XV Encontro Nacional de Pesquisa em Cincia da Informao -ENANCIB 2014

GT 02 Organizao e Representao do Conhecimento

ORGANIZAO DA INFORMAO: o arquivo da JFPB, usos e usurios
ORGANIZATION INFORMATION: the archive JFPB, uses and users

Dulce Amlia de Brito Neves 1

Wendia Oliveira de Andrade2

Resumo: Nas unidades informacionais comum a presena de usurios que fazem uso dos
mais diversos tipos de servios e/ou produtos por elas oferecidos. O Arquivo da Justia
Federal da Paraba apresentou-nos usurios passveis de investigao e tipificao,
colaborando para que os estudos de usurios ganhem cada vez mais espao no contexto
arquivstico. Objetivamos conhecer esses usurios e descrever os tipos existentes, suas
necessidades e descrever suas estratgias de busca pela informao contida nos documentos
que encontram-se no Arquivo Judicial. Para isso, fizemos uso de mtodos que fossem alm de
nmeros, pois nossa pesquisa caracteriza-se pelo uso da Fenomenologia, como metodologia
para obter, descrever e analisar as informaes obtidas atravs da observao, entrevistas
guiadas e do Protocolo Verbal. A nfase da pesquisa foi dada ao usurio, mas chamou-nos
ateno nos discursos dos usurios que a forma de representar e organizar a informao
tornou-se muitas vezes elementos de barreira ao acesso e uso das informaes processuais,
tanto fsicas quanto no SRI Tebas. A pesquisa possibilitou essas conjecturas sobre acesso,
uso, usurio, representao da informao devido a unio interdisciplinar entre a Cincia da
Informao (recuperao da informao), a Arquivologia (campo onde desenvolveu-se a
pesquisa, e continha elementos especficos dos arquivos) e da Biblioteconomia (estudos de
usurios). Assim, destacamos nesse estudo no apenas os usurios da JFPB, mas tambm a
necessidade de representar melhor a informao, com intuito de recuper-la com eficincia e
eficcia.
Palavras-chave: Arquivo Judicial. Cincia da Informao. Fenomenologia. Usurio de
Arquivo. Organizao da Informao Jurdica.
Abstract: In the informational units is common to have users who make use of several types
of services and / or products offered by them. In the specific files case, the presence of users
is not always constant to be easily observed. In the Judicial Archive of the Federal Court of
Paraba we can note this difference, the existence of users in bigger quantity than most legal
files of the capital of Paraba , and it is for this reason that we are in a search of exploring ,
investigate and meet those who seek information in the Judicial Archives environment. We
aim to meet these users and describe the types that exist, their needs and search strategies for
the information contained in the documents that are in the Archive Judiciary. Therefore it was
used methods that were beyond numbers, because our research is characterized by the use of
phenomenology as a methodology to obtain, describe and analyze the information through
interviews with the subjects of the research and Verbal Protocol , used to describe the face to
face interaction of the user and professional /manager of Archive information. The use of the
1
Professora Associada do Departamento de Cincia da Informao/UFPB.
2
Mestre pelo Programa de Ps-graduao em Cincia da Informao/UFPB,. Professora do Curso de
Arquivologia da UEPB

Information Science of the Librarianship and Archivology served as the basis for all the
informational construct of the meanings and significance of the research. Emphasis was given
to the user, but also the key role of information for him/her , as active subjects to access and
use this process.
Keywords: Judicial Archive. Organization of legal information. Information Science.
Phenomenology. User Archive.
1 INTRODUO
Pensar em um conceito de informao e em todos os aspectos que o configuram e o
caracterizam num determinado ambiente informacional, nos parece algo bastante complexo.
Seja pelas inmeras definies encontradas para o termo, sinttica e semanticamente falando,
seja por toda a carga de significaes que agrega, ou simplesmente pelo fato de a
empregarmos em determinado contexto.
Mas a informao de que tratamos especificamente neste trabalho possui
caractersticas, aspectos e objetivos a serem observados, estudados e descritos, pois a
informao que observamos aquela que se evidencia no momento da busca informacional,
em um Arquivo Pblico Federal, de documentao especfica e de informaes precisas,
legais e comprobatrias. Passa a ser ento esta informao mais importante do que as demais,
ou seja, aquelas informaes que aparecem em outras unidades informacionais? Ou em outros
contextos de utilizao e acesso? A resposta certamente negativa, tendo em vista que toda
informao possui sua relevncia no ambiente que permeia. Observando o Arquivo Judicial,
enquanto se desenvolvia um estgio extracurricular no curso de graduao em
Biblioteconomia, percebemos seu potencial informacional. Chamou-nos a ateno ser um
Arquivo Jurdico, com documentao especfica, com uma organizao informacional,
representao, linguagem e tratamento documental prprios e com uma busca informacional
to intensa - tanto por parte dos prprios servidores da instituio, quanto dos jurisdicionados,
ou seja, aquelas pessoas comuns que tinham algum processo sob a jurisdio da JFPB.
O arquivo, enquanto unidade informacional, muitas vezes possui um nmero reduzido
de usurios, estes em sua maioria buscam-no para a realizao de pesquisas, atividades como
visitas dirigidas, entre outras; entretanto o Arquivo Judicial destacava-se por ser objeto de
uma grande procura por parte de seus usurios e os prprios servidores da JFPB.

