pengembangan

Kabid Usaha Kecil Menengah

(Rr.Soelistyowati, SE,Msi)

Kasi Pengembangan
Kerjasama Usaha
(Wardasari Amalia,SMB)

Kasi Pembiayaan dan Jasa

Keuangan

Kasi Pengembangan
Kewirausahaan

(Subagyo Basuki,SE)

(Masngud, SE)

Kasi Pengawasan

Kasi Usaha Simpan Pinjam

(I Woja Kullu,SE)

(Rusti Subandini,SH)

Kasi Pengembangan Info

Bisnis

(Gunandar)

(Drs. Winarto,SH)

B. Penyajian Data
Tidak terdapat penyajian data di dalam bidang sekretariat.
C. Analisa/ Pembahasan
14

Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang dibawah seorang pimpinan yang dalam
menjalankan pekerjaannya sangat membutuhkan adanya peranan sekretaris. Oleh
karenanya peranan sekretaris menjadi sangat penting dalam

Instansi tersebut.

Peranan sekretaris dalam Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang adalah untuk
mensupport dan membantu dalam menyelesaikan tugas pimpinan karena sekretaris
berhubungan langsung dengan pimpinan. Sekretaris mempunyai peranan penting
dalam Dinas Koperasi dan UKM Kota Malang, terdiri dari :
1. Subbagian Penyusunan Program;
Melaksanakan tugas pokok penyusunan program, evaluasi dan pelaporan.
Untuk melaksanakan tugas pokok Subbagian Penyusunan Program mempunyai
fungsi :
1) Penyusunan rencana strategis (renstra) dan rencana kerja (renja);
2) Penyusunan rencana kerja anggaran (rka);
3) Penyusunan dan pelaksanaan dokumen pelaksanaan anggaran (dpa);
4) Penyusunan penetapan kinerja (pk);
5) Penyusunan sistem informasi koperasi dan usaha kecil dan menengah;
6) Penyusunan laporan dan dokumentasi pelaksanaan program dan kegiatan;
7) Pelaksanaan validasi dan pengelolaan data koperasi dan usaha kecil dan
menengah;
8) Penyusunan dan pelaksanaan standar pelayanan publik (spp);
9) Pelaksanaan fasilitasi pengukuran indeks kepuasan masyarakat (ikm) dan/atau
pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan
untuk memperbaiki kualitas layanan;
10) Penyusunan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (lakip);
11) Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan
publik secara berkala melalui web site pemerintah daerah;
12) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;
13) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
2. Subbagian Keuangan
Melaksanakan tugas pokok pengelolaan anggaran dan administrasi keuangan.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Subbagian
1)
2)
3)
4)

Keuangan mempunyai fungsi :

Pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA);
Pelaksanakan penatausahaan keuangan;
Pelaksanaan verifikasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan;
Penyusunan dan penyampaian laporan penggunaan anggaran;
5) Penyusunan dan penyampaian laporan keuangan semesteran dan akhir tahun;
6) Penyusunan administrasi dan pelaksanaan pembayaran gaji pegawai;
7) Penerimaan, pengadministrasian dan penyetoran retribusi dan/atau lain-lain
pendapatan yang sah;
8) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;
15

9) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
3. Subbagian Umum.
Melaksanakan tugas pokok pengelolaan administrasi umum meliputi
ketatalaksanaan, ketatausahaan, kepegawaian, urusan rumah tangga, perlengkapan,
kehumasan dan kepustakaan serta kearsipan.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Subbagian
Umum mempunyai fungsi :
1) Pelaksanaan ketatausahaan, ketatalaksanaan dan kearsipan;
2) Pelaksanaan administrasi dan pembinaan kepegawaian;
3) Pelaksanaan kehumasan, keprotokolan dan kepustakaan;
4) Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perlengkapan;
5) Pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang koperasi dan usaha kecil dan
menengah;
6) Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi;
7) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
Masing-masing Sub bagian dipimpin oleh Kepala Subbagian yang dalam
melakukan tugas pokok dan fungsinya berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris.
Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat
menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila
pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat
memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan Dinas.
Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan
persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan, karena perjalanan dinas merupakan
salah satu aktivitas organisasi yang sering dilakukan pimpinan.
Agar perjalanan dinas dapat bejalan secara efektif dan efisien, maka perlu
dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut, sehingga
pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam
menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan
pelaksanaan perjalanan dinas. Olh karena itu, seberapapun pentingnya suatu
pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik, maka hasilnya juga
akan kurang memuaskan.
16

Mengatur

dan

menyiapkan

perjalanan

dinas

pimpinan

meliputi,

mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan

dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatn jadwal perjalanan,
sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan
pimpinan dalam perjalanan dinasnya.
Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan dalam kesuksesan
perjalanan pimpinannya yaitu mensupport dan membantu meringankan tugas
pimpinan. Dan berpengaruh pula pada kinerja Dinas dalam proses meningkatkan
kerja sama dan mendukung perkembangan Dinas dalam segala bidang. Karena
dengan lancarnya tugas sekretaris, maka juga akan berdampak pula pada kegiatan
yang ada di Dinas tersebut.

BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pembahasan diatas dapat disimbulkan bahwa Sekretariat dipimpin oleh seorang
Sekretaris yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
Sekretariat mempunyai tugas pokok pelaksanaan pengelolaan urusan program dan
pelaporan, umum dan kepegawaian, serta keuangan. Serta pentingnya peranan sekretaris
yaitu mensupport dan membantu kelancaran tugas Pimpinan.
Sedangkan fungsinya yaitu:
1. Pelaksanaan pengelolaan urusan, program dan pelaporan.
2. Pelaksanaan pengelolaan urusan umum dan kepegawaian
3. Pelaksanaan pengelolaan urusan administrasi keuangan
4. Pelaksanaan koordinasi penyusunan program dan penyelenggaraan tugas-tugas bidang
secara terpadu serta tugas pelayanan administrasi
B. Saran
17

Pelaksanaan secara teknis operasional pada sekretaris sudah baik demi kemajuan
Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Demak, maka sebaiknya lebih ditingkatkan
lagi dalam rangka kemajuan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya yaitu
dengan cara :
1. Bagian pekerjaan yang mendesak untuk segera diselesaikan harus mendapat
2.
3.
4.
5.

prioritas utama
Pusatkan perhatian dan pikiran pada pekerjaan yang akan/ sedang Diselesaikan
Hindari berbagai timbunan pekerjaan
Teliti kembali tugas yang telah diselesaikan
Bersikap luwes dan fleksibel

18