S com um maior aprofundamento da Cincia da Informao (CI), constatamos que

era este o campo3 (SARACEVIC, 1996) que iria nos dar todo o aporte para explorarmos os
problemas que se apresentavam, possibilitando assim a efetivao de uma pesquisa com
cunho informacional, mas que perpassasse outros campos do conhecimento, agregando valor
e contedo pesquisa.
A Arquivologia cedeu-nos de bom grado as especificidades da unidade informacional,
seus elementos e instrumentos para organizao e classificao (como a Teoria das trs
idades, a tabela de temporalidade (TTD) e sua lei de acesso a informao); a Biblioteconomia,
com sua grande contribuio nos estudos de usurio e importncia da indexao e cuidado ao
representar a informao para posterior recuperao; e a CI com todo o seu arcabouo
informacional e todos os aspectos relevantes ao acesso, uso, recuperao e tambm nas
questes de comportamento informacional para com o seu usurio.
Unimos estes grandes campos do conhecimento para buscar elucidar o problema de
pesquisa que descrevemos em forma de questionamento: com base nas necessidades
apresentadas ao Arquivo Judicial por seus usurios, possvel identific-los assim como
as suas necessidades informacionais? Agregamos em nvel de reflexo questo norteadora
as formas de busca pelos usurios do Arquivo Judicial e sua perspectiva do processo,
enquanto documento e sua representao informacional processual, ou seja, a busca realizada
tinha quais elementos representativos.
O foco de pesquisa foi a identificao dos usurios existentes no Arquivo Judicial, o
acesso e uso das informaes obtidas por eles no ambiente informacional, entretanto enfatizase nesse trabalho a forma como os usurios buscavam a informao processual, ou seja, como
a informao configurada num suporte impresso tinha sua representao compreendida por
eles, e como esta se organiza dentro do prprio fluxo informacional do Arquivo.
Assim sendo apresentamos os objetivos da pesquisa, sendo o objetivo geral identificar
os usurios existentes no Arquivo da JFPB e as estratgias utilizadas na busca
informacional e como objetivos especficos, pontuamos aqueles que, tornando-se
operacionalizveis, nos seriam de grande ajuda: traar o perfil dos usurios, com base na
utilizao dos servios do Arquivo; verificar a existncia de diferentes tipos de usurios;
identificar suas necessidades informacionais (NI's); descrever as estratgias e o fluxo
informacional dos usurios no Arquivo.
3

Um campo definido pelos problemas que so propostos e a CI definida como um campo englobando,
tanto a pesquisa cientfica quanto a prtica profissional, pelos problemas que prope e pelos mtodos que
escolheu, ao longo do tempo, para solucion-los. (SARACEVIC, 1996, p. 41).

A metodologia de anlise usada em todas as informaes obtidas no campo da

pesquisa est centrada na Fenomenologia, que descreve e estuda um fenmeno,
essencialmente os fenmenos onde o homem o centro de ao, no caso da nossa pesquisa: o
usurio em busca da informao. Atravs da fenomenologia busca-se a interpretao do
mundo ou do fenmeno atravs da percepo do sujeito (DARTIGUES, 2005), ou seja,
considerando toda a sua carga informacional, toda a experincia adquirida. Segundo este
mtodo, todas as informaes obtidas so importantes serem observadas, descritas e acima de
tudo, compreendidas tal como se apresentam ao sujeito envolvido no processo.
Como tcnica de coleta das informaes, optamos pelo uso da entrevista e do
protocolo verbal. Estas tcnicas nos foram teis para que pudssemos analisar as informaes
passadas individualmente (entrevistas) e em interao face a face (protocolo verbal utilizado
entre o profissional do Arquivo Judicial e o usurio, no momento da busca informacional).
2 A CINCIA DA INFORMAO E A ARQUIVOLOGIA: REFLEXES
BASILARES
2.1 Sobre a Cincia da Informao
Sobre a origem da CI, podemos elencar muitos fatores que culminaram com o seu
surgimento e fundamentao enquanto cincia. H relatos que apontam fatos histricos,
como: a inveno da imprensa por Gutenberg; a exploso informacional no ps-guerra
(segunda guerra mundial); problemas relacionados organizao informacional, a qual
apresentava-se cada vez mais crescente e variada; como disponibiliz-la a tantas pessoas (a
quem chamamos de usurios) que a quisessem para os mais diversos fins, considerando que a
noo do termo usurio da informao passou a ser tratado tempos depois do surgimento da
CI, quando o olhar social se fez presente e necessrio a essa importante cincia.
O que no se pode ignorar que o Tratado de Documentao (1934) de Paul Otlet e
Henri La Fontaine trouxeram sob a nomenclatura de documento, o que consideramos
atualmente como informao e todos os seus aspectos importantes abarcando desde a
organizao, armazenagem, recuperao at o uso da informao contida no interior
intelectual dos documentos, esse ltimo entendido aqui como o suporte. No h dvida de que
foi grande a contribuio desses homens e cientistas da informao, que estavam frente do
seu tempo contribuindo para o surgimento de uma nova cincia a CI que contemplasse

problemas de informao, independentemente do seu suporte. (FREIRE, 2006; ORTEGA;

LARA, 2010).
Para tanto, afirma Garcia (2002, grifo nosso) sobre a gnese da CI, que vrios autores:
[] em publicaes mais recentes ou mais antigas, dentre os quais Pinheiro,
1998, Shera, 1968 e Taylor, 1966, referem-se s conferncias do Georgia
Tech como marco para a cincia da informao. [] Diversamente muitos
autores citam Borko (1968), adjetivando de clssica a definio que ele
apresenta de cincia da informao. Porm no artigo em que conceitua
cincia da informao ele afirma que faz uma sntese das definies de
Taylor (1966), publicada no Annual Review of Information Science and
Technology (ARIST).

Sobre o objeto de estudo da CI, Gonzlez Gmez (2000, p. 6, grifo nosso) afirma que:
Seja qual for a construo do objeto da Cincia da Informao, ele deve dar
conta do que as diferentes disciplinas, atividades e atores sociais
constroem, significam e reconhecem como informao, numa poca em
que essa noo ocupa um lugar preferencial em todas as atividades sociais,
dado que compe tanto a definio contempornea da riqueza quanto a
formulao das evidncias culturais.

Com base em Arajo (2009), h pelo menos seis correntes tericas que compuseram a
CI, cada uma apresentando e agregando contribuies para a conceituao de informao e
questionando aspectos a serem observados e tratados pela CI, elencam-se: os estudos de
natureza matemtica (recuperao da informao e a bibliometria), a teoria sistmica, a teoria
crtica, as teorias da representao, os estudos em comunicao cientfica e os estudos de
usurios.
2.2 O registro das informaes e a Arquivologia
A necessidade de registrar informaes e acess-las numa posteridade remete-nos aos
primrdios das civilizaes humanas, com certo grau de conscincia da importncia de tais registros.

Todo o conhecimento que instigava e era descoberto, toda e qualquer informao que
merecesse uma maior ateno era devidamente registrado (no importando quo rustico era o
suporte a ser grafado ou inscrito) para que a consulta, o acesso e uso dos registros
informacionais ali descritos pudessem ser vistos e revistos, ainda mais: ajudando a construir a
memria de um povo. (LODOLINI, 1993).
Silva et al., (2009, p. 52, grifo do autor) nos remete a Hamurbi, para exemplificar a
importncia dos arquivos e mostrar os aspectos informacionais, j existentes naquela poca:

Eles constituam j um complexo sistema de informao. Para alm, dos

documentos em si, havia uma estrutura organizacional, um critrio seletivo
de preservao e a disponibilizao de um servio, determinado tanto pelo
valor informativo das placas, como pela pertinncia e rigor da sua integrao
sistmica.

O local de guarda dessas informaes era o Arquivo. Este local no era apenas o
receptor e guardio de informaes (em seus mais diversos suportes), mas o organizador desta
memria. Nos arquivos eram guardados os mais importantes tesouros de uma sociedade: os
resultados de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo de suas
vidas particulares. (PAES, 2004, p. 15).
Todas essas informaes distintas compunham uma sociedade, uma histria, de povos
que sentiam a necessidade de perpetuar sua memria para aqueles que viessem depois e assim
constatassem a sua prpria evoluo, enquanto sujeitos cognoscentes, fizessem suas prprias
anlises e conjecturas a respeito daquelas informaes ali depositadas.
Para tanto, no podemos negar que inicialmente os critrios utilizados para a guarda de
tais materiais eram mais subjetivos, ou seja, guardar tudo o que fosse considerado importante
sem maiores critrios de seleo, tornando-se um acervo com diversos tipos de suporte; mas
com a chamada exploso informacional4 o fluxo informacional exigido e as caractersticas
dos documentos passaram a exigir por si s, uma maior seletividade; provocando assim, um
aperfeioamento das tcnicas de registro e anlise dos documentos (PAES, 2004) fazendo
com que houvesse uma melhor adequao das atribuies administrativas e tcnicas5 tanto
para os arquivos, quanto para outras unidades informacionais que auxiliassem esse processo
de organizao, acesso e uso dos documentos e consequentemente das informaes neles
contidos. Cita-se como exemplo as bibliotecas, os centros de documentao/informao e os
museus.
O arquivo, enquanto entidade mantenedora passou a ser ento mais especfico: em
seus documentos, em sua forma de organizao e em outras tcnicas que o caracterizam
singularmente como tal. Neste tocante, faz-se necessrio apresentarmos uma definio de
documento de arquivo:

O perodo do ps-guerra, associado por muitos autores ao surgimento da cincia da informao, foi marcado
pela polarizao entre os Estados Unidos e a Unio Sovitica, ou seja, a Guerra Fria. [] A chamada
exploso da informao exigia meios cada vez mais sofisticados e rpidos para que a informao cientfica
e tecnolgica pudesse ser usada como recurso econmico e poltico. (FONSECA, 2005, p.17).
Entende-se aqui administrativas e tcnicas no sentido de seletividade, organicidade e mesmo diretrizes das
atividades a serem desenvolvidas em um arquivo.

Todos os livros, papis, mapas, fotografias ou outras espcies

documentrias, independentemente de sua apresentao fsica ou
caractersticas, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pblica ou
privada no exerccio de seus encargos legais ou em funo das suas
atividades e preservados ou depositados para preservao por aquela
entidade ou por seus legtimos sucessores como prova de suas funes, sua
poltica, decises, mtodos, operaes ou outras atividades, ou em virtude
do valor informativo dos dados neles contidos. (SCHELLENBERG, 2006,
p. 41, grifo nosso).

E com base neste grifo do valor informativo dos documentos, em especial os que
pertencem aos arquivos, apresentado por Schellenberg (2006) que nossa pesquisa comea sua
relao direta com CI.
O potencial informacional apresentado nos documentos de arquivo, na questo de
organizao, acesso e uso, dentro e fora da instituio que os mantm, apresenta-se como algo
de extrema relevncia de serem observados, estudados e descritos fundamentados pela CI, j
que esta se encarrega dos mais diversos problemas, nas mais distintas reas do conhecimento,
desde que, estes partam da premissa primeira de ser questes do trato informacional. Como
corrobora Freire (2006, p.6): [] o objeto de estudo da cincia da informao, a informao,
um fenmeno que est relacionado a todos os campos do conhecimento cientfico,
moldando-se aos interesses de cada uma delas.
Ento, com a CI percebemos o arquivo, no apenas como uma entidade de grande
responsabilidade social para com seus documentos, servidores e possveis usurios, mas como
uma unidade possuidora de elementos informacionais com grande possibilidade de
investigao e desenvolvimento de pesquisas e trabalhos extremamente ricos.
Sob a gide de unidade informacional, o arquivo e a Arquivologia, cedem CI
aspectos a serem observados com maior ateno conforme explicita Arajo (2011, p.119):
[...] a Arquivologia trouxe para a Cincia da Informao no apenas um rico
acmulo de tcnicas, conceitos e vises sobre os documentos arquivsticos,
mas tambm ideias sobre a organicidade e o ciclo de vida dos documentos,
sobre patrimnio e memria, sobre a historicidade dos registros do
conhecimento humano para todas as disciplinas cientficas pertencentes ao
campo das cincias humanas e sociais [].

Observamos a importncia da interdisciplinaridade desses campos do conhecimento

trabalhando em consonncia por um objetivo comum: explorar e aprofundar os aspectos
informacionais congruentes apresentados tanto na Arquivologia como na CI. Os estudos
destes campos interdisciplinares identificam a informao como elemento central do
conjunto de objetos de que ambas se ocupam (FONSECA, 2005, p.10).

Com isso, consideramos as especificidades de cada campo do conhecimento, sem

renegar de maneira alguma seu ponto comum: a informao. Neste sentido, utilizamos e
adequamos conceitos de informao e de CI nossa pesquisa, considerando que estes
conceitos podem ser modificados para um melhor ajuste ao que se pretende pesquisar, sem
com isso, descaracteriz-los.
3 A JUSTIA FEDERAL DA PARABA: CAMPO DA PESQUISA
O Arquivo Judicial pblico e federal6, caracterizando-se como tal, devido s suas
funes jurdico-administrativas para com o Estado de Direito, para com a populao, e todos
aqueles que figuram em seu ambiente informacional.
Podemos descrever como caracterstica bastante peculiar do Arquivo Judicial, aquele
que dentro da esfera federal, est ligado diretamente ao poder judicirio, o qual devemos
compreender que sua funo de:
[] interpretar e aplicar normas que compem o ordenamento jurdico
nacional e distribuir a justia entre as pessoas (fsicas e jurdicas). []
funciona como um rbitro da sociedade, julgando os conflitos de
interesse com base nas constituies federais e estaduais, na Lei Orgnica
dos Municpios, nas demais leis do pas, nos costumes e em outros princpios
do direito. (PASSOS; BARROS, 2009, p. 75, grifo nosso).

Passos e Barros (2009, p. 29) complementam que o Estado [...] quem deve exercer
esse papel, e o faz por meio do poder judicirio. Todo indivduo, sem distino, tem o direito
de reclamar a prestao jurisdicional. Se o Arquivo Judicial est subordinado a este tipo de
poder, vislumbramos sua importncia, tanto como parte de uma instituio sria e que
funciona com bases legais, quanto por suas prprias diretrizes de funcionamento e tipo de
documento que guarda.
Em conformidade com a Lei de Acesso Informao (LAI) nmero 12.527 de 2011:
[...] precisamos lembrar que o poder pblico deve garantir uma gesto
transparente da informao, propiciando amplo acesso a ela e sua
divulgao; proteo da informao, garantindo-se sua disponibilidade,
autenticidade e integridade; proteo da informao sigilosa e da informao
pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e
eventual restrio de acesso.
6

Pertencente Justia Federal que foi instaurada na Paraba no dia 20 de maro de 1968, mas exatamente em
17 de fevereiro de 1995, ela foi transferida e inaugurada para o atual edifcio sede, ostentando o nome de
Justia Federal de Primeira Instncia, Frum Juiz Federal Ridalvo Costa; mais conhecida por Justia Federal
da Paraba.

No caso do Arquivo Judicial da JFPB, ele est subordinado ao ncleo judicirio,

pertencente Secretaria Administrativa; tendo bastante autonomia mediante os demais setores
da instituio, o que corrobora ainda mais sua importncia dentro deste ambiente
informacional.
3.1 Sobre o Arquivo Judicial
O Arquivo Judicial considerado uma unidade informacional de mdio a grande porte
devido a sua grande massa documental, seu acervo composto, exclusivamente, de processos
jurdicos, importante por suas caractersticas legais e comprobatrias. O Arquivo um setor
que desempenha junto JFPB funes relativas guarda, organizao, e identificao
documental7 de todos os processos que foram encerrados temporariamente pela Justia, pois a
maioria dos autos ainda pode ter sua sentena recorrida na prpria JFPB ou em uma instncia
superior. Nesse meio tempo, toda a documentao jurdica fica sob a guarda do Arquivo.
Dentre as atividades especficas e dirias do setor, elencamos como as mais importantes: o
arquivamento e o desarquivamento processual, a movimentao da documentao
previamente requerida para os respectivos setores da JFPB.
Sobre o acesso e uso do contedo informacional na ntegra dos processos, apenas com
o desarquivamento8, tem-se acesso a todas as informaes contidas em seu suporte de papel,
ou seja, o acesso tangvel documentao s pode ser feito mediante a solicitao deste
procedimento.
Foi atravs do uso dessa ferramenta de consulta que buscamos identificar os usurios
do Arquivo Judicial e as necessidades informacionais por eles apresentadas, no momento da
busca processual. No desarquivamento que percebemos como os usurios do Arquivo
Judicial identificam no processo as informaes que mais o representa, ou seja, no momento
da solicitao do desarquivamento processual os usurios do arquivo, sejam eles internos ou
externos, reportam aos servidores do arquivo, quais as informaes inseridas naquele
documento chamaram-no maior ateno visando a recuperao documental.
7

Esta identificao diferente da etiqueta processual. Trata-se de identificar processo a processo para que o
mesmo seja encaminhado ao local de guarda fsico do arquivo, sendo passvel de identificao e recuperao,
tanto no ambiente fsico, como em busca no SRI Tebas.
O desarquivamento consiste no procedimento de solicitao de acesso, pelo usurio, ao documento que se
encontra no Arquivo Judicial. O usurio dirige-se Vara Judicial em que o processo tramitou e solicita o
documento para consulta/averiguao; em seguida o servidor da JFPB, munido de uma petio, solicita ao
Setor de Arquivo a liberao do processo para atender ao pedido de desarquivamento do usurio; todos os
demais procedimentos como o envio e recebimento dos documentos so feitos e registrados atravs do Tebas.

4 ORGANIZAO DA INFORMAO JURDICA: USURIOS NO CONTEXTO

ARQUIVSTICO
Autores como Jardim e Fonseca (2004, p.3) j nos chamavam a ateno dez anos atrs
sobre a importncia de se explorar a temtica dos estudos de usurios em arquivos j que no
se plasma uma literatura que aprofunde este tema do ponto de vista terico e prtico.
Certamente que na atual conjuntura, esse cenrio vem se modificando, mas as publicaes de
trabalhos com a temtica ainda permanecem tmidos se comparados outras temticas
arquivsticas. Assim sendo, a nfase da pesquisa foi nos usurios do Arquivo da JFPB e suas
necessidades informacionais, alm de buscar caracteriz-los por sua relao direta com a
busca informacional.
Entendemos por usurios da informao todos aqueles que se deparam com algum tipo
de questionamento informacional, seja nas atividades profissionais, educacionais ou
simplesmente no cotidiano, e procuram sanar esses questionamentos com vistas a dar
continuidade aos seus trabalhos ou simplesmente extinguir alguma dvida. Esses usurios, em
sua maioria buscam as informaes em unidades informacionais, centros de documentao ou
quaisquer ambientes que possuam, em sua concepo, meios para subsidiar suas indagaes
originadas das mais diversas reas.
Todos os arquivos possuem suas peculiaridades informacionais, documentais e
organizacionais. Portanto, enquanto unidade informacional, os arquivos precisam organizar
sua massa documental de forma que a busca e a recuperao da informao sejam efetivadas
com sucesso, quando e onde for solicitada pelos seus usurios. Entretanto, preciso
considerar que as necessidades de informao dos usurios dependem de suas atividades
profissionais, rea de interesse etc., enfim, variam de acordo com suas funes
desempenhadas no cotidiano. (COSTA; SILVA; RAMALHO, 2010, p.135).
Por usurio da informao, Nez Paula (2000, p. 109, traduo nossa) assevera:
Pode se referir a uma pessoa, a um grupo ou uma entidade (usurio
corporativo). Utiliza-se para designar quem utiliza a informao e seus
servios de informao. um termo genrico e abrangente, muitas vezes o
significado refere-se aos que receberam a ao dos profissionais da
informao. [...] Assim, o termo usurio relativo, e se refere a todos os que
utilizam a informao, quer sejam ou no profissionais da informao.

Por usurio da informao, tem-se uma ideia clara de que toda e qualquer pessoa que
numa determinada unidade informacional - com suas mais especficas caractersticas

organizacionais, de gesto, suporte, descrio, acesso, uso etc busque uma informao que
em algum momento lhe falta; a busca informacional torna-se especfica da unidade que o
usurio acredita deter essa informao que lhe falta. Assim aparece o profissional da
informao que procura assumir o papel de mediador entre o usurio e a informao que lhe
falta.
4.1 Usurio do Arquivo da JFPB
Neste contexto de estudos de usurios, temos as especificidades que os caracterizam
como pertencentes a uma determinada unidade informacional. O que os diferencia, muitas
vezes, justamente essa utilizao de produtos e servios que pertencem a uma unidade de
forma nica, como exemplo bem simplista: os livros de uma biblioteca e os documentos de
um arquivo.
Entretanto, superficiais seramos se assim definssemos os usurios de arquivo. Estes
sujeitos caracterizam-se por fazer uso do arquivo e seus documentos, mas eles fazem com
que, quando considerados como premissa indispensvel de funcionamento, toda a sua
estrutura se modifique e se adque de forma a atender suas demandas informacionais. O
usurio parte fundamental de uma unidade informacional e das suas diretrizes de
funcionamento. No o considerar negligenciar a importante funo daquele a quem se
destina a informao que to trabalhosamente organizada nas unidades informacionais.
Discorrendo sobre as especificidades do usurio de arquivo, auxilia-nos o Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005, p.169) quando diz: Pessoa fsica ou jurdica
que consulta arquivos. Tambm chamada consulente, leitor ou pesquisador. A existncia de
usurios que faam uso da informao encontrada nos arquivos, para algo mais tangvel,
essencial, com uso dirio e no institucional ou acadmico, por assim dizer, pouco comum,
ou pelo menos ainda no foram relatados numa proporo to significativa quanto na
Biblioteconomia.
No Arquivo Judicial, as informaes ali presentes materializadas em formato de
processo contm uma diversidade informacional de extrema importncia acerca da vida das
pessoas. Informaes estas que figuram no setor com total sigilo em respeito instituio,
mas principalmente aos usurios.
As informaes processuais so organizadas de forma a representar da maneira sucinta
e prtica todo o teor informacional e processual. Os documentos que so formadores do

acervo do Arquivo da JFPB so em demasia extensos e volumosos devido as suas

caractersticas legais, assim sendo a representao de seu contedo, busca a utilizao de
descritores que sejam objetivos, claros, com teor de representatividade, de fcil acesso por
parte dos usurios internos/externos e de fcil alimentao no sistema de recuperao da
informao, o Tebas.
A etiqueta processual o instrumento que rene as informaes mais importantes, que
podem ser expostas, sobre o teor informacional e processual. Nela podemos encontrar as
partes envolvidas no processo (autor e ru, seus respectivos representantes legais), o teor
processual (qual o tipo de ao a ser julgada: ao ordinria, execuo fiscal, inqurito
policial, entre outras especificaes do Direito) e o nmero processual que gerado no ato de
criao do processo. Apresentamos um modelo da etiqueta na figura 1:
Figura 1 Modelo de etiqueta processual

Fonte: Elaborada pela autora (2014).

A etiqueta fica localizada na parte externa do processo (capa), local de fcil

visualizao e com a apresentao dos elementos que tem maior representatividade no teor
documental: as partes envolvidas.
Os usurios do Arquivo da JFPB, internos e externos, fazem uso mesmo que de forma
distinta desses elementos informacionais: o procedimento de desarquivamento (ferramenta de
acesso documentao) e a visualizao da etiqueta processual (elemento com informaes
que representam o teor informacional do documento).
5 PROCEDIMENTOS
OBJETIVOS

METODOLGICOS:

OPERACIONALIZAO

DOS

Toda pesquisa possui suas caractersticas prprias, como aponta Gil (2006, p. 42), ao
afirmar que a pesquisa pode ser definida como o processo formal e sistemtico de
desenvolvimento do mtodo cientfico. Seu objetivo descobrir respostas para problemas
mediante o emprego de procedimentos cientficos.
No caso especfico dessa pesquisa, nossa populao foi a JFPB e nossa amostra os
usurios do Arquivo Judicial. Optamos por uma amostragem no probabilstica chamada de
amostragem por acessibilidade ou por convenincia (GIL, 2008); tambm encontra-se na
literatura como amostragem acidental (COZBY, 2009).
Como metodologia para coleta e anlise das informaes, fizemos uso da
Fenomenologia, objetivando ler as entrelinhas dos sujeitos, considerando-os em sua
totalidade como ser social que possui uma vida, e esta, em sua completude, afeta diretamente
todas as escolhas que este realiza.
A Fenomenologia, na perspectiva de Demo (2011, p. 250), considera que:
A subjetividade faz parte da realidade social e no pode ser acolhida
metodologicamente como fator perturbante, que no deveria existir. O
homem ator, no consegue observar-se neutramente e estabelece com sua
sociedade uma relao muito mais complexa que a formal-lgica da cincia
clssica.

Assim, ao pensarmos numa pesquisa que tem como objetivo conhecer as necessidades
de pessoas, sujeitos com grande complexidade, e todos esses elementos subjetivos que o
compem, a Fenomenologia nos apoia quanto importncia de se observar esses aspectos
durante os procedimentos de coleta e anlise dos dados.
Como instrumentos de coleta, optamos pela entrevista guiada9 e o Protocolo Verbal10,
sendo a entrevista utilizada com todos os sujeitos que identificamos como internos e externos
ao Arquivo Judicial; e o Protocolo Verbal para registrar durante a busca informacional a
interao entre o profissional do Arquivo e um usurio.

10

O pesquisador conhece previamente os aspectos que deseja pesquisar e, com base neles, formula alguns
pontos a tratar na entrevista. As perguntas dependem do entrevistador, e o entrevistado tem a liberdade de
expressar-se como ele quiser, guiado pelo entrevistador. (RICHARDSON, 2009, p. 212).
El protocolo verbal tuvo su origen en el mtodo de la introspeccin. En su retrospectiva histrica sobre la
introspeccin, Pressley y Afflerbach (1995)3 resaltan que el inters de las personas en compartir sus
pensamientos es algo inherente al ser humano, tanto que Scrates y Platn provocaban discusiones donde
los participantes exponan sus pensamientos ms ntimos sobre el mundo fsico y espiritual. Los autores
citan que William James, en 1890, en su libro Theprinciples of psychology, utiliz relatos introspectivos para
describir y discutir sus ideas sobre las teoras de la psicologa. Sin embargo, solamente en el inicio del siglo
XX el mtodo de la introspeccin fue introducido en la psicologia por Wilhelm Wundt (1832-1920).
(NEVESa, 2006, p. 44).

Perfilamos como sendo os sujeitos que esto encaixados nas competncias

anteriormente citadas, e que em determinado momento, fazem uso dos servios do Arquivo
Judicial, dentre estes servios destacamos principalmente a busca informacional por processos
e a solicitao de desarquivamento. Estas duas atividades exigem por parte da unidade
informacional um maior e melhor desempenho na realizao de suas atividades cotidianas.
Nesse sentindo traamos o perfil dos usurios do Arquivo Judicial com base nas
inquietaes apresentadas no momento da busca informacional; durante a solicitao de
desarquivamento; e mediante as conjecturas apresentadas sobre a sua compreenso
processual. Consideramos as percepes subjetivas, ou seja, a perspectiva pessoal dos sujeitos
no apenas no momento da busca informacional, mas no tocante a documentao e a
informao contida no documento, qual chamou mais a sua ateno enquanto representante
processual.
6 DOS RESULTADOS OBTIDOS
Fazendo uso da observao participante in loco e tambm do protocolo verbal,
conseguimos identificar duas grandes categorias dos usurios de arquivo na JFPB: os usurios
internos instituio e os externos a ela.
Durante a observao participante, dedicamo-nos a compreender como os usurios
percebiam a informao jurdica e o porque de busc-las na unidade informacional; quais os
recursos e estratgias de busca por eles utilizados para obteno da informao processual; o
acesso e uso do SRI Tebas; a facilidade ou no de localizao da informao tendo como
parmetro as informaes disponibilizadas pela JFPB.
O protocolo verbal nos permitiu conhecer e descrever as inquietaes, estratgias
mentais e construo de mecanismos de busca por parte dos usurios (internos e externos),
assim como seu ponto de vista sobre a organizao documental e informacional, considerando
claro, o acesso e uso dos instrumentos disponveis informao buscada (consulta processual,
processos fsicos, organizao e representao da informao em suporte impresso e no SRI
da instituio).
6.1 Usurios externos: jurisdicionados
Os usurios externos JFPB so aquelas pessoas que em essncia no conhecem bem
as diretrizes de funcionamento e/ou no trabalham na Justia; fazem parte de sua jurisdio,

por terem algum vnculo processual, seja como parte (autor ou ru), como representante
(advogado particular ou pblico), pesquisador e at mais recentemente estudante ainda em
nvel de graduao.
Nez Paula (2000) corrobora nossa exposio de usurio externo. Trata-se de todo
sujeito que no est vinculado instituio, nem administrativamente e nem
metodologicamente, ou seja, no existe nenhum tipo de contato com a unidade gestora que
responde pela unidade informacional. O autor nos alerta ainda para a presena de usurios
externos em potencial, quando os sujeitos encontram-se ligados unidade de informao e
realizam atividades como: a gesto e estratgias de organizao informacional.
No ambiente jurdico comum encontrarmos a designao de jurisdicionados para
todo aquele que faz uso dos servios da JFPB e no tem conexo trabalhista com a mesma. As
NIs apresentadas pelos usurios externos esto diretamente ligadas aos processos judiciais a
qual eles possuem vnculo direto, estando arquivados ou no, na JFPB. Suas necessidades
partem do princpio de que eles no detm determinada informao sobre sua causa
processual e dessa forma ficam impossibilitados de tomar algum tipo de atitude para
resolver a situao estagnada na perspectiva pessoal de cada um em que se encontram.
De acordo com os usurios externos, as informaes processuais so de extrema
importncia, pois representam em suma uma tomada de deciso, atestam ainda a veracidade
e o carter comprobatrio da documentao. Apresentaram-nos em maioria que as
informaes expostas na capa do processo so de fcil identificao apesar de sucintas,
entretanto, os usurios externos optam por buscar a instituio porque ao consultar o SRI
Tebas, apresenta-se apenas o resumo processual e a linguagem que nele figura no de
compreenso da maioria, mas o que podemos chamar de juridiqus (PASSOS; BARROS,
2009, p. 86).
6.2 Usurios internos: servidores
Os usurios internos so funcionrios pblicos com nveis de escolaridade mdio e
superior (sua grande maioria), e o ingresso instituio foi feito mediante concurso pblico
ou requisitados de outras instituies pblicas. Os servidores das Varas Judiciais foram
tipificados como sendo usurios internos dentre todos os demais servidores da JFPB, pois eles
so os que mantm uma relao constante de solicitaes de servios ao Arquivo Judicial.

Esses usurios possuem vnculo empregatcio com a JFPB, mas no esto subordinados ao
Arquivo Judicial.
Sobre esse tipo de usurio, especificado como interno, Nez Paula (2000) afirma que
eles devem ter uma espcie de relao administrativa ou mesmo metodolgica com a unidade
informacional. No caso especfico dos usurios internos, estes conhecem em profundidade a
documentao e todas as suas partes, entretanto, assim como os usurios externos a busca no
SRI Tebas e seu mdulo especfico os deixam igualmente limitados as informaes
processuais. Eles conhecem as terminologias do Direito empregadas no resumo processual,
no obstante, a dificuldade encontra-se em movimentar o documento e alimentar o sistema. O
Tebas apresenta-se para eles de forma distinta, ao compararmos os mdulos (Varas e
Arquivo) percebemos que cada um possui caractersticas especficas relacionada ao
desenvolvimento das atividades administrativas. Como no h um critrio nico para
alimentao do sistema, ou seja, no existe uma unicidade de termos que representem a
informao processual em cada setor, ocorre uma dificuldade por parte dos usurios internos
em fazer uso do Tebas no tocante ao mdulo Arquivo.
7 CONSIDERAES FINAIS
O nosso objetivo maior da pesquisa era o de identificar os usurios existentes no
Arquivo da JFPB e as estratgias utilizadas por eles na busca informacional.
Identificamos os usurios do Arquivo Judicial como sendo de dois tipos essencialmente por
suas caractersticas de acesso e uso, tanto da unidade informacional quanto dos processos
jurdicos: externos e internos.
Sobre os usurios externos destacamos as necessidades informacionais apresentadas
pelos usurios externos mostraram-se bastante variadas, indo desde a uma simples consulta,
passando por procedimentos de desarquivamento at mesmo a reabertura do processo. A
linguagem utilizada para alimentar o Tebas e consequentemente aquele que aparece no
momento da consulta processual, certamente uma das maiores dificuldades descritas pelos
usurios externos, para a compreenso das informaes e andamento dos seus processos, ou
seja, para um efetivo uso da informao inserida no suporte impresso.
Ao fluxo informacional na perspectiva dos usurios externos apresentam-se: a
elaborao de estratgias mentais; a externalizao das ideias; visita unidade informacional
(momento no qual a dificuldade em entender a linguagem jurdica descrito ao profissional

de arquivo); busca processual; interao com os profissionais do Arquivo; acesso

(desarquivamento) e uso do processo jurdico.
Quanto aos usurios internos a JFPB, as dvidas mais frequentemente observadas ao
longo da pesquisa, estavam relacionados localizao dos processos e realizao de
movimentos no Tebas, no mdulo Arquivo; para que o processo retorne no apenas
fisicamente, mas tambm no SRI ao setor de guarda; preciso que os servidores, mesmo sem
o uso habitual do mdulo Arquivo, encaminhem a documentao atravs dele.
Assim como fizemos com os usurios externos, incentivamos os usurios internos a
exporem suas estratgias mentais (que eles elaboram mentalmente) para dirimir suas dvidas
e NIs.
No fluxo informacional, quando a localizao de um processo no frutfera,
elencamos: pesquisar no Tebas o maior nmero de informaes possveis sobre o processo;
consultar a localizao e o resumo; quando no possuem caixa e pacote, procurar saber o ano
em que foi criado e seu encerramento (o nmero do processo, figura nestas informaes); ir
at o Arquivo Judicial levando o maior nmero possvel de informaes; localizar o
documento e fazer uso no desenvolvimento do seu trabalho.
Partindo da mesma ideia de expor suas estratgias mentais atravs do pensar alto,
descrevemos como ocorre o fluxo informacional quando no se consegue utilizar o mdulo
arquivo: tentar movimentar atravs do mdulo especfico das Varas; selecionar quais
processos no se consegue movimentar; levar ao Arquivo; verificar algum erro na execuo
das tarefas; refazer com o auxilio do servidor do Arquivo Judicial.
Alm dos objetivos principais da pesquisa, referindo-se especificamente aos usurios
(tipos, NIs e fluxo informacional) relatamos tambm outro aspecto demasiado importante para
a efetiva recuperao da informao, seja pelos usurios externos e/ou internos: a importncia
de uma representao da informao que seja unssona em toda a JFPB, desde a descrio
processual, quanto alimentao do Tebas.
Ao categorizar os dois tipos de usurios da informao no Arquivo Judicial,
constatamos a importncia de se considerar as NIs de cada tipo, assim como a escolha
terminolgica que seja compreendida por ambos. Ao descrevermos os usurios e os fluxos
informacionais na perspectiva de cada categoria, fez-se necessrio apresentar a importncia de
uma representao da informao que atenda o usurio, no final do fluxo informacional
(acesso e uso). A implantao do SRI Tebas no foi feito mediante um estudo de usurio
prvio, obrigando externos e internos se adequarem ao sistema e no o oposto.

Tradicionalmente chama-nos a ateno Biblioteconomia a importncia da realizao desses

estudos, para que quaisquer intervenes no processo de organizao da informao
beneficiem o usurio.
preciso ressaltar que o uso de instrumentos de vocabulrios controlados, como
Tesauros, por exemplo, auxiliaria esse processo de escolha terminolgica e representao da
informao, tanto no suporte (processo jurdico) quanto no SRI (Tebas). No podemos ignorar
que a essncia da instituio vem do Direito, campo do conhecimento que possui
naturalmente uma linguagem singular e caracterstica, entretanto atravs desse estudo
percebemos que h uma diversidade de pessoas, de necessidades e de informaes. Assim
preciso considerar vrios aspectos ao lidar com a representao da informao em um
arquivo, como por exemplo: os aspectos informacionais da instituio; respeitar os fundos
arquivsticos e sua massa documental; a organizao administrativa (JFPB e Arquivo); acesso
e uso (com uso dos SRIs) da informao do Arquivo; e por fim no menos importante, os
usurios do arquivo e suas muitas nuances e subjetividades. Seria bastante inoportuno supor
que todos os usurios possuem as mesmas caractersticas, mas assertivo prever que em
algum momento h possibilidade de recuperao da informao.
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